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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS
PRESENTACIN
La Administracin de Proyectos resulta ser de las reas del conocimiento humano, de las que
todo el mundo entiende, pero pocos logran instrumentar. Conceptos comunes para las diversas
disciplinas del entender humano, pero difciles de plasmar en una experiencia concreta que pueda
resultar exitosa.
El nivel de complejidad de la Administracin de Proyectos depender de que tan desordenada,
atemporal y regida por objetivos se encuentre la organizacin, rea o persona que la implante.
El nivel de sencillez de la Administracin de Proyectos, resulta del orden que se imprima a cada
una de las actividades a realizar, el respeto por los tiempos y el cumplimiento de compromisos
por parte del personal involucrado.
Instrumentar un proceso de administracin de proyectos implica una nueva manera de hacer, de
decir, de proponer y de revisar las cosas. Requiere de aprendizaje continuo, extrema
comunicacin y claridad de objetivos.
Dentro de las empresas que conocemos podemos detectar a alguna que tenga por default estas
caractersticas? Que cuente con equipos de trabajo consolidados, con alta comunicacin y
eficiencia, conocimiento y adecuacin de los procesos a las necesidades reales de la
organizacin, que siempre se maneje a travs de planes de trabajo que sean cumplidos a
cabalidad.
Sin poder encontrar ninguna empresa an que rena estas ambiciosas caractersticas, hay un faro
de luz que la administracin de proyectos da a las organizaciones en cuanto a las posibilidades de
organizacin interna, de alcance de objetivos y de eficiencia de los procesos, consolidando
equipos de trabajo que crean en esta filosofa laboral.
La definicin de los presupuestos y de los proyectos polticamente viables son otras de las
cuestiones que se necesitan considerar cuando hablamos de administracin de proyectos.
Incluyendo el seguimiento a los contratos, calendarios, documentos entregables y un sin fin de
detalles que hacen de la administracin de proyectos toda un rea de desarrollo dentro de las
organizaciones.
El presente libro por tanto, tiene el propsito de ser una verdadera gua prctica que muestra paso
a paso y de manera concreta lo que hay que hacer en cada fase de la administracin de un
proyecto, el formato a emplear y las herramientas tecnolgicas al alcance de las personas dentro
de las organizaciones para poderlo llevar a cabo.
MAESTRA VERNICA SAMA
GERENTE GENERAL DE INFORMATICS NIZA
INFORMATICS INSTITUTE
MXICO
PGINA III
PREFACIO
Una Gua Prctica de Administracin de Proyectos? De verdad ser una gua prctica? Estas y
otras preguntas habrn surgido una vez que se lee el ttulo de este libro. En realidad, la intencin
es que el libro aporte ms de lo que a simple vista se puede observar. Las preguntas y las
respuestas son las siguientes.
POR QU UNA GUA?
Una gua consiste de una serie de lineamientos o pautas que dirigen, encaminan o sirven de
orientacin para la realizacin de un proceso. El que sea prctica implica que debe ser til o
producir un provecho inmediato. La Gua Prctica de Administracin de Proyectos (o
simplemente, La Gua) est acorde con ambas definiciones. En efecto, La Gua comprende
lineamientos tiles que producen un provecho inmediato en la administracin de proyectos,
como se podr comprobar en su contenido.
QU CONTIENE LA GUA?
La Gua considera los mismos procesos comprendidos en el cuerpo de conocimientos (body of
knowledge) definido por el Project Management Institute (PMI), y el cual est descrito en el
PMBOK 2000 (ver las referencias bibliogrficas). La Gua se compenetra en esos procesos y se
centra en la descripcin clara y precisa de algunas de las herramientas requeridas para llevarlos a
cabo, as como en la descripcin de los resultados (outputs) de los proceos. Esta descripcin
comprende los conceptos tericos necesarios requeridos en la prctica, sin embargo no es un
tratado de cada uno de ellos; ya que en algunos de los casos cada proceso, herramienta o
resultado requerira de la redaccin de un tratado aparte.
La Gua no pretende reemplazar de forma alguna al PMBOK 2000, ms bien es un complemento
de l. As que es conveniente tener a la mano una copia, con el fin de consultar la fuente original
de los conceptos.
CUL ES LA ESTRUCTURA DE LA GUA?
La Gua sigue una estructura derivada de las fases comprendidas en la administracin de un
proyecto, ms que en la agrupacin por reas de conocimiento como lo hace el PMBOK 2000.
As, La Gua est dividida en 27 captulos agrupados en cinco partes, adems de contener dos
anexos. La Parte I es una introduccin a los conceptos preliminares de la administracin de
proyectos, mientras que las Partes II-VI abordan las Fases de Inicio, Planeacin, Ejecucin,
Control y Cierre del proyecto, respectivamente. Esta estructura es ms natural cuando se est
en la prctica, ya que permite seguir y construir todas las bases necesarias para administrar un
proyecto. Por su parte, el primer anexo aborda cmo hacer la transicin de un proyecto ya
iniciado y que no sigue los procesos vertidos en el PMBOK 2000, a uno que los siga. El segundo
anexo es un listado de las abreviaturas utilizadas en La Gua y su significado.
Por otro lado, la forma en que est redactado cada capitulo es a travs del uso de vietas (bullets)
y subvietas; es decir, el estilo de redaccin no es narrativo, sino declarativo. Esto quiere decir
que todos los conceptos se expresan de la forma ms llana posible, quitando de en medio todo
aquello que no sea parte de la esencia del concepto mismo. Se ha hecho un gran esfuerzo en
hacer que el contenido de cada vieta sea, por lo general, menor a cuatro renglones y slo en
PGINA IV
casos muy excepcionales sea igual cinco renglones. Este estilo de redaccin, poco comn en la
redaccin de libros, tiene como propsitos facilitar la lectura y comprensin de los conceptos e
ideas de la administracin de proyectos, as como su localizacin. En este mismo sentido, las
vietas tienen por lo general tres niveles de profundidad o complejidad; es decir, existen vietas,
subvietas y subsubvietas.
As mismo, en la administracin de proyectos la informacin del proyecto debe ser expresada de
forma directa, precisa, congruente y homognea; es decir quitar de en medio aquello que no
aporta algo y ser coherente en lo que se est describiendo en los diferentes niveles de
complejidad. Para ayudar a ello, La Gua incorpora en varios de sus captulos plantillas que
pueden ser de ayuda en la prctica para capturar la informacin del proyecto.
CMO UTILIZAR LA GUA?
Por todo la anterior, se puede ver que La Gua si contiene los elementos de una gua prctica, sin
embargo no se pretende que sea utilizada y seguida al pie de la letra. La Gua y las platillas
inmersas en ella, deben adaptarse a cada proyecto: Esta es la mejor recomendacin de su uso.
Para algunos proyectos, el llenado de varias de las plantillas puede ser tedioso y tal vez
innecesario; pero para otros, el llenado puede ser obligado. De igual forma, puede ser que en
algunos proyectos no se requiera profundizar en los conceptos ms all de lo que La Gua
describe, pero puede ser que en otros sea necesario consultar algn texto adicional. De cualquier
forma, La Gua siempre dar la pauta para abordar los temas de la administracin de proyectos.
La Gua tambin se puede utilizar como un instrumento de capacitacin en la administracin de
proyectos. Por ejemplo, la generacin de diapositivas en presentadores grficos electrnicos, es
hasta cierto punto directa, ya que slo basta con seleccionar y transcribir las vietas
correspondientes al tema a tratar.
En fin, existen diversas formas de usar La Gua, el nico limitante es la limitacin del ingenio.
A QUIN EST DIRIGIDA LA GUA?
La Gua est dirigida a personas que desean conocer y aplicar los conceptos de la administracin
de proyectos, sin importar si el entorno de la aplicacin es puramente acadmico-escolar o
enfocado al desarrollo de proyectos con diferente complejidad.
Debido a que los conceptos vertidos en La Gua estn relacionados con la administracin como
rea de conocimiento, tambin es conveniente que se tengan conocimientos y una preparacin en
ella. Como en toda disciplina, la administracin de proyectos, y por lo tanto La Gua, requiere
del seguimiento formal de mtodos, procesos o procedimientos; esto implica que tambin se
debe tener compromiso y consistencia en su uso; ya que de otra forma se caera de nueva cuenta
en la improvisacin o en la realizacin de un proyecto utilizando el mtodo de inspiracin
divina.
La primera vez que se intenta aplicar algn mtodo, sin importar que este sea de administracin
de proyectos o no lo sea, los resultados no siempre son exitosos. Sin embargo, en las siguientes
aplicaciones, se adquiere un dominio sobre esos mtodos hasta llegar a dominarlos, y, en mucho
de los casos, se puede llegar a mejorarlos o reemplazarlos por otros ms eficaces y efectivos. As
que tambin se requiere que las personas sean constantes en su uso.
PGINA V
PGINA VI
AGRADECIMIENTOS
Muchas personas han colaborado de forma directa e indirecta para que La Gua sea una realidad.
Mencionar a todas ellas no es una tarea fcil y siempre se cae en la omisin de alguna. Es por eso
que no mencionar por su nombre a las personas, sino mencionar a los equipos de trabajo que
han colaborado conmigo, a los largo de los aos, en la administracin de proyectos de diversos
tipos. Esta mencin ser por orden cronolgico.
Agradezco a los miembros de la entonces Direccin de Sistemas Geogrficos de la FAR, ya que
fue en los aos 1992-1993 donde todos aprendimos y aplicamos los principios de la ingeniera de
software y de la administracin de proyectos bajo restricciones en el tiempo y en un esquema de
cambios frecuentes.
Agradezco al equipo de trabajo de la Direccin Acadmica de la FAR por el proyecto de
implantacin de cerca de 10 programas acadmicos de nivel posgrado en un nmero igual de
estados de la Repblica Mexicana; todo esto durante los aos 1994-2000. Este proyecto fue
crucial para aprender cmo administrar bajo restricciones severas de costo, tiempo y recursos
humanos.
Tambin agradezco al equipo de trabajo del proyecto de normalizacin de informacin llevado a
cabo en General Electric Plastics, Espaa, en los aos 2000-2001. Esto durante mi estancia
sabtica en la Universidad Politcnica de Cartagena. Parte de ese equipo, tambin particip en el
proyecto de alineacin de procesos de la empresa panadera La Tahona, llevado a cabo en el ao
2000. A ellos, un agradecimiento muy especial por su doble esfuerzo.
La consolidacin y puesta a prueba de los conceptos vertidos en La Gua llegaron a su punto mas
completo y alto de aplicacin en el periodo de noviembre de 2001 a marzo de 2003. El esfuerzo
requerido para administrar el proyecto de Modernizacin del Mando Centralizado del Sistema de
Transporte Colectivo del Distrito Federal fue colosal. Es por ello que quiero agradecer
especialmente a la Oficina de Proyectos formada en Tecnologa Nueva, S.A. En este proyecto se
puso a prueba nuestro experiencia y manejo de los procesos comprendidos en las nueve reas del
conocimiento comprendidas en el PMBOK del PMI. Con est Oficina de Proyectos tambin se
administr el proyecto de diagnstico tecnolgico en la Procuradura General de Justicia del
Distrito Federal en el periodo de abril a septiembre de 2003.
Finalmente, La Gua ha sido posible debido al inters mostrado por la Divisin de Estudios de
Posgrado de la Universidad Tecnolgica de Mxico para capitalizar los conocimientos y
experiencia adquiridos en la administracin de proyectos durante todos estos aos. Gracias a
todos los directivos y compaeros de trabajo.
Un agradecimiento especial a Pherenike por colaborar conmigo en muchos de los proyectos. Sin
sus ideas de cmo adaptar, adoptar y experimentar con los procesos de administracin de
proyectos no hubiera sido posible explorar nuevas formas de trabajo. Otro agradecimiento a
Aleinad por mostrarme que existe mucho por aprender, observar y disfrutar en las cosas sin
sentido y que los dems tratan de evitar a mximo: El alimento de la ignorancia es la
obstruccin mental que tenemos para comprender nuevas ideas y formas, aunque no
necesariamente estemos de acuerdo con ellas.
PGINA VII
PGINA VIII
CONTENIDO
PARTE I LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ............................................................ 1
1
LOS PROYECTOS............................................................................................................. 12
3.1
CONCEPTOS PRELIMINARES ............................................................................................ 12
3.1.1
El concepto de proyecto ................................................................................... 12
3.1.2
Temporalidad y criterios de xito de los procesos ............................................... 13
3.1.3
Objetivos del proyecto .......................................................................................... 14
3.2
RESTRICCIONES, SUPUESTOS Y RIESGOS DEL PROYECTO ................................................ 14
3.2.1
Restricciones del proyecto .................................................................................... 14
3.2.2
Supuestos del proyecto .......................................................................................... 15
3.2.3
Riesgos del proyecto ............................................................................................. 15
3.3
CLASIFICACIN DEL PROYECTO ..................................................................................... 16
3.3.1
Propsito de la clasificacin del proyecto............................................................ 16
3.3.2
Clasificacin por complejidad .............................................................................. 16
3.3.3
Clasificacin por caractersticas .......................................................................... 17
Plantilla para la Determinacin de las Caractersticas del Proyecto ................................. 19
3.4
SELECCIN DEL PROYECTO ............................................................................................ 22
3.4.1
El proceso general de seleccin del proyecto....................................................... 22
3.4.2
Exploracin del proyecto ...................................................................................... 22
3.4.3
Evaluacin del proyecto ....................................................................................... 22
3.4.4
Priorizacin de proyectos ..................................................................................... 23
3.4.5
Anlisis del proyecto ............................................................................................. 23
4.1.1
Administracin de las personas en la AP ............................................................. 24
4.1.2
Las organizaciones ............................................................................................... 25
4.2
ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AP ....................................................................... 25
4.2.1
Los participantes en el proyecto ........................................................................... 25
4.2.2
Actores en el proyecto ........................................................................................... 26
4.2.3
El AGP .................................................................................................................. 27
4.2.4
El patrocinador del proyecto ................................................................................ 30
4.2.5
El rea funcional................................................................................................... 31
4.2.6
El equipo de desarrollo del proyecto (EDP) ........................................................ 33
4.2.7
El personal de la administracin de la configuracin (AC) ................................. 35
4.2.8
El personal del aseguramiento de la calidad ....................................................... 36
4.2.9
El cliente ............................................................................................................... 37
4.2.10 La Organizacin ................................................................................................... 38
4.3
LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES EN LA AP ........................................................ 40
4.3.1
Tipos de estructuras .............................................................................................. 40
4.3.2
La estructura funcional ......................................................................................... 40
4.3.3
La estructura proyectizada ................................................................................... 41
4.3.4
La estructura matricial ......................................................................................... 42
4.3.5
Caractersticas de las estructuras ........................................................................ 45
4.3.6
La oficina de proyectos ......................................................................................... 45
Plantilla para la Determinacin del Rol y las Responsabilidades de la Oficina de
Proyectos ........................................................................................................................... 48
PARTE II FASE DE INICIO..................................................................................................... 50
5
PRODUCTO ........................................................................................................................ 53
6.1
PERSPECTIVA DEL PRODUCTO ........................................................................................ 53
6.1.1
Conceptos preliminares ........................................................................................ 53
6.1.2
Ubicacin del producto en la Fase de Inicio ........................................................ 53
6.2
LA DESCRIPCIN DEL PRODUCTO ................................................................................... 54
6.2.1
Conceptos preliminares ........................................................................................ 54
6.2.2
Enunciado de la descripcin del producto ........................................................... 54
Plantilla para la Descripcin del Producto ........................................................................ 56
PROYECTO ........................................................................................................................ 58
7.1
PERSPECTIVA DEL PROYECTO ......................................................................................... 58
7.1.1
Conceptos preliminares ........................................................................................ 58
7.1.2
Ubicacin del proyecto en la Fase de Inicio ........................................................ 58
7.2
LA CONCEPCIN DEL PROYECTO .................................................................................... 59
PGINA X
7.2.1
Conceptos preliminares ........................................................................................ 59
7.2.2
Marco temporal para la concepcin del proyecto ................................................ 60
Plantilla para la Concepcin del Proyecto ........................................................................ 61
7.3
LA FACTIBILIDAD DEL PROYECTO .................................................................................. 66
7.3.1
Conceptos preliminares ........................................................................................ 66
7.3.2
Soluciones potenciales .......................................................................................... 66
Plantilla para la Factibilidad del Proyecto ........................................................................ 68
7.4
DESARROLLO DE LA CDULA DEL PROYECTO ................................................................. 72
7.4.1
Conceptos preliminares ........................................................................................ 72
7.4.2
El alcance del proyecto dentro de la CP .............................................................. 72
7.4.3
Matriz de asignacin de responsabilidades .......................................................... 73
7.4.4
Administracin de los puntos de verificacin y la CP .......................................... 74
7.4.5
Administracin de la CP ....................................................................................... 74
