Pengendalian yang Efektif

Studi Kasus
Mengendalikan Stabilitas di Deere & Co.
Deere & Co. merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi
alat-alat pertanian di tahun 1911. Deere & Co. menjadi sebuah penggerak besar
di Amerika Serikat yang mentransformasikan penggunaan hewan menjadi
sepenuhnya berbasis mesin. Pada tahun 1980-an banyak petani di Amerika yang
tebelit hutang dan terpaksa menjual lahan garapannya kepada agen perumahan.
Pada saat ini Deere & Co. menderita kerugian yang cukup besar akibat anjloknya
permintaan. Pada tahun 1990-an ekonomi dan industri mulai pulih dan petani
memulai lagi kegiatan bercocok tanam. Hal ini membuat usaha Deere & Co. yang
semula surut mulai menunjukan angin segar. Fluktuasi kegiatan usaha Deere &
Co juga ditunjukan dengan pemasukan perusahaan setiap tahunnya. Pada tahun
1990 Deere & Co memperoleh laba $ 441.000.000, terbaik sepanjang sejarah
Deere & Co. Namu pada 1991 Deere & Co tercatat mrugi $37.000.000. Kegiatan
produksi Deere & Co amat dipengaruhi oleh musim. Saat musim
bertanam(musim semi dan panas) permintaan dapat melonjak sedangkan saat
musim dingin permintaan turun drastic. Bagaimanakah usaha Deere & Co dapat
dipertahankan? Deere & Co memilih untuk memberikan insentif dan prabot
rumah tangga gratis bagi para distributor yang mampu melebihi target yang
diberikan. Saat permintaan benar-benar rendah Deere & Co memilih untuk
menghentikan produksi pabrik selama 1 minggu penuh untuk mempertahankan
efisiensi pabrik tetap konsisten ketimbang merumahkan karyawan.
Definisi Pengendalian
Pengendalian menejemen merupakan proses untuk memastikan aktivitas
sebenarnya sesuai dengan yang sudah direncanakan. Pengendalian membantu
manajer memonitor keefektifan perencanaan, pengorganisasian, dan
kepemimpinan mereka. Bagian penting dari pengendalian adalah tindakan
korektif yang diperlukan.
Langkah-langkah Pengendalian
Robert J. Mockler membagi pengendalian menjadi 4 langkah sebagai berikut:

Tetapkan
Standard dan
Metode
Mengukur
Prestasi Pekerja

Keterangan :

Mengukur
Prestasi Kerja

= ya

= tidak

Apakah Prestasi Kerja Sesuai

Standar?

Ambil
Tindakan
Korektif

Tidak
melakukan
apa-apa
1

a) Tetapkan Standard dan Metode Mengukur Prestasi Pekerja

Sasaran dan tujuan yang ditetapkan dinyatakan dalam istilah jelas. Jangan
gunakan memperbaiki keterampilan karyawan karena istilah
memperbaiki memiliki tingkat kerancuan tinggi. Akan lebih baik bila
memperbaiki keterampilan karyawan dengan melaksanakan seminar
seminggu sekali dari bulan November 2015 hingga Maret 2016
b) Pengukuran Prestasi Kerja
Semua aspek pengendalian harus diukur secara terus menerus dan berkala.
Tingkat keseringan pengukuran bergantung pada tipe aktivitas yang diukur.
Misal tingkat partikel cemaran air minum perlu dikalibrasi tiap 10 menit
sedangkan kemajuan perluasan tujuan perusahaan jangka menengah dan
panjang dilakukan tiap 6 bulan atau 1 tahun.
c) Apakah Prestasi Kerja Sesuai Standar?
Bila hasil pengukuran sudah sesuai target yang ditetapkan maka seorang
manajer akan menyimpulkan bahwa semuanya terkendali.
d) Ambil Tindakan Korektif
Perlu dilakukan bila prestasi kerja terukur tidak sesuai dengan standar yang
telah ditargetkan.
Mengapa Pengendalian Diperlukan
Salah satu alasan mengapa pengendalian diperlukan adalah karena rencana
terbaik yang sudah disusun pun dapat menyimpang. Selain itu pengendalian
membantu seorang manajer memonitor perubahan lingkungan dan pengaruhnya
pada kemajuan organisasi. Dan yang paling penting pengendalian digunakan
untuk menciptakan mutu yang lebih baik.
Menghadapi Perubahan
Pesaing muncul dan menagkap imajinasi publik. Berbagai peraturan baru dibuat
dan ditetapkan. Pasar terus bergeser dan tantangan semakin beragam. Dengan
pengendalian manajer mampu mendeteksi perubahan untuk menjawab ancaman
serta melahirkan kesempatan-kesempatan baru.
Menciptakan siklus yang cepat
Kecepatan pesanan dicatat dan diantar merupakan hal yang sangat berbau
1990-an, namun pada abad 21 perusahaan dituntut untuk dapat memberikan
produk yang dapat mencerminkan kebutuhan konsumen.
Menambahkan nilai
Mencoba mengimbangi setiap gerakan dari kompetitor bukan cara yang murah
dan tidak produktif. Menurut Kenichi Ohmae menambah nilai dari produk
merupakan cara ampuh karena konsumen akan tertarik membeli produk setelah
konsumen membandingkannya dengan produk competitor.
Mendesain sistem pengendalian
Mencoba mengendalikan elemen operasi terlalu ketat dapat seketika
menurunkan mental dan produktivitas karyawan, boros waktu, uang, dan tenaga,
lebih lanjutnya juga dapat membuat seorang manajer frustasi. Manajer dapat
memfokuskan pada factor-faktor yang mudah diukur dan mengabaikan faktorfaktor yang relatif sulit terukur. Desain system pengendalian dapat didasarkan
pada penentuan bidang prestasi kerja kunci dan titik-titik pengendalian strategis.
Bidang prestasi kerja kunci
2

