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Propriedade

Ttulo
Coordenao Tcnico - Pedaggica
Coordenao do Projecto

Instituto de Emprego e Formao Profissional


Organizao e Tcnicas de Arquivo
Departamento de Formao Profissional
Tecnoforma

Autor

Dra. Carla Antunes Picado

Capa

Tecnoforma

Arranjo Grfico

Tecnoforma

Edio

1. Edio

Copyright, 2002
Todos os Direitos Reservados

I E F P

Nenhuma parte desta publicao pode ser reproduzida ou transmitida, por qualquer forma ou acesso sem o consentimento prvio, por escrito, do IEFP ou da UA.
Produo apoiada pelo Programa Operacional Formao Profissional e Emprego, co-financiado pelo Estado Portugus e pela Unio Europeia, atravs do Fundo Social Europeu

NDICE
Introduo

Objectivos

Pr-requisitos

11

Perfil do formador

13

Plano de desenvolvimento das unidades temticas

15

Unidade Didctica 1
Concepo e Utilizao de Documentos

17

O Documento de arquivo.

20

O Valor dos documentos (valor primrio e secundrio)

21

A idade dos documentos.

23

A gesto de documentos
As diferentes fases da gesto de documentos

24

Sntese da Unidade Didtica 1 e Auto-Avaliao

25

Unidade Didctica 2
Registo de Entrada e Saida de Documentos

27

Anlise produo/utilizao dos documentos

29

Os circuitos documentais

30

Modelos de instrumentos de descrio e pesquisa .

31

Sntese da Unidade Didtica 2 e Auto-avaliao

33

Unidade Didctica 2
Sistemas de Classificao de Documentos

35

Organizao arquivstica

38

Eficcia e utilidade do arquivo

39

Tratamento tcnico documental


Plano de classificao

40

Codificao

42

Organizao e Tcnicas de Arquivo

Avaliao e seleco de documentos


Critrios de avaliao

43

Sntese da Unidade Didtica 3 e Auto-avaliao

44

Unidade Didctica 4
Tipos de Arquivo

45

Conceito e funes dos arquivos

47

Diferenas entre arquivos, bibliotecas, centros


de documentao e museus

48

Diferentes sistemas de arquivo

49

Arquivo centralizado

50

Arquivo descentralizado

51

Arquivo dirigido

52

Diferentes tipos de arquivo

53

Sntese da Unidade Didtica 4 e Auto-avaliao

54

Unidade Didctica 5
Ordenao

55

Ordenao

57

Regras de alfabetao e cotao

58

Sntese da Unidade Didtica 5 e Auto-avaliao

59

Unidade Didctica 6
A Informao dos Arquivos

61

As tecnologias e o arquivo

63

Sistemas magnticos e pticos

66

Software para arquivo

67

Sntese da Unidade Didtica 6 e Auto-avaliao

68

Organizao e Tcnicas de Arquivo

Unidade Didctica 7
A Microfilmagem

69

Sistemas microgrficos

71

Sntese da Unidade Didtica 7 e Auto-avaliao

73

Unidade Didctica 8
Aplicaes Prtica Pela Utilizao do Softwere
de Gesto de Documentao Miitscript

75

O Miitscript

77

Sntese da Unidade Didtica 8 e Auto- avaliao..

79

Unidade Didctica 9
As Novas Competncias dos Profissionais dos Arquivos

81

Competncias dos profissionais dos arquivos

83

Sntese da Unidade Didtica 9 e Auto-avaliao

84

Glossrio

85

Legislao, Normas e Resolues Aplicveis


Funo Arquivo 60

93

Bibliografia

101

Organizao e Tcnicas de Arquivo

Introduo
Ao pensarmos em arquivos pensamos na produo e na conservao dos
documentos.
E porque se produzem e se conservam estes?
Em primeiro lugar para a gesto administrativa dos assuntos correntes
constituindo o apoio informativo para a tomada de decises e tomando o
valor probatrio que a lei lhes concede.
Em segundo lugar, sobretudo no caso das instituies pblicas, aparecem
como recurso bsico de informao para os cidados e como garantia de
transparncia administrativa imprescindvel ao Estado de Direito.
Em terceiro lugar, com o passar do tempo, adquirem valor histrico.
neste contexto que surge o manual para o curso de Organizao e
Tcnicas de Arquivo, destinado a pessoal tcnico-profissional e administrativo.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

Objectivos
Enunciar os principais conceitos relacionados com a organizao e as
tcnicas de arquivo;
Contribuir para a aquisio de competncias tcnicas para enfrentar a
sociedade da informao;
Citar documentos legislativos relevantes relacionados com os arquivos;
Adquirir competncias para gerir a informao de forma sistmica e organizada;
Efectuar uma abordagem e um tratamento integrado dos arquivos,
desde a criao at ao destino final dos documentos, qualquer que seja o
seu suporte.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

Pr-requisitos
Ter experincia de informtica como utilizador e alguma experincia de
navegao na Internet.

