B.

ADMINISTRASI ORGANISASI KOPERASI

Dalam menyusun kebijakan-kebijakan oleh pengurus harus didasari, dasar atau
landasan kerja dan sekaligus dijadikan acuan dalam operasional kegiatankegiatan yang dilakukan di koperasi. Karena itulah administrasi koperasi sangat
penting, untuk mengidentifikasi aspek-aspek yang terkait dengan kebijakankebijakan dimaksud, agar operasional kegiatan-kegiatan berjalan baik dan tidak
terlepas dari ketentuan yang ditetapkan. Aspek aspek dimaksud adalah
meliputi :
1. Kelengkapan Organisasi
1.1. Buku Administrasi Organisasi Koperasi (16 buku) yaitu :
1) Buku Daftar Anggota
2) Buku Daftar Pengurus
3) Buku Daftar Pengawas
4) Buku Dfatar Karyawan
5) Buku Tamu
6) Buku Simpanan Anggota
7) Buku Saran Anggota
8) Buku Anjuran Pejabat
9) Buku Anjuran Pejabat dari Instansi lain
10) Buku Keputusan Rapat Pengawas
11) Buku Keputusan Rapat Pengurus
12) Buku Keputusan Rapat Anggota
13) Buku Catatan Kejadian Penting
14) Buku Kas
15) Buku Catatan Inventaris
16) Buku Agenda
1.2 Kelengkapan Manajemen
o Anggaran Dasar (AD) / Anggaran Rumah Tangga (ART) Koperasi
o Perencanaan Strategis / Bisnis Plan (5 tahun)
o Program Kerja (PK) dan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB)
Tahunan
o Sarana dan Prasarana
o Kualifikasi SDM Pengelola koperasi
1.3 Mengidentifikasi Data Kebijakan
o Kebijakan yang terkait dengan anggota
o Kebijakan yang terkait dengan karyawan
o Kebijakan yang terkait dengan mitra usaha
o Kebijakan yang terkait dengan operasional (SOM dan SOP)
2. Perundang-undangan
o Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian
o Peraturan Pemerintah No.9 Tahun 1995 tentang Pelaksanaan Usaha Simpan
Pinjam oleh Koperasi
o Peraturan Pemerintah No.33 Tahun 1998 tentang Modal Penyertaan pada
Koperasi

o Keputusan Menteri Koperasi dan PKM No.351/Kep/M/XII/1998 tentang Petunjuk

Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi
o Keputusan Menteri Negara Koperasi dan
UKM No.96/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Pedoman Standar Operasional
Manajemen (SOP) Koperasi Simpan Pinjam dan Unit Simpan Pinjam Koperasi
o Prinsip Akuntansi Keuangan, PSAK 27 tentang Akuntansi Perkoperasian
3. Pengarsipan
Pengarsipan adalah suatu proses kegiatan pengelolaan arsip, yang dilakukan
oleh oragnisasi dan atau koperasi, dalam rangka penyimpanan dan pengamanan
arsip. Proses pengarsipan yang teratur sangat penting untuk dipahami suatu
organisasi dan atau koperasi, sehingga dapat menunjang kelancaran
pelaksanaan kegiatan kerja untuk mempercepat pencapaian tujuan. Dalam
pemahaman pengarsipan maka perlu dipahami beberapa hal sebagai berikut :
1) A r s i p
Arsip adalah rekaman informasi kegiatan organisasi dan atau koperasi, sehingga
didalam arsip tersebut tergambar secara utuh dan lengkap kegiatan yang
dilakukan oleh organisasi dan atau koperasi. Oleh karena itu setiap organisasi
dan atau koperasi harus memahami bagaimana cara atau proses penyimpanan
arsip yang baik dan benar, sehingga mudah ditemukan untuk memperlancar
pelaksanaan kegiatan kerja.
2) Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan administrasi dalam organisasi dan atau koperasi
Pembedaan Arsip Dinamis :
a. Arsip Aktif
Arsip dinamis yang secara langsung terus menerus diperlukan dan dipergunakan
dalam penyelenggaraan administrasi
b. Arsip In Aktif
Arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sudah menurun
Dari pengertian tersebut diatas maka yang dimaksud dengan arsip mengandung
beberapa unsur-unsur yaitu :
a. Bahan yang telah diciptakan, di simpan guna menyelesaikan suatu pekerjaan
tertentu
b. Bahan tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan suatu kegiatan
organisasi/perorangan dalam mengemban fungsinya
c. Untuk menjadi arsip, bahan tersebut harus dipelihara sebagai alat atau
keterangan
Kurangnya pemahaman pengarsipan dapat mengakibatkan beberapa hal yaitu :
Arsip sukar ditemukan kembali apabila diperlukan
Terjadi penumpukan arsip
Menghambat kelancaran pelaksanaan kerja
3) Sistem Pemberkasan/Filing
Pengertian sistem pemberkasan/filing adalah, sistem penyimpanan dengan cara
mengatur dan menyusun arsip/berkas dalam suatu tatanan yang sitematis dan
logis, sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip.