Juga disebut bidang hasil pokok (BHP) adalah aspek-aspek unit atau organisasi
yang harus berfungsi secara efektif agar unit atau organisasi secara keseluruan
dapat berhasil. Berikut BHP untuk beberapa bidang:
Produksi

Pemasaran

Manajemen
Personalia

Mutu

Volume penjualan

Jumlah

Pengeluaran
penjualan
Biaya
pengiklanan
Prestasi kerja
wiraniaga
individual

Hubungan tenaga
kerja
Pergantian tenaga
kerja
Tingkat absensi
tenaga kerja

Biaya
Prestasi kerja
individual

Keuangan dan
Akunting
Pengeluaran
model
Sediaan
Arus modal
Likuiditas

Titik-titik pengendalian strategis

Di samping BHP, titik-titik penting dalam system harus dipetakan karena dapat
mengurangi jumlah informasi yang harus dikumpulkan dan dievaluasi sehingga
penghematan dari berbagai sisi dapat dilakukan. Metode yang paling bermanfaat
adalah dengan memusatkan perhatian pada unsur-unsur yang paling signifikan.
Pengendalian keuangan
Pengendalian keuangan memiliki keunggulan khusus yaitu uang mudah diukur
dan dihitung.
Financial Statement (Laporan Keuangan)
Digunakan untuk menelusuri uang dari barang dan jasa yang masuk dan keluar
organisasi. Financial statement memberikan sarana untuk memonitor 3 kondisi
keuangan dari organisasi:
1. Likuiditas: kemampuan mengubah aktiva menjadi uang tunai agar dapat
memenuhi kebutuhan serta kewajiban keuangan jangka pendek.
2. Kondisi umum keuangan: keseimbangan jangka panjang antara utang dan
kekayaan (sisa aktiva dikurangi utang)
3. Profitabilitas: Kemampuan mencetak laba secara tetap dalam satu kurun
waktu panjang.
Laporan keuangan dipakai oleh manajer, pemegang saham, lembaga keuangan,
analis modal, serikat pekerja, dan pihak lain yang berkepentingan untuk
mengevaluasi prestasi kerja organisasi.
Neraca
Beginilah keadaan keuangan organisasi ini saat ini merupakan informasi yang
disampaikan oleh neraca. Berikut adalah contoh neraca keuangan:

Contoh neraca keuangan:

Neraca keuangan terdiri atas aset, utang, dan kekayaan bersih. Aset atau harta
atau aktiva sebuah perusahaan terdiri dari uang tunai yang disimpan di bank.
Sisi kiri neraca mendaftar aset berdasar urutan likuiditasnya. Dibedakan atas
harta lancar dan harta tetap. Harta lancar meliputi pos-pos seperti uang tunai,
piutang dagang, surat berharga dimana dapat diperjual belikan dan dapat
diubah menjadi uang tunai dalam jangka waktu 1 tahun. Harta tetap terdiri atas
pabrik, mesin, bangunan, paten serta alat yang digunakan untuk menghasilkan
barang dan jasa.
Utang dibagi menjadi 2 yaitu utang lancar dan utang jangka panjang. Utang
lancar adalah utang yang harus dilunasi dalam periode fiskal tersebut. Utang
jangka panjang adalah utang-utang lain yang dibayar secara bertahap dalam
kurun waktu lebih dari satu tahun.
Kekayaan bersih atau modal perusahaan adalah nilai sisa setelah total harta
dikurangi total utang
Laporan Rugi Laba
Meringkas prestasi kerja keuangan perusahaan selama suatu interval tertentu.
Laporan rugi laba mengatakan inilah besarnya uang yang diperoleh
perusahaan dalam periode tertentu.
Arus Kas: Laporan Sumber dan Penggunaan Dana

Laporan yang menunjukan dari mana datangnya uang tunai atau dana selama
tahun yang bersangkutan. Laporan ini hanya menunjukan bagaimana dana atau
uang tunai dipergunakan.
Metode pengendalian anggaran
Anggaran adalah laporan kuantitatif formal mengenai sumber daya yang
disisihkan untuk melaksanakan aktivitas yang telah direncanakan selama jangka
waktu tertentu.
Output
Dibandingkan
Pusat
Pusat
Pusat Laba
Pusat
dengan Harta
Pendapata
Pengeluara
Investasi
n
n
Metode Pengendalian Anggaran
Anggaran adalah laporan kuantitatif formal mengenai sumber daya yang
disisihkan untuk melaksanakan aktivitas yang telah direncanakan selama jangka
waktu tertentu.
Alasan mengapa anggaran dipakai secara luas :
1 Anggaran dinyatakan dalam bentuk uang ,digunakan untuk berbagai aktivitas
organisasi seperti pelatihan karyawan baru,pembelian
peralatan,manufaktur,periklanan dan penjualan.
2 Aspek keuangan anggaran yaitu anggaran menyatakan informasi mengenai
sumber daya organisasi (modal) dan tujuan organisasi (laba).
3 Anggaran menetapkan standar prestasi kerja yang jelas dan tidak meragukan
untuk jangka waktu tertentu,biasanya satu tahun. Prestasi kerja dibandingkan
dengan anggaran itu. Tujuannya mendeteksi penyimpangan agar
penyimpangan dapat diperbaiki.
Peran Anggaran dalam Sistem Pengendalian dan Proses Penganggaran
Itu Sendiri
1 Pusat tanggung jawab : unit organisasi atau fungsional yang dikepalai oleh
seorang manajer yang bertanggung jawab atas aktivitas unit tersebut.
Pengendalian dimaksudkan untuk memastikan bahwa aktivitas tertentu
(produksi atau penjualan) dilaksanakan dengan benar dan tepat. pengendalian
proyek sampai dipastikan tercapainya hasil akhir. Semua pusat tanggung
jawab menggunakan sumber daya (input atau biaya) untuk menghasilkan
sesuatu yang lain (output atau penghasilan)
2 Pusat penerimaan : unit organisasi yang outputnya diukur dalam bentuk uang
tetapi tidak dibandingkan secara langsung dengan biaya output. Contoh:
departemen penjualan. Efektivitas pusat ini tidak dinilai berapa besar
penghasilan melebihi biaya pusat tersebut.
3 Pusat pengeluaran (pusat biaya) : input diukur oleh sistem pengendalian
dalam bentuk uang tetapi outputnya tidak. Contohnya adalah
pemeliharaan,administrasi,pelayanan, dan bagian penelitian.
4 Pusat laba : prestasi kerja diukur dengan angka selisih antara penghasilan
(output) dan pengeluaran (input).
5 Pusat investasi : sistem pengendalian akan mengukur nilai uang input dan
output, tetapi juga menilai perbandingan output dengan aset yang
dipergunakan untuk menghasilkan output tersebut.

