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Esta gua ha sido realizada gracias a la financiacin de Obra Social de BBK a travs de la 8 (2009) y 9 (2010) convocatorias de ayudas a entidades sin nimo de
lucro para proyectos de I+D+i en accin social y al Departamento de Empleo y Asuntos Sociales del Gobierno Vasco a travs de de las subvenciones para el
fomento de actividades del tercer sector en el mbito de la intervencin social en el Pas Vasco, orden de 3 de enero de 2011.
En la elaboracin de esta gua han intervenido diferentes personas y organizaciones a las que queremos agradecer su colaboracin, especialmente al Servicio de Vigilancia Tecnolgica e Inteligencia Competitiva
de la Diputacin Foral de Bizkaia Zaintek , integrado en la Agencia de innovacin BAI de la Diputacin Foral de Bikzaia, ahora denominada Agencia BEAZ, por dejarnos acceder a los documentos y herramientas
de este servicio, principalmente su Metodologa para la implantacin de un sistema de informacin empresarial (SIE); a Elisa Garca-Morales, de Inforarea, que contrast y realiz aportaciones al enfoque y los
contenidos; y, por ltimo, al equipo de consultora social de Fundacin EDE por su labor de revisin del marco terico y conceptual y la aportacin de su experiencia, adems de diferentes y valiosas
herramientas. Finalmente, queremos agradecer a Fekoor, federacin de personas con discapacidad fsica y orgnica de Bizkaia, a AVATI TP/TLP, asociacin vasca para la ayuda, tratamiento e insercin del
trastorno de personalidad - trastorno lmite de personalidad, a Elikalte, asociacin vasca de afectados por alergias alimentarias, y a la Fundacin Harribide por participar en este proyecto permitindonos testar en
ellas el itinerario y las herramientas que se recogen en esta gua.
Este documento est bajo licencia de Creative Commons. Se permite libremente copiar, distribuir y comunicar pblicamente esta obra siempre y cuando se reconozca la autora y no se
use para fines comerciales. Si se altera o transforma o se genera una obra derivada, slo podr distribuirse bajo una licencia idntica a sta. Licencia completa:
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/es/
ndice
Introduccin ............................................................................................................................................................................................................................................................... 5
I.
II.
2.
3.
Cmo encaja este proceso con otras herramientas y modelos de gestin de nuestra organizacin? ...................................................................................................................................... 7
4.
5.
6.
1.
2.
Bibliografa ............................................................................................................................................................................................................................................................... 34
ANEXOS: HERRAMIENTAS ............................................................................................................................................................................................................................................... 35
Herramienta para la reflexin sobre retos de futuro para organizaciones sin reflexin estratgica previa. ..................................................................................................................................... 35
Herramienta para la priorizacin de retos estratgicos. ................................................................................................................................................................................................... 37
Herramienta para la identificacin de reas de informacin crtica. ..................................................................................................................................................................................... 38
Cuadro de reas de informacin crtica y reas temticas. ................................................................................................................................................................................................ 40
Herramienta de identificacin y evaluacin de necesidades de informacin. ........................................................................................................................................................................... 42
Herramienta de anlisis de fuentes de informacin. ......................................................................................................................................................................................................... 44
Cuadro de fuentes de informacin. .............................................................................................................................................................................................................................. 46
Herramienta diagnstico de procesos de informacin....................................................................................................................................................................................................... 47
Herramienta diagnstico de agentes de informacin. ....................................................................................................................................................................................................... 49
Herramienta para el anlisis de las fortalezas y debilidades de los procesos de informacin. ...................................................................................................................................................... 51
Herramienta para la creacin del mapa informacional. ..................................................................................................................................................................................................... 53
Herramienta para el registro de mejoras. ..................................................................................................................................................................................................................... 54
Introduccin
En general, existe en el mbito de las organizaciones no lucrativas un dficit de modelos, sistemas y
herramientas de gestin adecuados a nuestra realidad e identidad. Por ello, se hace necesario
informacin, de forma puedan sentar las bases para desarrollar una poltica y un sistema de
informacin.
De esta manera, se pretende un doble objetivo. Por un lado, ayudar a mejorar los procesos de
En este contexto, Fundacin EDE ha puesto en marcha diversas iniciativas con objeto de dar
gestin de la informacin y, por otro, incorporar la informacin como un recurso clave en los
avanzada. Una de estas iniciativas ha sido la elaboracin de una herramienta autodiagnstico 1 que
permite a las organizaciones no lucrativas evaluar sus procesos de gestin de la informacin y
conocer el grado de implantacin y desarrollo de una cultura informacional en su estructura 2.
La
organizaciones no lucrativas, elaborada por nuestro Centro del Conocimiento, supone una
continuacin de la lnea de trabajo ya establecida con la herramienta autodiagnstico para seguir
avanzando en la incorporacin de la informacin como un recurso para el fortalecimiento y
desarrollo organizacional mediante la mejora y sistematizacin de sus procesos de gestin.
La gua se dirige principalmente a aquellas organizaciones no lucrativas que deseen iniciarse en la
reflexin y sistematizacin de sus procesos de gestin de la informacin, ofrecindoles,
independientemente de su tamao, sus recursos y su desarrollo organizacional, un procedimiento
Con la colaboracin de BBK-Obra Social a travs de la 7 convocatoria 2008 a entidades sin nimo de lucro
para proyectos de I+D+i en accin social,
2
Esta herramienta est disponible en www.fundacionede.org/gestioninfo
1
pulso de nuestra organizacin y corregir errores. Pero an hay ms: la informacin, en tanto que
organizacin. Cada da entra en ella gran cantidad de informacin a travs de diferentes canales.