a. Tujuan Sistem Filing adalah :

(1) Kecepatan dan ketepatan penemuan kembali arsip
(2) Arsip selalu dalam keadaan utuh dan lengkap
(3) Arsip akan memiliki identitas
(4) Effisien penggunaannya oleh petugas
(5) Effisien dalam penggunaan ruangan, perlengkapan dan penyediaannya
b. Faktor yang perlu diperhatikan dalam menetapkan system
pemberkasan/filing :
Volume arsip yang tercipta
Tipe/jenis arsipnya
Besar kecilnya organisasi
c. Sistem Pemberkasan :
(1) Sistem Pemberkasan Abjad ; yaitu penyimpanan berkas berdasarkan urutan
abjad A sampai Z
(2) Sistem subyek ; yaitu penyimpanan berkas berdasarkan pada permasalahan
(3) Sistem ilmu bumi ; yaitu cara penyimpanan berkas berdasarkan pada asal
wilayah
(4) Sistem Pemberkasan Numerik (angka, nomor) ; yaitu penataan berkas
berdasarkan kepada nomor surat
(5) Sistem kronologis ; yaitu penyimpanan berkas berpedoman kepada tanggal
surat
Sistem filing berdasarkan abjad ialah sistem penyimpanan arsip didasarkan pada
urutan abjad dari kata tangkap nama orang maupun organisasi. Pemberkasan
sistem ini adalah yang paling sederhana dan mudah, arsip diatur berdasarkan
sistem ini banyak dipergunakan untuk penataan arsip-arsip perorangan, kartukartu di perpustakaan, nama pasien di rumah sakit, nama anggota di koperasi
seperti :
a. Abjad nama organisasi/orang
b. Abjad nama tempat
c. Abjad nama subjek
d. Mengindeks Nama
(1) Nama Orang
Untuk nama-nama orang yang menjadi kata tangkapnya adalah nama
keluarga, kemudian dituliskan dituliskan dibagian paling depan diikuti tanda
koma (,) baru diikuti dengan bagian nama yang lain
Apabila terdapat gelar akademis, pangkat atau jabatan dari nama-nama orang,
karena bukan termasuk bagian dari nama, maka tidak perlu dimasukkan dalam
indeks. Namun untuk lebih memperjelas dapat juga disertakan dalam indeks dan
ditempatkan dalam kurung dibelakang indeks
Untuk nama-nama yang hanya terdiri dari satu kata, akan diindeks sesuai
dengan nama aslinya
Contoh:
R. Suroto Sosrodiatmojo Di indeks : Sosrodiatmojo, R. Suroto
J.F. Kennedy Di indeks : Kennedy, J.F
Abdul Haris Nasution Di indeks : Nasution, Abdul Haris
Drsa. R.S. Dipobharoto Di indeks : Dipobharoto, R.S, (Drs)

Fatimah Di indeks : Fatimah

Presiden B.J. Habibie Di indeks : Habibie, B.J, (Presiden)
(2) Nama Organisasi
a) Jika nama badan menggunakan nama orang maka diindeks dengan nama
tersebut sebagai kata tangkap atau seperti indeks nama orang diikuti dengan
badan atau nama organisasi dan diikuti dengan kedudukan hukumnya didalam
kurung bila ada
b) Jika nama badan/organisasi menggunakan bahasa asing yang pada umumnya
nama badan ditempatkan dibagian depan dan diikuti dengan oleh organisasinya,
maka dalam indeks tetap seperti nama aslinya tanpa perubahan
c) Apabila nama-nama badan atau organisasi yang sudah biasa dikenal dengan
nama tersebut (misalnya kantor-kantor pemerintah, nama-nama bank, ikatan
keahlian) maka akan diindeks seluruh namanya, namun badan hukumnya tetap
berada diakhir indeks didalam kurung
d) Untuk nama-nama badan atau organisasi yang disingkat dan telah berlaku
resmi serta dikenal baik, maka singkatan-singkatan itu sendiri dapat dijadikan
indeks
Contoh:
Rumah Sakit Fatmawati Di indeks : Fatmawati, Rumah Sakit
Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo Di indeks : Mangunkusumo, Cipto, (Dr)
Rumah Sakit
P.T. Bank Central Asia Di indeks : Central Asia, Bank (P.T.)
Sudarpo Corporation Di indeks : Sudarpo Corporation
Bank Rakyat Indonesia Di indeks : Bank Rakyat Indonesia
e. Tingkat Esensi Arsip
Vital
Harus ada demi kelancaran hidup organisasi (keberadaannya tidak dapat
digantikan, dan umumnya disimpan sebagai arsip aktif) Contoh : Piutang Lancar,
Kontrak
Penting
Diperlukan bagi kontinuitas operasional dan dapatdigantikan jika hilang (perlu
harus ada dan dapat diganti dengan harga mahal dan dapat disimpan) Contoh :
Hutang Lancar
Berguna
Dibutuhkan bagi kegiatan bisnis yang tidak boleh terputus Contoh : Bank
Statements, Correspondence
Tidak Berguna
Tidak memiliki arti penting (dapat segera dimusnahkan) Contoh : Iklan,
Pengumuman
4. Dokumentasi
Dokumen adalah suatu naskah yang tercipta yang mengandung nilai tinggi, atas
keabsahan kepemilikan asset dan infrastruktur suatu organisasi dan atau
koperasi.
Dari pengertian tersebut maka Dokumentasi adalah, himpunan atau kelompok

