Melakukan Proses Administrasi Transaksi

MODUL

Mendeskripsikan
berkas-berkas
Administrsi
Mendeskripsikan
berkas-berkas
Administrsi
Transaksi
Transaksi

11

Pengertian Administrasi
Pengertian transaksi
Jenis-jenis transaksi
Bukti transaksi

Dalam

dunia

usaha

administrasi

dan

transaksi adalah dua hal yang saling berkaitan.

Para pelaku usaha dalam rangka menunjang
kegiatan usahanya selalu mengadministrasikan
semua

transaksi

yang

dalam

perusahaan

dilakukan. Administrasi

juga

ikut

menentukan

keberhasilan dari usaha yang dijalankan, karena

administrasi

adalah

salah

satu

langkah

pengamanan terhadap harta perusahaan. Baik itu

perusahaan yang kecil maupun perusahaan besar.
Transaksi dalam pengertian sehari-hari adalah kegiatan kegiatan yang
berkaitan tentang jual beli, Untuk lebih jelas mari kita bahas pengertian
adminstrasi dan transaksi.
A. Pengertian administrasi
Administrasi dalam arti luas.
Menurut The Liang Gie mengatakan
Administrasi

secara

serangkaian

luas

kegiatan

adalah
yang

dilakukan oleh sekelompok orang

dalam

suatu

kerjasama

untuk

mencapai tujuan tertentu(1980:9).

Administrasi

secara

disimpulkan pada

luas

dapat

dasarnya

semua

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu,

adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya.
Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat
mengatakan Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie
(bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat
teknis ketatausahaan(1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan
administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang
meliputi

kegiatan

catat-mencatat,

surat-menyurat,

pembukuan

dan

pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang bertujuan untuk menyediakan

informasi

serta

mempermudah

memperoleh

informasi

kembali

jika

dibutuhkan.
Kata administrasi berasal dari bahasa latin (Yunani) yang terdiri dari
kata ad dan ministrare. Kata ad berarti ke atau kepada sedangkan kata
ministrare berarti mengabdi, memenuhi atau melayani. Dimock & Dimock
ahli administrasi menyebutkan bahwa administrasi berasal dari kata Ad dan
Ministrare yang artinya to serve ( melayani). Inti dari administrasi adalah
suatu pengabdian atau pelayanan, yaitu pemberdayaan orang-orang
dan sumberdaya lainnya dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu (Dedi Suherman ; Dasar-dasar manajemen).
Kegiatan administrasi dalam arti sempit menurut Dedi Suherman
dibagi menjadi enam sbb :
1)

Menghimpun
Menghimpun adalah mengumpulkan segala keterangan yang
tadinya berserakan sehingga dapat dipergunakan.

2)

3)

4)

Mencatat
Mencatat adalah membukukan berbagai transaksi atau berbagai
keterangan
Mengolah
Mengolah adalah

memperbanyak

menyalin

informasi menjadi baru sehingga lebih berguna

Menggandakan

dan

membuat

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

Menggandakan adalah memperbanyak dengan berbagai cara dan

5)

alat
Mengirim
Mengirim adalah kegiatan menyampaikan dari satu pihak ke pihak

6)

lain.
Menaruh
Menaruh adalah kegiatan menaruh ditempat tertentu dengan
maksud mudah untuk ditemukan kembali.
Administrasi dalam perusahaan mempunyai peranan penting karena

dengan

Man + Methode + Material = Administrasi Efektif dan efisien

administrasi segala macam kegiatan dalam perusahaan didokumentasikan

dengan

baik.

Hal

ini

memudahkan

perusahaan

dalam

melakukan

pemeriksaan, pengontrolan dan pengawasan secara tidak langsung transaksi

yang dilakukan oleh karyawan/ pegawai terutama mengenai keuangan.
Administrasi dapat berjalan dengan lancar apabila memenuhi tiga unsur
administrasi yaitu :
1) Manusia (Man)
Manusia adalah unsur utama dalam administrasi. Kualitas Sumber
daya manusia (SDM) yang terlibat dalam administrasi berperan
menentukan
description

keberhasilan
(pembagian

dari

tugas)

administrasi
yang

tepat,

tersebut.
hal

ini

Job

berarti

menempatkan sumber daya yang ada sesuai dengan keahlian dan

ketrampilan yang dimiliki. Sumber daya manusia yang berkualitas
ditempatkan

pada

pekerjaan

sesuai

dengan

keahlian

dan

kemampuan maka menghasilkan suatu pekerjaan sesuai dengan

yang diharapkan, efektif dan efisien.
2) Harta Kekayaan ( Material)
Material
digunakan

adalah semua harta kekayaan perusahaan yang

untuk

memperlancar

kegiatan

perusahaan agar berjalan efektif dan efisien

sesuai dengan tujuan perusahaan. Harta
kekayaan dimaksud adalah semua sarana
dan prasarana penunjang yang berfungsi

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

mempermudah dan memperlancar kegiatan administrasi. Seperti

alat tulis, peralatan kantor, perlengkapan kantor, gedung kantor
yang memadai.
3) Metode (Method)
Metode adalah suatu cara yang akan

M ODAL 1

dilakukan sesuai dengan perencanaan

yang telah ditetapkan sehingga tujuan
dapat tercapai melalui kegiatan yang
efektif dan efisien. Metode yang telah ditentukan oleh

PERALATAN KANTOR

perusahaan untuk kegiatan administrasi di sebut SOP (Standard

Operational Procedure) administrasi.
B. Pengertian transaksi
Perusahaan melakukan kegiatan usaha mempunyai tujuan untuk
memperoleh keuntungan. Kegiatan yang
dilakukan

oleh

perusahaan

selaku

berkaitan dengan pihak lain seperti jual

beli barang atau jasa, pinjam meminjam
modal

dll.

dilakukan

Keseluruahan
oleh

kegiatan

perusahaan

yang

yang

berkaitan dengan keuangan tersebut

adalah transaksi
C. Jenis-jenis transaksi
Transaksi perusahaan dapat berupa transaksi dengan pihak dalam
perusahaan maupun dengan pihak diluar perusahaan.
Kegiatan Transaksi yang dilakukan dalam suatu perusahaan
dibedakan menjadi dua jenis :
1. Transaksi Internal
Transaksi yang hanya berhubungan dengan pihak-pihak

di dalam

perusahaan. Transaksi internal perusahaan tidak mengeluarkan uang

secara

langsung

karena

transaksi

internal

berkaitan

pemakaian peralatan kantor, pemakaian perlengkapan kantor.