Gran parte de esa informacin no tiene valor y produce ruido que nos hace perder tiempo y puede
distraernos de nuestras tareas y objetivos principales. Otra parte puede resultar muy importante
para el desarrollo de nuestros servicios o para la sostenibilidad de nuestra propia organizacin, as
que parte de nuestra actividad consisten en distinguir y separar lo que es importante de lo que no lo
es.
Por otra parte, debemos tener en cuenta que desarrollamos nuestra actividad en entornos cada vez
no, y establecer las correcciones necesarias. En definitiva, necesitamos planificar nuestro sistema
de informacin.
Con esta gua queremos acompaarte en este camino, partiendo de lo que ya tienes y mejorando
En este escenario, la informacin es una herramienta de enorme valor. En efecto, disponer de una
los aspectos que necesitan ser revisados. Al Iniciar un proceso de evaluacin y mejora de nuestros
1.
2.
Est claro, pues, que la informacin resulta fundamental tanto para conocer nuestro entorno y
saber interactuar con l adaptndonos a los cambios que se producen, como para conocer el
1. Iniciar reflexiones de carcter estratgico: retos de futuro, oportunidades, etc. con los
que se relacionarn las informaciones clave para nuestra entidad.
sino, tal como veremos ms adelante, nicamente aquellas informaciones claves para la
organizacin que estn unidas estrechamente a su estrategia y objetivos. Es ah donde deben
centrarse los esfuerzos de mejora. Economizar esfuerzos supone dirigir nuestra energa a lo
verdaderamente importante sin perder la visin de conjunto.
El alcance est en funcin, como ya hemos dicho, de nuestras posibilidades (tiempo y esfuerzo) y
circunstancias. No obstante, las mejoras que implementemos deben cumplir un fin fundamental:
debe lograr que la informacin sea compartida y accesible a las personas que forman nuestra
organizacin segn sus necesidades. En el caso de las entidades de segundo nivel, deben cubrir las
slo de estos dos factores, sino tambin de la realidad y necesidades de nuestra organizacin y de
madura para iniciar un proceso de estas caractersticas. Debe centrar sus esfuerzos en revertir o
Ahora bien, si nuestra organizacin tiene cubiertas sus necesidades bsicas, cuenta con cierto
desarrollo organizativo y con unas prcticas de gestin mnimamente estructuradas, elaborar un
plan de mejoras de nuestro sistema de informacin puede suponer un proceso de reflexin de gran
inters y un procedimiento valioso para identificar deficiencias en nuestros flujos de trabajo debido al
carcter transversal de la informacin.
El alcance de este proceso depender de nosotros mismos. Su desarrollo debe adaptarse a
nuestras posibilidades y no a la inversa. Ms aun teniendo en cuenta que con frecuencia, en
nuestro deseo de controlar todos los procesos de nuestra organizacin, tenemos tendencia a querer
planificarlo todo. En el mbito de la informacin no es necesario que planifiquemos todos sus flujos,
A.
informacin debe ser conforme a las lneas estratgicas y objetivos que se establezcan
mientras dure el proceso. La continuidad del proceso es esencial. Una vez iniciado es
tanto en aqul como en los sucesivos planes de gestin que lo desarrollan. Es decir, el
Por qu decimos que hay que hacerlo de forma participativa? Porque los procesos de
informacin afectan a diferentes departamentos y responsabilidades en el seno de una
2.
colaboracin.
informacin, por tratarse de un procedimiento que regula los diferentes procesos y flujos
de informacin, debe estar contemplado en aqul integrndolo en los mapas de procesos
Por tanto, para poner en marcha el proceso ser necesario contar con un nmero limitado
3.
Lo dicho en los ejemplos anteriores puede valer para otros instrumentos de desarrollo
organizacional como los planes para la gestin de la innovacin o la gestin del conocimiento, de la
B.
iii.
Un proceso de estas caractersticas requiere de una serie de condiciones favorables que facilitarn
el xito y la consecucin de los objetivos previstos:
iv.
Pero tambin por una actitud realista, estableciendo objetivos adecuados a los medios
disponibles por la organizacin.
F.
Y, por supuesto, una actitud abierta y participativa en las diferentes fases y sesiones,
adaptando el ritmo a nuestras posibilidades.
organizacin, y este hecho puede ayudarnos a obtener un plan con mayores garantas de
objetividad.
Adems, puede tener otras ventajas de tipo prctico. En efecto, la persona facilitadora que tiene
experiencia en el campo de los sistemas de informacin puede realizar propuestas de mejora
concretas que un equipo motor sin ayuda externa puede obviar por desconocimiento.
En cualquier caso, si optamos por una ayuda externa, es necesario delimitar cul ser su nivel de
implicacin, su responsabilidad y, claro est, el tiempo y dedicacin.
El papel de esta ayuda externa puede ser nicamente una orientacin metodolgica a lo largo de las
diferentes fases. Pero podemos dotar a este acompaamiento de una mayor responsabilidad,
dinamizando las sesiones (incluso proponiendo herramientas de trabajo diferentes a las previstas en
esta gua) y, dando un paso ms all, recogiendo y ordenando los contenidos que se han volcado en
esas sesiones.
El papel que creemos que debe tener esta ayuda externa lo marcamos nosotros, pero puede estar
supeditado a nuestras capacidades, el tiempo disponible, los recursos econmicos con los que
contamos si el acompaamiento es remunerado. Y no debemos olvidar que debemos entender el
acompaamiento como una accin externa a nuestra organizacin y, por lo tanto, que no tiene
poder para tomar decisiones en ella.
