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2014

MANUAL DE GERENCIAMENTO
DE RECEBIMENTO DE
BENS/MATERIAIS - CGE PB

GERNCIA EXECUTIVA DE AUDITORIA


CONTROLADORIA GERAL DO ESTADO
DA PARABA CGE PB
Verso 01/2014
Manual de Gerenciamento de Recebimento de Bens/ Materiais v.01/2014 25.04.2014

CONTROLADORIA GERAL DO ESTADO


GEREXECUTIVA DE AUDITORIA- -SEE
GEA
GERNCIA ADMINISTRATIVA

Controle de Alteraes
REV

DATA

MOTIVO

REV

DATA

01

25/04/2014

ITENS MODIFICADOS

APROVAO
Aprovado pela Portaria n 006/2014GSC/CGE

Este Documento e a informao nele contida so privativos da Controladoria Geral do


Estado da Paraba. vedada a reproduo e divulgao de quaisquer partes deste
Documento sem autorizao expressa da Controladoria Geral do Estado da Paraba.

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GEREXECUTIVA DE AUDITORIA- -SEE
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Sumrio
1 ENCADEAMENTO LGICO DO PROCESSO DE RECEBIMENTO DE BENS/MATERIAIS.. 4
2 PROCESSO DE PLANEJAMENTO DO RECEBIMENTO DE BENS/MATERIAIS .................. 4
3 PROCESSO DE GERENCIAMENTO DO RECEBIMENTO DE BENS/MATERIAIS ................ 4
4 EXEMPLO DE CRITRIO PARA UM PLANEJAMENTO DA DEFINIO DOS TAMANHOS
DOS LOTES E DAS AMOSTRAS ................................................................................................ 5
5 PROCESSO DE REGISTRO DOS BENS/MATERIAIS ............................................................ 6
6 PROCESSO DE CONTROLE DE FORNECEDORES .............................................................. 6
7 FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS ......................................................................................... 6
8 SIMBOLOGIA ADOTADA NOS FLUXOGRAMAS ................................................................... 6
9 NO CONFORMIDADES E RESPECTIVOS REGISTROS DE CONTROLE .......................... 7
10 FLUXOGRAMAS DE GERENCIAMENTO DOS PROCESSOS ............................................. 9
11 MODELOS DOS REGISTROS DE CONTROLE ADOTADOS NOS FLUXOGRAMAS ....... 13

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1 ENCADEAMENTO LGICO DO PROCESSO DE RECEBIMENTO DE BENS/MATERIAIS


O processo de recebimento de bens/materiais foi dividido em quatro etapas:
Planejamento do Recebimento, Gerenciamento do Recebimento, Controle dos Registros
dos bens/materiais e Controle dos Fornecedores.
Cada uma dessas etapas conta com seu fluxograma e respectivos registros que
devero servir de elementos de controle para a comprovao de que o trmite das
atividades seguiu a modelagem prevista.
2 PROCESSO DE PLANEJAMENTO DO RECEBIMENTO DE BENS/MATERIAIS
A modelagem do processo de recebimento foi desenvolvida a partir da
compreenso de que o planejamento prvio dos recebimentos uma atividade crtica para
o seu sucesso.
Dessa forma, o estabelecimento de um cronograma vivel, que possibilite o
recebimento considerando as fases de anlise quantitativa e qualitativa, alm da
disponibilidade de uma infraestrutura adequada para que o processo ocorra de acordo com
o padro definido, so condies importantes para o processo.
Essas condies devem ser previamente dimensionadas e asseguradas, e seus
respectivos registros devem ser oportunamente gerados a fim de evidenciar a
conformidade dos recebimentos com os requisitos definidos.
Adicionalmente ao cronograma de recebimento, os responsveis pelo recebimento
devero tambm estabelecer previamente quais sero os tamanhos dos lotes e da
amostra que balizaro a anlise qualitativa dos bens/materiais para que se possa dar
como plenamente adequadas as caractersticas dos itens entregues.
Nos casos em que os itens envolvam caractersticas peculiares, dever ser
providenciada, previamente a licitao, a disponibilizao de um perito/especialista que ir
assegurar no ato das anlises das caractersticas das aquisies, suas adequaes ao
que estabelecem os requisitos dispostos nos termos de referncia.
Importante lembrar que todos esses detalhes, cronogramas, tamanhos de lotes e
de amostras, devero fazer parte dos requisitos da entrega dos bens e, portanto constaro
dos detalhes que iro compor o termo de referncia da aquisio.
3 PROCESSO DE GERENCIAMENTO DO RECEBIMENTO DE BENS/MATERIAIS
Outro aspecto bastante importante na padronizao do processo de recebimento
a sua diviso em duas fases.