Contoh transaksi internal :

dengan

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

Perhitungan pemakaian perlengkapan dengan bukti berupa memo

dari manajer untuk menghitung pemakaian perlengkapan.

Penghapusan piutang dengan bukti memo manajer.

Penyusutan aktiva tetap dengan bukti dari manajer terhadap bagian

pembukuan dan sebagainya.

2. Transaksi ekternal
Transaksi eksternal merupakan transaksi yang berhubungan dengan
pihak-pihak diluar perusahaan. Pihak-pihak yang dimaksud adalah
pihak yang mengadakan kerjasama dengan perusahaan. Transaksi
eksternal

berkaitan

dengan

keuangan

sehingga

transaksi

ini

menyebabhan adanya pemasukan uang atau pengeluaran uang.

Perusahaan
Contoh transaksi eksternal

Membeli perlengkapan kantor dengan tunai.

Menerima hasil penjualan jasa.
Membayar utang kepada kreditur.
Membayar gaji karyawan perusahaan
Bagian pembelian membeli barang dagangan kepada salah
satu supplier.

Transaksi yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan

pihak-pihak lain diantaranya:
1. Sales ( tenaga penjual )
2. Pembeli
3. Supplier(Pemasok)
4. Fasilitator, yang termasuk fasilitator adalah perusahaan pergudangan,
perusahaan

asuransi,

perusahan

pengangkutan,

dan

lembaga

keuangan.
5. Lingkungan, seperti keinginan konsumen dan adanya pesaing (
Competitor

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

Bukti Transaksi adalah salah satu alat untuk mengamankan kekayaan perusahaan

D. Bukti transaksi
Setiap kegiatan dalam perusahaan perlu dilakukan pendokumentasian
yang dijadikan sebagai alat bukti tertulis yang disebut bukti transaksi.
Berikut bukti transaksi yang dibedakan berdasarkan jenis transaksinya :
1. Bukti transaksi internal
Bukti transaksi internal biasanya hanya berupa memo yang dibuat
oleh

pimpinan(kepala

bagian)

kepada

bagian

lain

dalam

perusahaan.
2. Bukti transaksi eksternal
Bukti transaksi ini suatu bukti adanya transaksi antara perusahaan
dengan pihak di luar perusahaan yang berkaitan dengan pembeli
atau

pelanggan.

Dalam

kegiatannya

perusahaan

melakukan

berbagai Transaksi eksternal seperti pembelian secara tunai dan

kredit atau penjualan secara tunai dan kredit, sehingga bukti
transak !si eksternal ada beberapa macam antara lain :
a. Nota kontan
Nota kontan adalah sebagai bukti adanya transaksi pembelian
secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual dan diberikan
kepada pembeli sebagai bukti pembelian suatu barang.
b. Faktur
Faktur atau disebut invoice adalah sebagai bukti telah
terjadinya penjualan secara kredit. Faktur dibuat rangkap dua
atau lebih seseui dengan kebutuhan perusahaan. Faktur
yang asli diberikan kepada pembeli sedangkan yang lainnya
untuk penjual dan digunakan untuk mengadministrasikan
atau mencatat penjualan kredit tersebut.
c. Nota debet.
Nota debet adalah suatu bukti bahwa perusahaan telah
mendebet rekening pelanggannya.
Nota debet dikirim oleh pembeli(perusahaan) kepada penjual
(supplier) karena barang yang dikirim oleh penjual mengalami
kerusakan, cacat , rusak atau tidak sesuai dengan pesanan
pembeli
d. Nota Kredit

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

Nota kredit adalah suatu bukti bahwa perusahaan telah

mengkredit rekening pelanggannya.
Nota kredit dikirim oleh pembeli(perusahaan) kepada penjual
(supplier) karena barang yang dikirim oleh penjual mengalami
kerusakan, cacat , rusak atau tidak sesuai dengan pesanan
pembeli
. Nota kredit sebagai bukti penjual telah setuju untuk
menerima barang yang telah di kembalikan oleh pembeli.
e. Cek
Cek adalah suatu surat perintah dari orang (nasabah) kepada
pihak bank supaya membayarkan sejumlah uang kepada
orang yang namanya tercantum dalam cek atau kepada pihak
yang membawa cek tersebut.
f. Giro
Giro adalah suatu perintah membayar dari seorang nasabah
kepada bank untuk memindahkan sejumlah uang kerekening
orang yang namanya ditunjuk dalam giro tersebut.

