6

Six Sigma
Fase: MEJORAR
Una estrategia para la mejora de la calidad e
incremento de la productividad

esan

Six Sigma

Generate Solutions
A
B
C
D

4
1
3
2

Perform Cost Benefit

Analysis

Plan
Implementation
1

10

B
C
D
G

F
G
H

Select the Solution

Assess Risks
FMEA

Run Pilot
Full scale
Original

esan

Test

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esan

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Crear Ideas Innovadoras

Generar entusiasmo y compromiso entre los miembros
del equipo
Promover el planteamiento de ideas rpidamente
Ampliar la gama de posibilidades
Hacer que las sesiones sean divertidas
Combatir el pesimismo y las barreras mentales
Enfocarse en el Objetivo

esan

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Tormenta de Ideas - Reglas

Aclarar y precisar primero el Objetivo
- Nosotros buscamos ideas para
Todas las ideas son registradas textualmente (no editar)
Promover la participacin activa de todos
No juzgar ni criticar ideas
Hacer las aclaraciones y conclusiones al final
Mientras mas creativo e inusual mejor
esan

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Six Sigma

t
l
A

s
a
iv
t
a
n
er

esan

Brainstorming

de

n
i
c
u
l
o
s

Se aplic el procedimiento de Multivotacin

Qu ideas generar?
Focalizarse en:
Todo el flujo de trabajo/proceso
Quien debera hacer qu
Formas de cumplir tareas claves
Nuevas formas de satisfacer las necesidades del cliente
Como evitar problemas y defectos (eliminar causa raz)
Como acelerar y recortar Tiempos de Ciclo
Corregir cuellos de botella, etc.

esan

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Anti-Solucin
Usos: enfocar el problema de modo opuesto para ampliar el
criterio del equipo.
Tcnica: Hacer una tormenta de ideas de cmo hacer que el
proceso falle.
Cmo:
1. Definir el objetivo del ejercicio. Ejemplo Como hacer para agilizar la
elaboracin de las facturas
2. Crear un nuevo objetivo opuesto al real. Ejemplo Como hacer para
retardar la elaboracin de las facturas
3. Tormenta de ideas basado en el anti-objetivo.
4. Examinar cada anti y rescatar lo positivo
5. Considerar las ideas positivas al nuevo proceso
esan

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Six Sigma

Identificar
necesidades de
los clientes

Vincular las
necesidades con
los procesos
que deben
mejorarse

Benchmarking
Clientes internos

Establecer insatisfacciones y
sugerencias

Clientes externos

Encuestas comparativas con

competidores

Capacidades
fundamentales

Management
Performance
del producto
Personal
Servicio

Competencias
fundamentales

Precio Innovacin
Tiempos de distribucin
Distribucin
Rpida produccin
Ventas
Tecnologa de producto
Publicidad

reas claves
comparativas con la
competencia

Posventa

Analizar y comparar las medidas de desempeo actual con las de los

competidores y determinar brechas

esan

Six Sigma

MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Criterios para el anlisis y mejoramiento de procesos:

esan

Simplificar
burocracia.
Eliminar
tareas
administrativas,
aprobaciones
y
papeleos
innecesarios.
Eliminacin de la duplicacin.
Evaluacin del valor agregado. Eliminar las
actividades que no agreguen valor y optimizar las que
agreguen valor
Simplificacin. Eliminacin de copias, datos,
manipulaciones, reuniones, cuellos de botella
Reduccin del tiempo de ciclo del proceso
Prueba de errores (operativo, administrativo)
Eficiencia en la utilizacin de equipos y sistemas
Lenguaje simple. Compresin sencilla en los
documentos
Estandarizacin
Alianzas con los proveedores
Automatizacin y/o mecanizacin