Proses Pembuatan Anggaran

Dimulai ketika manajer menerima ramalan ekonomi serta tujuan penjualan dan
laba untuk tahun mendatang dari manajemen puncak, bersama dengan jadwal
kapan pengukuran harus diselesaikan.
Ada 2 proses pembuatan anggaran :
1 Dari atas ke bawah : anggaran ditetapkan oleh manajer puncak tanpa atau
hanya sedikit berkonsultasi dengan manajer tingkat bawah. Proses ini lebih
disukai.
2 Dari bawah ke atas : anggaran dipersiapkan sekurang-kurangnya pada tahap
awal,oleh mereka yang harus menjalankannya. Kemudian anggaran
diserahkan untuk disetujui oleh manajer tingkat yang lebih tinggi. Manfaat
proses anggaran dari bawah ke atas yaitu supervisor dan kepala departemen
tingkat bawah memiliki pandangan yang lebih tajam mengenai kebutuhan
mereka sehingga dapat memberikan rincian pendukung yang lebih realistis
dan lebih teliti mengenai hal-hal vital atau kesalahan tersembunyi.
Peran Pegawai Anggaran
1. Departemen anggaran
Melapor kepada pengendali perusahaan.
Memberikan informasi anggaran dan bantuan kepada semua unit
organisasi.
Mendesain sistem dan formulir anggaran.
Mengintegrasikan berbagai usulan departemen menjadi anggaran induk
untuk organisasi secara keseluruhan.
Melapor prestasi kerja yang dicapai relatif terhadap anggaran.
2. Komite anggaran
Meninjau ulang setiap anggaran.
Merekonsiliasi pandangan yang berbeda.
Mewaspadai atau menyetujui usulan anggaran.
Menyampaikan paket kepada dewan direksi.
Meninjau laporan dari pengendali yang memonitor kemajuan.

Masalah dalam Penyusunan Anggaran

Manajer khawatir tidak mendapat bagian yang adil.
Persaingan dengan manajer lain karena dinilai berdasarkan kemampuan
dan standar yang dianggarkan.
Manajer senior menyunat pengeluaran yang diajukan bawahan untuk
menghasilkan target penghasilan sehingga timbul ketidakpercayaan dan
kekhawatiran yang meluas.
Anggaran operasional : menunjukkan barang dan jasa yang diperkirakan
akan dikonsumsi oleh organisasi selama periode anggaran.
(mencantumkan jumlah fisik)
Berbagai Macam Anggaran
1. Anggaran Operasional
a. Anggaran Pengeluaran
Anggaran biaya rekayasa : digunakan dalam pabrik dan unit organisasi.
Menguraikan biaya bahan dan biaya tenaga kerja yang tercakup dalam
setiap jenis barang produksi, di samping biaya umum dan administrasi
yang diperkirakan.
Anggaran tanpa syarat : digunakan untuk pusat-pusat pengeluaran
administrasi, hukum, akuntansi, penelitian.
b. anggaran penerimaan : untuk mengukur efektivitas pemasaran dan
penjualan. Terdiri dari jumlah penjualan yang diharapkan dikalikan dengan
harga jual per unit yang diharapkan dari setiap produk. Merupakan
anggaran yang paling tidak pasti karena didasarkan pada proyeksi
penjualan pada masa depan.
c. anggaran laba/anggaran induk/master budget : menggabungkan anggaran
biaya dan penghasilan dalam sebuah laporan. Digunakan oleh manajer
yang bertanggung jawab atas pengeluaran dan penerimaan untuk unitnya.
2. Anggaran keuangan : menyatakan secara rinci uang yang akan dikeluarkan
oleh organisasi selama periode yang sama dan darimana asal uang tersebut.
Anggaran Variabel Versus Anggaran Tetap
Anggaran sering tidak fleksibel. Anggaran tidak cocok untuk situasi yang
berubah di luar kendali para pembuat anggaran. Misalnya, anggaran
pengeluaran yang didasarkan pada penjualan tahunan sebesar $12 juta tidak
cocok dengan penjualannya mencapai $15 juta. Karena itu manajer beralih pada
anggaran variabel yaitu jadwal biaya yang menunjukkan bagaimana seharusnya