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

TUGAS MANDIRI

Isilah teka teki silang berikut :

1
2

2
3
4
7
5

7
8

Pertanyaan mendatar :
1. Suatu
bukti bahwa

perusahaan

telah

mendebet

rekening

pelanggannya.
2. Salah satu kegiatan usaha yang dilakukan perusahaan dagang
3. Tujuan perusahaan memelakukan pembayaran tidak dengan uang
tunai tetapi menggunakan cek atau transfer.
4. Seseorang atau badan dari pihak lain yang melakukan kerjasama
dengan perusahaan
5. Bukti transaksi adanya penjualan secara kredit
6. suatu cara yang akan dilakukan sesuai dengan perencanaan yang
telah ditetapkan sehingga tujuan dapat tercapai melalui kegiatan yang
efektif dan efisien
7. Pihak yang memasok barang ke perusahaan.
8. Langkah langkah atau urutan dalam menjalankan suatua kegiaatan .
Pertanyaan menurun :
1. Keseluruahan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan yang
berkaitan dengan keuangan tersebut
2. Penyerahan dan pembayaran dilakukan secara bersamaan disebut
transaksi jual beli secara

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

3. Setuju terhadap suatu kesepakatan

4. Dua orang atau lebih menggadakan suatu komunikasi untuk
memperoleh suatu kesepakatan tertentu
5. Kependekan dari Standar Operational Procedure
6. Transaksi yang hanya berhubungan dengan pihak-pihak

di dalam

perusahaan dan tidak berkaitan dengan keuangan secara langsung

7. Suatu surat perintah dari orang (nasabah) kepada pihak bank supaya
membayarkan sejumlah uang kepada orang yang namanya tercantum
dalam cek atau kepada pihak yang membawa cek tersebut
8. Singkatan dari Delivery Order

UJI KOMPETENSI
A. Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat !
1. Perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnis menggunakan dokumen
sebagai perekam kegiatan

yang telah dilakukan, dokumen yang

dibuat perusahaan ada 2 macam , yaitu..

a. Dokumen internal dan dokumen eksternal
b. Dokumen administrasi perkantoran dan dokumen dalam proses
bisnis
c. Dokumen jual beli dan dokumen penyetoran
d. Dokumen jual beli dan dokumen dalam aktifitasi

e. Dokumen rahasia dan dokumen umum

2. Faktur , nota, , kuitansi dan cek termasuk dalam..
a. bukti pengisian barang
b. bukti pengiriman barang
c. Surat berharga
d. Alat bukti pembayaran
e. bukti transaksi jual beli
3. Setiap perusahaan merekam semua transaksi yang dilakukan secara
benar dan teliti. Pengertian dari bukti transaksi adalah.
a. Bukti pencatatan transaksi yang berhubungan dengan pihak
diluar perusahaan
b. Bukti atas pembelian barang
c. Hasil dari pembelian dan penjualan.
d. Tanda bukti telah terjadi pembelian atau penjualan secara kredit

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

e. Bukti pengiriman produk yang telah dibeli

4. Berikut ini tidak termasuk dalam keterangan yang termuat dalam
faktur.
a. Alamat pembeli
b. Retur barang
c. Surat jalan
d. Nama barang dan pemberian potongan harga
e. Tanda tangan pengirim
5. Suatu perintah membayar dari seorang nasabah kepada bank untuk
memindahkan sejumlah uang kerekening orang yang namanya
ditunjuk disebut .
a. Cek
b. Bilyet giro
c. Rekening
d. Deposito
e. Tabungan

6. Dibawah ini yang tidak termasuk dalam bukti transaksi adalah.

a. Invoice penjualan
b. Invoice pembelian
c.

Purchase order

d. Sales order
e. Nota kredit
7. Purchase Order/ surat pesanan dalam supermarket yang membuat
adalah
a. konsumen
b. Pramuniaga
c. Pramusaji
d. Pramugari
e. Wiraniaga
8. Perbedaan

antara

nota

mencantumkan
a. Syarat pembayaran
b. Type barang
c. Nama barang
d. Harga satuan

dan

faktur,

bahwa

dalam

faktur

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

e. Total harga

9.

Salah satu dokumen yang diperlukan untuk mengajukan aplikasi

permohnan kredit yaitu kecuali
a. Sertifikat tanah
b. IBM
c. SIM
d. Slip gaji
e. Surat nikah

10. Konsumen mengembalikan barang yang telah dikirim oleh pembeli

disebabkan beberapa alasan kecuali

a. Menerima pengembalian barang dari pembeli karena barang

tidak cocok
b. Menerima pengembalian barang dari pembeli karena barang
harganya mahal
c. Mengembalikan kepada suplier karena barang rusak
d. Menerima pemngembalian barang dari pembeli karena barang
rusak
e. Menerima pengembalian barang dari pembeli karena barang
barang jumlahnya kurang
B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan definisi administrasi secara luas menurut Liang Gie !
2. Sebutkan dan jelaskan macam-macam kegiatan administrasi
menurut Dedi Suherman !
3. Jelaskan manusia sebagai

unsur

utama

dalam

kegiatan

administrasi !
4. Apa perbedaan transaksi internal dan eksternal !
5. Mengapa bukti transaksi sangat diperlukan oleh perusahaan ?
Jelaskan!

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

MODUL

Mempersiapkan formulir berkas administrasi transaksi

2
Alur transaksi pembelian
Bukti transaksi pembelian:
Alur penjualan
Bukti transaksi Penjualan tunai dan penjulan kredit
Alur penerimaankas
Alur pengeluaran kas

Seluruh kegiatan dalam perusahaan dikerjakan oleh pegawai

sesuai dengan pembagian tugas (job description) masing-masing.
Pegawai dalam menjalankan pekerjaan yang berkaitan dengan
transaksi

perlu

dilakukan

suatu

pengawasan.

Bukti

transaksi

merupakan salah satu alat untuk menyelamatkan asset perusahaan dari

pegawai yang tidak bertanggung jawab. Pembuatan bukti transaksi
harus melalui satu prosedur atau alur transaksi yang benar.
Berikut alur transaksi pembelian dan penjualan :
A. Alur transaksi pembelian
Pembelian adalah suatu kegiatan untuk mendapatkan barang
atau jasa dengan imbalan sejumlah uang berdasarkan kesepakatan dari
pembeli dan penjual. Konsumen yang membeli barang mempunyai
beberapa tujuan antara lain:

pembelian barang untuk konsumsi ,

pembelian barang untuk dijual kembali dan pembelian barang untuk

produksi .
Pada setiap perusahaan baik perusahaan barang dan jasa
dalam menjalankan aktivitasnya selalu memerlukan barang-barang.
Barang-barang yang dibutuhkan dalam pengadaannnya harus dibeli dari
pihak lain. Misalnya perlengkapan kantor , barang yang dibeli untuk dijual
(barang dagangan) atau barang yang dibeli untuk diolah kembali (bahan
Baku).

