09 de Fevereiro de 2010

Técnicas de
Secretariado

Ricardo Magowsky
 Características pessoais e profissionais de
um profissional de secretariado:

Características Características
pessoais: profissionais:
• Boa cultura geral • Facilidade de
expressão
• Espírito de iniciativa
• Raciocínio lógico
• Espírito de
colaboração • Capacidade de
organização
• Poder de síntese
• Facilidade de
• Capacidade de
comunicação
adaptação
• Disponibilidade
• Honestidade e
entusiasmo • Criatividade
• Estabilidade emocional • Iniciativa
 A secretária é responsável por múltiplas
tarefas, das quais se destacam as seguintes:

1. Organização e execução de todas as tarefas administrativas,

visando a sua optimização.
2. Elaboração de documentos escritos em diversas línguas.
3. Difusão, classificação e pesquisa da informação escrita.
4. Atendimento telefónico.
5. Acolhimento de visitantes.
6. Coordenação de entrevistas.
7. Preparação de viagens ou outros eventos sociais.
8. Planeamento e acompanhamento de reuniões.
9. Actualização de agendas de trabalho e de outros utensílios
relacionados com a gestão de tempo.
Etc.
 Tipo de
Organização

A secretária desconhece a
al iz organização como um todo
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A secretária integra-se na e nt
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organização D za
Por vezes o processo de comunicação não é eficaz e o
objectivo que se pretende não é alcançado por:

Obstáculos de compreensão:
• falta de clareza
• mensagens não desejadas
• várias fontes concorrentes
e
Obstáculos à recepção:
• falta de atenção e/ou interrupções
• não escutar a mensagem
• interpretação errada e/ou deduções antecipadas
 Tipos de arquivo
De acordo com o tipo de documentação a conservar, existem três tipos
de arquivo:

1. Activo – contendo informação com uma função operativa;

2.Semi-activo – constituído por documentos com uma função de

controlo;

3.Inactivo – contendo toda a informação “histórica” da empresa, com um

carácter documentário e somente com um índice de consulta não
superior a 5%
E diversos tipos d ordenação possível de conservar a informação:
• Alfabética
• Numérica
• Cronológica
• Geográfica
• Ideológica ou por assuntos
 Atendimento telefónico

O telefone, sendo um elemento de comunicação muito utilizado, tem as

suas vantagens e desvantagens:

Vantagens
• Rápido – estabelece o contacto instantaneamente;
• Prioritário – o seu toque exige atenção imediata;
• Bilateral – permite perguntas e respostas;
• Flexível – admite troca de impressões.

Desvantagens
• Anónimo – estamos ausentes e os gestos, a mímica, o olhar do nosso
interlocutor não é visível;
• Impreciso – é possível, por interferências, cometer facilmente
enganos;
• Exigente – na medida em que as demoras são insuportáveis;
• Dispendioso – cada vez mais…
 Conclusão

Concluindo, trabalhar em secretariado é um trabalho que necessita

de profissionalismo, iniciativa e muita eficiência porque exige muito
esforço e dedicação. Na minha opinião ser fiel ao seu superior
também é muito importante porque é confiado muita informação ao
secretário/a.