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O que so os grficos?
A palavra se origina de graphos, que significa escrever, traar atravs de penas ou estilos a
representao visual de um fato, um fenmeno ou um processo no tempo e no espao.
A origem dos grficos prende-se matemtica, particularmente geometria, onde os grficos so
sempre: empregados para a representao do espao, com seus pontos, planos e linhas, e para a construo
de figuras geomtricas.
As demais cincias tambm utilizam os grficos. A Economia, para representar modelos
econmicos, de mercados e de produo, demonstrando, por exemplo, comportamento de preos,demanda e
oferta de produtos. A Sociologia utiliza os grficos para ilustrar movimentos populacionais, desequilbrios
sociais, estatsticos etc.
No que se refere s prticas e tcnicas administrativas, os grficos so utilizados para. representar a
estrutura organizativa de uma empresa, o .fluxo de trabalho num determinado setor, e assim por diante. o
que veremos neste captulo.
ORGANOGRAMA
Quando estudamos os tipos de estrutura organizacional das empresas, tivemos a oportunidade de
travar contato com os organogramas. Como o prprio nome indica, organograma a representao grfica
da estrutura organizacional da empresa, com seus departamentos, setores e sees, do inter-relacionamento
existente entre eles e das implicaes de autoridade e responsabilidade da decorrentes.
Nos organogramas representam-se as funes ou rgos existentes numa empresa atravs de
retngulos com seus nomes. Os retngulos esto unidos entre si por linhas cheias que demonstram as
relaes de autoridade e responsabilidade, e a hierarquia existente entre os diversos rgos ou funes.
Para as relaes de assessoria, comissionamento ou de autoridade horizontal, costuma-se utilizar linhas
pontilhadas para diferenci-las das relaes de linha ou de autoridade vertical.
Observemos algumas dessas caractersticas no organograma da prxima pgina.
CLSSICO
CIRCULAR
A
C1
B
C3
A1
B
C1
C2
A2
B1
C2
C4
A3
BARRAS
A
B
C1
C2
Tcnicas de montagem
a)
Manter a maior simplicidade.
b)
Evitar o cruzamento de linhas.
c) No primeiro nvel dever figurar os rgos deliberativos (todos).
d) No segundo nvel dever figurar os rgos executivos.
e) No terceiro nvel dever figurar os rgos tcnicos.
No quarto nvel dever figurar os rgos operacionais
FLUXOGRAMAS
Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operaes de
entrada, processamento e sada. Esse fluxo envolve, alm dessas operaes, as reas da organizao
envolvidas, os recursos humanos e materiais, os custos relativos a esses recursos, o volume de trabalho, os
tempos de execuo, a documentao que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informao utilizada.
Todas essas variveis, que devem ser detectadas por ocasio do levantamento, constituem objetos da
etapa de anlise e redesenho do processo, prevista na metodologia
A anlise do processo atual deve comear pela anlise crtica do levantamento, visando verificar se
nada foi omitido e se todas as questes relativas atitude interrogativa foram devidamente respondidas.
Em seguida, deve ser elaborado um diagrama, ou uma representao grfica, do fluxo do processo atual.
Esse diagrama, denominado fluxograma, permite uma viso completa do fluxo, de maneira clara e precisa,
facilitando a anlise da situao atual.
CONCEITO
O termo fluxograma vem do ingls flow-chart (flow=fluxo+chart=grfico).
Fluxograma uma tcnica de representao grfica que se utiliza smbolos previamente convencionados,
permitindo a descrio clara e precisa do fluxo, ou seqncia, de um processo, bem como sua anlise e
redesenho, ou seja, um grfico destinado a representar fluxos ou movimentos e rotinas de um servio, um
setor ou um departamento, indicando as diversas operaes atravs de quem faz, o que faz, como faz, e a
quem transfere o procedimento para que a tarefa ou rotina tenha prosseguimento.
O fluxograma pode ser de. diversos tipos e de vrias formas, dependendo do gnero de atividades que
dever ilustrar e representar.
O tipo mais comum de fluxograma o chamado fluxograma de trabalho,
geralmente destinado a cobrir as diversas etapas de trabalho de um nico departamento da organizao. Os
fluxogramas de trabalho se apresentam numa folha quadriculada ou dividida em colunas, cujas casas
quadrangulares assinalaro as diferentes etapas, mediante um cdigo pr-estabelecido. Na parte superior
esto identificados os setores, as sees ou os encarregados de servio responsveis pelas operaes,
conforme descrio.
A atuao desses setores e encarregados ser esclarecida pela leitura e interpretao dos smbolos
constantes dos quadrinhos. Do lado direito (ou esquerdo em alguns casos) so descritas sucintamente as
operaes que sero lidas na horizontal, na coluna correspondente ao setor ou encarregado responsvel por
eles.