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

Pembelian barang-barang dapat dilakukan dengan pembelian

tunai maupun kredit. Kelengkapan administrasi pembelian setiap
perusahaan memiliki SOP (Standard Operational Procedure) tersendiri.
Dalam pelaksanaannya administrasi dapat dilakukan secara manual dan
atau menggunakan peralatan tehnologi , jenis perlengkapan yang
diperlukan terdiri atas : formulir-formulir, buku-buku untuk mencatat,
peralatan kantor (ATK), mesin kantor dan lain-lain
Formulir adalah daftar isian baik itu yang tercetak maupun
tidak yang memiliki ruang untuk diisi dengan informasi. Formulir
bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi
bisnis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan
informasi pokok dari perusahaan ke pelanggan. Format formulir di tiaptiap perusahaan tidaklah sama, tetapi secara umum memiliki data yang
sama yang harus diisi.
Alur transaksi pembelian dapat digambarkan dalam diagram berikut :
ALUR TRANSAKSI PEMBELIAN

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

Keterangan :
1. Proses pembelian diawali dari permintaan dari bagian
penjualan/bagian gudang untuk perusahaan yang bergerak dibidang
perdagangan. Sedangkan untuk perusahaan manufacture atau
perusahaan produksi pembelian berdasarkan permintaan dari bagian
produksi. Dalam membuat laporan permintaan barang bagian
penjualan/bagian produksi dengan menggunakan tiga metode :
a. Intuitif
Bagian penjualan/bagian produksi dalam menentukan barang
yang harus dibeli dengan cara memprediksi.
Contoh : Perusahaan dapat memprediksikan bahwa kebutuhan
biscuit kaleng dan sirup pada bulan puasa meningkat.
b. Penelitian pasar
Suatu metode penentuan kebutuhan barang yang dibutuhkan
konsumen dengan melakukan penelitian secara langsung
konsumen. Metode ini menghasilkan informasi secara langsung
tentang jumlah, jenis/type barang dibutuhkan konsumen.
Contoh : Perusahaan minyak goreng membuat kuisioner melalui
media masa, kemudian hasil dari kuisioner perusahaan
memperoleh kesimpulan tentang jenis minyak goreng , ukuran
/kemasan minyak goring yang paling diminati oleh konsumen.
c. Perhitungan Stok barang
Bagian penjualan/bagian produksi menentukan barang setelah
memeriksa persediaan barang yang ada digudang.
2. Melakukan survey pasar
Survey pasar dilakukan dalam rangka menentukan supplier yang
tepat bagi perusahaan. Survey dapat dilakukan dengan berbagai cara
seperti memasang iklan di berbagai media, baik media cetak maupun
media elektronika, mendatangi supplier secara langsung.
Survey yang dilakukan oleh perusahaan akan menghasilkan
informasi tentang harga, syarat pembelian, serta fasilitas yang lain
dari masing-masing supplier. Informasi tersebut digunakan sebagai
dasar untuk memilih supplier yang paling menguntungkan bagi
perusahaan. Dalam tahap ini sekaligus perusahaan membuat surat
penawaran order ke supplier.
3. Menentukan Supplier
Dari berbagai supplier yang dianggap menguntungkan bagi
perusahaan setelah mendapatkan informasi secara langsung dari
supplier maka perusahaan dapat memilih supplier yang paling

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

menguntungkan dengan mempertimbangkan kualitas, harga, syarat

pembayaran, dan lain-lain.
4. Mengirim surat pesanan
Perusahaan membuat surat pesanan dan dikirimkan kepada supplier
yang dianggap memberikan penawaran yang paling menguntungkan.
5. Membuat surat perjanjian
Sebagai bukti adanya kesepakatan untuk mengadakan jual beli
antara perusahaan dengan supplier maka dibuat bukti secara tertulis
berupa surat perjanjian jual beli yang ditandatangani oleh kedua
belah pihak. Surat perjanjian dibuat untuk pembelian secara kredit,
pembelian secara tunai kesepakatan transaksi antara penjual dan
pembeli dilakukan secara langsung.
6. Menerima barang
Setelah kesepakatan antara perusahaan dengan supplier maka
perusahaan akan menerima sejumlah barang yang telah dibeli dari
supplier.
7. Cek barang
Hal penting yang harus dilakukan perusahaan setelah menerima
barang dari supplier adalah meneliti kesesuaian antara barang yang
dipesan melalui surat pesanan dengan barang yang dikirim oleh
supplier. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah mutu barang,
jumlah barang dan kondisi barang dalam keadaan baik (tidak cacat).
8. Pembayaran
Perusahaan melakukan pembayaran setelah barang diterima.
Pembayaran dapat dilakukan dengan menggunakan uang tunai/cash,
cek, giro, sesuai dengan surat perjanjian jual beli yang disepakati.
B. Bukti transaksi pembelian:
1. Surat permintaan pembelian
Surat ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan
barang. Surat permintaan pembelian berisi antara lain mengenai

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

PT. KIRANI TUNGGAL

JL. MUHAMMAD YAMIN NO 22A
SURAKARTA
TELP. 027165245 FAX .127165255 EMAIL :Kir_Tung@yahoo.co.id
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

Dari Bagian
Tanggal diperlukan
Diperlukan untuk
Dikirim ke

No

Jenis Barang

No Faktur

:.

Tanggal

:.

:
:
:
:

Ukuran /tiipe

Jumlah Barang

Harga Satuan

Keterangan

Kepala Bagian
..

