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PLANEJAMENTO E TOMADA DE DECISÕES

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Centro Educacional Exponencial SA / CEESA – Faculdade exponencial Departamento de Ciências Exatas Curso: Sistemas de Informação Disciplina: Plano de Negócios

em Informática Acadêmicos: André G. Mendes e Odinei Onghero Professor: Ana Paula do Nascimento Vivian Data : Setembro de 2005 PLANEJAMENTO E TOMADA DE DECISÕES
Planejar é antecipar a forma em que se darão no futuro determinados acontecimentos. Por meio do planejamento se estabelece a ordem futura dos fatos que constituem o desempenho da empresa. Dessa maneira se assegura o funcionamento correto da entidade frente a interferências não previstas em seu processo produtivo. Pode-se considerar o planejamento como um conjunto de decisões antecipadas tendentes a guiar a empresa até seus objetivos. A forma de planejamento varia de acordo com o tipo de empresa. Existem setores produtivos em que as oscilações imprevistas do mercado, a escolha de opções que implicam grandes riscos e outras circunstâncias -- intrínsecas ou extrínsecas à empresa -- impõem um sistema de planejamento flexível, capaz de adaptar-se a qualquer momento a um ambiente em mutação. Por outro lado, há setores em que o planejamento deve ser muito rígido, com um grau bastante preciso de explicitação numérica dos resultados em cada uma das seções da empresa. É este habitualmente o caso das empresas estatais nos países de economia dirigida.

O planejamento envolve a tomada de decisões corretivas, adicionais e estratégicas para alcançar os objetivos e expectativas esperadas no negócio. A base para a tomada de decisão, em todos os níveis da organização, é a análise de fatos e dados gerados em cada um de seus processos, bem como os obtidos externamente e que possibilitam a comparação dos resultados da empresa com outras que são referências de mercado. Estes dados transformam-se em informações relacionadas a todos os aspectos fundamentais para a organização: clientes, mercados, finanças, pessoas, fornecedores, produtos, processos, sociedade e comunidade. Essas informações representam a inteligência da organização, viabilizando a análise crítica e a tomada das ações necessárias, em todos os níveis. Para o processo de tomada de decisões ser eficaz e a introdução de melhorias e inovações ser mais rápida, a organização deve dispor de sistemas estruturados de informação adequados ao seu

negócio e deve também, desenvolver formas de obtenção e uso sistemático de informações comparativas.

SER UM GERENTE EFICAZ
Muitas pessoas deixam de lado o sonho de incrementar seus negócios ou nem começam um negócio próprio pois não acreditam ter talento ou habilidade suficientes para o sucesso. As características do empreendedor precisam ser reconhecidas e desenvolvidas para que as ferramentas certas sejam usadas e as idéias sejam germinadas. O Brasil é uma terra fértil para o empreendedorismo. Uma recente pesquisa publicada pelo Global Entrepreneurship Monitor (GEM) coloca o País em 6º lugar entre as nações mais empreendedoras do mundo, à frente de países como Estados Unidos, Japão e Alemanha. Ser um gerente eficaz é encontrar soluções para executar tarefas complexas e multifuncionais, no tempo previsto e dentro do orçamento, mas sem a pretensão de fazer tudo sozinho. A habilidade de planejar, coordenar e entregar projetos significa utilizar as habilidades necessárias de liderança para influenciar seus colaboradores, para que estes executem o trabalho.

Dicas de como ser um gerente eficaz :
* Defina claramente, desde o início, o escopo do projeto em questão. Tome os objetivos e necessidades do projeto e os transforme em parâmetros concretos para sua implementação. Essa é a melhor maneira de evitar que o projeto evolua fora do controle. * Defina prazos realistas que permitam que você se mantenha no cronograma. Defina tais prazos em conjunto com seus colaboradores e todos aqueles da equipe para quem o projeto está sendo desenvolvido. * "Realista" é a palavra-chave, pois a própria equipe não irá comprar a idéia se não acreditarem que poderão entregar no prazo. * Desmembre o seu projeto em tarefas menores e gerenciáveis. Isto fará o trabalho menos intimidante para os membros da equipe e permitirá que se termine determinado grupo de tarefas no prazo. * Delegue as tarefas baseando-se nas competências dos membros da equipe. Conheça os atributos individuais de cada membro e delegue tarefas baseando-se neles. Monitore o trabalho para assegurar que as tarefas estejam sendo realizadas conforme previsto. * Estime o impacto que o custo terá sobre o seu projeto. Um gerente precisa estimar, com antecedência, todos os custos inerentes ao projeto, para então começar a dispor dos recursos requeridos.

