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O GRFICO E SUAS APLICAES

O que so os grficos?
A palavra se origina de graphos, que significa escrever, traar atravs de penas ou estilos a
representao visual de um fato, um fenmeno ou um processo no tempo e no espao.
A origem dos grficos prende-se matemtica, particularmente geometria, onde os grficos so
sempre: empregados para a representao do espao, com seus pontos, planos e linhas, e para a construo
de figuras geomtricas.
As demais cincias tambm utilizam os grficos. A Economia, para representar modelos
econmicos, de mercados e de produo, demonstrando, por exemplo, comportamento de preos,demanda e
oferta de produtos. A Sociologia utiliza os grficos para ilustrar movimentos populacionais, desequilbrios
sociais, estatsticos etc.
No que se refere s prticas e tcnicas administrativas, os grficos so utilizados para. representar a
estrutura organizativa de uma empresa, o .fluxo de trabalho num determinado setor, e assim por diante. o
que veremos neste captulo.
ORGANOGRAMA
Quando estudamos os tipos de estrutura organizacional das empresas, tivemos a oportunidade de
travar contato com os organogramas. Como o prprio nome indica, organograma a representao grfica
da estrutura organizacional da empresa, com seus departamentos, setores e sees, do inter-relacionamento
existente entre eles e das implicaes de autoridade e responsabilidade da decorrentes.
Nos organogramas representam-se as funes ou rgos existentes numa empresa atravs de
retngulos com seus nomes. Os retngulos esto unidos entre si por linhas cheias que demonstram as
relaes de autoridade e responsabilidade, e a hierarquia existente entre os diversos rgos ou funes.
Para as relaes de assessoria, comissionamento ou de autoridade horizontal, costuma-se utilizar linhas
pontilhadas para diferenci-las das relaes de linha ou de autoridade vertical.
Observemos algumas dessas caractersticas no organograma da prxima pgina.

No plano superior encontram-se os rgos de direo, detentores de maior autoridade dentro da


empresa, seguidos pelos departamentos que esto imediatamente abaixo.
Neste organograma pode-se observar dois rgos sem linha de autoridade: o Conselho Consultivo,
ligado Presidncia, e a Assessoria de Organizao e Mtodos, ligada Diretoria Geral por linhas
pontilhadas.
No plano inferior vm os setores que correspondem ao ltimo escalo de autoridade, subordinados
aos respectivos departamentos, conforme esclarecem as linhas.
Os rgos detentores do mesmo nvel de autoridade esto sempre situados no mesmo plano: os
departamentos de produo, comercial e administrativo, por exemplo, prestam contas Diretoria Geral.
Ao lado do nome dos rgos aparecem siglas ou cdigos que os identificam, como, por exemplo,
DP, DC e DA para os departamentos. Quando as siglas estiverem devidamente consagradas, o
organograma pode dispensar o uso do nome do departamento ou do setor por extenso.
Tipos de organograma
clssico, circular, barra, vertical, setorial ou radial.
Exemplo:

CLSSICO

CIRCULAR

A
C1
B

C3

A1
B

C1

C2

A2

B1

C2

C4

A3
BARRAS
A
B
C1
C2
Tcnicas de montagem
a)
Manter a maior simplicidade.
b)
Evitar o cruzamento de linhas.
c) No primeiro nvel dever figurar os rgos deliberativos (todos).
d) No segundo nvel dever figurar os rgos executivos.
e) No terceiro nvel dever figurar os rgos tcnicos.
No quarto nvel dever figurar os rgos operacionais
FLUXOGRAMAS
Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operaes de
entrada, processamento e sada. Esse fluxo envolve, alm dessas operaes, as reas da organizao
envolvidas, os recursos humanos e materiais, os custos relativos a esses recursos, o volume de trabalho, os
tempos de execuo, a documentao que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informao utilizada.
Todas essas variveis, que devem ser detectadas por ocasio do levantamento, constituem objetos da
etapa de anlise e redesenho do processo, prevista na metodologia
A anlise do processo atual deve comear pela anlise crtica do levantamento, visando verificar se
nada foi omitido e se todas as questes relativas atitude interrogativa foram devidamente respondidas.
Em seguida, deve ser elaborado um diagrama, ou uma representao grfica, do fluxo do processo atual.
Esse diagrama, denominado fluxograma, permite uma viso completa do fluxo, de maneira clara e precisa,
facilitando a anlise da situao atual.
CONCEITO
O termo fluxograma vem do ingls flow-chart (flow=fluxo+chart=grfico).
Fluxograma uma tcnica de representao grfica que se utiliza smbolos previamente convencionados,
permitindo a descrio clara e precisa do fluxo, ou seqncia, de um processo, bem como sua anlise e
redesenho, ou seja, um grfico destinado a representar fluxos ou movimentos e rotinas de um servio, um
setor ou um departamento, indicando as diversas operaes atravs de quem faz, o que faz, como faz, e a
quem transfere o procedimento para que a tarefa ou rotina tenha prosseguimento.