EFQM. Introduccin a la excelencia. Bruselas: EFQM, 2003. Vid. los siguientes conceptos: Orientacin hacia
los resultados y Gestin por procesos y hechos ; ver adems criterios 2b, Poltica y estrategia, y criterio 4e,
Alianzas y recursos.
10
proactivas ante los hechos; es decir, las organizaciones estarn cada vez ms preparadas para
las organizaciones:
I.
II.
Conozcan los procesos, los recursos y las personas que intervienen en los flujos de
informacin e identifiquen de esta manera sus fortalezas y debilidades en este mbito.
b.
c.
d.
Todo ello con el fin de que las organizaciones mejoren los procesos de gestin de la informacin con
respecto a determinadas reas crticas y, sobre todo, incorporen la informacin como un recurso
clave en sus procesos de reflexin estratgica. Adems, este itinerario ayudar, por un lado, a iniciar
Establecer los flujos de informacin para detectar problemas (nichos informativos, gaps,
etc.) y desarrollar las acciones necesarias para su solucin.
e.
Reconocer, asumir y compartir el sistema de informacin (los fines, los recursos) por
parte de todos los miembros de la organizacin.
11
Fases y estructura
Este itinerario requiere de una serie de sesiones de trabajo en grupo estructuradas en dos fases
Se realizar al menos una sesin de trabajo por cada hito. Estas sesiones tendrn una duracin
en las que la organizacin, siguiendo diferentes hitos, pasar de analizar y evaluar sus procesos de
variable en funcin de los temas que se aborden, aunque por norma general no deben sobrepasar
las cuatro horas. El cuadro siguiente es slo una estimacin de las posibles sesiones a realizar en
informacin crtica.
cada hito, ya que stas dependern de la complejidad del proceso y otros factores.
0. Punto de partida.
Hito 1. La estregia y la informacin.
Hito 2. Diagnstico del sistema de informacin.
I Analisis
0. Punto de partida
1. La estrategia y la informacin
3. El mapa informacional
4. Plan de mejoras
Cada fase se realizar con una periodicidad no inferior a una semana ni superior a dos, de forma
que la duracin del proceso no exceder de forma orientativa de las doce semanas.
12
Antes de comenzar
Objetivo: Planificar y consensuar el desarrollo de todo el proceso.
Sesiones: una nica sesin de una duracin estimada de dos
horas.
Equipo motor: formado por personas con visin de conjunto, con experiencia y
conocimiento de la organizacin, y, si la organizacin cuenta con ello, con
responsabilidad en la gestin de la informacin y la comunicacin.
Este equipo tiene la responsabilidad de asumir la parte operativa del diagnstico
y planificacin; por tanto, resulta de inters que en l estn presentes personas
no slo con diferentes funciones, sino tambin diferentes sensibilidades y
visiones del hecho informacional. Debe ser aceptado y reconocido por toda la
organizacin.
b.
vi.
2.
ii.
haber una clara delimitacin de roles y funciones. De esta manera, el equipo debe de
iii.
iv.
iii.
Validar con los rganos que competan las conclusiones del diagnstico y el
v.
3.
Equipo de trabajo. Las funciones de este equipo de trabajo son las siguientes:
i.
plan de mejoras.
iv.
ii.
ii.
iii.
iv.
14
Al finalizar
A tener en cuenta:
1. En la formacin del equipo de trabajo hay que tener
presente que siendo la informacin un recurso de carcter
estratgico, es imprescindible la participacin de la
direccin o de una persona con peso especfico en la
organizacin.
2. En el diseo del marco temporal se debe establecer un
calendario de trabajo realista y acorde a las
posibilidades y disponibilidad de las personas que
integran el equipo de trabajo, por lo que habr que debe
ser contrastado con el mismo.
15
Antes de comenzar
Objetivos:
1. Realizar una aproximacin conceptual a la gestin de la informacin comprendiendo su valor e importancia.
2. Conocer la relacin existente la estrategia de la organizacin y la informacin crtica.
Sesiones: dos sesiones con una duracin total estimada de 6 horas para este hito. Sesin 1: pasos 1 y 2; sesin 2: pasos 3 y 4.
Asistentes: equipo motor.
Pasos a dar: 3. La gestin de la informacin 4. El diagnstico inicial 5. La reflexin estratgica 6. Las reas de informacin crtica
Documentacin de partida: planes estratgicos, planes de gestin, estatutos u otro tipo de documentos que expliciten las estrategias y objetivos de la
organizacin.
A tener en cuenta:
1. La organizacin y el equipo motor ha revisado y aprobado el plan de trabajo.
2. Se ha facilitado a todos los asistentes a las sesiones de este hito el guin correspondiente con los objetivos especficos, asuntos a tratar, duracin, etc.
3. Se dispone de la documentacin de partida necesaria. En el caso de organizaciones sin reflexin estratgica ni planificacin estratgica, centrarse en la
misin y objetivos fundacionales y en la memoria de actividades.
organizacin.
las respuestas a estas cuestiones como apoyo a la persona facilitadora, que debe
1. Qu es la informacin?
evaluacin.
17
etc.
C.
Una correcta gestin de la informacin debe tener en cuenta las reas crticas de
estos tres tipos.
La captacin, seleccin, el tratamiento, la difusin y puesta en valor de la
informacin son los procesos bsicos asociados que constituyen lo que
habitualmente denominamos gestin de la informacin.
B.
18
Facilitar
actitudes
proactivas,
detectando
amenazas
oportunidades.
B.
cumplimiento de objetivos.
informacin.
determinando
las
competencias
necesarias,
d.