* Seja um entusiasta em relação ao projeto. O entusiasmo de um líder inspira outros, facilitando a manutenção da equipe motivada e envolvida. Seja otimista, mesmo que algo não saia conforme o planejado, para evitar que o moral da equipe baixe. Ajude o grupo a superar depressões emocionais com atitudes positivas. * Instale e valorize o espírito de equipe. Os membros da sua equipe devem estar orgulhosos em fazer parte do grupo. Quando eles não estão entusiasmados pelas realizações passadas nem motivados pelos novos objetivos, não estarão comprometidos em um esforço conjunto junto a você. Isto poderá criar problemas para você, tornando mais difícil a conclusão do objetivo da equipe. * Antecipe possíveis obstáculos. Todos os projetos têm problemas. Desenvolva e dê prioridade aos planos de contingência e saiba quais as alternativas para implementá-los, quando necessário. Isto reduzirá a necessidade de medidas drásticas, e irá assegurar a conclusão bem sucedida do seu projeto. * Planeje as mudanças. Durante toda a extensão de um projeto, mudanças poderão ser necessárias. Um gerente de projeto eficaz terá sempre pronto um sistema de mudança que irá lhe ajudar a ajustar o rumo do seu projeto rapidamente. * Mantenha uma visão global. Em vez de focar somente nos detalhes das tarefas que devem ser feitas, foque no objetivo final. Dessa forma, você ficará menos vulnerável se um problema específico ocorrer no meio do caminho. Mantenha uma visão clara e prepare o seu projeto para os momentos difíceis. * Tome o controle do “pulso” do projeto. Como líder você tem a obrigação de monitorar o progresso da sua equipe, em função das tarefas realizadas, bem como dos recursos aplicados. Não diminua a sua participação. Seu envolvimento permanente ajudará a manter o seu projeto no trilho.

UM EXEMPLO USANDO MICROSOFT PROJECT
O Microsoft Project é um aplicativo que tem o objetivo de gerenciar projetos. Do mais simples ao mais complexo com riqueza de detalhes. Dentre os principais pontos que poderão ser controlados de seu projeto destacamos: Controle de tempo de execução das tarefas; Controle de recursos para aquisição de materiais; Controle de recursos para a contratação de mão de obra; Controle geral de gastos com o projeto; Relatórios estatísticos, etc... Quando criamos o nosso projeto para que o Project gerencie o mesmo, este irá de forma automática criar uma agenda de trabalho facilitando assim a administração geral dos processos que compõe o projeto.

Ao criar o projeto estamos na verdade criando etapas que deverão ser seguidas para que o mesmo seja gerenciável. Estas fases podem ser seguidas: Definir objetivos; Criação de plano do projeto;
Ajuste de projeto; Gerenciamento do projeto. A primeira etapa consiste em identificar com riqueza de detalhes o objetivo principal do projeto. A segunda etapa consiste em traçar metas para a conclusão do projeto e, a principal informação deste ponto é determinar prazos para a concretização de tarefas que o compõe. A terceira etapa consiste em chegar a