O fluxograma pode ser de. diversos tipos e de vrias formas, dependendo do gnero de atividades que
dever ilustrar e representar.
O tipo mais comum de fluxograma o chamado fluxograma de trabalho,
geralmente destinado a cobrir as diversas etapas de trabalho de um nico departamento da organizao. Os
fluxogramas de trabalho se apresentam numa folha quadriculada ou dividida em colunas, cujas casas
quadrangulares assinalaro as diferentes etapas, mediante um cdigo pr-estabelecido. Na parte superior
esto identificados os setores, as sees ou os encarregados de servio responsveis pelas operaes,
conforme descrio.
A atuao desses setores e encarregados ser esclarecida pela leitura e interpretao dos smbolos
constantes dos quadrinhos. Do lado direito (ou esquerdo em alguns casos) so descritas sucintamente as
operaes que sero lidas na horizontal, na coluna correspondente ao setor ou encarregado responsvel por
eles.
Os smbolos utilizados so parcialmente consagrados, em termos de uso internacional, podendo,
todavia, ser alterados, enriquecidos ou aumentados
um grfico destinado a representar fluxos ou movimentos e rotinas de um servio, um setor ou um
departamento, indicando as diversas operaes atravs de quem faz, o que faz, como faz, e a quem
transfere o procedimento para que a tarefa ou rotina tenha prosseguimento.
O fluxograma pode ser de. diversos tipos e de vrias formas, dependendo do gnero de atividades que
dever ilustrar e representar.
O tipo mais comum de fluxograma o chamado fluxograma de trabalho geralmente destinado a cobrir
as diversas etapas de trabalho de um nico departamento da organizao. Os fluxogramas de trabalho se
apresentam numa folha quadriculada ou dividida em colunas, cujas casas quadrangulares assinalaro as
diferentes etapas, mediante um cdigo pr-estabelecido. Na parte superior esto identificados os setores, as
sees ou os encarregados de servio responsveis pelas operaes, conforme descrio.
A atuao desses setores e encarregados ser esclarecida pela leitura e interpretao dos smbolos
constantes dos quadrinhos. Do lado direito (ou esquerdo em alguns casos) so descritas sucintamente as
operaes que sero lidas na horizontal, na coluna correspondente ao setor ou encarregado responsvel
por eles.
Os smbolos utilizados so parcialmente consagrados, em termos de uso internacional, podendo,
todavia, ser alterados, enriquecidos ou aumentados
ASPECTOS
Por intermdio do fluxograma, podemos demonstrar os seguintes aspectos de um fluxo de processo:

Quais operaes so realizadas;


Onde so realizadas as operaes;
Quem as executa;
Quais as entradas e sadas;
Qual o fluxo das informaes;
Quais os recursos empregados no processo;
Quais os custos parciais e totais;
Qual o volume de trabalho; e
Qual o tempo de execuo, tanto parcial quanto total.

VANTAGENS
Podemos destacar as seguintes vantagens principais:

Descreve qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos;


Permite viso ampla de todo o processo que est sendo estudado;
Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo;
Possibilita a verificao, de maneira clara e precisa, das falhas de funcionamento, dos gargalos, da
duplicidade de procedimentos e de outros problemas oriundos do processo em estudo;
No permite a dupla interpretao, graas padronizao dos smbolos que so utilizados;
Possibilita a anlise e a proposio de modificaes, visando melhoria do processo;
Permite fcil atualizao.