B.
19
Objetivo: Reflexionar en torno a los retos estratgicos y sus conexiones con las estructuras
El equipo motor realizar una primera evaluacin sobre la situacin de la organizacin con respecto
a la gestin de la informacin completando la herramienta autodiagnstico alojada en el sitio web de
Fundacin EDE 6. Esta herramienta permite evaluar de forma global distintos aspectos sobre la
gestin de la informacin. Adems de medir el grado de desarrollo de una cultura informacional,
podr valorar cmo se obtiene, se filtra, se analiza y posteriormente se utiliza la informacin relativa
a sus reas de inters.
organizativas y seleccionar aquellos retos con los que posteriormente se realizar un anlisis de las
reas de informacin crtica.
La persona facilitadora completar directamente el cuestionario efectuando las preguntas a todos los
el anexo de esta gua. La herramienta permite realizar una reflexin que ayudar a explicitar los
miembros del equipo de trabajo. En este punto, resultar sumamente interesante comprobar las
diferentes visiones que pueda haber ante una misma cuestin, visiones que todos los miembros del
equipo de trabajo debern captar y tener en cuenta en las acciones que se efecten en los
siguientes hitos y fases. El equipo motor revisar y estudiar las recomendaciones propuestas en el
informe de valoracin obtenido al completar la herramienta autodiagnstico, tomando conciencia de
los puntos dbiles y puntos fuertes del sistema.
http://www.fundacionede.org/gestioninfo/encuesta/index
estratgicos identificados.
20
3.
Cualquier sistema de informacin, aunque est mnimamente estructurado, debe estar alineado con
las estrategias de la organizacin, es decir, la informacin debe ser entendida como un recurso
necesario para desarrollar las estrategias y lograr con xito los objetivos que se marquen. Una mala
o insuficiente gestin de la informacin ser un freno constante en el avance de la organizacin
hacia sus metas.
Esta actividad incide en esta cuestin. En ella el equipo de trabajo deber identificar las reas
temticas de inters y su relacin con los retos estratgicos que se seleccionaron en la fase anterior
Las reas de informacin crtica son aquellos factores de carcter general que tienen
y los departamentos implicados en los mismos. Para ello, el equipo completar la Herramienta para
una relacin directa con los retos estratgicos y cuya disponibilidad resulta clave para la
21
Las reas de informacin crtica se desglosan en reas temticas que permitirn una
por parte de la organizacin pueden entraar dificultades. Con objeto de facilitar esta labor, el tutor
mostrar al equipo de trabajo el cuadro incluido en el anexo en el que se detallan varios ejemplos de
posibles reas de informacin crtica y reas temticas para una organizacin, clasificadas segn el
La relacin entre los tres niveles de esta estructura es de tipo jerrquico, entendiendo los niveles
inferiores como especificaciones o concreciones de los niveles inmediatamente superiores y
establecindose entre esos mismos niveles una vinculacin de carcter temtico.
Por otra parte, es importante advertir que algunas informaciones de niveles inferiores se pueden
repetir en niveles superiores, es decir, que una misma informacin puede tener relacin con varias
reas temticas.
22
El nmero de reas a seleccionar depender de la disponibilidad del equipo motor para realizar los
Las reas temticas deben ser expresadas con toda claridad, con una terminologa reconocida y con
anlisis de las fuentes, procesos y agentes relacionados con ellas, as como para asumir el plan de
mejoras que se acuerde en la fase posterior. Se ha de tener presente que cuantas ms reas se
seleccionen, mayor ser la exigencia y dedicacin posterior, por lo tanto, es preferible realizar una
seleccin que permita concentrar el esfuerzo del equipo en metas asumibles.
Al finalizar
Documentacin de salida: 1. Evaluacin del sistema de informacin y recomendaciones de mejora. 2. Reflexin de la organizacin en torno a la informacin y
su gestin. 3. Relacin y priorizacin de retos estratgicos y su conexin con departamentos o procesos de la organizacin. 4. Relacin y priorizacin de reas de
informacin crtica, concrecin en reas temticas y conexin con los retos estratgicos de la organizacin.
A tener en cuenta:
1. Tras finalizar las sesiones correspondientes el facilitador/dinamizador revisa y ordena la informacin recogida durante la misma.
2. Posteriormente, facilita a la organizacin la informacin recogida durante la sesin para su revisin: cuestionario autodiagnstico, notas sobre gestin de la
informacin, herramientas de anlisis estratgico y reas de informacin crtica.
Antes de comenzar
Objetivos: Realizar un anlisis de los factores que intervienen en los procesos de gestin de la informacin crtica, identificando sus puntos dbiles y fuertes
(gaps de informacin, procesos duplicados, etc.)
Sesiones: dos sesiones con una duracin total estimada de 6 horas para este hito. Sesin 1: pasos 7 y 8; sesin 2: pasos 9 y 10.
Asistentes: equipo motor y otras personas invitadas de la organizacin que participan en los procesos que se analizan en este hito.
Pasos a dar: 7. Las necesidades de informacin 8. Las fuentes de informacin 9. Las personas y los procesos de informacin 10. Anlisis de
debilidades y fortalezas.
Documentacin de partida: 1. Relacin y priorizacin de retos estratgicos y su conexin con departamentos o procesos de la organizacin. 2. Relacin y
priorizacin de reas de informacin crtica, concrecin en reas temticas y conexin con los retos estratgicos de la organizacin.
A tener en cuenta:
1. La organizacin y el equipo motor ha revisado y aprobado los documentos obtenidos en el hito anterior.
2. Se ha facilitado a todos los asistentes a las sesiones de este hito el guin correspondiente con los objetivos especficos, asuntos a tratar, duracin, etc.