Os smbolos utilizados so parcialmente consagrados, em termos de uso internacional, podendo,
todavia, ser alterados, enriquecidos ou aumentados
um grfico destinado a representar fluxos ou movimentos e rotinas de um servio, um setor ou um
departamento, indicando as diversas operaes atravs de quem faz, o que faz, como faz, e a quem
transfere o procedimento para que a tarefa ou rotina tenha prosseguimento.
O fluxograma pode ser de. diversos tipos e de vrias formas, dependendo do gnero de atividades que
dever ilustrar e representar.
O tipo mais comum de fluxograma o chamado fluxograma de trabalho geralmente destinado a cobrir
as diversas etapas de trabalho de um nico departamento da organizao. Os fluxogramas de trabalho se
apresentam numa folha quadriculada ou dividida em colunas, cujas casas quadrangulares assinalaro as
diferentes etapas, mediante um cdigo pr-estabelecido. Na parte superior esto identificados os setores, as
sees ou os encarregados de servio responsveis pelas operaes, conforme descrio.
A atuao desses setores e encarregados ser esclarecida pela leitura e interpretao dos smbolos
constantes dos quadrinhos. Do lado direito (ou esquerdo em alguns casos) so descritas sucintamente as
operaes que sero lidas na horizontal, na coluna correspondente ao setor ou encarregado responsvel
por eles.
Os smbolos utilizados so parcialmente consagrados, em termos de uso internacional, podendo,
todavia, ser alterados, enriquecidos ou aumentados
ASPECTOS
Por intermdio do fluxograma, podemos demonstrar os seguintes aspectos de um fluxo de processo:
VANTAGENS
Podemos destacar as seguintes vantagens principais:
TIPOS DE FLUXOGRAMAS
Existem, basicamente, dois tipos: o fluxograma vertical e o horizontal com suas variaes.
Fluxograma vertical
Trata-se do fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha de produo, no qual
se pode dividir um grande processo em vrios outros, mais simples, com poucas reas envolvidas e com
nmero restrito de operaes que se encaixam nos smbolos, previamente, estabelecidos pelo fluxograma.
Podemos, tambm, utiliza-lo em processos administrativos, desde que feitas as devidas adequaes.
Esse tipo de fluxograma pode ser impresso como formulrio padronizado e constitudo de smbolos e
convenes pr-impressos em colunas verticais.
O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento (uma vez que se trata de um
formulrio impresso padronizado), a clareza na apresentao e a facilidade de leitura.
FLUXOGRAMA VERTICAL
Cliente:
Execuo ou conferncia
Demora
Arquivo Provisrio
Processo:
Totais
Smbolos
Operao ou anlise
Estudado por:
Arquivo Definitivo
Transporte
Atual ( ) ou Proposta ( )
Smbolos
Data:
Unidade
Organizacional
Descrio
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Fluxograma horizontal
Fluxograma horizontal descritivo
Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das informaes que
circulam em um processo, por meio de smbolos padronizados.
A elaborao feita como se estivesse escrevendo, s que no lugar de somente palavras so utilizados
smbolos e palavras que permitem a descrio do fluxo do processo de maneira clara e precisa.
Fluxograma horizontal descritivo
Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das informaes que
circulam em um processo, por meio de smbolos padronizados.
A elaborao feita como se estivesse escrevendo, s que no lugar de somente palavras so utilizados
smbolos e palavras que permitem a descrio do fluxo do processo de maneira clara e precisa.
Fluxograma horizontal de colunas
Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere maneira de representar graficamente as reas
envolvidas no processo. Elas so apresentadas em colunas, o que permite que se tenha uma viso completa,
clara e precisa de tudo o que acontece em determinada rea, e dela em relao s demais.
TCNICAS DE DESENHO DE FLUXOGRAMAS
Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilizao de softwares que rodam em
microcomputadores, oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaborao de um
fluxo de processo.
Desenhando um fluxograma manualmente
No fluxograma vertical, como se trata de formulrio impresso, o desenho do fluxo est restrito ao
preenchimento de alguns campos.
A elaborao, ou desenho de um fluxograma horizontal, tanto o descritivo como o de colunas requer
algumas regras bsicas:
Dispor de gabaritos, que correspondem a rguas que contm os smbolos convencionais;
Os smbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporo entre si;
O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo, e o
tamanho ideal aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos, tanto lateral como
verticalmente;
O desenho deve ser feito da esquerda para a direita e de cima para baixo, como se estivesse escrevendo;
Deve-se utilizar lpis, ou lapiseira, pois permitem alteraes mais rpidas, bastando para isso apagar o
que se deseja modificar;
O desenho deve reservar espaos para identificao do fluxograma, ou seja: nome da empresa, processo,
data, verso e executante.
Desenhando um fluxograma com o uso da informtica
A informtica dispe de vrios softwares que permitem o desenho de fluxograma, possibilitando ganho de
produtividade muito grande.