TIPOS DE FLUXOGRAMAS
Existem, basicamente, dois tipos: o fluxograma vertical e o horizontal com suas variaes.
Fluxograma vertical
Trata-se do fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha de produo, no qual
se pode dividir um grande processo em vrios outros, mais simples, com poucas reas envolvidas e com
nmero restrito de operaes que se encaixam nos smbolos, previamente, estabelecidos pelo fluxograma.
Podemos, tambm, utiliza-lo em processos administrativos, desde que feitas as devidas adequaes.
Esse tipo de fluxograma pode ser impresso como formulrio padronizado e constitudo de smbolos e
convenes pr-impressos em colunas verticais.
O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento (uma vez que se trata de um
formulrio impresso padronizado), a clareza na apresentao e a facilidade de leitura.
FLUXOGRAMA VERTICAL
Cliente:

Execuo ou conferncia
Demora
Arquivo Provisrio

Processo:

Totais

Smbolos

Operao ou anlise

Estudado por:

Arquivo Definitivo
Transporte

Atual ( ) ou Proposta ( )

Smbolos

Data:
Unidade
Organizacional

Descrio

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Fluxograma horizontal
Fluxograma horizontal descritivo
Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das informaes que
circulam em um processo, por meio de smbolos padronizados.
A elaborao feita como se estivesse escrevendo, s que no lugar de somente palavras so utilizados
smbolos e palavras que permitem a descrio do fluxo do processo de maneira clara e precisa.
Fluxograma horizontal descritivo
Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das informaes que
circulam em um processo, por meio de smbolos padronizados.

A elaborao feita como se estivesse escrevendo, s que no lugar de somente palavras so utilizados
smbolos e palavras que permitem a descrio do fluxo do processo de maneira clara e precisa.
Fluxograma horizontal de colunas
Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere maneira de representar graficamente as reas
envolvidas no processo. Elas so apresentadas em colunas, o que permite que se tenha uma viso completa,
clara e precisa de tudo o que acontece em determinada rea, e dela em relao s demais.
TCNICAS DE DESENHO DE FLUXOGRAMAS
Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilizao de softwares que rodam em
microcomputadores, oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaborao de um
fluxo de processo.
Desenhando um fluxograma manualmente
No fluxograma vertical, como se trata de formulrio impresso, o desenho do fluxo est restrito ao
preenchimento de alguns campos.
A elaborao, ou desenho de um fluxograma horizontal, tanto o descritivo como o de colunas requer
algumas regras bsicas:
Dispor de gabaritos, que correspondem a rguas que contm os smbolos convencionais;
Os smbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporo entre si;
O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo, e o
tamanho ideal aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos, tanto lateral como
verticalmente;
O desenho deve ser feito da esquerda para a direita e de cima para baixo, como se estivesse escrevendo;
Deve-se utilizar lpis, ou lapiseira, pois permitem alteraes mais rpidas, bastando para isso apagar o
que se deseja modificar;
O desenho deve reservar espaos para identificao do fluxograma, ou seja: nome da empresa, processo,
data, verso e executante.
Desenhando um fluxograma com o uso da informtica
A informtica dispe de vrios softwares que permitem o desenho de fluxograma, possibilitando ganho de
produtividade muito grande.
Como referencial podemos citar os seguintes softwares:

Visio Standard: software destinado elaborao de variados desenhos tcnicos;


FlowChart: software especfico para desenho de fluxogramas;
Process Chart: software especfico para anlise e desenho de processos.
Excel, PowerPoint e Word: so softwares que possuem recursos que permitem o desenho de
fluxograma com a utilizao de smbolos que so padres mundiais;
SMBOLOS MAIS USADOS NO FLUXOGRAMA DE TRABALHO

OPERAO
TRANSPORTE

INSPEO
ARQUIVO

DEMORA
SIMBOLOGIA UTILIZADA NOS FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS

Terminal - utilizado para


representar o incio ou fim do
processo, ou para referir-se a outro
processo que no seja objeto de
estudo.

Informao verbal - representa os


contatos mantidos entre os
participantes do processo.

Conector - indica onde continua a


seqncia do fluxo.

Processamento/Operao representa qualquer ao para criar,


transformar, conferir ou analisar uma
operao. Numerar dentro o smbolo
e criar uma coluna de descrio.

Arquivo definitivo - representa o


arquivamente definitivo da
documentao inerente ao processo.

Processamento/Operao representa qualquer ao para criar,


transformar, conferir ou analisar uma
operao. Dentro do smbolo,
descreve-se o objeto da ao.

Arquivo temporrio - representa o


arquivamente temporrio da
documentao inerente ao processo.

Sentido de circulao de
documentos - so seta que servem
para interligar os diversos smbolos,
indicando o fluxo do processo.

Deciso - indica um ponto do


processo que apresenta aes
condicionantes (se).

Sentido de circulao de
informaes verbais - so seta que
servem para interligar os diversos
smbolos, indicando o fluxo do
processo.

Documento - representa qualquer


documento criado ou transformado
no fluxo do processo.

Material - representa o material que


circula no processo.