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

2. Surat permintaan penawaran harga

PT. KIRANI TUNGGAL
JL. MUHAMMAD YAMIN NO 22A
SURAKARTA
TELP. 027165245 FAX .127165255 EMAIL :Kir_Tung@yahoo.co.id
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN BARANG
NOMOR :.
Kepada
Yth
..
Dengan hormat,
Kami harap Saudaara memberikan penawaran harga untuk barangbarang berikut :
N
o

Jenis
barang

Ukuran

Jumlah
barang

Syarat pembayaran

Harga
satuan

Keteranga
n

Syarat penyerahan

Barang yang bersangkutan harus sudah kami terima paling lambat

tanggal.
Catatan : Surat Permintaan harga ini tidak berlaku sebagai order
pembelian
Bandung,.
Kepala Bagian
Pembelian,

.
.

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

3. Surat Order pembelian (Purchase Order/PO)

PT. KIRANI TUNGGAL

JL. MUHAMMAD YAMIN NO 22A
SURAKARTA
Purchase Order
(Pesanan Pembelian)
No PO : 0705

Kepada :
Amanda Mart
Kemukus
No.7 Semarang
Mohon Anda kirimJl.pesanan
dariRaya
perusahaan
kami berupa :
Kami mengharapkan barang tersebut dikirimkan pada tanggal 4 September 2009.
Syarat pembayaran 2/5,n/30

Surakarta, 1 September 2009

Menyetujui,
Bagian Pembelian
Affanthoriq

4. Bukti penerimaan barang

Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang
yang diterima dan diperiksa.

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

Amanda Mart
Jl. Kemukus Raya No.7
Semarang
Penerimaan Barang
No PB : 0675

Surakarta, 5 September 2009

PengirimPenerima

Kepada PT. KIRANI TUNGGAL

JL. MUHAMMAD YAMIN NO 22A
SURAKARTA

HudaSinta

5. Bukti pengeluaran kas

Formulir ini diisi oleh bagian hutang pada waktu menggadakan

transaksi pembelian secara kredit yang jangka waktu pembayaran
sudah jatuh tempo Contoh :

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

PT. KIRANI TUNGGAL

JL. MUHAMMAD YAMIN NO 22A
SURAKARTA

TELP. 027165245 FAX .127165255 EMAIL :Kir_Tung@yahoo.co.id

Nomor BKK :.

BUKTI PENGELUARAN KAS

Dibayarkan

Tanggal

:
No. Akun
:.
:.
No. Cek
(.)
:..

Kepada
Jumlah Uang
Untuk

:.
:.
:.

Disetujui,
Kepala Bagian Keuangan

Dibuat,
Bagian hutang

Dibayar,
Bagian Kassa

C. Alur penjualan
Penjualan yang dilakukan oleh perusahaan berupa penjualan
secara tunai dan penjualan secara kredit.
1. Alur penjualan tunai (0n cash)
Penjualan tunai adalah suatu penjualan dimana penyerahan
barang dan pembayaran dilakukan secara bersamaan.
Untuk perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti
toko- toko atau supermarket, penjualan barang seluruhnya dilakukan
secara tunai. Pembeli datang sendiri ke tempat penjual , barang
diserahkan di tempat penjual. Dalam sistem penjualan tunai eceran,
nota atau bon tunai selain berfungsi sebagai bukti penjualan juga
berfungsi sebagai order penyerahan barang kepada pembeli.
Pada

perusahaan-paerusahaan

yang

tidak

melakukan

penjualan secara eceran, penjualan dapat dilakukan secara tunai

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

maupun kredit. Pembeli dapat melakukan pembelian barang dengan

cara datang sendiri ketempat penjual atau melalui surat order
(purchase order/PO). Penyerahan barang dapat dilakukan di tempat
penjual atau dikirim ke tempat pembeli, tergantung kepada syarat
penyerahan barang yang disepakati. Formulir yang digunakan terdiri
atas : faktur penjualan, atau nota kontan. Berikut ini uraian kegiatan
bagian-bagian yang terlibat dalam aktivitas penjualan tunai baik pada
toko-toko atau supermarket, dan grosir.
Pengelolaan Order Penjualan Tunai secara eceran pada toko
atau supermarket. Unit-unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas
penjualan adalah Bagian Order Penjualan (pramuniaga), Bagian
Kassa/kasir, Bagian Gudang, Bagian Pembungkusan/Packing dan
Bagian Akuntansi.
Bukti transaksi yang berkaitan dengan penjualan tunai eceran :
1.

Faktur

2.

nota penjualan tunai

b. Pengelolaan Order Penjualan Tunai

Pengelolaan order penjualan yang ditemukan dalam praktek, di

antaranya sebagai berikut : transaksi

penjualan tunai melibatkan

Bagian Order Penjualan, Bagian Gudang, Bagian Pengiriman

Barang, Bagian kassa, dan Bagian Akuntansi.
Sementara formulir yang digunakan terdiri atas : faktur
penjualan tunai, nota kontan, bukti penyerahan barang, dan bukti
penerimaan kas.
Transaksi penjualan secara tunai dapat digambarkan melalui
diagram sebagai berikut:

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

Keterangan:
1. Permintaan pelanggan
Transaksi penjualan tunai dimulai dari adanya permintaan dari
pelanggan baik ssecara lisan maupun tertulis yang disampaikan
kepada bagian penjualan. Permintaan pelanggan secara lisan
disampaikan melalui telepon atau pelanggan datang secara
langsung. Permintaan secara tertulis disampaikan melalui surat
pesanan, faximile, e-mail.
2. Menyiapkan faktur
Bagian penjualan menerima bukti transaksi permintaan dari
pelanggan digunakan sebagai dasar dalam pembuatanfaktur.
Faktur sebagai bukti transaksi jual beli berisi keterangan
mengenai barang yang dijual dan jumlah pembayaran. Faktur
dibuat rangkap tiga untuk pembeli, bagian penjualan dan bagian
gudang.
3. Menyiapkan barang yang dijual