Plantilla para la Cdula del Proyecto ................................................................................ 75
8
10
ALCANCE ....................................................................................................................... 89
10.1 PERSPECTIVA DEL ALCANCE .......................................................................................... 89
10.1.1 Conceptos preliminares ........................................................................................ 89
10.1.2 Ubicacin del alcance en la Fase de Planeacin ................................................. 89
10.2 PLANEACIN DEL ALCANCE ........................................................................................... 90
10.2.1 Conceptos preliminares ........................................................................................ 90
10.2.2 Enunciado del alcance .......................................................................................... 91
10.2.3 Plan de administracin del alcance ...................................................................... 92
10.2.4 Deslizamiento del alcance .................................................................................... 93
Plantilla para el Enunciado del Alcance ........................................................................... 96
Plantilla para el Plan de Administracin del Alcance ....................................................... 99
PGINA XI
ACTIVIDADES............................................................................................................. 111
11.1 PERSPECTIVA DE LAS ACTIVIDADES ............................................................................. 111
11.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 111
11.1.2 Ubicacin de las actividades en la Fase de Planeacin..................................... 111
11.2 DEFINICIN DE ACTIVIDADES ....................................................................................... 112
11.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 112
11.2.2 Revisin del WBS ................................................................................................ 112
11.2.3 Los entregables ................................................................................................... 113
11.2.4 Hitos .................................................................................................................... 114
Plantilla para la Lista de Entregables .............................................................................. 115
11.3 SECUENCIA DE ACTIVIDADES ....................................................................................... 117
11.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 117
11.3.2 Tipos de dependencias entre actividades ............................................................ 117
11.3.3 Diagramas de precedencia ................................................................................. 117
Plantilla para la Documentacin del Diagrama de Precedencia ..................................... 121
11.4 ESTIMACIN DE LA DURACIN DE ACTIVIDADES .......................................................... 122
11.4.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 122
11.4.2 Delimitacin de actividades ................................................................................ 122
11.4.3 Holguras ............................................................................................................. 123
12
13
PGINA XIII
16
17
19
21
PGINA XV
23
PGINA XVI
26
PGINA XVII
26.7.1
26.7.2
PGINA XVIII
FIGURAS
FIGURA 1. EL CICLO DE DESARROLLO DEL PROYECTO Y LAS REAS DE CONOCIMIENTO. ................ 4
FIGURA 2. LOS PROCESOS EN CADA DE LA AP VERSUS LAS REAS DEL CONOCIMIENTO. .................. 5
FIGURA 3. TRASLAPE DE FASES DE LA AP. ....................................................................................... 6
FIGURA 4. RELACIN DE LA AP CON OTRAS DISCIPLINAS. ............................................................... 8
FIGURA 5. CLASIFICACIN DE UN PROYECTO POR SU COMPLEJIDAD............................................... 17
FIGURA 6. EL PROCESO DE EVALUACIN DEL PROYECTO Y SUS COMPONENTES. ............................ 22
FIGURA 7. ESTRUCTURA FUNCIONAL. ............................................................................................ 41
FIGURA 8. ESTRUCTURA PROYECTIZADA. ...................................................................................... 42
FIGURA 9. ESTRUCTURA MATRICIAL DBIL. ................................................................................... 43
FIGURA 10. ESTRUCTURA MATRICIAL FUERTE. .............................................................................. 43
FIGURA 11. ESTRUCTURA MATRICIAL BALANCEADA. .................................................................... 44
FIGURA 12. RESUMEN DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LA AP. ............................... 45
FIGURA 13. MOMENTO DE DETERMINACIN DE LA OP EN EL CDP. ............................................... 46
FIGURA 14. LA FASE DE INICIO DEL PROYECTO.............................................................................. 50
FIGURA 15. ACTORES PRINCIPALES EN LA FASE DE INICIO. ............................................................ 51
FIGURA 16. RELACIN ENTRE LOS PROCESOS DE LA FASE DE INICIO.............................................. 51
FIGURA 17. UBICACIN DEL PRODUCTO EN LA FASE DE INICIO. ..................................................... 54
FIGURA 18. UBICACIN DEL PROYECTO EN LA FASE DE INICIO. ..................................................... 58
FIGURA 19. PREGUNTAS PRINCIPALES A RESPONDEN EN LA CONCEPCIN DEL PROYECTO. ............. 59
FIGURA 20. SECUENCIA DE DESARROLLO DE LA CONCEPCIN DEL PROYECTO. .............................. 60
FIGURA 21. EJEMPLO DE UNA MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES.......................... 73
FIGURA 22. FLUJO DE DOCUMENTOS PARA LA FASE DE INICIO DEL PROYECTO. ............................. 83
FIGURA 23. LA FASE DE PLANEACIN DEL PROYECTO................................................................... 85
FIGURA 24. RELACIN ENTRE LOS PROCESOS DE PLANEACIN....................................................... 87
FIGURA 25. UBICACIN DEL ALCANCE EN LA FASE DE PLANEACIN. ............................................ 90
FIGURA 26. EL PROCESO DE DESCOMPOSICIN DE UN WBS. ........................................................ 103
FIGURA 27. WBS EN FORMA DE DIAGRAMA ORGANIZACIONAL. .................................................. 104
FIGURA 28. ESQUEMA DE CODIFICACIN PADRE-HIJO. ................................................................. 108
FIGURA 29. UBICACIN DE LAS ACTIVIDADES EN LA FASE DE PLANEACIN. ............................... 112
FIGURA 30. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE PRECEDENCIA. ......................................................... 118
FIGURA 31. RELACIONES DE PRECEDENCIA ENTRE ACTIVIDADES. ................................................ 119
FIGURA 32. UBICACIN DE LA ORGANIZACIN EN LOS PROCESOS DE PLANEACIN. .................... 125
FIGURA 33. UBICACIN DE LOS RECURSOS EN LA FASE DE PLANEACIN. .................................... 130
FIGURA 34. CANALES DE COMUNICACIN CON RELACIN AL NMERO DE PERSONAS. ................. 138
FIGURA 35. UBICACIN DE LOS RIESGOS EN LA FASE DE PLANEACIN. ....................................... 161
FIGURA 36. PROBABILIDAD ASIGNADA A CADA FRASE RELACIONADA CON LOS RIESGOS. ............ 172
FIGURA 37. MATRIZ DE IMPACTO DE LOS RIESGOS. ...................................................................... 172
FIGURA 38. MATRIZ DE PROBABILIDAD/IMPACTO. ....................................................................... 173
FIGURA 39. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE RBOL. ..................................................................... 177
FIGURA 40. UBICACIN DEL CALENDARIO EN LA FASE DE PLANEACIN. ..................................... 185
FIGURA 41. REPRESENTACIN SENCILLA DE UN DIAGRAMA DE GANTT ....................................... 188
FIGURA 42. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE GANTT. .................................................................... 189
FIGURA 43. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA PERT/CPM. ................................................................. 192
FIGURA 44. ELABORACIN DEL PLAN DEL CALENDARIO. ............................................................ 192
PGINA XIX
PGINA XX
PARTE I
LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
1 LA METODOLOGA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
1.1 CONCEPTOS PRELIMINARES
1.1.1 EL CONCEPTO DE
METODOLOGA
Una metodologa
o Es la conjuncin de
Mtodos o procesos
1.1.2 METODOLOGA Y
ADMINISTRACIN
DE PROYECTOS
PGINA 1
o Promover
o Administracin de costos
PGINA 2
o Administracin de la calidad
Administracin de comunicaciones
o Administracin de riesgos
PGINA 3
Administracin
de la integracin
Administracin
del tiempo
Ciclo de Desarrollo del Proyecto
Administracin
de
adquisiciones
Inicio
Planeacin
Control
Ejecucin
Administracin
de riesgos
Cierre
Administracin
de
comunicaciones
Administracin
de costos
Administracin
de la calidad
Administracin
de recursos
humanos
PGINA 4
rea de
conocimiento
Administracin de
la Integracin
Administracin del
alcance
Planeacin
Ejecucin
Ejecucin del
plan
Control
Cierre
Control
integrado de
cambios
Verificacin
del alcance
Control de
cambios del
alcance
Planeacin del
alcance
Definicin del
alcance
Administracin del
tiempo
Definicin de
actividades
Secuencias de
actividades
Estimacin de la
duracin de
actividades
Desarrollo del
calendario
Control del
calendario
Administracin de
costos
Planeacin de
recursos
Estimacin de
costos
Planeacin del
presupuesto
Control de
costos
Administracin de
la calidad
Planeacin de la
calidad
Aseguramiento
de la calidad
Administracin de
recursos humanos
Planeacin de la
organizacin
Adquisicin de
personal
Desarrollo del
EDP
Administracin de
comunicaciones
Planeacin de las
comunicaciones
Distribucin de
la informacin
Administracin de
Riesgos
Planeacin de la
administracin de
riesgos
Identificacin de
riesgos
Anlisis cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo de
riesgos
Planeacin de la
respuesta a los
riesgos
Administracin de
adquisiciones
Planeacin de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Control de
calidad
Informacin
del
desempeo
Cierre
administrativo
Monitoreo y
control de
riesgos
Recepecin de
respuestas
Seleccin de
proveedores
Administracin
de contratos
Cierre de
contratos
PGINA 5
EL TIEMPO DE LAS
FASES
Las 5 fases de la AP
o Permiten dividir el proyecto en componentes ms
manejables, los cuales se traslapan en el tiempo (ver Figura
3)
Nivel de esfuerzo
Ejecucin
Planeacin
Inicio
Cierre
Control
Tiempo
1.2.2 APLICABILIDAD DE
LA MAP
PGINA 6
1.2.3 ADAPTACIN DE
LA MAP
1.2.4 REQUERIMIENTOS
PARA EL XITO DE
LA MAP
PGINA 7
Conocimiento y
prctica de la AP
Conocimiento
y prctica de la
Administracin
Conocimiento y
prctica del rea
de aplicacin
1.2.5 MEJORA
CONTINUA DE LA
MAP
PGINA 8
2 LA ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN EN LA AP
2.1 CONCEPTOS PRELIMINARES
2.1.1 NIVELES DE
COMPRENSIN DE
LA AP
o Nivel de datos
o Nivel de informacin
o Nivel de conocimiento
PGINA 9
LA INFORMACIN
las
plantillas
PGINA 10
2.2.2 PLANTILLAS Y
ADMINISTRACIN
DE LA
INFORMACIN
2.2.3 CONSISTENCIA DE
LA INFORMACIN
PGINA 11
o Ortografa/gramtica/notacin matemtica
3 LOS PROYECTOS
3.1 CONCEPTOS PRELIMINARES
3.1.1 EL CONCEPTO DE
PROYECTO
PGINA 12
NOTA:
LO SUCESIVO, SE UTILIZAR LA PALABRA PRODUCTO PARA
DENOMINAR AL CONJUNTO DE PALABRAS PRODUCTO O
SERVICIO
EN
De esta forma, en la AP
o Las fases deben dividirse estn compuestas por procesos
o Los procesos estn compuestos por actividades
o Las finalizacin de las actividades deben conducir al
producto resultante del proyecto
3.1.2 TEMPORALIDAD Y
CRITERIOS DE
XITO DE LOS
PROCESOS
PGINA 13
Un patrocinador (sponsor)
Un AGP
PROYECTO
o Especfico
o Mensurable
o Alcanzable
o Susceptible a ser monitoreado
o Realista
o Basado en el tiempo
Una restriccin
o Es cualquier factor que afecta al proyecto cuando una
actividad debe ser definida en el tiempo [PMBOK 2000, p.
198]
PGINA 14
PROYECTO
PGINA 15
CLASIFICACIN
DEL PROYECTO
PGINA 16
Mtodos
bien
definidos
Proyecto de Tipo 2
Proyecto de Tipo 4
Objetivos bien definidos,
Objetivos y mtodos
No mtodos pobremente
pobremente definidos
definidos (desarrollo
(investigacin y cambio
de productos)
organizacional)
Si
Proyecto de Tipo 1
Objetivos y mtodos
bien definidos
(ingeniera)
Proyecto de Tipo 3
Objetivos pobremente
definidos, mtodos bien
definidos (desarrollo de
sistemas)
Si
No
3.3.3 CLASIFICACIN
POR
CARACTERSTICAS
PGINA 17
La aplicacin de la plantilla
o Va ms all de ser un ejercicio meramente acadmico
o Debe ser un ejercicio esencial para comprender el negocio y
lo que comprende ese negocio
PGINA 18
PLANTILLA PARA LA
DETERMINACIN DE LAS CARACTERSTICAS DEL PROYECTO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
VALOR / OBSERVACIONES
TAMAO
Valor en dlares
Nmero de personas en el proyecto
Duracin (tiempo de calendario)
Alcance geogrfico (local, estatal, etc.)
Combinacin de las anteriores
PRIORIDAD
Urgente para cumplir las necesidades del
negocio
Urgente para cumplir las necesidades de
los clientes
Urgente para cumplir las necesidades de
requerimientos del mercado
GRADO DE RIESGO
Alto riesgo
Medio riesgo
Bajo riesgo
RENTABILIDAD
Alto margen
Medio margen
Bajo margen
Sin margen
Prdida
FLUJO DE CAJA
Retorno inmediato de la inversin
PGINA 19
PGINA 20
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 21
Exploracin
Evaluacin
Priorizacin
Anlisis
PROYECTO
La exploracin implica
o Determinar el tipo de proyecto
o Recolectar datos relevantes del proyecto utilizando la
Plantilla para la Determinacin de las Caractersticas de un
Proyecto, con el fin de fundamentar su existencia
o Determinar, a partir de los datos, si el proyecto pertenece a
un rea funcional en particular
NOTA:
LA
PGINA 22
3.4.4 PRIORIZACIN DE
PROYECTOS
NOTA:
LA PRIORIZACIN RESULTA EN UNA DETERMINACIN INICIAL DE
LOS RECURSOS
PGINA 23
DE LAS PERSONAS
EN LA AP
PGINA 24
4.1.2 LAS
ORGANIZACIONES
La estructura organizacional
o A menudo restringe la disponibilidad de recursos para el
proyecto
o Puede tener diversas formas que barren un espectro entre
las funcionales (jerrquicas) y las proyectizadas (variables
segn el proyecto)
PARTICIPANTES EN
EL PROYECTO
PGINA 25
Personal para la AP
Lderes/tomadores de decisiones
4.2.2 ACTORES EN EL
PROYECTO
PGINA 26
NOTAS:
LA
4.2.3 EL AGP
El AGP
o Debe ser nombrado por la organizacin a mas tardar en la
Fase de Inicio del proyecto
o Tiene la responsabilidad total de asegurar el xito del
proyecto
o Debe trabajar de cerca con el patrocinador del proyecto
para asegurar que los recursos existan
o Es responsable de llevar a cabo la planeacin del proyecto
o Debe asegurar que el proyecto se complete de forma
exitosa, en tiempo y dentro de presupuesto
PGINA 27
o Fase de Inicio
o Fase de Planeacin
o Fase de Ejecucin
PGINA 28
o Fase de Control
las
revisiones
de
y establecer
o Fase de Cierre
Filosofa holstica
Pensamiento de sistemas
Planeacin
Organizacin
Control
PGINA 29
Monitoreo
Liderazgo
Facilidad de comunicacin
Humildad
Motivacin
o Habilidades tcnicas
Competencia en matemticas
Experiencia especializada
4.2.4 EL
PATROCINADOR
DEL PROYECTO
El patrocinador
o Puede ser el gerente de varias reas funcionales, pero no
est dedicado en su totalidad y da a da a alguna de las
actividades propias del proyecto
o Fomenta y hace ver la necesidad del proyecto
o Controla las finanzas del proyecto
del
rea
PGINA 30
Abanderar el proyecto
o Fase de Inicio
o Fase de Planeacin
o Fase de Ejecucin
o Fase de Control
o Fase de Cierre
4.2.5 EL REA
FUNCIONAL
El rea funcional
o Identifica la necesidad, evala los riesgos, y aprueba los
compromisos del proyecto
o Es responsable de
PGINA 31
o Fase de Inicio
o Fase de Planeacin
o Fase de Ejecucin
o Fase de Cierre
PGINA 32
NOTA:
EL
4.2.6 EL EQUIPO DE
DESARROLLO DEL
PROYECTO (EDP)
TIPO
DE
ROL
El EDP
o Conduce las actividades de desarrollo del proyecto
o Colabora con el AGP en la planeacin del esfuerzo de
desarrollo y ayuda en la construccin de compromisos para
completarlo dentro del calendario establecido y con las
restricciones de presupuesto
o Puede incluir expertos en reas de conocimiento apropiadas
y responsables de implementar soluciones
o Interacciona con clientes y actores para asegurar que los
requerimientos sean comprendidos e implementados
o Fase de Inicio
o Fase de Planeacin
PGINA 33
o Plan de Ejecucin
o Fase de Control
o Fase de Cierre
PGINA 34
4.2.7 EL PERSONAL DE
LA
ADMINISTRACIN
DE LA
CONFIGURACIN
(AC)
o Fase de Inicio
o Fase de Planeacin
de
o Fase de Control
o Fase de Cierre
PGINA 35
ASEGURAMIENTO
DE LA CALIDAD
El aseguramiento de la calidad
o Es un proceso continuo de evaluacin del desarrollo del
proyecto, con el fin de dar confianza al cliente en que el
proyecto cumplir las normas de calidad estipuladas
o Debe estar presente en cada funcin del EDP
o Fase de Inicio
o Fase de Planeacin
Ayudar en el desarrollo
aseguramiento de la calidad
de
estimaciones
sean
del
claros,
PGINA 36
o Fase de Ejecucin
o Fase de Control
o Fase de Cierre
4.2.9 EL CLIENTE
El cliente
o Debe expresar sus requerimientos y verificar que el
resultado del proyecto arroja productos que los cumplen
o Necesita ser capacitado en el nuevo proceso o producto
creado como resultado del proyecto
o Fase de Inicio
PGINA 37
o Fase de Planeacin
o Fase de Ejecucin
o Fase de Control
o Fase de Cierre
4.2.10 LA ORGANIZACIN
La organizacin debe
o Definir las polticas organizacionales que afecten al
proyecto
o Asegurar que estas polticas sean seguidas por todas las
reas funcionales de la organizacin afectadas por el
proyecto
o Revisar y aprobar la falibilidad del Plan del Proyecto
o Revisar contratos y otros compromisos del proyecto que
permitan valorar los riesgos
o Recomendar acciones correctivas cuando el proyecto se
est en problemas
PGINA 38
o Fase de Inicio
o Fase de Planeacin
o Fase de Ejecucin
o Fase de Control
o Fase de Cierre
PGINA 39
ESTRUCTURAS
o Funcional
o Proyectizada
o Matricial
4.3.2 LA ESTRUCTURA
FUNCIONAL
o El AGP
PGINA 40
Direccin
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
4.3.3 LA ESTRUCTURA
PROYECTIZADA
Se encuentran co-localizados
o Los grupos
PGINA 41
Coordinador
de Proyecto
Coordinador
de Proyecto
Coordinador
de Proyecto
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
4.3.4 LA ESTRUCTURA
MATRICIAL
La estructura matricial
o Es una combinacin de las estructuras funcional y
proyectizada
o Utiliza un sistema en el cual el personal del EDP
PGINA 42
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Direccin
Coordinador de
coordinadores
de proyecto
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Coordinador
del proyecto
Staff
PGINA 43
El AGP
El EDP
Direccin
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Coordinador
del proyecto
Staff
Staff
PGINA 44
4.3.5 CARACTERSTICAS
DE LAS
ESTRUCTURAS
Tipo de
Organizacin
Matricial
Funcional
Proyectizada
Poca o
ninguna
Matriz Dbil
Matriz
Fuerte
Matriz
Balanceada
Alta a casi
total
Limitada
Moderada a
alta
Baja a
moderada
Virtualmente
ningno
85 100 %
0 25%
50 95%
15 60%
Tiempo
parcial
Tiempo
completo
Tiempo
parcial
Tiempo
completo
Tiempo
completo
Coordinador
de proyecto /
Expeditador
del Proyecto
Gerente de
Proyecto /
Gerente de
Programa
Coordinador
de Proyecto
/ Lder de
Proyecto
Gerente de
Proyecto /
Gerente de
Programa
Gerente de
Proyecto /
Lder de
Proyecto
Tiempo
parcial
Tiempo
completo
Tiempo
parcial
Tiempo
completo
Tiempo
parcial
Participantes
en el proyecto
Autoridad del
AGP
Porcentaje de
participacin del
personal de la
organizacin
asignado de
tiempo completo
al desarrollo del
proyecto
Rol del AGP
Nombres
comunes para el
AGP
Tiempo de
dedicacin del
EDP
4.3.6 LA OFICINA DE
PROYECTOS
PGINA 45
sobre
las
PGINA 46
PGINA 47
PLANTILLA PARA LA
DETERMINACIN DEL ROL Y LAS RESPONSABILIDADES DE LA OFICINA DE PROYECTOS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
ADMINISTRACIN
DE LA
INTEGRACIN
ADMINISTRACIN
DEL ALCANCE
ADMINISTRACIN
DEL TIEMPO
ADMINISTRACIN
DE COSTOS
DESCRIPCIN
NO
INVOLUCRADA
/
PGINA 48
ADMINISTRACIN DE
LA CALIDAD
ADMINISTRACIN DE
RECURSOS HUMANOS
ADMINISTRACIN DE
COMUNICACIONES
ADMINISTRACIN DE
RIESGOS
ADMINISTRACIN DE
LAS ADQUISICIONES
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 49
PARTE II
FASE DE INICIO
5 PERSPECTIVA DE LA FASE DE INICIO
5.1 CONCEPTOS PRELIMINARES
5.1.1 LA FASE DE INICIO
Planeacin
Control
Ejecucin
Cierre
Figura 14. La Fase de Inicio del proyecto.