alguns dados importantes para um resumo do que se deve realizar e de quanto será necessário (em valores) para concluir os procedimentos e, neste ponto deveremos chegar a um equilíbrio entre tarefas, prazos e valores. A quarta etapa é basicamente composta pela execução das tarefas, dentro da programação traçada acima. Quando empregamos a ferramenta objeto de estudo deste curso, iremos seguir alguns passos para que as etapas acima sejam cumpridas, conforme podemos observar na listagem abaixo: a) Lançamento de dados – entre diversos dados necessários para alimentar o banco de dados e tornar possível o gerenciamento eletrônico do projeto, você deverá informar ao aplicativo alguns dados fundamentais, entre eles destacamos: Data de inicio do projeto; Data prevista para término do projeto; Tarefas a serem executadas; Responsáveis por cada etapa a ser desenvolvida; Orçamento disponível para cada etapa. b) Gerenciamento de prazos x custos – aqui teremos uma noção bastante próxima da realidade final de tempo x custo do projeto; c) Ajuste de planos de execução – aqui poderemos ajustar alguns detalhes e rotinas que deverão ser executadas para que o projeto seja realizado dentro das metas traçadas; d) Gerenciamento global do controle do projeto – durante o período em que o projeto estiver sendo realmente executado se tornará necessário alimentar o sistema com informações importantes para que, você possa realizar uma análise entre o plano de execução e a realidade da execução do projeto.

Para que você possa desenvolver tais tarefas será necessário também conhecer alguns conceitos fundamentais para se trabalhar com o Project, dentre os quais destacamos:

TAREFAS: Um projeto nada mais é do que a reunião de diversas atividades que deverão ser executadas
para que um determinado objetivo seja alcançado. Por exemplo: lixar a parede, passar massa corrida e passar tinta na parede são tarefas necessárias para que o projeto “Pintar parede” possa ser executado com sucesso. Assim sendo podemos afirmar que as tarefas são rotinas que, em grupo, formam o objetivo de um projeto.

RECURSOS: Para que uma tarefa seja executada, será necessário empregar recursos. Ao contrário do

que muitos pensam, os recursos não se limitam à verba. São considerados recursos: mão de obra, máquinas necessárias, objetos, materiais, etc...

CAMINHO CRÍTICO: Tarefas que devem ser finalizadas na data prevista quando do desenho do projeto e, a não entrega da mesma na referida data, poderá comprometer o sucesso do projeto. EXEMPLOS DE RELATÓRIOS GERENCIAIS
Impostos por Região para Vender o Produto Monitor R$ 300,00.
Código - Região : Exportação P002 P004 P006 P001 P005 P003 COFINS COMISSÕES FRETE ICMS OUTRAS DESPESAS PIS % % % % % % 25 20 10 25 10 27 0,00 7,00 3,00 0,00 3,00 0,00 0,00 6,89 2,98 0,00 2,98 0,00 12,83652855 - Região : Região 0% P002 P004 P006 P001 P005 P003 COFINS COMISSÕES FRETE ICMS OUTRAS DESPESAS PIS % % % % % % 25 20 10 25 10 27 0,00 0,00 3,00 0,00 3,00 0,00 0,00 0,00 2,98 0,00 2,98 0,00 5,95081746 - Região : Região 04% P002 P004 P006 P001 P005 P003 COFINS COMISSÕES FRETE ICMS OUTRAS DESPESAS PIS % % % % % % 25 20 10 25 10 27 1,00 7,00 5,00 4,00 3,00 0,21 0,98 6,89 4,96 3,92 2,98 0,21 19,92368438 Descrição Uni Prazo Médio de Pagto Alíquota Nominal (%) Alíquota Efetiva (%)

Como saber o Custo de um produto ou serviço?
Descrição do Item Uni Tipo Sequênci a de Operaçã o Centro de Custo Processo Tempo Tipo do Tempo

- Código do Item : 1022E - Atividade : 21006 - Montar Eq. 03 Monitor 17 Monitor 17 un un PRO PRO 1 21 - Montagem 2 23 - Furadeira 04 - MONTAGEM 05 - FURACAO 0,8696 V 0,3200 V - Atividade : 23006 - Furo p/Parafuso do Suporte e Dobradica (Eq. 01 Pessoa) - Atividade : 27001 - Macear 2 Lados

Monitor 17 Monitor 17 Monitor 17 Monitor 17 Monitor 17

un un un un un

PRO PRO PRO PRO PRO

3 27 - Massa 4 28 - Lixadeira Banda Larga 5 32 - Cabine Seladora 6 32 - Cabine Seladora