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

Bagian gudang mempersiapkan barang sesuai dengan yang

tertulis di dalam faktur. Barang yang dipersiapkan harus
diperiksa terlebih dahulu agar tidak terjadi kekeliruan mengenai
kualitas dan jumlah barang yang dibeli pelanggan.
4. Menerima Pembayaran dan menyiapkan bukti pembayaran.
Kasir menerima pembayaran sesuai dengan harga yang tertulis
didalam faktur. Sebagai bukti pembayaran kasir membuatkan
bukti berupa kuitansi
5. Menyerahkan mengirimkan barang yang dijual.
Proses akhir dari pembelian secara tunai setelah dilakukan
pembayaran oleh pembeli adalah menyerahkan / mengirimkan
barang kepada pembeli. Penyerahan barang sesuai dengan
kesepakatan awal transaksi bahwa barang diterima pembeli
secara langsung atau barang dikirim ke alamat pembeli
2. Alur Penjualan kredit
Penjualan secara kredit adalah suatu transaksi jual beli dimana
penjual melaksanakan penjualan barang dengan cara pelunasan
pembayaran dilakukan oleh pembeli dalam beberapa kali angsuran,
hak milik atas barang beralih kepada pembeli pada saat barang
diserahkan kepada pembeli.
Penjualan secara kredit kesepakatan jual beli dituangkan dalam
surat perjanjian, hal ini dilakuakan karena kewajiban dari pembeli
sebagai salah satu pihak yang melakukan transaksi jual beli belum
dipenuhi secara keseluruhan. Surat perjanjian berfungsi mengikat
pembeli agar selalu memenuhi kewajibannya dan sebagai langkah
penjual dalam mengurangi resiko. Selain itu penjual harus berhati-hati
dalam dan selektif terhadap pembeli yang mengajukan permohonan
pembelian secara kredit.
Alur proses penjualan kredit digambarkan dalam diagram
sebagai berikut :

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

DITOLAK
DITOLAK

Konfirmasi
Konfirma
Pelannggan
si

Keterangan :
1. Permintaan dari pelanggan
Transaksi penjualan tunai dan kredit Perusahaan tergantung
ada tidaknya permintaan dari pelanggan, maka proses awal dari
transaksi penjualan kredit adalah adanya permintaan dari calon
pelanggan.
2. Negosiasi
Proses Penjualan secara kredit berikutnya adalah melakukan
negosiasi tentang persyaratan penjualan secara kredit
diajukan

oleh

penjual.

Negosiasi

penjual

dan

yang

pembeli

menghasilkan dua informasi yaitu tidak terjadi kesepakatan

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

penjualan secara kredit atau menghasilkan suatu kesepakatan

penjualan secara kredit. Apabila negosiasi menghasilkan
kesepakatan tentang persyaratan penjualan secara kredit maka
transaksi
Negosiasi

penjualan
yang

secara

tidak

kredit

diproses

menghasilkan

lebih

lanjut.

kesepakatan

secara

otomatis proses transaksi tidak dapat dilanjutkan.

3. Proses pembuatan aplikasi kredit
4. Kesepakatan yang telah dicapai dalam negosiasi, proses
selanjutnya pembeli mengisi formulir aplikasi kredit yang sudah
disiapkan oleh penjual. Formulir apliksi kredit setiap perusahaan
mempunyai SOP yang berbeda-beda akan tetapi isi dari aplikasi
sesuai dengan pasal 1320 KUH Perdata menentukan empat
syarat sahnya suatu perjanjian, yaitu :
a. Harus ada kesepakatan
b. Kecakapan
c. Hal tertentu
d. Sebab yang diperbolehkan.
5. Melakukan Observasi pelanggan
Penjual melakukan observasi mempunyai

tujuan untuk

mencocokkan informasi yang disampaikan pembeli melalui

formulir aplikasi kredit dengan kondisi riil perusahaan. Dalam
melakukan penjualan secara kredit harus dilakukan secara
selektif, dengan tujuan menghindari kemungkinan terjadinya
resiko kerugian karena kredit macet yang disebabkan oleh
pemberian kredit tidak ada proses observasi.
6. Persetujuan Kredit dari bagian
Bagian kredit menganalisa informasi yang diperoleh dari
pembeli dan hasil observasi yang kemudian menghasilkan
keputusan layak atau tidak layak pembeli

untuk melakukan

pembelian secara kredit. Jika pembeli dianggap tidak layak

untuk

mengadakan

pembelian

secara

kredit

penjual

mengkonfirmasikan kepada pembeli serta memberitahukan

alasan penolakan.
Surat Perjanjian Jual beli
Proses berikutnya penjual membuat Surat Perjanjian jual beli
dan ditandatangani oleh kedua belah pihak pembeli dan
penjual. Surat perjanjian ini mengikat secara hukum penjual dan
pembali agar tidak melakukan tindakan ingkar janji.
7. Membuat bukti transaksi

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

Syarat

administrasi

yang

diperlukan

selesai

diproses

diserahkan kepada bagian penjualan untuk dibuatkan bukti

transaksi penjualan berupa faktur (invoice) dan surat jalan
(sales order)
8. Menyerahkan dan mengirim barang
Bagian penjualan mengkoordinir bagian gudang agar bagian
gudang menyiapkan barang dan bagian pengiriman (Delivery)
mengantar barang kepada konsumen.
D. Bukti transaksi Penjualan tunai dan penjulan kredit
1. Nota kontan

PT. KIRANI TUNGGAL

PT. KIRANI
JL. Muhammad
YaminTUNGGAL
NO 22A
SURAKARTA

Nama :

.............