3. Se dispone de la documentacin de partida necesaria.
En segundo lugar, el equipo deber concentrarse en las reas temticas y detallar las
informaciones (unidades bsicas de informacin) que completan cada una de ellas. Las
informaciones ayudarn a definir y entender mejor las reas temticas con las que se
relacionan.
Por ltimo, el equipo valorar la importancia de cada una de esas informaciones en relacin al
rea temtica en la que se agrupa y analizar su estado en base a las variables que aparecen
crtica quedan agrupadas. La concrecin de estos tres elementos (departamentos, retos, reas
24
25
revisar, teniendo presentes, adems, otras fuentes que el equipo considere y que no se hallen
recogidas en el cuadro.
Por otro lado, se analizan diversos aspectos que ayudarn a obtener un diagnstico preciso de
cada una de las fuentes especificadas. Los datos obtenidos en este anlisis ofrecen como
La herramienta se completa en dos niveles diferenciados. Por un lado, el equipo identificar las
tomar como referencia la relacin orientativa de fuentes de informacin. Como esta relacin es
de carcter general y el anlisis de las fuentes debe ser especfico para obtener un mayor
grado de exactitud en el diagnstico, es necesario no slo enumerar sino concretar con
precisin las fuentes relacionadas con cada necesidad de informacin.
Esta herramienta contiene dos bloques diferenciados. Por un lado, se completar la relacin de
Una vez identificadas las necesidades y analizadas las fuentes y los procesos de gestin de la
informacin, el siguiente paso de esta fase diagnstico se centrar en los agentes o personas
Por otra parte, se analizarn los procesos relacionados de gestin en relacin a estas
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identificarn los responsables de los procesos respondiendo en una pregunta abierta para cada
la que el equipo de trabajo identificar a las personas y responsables de cada uno de esos
uno de ellos.
procesos.
La herramienta, adems de relacionar a las personas y los procesos, pretende generar entre el
Esta herramienta contiene dos bloques diferenciados. Por un lado, se completar la relacin de
equipo de trabajo una reflexin acerca de la adecuacin y suficiencia de esta relacin. Las
informaciones que se vienen analizando en las herramientas anteriores. Por otra parte, se
reflexiones vertidas sern tenidas en cuenta en la fase posterior para la realizacin del plan de
mejoras.
decisiones que se establezcan fruto de ese anlisis segn las reas de mejora detectadas. Estas
decisiones pueden afectar a cuestiones de carcter general (organizativas, culturales, etc.) o tener
relacin con la gestin integral de la informacin, sino que el equipo debe centrarse en aquellos
aadir.
aspectos que estn influyendo en las informaciones analizadas en los pasos anteriores.
Para facilitar el proceso de anlisis se muestran a continuacin una serie de factores con ejemplos
Dado que la informacin es un recurso de carcter no slo operativo sino tambin estratgico, este
anlisis se realizar agrupando las informaciones seleccionadas segn los retos estratgicos con las
que estn relacionadas. Tras analizar estos factores, el equipo de trabajo deber extraer las
conclusiones necesarias que conduzcan a las decisiones sobre las reas que deben ser mejoradas.
Para la realizacin del anlisis por retos se completar la Herramienta de anlisis de las
Por otro lado, los factores especficos relacionados directamente con la gestin de la
fortalezas y debilidades de los procesos de informacin. En ella, se han incluido dos apartados:
informacin y que han sido analizados en la fase anterior: las necesidades, las
uno para el anlisis de los factores que favorecen o inhiben y otro para las conclusiones y
27
apropiados.
Las personas que intervienen en los procesos no son las adecuadas o las necesarias.
Las personas que intervienen en los procesos no dominan los procedimientos y/o no
presentan una formacin adecuada para los mismos.
Antes de comenzar
Objetivo: obtener una visin general de la interrelacin entre las
Se realizar un mapa informacional con los datos obtenidos en los pasos anteriores que
el anlisis. En ese mapa se agruparn las informaciones en las reas temticas con las
A tener en cuenta:
1. La organizacin y el equipo motor ha revisado y aprobado la
documentacin de la fase anterior.
2. Se ha facilitado a todos los asistentes a las sesiones de este
hito el guin correspondiente con los objetivos especficos,
asuntos a tratar, duracin, etc.
incluir tanto las informaciones modificadas como aquellas que han sido incluidas durante
que se relacionan, incluyendo los retos estratgicos a los que se asocian y los
que tiene cada informacin, las fuentes principales para su obtencin y los agentes que
intervienen en los procesos de gestin de cada una de ellas: quin la obtiene, quien la
registra, quien la difunde, quien la usa.
Este mapa informacional debe ofrecer los resultados definitivos del anlisis y del plan de
mejoras obtenidos en las fases anteriores y debe servir como modelo y referente para la
organizacin en su proceso de aplicacin de las acciones correctoras incluidas en el plan
de mejoras. Para elaborar el mapa informacional el equipo de trabajo guiado por el tutor
completar la herramienta incluida en el anexo.
fieles a los recogidos anteriormente. El mapa informacional muestra el ptimo asumible por
gestin y puesta en valor. Es necesario asegurarse de que los datos que se recojan son
Antes de comenzar
Objetivos: elaborar un plan con acciones correctoras de los puntos
dbiles detectados.
A tener en cuenta:
29
1.
Por este motivo, el sistema de informacin debe estar alineado con estos fines y servir a
Principios rectores que lo rigen y que definen cmo es visto el sistema de informacin
por la organizacin.