PGINA 50
Actores
internos
Clientes
Fase de Inicio
del proyecto
Actores
externos
EDP
5.1.2 PROCESOS EN LA
FASE DE
PLANEACIN
o Procesos facilitadores
Procesos centrales
Concepcin
del proyecto
Desarrollo de
la cdula del
proyecto
Procesos facilitadores
Descripcin
del producto
Fase de
Planeacin
Factibilidad
del proyecto
PGINA 51
PROCESOS DE
INICIO
NOTA:
EL DESARROLLO INAPROPIADO E INCOMPLETO DE LOS PROCESOS
DE INICIO CONDUCE AL COLAPSO DEL PROYECTO
5.2.2 AGRUPACIN DE
LOS PROCESOS DE
INCIO
o Proyecto
PGINA 52
6 PRODUCTO
6.1 PERSPECTIVA DEL PRODUCTO
6.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
Un producto
o Es por lo general algo tangible en el sentido de que ocupa
un lugar en el espacio fsico
o Se le puede dar un valor monetario en base a sus
dimensiones y atributos, adems de las funcionalidades que
provee a sus usuarios
Un servicio
o Es por lo general algo intangible en el sentido de que no
ocupa un lugar en el espacio fsico
o Se le puede dar un valor monetario en base a sus atributos y
capacidades que otorga a sus usuarios
NOTA:
POR
proceso
facilitador
PGINA 53
Desarrollo de
la cdula del
proyecto
Procesos facilitadores
Descripcin
del producto
Fase de
Planeacin
Factibilidad
del proyecto
PRELIMINARES
NOTA:
LA
6.2.2 ENUNCIADO DE LA
DESCRIPCIN DEL
PRODUCTO
PGINA 54
PGINA 55
PLANTILLA PARA LA
DESCRIPCIN DEL PRODUCTO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
PROBLEMA DE NEGOCIOS
Ejemplo en un proyecto de TI
La TI (software, hardware y telecomunicaciones) actual con la cuenta el rea que controla los
trenes suburbanos es propietaria y obsoleta por lo que cada da es ms complejo darle
mantenimiento preventivo y correctivo, lo que pone en riesgo la oportunidad del servicio de
trasporte de pasajeros que proveen los trenes
FIRMAS DE REVISIN
NOMBRE / PUESTO
FIRMA
FECHA
CLIENTE
AGP
(OTROS)
PGINA 56
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 57
7 PROYECTO
7.1 PERSPECTIVA DEL PROYECTO
7.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
o Procesos facilitadores
Procesos centrales
Concepcin
del proyecto
Desarrollo de
la cdula del
proyecto
Procesos facilitadores
Descripcin
del producto
Fase de
Planeacin
Factibilidad
del proyecto
PGINA 58
PRELIMINARES
Preguntas
Principales
Qu debe
hacerse
Cmo debe
hacerse
Porqu debe
hacerse
PGINA 59
7.2.2 MARCO
TEMPORAL PARA
LA CONCEPCIN
DEL PROYECTO
Determinacin
de los
requerimientos
Descripcin
del producto
Determinacin
del costo
Desarrollo
de un DCP
Hacia la Fase
de Planeacin
Determinacin
del propsito
y objetivos
Determinacin
de la fecha
inicial de trmino
Factibilidad
del proyecto
Creacin de
una Cdula
del Proyecto
PGINA 60
PLANTILLA PARA LA
CONCEPCIN DEL PROYECTO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
RESPONDER LAS SIGUIENTES PREGUNTAS
SI
NO
Lista de contactos
PUESTO
NOMBRE / ORGANIZACIN
NMERO TELEFNICO
DIRECCIN DE CORREO
ELECTRNICO
AGP
Patrocinador del proyecto
Gerente del rea funcional
Miembro del EDP
Administrador de la
configuracin
Asegurador de la calidad
Cliente
Gerente de la organizacin
PGINA 61
PGINA 62
COSTO
ESTIMADO
NMERO
HITO*
DE DAS
*Hito: Evento significativo en el proyecto, por lo general la terminacin de un entregable (cualquier resultado o
elemento mensurable o tangible que es producido para completar un proyecto o parte de un proyecto [PMBOK
2000, p.203 y p. 200, respectivamente])
SI
NO
PGINA 63
Planeacin
Seguimiento de
documentacin
Sistema administrativo X
Recursos humanos
Adquisiciones
Administracin de procesos
Administracin de
recursos
rea financiera
Soporte
tcnico
Productividad administrativa
Tipos de TI
Arquitectura
Cliente/Servidor
Bases de datos
Sistemas expertos
Intercambio electrnico de
datos
Manejo de
imgenes
Internet/Redes de rea
amplia
Aplicaciones de
escritorio
Servidores centrales
Tiempo real
Otras TI
Otra informacin relacionada (describir brevemente las fuentes de restriccin del presupuesto)
PGINA 64
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 65
PRELIMINARES
7.3.2 SOLUCIONES
POTENCIALES
PGINA 66
PGINA 67
PLANTILLA PARA LA
FACTIBILIDAD DEL PROYECTO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
PROBLEMA DE NEGOCIOS
Enunciado del problema: Ejemplo en un proyecto de TI
La TI (software, hardware y telecomunicaciones) actual con la cuenta el rea que controla los
trenes suburbanos es propietaria y obsoleta por lo que cada da es ms complejo darle
mantenimiento preventivo y correctivo, lo que pone en riesgo la oportunidad del servicio de
trasporte de pasajeros que proveen los trenes
PGINA 68
Bsqueda de refacciones
Utilizacin de refacciones sin garanta
Adaptar las refacciones a la TI
No existencia de documentacin de la TI propietaria
No contar con conocimiento de la TI
Excesivo tiempo extra del personal
Gastos excesivos
Adquisicin de refacciones fuera de normas y leyes
PGINA 69
Solucin 2
Descripcin
Recursos
Costo / beneficio
Retorno de la inversin
Calendario
Consideraciones de
implementacin
Razones para
descartarla
RECOMENDACIONES PRELIMINARES
Solucin recomendada
PGINA 70
FIRMAS DE REVISIN
NOMBRE / PUESTO
FIRMA
FECHA
SOLICITANTE
AGP
(OTROS)
DECISIN
ACEPTADO
RECHAZADO
TEMPORALMENTE SUSPENDIDO
REQUIERE ACLARACIN
OTRO
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 71
PRELIMINARES
La CP
o Se crea para iniciar y comunicar formalmente la existencia
de un proyecto
o Se emite al final de la Fase de Inicio
o Es el comienzo de la Fase de Planeacin: se utiliza como
base para crear el Plan del Proyecto
o Demuestra que existe el soporte administrativo suficiente
para el proyecto como para el AGP
o Debe enviarse a cada actor del proyecto con el fin de
notificarle la existencia de ste y del AGP
PROYECTO
DENTRO DE LA CP
PGINA 72
7.4.3 MATRIZ DE
ASIGNACIN DE
RESPONSABILIDAD
ES
PERSONA
FASE
1
2
3
4
5
n
A
RR
Funcional
RR
Diseo
RR
RR
Desarrollo
Pruebas
Requerimientos
PGINA 73
7.4.4 ADMINISTRACIN
DE LOS PUNTOS DE
VERIFICACIN Y LA
CP
7.4.5 ADMINISTRACIN
DE LA CP
Despus de establecer la CP
o El EDP debe idear y mantener un esquema de trabajo para
completar los requerimientos de negocios que el proyecto
pretende resolver
o Si un cambio significativo ocurre que invalida el propsito
y alcance original del proyecto, entonces debe crearse y
emitirse una nueva CP
PGINA 74
PLANTILLA PARA LA
CDULA DEL PROYECTO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
PGINA 75
COSTO
ESTIMADO
NMERO
DE DAS
HITO*
*Hito: Evento significativo en el proyecto, por lo general la terminacin de un entregable (cualquier resultado o
elemento mensurable o tangible que es producido para completar un proyecto o parte de un proyecto [PMBOK
2000, p.203 y p. 200, respectivamente])
Nombre del AGP y descripcin del nivel de autoridad dentro del proyecto
Nombre del gerente de la organizacin y descripcin del nivel de autoridad dentro del proyecto
PGINA 76
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Utilizar alguno de los dos tipos de matriz de asignacin de responsabilidades
Tipo 1
PERSONA
PERSONA 1
PERSONA 2
PERSONA 3
PERSONA 4
PERSONA 5
PERSONA 6
PERSONA 7
FASE
P = Participante
RR = Responsable
R = Revisor
I = Investigador
A = Autorizacin
Tipo 2
ROLES FUNCIONALES
HITOS PRINCIPALES
ROL 1
E = Ejecutor
A = Autoridad aprobadora
ROL 2
ROL 3
C = Autoridad consultora
ROL 4
CRITERIO DE EVALUACIN
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 77
Mtodos y herramientas de AP
8.1.2 CMO
SELECCIONAR AL
AGP
PGINA 78
EL LDER DE
PROYECTOS
y tener
Un AGP
o Es responsable de dirigir y coordinar los recursos humanos
y materiales del proyecto
o Hace que las cosas funcionen correctamente
Un lder de proyecto
o Es una persona con
PGINA 79
PLANTILLA PARA
DETERMINAR LAS HABILIDADES DE ADMINISTRACIN Y LIDERAZGO DEL AGP
ENFOQUE DE LIDERAZGO
HABILIDADES ORIENTADAS A
Metas y objetivos
Visin
Vender el qu y por qu
Corto alcance
Largo alcance
Organizacin y estructura
Autocrtico
Democrtico
Manejo de restricciones
Mantenimiento
Desarrollo
Conformismo
Manejo de retos
Imitacin
Generacin
Innovacin
Direccin y control
Inspirar confianza
Manejo de procedimientos
Manejo de polticas
Consistencia
Flexibilidad
Evitar riesgos
Aprovechar riesgos
Subordinacin
Superioridad
HABILIDADES DE LIDERAZGO
Basado en la formulacin del liderazgo de David Goleman [Goleman]. Propuesto a la comunidad
cientfica y basado en la teora de la Inteligencia Emocional.
A. CONCIENCIA DE S MISMO
Conciencia emocional
1. Est en contacto con sus sentimientos interiores y evala constantemente el modo en
que afectan a su rendimiento?
Autovaloracin
2. Conoce sus puntos fuertes y sus debilidades?
3. Sabe rerse de si mismo y criticarse?
PGINA 80
Confianza en si mismo
4. Tiene capacidad de apoyarse en sus puntos fuertes?
5. En momentos comprometedores sabe imponerse con presencia y seguridad?
B. AUTOGESTIN
Autocontrol
6. Sabe encauzar y canalizar adecuadamente sus emociones?
Transparencia
7. Sabe expresar de forma sincera los sentimientos, ideas y creencias?
Adaptabilidad
8. Sabe afrontar situaciones muy diversas sin perder la concentracin, el entusiasmo y la
coherencia de sus acciones?
Ambicin
9. Tiene la capacidad de plantearse metas elevadas y el impulso para lograrlas?
Iniciativa
10. En la resolucin de problemas busca y toma decisiones antes que nadie?
Optimismo
11. Genera espacios de entusiasmo en su equipo de trabajo?
C. CONCIENCIA SOCIAL
Empata
12. Tiene la capacidad de conocer los sentimientos del otro a travs de las seales de su
comportamiento?
Conciencia organizativa
13. Sabe detectar las redes que se tienden entre sus colaboradores y sita a cada cual en su
posicin jerrquica?
Servicio
14. Sabe ofrecer servicios, productos e ideas con el fin de hacer funcionar bien el grupo de
trabajo?
D. GESTIN
Inspiracin
15. Es creativo y brillante ante los dems?
Influencia
16. Tiene capacidad de persuasin y habilidad para rodearse de los mejores colaboradores,
as como encontrar apoyos en cada iniciativa para obtener mayor influencia social?
Desarrollo personal exgeno
PGINA 81
17. Se preocupa por la formacin profesional de sus subordinados, por su desarrollo y por la
satisfaccin de sus necesidades intelectuales?
Cambio
18. Es un catalizador del cambio social?
19. Es el primero en modificar su conducta en tiempos de crisis?
Gestin de conflictos
20. En caso de conflicto, su presencia es tranquilizadora y resolutiva?
Trabajo en equipo
21. Sabe trabajar en equipo?
PGINA 82
DOCUMENTOS EN
LA FASE DE INICIO
Descripcin
del Producto
Concepcin
del Proyecto
Cdula del
Proyecto
Factibilidad
del Proyecto
Fase de
Planeacin
8.2.2 OBSTCULOS Y
PROBLEMAS EN LA
FASE DE INICIO
8.2.3 TRANSICIN A LA
FASE DE
PLANEACIN
PGINA 83
PGINA 84
PARTE III
FASE DE PLANEACIN
9 PERSPECTIVA DE LA FASE DE PLANEACIN
9.1 CONCEPTOS PRELIMINARES
9.1.1 LA FASE DE
PLANEACIN
La Fase de Planeacin
o Es considerada la fase ms importante en la AP
o Tiene el propsito de
Planeacin
Control
Ejecucin
Cierre
Figura 23. La Fase de Planeacin del Proyecto.