TELP. 027165245 FAX .127165255

MUHAMMAD YAMIN NO 22A
EMAIL JL.
:Kir_Tung@yahoo.co.id

Toko

FAKTUR
PENJUALAN
(INVOICE)

No. Faktur:
9055/KT/IX/09
NOTA
KONTAN:.
Kepada : Toko Chandra
Jl. Panorama
No.23
Bany
Harga
Nama Barang
Jumlah
Yogyakarta
ak
Satuan
Tanggal: 01- 09- 2009
Syarat pembayaran 3/10,n/30Syarat penyerahan CIF
2. Faktur (invoice)
Hormat kami,
Shinta
Barang telah diterima dengan baik
dan betul

Total

Penerima

(..)

Terbilang : Enam belas juta enam ratus Sembilan puluh delapan ribu

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

1. Kuitansi (t

3. Kuitansi
No :..
Kepada

No kuitansi
Kepada

:.
:

Uang sejumlah

..
:

Untuk

..
:

pembayaran

..

Uang sejumlah
.
Untuk pembayaran

Terbilang :

,..
..

..

PT. KIRANI TUNGGAL

JL. Muhammad Yamin NO 22
4.SURAKARTA
Nota Debet

TELP. 027165245 FAX .127165255

Surakarta, 4 September 2009

Kepada
Yth
: Toko Chandra
Jln
: Jl. Panorama No.23

EMAIL :Kir_Tung@yahoo.co.id

Yogyakarta

NOTA DEBET
Dikirim kembali 1 buah Mesin cuci 2 tabung Sanken TW-7969DAS, karena
rusak dengan pesanan seharga RP 1.540.000,00 dan rekening ini telahdi
DEBET.
Hormat kami,

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

5. Nota Kredit

PT. KIRANI TUNGGAL

A

JL. Muhammad Yamin NO 22

SURAKARTA
TELP. 027165245 FAX .127165255

Surakarta, 4 September 2009

Kepada
Yth
: Toko Chandra
Jln
: Jl. Panorama No.23

EMAIL :Kir_Tung@yahoo.co.id

Yogyakarta

NOTA KREDIT
Diterima kembali Stan Fan Miyako 1618, karena tidak sesuai dengan pesanan
seharga RP 1.900.000,00 dan rekening ini telah di KREDIT.
Hormat kami,

6. Cek(down load )

Thoriq

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

7. Bilyet giro

7. Surat Jalan
2.
Amanda
Amanda Mart
Mart
Jl. Kemukus Raya No.7
Jl. Kemukus Raya No.7
Semarang
Semarang
Surat Jalan
No SJ : 0675

Kepada :PT KIRANI

TUNGGAL
Kepada :PT KIRANI TUNGGAL
Jl. Jl.
Muhammad
Yamin
N0N0
22 A
Muhammad
Yamin
SURAKARTA
22 A

Surat Jalan
Surakarta,
5 September 2009
No SJ : 0675
PengirimHormat kami
HudaSinta
N
O
1
2

No PB
0675
0675

Nama Barang

Mesin cuci 2 tabung Sanken TW-7969DAS 5,00

Lemari es 2 pintu PanasonicNR=B25BF
4,00
Total 9

Satuan
Unit
Unit

Surakarta, 5 September 2009

Pengirim

Hormat kami

Huda

Sinta

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

E. Alur penerimaan
Perusahaan menerima pemasukan
uang
berasal dari
penjualan secara tunai, pembayaran hutang para pelanggan dari
pembelian secara kredit dan pembayaran biaya-biaya lain. Alur
penerimaan dapat dilihat diagram berikut :
Alur penerimaan Kas

CmMM
jmmne
ulrni
dbsen
ktbnr
bpikm
hetat
n
mu
k
nga
un
gg

ee
k
e
h
u
bm
at i a uk h
t
a ag
nk
u
u
l
a a
ii e i
ts
i a
e
n
rr a
aa
r
i n
an
as
a
s
i
e
g

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

MB
etm
pyin
brke
ahbi
pahm
guba
natb
nu

u
i
k

k
e

ee
a e re
n ks
n ea
eau
i
rg

k
i

r
m a
a l
a /
n
lk

Keterangan :
A. Memeriksa bukti transaksi
Bagian kasir mempunyai berbagai bukti transaksi dari bagian
penjualan dari penjualan tunai, pembayaran hutang atau pembayaran
biaya lain. Bukti transaksi tersebut digunakan untuk mencocokkan
dengan bukti transaksi yang dibawa oleh pelanggan. Hal ini dilakukan
untuk menghindari kesalahan jumlah pembayaran.
B. Menghitung nilai transaksi
Setelah bukti transaksi diperiksa kasir menghitung keseluruhan nilai
transaksi

dari

pelanggan,

termasuk

menghitunng

potongan

pembelian/diskon.
C. Menerima uang
Kasir memberitahukan nominal pembayaran kepada pelanggan
kemudian menerima uang.

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

D. Cek jumlah keabsahan uang

Uang

yang

diterima

dari

pelanggan

dihitung

ulang

untuk

mencocokkan jum lah dan sekaligus memeriksa apakah uang

tersebut palsu atau tidak.
E. Membuat bukti penerimaan uang
Apabila jumlah uang yang diterima sudah sesuai dengan nilai
transaksi berikutnya sebagai bukti pembayaran kasir memberikan
bukti berupa kuitansi kepada pelanggan.