perubahan tiap-tiap biaya kalau tingkat efektivitas atau tingkat outputnya

berubah.
Terdapat tiga biaya yang harus diperhatikan dalam menyusun anggaran variabel:
1 Biaya tetap : biaya yang tidak terpengaruh oleh jumlah pekerjaan yang
dilakukan dalam pusat tanggung jawab. Misalnya : bagi banyak unit
organisasi, pengeluaran untuk gaji bulanan, premi asuransi, sewa, dan biaya
riset tidak akan berubah secara signifikan dengan tingkat aktivitas yang
banyak bervariasi.
2 Biaya variabel : pengeluaran yang berubah secara langsung tergantung pada
jumlah pekerjaan yang dilaksanakan. Contohnya biaya bahan baku, semakin
banyak barang dibuat maka semakin banyak jumlah bahan baku yang
diperlukan.
3 Biaya semivariabel: biaya yang berubah-ubah mengikuti volume pekerjaan
yang dilaksanakan, tetapi tidak berbanding langsung. Misalnya biaya seluruh
upaya penjualan keseluruhan kerap kali tidak berubah secara langsung
dengan jumlah produk yang terjual.
Mengaudit
Yaitu melacak penipuan,membuktikan kejujuran dan kewajaran laporan
keuangan sampai meyediakan dasar penting bagi para manajer untuk
mengambil keputusan.
Dua tipe kegiatan mengaudit :
1.
Audit eksternal : proses verifikasi yang menyangkut penilaian yang bebas
atas berbagai perkiraan dan laporan keuangan organisasi. Dilakukan oleh
personil akuntansi yang bekerja di perusahaan CPA (Certified Public
Accountant). Auditor melakukan verifikasi bahwa perusahaan dalam
menyusun sendiri laporan keuangannya dan dalam menilai harta serta
utangnya telah mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku secara umum
dan menerapkannya dengan tepat.
2.
Audit internal : dilakukan oleh anggota organisasi itu sendiri. Sasarannya
untuk memberikan jaminan yang pantas bahwa harta organisasi dengan benar
dijaga keamanannya.
Pengendalian dalam Dunia Keterlibatan Dinamis
Keterlibatan dinamis adalah istilah untuk selalu mengingat waktu(dinamis) dan
hubungan (keterlibatan) kapanpun berpikir mengenai manajer dan
manajemen. Keterlibatan dinamis memunculkan dua perkembangan yaitu :
1 Pendekatan keterlibatan dinamis berarti bahwa waktu dan hubungan,
bukannya keuangan dan sasaran organisasi
2 Pendekatan keterlibatan dinamis berarti bahwa semua pihak pada hubungan
organisasi harus mempunyai suara yang berarti dalam proses pengendalian
dan keputusan pengendalian.
Manajemen Operasi
Operasi merupakan cara anggota organisasi mengubah input yang berupa
tenaga kerja, uang, pasokan, peralatan, dan lain-lain menjadi output berupa
barang atau jasa. Praktek dari operasi cukup kompleks dan diperlukan semua
aktivitas sehari-hari anggota organisasi dalam berjuang mencapai sasaran
mereka.
SISTEM OPERASI : SEBUAH MODEL

Organisasi dapat dipandang sebagai sebuah sistem, sebuah subsistem yang

saling berkaitan dan berinteraksi menjalankan fungsi yang diarahkan untuk
mencapai tujuan bersama, namun subsistem ini dapat juga dipandang sebagai
sistem terpisah.
Model Konseptual dari Sebuah Sistem Operasi
LINGKUNGAN EKSTERNAL

INPUT (Sumber Daya)

Manusia
Modal
Tanah
Mesin-mesin
Bangunan
Teknologi
Informasi

TRANSFORMASI ATAU PROSES PERUBAHAN

OUTPUT
Barang
Jasa
Lain-lain

UMPAN BALIK

Input merupakan sumber daya yang akan diubah menjadi output yang
mencerminkan sasaran organisasi.
Proses transformasi dari input menjadi
output untuk tiap organisasi bervariasi, diantaranya :
1 Transformasi fisik
Transformasi fisik merupakan transformasi dari bahan baku menjadi barang
jadi terjadi di banyak organisasi produksi, walaupun organisasi jasa juga
melakukan transformasi material menjadi barang jadi.
2 Transformasi lokasi
Contoh transformasi ini adalah transportasi.
3 Transformasi pertukaran
Contoh transformasi ini adalah pedagang eceran dimana uang ditukar dengan
barang.
4 Transformasi Informasi
Contoh transformasi ini adalah kantor pengacara dan akuntan yang mengubah
informasi dari satu bentuk ke bentuk lain.
Umpan balik menggambarkan informasi yang didapat oleh orang di organisasi
selama proses keseluruhan yang mana dapat digunakan untuk memonitor
prestasi kerja sistem dan memutuskan apakah tindakan korektif perlu dilakukan.
Umpan balik merupakan kunci dari fungsi pengendalian.
Karakteristik Produk dan Jasa
Output
Konsumsi output
Sifat pekerjaan
Kontak pelanggan
Partisipasi pelanggan

PRODUK
Berwujud
Perlahan-lahan,
dapat
disimpan
Intensif produsen
Minimal, tidak langsung
Sedikit atau tidak ada

JASA
Tidak berwujud
Segera,
tidak
dapat
disimpan
Intensif tenaga kerja
Langsung
Amat perlu
9