PGINA 85
9.1.2 PROCESOS DE LA
FASE DE
PLANEACIN
Definicin de actividades
Secuencia de actividades
Planeacin de recursos
Estimacin de costos
Planeacin de riesgos
o Procesos facilitadores
Planeacin de la calidad
Planeacin de la organizacin
Contratacin de personal
Planeacin de requerimientos
Identificacin de riesgos
PGINA 86
Definicin de
actividades
Definicin
del alcance
Planeacin
de recursos
Secuencia de
actividades
Desarrollo del
calendario
Estimacin
de la duracin
de actividades
Planeacin
del
presupuesto
Estimacin
de costos
Fase de
Ejecucin
Planeacin
de la admon.
de riesgos
Desarrollo
del plan
Procesos facilitadores
Planeacin
de la calidad
Planeacin
de la
organizacin
Planeacin
Identificacin
de las
de riesgos
comunicaciones
Adquisicin
de personal
Planeacin
de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Anlisis
cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo
de riesgos
Planeacin de
la respuesta
a los riesgos
PROCESOS DE
PLANEACIN
Del alcance
Las actividades
La organizacin
Los recursos
PGINA 87
9.2.2 AGRUPACIN DE
Los riesgos
El calendario
El presupuesto
La calidad
Las comunicaciones
La planeacin
Este proceso
LOS PROCESO DE
PLANEACIN
o Actividades
Definicin de actividades
Secuencia de actividades
o Organizacin
Planeacin de la organizacin
o Calendario
o Recursos
PGINA 88
Planeacin de recursos
Planeacin de solicitudes
o Riesgos
Identificacin de riesgos
o Presupuesto
Estimacin de costos
o Calidad
Planeacin de la calidad
o Comunicaciones
o Planeacin
10 ALCANCE
10.1 PERSPECTIVA DEL ALCANCE
10.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
PGINA 89
Procesos centrales
Planeacin
del alcance
Definicin
del alcance
Definicin de
actividades
Planeacin
de recursos
Secuencia de
actividades
Desarrollo del
calendario
Estimacin
de la duracin
de actividades
Planeacin
del
presupuesto
Estimacin
de costos
Fase de
Ejecucin
Planeacin
de la admon.
de riesgos
Desarrollo
del plan
Procesos facilitadores
Planeacin
de la calidad
Planeacin
de la
organizacin
Adquisicin
de personal
Planeacin
de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Anlisis
cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo
de riesgos
Planeacin de
la respuesta
a los riesgos
Planeacin
Identificacin
de las
de riesgos
comunicaciones
PRELIMINARES
PGINA 90
ALCANCE
Especficos (Specific)
Mesurables (Measurable)
PGINA 91
Realizables (Achievable)
Alcanzables (Reachable)
10.2.3 PLAN DE
ADMINISTRACIN
DEL ALCANCE
PGINA 92
o Rehacer el trabajo
o Incremento en la duracin del proyecto
o Una baja productividad y desanimo de la fuerza de trabajo
10.2.4 DESLIZAMIENTO
DEL ALCANCE
Cambios en la legislacin
PGINA 93
PGINA 94
PGINA 95
PLANTILLA PARA EL
ENUNCIADO DEL ALCANCE
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
PGINA 96
NMERO
DE DAS
HITO*
*Hito: Evento significativo en el proyecto, por lo general la terminacin de un entregable (cualquier resultado o
elemento mensurable o tangible que es producido para completar un proyecto o parte de un proyecto [PMBOK
2000, p.203 y p. 200, respectivamente])
PRODUCTO O SUBPRODUCTO
PGINA 97
PRODUCTO O SUBPRODUCTO
PRODUCTO O SUBPRODUCTO
COMENTARIOS FINALES
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 98
PLANTILLA PARA EL
PLAN DE ADMINISTRACIN DEL ALCANCE
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
COSTO
ESTIMADO
NMERO
DE DAS
HITO*
*Hito: Evento significativo en el proyecto, por lo general la terminacin de un entregable (cualquier resultado o
elemento mensurable o tangible que es producido para completar un proyecto o parte de un proyecto [PMBOK
2000, p.203 y p. 200, respectivamente])
PGINA 99
ACEPTACIN
DEL CAMBIO
DE CAMBIO
(/)
CAMBIO EN EL PROBLEMA
CAMBIO EN EL PRODUCTO
CAMBIO EN EL PERIODO DE
DESARROLLO DEL PROYECTO
CAMBIO EN EL ENUNCIADO
DEL TRABAJO
COMENTARIOS FINALES
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 100
PRELIMINARES
10.3.2 ESTRUCTURAS DE
DIVISIN
PGINA 101
10.3.3 EL WBS
El WBS
o Es un grupo de actividades del proyecto basadas en
entregables, y el cual organiza y define su alcance
[PMBOK 2000, p. 59]
o Divide el alcance en actividades manejables
o Asigna responsabilidades para hacer cumplir el alcance
o Establece mtodos para estructurar el alcance del proyecto
de forma que mejore la visibilidad para la administracin
o Parte del hecho de que el alcance est documentado
o Es una representacin jerrquica de los productos a entregar
al finalizar el proyecto
o Representa al alcance total del proyecto
o Es una herramienta de planeacin que permite asegurar el
xito del proyecto sin importar su tamao
o No es un calendario ni una representacin organizacional
del proyecto, sino una definicin de lo que ser entregado
10.3.4 DESCOMPOSICIN
DEL WBS
PGINA 102
INICIO
Identificar los
entregables
principales
Es posible estimar
costos y duracin a
entregables?
SI
Verificar que la
descomposicin
est correcta
FIN
NO
Identificar
componentes
de entregables
PGINA 103
Un WP
o No necesariamente debe estar en el nivel ms inferior de
todo el WBS, puesto que las ramas del WBS pueden tener
diferente longitud
o No representa un nivel en el WBS
Un WP debe
o Representar una unidad de trabajo en un nivel donde el
trabajo se lleva a cabo
o Tener asignado como nombre un sustantivo y no un verbo
o Ser claramente distinguible de otros paquetes de trabajo
o Tener asignado una persona o unidad
o Tener asignado fechas de comienzo y fin
PGINA 104
10.3.7 EL DESARROLLO
DEL WBS
Uso de plantillas
o Una plantilla para el WBS
que
permita
una
PGINA 105
Forma de administracin
o El WBS debe estar diseado de forma que complemente el
enfoque de administracin del proyecto
o El diseo del WBS debe capturar la estrategia y la forma de
controlar el CDP
Orientacin a productos
o La mejor forma de visualizar el propsito de un WBS es
comprender que est orientado a qu producto resultar
del proyecto
o Si la administracin del proyecto se centra en cada uno de
los subproductos a entregar, el proyecto resultar en la
entrega del producto final
ser
Concurrencia de la administracin
o Todos los niveles funcionales, por debajo y encima del
AGP, deben tratar de entender el WBS debido a que ellos
son sus principales beneficiarios
o La comprensin del WBS debe ser en estructura, alcance y
forma de reporte
PGINA 106
El subproducto a entregar
Simplicidad
o Para evitar problemas de administracin, se debe evitar que
el WBS sea ms complejo que el proyecto mismo
o El WBS debe crearse y dividirse basado en la cantidad de
riesgos asociados con cada subproducto del alcance
o Se recomienda el uso del siguiente proceso para su creacin
NOTAS:
COMO MXIMO DE
PGINA 107
COMO MXIMO DE
Automatizacin en su creacin
o En la creacin de un WBS, es recomendable utilizar una
herramienta de software que permita
PGINA 108
Empaquetamiento de informacin
o El WBS debe comprender informacin del proyecto relativa
a los costos, cambios, calendarios y calidad
o Esta informacin debe poder ser modificada, eliminada,
agregada, o actualizada
10.3.9 DOCUMENTACIN
DEL WBS
PGINA 109
PLANTILLA PARA LA
DESCRIPCIN DEL WBS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
ACTIVIDAD DEL
WBS
1.1
ABC
1.2
DEF
1.3
GHI
ESFUERZO
/DURACIN
NOMBRE DEL
RESPONSABLE
DICCIONARIO
COSTO
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 110
11 ACTIVIDADES
11.1 PERSPECTIVA DE LAS ACTIVIDADES
11.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
Una actividad
o Es un elemento de trabajo llevado a cabo durante el curso
de un proyecto
o Tiene asociados una duracin, un costo y un conjunto de
requerimientos
o Puede llevarse a cabo por una nica persona
o Es un elemento de trabajo mensurable del proyecto
ACTIVIDADES EN
LA FASE DE
PLANEACIN
PGINA 111
Definicin
del alcance
Definicin de
actividades
Planeacin
de recursos
Secuencia de
actividades
Desarrollo del
calendario
Estimacin
de la duracin
de actividades
Planeacin
del
presupuesto
Estimacin
de costos
Fase de
Ejecucin
Planeacin
de la admon.
de riesgos
Desarrollo
del plan
Procesos facilitadores
Planeacin
de la calidad
Planeacin
de la
organizacin
Planeacin
Identificacin
de las
de riesgos
comunicaciones
Adquisicin
de personal
Planeacin
de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Anlisis
cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo
de riesgos
Planeacin de
la respuesta
a los riesgos
PRELIMINARES
PGINA 112
11.2.3 LOS
ENTREGABLES
PGINA 113
11.2.4 HITOS
NOTA:
LA INTRODUCCIN DE DEMASIADOS HITOS, REFLEJA, EN ALGUNOS
CASOS, LA FALTA DE CONFIANZA EN LA REALIZACIN DEL
TRABAJO
PGINA 114
PLANTILLA PARA LA
LISTA DE ENTREGABLES
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
ACTIVIDAD DEL
WBS
1.1
ABC
1.2
DEF
1.3
GHI
ESFUERZO
/DURACIN
NOMBRE DEL
RESPONSABLE
DICCIONARIO
COSTO
LISTADO DE ENTREGABLES
NOMBRE DEL ENTREGABLE
FECHA DE
FECHA REAL
RESPONSABLE DEL
ENTREGA
DE ENTREGA
ENTREGABLE
PGINA 115
LISTADO DE HITOS
NOMBRE DEL HITO
ACCIN COMPLETADA
ENUNCIADO DE CALIDAD
Red de telecomunicaciones
Instalada
Probada y aprobada
Reporte inicial
Esbozado
Aceptado
Diseos finales
Completado
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 116
PRELIMINARES
11.3.2 TIPOS DE
DEPENDENCIAS
ENTRE
ACTIVIDADES
o Dependencias externas
11.3.3 DIAGRAMAS DE
PRECEDENCIA
PGINA 117
B
A
D
C
PGINA 118
NOTAS:
LAS
LA
COMIENZO
ENUNCIA
PGINA 119
o Atraso
o Flotacin
PGINA 120
PLANTILLA PARA LA
DOCUMENTACIN DEL DIAGRAMA DE PRECEDENCIA
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
CDIGO
ACTIVIDAD
DURACIN
COMIENZO
FIN
PREDECESORAS
(-ADELANTO O
+ATRASO)
RESPONSABLE
COSTO
1
1.1
1.2
1.3
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 121
PRELIMINARES
o La lista de actividades
o Las restricciones
o Las suposiciones
o Los requerimientos de los recursos
o Las capacidades de los recursos
o La informacin histrica del proyecto o de proyectos
similares
o Los riesgos identificados
11.4.2 DELIMITACIN DE
ACTIVIDADES
Las delimitaciones
o Slo se usan cuando las restricciones de tiempo del
proyecto lo hacen absolutamente necesario, ya que
aplicarlas limita la capacidad de reprogramar actividades
o Pueden ser de tres tipos: flexibles, moderadamente flexibles
o inflexibles (ligadas a una fecha concreta)
Delimitacin flexible
o No est ligada a una fecha concreta de comienzo o de fin
o Son las siguientes
PGINA 122
Lo antes posible
Lo ms tarde posible
Delimitacin inflexible
o Restringe una actividad a una fecha determinada
o Son las siguientes
11.4.3 HOLGURAS
PGINA 123
12 ORGANIZACIN
12.1 PERSPECTIVA DE LA ORGANIZACIN
12.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
12.1.2 UBICACIN DE LA
ORGANIZACIN EN
LA FASE DE
PLANEACIN
PGINA 124
Definicin
del alcance
Definicin de
actividades
Planeacin
de recursos
Secuencia de
actividades
Desarrollo del
calendario
Estimacin
de la duracin
de actividades
Planeacin
del
presupuesto
Estimacin
de costos
Fase de
Ejecucin
Planeacin
de la admon.
de riesgos
Desarrollo
del plan
Procesos facilitadores
Planeacin
de la calidad
Planeacin
de la
organizacin
Planeacin
Identificacin
de las
de riesgos
comunicaciones
Adquisicin
de personal
Planeacin
de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Anlisis
cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo
de riesgos
Planeacin de
la respuesta
a los riesgos
PRELIMINARES
PGINA 125
PROYECTO
12.2.3 LA OBS
Especficamente la OBS
o Representa la estructura organizacional de un proyecto
arreglada y codificada en un formato jerrquico
o Es de ayuda para comunicar los atributos del proyecto a
reas funcionales o personas especficas
o En conjuncin con el WBS, asegura que todos los
subproductos de un proyecto sean controlados y asignados
a un responsable
NOTA:
LA OBS
PGINA 126
OBS
A su nmero
Al requerimiento
requeridos
para
obtener
el
PGINA 127
PLANTILLA PARA EL
PLAN DE ADMINISTRACIN DEL PERSONAL
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
INFORMACIN DE LA OBS
CDIGO
NOMBRE DEL
RESPONSABLE
COMPONENTE DEL
WBS
RECURSOS ADICIONALES
REQUERIDOS
1.1
1.2
1.3
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 128
13 RECURSOS
13.1 PERSPECTIVA DE LOS RECURSOS
13.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
13.1.2 UBICACIN DE
LOS RECURSOS EN
LA FASE DE
PLANEACIN
o Facilitadores
Planeacin de solicitudes
PGINA 129
Definicin
del alcance
Definicin de
actividades
Planeacin
de recursos
Secuencia de
actividades
Desarrollo del
calendario
Estimacin
de la duracin
de actividades
Planeacin
del
presupuesto
Estimacin
de costos
Fase de
Ejecucin
Planeacin
de la admon.
de riesgos
Desarrollo
del plan
Procesos facilitadores
Planeacin
de la calidad
Planeacin
de la
organizacin
Planeacin
Identificacin
de las
de riesgos
comunicaciones
Adquisicin
de personal
Planeacin
de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Anlisis
cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo
de riesgos
Planeacin de
la respuesta
a los riesgos
PRELIMINARES
PGINA 130
13.2.2 PLANEACIN DE
RECURSOS
HUMANOS
PGINA 131
NOTAS:
UN EDP
PARA EL PROYECTO
En resumen
o La responsabilidad de las actividades por los miembros del
EDP debe estar acorde a las habilidades que posean
o La responsabilidad en las actividades
documentada por medio de una MAR
13.2.3 RECURSOS NO
HUMANOS
puede
ser
PGINA 132
NOTA:
A
PGINA 133
13.2.4 MANEJO DE
RIESGOS EN LOS
RECURSOS
El entorno de operacin
PGINA 134
PLANTILLA PARA EL
REQUERIMIENTO DE RECURSOS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
HABILIDADES
DISPONIBILIDAD
RECURSO
ACTIVIDAD
DURACIN DE LA
ASIGNADA
ACTIVIDAD
COSTO
ESTIMADO
CARACTERSTICAS
RECURSO
DISPONIBILIDAD
ACTIVIDAD
DURACIN DE LA
ASIGNADA
ACTIVIDAD
COSTO
ESTIMADO
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 135
PRELIMINARES
o La OBS
o Las polticas de reclutamiento de la organizacin
PGINA 136
Coordinacin
Ejecucin
o Habilidades de colaboracin
Colaboracin
o Habilidades de comunicacin
Oportunidad de opiniones
o Habilidades creativas
Innovacin
Congruencia en
presentaciones
la
redaccin
de
reportes
Inicio de discusiones
Emisin de sugerencias
PGINA 137
13.3.4 EL DESARROLLO
DEL EDP
Dos personas
Tres personas
PGINA 138
PGINA 139
PLANTILLA PARA LA
ASIGNACIN DE PERSONAL
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
HABILIDADES
DISPONIBILIDAD
RECURSO
ACTIVIDAD
DURACIN DE LA
ASIGNADA
ACTIVIDAD
COSTO
ESTIMADO
COMPONENTE
DURACIN
COMIENZO
FIN
PREDECESORAS
(-ADELANTO O
+ATRASO)
RESPONSABLE
COSTO
1
1.1
1.2
1.3
PGINA 140
HABILIDADES
DISPONIBILIDAD
ACTIVIDAD
DURACIN DE LA
ASIGNADA
ACTIVIDAD
COSTO
ESTIMADO
ACTIVIDAD
DURACIN
COMIENZO
FIN
PREDECESORAS
(-ADELANTO O
+ATRASO)
RESPONSABLE
COSTO
1
1.1
1.2
1.3
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 141
PRELIMINARES
13.4.2 QU ADQUIRIR
requiere
responder
las
preguntas
PGINA 142
de la organizacin?