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Essa diviso segue o que preceitua a Lei 8666/93, em seu artigo 73, inciso II. E
visa assegurar a perfeita adequao dos itens recebidos as especificaes definidas nos
respectivos termos de referncia, editais e contratos.
Num primeiro momento, o recebimento se d no sentido de assegurar a
conformidade dos itens que esto sendo entregues com as especificaes e quantidades
definidas nos termos de referncia, e se esses tambm esto em conformidade com os
detalhes descritos na nota fiscal. Caso sejam considerados conformes, nessa primeira
anlise, ser expedido o termo de recebimento provisrio.
De acordo com o que for previamente definido para a anlise qualitativa, a partir
dos tamanhos dos lotes e das amostras que sero analisadas, os itens sero organizados
para posteriormente serem inspecionados. Aps essa segunda anlise, caso seja
constatado conformidade, ser expedido o termo de recebimento definitivo, que dar
direito ao fornecedor de solicitar o pagamento pelos servios prestados.
Todos esses detalhes do recebimento devem estar contidos nos termos de
referncia como forma de assegurar a prevalncia do interesse pblico, no que se refere a
aquisio de bens/materiais em estrita conformidade com o que de fato foi especificado
para atendimento das necessidades pblicas.
4 EXEMPLO DE CRITRIO PARA UM PLANEJAMENTO DA DEFINIO DOS TAMANHOS
DOS LOTES E DAS AMOSTRAS
Critrio adotado: NBR ISO 5426/1985 Planos de Amostragem e Procedimentos na
Inspeo por Atributos.
Exemplo: Regime de inspeo - Normal
Nvel - II
Tamanho do lote - 2000 peas (pela Tabela 1 - cdigo K)
NQA (Nvel de Qualidade Aceitvel) - 1% - pela Tabela 2: Tamanho da amostra - 125
peas.
Critrio de julgamento - Aceita com 3; Rejeita com 4.
Em resumo significa inspecionar uma amostra de 125 peas, considerando o lote
de 2.000 unidades conforme, se a quantidade de no conformidades constatadas for
menor ou igual a 03 unidades. Caso as no conformidades identificadas sejam em nmero
igual a 04 ou maior que isso, o lote dever ser rejeitado.

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5 PROCESSO DE REGISTRO DOS BENS/MATERIAIS