PERANAN MANAJEMEN OPERASI

Manajemen operasi merupakan serangkaian kegiatan kompleks manajemen
termasuk
dalam
merencanakan,
mengorganisasikan,
memimpin,
dan
mengendalikan operasi sebuah organisasi. Manajemen operasi merupakan hal
yang penting karena dapat memperbaiki produktivitas dan dapat membantu
organisasi memenuhi prioritas kompetitif pelanggan.
MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS : UKURAN EFISIENSI
Produktivitas berupa perbandingan anatara output dan input merupakan sebuah
ukuran efisiensi manajer atau karyawan dalam menggunakan sumber daya
langka milik organisasi untuk menghasilkan barang dan jasa. Semakin tinggi nilai
rasionya maka semakin besar efisiensi.
Ada dua tipe dasar rasio produktivitas, yaitu :
1 Produktivitas total
Tipe ini menghubungkan nilai dari seluruh output dengan nilai seluruh input,
menggunakan rasio output total/input total.
2 Produktivitas sebagian
Tipe ini menghubungkan nilai dari seluruh output dengan nilai input utama
saja, menggunakan rasio output total/input sebagian.
Rasio produktivitas dapat dihitung untuk periode waktu tertentu, yang mengukur
efisiensi operasi pada waktu yang bersangkutan, atau rasio tersebut
dibandingkan dengan rasio dari periode lain, sebagai ukuran untung rugi dalam
produktivitas.
MEMENUHI PRIORITAS KOMPETITIF PELANGGAN
Organisasi perlu menetapkan sasaran yang didasarkan pada kekuatan organisasi
dan memenuhi kebutuhan serta keinginan konsumen potensial. Manajer yang
efektif perlu membuat keputusan strategis tentang cara organisasi memenuhi
prioritas kompetitif pelanggan dan menyesuaikan dengan operasi dalam
organisasi. Ada empat prioritas kompetitif utama untuk manajemen operasi,
yaitu :
1 Penetapan harga
Manajer operasi bertugas menjaga biaya tetap rendah sehingga organisasi
bisa menawarkan harga yang baik dan masih meraih laba. Organisasi perlu
menggunakan manajemen operasi untuk menekan harga sementara
menyediakan pelayanan bermutu tinggi.
2 Tingkat mutu
Tingkat mutu memiliki dua komponen yaitu desain berprestasi tinggi dan
waktu penyerahan yang cepat.
3 Keandalan mutu
Keandalan mutu artinya mutu konsisten dan penyerahan tepat waktu.
4 Fleksibilitas
Fleksibilitas merajuk pada fleksibilitas produk dan volume. Fleksibilitas produk
artinya desain produk dapat berubah dengan cepat dan manajer menekankan
perubahan untuk memuaskan pelanggan. Fleksibilitas volume adalah
kemampuan membuat perubahan dengan cepat dalam tingkat produksi ketika
permintaan produk berubah.
MENDESAIN SISTEM OPERASI

10

Mendesain sistem informasi termasuk membuat keputusan mengenai apa dan

berapa banyak produk atau jasa akan dihasilkan, bagaimana dan di mana akan
dihasilkan, dan siapa yang akan menghasilkan.
APA YANG DIHASILKAN
Teknologi komputer seperti Design Form Manufacture (DFM) dan Computer-Aided
Design (CAD) dapat membantu manajer dalam desain produk.
BERAPA BANYAK YANG HARUS DIHASILKAN
Perlu dilakukan perencanaan kapasitas yaitu proses meramalkan permintaan dan
kemudian memutuskan apa saja sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi
tingkat permintaan tersebut.
Proses kompleks dari perencanaan kapasitas antara lain :
Memperkirakan permintaan pada masa depan, termasuk, sejauh mungkin,
kemungkinan dampak teknologi, persaingan, dan peristiwa lain.
Menterjemahkan perkiraan tersebut menjadi kebutuhan kapasitas fisik yang
sebenarnya.
Membuat beberapa rencana kapasitas alternatif untuk memenuhi kebutuhan
tadi.
Menganalisis dan membandingkan pengaruh ekonomi dari rencana alternatif.
Mengenali dan membandingkan risiko dan pengaruh strategis dari rencana
alternatif.
Bagaimana Menghasilkan
1. Pemilihan Teknologi Utama
2. Pemilihan Teknologi Tambahan
3. Pemilihan Komponen Spesifik
4. Pemilihan Arus Proses
Merencanakan lokasi fasilitas
Merencanakan tata letak
a) Fasilitas produktif,seperti tempat kerja dan peralatan untuk
menangani material.l
b) Fasilitas nonproduktif, seperti tempat penyimpanan dan fasilitas
pemeliharaan.
c) Fasilitas pendukung, seperti kantor, kamar kecil, ruang tunggu,
kafetaria, dan tempat parkir.
Siapa yang Akan Mengerjakannya
Keputusan akhir dalam mendesain operasi adalah memmikirkan perkerjaan
individualnya. Bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan dan siapa yang akan
mengerjakannya. Sehingga, kesalahan desain pekerjaan ini akan berpengaruh
pada biaya operasi dan biaya tenaga kerja itu sendiri.
Adapun 3 isu penting bagi pekerja desain :
1. Keterampilan pekerja
2. Keselamatan pekerja
3. Kerja sama di tempat kerja
Model Perencanaan Operasi dan Sistem Pengendalian

Perkiraa
n
Produksi agregat :
Penetapan rencana
Kapasitas jangka
pendek

Faktor-faktor lingkungan
yang mempengaruhi
permintaan

11

Umpan balik
informasi
mengenai
kemajuan

Rencana terinci dan jadwal :