FLUXOGRAMA
SETOR:
DATA:
ASSUNTO:
Fl. n:
N
DESCRIO DOS PASSOS

HARMONOGRAMA
Quando o fluxograma contm indicaes do elemento tempo, gasto na realizao de um determinado
servios, denominado harmonograma por alguns autores

TEMPO

H
O
R
A

M
I
N

SETOR:
DATA:
ASSUNTO:
Fl. n:

SE
G
DESCRIO DOS PASSOS

O fluxograma tambm pode ser utilizado para representar o curso percorrido por um documento atravs dos
diversos rgos da empresa e as tarefas realizadas em cada um deles. o caso do fluxograma abaixo, onde
est indicado o destino de uma fatura/duplicata e suas diversas cpias, bem como o tratamento que este
documento recebe nos diversos setores da empresa.

Acima, um outro exemplo deste tipo de fluxograma, que embora extremamente simplificado, serve de
valioso auxiliar ao administrador.
Abaixo mais um exemplo de fluxograma

CONTRATAO DE FUNCIONRIOS

1. RECONHECER NECESSIDADES

2. APROVAR A REQUISIO

3. LISTAR CANDIDATOS

4. ENTREVISTAR CANDIDATOS

5. SE APROVADO, IR PARA 10

6. PESQUISAR EXTERNAMENTE

7. SELECIONAR CANDIDATOS

8. ENTREVISTAR CANDIDATOS

9. CLASSIFICAR CANDIDATOS

10. AP. OFERTA DE EMPREGO

11. AG. ACEITAO OFERTA

12. AP. NOVO FUNCIONRIO

FIM

Tanto o fluxograma como o organograma devem respeitar uma srie de condies e exigncias:
Devem ser claros, podendo ser interpretados por qualquer pessoa de razovel discernimento;

Devem evitar a identificao de operaes. funes ou rotinas desnecessrias, buscando apresentar


apenas o que essencial para a avaliao dos administradores;
Devem assumir sua verdadeira natureza de um meio para a avaliao e a tomada de deciso e no de
um fim em si, como obra de arte ou prova de gnio do tcnico que o preparou.
Os fluxogramas e organogramas so preciosos auxiliares nas tcnicas de controle e planejamento, na
avaliao de desempenho de pessoas e de setores ou departamentos, na identificao de pontos de
estrangulamento de servio, no planejamento de rotinas e procedimentos por parte dos responsveis de cada
rgo ou setor e no trabalho de racionalizao de servio efetuado atravs de tcnicas de O&M (Organizao
e Mtodos).
LEITURA COMPLEMENTAR
IMPORTNCIA DOS GRFICOS
A ambio e a vaidade humanas so ilimitadas, a humanidade luta desesperadamente por todas as
formas de poder. A disputa da hegemonia uma constante na atribulada .histria das civilizaes,
explicando o martrio da espcie humana em sua trajetria, realizada em nome do progresso.
A evoluo tecnolgica aumenta as necessidades do homem civilizado; ele deseja complicadas e
difceis utilidades que s podem ser produzidas por trabalhadores especializados e equipamentos custosos
e complexos. A sociedade de consumo exige mtodos de trabalho mais precisos e racionais para satisfazer
as massas, com a produo em larga escale de utilidades e servios.
Cada vez mais necessrio elaborar grficos capazes de transmitir conhecimentos complexos a
homens comuns que trabalham como operrios especializados. A capacidade de produzir est bastante
vinculada capacidade de transmitir, rapidamente, conhecimentos tcnicos e, conseqentemente, de
utilizar a mo-de-obra disponvel. .
O desenvolvimento da cincia da organizao tem sido mais lento que o progresso da publicidade e
dos veculos de comunicao que levam ao conhecimento das massas as utilidades que elas no podem
adquirir porque no sabem fabricar. A ambio tem acrescido mais que a capacidade de produzir e a
sociedade latina, com sua cultura humanstica, transforma-se numa grande fbrica de insatisfeitos e
desajustados: conhecem, desejam e no podem adquirir.
Para produzir mais preciso aumentar a cultura tcnica e tornar a tecnologia acessvel ao homem
comum. Isto, s pode ser, conseguido atravs de treinamento e grficos que sirvam de veculos para a
transmisso, de know-how de forma acessvel ao nvel intelectual dos operrios, possibilitando oferecer
aquilo que os insatisfeitos desejam, segundo J. P. Simeray "a clareza e o rigor da linguagem constituem a
condio primordial de uma comunicao exata de informaes na empresa e, em conseqncia, do bom
funcionamento".
.
O estudo dos grficos de organizao importante porque permite compensar, em grande parte, a
subjetividade do ensino terico de disciplina tcnica em sala de aula. O problema da aprendizagem est
diretamente vinculado ao da percepo e fixao. A percepo proporcional ao estmulo dos sentidos em
decorrncia da utilizao de recursos pedaggicos e audiovisuais.
Mais de 80% da percepo humana feita atravs da vista cabendo aos demais as possibilidades
restantes A visualizao do esquema de raciocnio que equaciona o problema ~ evidencia a soluo
aumenta, sobremaneira a percepo, e a melhor forma desta visualizao atravs de um grfico.
O grfico aumenta a possibilidade da formao, aperfeioamento e treinamento de tcnicos atravs
de equipamentos audiovisuais como: filmes, retroprojetores etc.
FARIA, A. Nogueira. Organizao de empresas: organizao, estruturas e
sistemas.Rio de Janeiro, Livros Tcnicos e Cientficos, 1978, p. 64 e 65.

