GTD (Getting Things Done - Terminar las cosas) es una idea
originaria (en cuanto a lo de ponerle nombre) de David Allen. La idea principal detrs de todo esto es la de conseguir organizarse. Es una recopilacin de mtodos que ayudan a estar ms organizado. Creo que es importante ver en este punto, que la idea de organizarse est muy ligada con la idea de la productividad. Se podra decir a modo Dilbert, que lo que se pretende es trabajar menos y producir ms. Cmo se hace? Hay que tener en cuenta que si bien fue David Allen quin le puso nombre a esto de aumentar la productivadad mediante la organizacin, en realidad hoy en da el trmino GTD es mucho ms amplio. GTD se ve como una metodologa para un problema y como suele ocurrir en el mundo de las metodologas, no hay ninguna 100% cierta. Generalmente se parte de la idea original de GTD que se basa en los siguientes puntos: 1. Recopilar tareas. Este punto consiste bsicamente en hacer un core dump de lo que tenemos en la cabeza a algn soporte de nuestra eleccin. La idea es que el cerebro vale para mucho ms que para ser una agenda. 2. Procesar las tareas. Una vez se ha efectuado el proceso de descubrir qu cosas hay que hacer, el siguiente proceso es ver qu impacto tienen. Una tarea puede significar tener que hacer otras antes, o puede ser parte de un proyecto, o puede no ser realizable, o puede ser delegable, etc. El objetivo de esta fase es definir claramente qu hay que hacer. 3. Organizar el tiempo. Una vez que sabemos qu tenemos que hacer, este punto trata de asignar recursos a las tareas. Tpicamente es una cuestin de planificacin de cuando vamos a llevar a cabo las tareas. 4. Evaluacin peridica. El objetivo de este punto es el de evaluar realmente qu hemos hecho (en trminos de tareas finalizadas). Realmente no hay que morirse por haber planificado algo y no haber sido capaz de realizarlo por cualquier motivo; simplemente hay que ver qu ha pasado y seguir adelante. 5. Hacer: Quiz uno de los puntos ms costosos. No sirve de nada pensar, planificar, etc si luego no hacemos lo que hemos dicho. Como se puede ver, los puntos son bastante genricos, por lo que realmente existen multitud de adaptaciones de como se traducen esos puntos en el mundo personal de cada uno. A partir de aqu, dependiendo de la metodologa concreta, cada punto se efectua de una manera u otra. Cmo se implementa? La respuesta bsica es simplemente hacerlo, es decir, detrs de esto no hay magia ninguna (aunque a veces se venda esto), la efectividad del mtodo reside en lo que cada uno quiera implementar o no. Puesto que lo que hace falta es un soporte en este punto hay que elegir qu tipo de soporte queremos utilizar. Algunas formas de implementacin ya sea en papel o mediante algn programa de ordenador son:
GTD: El libro original de David Allen, por si alguien quiere leerse la
metodologa completa. iGTD: Programa bastante potente basado en la metodologa original. Ofrece una muy buena integracin con otras aplicaciones y en mi opinin uno de los mejores. Disponible nicamente para Mac ThinkingRock: Programa tambin basado en la idea original. Esta escrito en Java por lo que es multiplataforma. A destacar su forma de mostrar las opciones que facilita el seguimiento de la metodologa (se muestra un rbol de posibles cosas que hacer). Tracks: Es una aplicacin web escrita en ruby on rails. La aplicacin web se mantiene de forma local por lo que requiere la instalacin de servidor web, para poder utilizar la aplicacin. D*I*Y* Planner: Siguiendo la idea tradicional de una agenda fsica, lo que se nos ofrece en esta web es una serie de plantillas ya predefinidas que permiten crearnos nuestra propia agenda personalizada. Tambin se ofrecen plantillas para que cada uno se pueda disear su hoja personalizada. Se ofrecen en casi todos los formatos posibles: A4, folio, A5, tarjetas, etc. GTD Tiddly Wiki: Quiz uno de los soportes ms curiosos. Se trata de un wiki completo implementado en un nico archivo mediante toneladas de JavaScript. Es bastante prctico y tiene toda la flexibilidad de un wiki habitual. Ocupa muy poco < 1MB y se puede llevar en cualquier soporte. El grfico de GTD, sera algo as:
Getting Things Done (GTD), organzate con eficacia de David Allen
Getting Things Done (GTD) de David Allen (Organizate con eficacia en castellano) es un mtodo para la gestin de las tareas pendientes que se ha hecho bastante popular en los ltimos aos.