Jumlah karyawan
Jadwal kerja
Jadwal mesin
Bahan Baku dan sediaan

Input :
Tenaga
Kerja
Material
Mesin
Energi

Proses Produktif

Output
berupa
barang
dan jasa

Monitor mutu,jumlah,
dan biaya output

Proses penyesuaian
untuk memenuhi
standar

Intreprestasi Hasil

Standar untuk
mutu,jumlah dan
biaya

Sistem Pengendalian
tingkat Luas
Manajemen Sediaan
Sediaan dapat disebut juga bahan baku. Barang setengah jadi adalah barang
yang baru setengah selesai atau masih memerlukan proses untuk menjadi
barang jadi. Dan barang jadi merupakan barang yang dapat dijual untuk
keberlangsungan operasi perusahaan. Sehingga, dari sediaan, barang setengah
jadi, dan barang jadi perlu dikendalikan dengan cermat karena dapat menjadi
sumber yang potensial untuk terjadinya pemborosan.
Jika tidak dikendalikan, maka akan ada bahan baku yang terlalu lama disimpan
sehingga kemungkinan akan rusak atau hilang menjadi lebih tinggi. Atau proses
akan dihentikan sementara karena menunggu bahan sediaan yang akan
digunakan tersedia.
Sehingga,langkah-langkah dalam manajemen sediaan ini adalah :
1. Perencanaan Kebutuhan Material (MRP, Materials Requirement Planning)
2. Perencanaan Sumber Daya Material (MRP II, Materials Resource Planning)
3. Sediaan Tepat Waktu (JIT, Just in Time)
SISTEM INFORMASI
12

INFORMASI DAN PENGENDALIAN

Fungsi manajerial secara umum adalah merencanakan, mengorganisasikan,
memimpin, dan mengendalikan tergantung pada arus informasi yang tetap
mengenai apa yang terjadi di dalam dan di luar sebuah organisasi. Sistem
informasi berperan
dalam mengendalikan bagaimana seorang manajer
menjalankan bisnis. Sistem informasi manajemen tidak dapat dipisahkan dari
merencanakan, membuat keputusan, dan pengendalian. Seberapa cepat dan
akurat manajer menerima informasi mengenai apa yang berlangsung dengan
baik dan apa yang keliru amat menentukan seberapa efektif system
pengendalian yang akan dilakukan.
Semakin lama informasi dipandang sebagai factor kunci untuk membantu
manajer memberikan respons pada lingkungan yang kompleks dan bergejolak.
Informasi sebagai suatu asset yang berharga sehingga perlu dikelola secara hatihati dan dilindungi.
Informasi terdiri dari 2 komponen utama yaitu data dan informasi. Data adalah
angka dan fakta mentah yang belum dianalisis mengenai suatu peristiwa seperti
jumlah kapasitas produksi dari suatu pabrik setiap tahunnya. Sedangkan
informasi adalah hasil dari pengorganisasian atau analisis data dengan cara yang
berarti contohnya adalah parbrik tersebut membandingkan kapasitas produksi
dengan tahun sebelumnya atau dengan pabrik lain yang sejenis. Data dan
informasi mempunyai perbedaan operasi pada setiap perusahaan. Namun, pada
umumnya data dan informasi tersebut dievaluasi dalam 4 faktor atau biasa
disebut 4 sifat informasi , antara lain :
1 Mutu Informasi
Semakin akurat informasi, semakin tinggi mutu dan semakin aman manajer
mempercayainya untuk membuat keputusan. Pada umumnya, biaya untuk
memperoleh informasi naik jika mutu yang diinginkan semakin tinggi.
2 Ketepatan Waktu Informasi
Untuk pengendalian yang efektif, tindakan korektif harus diterapkan sebelum
terjadinya deviasi yang besar dari rencana atau standar. Jadi, informasi yang
disediakan oleh system informasi harus tersedia bagi orang yang tepat pada
waktu yang tepat agar tindakan yang tepat dapat diambil.
3 Jumlah Informasi
Manajer akan sulit membuat keputusan yang akurat dan tepat waktu tanpa
informasi yang cukup. Akan tetapi, seringkali menerima lebih banyak
informasi dari yang dapat mereka gunakan secara produktif.
4 Relevansi Informasi
Informasi yang diterima manajer harus relevan dengan tanggung jawab dan
tugas mereka. Seperti contohnya manajer personalia tidak perlu mengetahui
tingkat sediaan dan manajer yang mendapat tugas memesan ulang sediaan
yang sudah menipis tidak perlu mengetahui mengenai status anggota staf di
departemen lain.

PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Definisi dari SIM adalah metode formal menyediakan informasi yang akurat dan
tepat waktu kepada manajemen yang diperlukan untuk mempermudah proses
pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi
perencanaan, pengendalian dan operasi secara efektif. Sistem menyediakan
13