Como referencial podemos citar os seguintes softwares:
OPERAO
TRANSPORTE
INSPEO
ARQUIVO
DEMORA
SIMBOLOGIA UTILIZADA NOS FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS
Sentido de circulao de
documentos - so seta que servem
para interligar os diversos smbolos,
indicando o fluxo do processo.
Sentido de circulao de
informaes verbais - so seta que
servem para interligar os diversos
smbolos, indicando o fluxo do
processo.
FLUXOGRAMA
SETOR:
DATA:
ASSUNTO:
Fl. n:
N
DESCRIO DOS PASSOS
HARMONOGRAMA
Quando o fluxograma contm indicaes do elemento tempo, gasto na realizao de um determinado
servios, denominado harmonograma por alguns autores
TEMPO
H
O
R
A
M
I
N
SETOR:
DATA:
ASSUNTO:
Fl. n:
SE
G
DESCRIO DOS PASSOS
O fluxograma tambm pode ser utilizado para representar o curso percorrido por um documento atravs dos
diversos rgos da empresa e as tarefas realizadas em cada um deles. o caso do fluxograma abaixo, onde
est indicado o destino de uma fatura/duplicata e suas diversas cpias, bem como o tratamento que este
documento recebe nos diversos setores da empresa.
Acima, um outro exemplo deste tipo de fluxograma, que embora extremamente simplificado, serve de
valioso auxiliar ao administrador.
Abaixo mais um exemplo de fluxograma
CONTRATAO DE FUNCIONRIOS
1. RECONHECER NECESSIDADES
2. APROVAR A REQUISIO
3. LISTAR CANDIDATOS
4. ENTREVISTAR CANDIDATOS
5. SE APROVADO, IR PARA 10
6. PESQUISAR EXTERNAMENTE
7. SELECIONAR CANDIDATOS
8. ENTREVISTAR CANDIDATOS
9. CLASSIFICAR CANDIDATOS
FIM
Tanto o fluxograma como o organograma devem respeitar uma srie de condies e exigncias:
Devem ser claros, podendo ser interpretados por qualquer pessoa de razovel discernimento;
CRONOGRAMA
Conceito e finalidade
Tem este diagrama a finalidade de representar graficamente a previso e a respectiva execuo de
um trabalho (projeto, programa etc.), no qual so indicados os prazos (datas ou perodos em que suas
diversas fases (itens, etapas etc.) devero ser realizadas.
Como se observa, sua construo baseia-se unicamente no fator tempo (em grego temos "chronos",
vindo da sua nomenclatura).
Apresenta grande utilizao tanto em trabalhos administrativos, quanto em trabalhos tcnicos (rea
(e engenharia, produo etc.), a par de sua facilidade de construo, pois apenas emprega barras horizontais
para simbolizar o perodo alocado a cada fase do trabalho. Desse modo, o dimensionamento da barra ser
proporcional s datas de incio e de trmino de cada fase; assim sendo, uma das maneiras de dar maior
preciso aos perodos correspondentes a cada fase escrever as datas de incio e de fim de cada uma delas.
Exemplo
Imaginemos que determinado trabalho fosse representado atravs de um cronograma, para que um
melhor acompanhamento da realizao de suas fases tivesse condies de ser levado a efeito.Para a
construo deste grfico, torna-se necessrio o pleno conhecimento de trs pontos:
. as fases ou etapas que compem o trabalho;
. os perodos de tempo que as fases ou etapas devero consumir;
. prazo total para a execuo do trabalho.
Desse modo, teramos a seguinte situao
TRABALHO: Construo de um galpo
FASES
Escolha do terreno
Compra do terreno
Preparo do terreno
Fundaes
Estrutura
Instalaes
Pintura
Acabamento e limpeza
PRAZO : 12 meses
PERODO
01/01/79 20/02/79
20/02/79 20/03/79
20/03/79 15/04/79
01/04/79 30/06/79
01/06/79 30/09/79
18/08/79 15/10/79
16/10/79 30/11/79
30/11/79 31/12/79
O cronograma representado pela figura da prxima pgina, retrata a construo do galpo em temos
de previso. O que deve ser feito quando do incio efetivo da construo acompanhar se o
desenvolvimento de cada fase, detalhe por detalhe, pois nesse momento que o respectivo controle se
processar, evidenciando a utilizao desse diagrama, qual seja: comparar a realizao com a previso, de
modo a colher subsdios para as correes e/ou atualizaes que se fizerem necessrias, bem como para
programaes futuras.
Como se observa na figura acima, determinados atrasos no incio do programa no sero, necessariamente,
capazes de forar um atraso final do tempo estimado para o trabalho, uma vez que o acompanhamento da
execuo das fases permitir efetuar correes em tempo hbil, de modo a tentar evitar que o prazo final seja
ultrapassado. Entretanto, caso isso no seja possvel, deve o cronograma ser reprogramado, alocando-se
novos perodos de tempo para as fases ainda no executadas.
EXERCCIOS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.