Despus de leerme el libro bsico de referencia, me ha parecido bastante
interesante y he intentado aplicar las ideas expuestas. La principal dificultad de utilizar GTD para gestionar nuestras tareas es que supone un cambio sustancial en nuestros hbitos diarios, no obstante, si bien no he conseguido trabajar cumpliendo el 100% del plantenamiento GTD, si que he podido aprovechar algunas partes para incorporarlas a mi da a da y mejorar mi propia eficiencia Al inicio del libro se hace mencin a una de las ideas bsicas de Peter Druker: El trabajo del conocimiento. Actualmente no existen lmites claros que definan el fin del trabajo, este se encuentra cada vez menos delimitado fsicamente (p.ej. reorganizar un almacn). El trabajo tiende al infinito y nuestras tareas pendientes aparecen, se modifican, pierden o ganan prioridad a un ritmo frentico que puede bloquearnos. Poder gestionar eficientemente ese contexto implica mantener un estado de calma donde nuestra mente se comporte como el agua. Si lanzamos una piedra a un estanque, el agua responder en funcin de la masa y la velocidad de la piedra, retornando acto seguido a su estado natural. El agua no acta ni ms ni menos de lo necesario, nuestra mente debe reaccionar de la misma forma. Aquello que nos hace reaccionar por encima o por debajo de lo necesario (p.ej. contestar de forma inapropiada un correo), nos controla y genera ineficiencias e ineficacias. Encontrarse en un estado relajado, donde todo fluye nos hace percibir la situacin bajo control. Si bien es normal llegar a ese estado, en ocasiones puede resultar dificil conseguirlo con regularidad. Getting Things Done proporciona las herramientas para conseguir ese nivel de efectividad y eficiencia. Todos tenemos compromisos tanto profesionales como personales, algunos de los cuales ni tan siquiera somos conscientes en el da a da. De cuantas cosas nos sentimos responsables para crear/cambiar/etc? Mientras estos compromisos se mantengan exclusivamente en nuestra cabeza, no tendremos una mente clara. Por tanto: Conviene registrar los compromisos en un soporte externo Decidir que se quiere llevar a cabo para cumplir ese compromiso Revisar peridicamente el soporte donde se almacene dicha informacin Tener asuntos abiertos (open loops) que aparecen de forma peridica en nuestra mente suele ser consecuencia de: Desconocer el resultado que queremos obtener Desconocer que siguiente accin realizar No haber establecido recordatorios Tenemos que conseguir desconectar de esos asuntos abiertos que nos preocupan, trasladndolos a un sistema externo. No se trata de gestionar el tiempo, la informacin o las prioridades sino que se trata de gestionar las acciones (que hacer con tu tiempo, con la informacin, etc.). Creemos que no tenemos tiempo para realizar un determinado proyecto, sin embargo el verdadero problema es que no hemos identificado las acciones a efectuar para que el proyecto avance. Gestin horizontal: diferentes tareas a realizar inconexas entre si
Gestin vertical: diferentes tareas a realizar propias de una nica temtica
En ocasiones elaboramos listados de tareas pendientes nicamente cuando el nivel de estres es tal que parece ser la nica solucin de organizarnos. La idea es mantener este tipo de listado siempre, para cualquier tipo de tarea por ms pequea o grande que sea y tenga la prioridad que tenga. Etapas (visin global) GTD presenta diversas etapas para gestionar ese listado de tareas/acciones: 1. Collect: Registrar todas los asuntos abiertos a realizar o revisar en el futuro fuera de nuestra mente, ayudndonos de dispositivos electrnicos o papel. Lo ideal es utilizar el mnimo nmero de dispositivos. No es til si no se recogen absolutamente todas los temas abiertos, si confiamos en recordar alguno y otros los apuntamos, el sistema queda cojo y nuestra mente seguir preocupndose por esas tareas. 2. Process: Los asuntos abiertos recolectados deben ser procesadas peridicamente siguiendo el siguiente protocolo: Entender en qu consisten Identificar si lo podemos traducir en una accin No requiere accin y se puede descartar. No requiere accin actualmente, pero es posible que si la requiera en el futuro (calendario). Se trata de un elemento que proporciona informacin til que puede ser necesaria para algo en el futuro (referencia) Si requiere la ejecucin de una accin. Las acciones deben ser una actividad fsica y visible (p.ej. llamada de telfono, bsqueda por Internet, redaccin de un borrador, etc.). En caso de que el asunto abierto genere diversas acciones con objeto de conseguir el resultado deseado, se consideraran todas estas como un proyecto. A partir de la accin identificada, decidir: Hacerla si lleva menos de 2 minutos. Delegar Posponer y anotar en el listado de Prximas cosas a hacer. 3. Organize: Las acciones procesadas deben ser organizadas fsicamente (p.ej. carpesanos) o digitalmente (p.ej. directorios), programadas en el calendario, etc. Respecto al listado de prximas tareas a realizar, podemos crear sublistas para identificar acciones a realizar en casa, en el trabajo, etc. 4. Review: De forma diaria se requiere revisar en primer lugar el calendario (tareas programadas), dado que podemos identificar las tareas que debemos realizar estrictamente en el tiempo. A continuacin, revisamos el listado de acciones a realizar para identificar cuales llevaremos a cabo. De forma semanal, se revisar el listado de prximas acciones, el calendario, etc. con el objetivo de revisar, actualizar y marcar como completadas (limpiar) las tareas oportunas. 5. Do Elegir que accin ejecutar en cada momento depender de los siguientes aspectos: Contexto Tiempo disponible
Energa disponible: La tarea requiere esfuerzo fsico y/o mental?
