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MANUAL DE GERENCIAMENTO
DE RECEBIMENTO DE
BENS/MATERIAIS - CGE PB
Controle de Alteraes
REV
DATA
MOTIVO
REV
DATA
01
25/04/2014
ITENS MODIFICADOS
APROVAO
Aprovado pela Portaria n 006/2014GSC/CGE
Sumrio
1 ENCADEAMENTO LGICO DO PROCESSO DE RECEBIMENTO DE BENS/MATERIAIS.. 4
2 PROCESSO DE PLANEJAMENTO DO RECEBIMENTO DE BENS/MATERIAIS .................. 4
3 PROCESSO DE GERENCIAMENTO DO RECEBIMENTO DE BENS/MATERIAIS ................ 4
4 EXEMPLO DE CRITRIO PARA UM PLANEJAMENTO DA DEFINIO DOS TAMANHOS
DOS LOTES E DAS AMOSTRAS ................................................................................................ 5
5 PROCESSO DE REGISTRO DOS BENS/MATERIAIS ............................................................ 6
6 PROCESSO DE CONTROLE DE FORNECEDORES .............................................................. 6
7 FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS ......................................................................................... 6
8 SIMBOLOGIA ADOTADA NOS FLUXOGRAMAS ................................................................... 6
9 NO CONFORMIDADES E RESPECTIVOS REGISTROS DE CONTROLE .......................... 7
10 FLUXOGRAMAS DE GERENCIAMENTO DOS PROCESSOS ............................................. 9
11 MODELOS DOS REGISTROS DE CONTROLE ADOTADOS NOS FLUXOGRAMAS ....... 13
Essa diviso segue o que preceitua a Lei 8666/93, em seu artigo 73, inciso II. E
visa assegurar a perfeita adequao dos itens recebidos as especificaes definidas nos
respectivos termos de referncia, editais e contratos.
Num primeiro momento, o recebimento se d no sentido de assegurar a
conformidade dos itens que esto sendo entregues com as especificaes e quantidades
definidas nos termos de referncia, e se esses tambm esto em conformidade com os
detalhes descritos na nota fiscal. Caso sejam considerados conformes, nessa primeira
anlise, ser expedido o termo de recebimento provisrio.
De acordo com o que for previamente definido para a anlise qualitativa, a partir
dos tamanhos dos lotes e das amostras que sero analisadas, os itens sero organizados
para posteriormente serem inspecionados. Aps essa segunda anlise, caso seja
constatado conformidade, ser expedido o termo de recebimento definitivo, que dar
direito ao fornecedor de solicitar o pagamento pelos servios prestados.
Todos esses detalhes do recebimento devem estar contidos nos termos de
referncia como forma de assegurar a prevalncia do interesse pblico, no que se refere a
aquisio de bens/materiais em estrita conformidade com o que de fato foi especificado
para atendimento das necessidades pblicas.
4 EXEMPLO DE CRITRIO PARA UM PLANEJAMENTO DA DEFINIO DOS TAMANHOS
DOS LOTES E DAS AMOSTRAS
Critrio adotado: NBR ISO 5426/1985 Planos de Amostragem e Procedimentos na
Inspeo por Atributos.
Exemplo: Regime de inspeo - Normal
Nvel - II
Tamanho do lote - 2000 peas (pela Tabela 1 - cdigo K)
NQA (Nvel de Qualidade Aceitvel) - 1% - pela Tabela 2: Tamanho da amostra - 125
peas.
Critrio de julgamento - Aceita com 3; Rejeita com 4.
Em resumo significa inspecionar uma amostra de 125 peas, considerando o lote
de 2.000 unidades conforme, se a quantidade de no conformidades constatadas for
menor ou igual a 03 unidades. Caso as no conformidades identificadas sejam em nmero
igual a 04 ou maior que isso, o lote dever ser rejeitado.
A concluso do fluxo identificada por uma figura contendo a palavra fim que
determina sua concluso. H ainda a utilizao de outros smbolos que podem ser
resumidos da seguinte maneira:
Figuras representadas por retngulos: Indicam as atividades que devem ser
desenvolvidas pelos responsveis em execut-las. Sempre so iniciadas pelo infinitivo do
verbo que indica a ao a ser executada.
Figuras representadas por retngulos com linhas verticais nas suas extremidades:
Indicam a ocorrncia de uma srie de atividades, que por no influenciarem diretamente
no gerenciamento do fluxograma que as contm, no necessitam ser desmembrados em
atividades. A rigor o que interessa para o fluxograma que est sendo executado a
identificao de que resultado esperado ao fim de toda a operacionalizao daquelas
atividades.