informasi mengenai masa lalu, masa kini, dan proyeksi masa depan serta
mengetahui peristiwa yang terjadi di dalam dan di luar organisasi. Pada masa
lampau, system ini sangat tidak formal dalam penetapannya dan
pemanfaatannya. Setelah terjadi kemajuan computer, dengan kemampuannya
memroses dan memampatkan data dalam jumlah besar, baru di desain system
informasi menjadi proses formal dan menjadi bidang studi.
1 EDP (Electronic Data Processing)
Komputer umumnya digunakan untuk memroses data yang berkaitan dengan
accounting dan penagihan, karena diperlukan keterampilan khusus untuk
mengoperasikan peralatan yang mahal, kompleks, dan kadang-kadang
temperamental, komputer diletakkan di dalam departemen EDP. Ketika
kecepatan dan kemudahan pemrosesan data berkembang, tugas memroses
data dan manajemen informasi yang lain juga menggunakan komputer. Untuk
menghadapi tugas yang baru ini, departemen EDP mengembangkan laporan
standar untuk dipergunakan oleh manajer.
2 CBIS (computer-based information systems)
Pertumbuhan departemen EDP membuat manajer lebih memfokuskan pada
merencanakan sistem informasi organisasi. Usaha ini menyebabkan
munculnya CBIS, yang lebih dikenal dengan SIM yang menggunakan
computer. Ketika fungsi departemen EDP diperluas di luar pemrosesan data
standar massal yang rutin, mereka itu mulai disebut departemen SIM.
3 DSS (Decision Support System)
DSS adalah sistem computer yang interaktif yang mudah diakses dan
dipergunakan oleh orang yang bukan ahli computer yang menggunakan DSS
untuk membantu mereka merencanakan dan membuat keputusan. Walaupun
laporan SIM masih diperlukan untuk memonitor operasi yang sedang
berlangsung, DSS memungkinkan penggunaan database yang tidak terlalu
terstruktur kalau harus membuat keputusan khusus.
INFORMASI BERDASARKAN TINGKAT MANAJEMEN YANG BERBEDA
G. Anthony Gorry dan M.S. Scott Morton telah menunjukkan bahwa system
informasi sebuah organisasi harus menyediakan informasi kepada manajer
dengan 3 tingkat tanggung jawab yaitu:
1 Pengendalian Operasional (Tingkat Lini Pertama)
Sebuah SIM untuk pengendalian operasional harus menyediakan informasi
harian atau mingguan yang sangat akurat dan rinci. SIM harus menyediakan
informasi dalam jumlah banyak yang tepat waktu dan rinci yang diambil dari
operasi sehari-hari. Contohnya, seorang supervisor produksi harus mengetahui
kalau sisa material berlebihan atau bila jam jalan mesin untuk suatu pekerjaan
sudah terlewati.
2 Pengendalian Manajemen (Manajemen Menengah)
Manajemen tingkat menengah adalah kepala divisi. Mereka memerlukan
informasi yang terdiri dari data agregat (sudah diringkas) dari dalam
organisasi disamping dari sumber di luar organisasi. Sebuah contoh yang
mungkin perlu diperhatikan dari manajer tingkat menengah dari suatu
perusahaan penerbangan adalah lalu lintas penumpang bulanan yang
seringkali disebut informasi factor muatan (load factor). Informasi tersebut
dapat disajikan dalam perbandingan dengan factor muatan dari perusahaan
lain.
3 Perencanaan Strategis (Manajemen Puncak)
SIM harus menyediakan informasi untuk membuat rencana strategis dan
pengendalian manajemen. Untuk membuat rencana strategis, sumber
informasi eksternal mengenai kondisi ekonomi, perkembangan teknologi,
14

tindakan pesaing yang dianggap amat penting. Karena data pendukung

berasal dari luar organisasi, informasi ini lebih sulit dikumpulkan dan
dimasukkan ke dalam computer daripada informasi internal. Untuk fungsi
pengendalian manajemen bagi manajer puncak, sumber informasi harus
mencakup
internal
maupun
eksternal.
Manajer
puncak
biasanya
mempertimbangkan prestasi keuangan organisasi secara keseluruhan. Oleh
karena itu mereka memerlukan informasi mengenai penjualan dan laba
kuartalan, mengenai indicator relevan yang lain dari prestasi keuangan .
laporan pengendalian internal bagi manajer puncak dapat dibuat bulanan,
kuartalan, dan bahkan terkadang tahunan.
Bagaimana kebutuhan yang beraneka rupa dari tingkat manajerial yang berbeda
diterjemahkan menjadi system informasi manajemen ? sebuah perusahaan besar
mendesain komponen manufaktur dari SIMnya sebagai berikut :
a Supervisor
Menerima laporan harian mengenai tenaga kerja langsung dan tidak langsung,
jumlah penggunaan material, sisa material, jumlah produksi, dan berapa lama
mesin harus berhenti.
b Superintendent dan kepala departemen
Menerima laporan ringkasan biaya departemen dan biaya produk mingguan.
c Manajer Pabrik
Menerima laporan keuangan mingguan dan bulanan serta analisis biaya
penting dan ringkasan biaya produk.
d Manajer Divisi
Menerima laporan bulanan pabrik dalam bentuk perbandingan, rencana
keuangan, ringkasan biaya, produk dan laporan pengendalian biaya pabrik.
e Manajer Puncak
Menerima tinjauan keuangan keseluruhan bulanan dan kuartalan, analisis
keuangan, serta ringkasan perbandingan prestasi divisi.
PERAN CIO (CHIEF INFORMATION OFFICER)
CIO adalah hubungan manusia antara manajemen puncak dan sitem informasi
perusahaan. CIO bertugas sebagai berikut :
1 Bertanggungjawab untuk mengawasi persiapan dan penyebaran kebijakan
prosedur untuk sistem baru dan yang sudah ada.
2 Sebagai agen perubahan yang bertanggungjawab untuk introduksi teknologi
seperti telekomunikasi, otomasi kantor, SIM, DSS, expert system, dan aktivitas
yang berkat=itan.
3 Memfokuskan pada merencanakan dan mengembangkan cara kreatif dan
inovatif untuk memenuhi kebutuhan manajer akan informasi yang terus
tumbuh.
MENGIMPLEMENTASIKAN SIM DENGAN KOMPUTER
Masalah dalam Mengimplementasikan SIM dengan Komputer
Menurut G.W. Dickson dan John K. Simmons, ada lima faktor utama yang
menentukan apakah dan seberapa jauh implementasi akan ditolak.
1 Apakah SIM menggangu batas-batas departemen yang sudah terbentuk?
Penetapan SIM baru dapat menghasilkan perubahan dalam beberapa unit
organisasi. Kemungkinan ditolak oleh anggota departemen karena ada
perubahan cara pengerjaan tugas atau karena harus bekerja dengan orang
yang berbeda.
2 Apakah SIM mengganggu sistem informal?