2.
3.
iii.
iv.
es decir, los procesos necesarios para cada informacin, las personas que intervienen o
participan en los mismos y las herramientas y soportes de los que se hace uso para
Por tanto, este plan de mejoras debe incluir los siguientes puntos:
informacin.
ii.
iii.
30
5.
31
3. Los recursos necesarios deben ser claramente detallados y se deber tener presente
si la organizacin dispone o puede dotarse de ellos.
7.
Cronograma.
1. Asegurarse de que los objetivos definidos son realistas y acordes con el anlisis y las
decisiones tomadas en la herramienta anterior, centradas en las reas de mejora.
A tener en cuenta:
1.
2.
III.
1. Evaluamos el proceso
Para finalizar este proceso, es adecuado que el equipo que ha participado realice una
debera ser elaborado por el responsable del equipo y refrendado por este ltimo. Su
reflexin compartida en la que deben revisarse las actividades desarrolladas en las fases
El informe debe incluir una evaluacin del progreso realizado en las fases anteriores,
Este proceso de reflexin dara como resultado un informe final que recogera los aspectos
b.
Los
procesos clave.
d.
32
33
Bibliografa
AENOR. Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades. UNE-ISO 15489-1. Madrid: AENOR, 2006.
AENOR. Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices. ISO/TR 15489-2:2001.Madrid: AENOR, 2006.
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ZAINTEK. DIPUTACIN FORAL DE BIZKAIA. Manual de implantacin de un Sistema de Informacin Empresarial. Bilbao: Zaintek, 2003.
34
ANEXOS: HERRAMIENTAS
Herramienta para la reflexin sobre retos de futuro para organizaciones sin reflexin estratgica previa.
Paso 1:
Partimos de lo que hacemos, en general, y lo que dicen nuestros estatutos (en muchos
casos, nico documento formal que seala objetivos o lneas de trabajo)
SITUACIN ACTUAL
Qu hacemos ahora?
Qu actividades concretas realizamos?
1.
OBJETIVOS FUNDACIONALES (segn estatutos)
-
Qu es lo que queremos
conseguir con cada una de ellas?
(objetivos/razones)
1.
2.
3.
4.
5.
35
Qu es lo que queremos
conseguir en cada bloque? (uno o
dos objetivos/razones)
2.
2.
1.
Paso 4: Retomamos los objetivos o razones que hemos elaborado para cada bloque e
intentamos identificar en cada uno dos nuevas ideas que sean coherentes con los
objetivos que hemos elaborado.
Objetivos/razones
Bloque
a. XXX
c. XXX
1.
1.
2.
d. XXX
c. XXX
2.
1.
1.
2.
b. XXX
3.
b. XXX
d. XXX
1.
2.
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Dpto. X
Departamentos
Dpto. Y
Dpto. Z
Dpto. n
Importancia
Esfuerzo
Valor ponderado
Reto 1
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Reto 2
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Reto 3
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Reto 4
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Reto 5
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Reto 6
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Reto 7
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Impacto A/B/M
Priorizacin
Alta
Media
Baja
Alta
Media
Baja
Alta
Media
Baja
Alta
Media
Baja
Alta
Media
Baja
Alta
Media
Baja
Alta
Media
Baja
A. Atender reas con un alto grado de priorizacin. As, concentraremos los esfuerzos de mejora en reas con un mayor impacto sobre el sistema, redundando en un avance ostensible en la
consecucin de los retos con las que se relacionan.
B. Concentrarse en reas con una relacin directa o agrupada en un mismo reto estratgico. De esta forma, se podr conocer mejor el impacto que su seguimiento y las mejoras que se
implemente en las siguientes fases tendrn en la consecucin de aquel.
C. Es posible que una misma rea temtica se repita al tener relacin con retos estratgicos diferentes. Resulta positivo seleccionar este tipo de reas puesto que nos permitir establecer
las relaciones existentes entre los departamentos implicados en la consecucin de cada uno de ellos y nos ofrecer un mayor detalle del mapa informacional que se desarrollar en la
tercera fase.
Escala de valoracin de 1-4 y valor relativo del 50% para cada una de las variables.
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RETOS SELECCIONADOS
AREAS TEMTICAS
rea 1
RETO 1
rea 2
rea...
rea 1
RETO 2
rea 2
rea...
rea 1
RETO 3
rea 2
rea...
rea 1
RETO 4
rea 2
rea...
rea 1
RETO N
rea 2
rea...
VALOR
Importancia
Esfuerzo
Valor
ponderado
Priorizacin
39
Informacin externa 9
1.
Colectivos destinatarios
2.
Fuentes de financiacin
3.
Relaciones institucionales.
4.
Tendencias/cambios en el
entorno socioeconmico.
5.
Socios/as.
AREAS TEMTICAS
Personas usuarias, clientes, participantes, evolucin, tendencias y demandas de las personas usuarias de nuestros servicios, etc.
Subvenciones, ayudas, etc.
Concursos pblicos, prestacin de servicios, convenios de colaboracin, etc.
Donantes, captacin de fondos, fundraising, etc.
Instituciones pblicas: organismos y cargos pblicos que pueden condicionar el desarrollo de la organizacin.
Redes y alianzas: otras organizaciones y sectores sociales del entorno (a especificar).
Colaboradores, expertos, etc.
Factores polticos, sociales y econmicos polticas, cambios socioculturales, tendencias econmicas, cambios normativos que
inciden en el desarrollo o la estabilidad de la organizacin.
Socios/as o patronos en el caso de las fundaciones. donantes, colaboradores, etc.