06 - LIXACAO 06 - LIXACAO 07 - PINTURA 07 - PINTURA

0,6383 V 0,0954 V 0,3922 V 0,3922 V 1,3333 V

- Atividade : 28002 - Lixar Lado Externo - Atividade : 32001 - Selar 1 Lado 1.a. Mão Eq. 2 Pessoas - Atividade : 32003 - Selar 1 Lado 2.a. Mão Eq. 2 Pessoas - Atividade : 34002 - Lixar Maquina Velocidade (5,0) 7 34 - Lixacao lixadeira Banda 07 - PINTURA Larga - Atividade : 35001 - Pintura 1 Lado 1A. Mao Equipe 3 Pessoas un un PRO PRO 8 35 - Cabine Verniz Eq.01 Pessoa 1,0000 V 07 - PINTURA - Atividade : 36001 - Passar Cola Na Caixa Monitor 17

Monitor 17

0,4317 V

9 36 - Embalagem - Montagem 08 de Caixas EMBALAGEM - Atividade : 37001 - Carregar Caminhao Eq. 06 Pessoas 10 37 - Embalagem Carregamento - Atividade : 45004 - Colocar Espelho E Grampear Eq. 02 un PRO 11 45 - Montagem 3 un PRO 08 EMBALAGEM 04 - MONTAGEM

Monitor 17

0,8428 V

Monitor 17

1,2766 V

Custos Gerais
Conta - Centro de Custo : 01 3 3.03 3.03.01 3.03.01.01 3.03.01.01.001 3.03.01.01.004 3.03.01.01.005 3.03.01.01.007 3.03.01.01.008 3.03.01.01.010 3.03.01.02 3.03.01.02.001 3.03.01.02.002 3.03.01.02.005 3.03.01.02.007 3.03.01.02.008 3.03.01.02.009 3.03.01.02.010 3.03.01.02.012 3.03.01.02.013 3.03.01.02.014 3.03.01.02.015 3.03.01.02.021 3.03.01.02.022 3.03.01.03 3.03.01.03.001 SISTEMA DE RESULTADO CUSTOS CUSTOS CUSTOS DOS PRODUTOS VENDIDOS Matéria Prima Fretes S/Compras COMISS™ES S/COMPRAS (-) CREDITO DO PIS LEI 10.6337438 (-) CREDITO PRESUMIDO DO IPI (-) Remessa Mercadoria MAO-DE-OBRA DIRETA Salarios e Ordenados Férias Horas Extras Adicional Noturono Adicional de Insalubridade INSS FGTS Provisão de Férias Provisão 13 Salário Provisão INSS s/Férias Provisão FGTS S/Férias Provisão FGTS S/13 Salário Provisão INSS S/13 Salário OUTROS CUSTOS DIRETOS Serviços de Terceiros 715.476,26 715.476,26 715.476,26 524.886,32 534.071,51 1.192,86 2.277,84 -2.247,80 -10.353,49 -54,60 105.966,41 58.772,50 -176,40 3.684,73 477,88 900,00 19.920,43 5.910,25 7.849,08 5.817,46 624,52 184,42 456,11 1.545,43 5.056,79 2.733,00 Descrição da Conta Valor Nominal

3.03.01.03.002 3.03.01.03.004 3.03.01.04 3.03.01.04.002 3.03.01.04.003 3.03.01.05 3.03.01.05.001 3.03.01.05.002 3.03.01.05.004 3.03.01.06 3.03.01.06.001 3.03.01.06.002 3.03.01.06.003 3.03.01.06.004 3.03.01.06.005 3.03.01.06.006 3.03.01.06.007 3.03.01.06.008 3.03.01.06.009 3.03.01.06.011 3.03.01.06.013

Combustívies e Lubrificantes P/Máquinas Industrial Vale Transporte CUSTOS INDIRETOS DE PRODUÇAO Depreciação Equipamentos de Segurança MATERIAIS DE MANUTENÇAO E REPARO Peças de Reposição Em Máquinas Manutenção de Veículos da Produção PE€.REPOS.MAQ.SERV.OUT.C/CRED. NAO-CUMUL UTILIDADES E SERVIÇOS Energia Elétrica Água Transporte Refeições Combustíveis E Lubrificantes S/Veículos Seguros S/Vidas Seguros S/Cargas Seguros S/Veiculos Seguros Outros Gastos de Fábrica Gastos Fabrica c/direito a credito nao acumulativo