O registro dos itens adquiridos visa assegurar o controle sobre a propriedade dos
mesmos. A partir desse controle fica mais confivel a identificao dos fluxos de
movimentao desses itens, facilitando seus rastreamentos e gerenciamento de seus
saldos nos estoques fsicos.
6 PROCESSO DE CONTROLE DE FORNECEDORES
Em vrias etapas do processo de gerenciamento dos recebimentos dos bens,
percebe-se a ocorrncia de comunicaes entre os responsveis pelo processo e os
fornecedores para a soluo de problemas relacionados com a recusa no recebimento dos
itens encaminhados.
Nos casos em que os fornecedores no atendem s solicitaes demandadas, os
fluxos direcionam as atividades ao processo de controle do CAFIL.
CAFIL a sigla que representa o Cadastro de Fornecedores Impedidos de
Contratar com a administrao Pblica Estadual. Esse cadastro foi definido pela Lei
Estadual 9697/2012, e visa, como o prprio nome diz, evitar a continuidade do fornecedor
inadimplente com qualquer entidade no mbito do Estado, no rol daqueles aptos a
negociar com o prprio.
O fluxo trata do registro dos inadimplentes e da comunicao a Controladoria Geral
do Estado CGE para as providncias relativas a inscrio dos inadimplentes no CAFIL.
7 FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS
Consiste na tcnica de demonstrar as relaes de interdependncia entre
atividades que compem um processo a fim de facilitar sua compreenso, seu
gerenciamento e controle.
O modelo adotado pela CGE para o processo de gerenciamento dos recebimentos
de materiais e bens conhecido como fluxograma de baias. As baias, divises verticais,
separam as atuaes departamentais ou individuais, daqueles que tem responsabilidade
pela execuo das atividades que fazem parte do processo.
8 SIMBOLOGIA ADOTADA NOS FLUXOGRAMAS
As figuras utilizadas nos fluxogramas seguem um padro internacionalmente
adotado. O comeo das atividades claramente sinalizado por um smbolo contendo a
palavra incio, e a sequncia de atividades indicada atravs de setas que direcionam o
sentido do fluxo.
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A concluso do fluxo identificada por uma figura contendo a palavra fim que
determina sua concluso. H ainda a utilizao de outros smbolos que podem ser
resumidos da seguinte maneira:
Figuras representadas por retngulos: Indicam as atividades que devem ser
desenvolvidas pelos responsveis em execut-las. Sempre so iniciadas pelo infinitivo do
verbo que indica a ao a ser executada.
Figuras representadas por retngulos com linhas verticais nas suas extremidades:
Indicam a ocorrncia de uma srie de atividades, que por no influenciarem diretamente
no gerenciamento do fluxograma que as contm, no necessitam ser desmembrados em
atividades. A rigor o que interessa para o fluxograma que est sendo executado a
identificao de que resultado esperado ao fim de toda a operacionalizao daquelas
atividades.
Figuras representadas por losangos: Indicam a ocorrncia de pontos de deciso no
fluxo. So escritos em forma de questionamentos, e a partir deles dois so os possveis
caminhos para continuidade dos fluxos.
Figuras representadas por crculos contendo nmeros: So artifcios adotados nos
fluxogramas para indicar um salto no caminho que vinha sendo seguido no fluxo para uma
outra parte do processo contida na mesma pgina do desenho.
Figuras representadas por escudos contendo nmeros: So artifcios adotados nos
fluxogramas para indicar um salto no caminho que vinha sendo seguido no fluxo para uma
outra parte do processo contida em outra pgina do desenho.
Figuras representadas por crculos contendo a letra R seguida de um nmero: Esses
smbolos indicam que naquele ponto do fluxo deve ser gerado um registro de controle que
considerado crtico para o alcance dos resultados que determinaro a regularidade do
processo.
9 NO CONFORMIDADES E RESPECTIVOS REGISTROS DE CONTROLE
A tabela a seguir contm requisitos previstos nos normativos aplicveis aos fluxos,
que devero ser controlados a partir da adoo dos registros de controle definidos na
terceira coluna dessa tabela. A gerao dos registros como estabelecido busca assegurar
a conformidade das atividades realizadas com os padres definidos nos fluxos.

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ITEM
Processo de quantificao das
aquisies inexistente ou realizado
de maneira desequilibrada

REFERNCIA LEGAL
Inciso II, par 7 do art. 15 - Lei
8666/93.

REGISTRO
R1 - Fluxo
Planejamento

Ausncia de critrios de aceitao


mediante anlise de amostra dos
bens
Ausncia de definio das
condies de aceitao das
aquisies
Ausncia de definio de
cronograma para recebimento e
acondicionamento adequado das
aquisies
Inexistncia de Termo de
Referncia
No convocao da Comisso de
Recebimento e/ou de Especialista
para recebimento das aquisies
Recebimento de aquisies em
desconformidade com as
especificaes
Ausncia de Termo de
Recebimento Provisrio

Inciso II do art 73 - Lei 8666/93.

R2 - Fluxo
Planejamento

Inciso XVI do art 40 - Lei


8666/93

R3 - Fluxo
Planejamento

Inciso III, par 7 do art. 15 - Lei


8666/93.