Otras reas:
Proveedores: personas y organizaciones entregan y suministran productos a la organizacin. Pueden ser suministro de intangibles; por ejemplo, consultoras que ayudan a incorporar
sistemas avanzados de gestin, empresas u organizacioes proveedoras de formacin, etc.
Competidores: Identificacin de otras organizaciones que proveen servicios idnticos o que entran en competencia, sus estrategias, sus servicios y productos, sus redes, sus
contactos, etc.
9
La informacin externa es aquella informacin producida en el entorno prximo a la organizacin y que puede condicionarla.
40
Informacin
pblica 11
Informacin
interna 10
10
11
6.
Informacin econmicofinanciera.
7.
Informacin de recursos
humanos.
8.
9.
41
Valor: se valora la importancia que tiene esa informacin en el conjunto del rea temtica y en su impacto en la consecucin del reto estratgico al que se asocia.
Estado de la informacin: se valora el estado de la informacin, siguiendo el axioma de Porter 12, atendiendo a tres mbitos diferentes:
Cantidad: volumen de informacin que se recibe.
Calidad: fiabilidad y valor aadido que aporta esa informacin.
Frecuencia: adecuacin de la frecuencia, periodicidad y oportunidad con la que se recibe la informacin.
Todas las variables se miden con una escala de valoracin de 0 a 4 (excepto la importancia, que se mide de 1 a 4), expresando 0 un valor nulo y 4 un valor alto con respecto al enunciado de
cada variable. El posicionamiento de la organizacin con respecto a cada informacin es un valor ponderado que tiene en cuenta los dos aspectos anteriores: importancia y estado de la
informacin. Este valor nos indica el grado de posicionamiento en tres niveles: alto, medio o bajo.
Alto: cuando el estado de la informacin es menor que la importancia que tiene para la organizacin.
Medio: cuando el estado de la informacin es consecuente con la importancia pero su valor es menor a 3,5.
Bajo: cuando el estado de la informacin es consecuente con la importancia y adems tiene un valor igual o superior a 3,5.
12
Realizar de forma consensuada entre todo el equipo de trabajo la eleccin de los valores con los que se miden las variables que aparecen en la herramienta. La exactitud de la valoracin
ofrecer una aproximacin ms real al posicionamiento de la organizacin con respecto a la informacin correspondiente.
42
Departamento/s implicado/s:
Estado de la
informacin
Reto/s asociado/s 1:
rea/s de informacin crtica 1:
rea temtica 1
rea temtica 2
rea temtica 3
Valor
Cantidad
Calidad
Frecuencia
Posicionamiento
Frecuencia
Posicionamiento
Informacin 1
Informacin 2
Informacin 1
Informacin 2
Informacin 1
Informacin 2
Departamento/s implicado/s:
Estado de la
informacin
Reto/s asociado/s 1:
rea/s de informacin crtica 1:
rea temtica 1
rea temtica 2
rea temtica 2
Valor
Informacin 1
Informacin 2
Informacin 1
Informacin 2
Informacin 1
Informacin 2
Cantidad
Calidad
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Valor/Fiabilidad: grado de confianza de la informacin dependiendo de las garantas percibidas segn su origen.
Disponibilidad / Accesibilidad: dispone la organizacin de esa fuente? es accesible para las personas que la necesitan?
Una respuesta negativa en la variable disponibilidad o registro anulara el resto de respuestas, ya que la falta de disponibilidad de la fuente de informacin o la ausencia de registro
conllevaran respuestas negativas en el resto de variables.
El posicionamiento de la organizacin con respecto a las fuentes de informacin se calcula teniendo en cuenta las respuestas dadas en las variables de la siguiente forma:
-
Bajo:
Medio:
Alto:
La variable formato no se tiene en cuenta para medir el posicionamiento. No obstante, como reflexin para la organizacin, hay que tener presente que las fuentes registradas en formato
papel tienen un grado menor de accesibilidad. Este dato ser tenido en cuenta en la reflexin que la organizacin realice en la siguiente fase para detectar los frenos que inhiben la gestin de
la informacin.
Recomendaciones para completar la herramienta:
A. La herramienta debe ofrecer un diagnstico ajustado de la realidad. Por tanto, se deben incluir tanto las fuentes de las que se hace un seguimiento como de las que no, aunque sus
parmetros de diagnstico sean negativos.
B. Si el equipo de trabajo desconoce alguna de las fuentes o no es capaz de especificarla, puede obtener esta informacin con la persona que sea responsable o conozca ms de la misma.
C. Hay que tener presente que una informacin puede tener asociada ms de una fuente.
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Informaciones identificadas
Informacin 1
Informacin 2
Informacin 3
Informacin 4
Informacin 5
Informacin 6
Fuentes de informacin
Especificar
Valor /
Fiabilidad
Disponibilidad
/ Accesibilidad
Posic.
45
1. Publicaciones especializadas.
2. Boletines oficiales, sistemas de
alertas legislativas.
3. Medios de comunicacin.
4. Jornadas, congresos, etc.
5. Personas expertas.
6. Redes
7. Internet
8. Contactos institucionales.
9. Datos internos.
10. Canales informales.
11. Otras fuentes de informacin.
DESCRIPCIN
Revistas del sector, libros, boletines en papel o electrnicos, etc.
Boletines oficiales de las diferentes comunidades o provincias, u otros de carcter estatal o supranacional, as como
servicios que alertan de las novedades producidas en ellos.
Medios de comunicacin generalistas o especializados, boletines de prensa, etc.
Asistencia a jornadas, congresos, seminarios, encuentros, etc. del sector.