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Six Sigma

HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO

Algunas formas tpicas para reducir el tiempo de ciclo
son:
Actividades en paralelo vs. actividades en serie
Cambiar la secuencia de las actividades
Reducir el nmero de interrupciones
Mejorar polticas de tiempo de procesamiento
Reducir el movimiento del output
Analizar la localizacin
Establecer prioridades

esan

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Six Sigma

Outsourcing
Externalizacin de determinadas reas funcionales
publicidad
seguridad
mensajera

Aquellas que no son

Estratgicas para el
Negocio.

informtica
almacenamiento
dejar hacer a otros lo que yo no hago bien para
dedicarme a mi propio negocio

esan

Six Sigma

Bueno, terminamos Charlie . Hemos tercerizado todo

esan

Six Sigma

Definicin de la Solucin
DEFINICION PROBLEMA: Qu esta mal
DEFINICION OBJETIVO: Qu deseo alcanzar
DEFINICION SOLUCION: Que har para solucionar el
problema y alcanzar el objetivo
Ejemplo:
Para reducir el tiempo de fotocopiado del personal,
entregaremos un scanner a cada grupo de trabajo. Los
documentos sern escaneados (no fotocopiados), y para
reducir impresiones estos documentos sern enviado por
fax o e-mail.

esan

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Six Sigma

Anlisis Costo Beneficio

Considerar:
Cualquier costo de implementacin
Ahorros de operacin (dinero, horas, materiales,
espacio..)
Beneficios intangibles:
Incremento de la motivacin en el personal
Mejora de la comunicacin
Reducir tensin laboral
Mejorar calidad de vida del trabajador
Mejorar clima organizacional

esan

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Six Sigma

Combina criterios
racionales y subjetivos
para una mejor toma de
decisiones

esan

Six Sigma

Proceso propuesto con soporte informtico

esan

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Six Sigma
Universidad esan
Programa Magster
PROJECTO: PROCESO DE RECONSIDERACION DE NOTAS

Cronograma Fase de Mejora y prueba piloto

Agosto
No

Actividad

Fecha

Responsable

Avance

Disear Proceso Mejorado

agosto

FAV

100%

Definir requerimientos del Sistema de Informacin

agosto

FAV

100%

Reuniones con rea de Sistemas

agosto

FAV

100%

Desarrollo del nuevo Sistema

15-Ago

Sistemas

100%

Revisar versin Beta de Sistemas

29-Ago

FAV

100%

Capacitar a usuarios

05-Sep

Sistemas

100%

Comunicacin a Alumnos y Profesores

09-Sep

FAV

100%

Plan de Contingencia : FMEA

09-Sep

FAV

100%

Lanzamiento de Piloto

15-Sep

FAV

100%

10

Mediciones de performance de Piloto

15-Sep

FAV

15%

11

Ajustes del nuevo sistema

Sep - Oct

Sistemas

0%

12

Formalizar nuevo sistema

Nov

FAV

0%

esan

S1

S2

S3

Septiembre
S4

S5

S1

S2

S3

Octubre
S4

S1

S2

S3

Noviembre
S4

S1

S2

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 Comparar mtricas !
Proceso actual vs. Proceso mejorado

esan

PROCESO ACTUAL

PROCESO MEJORADO

Costo

Costo

$ 30

$ 100

Prdidas

12%

Prdidas

0.5 %

Tiempo

30 das

Tiempo

2 das

Servicio

20 %

Servicio

100 %

N. Sigma

1.8

N. Sigma

4.2

Cp

0.5

Cp

1.1

Six Sigma

COMPARATIVO PROCESO ACTUAL VS. MEJORADO

C

COMPARATIVO PROCESO ACTUAL VERSUS MEJORADO

PROCESO ACTUAL

PROCESO MEJORADO

COSTOS DEL PROCESO

24,171.88

13,121.88

11,050.00

46%

COSTO DE OPORTUNIDAD

50,490.00

2,970.00

47,520.00

94%

TOTAL

74,661.88

16,091.88

58,570.00

78%

Tiempo de ciclo (das)

esan

27.4

Ahorro

20.4

A / Pa %

74%

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