antecedentes y precios
o Concurso
o Licitacin privada
Un procedimiento de excepcin
o Licitacin restringida
o Licitacin pblica
PGINA 144
de requerimientos
o Contratos a precio fijo con escalamiento
PGINA 145
compartido predeterminado
o Contratos de tiempo y material
o Carta de acuerdo
13.4.6 EL PLAN DE
ADQUISICIONES
El Plan de Adquisiciones
o Es la herramienta de administracin que define el proceso
que permite al AGP tomar decisiones acerca de la compra
PGINA 146
PGINA 147
PLANTILLA PARA EL
PLAN DE ADMINISTRACIN DE ADQUISICIONES
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
RESPONSABLE
DE LA COMPRA
TIPO DE CONTRATOS
DE COMPRA
CANTIDAD/HORAS
HOMBRE REQUERIDAS
FECHA DE
LUGAR DE
ENTREGA
EBTREGA
PGINA 148
CALENDARIO DE ADQUISICIONES
PRODUCTO, BIEN O
TIPO DE CONTRATOS:
SERVICIO
(CON EL MISMO TIPO DE
CONTRATOS)
CONTRATAR Y FECHA
CONTRATAR Y FECHA
(Accin/Fecha)
(Accin/Fecha)
(Accin/Fecha)
(Accin/Fecha)
(Accin/Fecha)
(Accin/Fecha)
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 149
PRELIMINARES
o El Plan de Adquisiciones
o El enunciado del trabajo
o Informacin adicional de la planeacin
13.5.2 RFPS
PGINA 150
Un RFP ideal
o Especifica claramente todos los requerimientos necesarios
para el proyecto o una parte de l
o Permite a los proveedores presentar propuestas basada en
las necesidades del proyecto
13.5.3 RFQS
Una RFQ
o Tiene un carcter informativo por lo que se utiliza como
base para la creacin de presupuestos
o Juegan un papel relevante cuando
o El nmero de proveedores es limitado
o Las cantidades o especificaciones del producto a adquirir
no estn normalizadas en el mercado
o Existen factores externos al proyecto que tienen influencia
en la seleccin de proveedores
PGINA 151
PGINA 152
PLANTILLA PARA EL
DOCUMENTO DE LAS ADQUISICIONES
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
INTRODUCCIN AL DOCUMENTO
Hacer una introduccin al documento
DESCRIPCIN
SECCIONES
Seccin 1
Seccin 2
Seccin n
ANEXOS
Anexo 1
Anexo 2
Anexo m
PGINA 153
Calendario de eventos
ACTIVIDADES DEL DOCUMENTO
FECHA DE ENTREGA
DISTRIBUIR EL DOCUMENTO
CONFIRMACIN DE PARTICIPACIN DE PROVEEDORES
FIRMA DE DOCUMENTO DE CONFIDENCIALIDAD POR PROVEEDORES
ENTREGA DE PREGUNTAS PARA ACLARACIONES POR PROVEEDORES
ENTREVISTAS INDIVIDUALES CON PROVEEDORES (SI PROCEDE)
ENTREGA DE PROPUESTAS DE PROVEEDORES
ENTREGA DE MATERIALES DE PRESENTACIN POR PROVEEDORES
PRESENTACIONES DE PROVEEDORES
ANLISIS DE PROPUESTAS
Antecedentes de la organizacin
(Historia de la organizacin)
(Modelo de negocios de la organizacin)
(Estrategia de negocios de la organizacin)
PGINA 154
Propuesta de costos
Enunciado de confidencialidad
Toda la informacin contenida en este documento es considerada de propiedad exclusiva de la
organizacin. El proveedor no puede revelar cualquier informacin contenida en este documento
sin el permiso por escrito de la organizacin. Este documento se emite con el nico propsito de
que el proveedor desarrolle una respuesta
No aceptacin de propuestas
La organizacin se reserva el derecho de rechazar a algn proveedor o respuesta que considere
incompleta, no cumpla con las fechas de entrega. Bajo tales circunstancia no existe obligacin
alguna de la organizacin con el proveedor
PGINA 155
Informacin de subcontratistas
Si la ejecucin del trabajo propuesto por el proveedor requiere de la participacin de
subcontratistas, el proveedor debe establecerlo de forma clara en su propuesta. El subcontratista
debe estar identificado de forma plena y el trabajo a realizar por l debe estar definido de forma
clara. La seleccin de subcontratistas por el proveedor debe hacerse bajo la premisa de que el
trabajo a realizar por cualquier subcontratista es responsabilidad de forma nica y exclusiva del
proveedor
La organizacin no rechazar propuestas basadas en el uso de subcontratistas; sin embargo, la
organizacin se reserva el derecho de rechazar a un subcontratista seleccionado por el proveedor
Presentaciones orales
El proveedor deber entregar una presentacin electrnica en diapositivas de su presentacin X
das despus de la entrega de la propuesta escrita
(Formato de las diapositivas)
(Formato de la presentacin)
Seleccin de la propuesta
La organizacin se reserva el derecho de seleccionar una propuesta basada en la informacin
entregada y de llevar a cabo revisiones de propuestas (si lo considera necesario). El proveedor
seleccionado ser elegido bajo la premisa de que propuesta es la que ofrece los mayores
beneficios para la organizacin y no bajo la base del menor precio. Por lo que se espera que las
propuestas de los proveedores contengan su mejor oferta funcional y tcnica
Criterios de evaluacin
Los proveedores sern evaluados bajo las bases de sus presentaciones orales y escritas. Sin
embargo, la organizacin se reserva el derecho poder usar otras fuentes de informacin para su
evaluacin
Los criterios de evaluacin son los siguientes
(criterios especficos del proyecto)
Calidad y cumplimiento de las fechas de entrega (en su caso)
Habilidad para cumplir los requerimientos y proveer los entregables o documentacin de
la forma indicada en este documento
Estabilidad financiera del proveedor
Uso de metodologas probadas
Experiencia del proveedor en proyectos similares
Referencias, participacin y evaluacin en proyectos similares
Polticas de costos
PGINA 156
PGINA 157
Poltica de post-implementacin
Presupuesto
Resumen de costo
PGINA 158
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 159
14 RIESGOS
14.1 PERSPECTIVA DE LOS RIESGOS
14.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
Un riesgo
o Es una condicin o evento incierto que, si ocurriera,
afectar a los objetivos del proyecto [PMBOK 2000, p.207]
o Es cualquier factor que puede interferir con la terminacin
exitosa de un proyecto
o No es un problema, puesto que an no ocurre
o Es el reconocimiento de que un problema u oportunidad
puede ocurrir, y as evitarlo o minimizarlo por medio de
acciones apropiadas
o Tiene causas, probabilidades de ocurrencia e impacto en los
objetivos del proyecto
14.1.2 UBICACIN DE
LOS RIESGOS EN
LA FASE DE
PLANEACIN
o Proceso central
o Procesos facilitadores
Identificacin de riesgos
PGINA 160
Definicin
del alcance
Definicin de
actividades
Planeacin
de recursos
Secuencia de
actividades
Desarrollo del
calendario
Estimacin
de la duracin
de actividades
Planeacin
del
presupuesto
Estimacin
de costos
Fase de
Ejecucin
Planeacin
de la admon.
de riesgos
Desarrollo
del plan
Procesos facilitadores
Planeacin
de la calidad
Planeacin
de la
organizacin
Planeacin
Identificacin
de las
de riesgos
comunicaciones
Adquisicin
de personal
Planeacin
de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Anlisis
cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo
de riesgos
Planeacin de
la respuesta
a los riesgos
PRELIMINARES
14.2.2 LA PLANEACIN
DE RIESGOS
PGINA 161
PGINA 162
Comunicacin de riesgos
PGINA 163
Seguimiento de riesgos
El AGP
El administrador de riesgos
PGINA 164
PLANTILLA PARA EL
PLAN DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
PGINA 165
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 166
PRELIMINARES
14.3.2 EL PROCESO DE
IDENTIFICACIN DE
RIESGOS
La identificacin de riesgos
o Puede llevarse a cabo en sesiones de trabajo especficas
para ello (e.g., sesiones de lluvia de ideas) y en las cuales
los miembros del EDP
PGINA 167
SE
14.3.3 CATEGORIZACIN
DE LOS RIESGOS
PGINA 168
Analogas
PGINA 169
PLANTILLA PARA LA
IDENTIFICACIN DE RIESGOS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
IDENTIFICACIN DE RIESGOS
CATEGORA DEL
RIESGO
DISPARADORES DE L RIESGO
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 170
PRELIMINARES
PGINA 171
Frase
Probabilidad asignada
Seguro
1.00
Casi seguro
0.90
Probablemente
0.80
Puede ser
0.60
Quizs
0.40
No creo
0.20
Improbable
0.10
No probable
0.00
Figura 36. Probabilidad asignada a cada frase relacionada con los riesgos.
Tiempo de
retraso
Sobrecosto
Calidad-desempeo
Valor
del
impacto
Mayor al 20%
Mayor al 10%
Inaceptable
1.0
Entre 7.5% y
10%
0.8
Entre 10% y 5%
Entre 5.0% y
7.5%
Aceptable con
reduccin de efectos
en el producto
0.6
Entre 5% y 2.5%
Entre 2.5% y
5.0%
Aceptable con
mnimos efectos en el
producto
0.4
Menor al 2.5%
Menor al 2.5%
0.2
Sin retraso
probable
0.0%
0.0
PGINA 172
P
R
O
B
A
B
I
L
I
D
A
D
1.0
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
0.9
0.91
0.92
0.93
0.94
0.95
0.96
0.97
0.98
0.99
1.00
0.8
0.82
0.84
0.86
0.88
0.90
0.92
0.94
0.96
0.98
1.00
0.7
0.73
0.76
0.79
0.82
0.85
0.88
0.91
0.94
0.97
1.00
0.6
0.64
0.68
0.72
0.76
0.80
0.84
0.88
0.92
0.96
1.00
0.5
0.55
0.60
0.65
0.70
0.75
0.80
0.85
0.90
0.95
1.00
0.4
0.46
0.52
0.58
0.64
0.70
0.76
0.82
0.88
0.94
1.00
0.3
0.37
0.44
0.51
0.58
0.65
0.72
0.79
0.86
0.93
1.00
0.2
0.28
0.36
0.44
0.52
0.60
0.68
0.76
0.84
0.92
1.00
0.1
0
0.19
0.28
0.37
0.46
0.55
0.64
0.73
0.82
0.91
1.00
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
1.0
IMPACTO
IMPACTO
PGINA 173
PLANTILLA PARA EL
ANLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
ANLISIS CUALITATIVO
PRIORIDAD DEL RIESGO
(ALTO, MODERADO, BAJO)
RIESGO
RIESGO
VARIABLE AFECTADA
(COSTO, CALENDARIO,
FUNCIONALIDAD, CALIDAD)
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 174
PRELIMINARES
14.5.2 TCNICAS Y
HERRAMIENTAS
PARA EL ANLISIS
CUANTITATIVO DE
RIESGOS
PGINA 175
PGINA 176
S
W
P ( S ) 0.45
P ( S ) 0.55
-8
A
B
S
W
C
S
W
30
P ( S ) 0.45
20
P ( S ) 0.55
7
P ( S ) 0.45
P ( S ) 0.55
15
En cuanto a la simulacin
o Los pasos para planear un proceso de simulacin son
14.5.3 RESULTADOS DE
LA
CUANTIFICACIN
Los datos de
cuantificables
entrada
tienen
incertidumbres
PGINA 177
PGINA 178
PLANTILLA PARA EL
ANLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
ANLISIS CUANTITATIVO
PROBABILIDAD
DE OCURRENCIA
RIESGO
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 179
PGINA 180
PRELIMINARES
PGINA 181
14.6.2 ESTRATEGIAS
PARA LA
RESPUESTA A LOS
RIESGOS
PGINA 182
PLANTILLA PARA EL
PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
RIESGO
REA DE
IMPACTO
(COSTO,
CALENDARIO,
ALCANCE,
CALIDAD)
VALOR
VALOR
DEL
IMPACTO
PROBABILIDAD
(1, 3, 5, 7,
9)
DEL
RIESGO
(IMPACTO
PROB.)
PRIORIDAD
[BAJA (<2),
MEDIA (2 A
4), ALTA
(>4)]
ESTADO
(DETECTADO,
EN MARCHA,
FINALIZADO)
CATEGORA DEL
RIESGO (EXTERNO,
ORGANIZACIONAL,
AP, TCNCIO,
CALIDAD,
DESEMPEO)
CLASIFICACIN DE RIESGOS
RIESGO
RESIDUAL
SECUNDARIO
CONTRACTUAL
PLAN DE ACCIN
PGINA 183
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 184
15 CALENDARIO
15.1 PERSPECTIVA DEL CALENDARIO
15.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
Un calendario
o Es un sistema de divisin del tiempo en periodos regulares
o Mantiene el orden del tiempo en secuencia cuando se
realiza algo
Procesos centrales
Planeacin
del alcance
Definicin
del alcance
Definicin de
actividades
Planeacin
de recursos
Secuencia de
actividades
Desarrollo del
calendario
Estimacin
de la duracin
de actividades
Planeacin
del
presupuesto
Estimacin
de costos
Fase de
Ejecucin
Planeacin
de la admon.
de riesgos
Desarrollo
del plan
Procesos facilitadores
Planeacin
de la calidad
Planeacin
de la
organizacin
Planeacin
Identificacin
de las
de riesgos
comunicaciones
Adquisicin
de personal
Planeacin
de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Anlisis
cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo
de riesgos
Planeacin de
la respuesta
a los riesgos
PGINA 185
PRELIMIANRES
15.2.2 OBSERVACIONES
EN EL
DESARROLLO DEL
CALENDARIO
Los hitos
PGINA 186
15.2.3 DIAGRAMAS DE
GANTT
Documentar la suposiciones
Identificar riesgos
Revisar resultados
se
representa
mediante
un
bloque
PGINA 187
Actividades
Tiempo
Figura 41. Representacin sencilla de un Diagrama de Gantt
PGINA 188
NOTA:
EN UN DIAGRAMA DE GANTT
o LA
o LAS
o LA
LTIMA ACTIVIDADO
ACTIVIDAD ANTECESORA
15.2.4 PERT/CPM
HITO
DEBE
TENER
UNA
TENER
UNA
PERT
o Son las siglas de Program Evaluation and Review
Technique
o Est orientada a los sucesos o eventos
PGINA 189
de
ejecucin,
con
poca
La Ruta Crtica
o Es aquella formada por la secuencia de actividades crticas
del proyecto
o Es la sucesin de actividades que dan lugar al mximo
tiempo acumulado
o Permite determinar el tiempo ms corto para realizar un
proyecto si se dispone de todos los recursos necesarios
PGINA 190
PGINA 191
DEL PLAN
Crear el calendario
Determinar
estado del
calendario
Insumos del
calendario
Crear
calendario
Definir
lnea base
del calendario
Plan de
administracin
del calendario
PGINA 192
15.3.2 EL PROCESO DE
CREACIN DEL
CALENDARIO
PGINA 193
Identificar al
administrador
del calendario
Determinar las
actividades
e hitos
Determinar la
secuencia del
esfuerzo del trabajo
Estimar la
duracin de
actividades
Integrar
las actividades
Revisar y
aprobar el
calendario
15.3.3 EL PROCESO DE
Diagramas de Gantt
Diagramas de hitos
DEFINICIN DE LA
LNEA BASE DEL
CALENDARIO
iniciado el proyecto
15.3.4 EL PLAN DE
ADMINISTRACIN
DEL CALENDARIO
PGINA 195
PGINA 196
PLANTILLA PARA EL
PLAN DEL CALENDARIO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
COMPONENTE
DURACIN
COMIENZO
PREDECESORAS
1
1.1
1.2
1.3
DIAGRAMAS
Introducir los diagramas de red, Gantt o de hitos necesarios
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 197
PLANTILLA PARA EL
PLAN DE ADMINISTRACIN DEL CALENDARIO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
COMENTARIOS FINALES
PGINA 198
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 199
16 PRESUPUESTO
16.1 PERSPECTIVA DEL PRESUPUESTO
16.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
El presupuesto es
o El clculo anticipado del costo del proyecto; i.e., son todas
la suposiciones previas de los costos del proyecto
o Un parmetro relevante al ejecutar el proyecto, as
PRESUPUESTO EN
LA FASE DE
PLANEACIN
o La estimacin de costos
o La planeacin del presupuesto
Planeacin
del alcance
Definicin
del alcance
Definicin de
actividades
Planeacin
de recursos
Secuencia de
actividades
Desarrollo del
calendario
Estimacin
de la duracin
de actividades
Planeacin
del
presupuesto
Estimacin
de costos
Fase de
Ejecucin
Planeacin
de la admon.