F. Alur pengeluaran kas

Perusahaan
selain

menerima

kas

juga

melakukan

mengeluarkan kas untuk membayar pembelian tunai, membayar

hutang dari pembelian kredit dan membayar biaya lain-lain.
Berikut alur pengeluaran kas :
Keterangan :
1. Bukti pembelian/ pengeluaran
Bagian keuangan sebelum mengeluarkan uang meminta bukti
transaksi pembelian atau bukti pengeluaran uang yang lain,
sehingga mengeluarkan uang tanpa bukti transaksi tidak dapat
dilakukan.
2. Memeriksa keabsahan bukti
Bukti yang diterima dicek apakah bukti yang benar atau tidak, hal
ini untuk menghindari apabila ada pihak yang ingin melakukan
rekayasa bukti transaksi.
3. Menyerahkan uang
Setelah diperiksa bukti transaksi dan jumlah transaksinya maka
bagian keuangan akan membayar sejumlah uang sesuai dengan
yang tertulis dalam bukti transaksi.
4. Menerima bukti
Sebagai bukti telah melakukan pembayaran akan menerima bukti
pembayaran yang dibuat oleh pihak yang menerima uang. Dalam
perusahaan pembayaran tidak dilakukan oleh bagian keuangan,
bagian keuangan hanya bertugas memeriksa bukti, mengeluarkan
uang dan menerima bukti pembayaran

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

TUGAS MANDIRI

5. Keterangan

1. Kumpulkan bukti transaksi berupa faktur 2 macan dari perusahann

yang berbeda, nota dua macam dari perusahaan yang berdeda,
kuitansi dua macam dari perusahaan yang berbeda.
2. Perhatikan faktur, nota dan kuitansi yang sudah Anda kumpulkan
kemudian cari perbedaan dan kesamaam dari bukti transaksi yang
sudah Anda miliki !
No
1

Bukti transaksi
Faktur

Nota

Kutansi

Kesamaan
.
.
.

.
.
.

.
.
.

Perbedaan
.
.
.

.
.
.

.
.
.

UJI KOMPETENSI

A. Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat !

1. Perusahaan selalu membuat bukti transakai dalam setiap melakukan
transaksi internal maupun

transaksi eksternal,

hal ini dilakukan

bertujuan untuk
a. Administrasi
b. Memberikan pelayanan penjualan yang baik
c. Memanfaatkan formulir yang tersedia
d. Menyelamatkan asset perusahaan
e. Melaksanakan SOP
2. Bagian gudang menghitung stok/ persediaan di gudang kemudian
mendata nama nama barang yang perlu dimasukkan dalam surat

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

permintaan barang untuk dilaporkan kepada bagian pembelian.

Metode yang digunakan untuk mementukan barang yang dibeli dalam
perusahaan tersebut adalah..
a. Intuitif
b. Penelitian pasar
c. Penghitungan stok digudang
d. Observasi
e. Survey konsumen
3. Supllier yang dipilih oleh perusahaan
perusahaan,

dasar

penentuan

supplier

harus

menguntungkan

yang

menguntungkan

perusahaan dengan mempertimbangkan beberapa hal . kecuali

a. Harga barang
b. Syarat pembelian yang ditentukan
c. Potongan harga
d. Kualitas barang
e. Hubungan baik perusahaan
4. Surat permintaan dibuat oleh bagian gudang harus memuat hal-hal
a. Nama jenis barang potongan harga, jumlah,tanggal diperlukan
b. Syarat pembayaran, nama barang, type barang, jumlah, harga
satuan
c. Syarat penyerahan, nama barang, type barang, jumlah, harga
satuan
d. Tanggal diperlukan, nama barang, type barang, jumlah, harga
satuan
e. Garansi , nama barang, type barang, jumlah, harga satuan
5. Dalam perusahaan dilakukan Job description (pembagian tugas)
bertujuan untuk.Kecuali
a. Spesialisasi
b. Membagi tanggung jawab
c. Mempermudah pengawasan
d. Mempermudah koordinasi
e. Agar karyawan tidak berebut pekerjaan
6. Bagian penerima barang pada saat barang datang perlu melakukan
pemeriksaan terhadap barang yang diterima mengenai.
a. Kualitas barang ,Jumlah barang ,Kondisi barang, harga barang
b. Kualitas barang ,Jumlah barang ,Kondisi barang, nama
pengirim
c. Kualitas barang ,Jumlah barang ,Kondisi barang, syarat
penyerahan
d. Kualitas barang ,Jumlah barang ,Kondisi barang, alat angkut
e. Kualitas barang ,Jumlah barang ,Kondisi barang, tanggal jatuh
tempo pembayaran
7. Transaksi jual beli secara tunai dapat dilakukan pembayaran dengan
menggunakan kecuali
a. Cek
b. Giro

Melakukan Proses Administrasi Transaksi

c. Transfer
d. Cash
e. Kuitansi
8. Dalam penjualan secara tunai alat bukti transaksi yang berfungsi
sebagai bukti penjualan sekaligus sebagai bukti pennyerahan barang
kepada pembeli adalah
a. Faktur
b. PO
c. DO
d. Nota
e. Kuitansi
9. Diera globalisasi permintaan pelanggan dapat disampaikan secara
lisan dan tertulis. Permintaan secara tertulis melalui
a. Surat pesanan, email, facebook,
b. Surat pesanan, faximile, facebook
c. Email , faximile, facebook
d. Surat pesanan, faximile, Sort message sent
e. Surat pesanan, email, facebook
10. Alur penjualan tunai yang benar adalah
a. Permintaan pelanggan, mempersiapkan barang yang dijual
,membuat faktur, menerima pembayaran, pembuat bukti
pembayaran, menyerahkan barang
b. Permintaan pelanggan, membuat

faktur,

mempersiapkan

barang yang dijual, pembuat bukti pembayaran, menerima

pembayaran, menyerahkan barang
c. Permintaan pelanggan, membuat

faktur,

mempersiapkan

barang yang dijual, menerima pembayaran, pembuat bukti

pembayaran, menyerahkan barang
d. Membuat faktur, mempersiapkan barang yang dijual, menerima
pembayaran, pembuat bukti pembeyaran, menyerahkan barang
e. Permintaan pelanggan, membuat faktur, mempersiapkan
barang yang dijual, pembuat bukti pembeyaran, menyerahkan
barang menerima pembayaran,
B. Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan arus pembelian secara tunai !
2. Sebutkan bukti transaksi pembelian secara tunai !
3. Jelaskan perbedaan penjualan secara tunai dan penjualan kredit !
4. Sebutkan hal-hal yang harus termuat didalam kuitansi !
5. Jelaskan pengertian nota debet !

Melakukan Proses Administrasi Transaksi