R3 - Fluxo
Planejamento

Portaria Conjunta CGE/SEAD


003/2012
Par 2 do art 77 - Lei Estadual
3.654/1971

R3 - Fluxo
Planejamento
R4 - Fluxo
Planejamento

Art 76 da Lei 8666/93

R1 - Fluxo
Gerenciamento

Alnea a do inciso II do art 73


da Lei 8666/93 c/c alnea d do
par 1 do art 77 da Lei Estadual
3.654/1971
Alnea b do inciso II do art 73
da Lei 8666/93 c/c alnea d do
par 1 do art 77 da Lei Estadual
3.654/1972
Art 142 da Lei Estadual
3.654/1971

R3 - Fluxo
Gerenciamento

Ausncia de Termo de
Recebimento Definitivo

Ausncia de registro dos bens no


controle patrimonial da entidade
Ausncia de Parecer Tcnico
Fundamentado pela Comisso de
Recebimento nos casos de
entregas de bens/materiais no
conformes para registro no CAFIL
No encaminhamento dos registros
dos fornecedores impedidos de
licitar/contratar com a Adm. Pb
Est. (CAFIL/PB)

R4 - Fluxo
Gerenciamento

Art 4 da Lei Estadual


9.697/2012

R2 - Fluxo de
Registro das
aquisies
R1 - Fluxo
CAFIL/PB

Art 7 da Lei Estadual


9.697/2012

R2 - Fluxo
CAFIL/PB

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10 FLUXOGRAMAS DE GERENCIAMENTO DOS PROCESSOS

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GERENCIAMENTO DO RECEBIMENTO DE BENS


SETOR DE ALMOXARIFADO/COMISSO DE RECEBIMENTO

Verificar as
especificaes e
quantitativos
constantes da Nota
Fiscal

Recepcionar
carga

GERNCIA
ADMIMINISTRATIVA DO
ORGO

R1
R2

1
NF compatvel
com o contrato?

SIM

Autorizar
descarregamento
em lotes, de
acordo com o
Plano de
Amostragem
Emitir Termo de
Recebimento
Provisrio em 2
vias

Recusar
recebimento

NO

Caso de
reincidncia?

sim
sim
Conferir os
quantitativos

Notificar o
fornecedor e
solicitar as
correes

no

3
Fornecedor
atendeu
solicitao?

NO

SIM

R2

R3
Conferem c / o
previsto no
contrato ?

SIM

Recusar
recebimento

NO

Caso de
reincidncia?

no

Notificar o
fornecedor e
solicitar as
correes

R1
Necessita de
especialista p /
recebimento ?

SIM
Solicitar
especialista

R2

NO
Caso de
reincidncia?

Selecionar
amostra, de
acordo com o
Plano de
Amostragem

R1

no

Rejeitar o lote

Realizar
conferncia

NO
NO

Notificar o
fornecedor e
solicitar a
substituio do lote

Fornecedor
atendeu
solicitao?

sim

3
Os bens esto
conforme
especificaes
do TR?

NO

Qtde de no
conformidades
dentro do limite de
aceitao?

SIM
SIM
Aceitar o lote
Aceitar o lote
Informar Gerncia
Adm. o nmero de
unidades em
desacordo

R4
Gerar Termo de
Recebimento
Definitivo em 2 vias

Arquivar, junto cpia do


empenho, contrato e do
Termo de Referncia, 2
via do Termo de
Recebimento Definitivo e
Nota Fiscal atestada

Atestar Nota Fiscal

SIM

Notificar o
fornecedor e solicitar
a substituio das
unidades em
desacordo

Receber as novas
unidades

Remeter Gerncia Adm.: NF


original, 1 via do Termo de
Recebimento Definitivo e as
Certides de regularidade
( quando o fornecedor manda
junto com a NF)

Processo de
pagamento

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CONTROLE DO REGISTRO DOS BENS


Gerncia de Patrimnio

Gerncia Administrativa (GAD)

Chefe do Almoxarifado Central

Bens de
consumo?

sim

R1

R2

Encaminhar NF e
Termo de
Recebimento a Ger.
do Almoxarifado

Registrar a
entrada dos bens
no controle do
estoque

no
Providenciar o
tombamento dos
bens

Encaminhar NF e
Termo de
Recebimento a Ger.
De Patrimnio

R1

R2
Registrar a
entrada dos bens
no controle do
patrimnio

Fim

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11 MODELOS DOS REGISTROS DE CONTROLE ADOTADOS NOS FLUXOGRAMAS


11.1 FLUXO DO PLANEJAMENTO DOS RECEBIMENTOS

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11.2 - FLUXO DO GERENCIAMENTO DOS RECEBIMENTOS

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11.3 - FLUXO DE CONTROLE DO REGISTRO PATRIMONIAL

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11.4 - FLUXO DE GERENCIAMENTO DO CAFIL

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