de riesgos
Desarrollo
del plan
Procesos facilitadores
Planeacin
de la calidad
Planeacin
de la
organizacin
Planeacin
Identificacin
de las
de riesgos
comunicaciones
Adquisicin
de personal
Planeacin
de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Anlisis
cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo
de riesgos
Planeacin de
la respuesta
a los riesgos
PGINA 200
PRELIMINARES
La estimacin de costos
o Es el desarrollo de una aproximacin (estimado) del costo
de los recursos necesarios para completar las actividades
del proyecto [PMBOK 2000, p. 86]
o Incluye la identificacin y consideracin de diversas
alternativas de costeo
o Provee informacin para tomar decisiones durante el
desarrollo del proyecto entre los costos y beneficios
o Es til cuando se toman decisiones sobre alternativas en
competencia
o Permite al rea funcional cuantificar las actividades de los
procesos existentes y alternativos
o Genera un documento consistente que permite al rea
funcional
PGINA 201
o La estimacin de costos
o La documentacin de los razonamientos realizados
o El Plan de Administracin de Costos
PGINA 202
PGINA 203
16.2.3 VARIACIONES DE
LOS COSTOS
PGINA 204
o La varianza negativa
Cambios excesivos
Desfases en el calendario
16.2.4 EL PLAN DE
ADMINISTRACIN
DE COSTOS
PGINA 205
PGINA 206
PLANTILLA PARA LA
ESTIMACIN DE COSTOS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
COSTO
ESTIMADO
NMERO
DE DAS
HITO
PGINA 207
Solucin propuesta
Listado de entregables
NOMBRE DEL
FECHA DE
FECHA REAL
RESPONSABLE
ENTREGABLE
ENTREGA
DE ENTREGA
DEL ENTREGABLE
REQUERIMIENTOS
FUNCIONALES Y TCNICOS
PARA LA ENTREGA
COSTO
ESTIMADO
CDIGO
COMPONENTE
DEL WBS
1.1
ABC
1.2
DEF
1.3
GHI
ESFUERZO
/DURACIN
NOMBRE DEL
PARMETROS
RESPONSABLE
DE COSTO
COSTO
MTODO DE
ESTIMACIN DEL
COSTO
PGINA 208
CDIGO
COMPONENTE
DEL WBS
1.1
ABC
1.2
DEF
1.3
GHI
NOMBRE DEL
PARMETROS DE
RESPONSABLE
MAYOR COSTO
SENSITIVIDAD ANTE
COSTO
CAMBIOS Y
SUPOSICIONES*
CDIGO
COMPONENTE
DEL WBS
1.1
ABC
1.2
DEF
1.3
GHI
PARMETROS DE
MAYOR COSTO
COSTO
SENSITIVIDAD ANTE
COSTO ADICIONAL
CAMBIOS Y
SUPOSICIONES*
POR RIESGO O
SENSITIVIDAD
PGINA 209
CDIGO
COMPONENTE
DEL WBS
1.1
ABC
1.2
DEF
1.3
GHI
SENSITIVIDAD
COSTO
ANTE CAMBIOS Y
SUPOSICIONES*
COSTO
ADICIONAL POR
RIESGO O
SENSITIVIDAD
COSTOBENEFICIO A
VALOR
PRESENTE
COSTOBENEFICIO POR
RETORNO DE
LA INVERSIN
FIRMA
FECHA
PGINA 210
PLANTILLA PARA EL
PLAN DE ADMINISTRACIN DE COSTOS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
CDIGO
COMPONENTE
DEL WBS
1.1
ABC
1.2
DEF
1.3
GHI
PARMETROS
DE MAYOR
COSTO
COSTO
COSTO
PLANEADO
REAL
VARIANZA
DEL
COSTO
ACEPTACIN
DE VARIANZA
(/)
DESCRIPCIN
DEL PROCESO
DE CAMBIO
PGINA 211
COMENTARIOS FINALES
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 212
PRELIMINARES
DEL COSTO
PGINA 213
o Pros
o Contras
PRESPUESTO
Porcentaje de varianza =
Varianza
100
Presupuesto en el periodo
Porcentaje de varianza =
Varianza
100
Presupuesto del proyecto
PGINA 214
o La varianza positiva
o La varianza negativa
Cambios excesivos
Desfases en el calendario
PGINA 215
PLANTILLA PARA LA
CREACIN DE LA LNEA BASE DEL COSTO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
CDIGO
COMPONENTE
DEL WBS
COSTO
PLANEADO
COSTO
PLANEADO
ACUMULADO
COSTO
REAL
COSTO REAL
ACUMULAADO
VARIANZA
% DE
VARIANZA
PERIODO 1
PERIODO N
TOTALES
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 216
17 CALIDAD
17.1 PERSPECTIVA DE LA CALIDAD
17.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
La calidad
o Comprende la totalidad de las propiedades o caractersticas
del proyecto que resultan en la satisfaccin de sus
requerimientos
o Debe exceder la expectativa de los clientes y los dems
actores
17.1.2 UBICACIN DE LA
CALIDAD EN LA
FASE DE
PLANEACIN
Procesos centrales
Planeacin
del alcance
Definicin
del alcance
Definicin de
actividades
Planeacin
de recursos
Secuencia de
actividades
Desarrollo del
calendario
Estimacin
de la duracin
de actividades
Planeacin
del
presupuesto
Estimacin
de costos
Fase de
Ejecucin
Planeacin
de la admon.
de riesgos
Desarrollo
del plan
Procesos facilitadores
Planeacin
de la calidad
Planeacin
de la
organizacin
Planeacin
Identificacin
de las
de riesgos
comunicaciones
Adquisicin
de personal
Planeacin
de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Anlisis
cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo
de riesgos
Planeacin de
la respuesta
a los riesgos
PGINA 217
PRELIMINARES
La planeacin de la calidad
o Comprende la identificacin de las normas de calidad
relevantes para el proyecto, adems de determinar cmo
satisfacerlas [PMBOK 2000, p. 97]
o Implica traducir, utilizando diversas tcnicas y
herramientas, la poltica de calidad existente y las normas a
un Plan de Calidad
o Es la aplicacin de los mtodos, tcnicas y herramientas de
la calidad enfocadas a
17.2.2 TCNICAS Y
HERRAMIENTAS
PARA LA
PLANEACIN DE LA
CALIDAD
Anlisis de costo-beneficio
o Comprende la estimacin de los
PGINA 218
Benchmarking
o Consiste en comparar las prcticas reales y planeadas del
proyecto actual versus otros proyectos similares
desarrollados en el pasado por la organizacin
o Hace cumplir las normas de calidad del proyecto
Modelado
o Describe detalles de los procedimientos utilizados para
ejecutar las actividades de un proyecto
o Utiliza modelos que deben basarse en normas y
procedimientos que permitan asegurar la calidad durante el
desarrollo del proyecto por medio de
PGINA 219
Mejora
continua
Requisitos
Entrada
Medidas, anlisis,
mejora
Realizacin de
producto
(incluye servicio)
Salida
Cliente
Cliente
Gestin de
recursos
Satisfaccin
Responsabilidad
de la direccin
Producto
17.2.3 PLAN DE
ADMINISTRACIN
DE LA CALIDAD
PGINA 220
PGINA 221
PLANTILLA PARA EL
PLAN DE ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
NORMAS APLICABLES
PGINA 222
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 223
18 COMUNICACIONES
18.1 PERSPECTIVA DE LAS COMUNICACIONES
18.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
La comunicacin
o Es el lubricante que hace que las diferentes partes del
proyecto interacten de forma ptima
o Es la concesin, la transmisin, o intercambio de ideas
o Es el mecanismo a travs del cual las relaciones humanas
existen y se desarrollan
Procesos centrales
Planeacin
del alcance
Definicin
del alcance
Definicin de
actividades
Planeacin
de recursos
Secuencia de
actividades
Desarrollo del
calendario
Estimacin
de la duracin
de actividades
Planeacin
del
presupuesto
Estimacin
de costos
Fase de
Ejecucin
Planeacin
de la admon.
de riesgos
Desarrollo
del plan
Procesos facilitadores
Planeacin
de la calidad
Planeacin
de la
organizacin
Planeacin
Identificacin
de las
de riesgos
comunicaciones
Adquisicin
de personal
Planeacin
de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Anlisis
cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo
de riesgos
Planeacin de
la respuesta
a los riesgos
PGINA 224
PRELIMINARES
necesidades
de
o Comprende la identificacin de
Qu se debe hacer
18.2.2 CANALES DE
COMUNICACIN EN
EL PROYECTO
PGINA 225
la
PGINA 226
Reportes de
avance
Direccin del
Directivos de Polticas de la
organizacin
proyecto
la organizacin
Coordinador
Proveen de
General del
apoyo y
Proyecto
estmulo
Reportes de
Reportes
organizacional estado y previsin
de estado
Reportes de
Directivas
avance y
del proyecto
previsin
EDP y
proveedores
Requieren de
liderazgo,
Comunicacin
planeacin y
formal
coordinacin
Gerentes y
personal de
otras reas y
proyectos
Requieren de
apoyo y
coordinacin
Comunicacin
informal
18.2.3 CONSIDERACIONES
SOBRE LOS
ACTORES
Los actores pueden ser divididos en dos grupos acorde al rol que
tomen para una comunicacin efectiva durante el desarrollo del
proyecto
o Roles destructivos de una comunicacin efectiva
o Roles constructivos de una comunicacin efectiva
Roles destructivos
o El agresivo
o El dominador
Manipula a la gente
o El negativo
PGINA 227
o El cambiante de opinin
o El buscador de reconocimiento
o El tmido
No participa abiertamente
Es retrado
o El bloqueador
Le gusta criticar
No acepta la AP
Roles constructivos
o El promotor
Es positivo
o El buscador de informacin
PGINA 228
o El patrocinador
o El alentador
o El clarificador
o El armonizador
o El demcrata
18.2.4 PLAN DE
ADMINISTRACIN
DE LAS
COMUNICACIONES
PGINA 229
PGINA 230
PLANTILLA PARA EL
PLAN DE ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
CRONOGRAMA
Actores: (indicar frecuencia, en lo posible indicar da y hora)
Patrocinadores: (indicar frecuencia, en lo posible indicar da y hora)
Administrador del proyecto: (indicar frecuencia, en lo posible indicar da y hora)
EDP: (indicar frecuencia, en lo posible indicar da y hora)
PGINA 231
TABLA DE COMUNICACIONES
AUDIENCIA
(QUIN)
INFORMACIN
(QU)
BENEFICIOS
(POR QU)
FRECUENCIA
(CUNDO)
MTODO O
FORMA (CMO)
RESPONSABLE
(DE QUIN)
PATROCINADOR
AGP
EDP
CLIENTE
ACTORES
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 232
19 PLANEACIN
19.1 PERSPECTIVA DE LA PLANEACIN
19.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
La planeacin
o Es preparar una secuencia de pasos para alcanzar una meta
especfica
o Si se lleva a cabo de forma efectiva, puede reducir el
tiempo y esfuerzo para alcanzar esa meta
19.1.2 UBICACIN DE LA
PLANEACIN EN
LA FASE DE
PLANEACIN
Procesos centrales
Planeacin
del alcance
Definicin
del alcance
Definicin de
actividades
Planeacin
de recursos
Secuencia de
actividades
Desarrollo del
calendario
Estimacin
de la duracin
de actividades
Planeacin
del
presupuesto
Estimacin
de costos
Fase de
Ejecucin
Planeacin
de la admon.
de riesgos
Desarrollo
del plan
Procesos facilitadores
Planeacin
de la calidad
Planeacin
de la
organizacin
Planeacin
Identificacin
de las
de riesgos
comunicaciones
Adquisicin
de personal
Planeacin
de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Anlisis
cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo
de riesgos
Planeacin de
la respuesta
a los riesgos
PGINA 233
PRELIMINARES
PGINA 234
19.2.3 SISTEMA DE
INFORMACIN DE
ADMINISTRACIN
DE PROYECTOS
(SIAP)
Una vez que el AGP completa el Plan del Proyecto, ste debe
aprobarse por la administracin del rea funcional
PGINA 235
Administrar el liderazgo
PGINA 236
Nivel de esfuerzo
PLANEACIN
Ejecucin
Planeacin
Inicio
Cierre
Control
Tiempo
Figura 52. Presencia de la Fase de Plantacin en las otras fases del proyecto.
19.3.2 CARACTERIZACIN
DE LA LVPP
PGINA 237
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
PGINA 238
PLANTILLA PARA LA
LISTA DE VERIFICACIN DE LA PLANEACIN DEL PROYECTO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
PGINA 239
ESPECIFICACIN DE LOS
OBJETIVOS DEL PROYECTO
SEGUIMIENTO DEL
ESTADO
ESTADO
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
ESPECIFICACIN DE LOS
REQUERIMIENTOS DEL
PROYECTO
ESPECIFICACIN DE LOS
ENTREGABLES DEL
PROYECTO
ESPECIFICACIN DEL
ALCANCE DEL PROYECTO
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
ESPECIFICACIN DE LOS
CRITERIOS DE
ACEPTACIN DEL
PROYECTO
ESPECIFICACIN DE LOS
CRITERIOS DE XITO DEL
PROYECTO
NOTAS Y COMENTARIOS:
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
FECHA
VALOR DE LA COMODIDAD:
DAR PUNTAJE AL NIVEL DE COMODIDAD DE CADA
COMPONENTE
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
CONCLUSIONES:
Indeciso
Aprobado
No aprobado
PGINA 240
ESPECIFICACIN DE LAS
FASES DEL PROYECTO
SEGUIMIENTO DEL
ESTADO
ESTADO
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
ESPECIFICACIN DE LAS
ACTIVIDADES CLAVE DEL
PROYECTO
ESPECIFICACIN DE LOS
HITOS DEL PROYECTO
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
NOTAS Y COMENTARIOS:
FECHA
VALOR DE LA COMODIDAD:
DAR PUNTAJE AL NIVEL DE COMODIDAD DE CADA
COMPONENTE
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
CONCLUSIONES:
Indeciso
Aprobado
No aprobado
PGINA 241
IDENTIFICACIN DE LOS
PATROCINADORES DEL
PROYECTO Y DE LOS
PARTICIPANTES
EVALUACIN DE LAS
HABILIDADES PARA EL
DESARROLLO DEL
PROYECTO
ESPECIFICACIN DE LOS
ROLES Y
RESPONSABILIDADES
ASIGNACIN DE
RECURSOS (HUMANOS Y
NO HUMANOS) Y
ACTIVIDADES A LA WBS
ESPECIFICACIN DE LOS
REQUERIMIENTOS DE
CAPACITACIN
ESPECIFICACIN DE LA
ORGANIZACIN DEL EDP
SEGUIMIENTO DEL
ESTADO
ESTADO
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
IDENTIFICACIN DE LOS
REQUERIMIENTOS Y
CONTRATOS DE
SUBROGACIN
NOTAS Y COMENTARIOS:
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
FECHA
VALOR DE LA COMODIDAD:
DAR PUNTAJE AL NIVEL DE COMODIDAD DE CADA
COMPONENTE
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
CONCLUSIONES:
Indeciso
Aprobado
No aprobado
PGINA 242
ESPECIFICACIN DE LAS
FECHAS MS PRXIMAS DE
COMIENZO Y FIN
ESPECIFICACIN DE LAS
FECHAS MS TARDAS DE
COMIENZO Y FIN
ESPECIFICACIN DE LA
ESTRUCTURA DE LA WBS
SEGUIMIENTO DEL
ESTADO
ESTADO
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
ESTIMACIN DE LAS
HORAS DE TRABAJO
REQUERIDAS BASADA EN
LAS ACTIVIDADES Y LOS
RECURSOS
IDENTIFICACIN DE LAS
DEPENDENCIAS,
INACTIVIDAD, Y RETRASOS
IDENTIFICACIN DE LAS
OPORTUNIDADES DE
TRASLAPE DE
ACTIVIDADES
IDENTIFICACIN DE LOS
COMPONENTES DE
CALENDARIZACIN Y
RIESGOS
NOTAS Y COMENTARIOS:
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
FECHA
VALOR DE LA COMODIDAD:
DAR PUNTAJE AL NIVEL DE COMODIDAD DE CADA
COMPONENTE
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
CONCLUSIONES:
Indeciso
Aprobado
No aprobado
PGINA 243
ESTIMACIN DE LOS
COSTOS DE RECURSOS
HUMANOS
ESTIMACIN DE LOS
COSTOS DE DESARROLLO Y
DISEO
ESTIMACIN DE LOS
COSTOS DE RECURSOS NO
HUMANOS
ESTIMACIN DE LOS
COSTOS DE SUBROGACIN
SEGUIMIENTO DEL
ESTADO
ESTADO
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
ESTIMACIN DE OTROS
COSTOS ESPECFICOS DEL
PROYECTO
ESPECIFICACIN DEL
PRESUPUESTO GLOBAL
DEL PROYECTO
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Completado
FECHA
VALOR DE LA COMODIDAD:
DAR PUNTAJE AL NIVEL DE COMODIDAD DE CADA
COMPONENTE
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
CONCLUSIONES:
Indeciso
Aprobado
No aprobado
PGINA 244
ESPECIFICACIN DE LOS
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
ESPECIFICACIN DE LOS
PROCESOS DE
ADMINISTRACIN DEL
PROGRESO
ESPECIFICACIN DE LOS
PROCESOS DE
ADMINISTRACIN DE
RIESGOS
ESPECIFICACIN DE LOS
PLANES DE CONTINGENCIA
SEGUIMIENTO DEL
ESTADO
ESTADO
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
ESPECIFICACIN DE LOS
PLANES DE
COMUNICACIN DEL
PROYECTO
ESPECIFICACIN DE LOS
PROCESOS DE
ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD
ESPECIFICACIN DE LOS
PROCESOS DE CONTROL
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
ESPECIFICACIN DE LOS
PROCESOS DE CIERRE DEL
PROYECTO
NOTAS Y COMENTARIOS:
Pendiente
En curso
En revisin
Completado
FECHA
VALOR DE LA COMODIDAD:
DAR PUNTAJE AL NIVEL DE COMODIDAD DE CADA
COMPONENTE
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
CONCLUSIONES:
Indeciso
Aprobado
No aprobado
PGINA 245
No
Algunos
Si
No
Algunos
Si
No
Algunos
Si
No
Algunos
Si
No
Algunos
Si
Si
Evaluacin de la comodidad:
0 puntos = No cmodo
1 punto = Algo cmodo
2 puntos = Totalmente cmodo
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Evaluacin de la comodidad:
0 puntos = No cmodo
1 punto = Algo cmodo
2 puntos = Totalmente cmodo
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Evaluacin de la comodidad:
0 puntos = No cmodo
1 punto = Algo cmodo
2 puntos = Totalmente cmodo
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Evaluacin de la comodidad:
0 puntos = No cmodo
1 punto = Algo cmodo
2 puntos = Totalmente cmodo
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
Evaluacin de la comodidad:
0 puntos = No cmodo
1 punto = Algo cmodo
2 puntos = Totalmente cmodo
Indicar el
puntaje en
este espacio:
_____
CONCLUSIONES:
Indeciso
Aprobado
No aprobado
PGINA 246
APROBACIONES Y CONSENSOS
COMPONENTE PARA
APROBACIN Y
CONSENSO
ESPECIFICACIN DE
REQUERIMIENTOS
ESPECIFICACIONES
DEL DISEO TCNICO
CRITERIOS DE
ACEPTACIN
PLAN DE
COMUNICACIONES
DEL PROYECTO
PLAN DE RESPUESTA A
LOS RIESGOS
PRESUPUESTO DEL
PROYECTO
CONTRATOS
NOTAS Y COMENTARIOS:
EL CONSENSO DEL
CLIENTE ES SUFICIENTE
PARA PROCEDER?