15

Adakalanya SIM mengganggu jaringan komunikasi informal karena adanya

perubahan pola komunikasi. Bila anggota organisasi lebih menyukai
mekanisme informal dalam pengumpulan dan pendistribusian informasi,
mereka dapat menolak saluran yang lebih formal pada sistem yang baru.
Apakah SIM menantang karakteristik spesifik seseorang?
Orang yang tlah bekerja selama bertahun-tahun di suatu perusahaan
mungkin akan melakukan penolakan dengan keras dibandingkan orang
yang baru bekerja karena mereka telah mengetahui semua metode dan
prosedur.
Apakah SIM didukung oleh budaya organisasi?
Bila
manajemen
puncak
mempertahankan
komunikasi
terbuka,
kemungkinan penolakan terhadap SIM yang baru akan kecil. Bila
manajemen puncak tertutup, implementasi SIM yang baru akan terhambat.
Apakah karyawan dapat ikut menentukan cara mengimplementasikan
perubahan?
Pada umumnya, bila manajer dan karyawan membuat keputusan
perubahan bersama-sama, kemungkinan besar perubahan akan diterima.

IMPLEMENTASI DAN KEAMANAN

Keamanan sistem baru merupakan isu pengendalian yang harus dipikirkan dalam
tahap desain dan implementasi., misalnya dengan penjagaan ketat, dilengkapi
dengan password, dan file yang hanya dapat dibaca. Perlindungan konfigurasi
mainframe biasanya memadai, tetapi keamanan untuk sistem PC amat kurang di
sebagian besar organisasi.
Pengendalian sistem informasi dengan komputer rawan pencurian dan
vandalisme, perusakan dan pengubahan data, dan penyebaran informasi yang
terlarang.Pencurian dan vandalism dibatasi dengan menempatkan penjagaan
yang ketat dan selalu diawasi. Pembajakan perangkat lunak atau program dapat
dicegah dengan memasang pencegah penyalinan data penting dan dengan
menyimpan file yang asli dan salinannya di tempat yang aman atau secara
online. Kerahasiaan informasi merupakan pertimbangan keamanan bagi
siapapun yang menggunakannya.
PEMAKAIAN KOMPUTER OLEH PENGGUNA AKHIR
Pemakaian komputer oleh pengguna akhir (end user computing) adalah
penggunaan komputer secara kreatif oelh mereka yang bukan pakar pemrosesan
data. Teknik decision support systems (sistem pendukung keputusan) dan
artificial intelligence (kecerdasan buatan) adalah dua contoh pemakaian
komputer oleh pengguna akhir yang semakin lama semakin berguna bagi
manajer.

Decision Support System

DSS adalah sistem komputer interaktif yang mudah diakses, mudah
dioperasikan oleh yang bukan pakar komputer untuk merencanakan dan
mengambil keputusan. DSS adalah hasil perkembangan SIM sehinggan
terdapat kesamaan antara keduanya. Mereka menggunakan komputer dan
didesain untuk memasok informasi kepada manajer. DSS mempunyai
keunggulan penting, yaitu sistem ini dimaksudkan untuk mengolah informasi
dan sistem ini tidak harus berkaitan dengan penyimpanan dan penyaluran
data, seperti SIM.
16

DSS langsung dioperasikan oleh penggunanya. Jika penggunanya memerlukan

akses untuk mendapatkan informasi, mereka dapat segera menggunakan
sistem online secara mandiri, tanpa perlu menunggu hasil dari departemen
SIM. Manajer yang telah mendapatkan data dari DSS dapat langsung
mengolahnya, emngajuka pertanyaan, dan mengubah format tanpa harus
menjelaskan kepada staf EDP/SIM. Oleh karena itu, manajer dapat langsung
memperoleh informasi di saat mereka membutuhkannya. Pengolahan data
secara langsung mempunyai keuntungan kenyamanan yang lebih besar untuk
informasi yang sensitif.
Sedanngkan pada SIM, informasi yang diberikan berupa laporan standar
secara periodik dan tidak dapat menjawab dengan baik situasi yang tidak
rutin, tidak terstruktur, atau hal khusus tertentu.

Expert System dan Kecerdasan Buatan

Expert system adalah sistem berbasis komputer menggunakan teknik
kecerdasan buatan untuk mendiagnosis masalah, merekomendasikan
penyelesaian, atau menghindari masalah, dan membuat cara berpikir untuk
rekomendasi tersebut. Expert system dibuat atas kerangka kerja fakta dan
jawaban terhadap situasi yang sudah diketahui. Kecerdasan buatan atau
artificial intelligence (AI) merupakan perkembangan pendekatan penggunaan
komputer untuk melakukan simulasi kecerdasan pikiran atau tingkah laku
manusia. Akibatnya, expert system bertindak seperti seorang manusia yang
ahli dalam menganalisis situasi tidak terstruktur.
Expert system didesain untuk menerapkan hasil dari penelitian AI dengan
meniru kemampuan dan penilaian seorang ahli. Expert system membuat
pandangan ahli bagi yang bukan ahli, sehingga memungkinkan orang awam
bisa mengerjakan pekerjaan para ahli. Expert system dapat dikembangkan
dengan menambah informasi pengetahuan dasar yang ada pada saat ini.
Untuk mengatasi suatu masalah, expert system memberikan serangkaian
pertanyaan yang sudah diatur kepada pemakai. Dengan jawaban dari
pemakain, expert system dapat mengambil kesimpulan mengenai suatu
masalah. Kemampuan memecahkan masalah diatur dengan program
berdasarkan model proses masuk akal yang sebenarnya oleh seorang pakar di
lapangan. Expert system relevan untuk masalah yang tidak terstruktur dan
lebih tahan terhadap kesalahan daripada program konvensional.

Daftar Pustaka
A.F. Stoner James, dkk, 1996, Manajemen, Edisi Bahas Indonesia, Penerbit P.T
Prenhallindo, Jakarta.

17