Prioridad
Veamos detalle etapas un mayor
en mayor aquellas que requiere
entendimiento para poder llevarlas a cabo.
Procesar Reglas: Procesar el primer elemento (no importa seguir orden LIFO o FIFO). Procesar uno a uno, nunca varios simultneamente. Nunca volver a poner un elemento de vuelta a la bandeja de entrada. Todo debe ser procesado de forma equitativa, entendiendo por procesar la dedicacin de un tiempo mnimo para decidir que accin emprender. Elementos que no requieren accin: Basura: Podemos optar por descartar algo cuando tengamos dudas o incubarlo.
Elementos a incubar: los clasificamos en la lista de algn da/quizs o lo
registramos en el calendario si se trata de un evento programado futuro. Material de referencia Vaciando la bandeja de entrada: Hacer la accin si esta lleva menos de 2 minutos. Delegar y registrar en la lista de en espera o anotar en el calendario para revisar en una fecha concreta. Cabe destacar la importancia de anotar la fecha/hora en la que se deleg la tarea. Posponer: clasificar como pendientes. Organizar Categoras bsicas: Listado de proyectos Material de soporte de proyectos: material necesario para llevar a cabo las acciones relacionadas con los proyectos. Calendario: acciones programadas para das u horas determinadas. Lista de prximas acciones Lista de en espera: aspectos delegados para los cuales esperamos un resultado. Lista de algn da/quizs Material de referencia: material que no se encuentra vinculado directamente a ninguna accin, pero que puede ser de utilidad en el futuro. Dentro del listado de prximas acciones podemos agrupar las tareas en funcin del contexto necesario para que sean realizadas, por ejemplo las ms habituales: Llamadas Ordenador Recados Oficina Casa Agenda (personas y reuniones) Leer/revisar El nivel de desglose depender de la cantidad de elementos que gestionemos. Los sistemas de correo electrnico pueden ser utilizados con la misma filosofia. La bandeja de entrada es el lugar donde se registran los asuntos abiertos que requieren ser procesados. Para poder procesar y organizar la informacin, es posible crear las siguientes carpetas bsicas: @Action: Archivamos todos aquellos mails que requieren un accin por nuestra parte (siempre y cuando sea superior a 2 minutos). @Waiting for: Enviamos un correo donde se delega una tarea y ponemos nuestra propia direccin en copia (CC o BCC) para posteriormente clasificarla en la carpeta de en espera. Carpetas de referencia: archivaremos todo aquello que ya no requiera accin. Revisar El objetivo consiste en mantener el sistema actualizado de forma que estemos haciendo lo que tenemos que hacer y viceversa. En definitiva, nos permite afianzar la fiabilidad del sistema y la confianza que tenemos en el.
Lo ideal es reservar un par de hora en el ltimo da de la semana (p.ej. viernes)
donde aislarnos y concentrarnos en la revisin del sistema. Este es el mejor momento dado que: Aun tenemos fresco todo lo sucedido durante la semana. En caso de aparecer ideas/acciones que requieran interaccin con otras personas del trabajo, podemos llevarlo a cabo antes de que llegue el fin de semana. Facilita el inicio del fin de semana con una mente ms tranquila y calmada. Conclusin GTD nos ofrece un sistema que permite mejorar nuestra eficiencia tanto en el trabajo como en las tareas personales, no obstante su puesta en marcha es complicada dado que implica un cambio sustancial de nuestros habitos. Personalmente, he incorporado a mi da a da los siguientes elementos: Organizacin del correo electrnico en @actions, @waiting for, @reference, etc Uso del calendario para aquellas tareas claramente definidas en el tiempo (Outlook, Evolution y Google Calendar sincronizados) Listados de ideas y acciones en una hoja de clculo + libreta moleskine (regalo de cumple de ese pedazo equipo AliCAMte) Revisin peridica del sistema.
Implementacion Del Plan de Cierre de Las Areas Auxiliares Del Proyecto Rehabilitacion y Mejoramiento de La Carretera Puerto Bermudez - San Alejandro, Tramo Ciudad Constitucion - Puerto Sungaro