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
APROBACIN DE LA
ADMINISTRACIN
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
Si
No
Sin conocimiento
CONCLUSIONES:
Indeciso
Aprobado
No aprobado
PGINA 247
CONCLUSIONES DE LA PLANEACIN
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 248
PLANTILLA PARA EL
PLAN DEL PROYECTO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
SI
NO
SI
NO
Ao o periodo fiscal:
Justificado?
Cantidad de presupuesto:
Ao o periodo fiscal:
Justificado?
Cantidad de presupuesto:
Ao o periodo fiscal:
Justificado?
Contactos
PUESTO
NOMBRE
NMERO
TELEFNICO
DIRECCIN DE CORREO
ELECTRNICO
AGP
PATROCINADOR
ADMINISTRATIVO
PRINCIPAL
PATROCINADOR TCNICO
PRINCIPAL
RESPONSABLE DE
ADQUISICIONES
PGINA 249
NOMBRE
NMERO
TELEFNICO
DIRECCIN DE CORREO
ELECTRNICO
ADMINISTRADOR
GENERAL DEL PROYECTO
PATROCINADOR
PRINCIPAL TCNICO
RESUMEN EJECUTIVO
Problema de negocios
PGINA 250
OBJETIVO
REQUERIMIENTOS
FECHA DE
COMIENZO
FECHA DE
FIN
COMENTARIOS
1
2
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
DOCUMENTO
Planeacin del alcance
Definicin del alcance
Definicin de actividades
Secuencia de actividades
Estimacin de la duracin de las actividades
Planeacin de la organizacin
Planeacin de los recursos
Adquisicin del personal
Planeacin de las adquisiciones
Planeacin de las solicitudes
Desarrollo del calendario
Planeacin de riesgos
Anlisis cualitativo de riesgos
Anlisis cuantitativo de riesgos
Planeacin de la respuesta a los riesgos
PGINA 251
DOCUMENTO
Estimacin de costos
Planeacin del presupuesto
Planeacin de la calidad
Planeacin de las comunicaciones
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 252
PARTE IV
FASE DE EJECUCIN
20 PERSPECTIVA DE LA FASE DE EJECUCIN
20.1 CONCEPTOS PRELIMINARES
20.1.1 LA FASE DE
EJECUCIN
La Fase de Ejecucin
o Comprende la implementacin de las actividades planeadas
de acuerdo al calendario y presupuesto aprobado
o Es donde el trabajo se lleva a cabo y consume tanto los
recursos como el tiempo
o Es alimentada por la Fase de Planeacin (ver Figura 53)
o Es alimentada y alimenta a la Fase de Control (ver Figura
53)
Planeacin
Control
Ejecucin
Cierre
Figura 53. La Fase de Ejecucin del Proyecto.
20.1.2 PROCESOS DE LA
FASE DE
EJECUCIN
PGINA 253
o Procesos facilitadores
Aseguramiento de la calidad
Recepcin de propuestas
Seleccin de proveedores
Administracin de contratos
Distribucin de la informacin
Procesos centrales
Ejecucin
del plan
De la
Fase de
Planeacin
Procesos facilitadores
De la
Fase de
Control
Recepcin de
propuestas
Aseguramiento
de la calidad
Desarrollo
del EDP
Seleccin de
proveedores
Distribucin de
la informacin
Fase de
Control
Administracin
de contratos
PGINA 254
20.2.2 AGRUPACIN DE
LOS PROCESOS DE
EJECUCIN
o Administracin
Aseguramiento de la calidad
Distribucin de la informacin
o Contratos
Recepcin de propuestas
Seleccin de proveedores
Administracin de contratos
21 EJECUCIN
21.1 PERSPECTIVA DE LA EJECUCIN
21.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
21.1.2 UBICACIN DE LA
EJECUCIN EN LA
FASE DE
EJECUCIN
PGINA 255
De la
Fase de
Planeacin
Procesos facilitadores
De la
Fase de
Control
Recepcin de
propuestas
Aseguramiento
de la calidad
Desarrollo
del EDP
Seleccin de
proveedores
Distribucin de
la informacin
Fase de
Control
Administracin
de contratos
PRELIMINARES
21.2.2 REPORTES DE
ESTADO DEL
PROYECTO
PGINA 256
de
sus
REPs
individuales
REPs
de grupos
de trabajo
REP
consolidado
El alcance
El presupuesto
La calendarizacin
El riesgo
Las adquisiciones
La calidad
PGINA 257
Estado tcnico
21.2.3 SOLICITUD DE
CAMBIOS
o Entidades internas
Cambios en la legislacin
PGINA 258
PGINA 259
PGINA 260
PLANTILLA PARA EL
REPORTE DE ESTADO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
al da ___________________
Retrasado _____
Consolidado _____
Adelantado _____
FECHA DE
COMIENZO
FECHA DE FIN
PROPUESTA
PORCENTAJE DE
AVANCE*
ESTADO DE LA
ACTIVIDAD**
* Seleccionar uno de los siguientes rangos: Menor al 50%, 50%-74%, 75%-89%, 90%-99%, 100%
** Seleccionar uno de los siguientes valores: Acorde a lo planeado, No acorde a lo planeado, Terminada
PGINA 261
ADQUISICIONES
PERSONAL
CONSUMIBLES
ESTADO TCNICO
ACCIONES CORRECTIVAS
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 262
PLANTILLA PARA LA
SOLICITUD DE CAMBIOS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
DESCRIPCIN
DEL CAMBIO
RESPONSABLE
DE EJECUTAR
EL CAMBIO
DESCRIPCIN
DEL MOMENTO
DEL CAMBIO
RESULTADOS
ESPERADOS
DEL CAMBIO
IMPACTO SI NO SE EJECUTA O SE
PROPUESTA DE ADMINISTRACIN
POSPONE
DEL CAMBIO
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 263
PGINA 264
22 ADMINISTRACIN
22.1 PERSPECTIVA DE LA ADMINISTRACIN
22.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
22.1.2 UBICACIN DE LA
ADMINISTRACIN
EN LA FASE DE
EJECUCIN
PGINA 265
De la
Fase de
Planeacin
De la
Fase de
Control
Procesos facilitadores
Aseguramiento
de la calidad
Desarrollo
del EDP
Seleccin de
proveedores
Distribucin de
la informacin
Recepcin de
propuestas
Fase de
Control
Administracin
de contratos
PRELIMINARES
El aseguramiento de la calidad
o Es el proceso de evaluar el desempeo global del proyecto
de forma constante con el fin de dar confianza de que el
proyecto cumplir con las normas de calidad relevantes
[PMBOK 2000, 206]
o Es provedo por la unidad o departamento
Aseguramiento de la Calidad de la organizacin
de
22.2.2 HERRAMIENTAS
PARA LA MEDIR LA
CALIDAD
PGINA 266
o Histogramas
o Diagramas de Pareto
o Diagramas causa-efecto
o Diagramas de dispersin
o Diagramas de control
o Diagramas de flujo
o Hojas de control
Histograma
o Es un diagrama de barras verticales que despliega la
distribucin de un conjunto de datos
o Es til cuando se desea
Diagrama de Pareto
o Es una tcnica para priorizar los tipos de fuentes de
problemas
o Separa lo vital de lo trivial y provee de lineamientos para la
mejora
o Es un diagrama ordenado
Diagrama de dispersin
o Ilustra la relacin entre las variables
o Por lo regular es el resultado de un anlisis de causa-efecto
Diagrama de control
o Es la pieza central del control de procesos estadsticos
Diagrama de flujo
o Representa las distintas etapas de un proceso, ya sea en
orden secuencial o paralelo
Hoja de verificacin
PGINA 267
Histograma
Diagrama de Pareto
Diagrama de dispersin
Diagrama de causa-efecto
P la n d e
tr a b a jo in ic ia l
C o n tin u a r
d iv id ie n d o e n
e ta p a s e l p la n
In fo rm a r d e
lo s p la n e s d e
tr a b a jo
R e d a c ta r in f o r m e
d e la s itu a c i n d e l
p ro y e c to
O b s e r v a r y m e d ir
e l p ro g re s o d e l
p la n
E s tu d ia r lo s
c a m b io s y
r ie s g o s
V a to d o
c o n fo rm e a l
p la n ?
A c tu a liz a r lo s
re p o rte s d e l
p ro y e c to
O b te n e r re p o rte s d e l
p r o g r e s o d e la s e ta p a s
f u n d a m e n ta le s d e l
p ro y e c to
N O
R e s o lv e r
p r o b le m a s d e
c a m b io s y r ie s g o s
S I
N O
L a fe c h a d e
te r m in a c i n d e l
p ro y e c to e s t
p r x im a ?
S I
D e f in ir p la n e s d e
c o n tin g e n c ia e x tr e m a
( p r o y e c to e n p e lig r o )
Diagrama de control
N O
V a to d o
c o n fo rm e a l
p la n ?
S I
P r o c e d e r a la
e ta p a d e c ie r r e
d e l p ro y e c to
Diagrama de flujo
22.2.3 LA AUDITORIA Y
MEJORA DE LA
CALIDAD
PGINA 268
Acciones correctivas
PGINA 269
PLANTILLA PARA EL
REPORTE DE LA AUDITORIA DE CALIDAD
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
al da ___________________
Retrasado _____
Consolidado _____
Adelantado _____
FECHA DE
FECHA DE FIN
COMIENZO
PROPUESTA
PORCENTAJE DE
AVANCE*
APLICACIN DE LA
POLTICA DE
CALIDAD**
* Seleccionar uno de los siguientes rangos: Menor al 50%, 50%-74%, 75%-89%, 90%-99%,
100%
** Seleccionar uno de los siguientes valores: Sin aplicacin, Aplicacin parcial, Aplicacin total
LOGROS SIGNIFICATIVOS DE LA APLICACIN DE LA POLTICA DE CALIDAD EN EL PERIODO
PGINA 270
ACCIONES CORRECTIVAS
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 271
PRELIMINARES
Los insumos para que el desarrollo del EDP se lleva a cabo son
[PMBOK 2000, p. 115]
o El Plan del Proyecto
o El Plan de Recursos
o Los reportes de desempeo del personal
o La realimentacin externa
22.3.2 ADMINISTRACIN
DEL EDP
PGINA 272
PGINA 273
PGINA 274
o Gratificaciones especiales
PGINA 275
PLANTILLA PARA LA
RESOLUCIN DE SITUACIONES PROBLEMTICAS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
PERSONAS
INVOLUCRADAS
PROBLEMA
CALENDARIO
COSTO
IMPACTO SI NO SE
RESUELVE O SE POSPONE
(Problema 1)
(Problema 2)
(Problema 3)
PLAN DE ACTUACIN
TIEMPOS DE RESPUESTA
RESPUESTA
PLAN DE ACTUACIN
(PROBLEMA 1)
Corto plazo
Medio plazo
Largo plazo
(PROBLEMA 2)
Corto plazo
Medio plazo
Largo plazo
(PROBLEMA 3)
Corto plazo
Medio plazo
Largo plazo
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 276
PGINA 277
PRELIMINARES
22.4.2 HABILIDADES DE
COMUNICACIN
PGINA 278
o Oral
o Escucha
o Externa
PGINA 279
o Informal
o Horizontal
PGINA 280
Sistema en Y
Sistema en abanico
Cliente
Organizacin
Patrocinador del
Proyecto o
Ejecutivo
Informal
Patrocinador del
Proyecto o
Ejecutivo
AGP
Formal
AGP
Informal
22.4.3 SISTEMAS DE
RECUPERACIN DE
INFORMACIN
PGINA 281
o Sistemas bibliotecarios
o Enciclopedias electrnicas
o Sistemas de bsqueda en Internet
22.4.4 MTODOS DE
DISTRIBUCIN DE
INFORMACIN
22.4.5 LA POLTICA DE
JUNTAS DE LA
ORGANIZACIN
PGINA 282
Convocar a la junta
Dirigir la junta
o Definir
La duracin de la junta
La frecuencia de la junta
o Establecer
Junta de avance
Junta de informacin
Junta de avance
o Incluye la discusin de los
PGINA 283
Junta de informacin
o Incluye a la junta de inicio del proyecto (kick-off meeting)
o Puede estar orientada al EDP o a un grupo de actores
o Presenta informacin nueva sobre el proyecto
o Puede incluir
Presentaciones ejecutivas
Presentaciones de proveedores
Presentaciones de clientes
PGINA 284
22.4.6 LA JUNTA DE
INICIO DEL
PROYECTO (KICKOFF MEETING)
PGINA 285
recursos
necesarios
de
o Visin global (de alto nivel sin entrar al detalle) del proyecto
AGP
AGP: Presenta
Las metas
El objetivo
AGP: Presenta
El diagrama organizacional
PGINA 286
AGP:
AGP: Describe
La documentacin
AGP: Describe
El Plan de Comunicaciones
o Anlisis de riesgos
o Resumen global
AGP:
PGINA 287
NOTAS:
ES
SI
23 CONTRATOS
23.1 PERSPECTIVA DE LOS CONTRATOS
23.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
Un contrato
o Es un acuerdo mutuo que obliga a un vendedor a proveer un
producto especifico y obliga al comprador a pagar por l
o Comprende ciertos elementos fundamentales
23.1.2 UBICACIN DE
LOS CONTRATOS
EN LA FASE DE
EJECUCIN
PGINA 288
o Administracin de contratos
Procesos centrales
Ejecucin
del plan
De la
Fase de
Planeacin
Procesos facilitadores
De la
Fase de
Control
Recepcin de
propuestas
Aseguramiento
de la calidad
Desarrollo
del EDP
Seleccin de
proveedores
Distribucin de
la informacin
Fase de
Control
Administracin
de contratos
PRELIMINARES
Una propuesta
o Es una oferta escrita (en papel o de forma electrnica) para
resolver de forma particular un problema
o Debe especificar explcitamente
El presupuesto
PGINA 289
23.2.2 PRINCIPIO
FUNDAMENTAL EN
LA RECEPCIN DE
PROPUESTAS
PGINA 290
o Ventajas tcnicas
o Ventaja econmicas
PGINA 291
PRELIMINARES
PGINA 292
23.3.2 NEGOCIACIN DE
Una negociacin
CONTRATOS
PGINA 293
23.3.3 ADJUDICACIN
Minimizar riesgos
Fomentar la competitividad
NOTA:
SI UN PROVEEDOR
PGINA 294
PRELIMINARES
o Administracin de cambios
o Interpretacin de las especificaciones
o Adherencia a las polticas de calidad
o Observancia y cumplimiento de garantas
o Administracin de subcontratistas
o Supervisin de la produccin
o Manejo de la renuncia
o Incumplimiento de contratos
o Resolucin de disputas
o Administracin del calendario de pagos
o Terminacin de contratos
o Cierre del proyecto
PGINA 295
CONTRATOS
o Cambio administrativo
PGINA 296
23.4.3 PROCEDIMIENTO
DE PAGOS
Proveedor
Organizacin o
rea funcional
rea de finanzas
Inicio
Ejecuta
actividades
Revisa
avance y calidad
NO
OK
SI
Estima costo
de actividades
Verifica
estimacin
NO
OK
SI
Elabora
factura
Actualiza
documentos
contables y
de ejecucin
Elabora y
entrega pago
PGINA 297
PARTE V
FASE DE CONTROL
24 PERSPECTIVA DE LA FASE DE CONTROL
24.1 CONCEPTOS PRELIMINARES
24.1.1 LA FASE DE
CONTROL
La Fase de Control
o Asegura que los objetivos del proyecto se cumplan por
medio del monitoreo y medicin peridica del progreso
o Identifica las variaciones del plan, de forma que se puedan
llevar a cabo acciones correctivas si es necesario
o Controla y administra los cambios
o Es alimentada por la Fase de Ejecucin (ver Figura 64)
o Alimenta a la Fases de Planeacin y Cierre (ver Figura 64)
Planeacin
Control
Ejecucin
Cierre
Figura 64. La Fase de Control del Proyecto.