2.593,49 -269,70 33.435,01 28.889,59 4.545,42 5.252,72 -2.540,16 234,27 7.558,61 40.879,01 22.933,11 153,00 437,56 451,60 5.780,26 987,48 551,60 208,91 610,34 8.309,19 455,96

Custo por Venda
Código do Item 1003E 1004E 1005E 1006E 1010E 1011E 1012E 1013E Descrição do Item Uni Qtd Custo Unitário Variável 77,72 87,93 86,00 88,09 102,05 111,04 22,34 23,80 226,83 265,98 57,47 56,44 85,79 87,77 Custo Total Variável 77,72 87,93 946,01 704,71 816,39 666,25 580,90 452,16 2.721,96 3.723,67 172,40 169,32 1.801,63 1.316,58 Custo Custo Custo Custo Total Unitário Total Fixo Unitário Fixo Total 24,69 28,76 29,41 30,99 36,91 44,80 10,99 13,16 24,69 28,76 323,53 247,93 295,27 268,79 285,85 250,03 102,41 116,70 115,41 119,08 138,96 155,84 33,34 36,96 329,69 374,08 93,84 92,32 132,56 134,45 102,41 116,70 1.269,53 952,65 1.111,66 935,04 866,74 702,19 3.956,32 5.237,13 281,52 276,95 2.783,80 2.016,81

c/5 Gavetas TV/Video C/Sapateira Criado Mudo Roupeiro 1 Roupeiro 2 Cama Solteiro Cama Casal 2

un un un un un un un un un un un un PC PC PC PC

1,00 1,00 11,00 8,00 8,00 6,00 26,00 19,00 66,00 12,00 76,00 14,00 3,00 3,00 21,00 15,00

1003M c/5 Gavetas 1004M TV/Video1 1005M C/Sapateira2 1006M Criado Mudo2 1010M Roupeiro 1 1011M Roupeiro 2 1012M Cama Solteiro 1013M Cama Casal

222,44 14.681,21 255,96 19.453,20

95,52 6.304,01 102,86 1.234,36 102,72 7.806,65 108,10 1.513,46 36,37 35,88 46,77 46,68 109,12 107,63 982,16 700,23

317,96 20.985,22 358,68 27.259,86

CONCLUSÃO
O mercado atual é dinâmico, com alta competitividade em meio à acelerada economia global da atualidade requer uma satisfação excepcional do cliente, que exige entregas no prazo e no menor número

de dias possível. Além de um refinado conceito de estratégia para que as empresas possam buscar o melhor posicionamento em sua áreas de atuação. Empresas são freqüentemente mais eficientes quando realizam planejamento e em decorrência, oferecem serviços e produtos personalizados aos seus clientes. As ferramentas tradicionais de planejamento freqüentemente consideram capacidade infinita de produção. Através de técnicas de planejamento avançado, planos de produção podem ser criados considerando a capacidade dos recursos e a necessidade dos materiais, otimizando a tomada de decisões e resultando em uma operação pró-ativa e eficiente. Dar ênfase ao planejamento reflete em benefícios significativos visando a tomada de decisão num conjunto de metas comuns. O planejamento permite prever um crescimento real e garantido, principalmente pela manutenção da inovação e da produtividade. Atualmente o mercado empresarial é dinâmico e mutável, que exige, além do planejamento, que as empresas tenham capacidade de resposta imediata e que detenham um processo de tomada de decisões rápidas, objetivas e eficazes. Por tanto a informação precisa estar disponível para as pessoas certas, no formato esperado, no momento e local desejados. Dentro deste contexto, a informação representa um recurso de alto teor estratégico, que necessita ser maximizado como gerador de diferencias e vantagens competitivas. A gestão estratégica da informação representa um parte integrante e vital na gestão empresarial eficiente.

REFERÊNCIAS
BELLINO Ricardo, CASE Silvana. COMO SER UM GERENTE EFICAZ. www.catho.com.br Baptistetti . Consultoria e sistemas de Gestão. www.bcmanager.com.br Site do acadêmico de Administração. www.saadm.com/temas/adm.htm Site Planejamento Estratégico em FIEMG. www2.fiemg.com.br/planejamento_estrategico/informacao_analise.htm

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