Figuras representadas por losangos: Indicam a ocorrncia de pontos de deciso no
fluxo. So escritos em forma de questionamentos, e a partir deles dois so os possveis
caminhos para continuidade dos fluxos.
Figuras representadas por crculos contendo nmeros: So artifcios adotados nos
fluxogramas para indicar um salto no caminho que vinha sendo seguido no fluxo para uma
outra parte do processo contida na mesma pgina do desenho.
Figuras representadas por escudos contendo nmeros: So artifcios adotados nos
fluxogramas para indicar um salto no caminho que vinha sendo seguido no fluxo para uma
outra parte do processo contida em outra pgina do desenho.
Figuras representadas por crculos contendo a letra R seguida de um nmero: Esses
smbolos indicam que naquele ponto do fluxo deve ser gerado um registro de controle que
considerado crtico para o alcance dos resultados que determinaro a regularidade do
processo.
9 NO CONFORMIDADES E RESPECTIVOS REGISTROS DE CONTROLE
A tabela a seguir contm requisitos previstos nos normativos aplicveis aos fluxos,
que devero ser controlados a partir da adoo dos registros de controle definidos na
terceira coluna dessa tabela. A gerao dos registros como estabelecido busca assegurar
a conformidade das atividades realizadas com os padres definidos nos fluxos.
ITEM
Processo de quantificao das
aquisies inexistente ou realizado
de maneira desequilibrada
REFERNCIA LEGAL
Inciso II, par 7 do art. 15 - Lei
8666/93.
REGISTRO
R1 - Fluxo
Planejamento
R2 - Fluxo
Planejamento
R3 - Fluxo
Planejamento
R3 - Fluxo
Planejamento
R3 - Fluxo
Planejamento
R4 - Fluxo
Planejamento
R1 - Fluxo
Gerenciamento
R3 - Fluxo
Gerenciamento
Ausncia de Termo de
Recebimento Definitivo
R4 - Fluxo
Gerenciamento
R2 - Fluxo de
Registro das
aquisies
R1 - Fluxo
CAFIL/PB
R2 - Fluxo
CAFIL/PB
Verificar as
especificaes e
quantitativos
constantes da Nota
Fiscal
Recepcionar
carga
GERNCIA
ADMIMINISTRATIVA DO
ORGO
R1
R2
1
NF compatvel
com o contrato?
SIM
Autorizar
descarregamento
em lotes, de
acordo com o
Plano de
Amostragem
Emitir Termo de
Recebimento
Provisrio em 2
vias
Recusar
recebimento
NO
Caso de
reincidncia?
sim
sim
Conferir os
quantitativos
Notificar o
fornecedor e
solicitar as
correes
no
3
Fornecedor
atendeu
solicitao?
NO
SIM
R2
R3
Conferem c / o
previsto no
contrato ?
SIM
Recusar
recebimento
NO
Caso de
reincidncia?
no
Notificar o
fornecedor e
solicitar as
correes
R1
Necessita de
especialista p /
recebimento ?
SIM
Solicitar
especialista
R2
NO
Caso de
reincidncia?
Selecionar
amostra, de
acordo com o
Plano de
Amostragem
R1
no
Rejeitar o lote
Realizar
conferncia
NO
NO
Notificar o
fornecedor e
solicitar a
substituio do lote
Fornecedor
atendeu
solicitao?
sim
3
Os bens esto
conforme
especificaes
do TR?
NO
Qtde de no
conformidades
dentro do limite de
aceitao?
SIM
SIM
Aceitar o lote
Aceitar o lote
Informar Gerncia
Adm. o nmero de
unidades em
desacordo
R4
Gerar Termo de
Recebimento
Definitivo em 2 vias
SIM
Notificar o
fornecedor e solicitar
a substituio das
unidades em
desacordo
Receber as novas
unidades
Processo de
pagamento
Bens de
consumo?
sim
R1
R2
Encaminhar NF e
Termo de
Recebimento a Ger.
do Almoxarifado
Registrar a
entrada dos bens
no controle do
estoque
no
Providenciar o
tombamento dos
bens
Encaminhar NF e
Termo de
Recebimento a Ger.
De Patrimnio
R1
R2
Registrar a
entrada dos bens
no controle do
patrimnio
Fim
Fim