dokumen-dokumen asset dan infrastruktur dalam penggolongan kekayaan

organisasi dan atau koperasi, berdasarkan jenis-jenis perkiraan-perkiraan yang
ada pada organisasi dan atau koperasi. Dokumentasi atau pengelompokan
dokumen-dokumen dimaksud adalah untuk mempermudah dalam penyimpanan
atau pengamanan serta pencarian suatu dokumen apabila diperlukan.
1) Melakukan pengarsipan dokumen :
Menginventarisir dokumen asset dan infrastruktur
Menelaah keabsahan dari pengamanan dokumen pendukung
Menyimpan dokumen pada filing cabinet dan atau pada brandkas khusus untuk
surat berharga
Pengamanan terhadap penyimpanan dokumen dan rekaman dapat dibedakan :
Current File :
Berfungsi untuk menyimpan dokumen pendukung yang bersifat lancar (suratsurat berharga, dan sejenis)
Permanen File :
Berfungsi untuk menyimpan dokumen pendukung yang bersifat permanen/
jangka panjang (sertifikat tanah, dll sejenisnya)
C. PEMBERDAYAAN ANGGOTA KOPERASI
1. Prinsip Mengenal Anggota
Fenomena yang menarik pada akhir-akhir ini, bahwa banyak jenis organisasi
yang berbasiskan kepada keanggotaan (membership), karena dengan sistem
tersebut dapat dengan mudah mengukur potensi yang dapat digarap dari
keanggotaan. Demikian juga koperasi merupakan organisasi yang berbasiskan
membership, namun demikian pengelola koperasi harus melaksanakan prinsip
mengenal anggota harus mengacu pada hal-hal sebagai berikut :
a. Status Keanggotaan
Untuk memperjelas status keanggotaan seseorang, koperasi yang memiliki unit
usaha wajib memiliki prosedur standar pendaftaran anggota.
Calon anggota yang belum memenuhi standar pendaftaran anggota tidak
dapat digolongkan sebagai anggota koperasi
Calon anggota pada koperasi paling lambat dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan
harus menjadi anggota atau ditolak keanggotaannya.
b. Pendaftaran Anggota
Koperasi memiliki ketentuan tertulis mengenai prosedur dan persyaratan bagi
seseorang yang akan menjadi anggota dengan mengacu pada AD/ART koperasi
yang bersangkutan.
Seseorang yang telah memenuhi persyaratan dan prosedur pendaftaran
anggota yang telah ditetapkan oleh koperasi tersebut dapat digolongkan sebagai
anggota pada koperasi.
c. Perlakuan Kepada Anggota Baru
Koperasi yang memiliki anggota baru dan dengan mempertimbangkan nilai
waktu, harus memberikan perlakuan yang sama terhadap anggota baru dalam
hal :
a). Ketentuan besarnya simpanan pokok
b). Ketentuan besarnya simpanan wajib
Ketentuan mengenai kesamaan perlakuan harus dituangkan secara tertulis dan

merupakan salah satu kebijakan koperasi yang disepakati oleh anggota dalam
rapat anggota.
Selisih besarnya simpanan pokok dan simpanan wajib diakui sebagai modal
penyetaraan anggota baru KJK.
d. Pemanfaatan Pelayanan Koperasi oleh Anggota
Koperasi dapat dimanfaatkan oleh anggota Koperasi, calon anggota, Koperasi
lain dan atau anggotanya sepanjang koperasi tersebut memiliki kelebihan
kemampuan pelayanan kepada anggotanya.
Apabila koperasi melayani bukan anggota Koperasi, maka perlu dipertegas
perbedaan perlakuan koperasi diantara anggota dan calon anggota sehingga :
1) Keistimewaan dan manfaat menjadi anggota benar-benar dapat dirasakan
oleh anggota sebagai pemilik koperasi.
2) Mendorong calon anggota