Consulta a personas expertas internas (know-how interno) o externas (colaboradores, consultoras, centros de
documentacin, organismos especializados, etc.)
Participacin en redes sectoriales, entidades de segundo nivel.
Portales web, buscadores, alertas, participacin en grupos especializados en la red, etc.
Redes de contactos establecidas por la organizacin con otras personas o instituciones.
Bases de datos, actas de reuniones, informes tcnicos internos, etc.
Blogs, redes sociales u otras herramientas de opinin o participacin de la web social.
Otras fuentes de informacin no especificadas en este listado.
46
Una respuesta negativa en la variable seguimiento/captura anulara el resto de respuestas, ya que la falta de disponibilidad de esa informacin conlleva respuestas negativas en el resto de
variables.
El posicionamiento de la organizacin con respecto a los procesos de informacin se calcula teniendo en cuenta las respuestas dadas en las variables de la siguiente forma:
-
Bajo:
Medio:
Alto:
La variable mtodo de registro no se tiene en cuenta para medir el posicionamiento. Como reflexin para la organizacin, se debe tener en cuenta que un mtodo inadecuado en el registro
de una informacin puede ocasionar problemas en la difusin de la misma. Este dato ser valorado en la reflexin que la organizacin realice en la siguiente fase para detectar los frenos que
inhiben la gestin de la informacin.
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Informaciones identificadas
Informacin 1
Informacin 2
Informacin 3
Informacin 4
Informacin 5
Informacin 6
Informacin N
Seguimiento/captura
Registro
Mtodo registro
Difusin
Uso
48
Posicionamiento
Al tratarse de procesos concatenados, una respuesta negativa en alguno de ellos anulara las respuestas de los siguientes procesos. Debe anotarse la denominacin comnmente aceptada en
la organizacin para describir el puesto que interviene en cada proceso, teniendo en cuenta que puede haber procesos en los que intervenga ms de un puesto. En este caso, el equipo de
trabajo debe registrar cuantos puestos intervengan en el proceso que corresponda. Una vez identificadas las personas, el equipo valorar si estas son las ms adecuadas para gestionar los
procesos. Este grado de adecuacin se mide con una escala de valoracin de 0 a 4, expresando 0 un valor nulo y 4 un alto valor de adecuacin. El posicionamiento de la organizacin es un
valor que pondera las variables de adecuacin anteriores en tres niveles:
-
El equipo de trabajo no deber centrarse en los factores que favorecen o inhiben la participacin de las personas en los procesos de gestin, sino nicamente en la identificacin de los
agentes y su valoracin. Estos factores sern analizados en profundidad en la fase siguiente.
Recomendaciones para completar la herramienta:
A. En ocasiones, hay personas que ejercen diversas funciones que pueden tener relevancia en los procesos de gestin. En ese caso, sealar cuando aparecen en las respuestas dos
puestos o funciones diferentes ejercidos por la misma persona.
B. Sealar tambin, si as ocurre, si hay ms de dos puestos que intervienen en uno o ms procesos.
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Obtencin/Adquisicin
Informaciones identificadas
Informacin 1
Informacin 2
Informacin 3
Informacin 4
Informacin 5
Informacin 6
Informacin 7
Informacin 8
Informacin 9
Informacin 10
Informacin 11
Informacin 12
Quin la
obtiene?
Adec.
Registro
Quin la
registra?
Difusin
Adec.
Quin la
difunde?
Solicitud/Acceso
Uso/puesta en valor
Posicionam
Adec.
Quin la solicita?
Adec.
Quin la solicita?
Adec.
50
51
Impacto
Dptos.
implicados
reas de
informacin
Informacin
Reto x, y, z...
A/M/B
Dpto x, y, z...
rea x, y, z...
Reto x, y, z...
A/M/B
Dpto x, y, z...
Reto x, y, z...
A/M/B
Reto x, y, z...
Reto x, y, z...
Retos estratgicos
Valor
Posicionamiento
Conclusin
Necesidades
Fuentes
Procesos
Agentes
Informacin 1
A/M/B
A/M/B
A/M/B
A/M/B
rea x, y, z...
Informacin 2
A/M/B
A/M/B
A/M/B
A/M/B
Dpto x, y, z...
rea x, y, z...
Informacin 3
A/M/B
A/M/B
A/M/B
A/M/B
A/M/B
Dpto x, y, z...
rea x, y, z...
Informacin 4
A/M/B
A/M/B
A/M/B
A/M/B
A/M/B
Dpto x, y, z...
rea x, y, z...
Informacin 5
A/M/B
A/M/B
A/M/B
A/M/B
Positiva /
Negativa
Positiva /
Negativa
Positiva /
Negativa
Positiva /
Negativa
Positiva /
Negativa
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Procesos y agentes
Valor
Fuentes de informacin
principales
Quin la
obtiene?
Quin la
registra?
Mtodo de
registro
Quin la
difunde?
Quin la
usa?
Quin la
difunde?
Quin la
usa?
Informacin 1
rea temtica 1
Informacin 2
Informacin 3
Informacin 1
rea temtica 2
Informacin 2
Informacin 3
Departamento/s implicado/s:
Reto/s asociado/s 2:
Procesos y agentes
Valor
Informacin 1
rea temtica 3
Informacin 2
Informacin 3
Informacin 1
rea temtica 4
Informacin 2
Informacin 3
Fuentes de informacin
Quin la
obtiene?
Quin la
registra?
Mtodo de
registro
53
rea 1
rea 2
rea 3
rea 4
rea 5
Objetivos
Acciones correctoras
Responsable/s
Plazo
Desde
Hasta
Recursos necesarios
54