CRONOGRAMA
Conceito e finalidade
Tem este diagrama a finalidade de representar graficamente a previso e a respectiva execuo de
um trabalho (projeto, programa etc.), no qual so indicados os prazos (datas ou perodos em que suas
diversas fases (itens, etapas etc.) devero ser realizadas.
Como se observa, sua construo baseia-se unicamente no fator tempo (em grego temos "chronos",
vindo da sua nomenclatura).
Apresenta grande utilizao tanto em trabalhos administrativos, quanto em trabalhos tcnicos (rea
(e engenharia, produo etc.), a par de sua facilidade de construo, pois apenas emprega barras horizontais
para simbolizar o perodo alocado a cada fase do trabalho. Desse modo, o dimensionamento da barra ser
proporcional s datas de incio e de trmino de cada fase; assim sendo, uma das maneiras de dar maior
preciso aos perodos correspondentes a cada fase escrever as datas de incio e de fim de cada uma delas.
Exemplo
Imaginemos que determinado trabalho fosse representado atravs de um cronograma, para que um
melhor acompanhamento da realizao de suas fases tivesse condies de ser levado a efeito.Para a
construo deste grfico, torna-se necessrio o pleno conhecimento de trs pontos:
. as fases ou etapas que compem o trabalho;
. os perodos de tempo que as fases ou etapas devero consumir;
. prazo total para a execuo do trabalho.
Desse modo, teramos a seguinte situao
TRABALHO: Construo de um galpo
FASES
Escolha do terreno
Compra do terreno
Preparo do terreno
Fundaes
Estrutura
Instalaes
Pintura
Acabamento e limpeza

PRAZO : 12 meses

PERODO
01/01/79 20/02/79
20/02/79 20/03/79
20/03/79 15/04/79
01/04/79 30/06/79
01/06/79 30/09/79
18/08/79 15/10/79
16/10/79 30/11/79
30/11/79 31/12/79

O cronograma representado pela figura da prxima pgina, retrata a construo do galpo em temos
de previso. O que deve ser feito quando do incio efetivo da construo acompanhar se o
desenvolvimento de cada fase, detalhe por detalhe, pois nesse momento que o respectivo controle se
processar, evidenciando a utilizao desse diagrama, qual seja: comparar a realizao com a previso, de
modo a colher subsdios para as correes e/ou atualizaes que se fizerem necessrias, bem como para
programaes futuras.

Como se observa na figura acima, determinados atrasos no incio do programa no sero, necessariamente,
capazes de forar um atraso final do tempo estimado para o trabalho, uma vez que o acompanhamento da
execuo das fases permitir efetuar correes em tempo hbil, de modo a tentar evitar que o prazo final seja
ultrapassado. Entretanto, caso isso no seja possvel, deve o cronograma ser reprogramado, alocando-se
novos perodos de tempo para as fases ainda no executadas.
EXERCCIOS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

De acordo com o texto acima, qual a importncia dos grficos?


Para que serve o cronograma?
Qual a finalidade do organograma?
Qual a diferena entre fluxograma e harmonograma?
Qual o objetivo do fluxograma?
Quais as vantagens do fluxograma?
Cite os tipos de organogramas
O que so grficos e para que servem?
Quais os rgos que devem ser ligados por linhas pontilhadas?
Explique o que linha de fluxo.
Qual o tipo mais comum de fluxograma?
Cite algumas tcnicas que devem ser seguidas para montagem de um organograma