24.1.2 PROCESOS DE LA
FASE DE
CONTROL
PGINA 298
o Procesos facilitadores
Control de costos
Control de calidad
Procesos centrales
Control
integrado de
cambios
Informacin
del desempeo
De la
Fase de
Ejecucin
A la
Fase de
Planeacin
A la
Fase de
Ejecucin
Procesos facilitadores
Verificacin
del alcance
Control de
cambios en
el alcance
Control del
calendario
Control de
costos
Control de
calidad
Monitoreo y
control de
riesgos
A la
Fase de
Cierre
PGINA 299
24.2.2 AGRUPACIN DE
LOS PROCESOS
CONTROL
o Control
Control de costos
Control de calidad
25 MONITOREO
25.1 PERSPECTIVA DEL MONITOREO
25.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
El monitoreo es
o Llevar a cabo una serie de observaciones intermitentes en el
tiempo (peridicas o no) con el fin de mostrar el grado de
cumplimiento o desviacin con respecto a una norma
establecida
PGINA 300
MONITOREO EN LA
FASE DE
CONTROL
o Proceso facilitador
Procesos centrales
Control
integrado de
cambios
Informacin
del desempeo
De la
Fase de
Ejecucin
A la
Fase de
Planeacin
A la
Fase de
Ejecucin
Procesos facilitadores
Verificacin
del alcance
Control de
cambios en
el alcance
Control del
calendario
Control de
costos
Control de
calidad
Monitoreo y
control de
riesgos
A la
Fase de
Cierre
PGINA 301
25.2.2 REPORTES DE
DESEMPEO
Variable
Datos a recolectar
Cuantitativas
Calendario
Comienzo/fin revisado
Comienzo/fin real
Actividades
Actividades a la fecha
Actividades por hacer
Costo
Costo a la fecha
Costo por ejercer
Cualitativas
Calidad
Problemas encontrados
Organizacin
OBS actualizado
Alcance
Cambios
Problemas especiales
PGINA 302
25.2.3 LA CURVA S
La curvas S
o Es una de las herramientas ms utilizadas para medir el
progreso de un proyecto a los largo del tiempo
o Permite formar un registro histrico de lo sucedido en el
proyecto
o Permite identificar de forma rpida el crecimiento,
deslizamiento y problemas potenciales del proyecto
PGINA 303
Variable del
proyecto
Tiempo
Crecimiento
Variable del
proyecto
Decrecimiento
Tiempo
PGINA 304
Deslizamiento
Tiempo
Variable del
proyecto
Capacidad de
influencia de
los resultados
Tiempo
VALOR
DEVENGADO
PGINA 305
Presupuesto al
trmino (BAC)
Costo estimado
al trmino del
proyecto (EAC)
Reserva administrativa
plus presupuesto no
distribuido
Varianza al
trmino del
proyecto (VAC)
Lnea base de
medida del desempeo
Costo
real
Valor
planeado
Varianza
del costo
(CV)
Varianza del
calendario
(SV)
Valor
devengado
Curva S
proyectada de
desempeo
Varianza del
tiempo actual
Tiempo
Varianza del
tiempo de
prediccin
PGINA 306
PGINA 307
PGINA 308
PLANTILLA PARA EL
REPORTE DE DESEMPEO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
al da ___________________
Retrasado _____
Consolidado _____
Adelantado _____
FECHA DE
COMIENZO
FECHA DE FIN
PROPUESTA
PORCENTAJE DE
AVANCE*
ESTADO DE LA
ACTIVIDAD**
* Seleccionar uno de los siguientes rangos: Menor al 50%, 50%-74%, 75%-89%, 90%-99%, 100%
** Seleccionar uno de los siguientes valores: Acorde a lo planeado, No acorde a lo planeado, Terminada
PGINA 309
ADQUISICIONES
PERSONAL
CONSUMIBLES
ESTADO TCNICO
ACCIONES CORRECTIVAS
PGINA 310
CAMBIOS EN EL ALCANCE
PRESUPUESTO
($) (PV)
DEVENGADO
VALOR
DEVENGADO
($) (EV)
COSTO
COSTO
REAL
($)
(AC)
VARIANZA DEL
VARIANZA DEL
COSTO
CALENDARIO
($)
(EVAC)
(%)
(CV/EV)
($)
(EVPV)
(%)
(SV/PV)
NDICES DE DESEMPEO
COSTO
(CPI)
(EV/AC)
CALENDARIO
(SPI)
(EV/PV)
TOTALES
al da ___________________
PRESUPUESTO
($) (PV)
DEVENGADO
VALOR
DEVENGADO
($) (EV)
COSTO
COSTO
REAL
($)
(AC)
VARIANZA DEL
VARIANZA DEL
COSTO
CALENDARIO
($)
(EVAC)
(%)
(CV/EV)
($)
(EVPV)
(%)
(SV/PV)
NDICES DE DESEMPEO
COSTO
(CPI)
(EV/AC)
CALENDARIO
(SPI)
(EV/PV)
TOTALES
PGINA 311
(Grficas de curvas S)
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 312
PRELIMINARES
PRODUCTO
del
PGINA 313
25.3.3 CLASIFICACIN DE
DEFECTOS EN EL
PRODUCTO
PGINA 314
PLANTILLA PARA LA
ACEPTACIN DEL PRODUCTO
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
Comentarios
DEL PRODUCTO
PRODUCTO
DEL PRODUCTO
PRODUCTO
PGINA 315
DEL PRODUCTO
PRODUCTO
DEL PRODUCTO
PRODUCTO
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 316
26 CONTROL
26.1 PERSPECTIVA DEL CONTROL
26.1.1 CONCEPTOS
PRELIMINARES
El control es
o La accin de dirigir o determinar algo
o Una relacin de restriccin de una entidad a otra
o La aplicacin de normas a las acciones llevadas a cabo
MONITOREO EN LA
FASE DE
CONTROL
o Procesos facilitadores
Control de costos
Control de calidad
PGINA 317
Procesos centrales
Control
integrado de
cambios
Informacin
del desempeo
De la
Fase de
Ejecucin
A la
Fase de
Ejecucin
Procesos facilitadores
Verificacin
del alcance
Control de
cambios en
el alcance
Control del
calendario
Control de
costos
Control de
calidad
Monitoreo y
control de
riesgos
A la
Fase de
Cierre
PRELIMINARES
26.2.2 SISTEMA DE
CONTROL DE
CAMBIOS EN EL
ALCANCE
PGINA 318
El trabajo documental
Plan de
administracin
del alcance
WBS y
reportes de
desempeo
Documentar
variaciones y
razonamientos
Emitir
solicitud
de cambios
Hacer
ajustes o
confirmar
lnea base
Revisar
cambios
Aprobar o
rechazar
cambios
Tomar
acciones
correctivas
Comunicar
a actores
resultados
de aprobacin
de los cambios
PGINA 319
26.3.2 SISTEMA DE
CONTROL DE
CAMBIOS DEL
CALENDARIO
El trabajo documental
PGINA 320
Plan de
administracin
del calendario
Calendario,
reportes de
desempeo
Documentar
variaciones y
razonamientos
Hacer anlisis
de varianza
de fechas
Emitir
solicitud
de cambios
Revisar
cambios
Tomar
acciones
correctivas
Comunicar
a actores
resultados
de aprobacin
de los cambios
Aprobar o
rechazar
cambios
PRELIMINARES
PGINA 321
26.4.2 SISTEMA DE
CONTROL DE
CAMBIOS EN LOS
COSTOS
El trabajo documental
PGINA 322
Hacer anlisis
de varianza
de costos
Emitir
solicitud
de cambios
Revisar
estimados de
costos y
cambios
solicitados
Tomar acciones
correctivas y
estimar costos
al fin del
proyecto
Comunicar
a actores
resultados
de aprobacin
de los cambios
Aprobar o
rechazar
cambios
Lnea base
de costos
Documentar
variaciones y
razonamientos
PRELIMINARES
PGINA 323
Lleven
a
cabo
correspondientes
las
acciones
correctivas
EL CONTROLDE LA
CALIDAD
PGINA 324
26.5.4 EL EFECTO DE
REHACER EL
TRABAJO
PGINA 325
Trabajo a
realizar
Equilibrio
Materiales
Productividad
(Trabajo)
Repeticin
del trabajo
sin descubrir
Repeticin
del trabajo
conocido
Repeticin
del trabajo
descubierto
Ms costos
Ms tiempo
Ms frustracin
Menos calidad
Control
de calidad
Trabajo
realizado
26.5.5 AJUSTE DE
PROCESOS
o Visualizar el proceso
o Identificar y eliminar las causas raz de los problemas
o Identificar y eliminar el trabajo que no agrega valor al
proceso
o Someter a prueba las capacidades del proceso con referencia
a los requerimientos del producto
o Establecer y mantener un control del proceso
o Preparar y documentar los procedimientos operativos para el
control interno del proceso
PGINA 326
Formar el
equipo de mejora
Establecer las
metas del equipo
Revisar los
elementos CTQ
Establecer
nuevas metas
Preparar
procedimientos
de cambios
Diagramar
el proceso
Identificar los
elementos CTQ
Diagramar los
elementos CTQ
Hacer
cambios
Determinar los
datos de
requerimientos
Analizar factores
de entorno del
proceso
NO
Establecer la
capacidad de
los procesos
Metas
cumplidas?
Comparar la
compatibilidad de
los requerimientos
Proceso con
capacidad?
Implementar
plan
Equipo
satisfecho?
Analizar
los datos
NO
SI
Hacer lluvia de
ideas de mejoras
Recolectar
los datos
Hacer un
cambio
Monitorear
resultados
SI Desarrollar plan
de control del
proceso
Hacer
NO lluvia de
ideas de
mejoras
Hacer un
cambio
SI
SI
Proceso
en control?
NO
Identificar
herramientas de
anlisis y habilidades
de implementacin
PGINA 327
la
lista
de
verificacin
de
PGINA 328
26.6.2 CAMINOS A
SEGUIR EN EL
MONITOREO Y
CONTROL DE
RIESGOS
disparadores
de
riegos
previamente
Inicio
NO
Monitorear
disparadores
de riesgos
identificados
Monitorear
suposiciones
de validacin
de disparadores
Riesgo
disparado?
Suposicin
fallida?
SI
Invocar a la
estrategia de
administracin
de riesgos
Identificar
nuevos
riesgos
SI
Nuevo
riesgo?
SI
NO
Invocar a la
estrategia de
contingencia
de riesgos
NO
Ejecutar proceso
de administracin
de riesgos
Ejecutar proceso
de administracin
de comunicaciones
FIN
Ejecutar proceso
de administracin
de cambios
PGINA 329
Identificacin de riesgos
Evaluacin de riesgos
Resolucin de riesgos
La documentacin de riesgos
o Es el proceso de registrar, dar mantenimiento, reportar
evaluaciones, manejar el anlisis y los planes, y monitorear
los resultados
o Incluye todos los planes, reportes del AGP, actores y
reportes internos
o Algunas veces es vista como parte del proceso completo de
administracin de riesgos
o Comprende la recoleccin, reporte y administracin de la
informacin pertinente y necesaria para asegurar una
administracin de riesgos exitosa
PGINA 330
PRELIMINARES
Informacin del
desempeo
Control
integrado
de cambios
PGINA 331
26.7.2 ADMINISTRACIN
DE LA
CONFIGURACIN
la
seguridad
PGINA 332
NOTA:
OBSERVAR
Inicio
Elaborar Plan
del Proyecto
Hacer reporte
de estado del
proyecto
Informar de
de planes
de trabajo
Estudiar cambios
y riesgos
Observar y medir
el progreso
del plan
Actualizar reportes
del proyecto
Acorde
al plan?
NO
Resolver
situaciones de
cambios y riesgos
SI
Obtener reportes
de progreso de
etapas principales
NO
Fecha de
fin proxima?
SI
Definir planes de
contingencia extrema
(proyecto en peligro)
NO
Acorde
al plan?
SI
Ir a Fase
de Cierre
PGINA 333
Definiciones
Referencias documentales
o AC del proyecto
o Actividades de la AC
Control de calidad
PGINA 334
Administracin de contratos
PGINA 335
PARTE VI
FASE DE CIERRE
27 PERSPECTIVA DE LA FASE DE CIERRE
27.1 CONCEPTOS PRELIMINARES
27.1.1 LA FASE DE
CIERRE
La Fase de Cierre
o Permite completar el proceso de administracin del proyecto
o Permite evaluar el desempeo total del proyecto y aprender
de l para el desarrollo de futuros proyectos
o Es alimentada por la Fase de Control (ver Figura 82)
Planeacin
Control
Ejecucin
Cierre
Figura 82. La Fase de Cierre del Proyecto.
27.1.2 PROCESOS DE LA
FASE DE
CONTROL
PGINA 336
Procesos centrales
De la
Fase de
Control
Cierre de
contratos
Cierre
administrativo
PROCESOS DE
CIERRE
27.2.2 AGRUPACIN DE
LOS PROCESOS DE
CIERRE
PRELIMINARES
PGINA 337
27.3.2 CAUSAS DE
TRMINO DE
CONTRATOS
PGINA 338
27.3.4 LISTA DE
VERIFICACIN DE
CIERRE DE
CONTRATOS
PGINA 339
Actas de recepcin
Cartas de garanta
Recibos de anticipo
Cancelacin de fianzas
o Documentos de contratos
Contratos
Convenios de modificaciones
Presupuestos autorizados
Programas de trabajo
Cartas de aceptacin
Bitcoras
Planos arquitectnicos
Planos estructurales
o Manuales y guas
Manual de operacin
Manual de usuario
Manual de administracin
o Otros
PGINA 340
DELPROYECTO
PGINA 341
PROYECTO
27.4.4 LECCIONES
APRENDIDAS
PGINA 342
Errores tcnicos
Omisiones de procedimientos
Administracin de recursos
Administracin de riesgos
Control de cambios
Adquisiciones
Control de calidad
Reportes de estado
Seleccin de proveedores
o Administracin tcnica
Requerimientos
Especificacin
Plan de pruebas
Construccin
Pruebas
Capacitacin
Documentacin
PGINA 343
Administracin de proveedores
o Factores humanos
Comunicacin
Apoyo a la administracin
o Aspectos generales
xito tcnico
PGINA 344
PLANTILLA PARA LA
LISTA DE VERIFICACIN DE LECCIONES APRENDIDAS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
LECCIN APRENDIDA
SI
NO
N/A
BAJO
ALTO
10
11
12
13
14
con
PGINA 345
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
PGINA 346
45
46
47
48
49
50
FIRMAS DE SUPERVISIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 347
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
ESTRATEGIAS
Discutir las estrategias que han contribuido al xito del proyecto as como las reas que deben ser mejoradas
ESTRATEGIAS Y PROCESOS QUE LLEVARON AL XITO
FECHA
DESCRIPCIN
DESCRIPCIN
PGINA 348
ESTRATEGIA DE MEJORA
COMENTARIOS FINALES
FIRMAS DE SUPERVISIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 349
ANEXO A
ALINEACIN DE PROYECTOS ACTIVOS CON LA MAP
PROCESOS Y CRITERIOS PARA LA TRANSICIN DE PROYECTOS ACTIVOS
PROCESO DE TRANSICIN
PARA PROYECTOS
ACTIVOS
CRITERIOS DE
PGINA 350
EXPECTATIVAS DE LOS
PROYECTOS EN
TRANSICIN A LA MAP
DESCRIPCIN DE LA
PLANTILLA DEL PTPA
De la Fase de Cierre
PGINA 351
PGINA 352
PLANTILLA PARA LA
TRANSICIN DE PROYECTOS ACTIVOS
INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto:
Fecha:
Fecha de
modificacin:
Preparado por:
Autorizado por:
PROPSITO DE LA TRANSICIN
PROBLEMA DE NEGOCIOS
PGINA 353
ENTREGABLES
NOMBRE
EL
PROYECTO
DEL
RECURSO
MES
1
MES
2
MES
3
MES
4
MES
5
MES
6
MES
7
MES
8
MES
9
MES
10
MES
11
MES
12
INFORMACIN FINANCIERA
HITOS
PRESUPUESTO
FECHA DE COMIENZO
FECHA DE FIN
EXTENDIDA
EXTENDIDA
DURACIN
PGINA 354
ESTADO ACTUAL
RIESGOS
RIESGO
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
IMPACTO
FIRMAS DE APROBACIN
NOMBRE
FIRMA
FECHA
PGINA 355
ANEXO B
LISTA DE ABREVIACIONES
AC
Administracin de la Configuracin
AGP
AP
Administracin de Proyectos
CDP
CP
CPM
EDP
EV
MAP
MAR
OBS
OP
Oficina de Proyectos
PERT
PTPA
REP
SIAP
TI
Tecnologa Informtica
WBS
WP
PGINA 356
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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Edition. McGraw-Hill. United States of America, 2002.
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PGINA 357