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11

Perfil do formador
Ter uma formao acadmica igual ou superior licenciatura e, preferencialmente, possuir a ps-graduao em Cincias Documentais, na variante
de Arquivo;
Ter uma experincia profissional relevante e adequada formao a dar.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Plano de desenvolvimento das unidades didcticas


Unidades Didcticas
Durao
1. Concepo e utilizao de documentos
4 horas
2. Registo de entrada e sada de documentos
2 horas
3. Sistemas de classificao de documentos
2 horas
4. Tipos de arquivo
2 horas
5. Os ficheiros e sua organizao
3 horas
6. A informatizao dos arquivos
3 horas
7. A microfilmagem
2 horas
8. Aplicao prtica do MiitScript
11 horas
9. As novas competncias dos profissionais
dos arquivos
1 hora

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Unidade Didctica 1
Concepo e utilizao de documentos

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Concepo e utilizao de documentos


Os rgos e unidades da administrao desenvolvem determinadas actuaes
em virtude das atribuies que possuem. Estas actuaes esto sujeitas a um
procedimento regulamentado por norma. Estas actividades procedimentalizadas ou formalizadas reflectem-se nos documentos logo, os documentos no
nascem duma maneira arbitrria, mas reflectem a materializao dessas actividades.
Assim, na formao dos documentos, o procedimento administrativo segue
cinco etapas bsicas:
A Iniciao em que feita a abertura do expediente, por ofcio ou a pedido de uma pessoa interessada;
A Instruo em que esto includos todos os actos destinados a recolher
a documentao que seja necessria para poder ser tomada uma deciso
num sentido ou noutro. Esta etapa em que feita a instruo despoleta a
alegao, a prova, a informao e a participao aos interessados;
A Finalizao d-se, por norma, com a resoluo que pode ser positiva
ou negativa. Noutros casos termina devido desistncia, denncia ou
caducidade;
A Execuo que consiste na aplicao da resoluo;
A Reviso a etapa em que, se forem detectados erros na resoluo ou
na execuo permite o incio do processo que pode ser feito por ofcio ou
a pedido do interessado atravs do recurso e da via jurisdicional contenciosa administrativa.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

19

O documento de Arquivo
O documento uma unidade constituda pela informao e pelo seu
suporte.
Por sua vez, o arquivo est ligado entidade produtora no sendo algo
independente. Os arquivos nascem da necessidade de servir de garantia
dos direitos da instituio ou da pessoa - valor primrio - mas, com o
decorrer do tempo transformam-se em fontes histricas da instituio ou
pessoa - adquirem assim um valor secundrio. So, assim, constitudos de
uma forma natural.
No que diz respeito aos suportes, os arquivos so bastantes diversificados
possuindo no seu esplio, alm dos documentos em formato papel,
fotografias, CDs, microfilmes, cassetes, entre outros. Por sua vez, estes
suportes acarretam problemas diversos que dizem respeito quer ao nvel
de conservao quer ao nvel do valor legal.
O documento de arquivo produzido para provar e/ou informar um
procedimento administrativo ou judicial. a mais pequena unidade
arquivstica, indivisvel do ponto de vista funcional e que pode ser constitudo por um ou mais documentos. Ele resulta das actividades de uma
instituio ou de uma pessoa no fazendo sentido fora do contexto em
que est inserido e em que foi produzido.
A expanso e a diversificao da entidade produtora bem como a multiplicao de documentos traz para primeiro plano o problema da avaliao e
da seleco natural uma vez que no se pode conservar tudo.
Todas estas caractersticas do documento de arquivo fazem com que, a
nvel do seu tratamento, seja muito complicado a normalizao dado que
cada arquivo e seus documentos tratado de acordo com o contexto em
que est inserido.

20

Organizao e Tcnicas de Arquivo

O valor dos documentos (valor primrio e secundrio)


o motivo pelo qual os documentos foram criados que define o valor documental dos mesmos. O valor primrio existe enquanto os documentos so
motivo de utilidade instituio que os criou ou ao seu destinatrio. O valor
primrio define-se pelos valores documentais que lhe so intrnsecos:
Valor Administrativo detido pelos documentos que ajudam o organismo
a realizar o seu trabalho diariamente, ou seja, documentos como directivas,
regulamentos, ordens, pedidos, informaes sobre pessoal, entre outros.
O tempo de validade destes documentos depende do propsito e da finalidade que lhes deu origem.
Valor legal existe nos documentos que contm provas legais que fazem
respeitar os direitos ou obrigaes da administrao e dos particulares,
bem como as decises que implicam acordos legais como alugueres, contratos, reclamaes, ttulos, provas de aces em casos particulares, certificados legais, etc.
O seu tempo de conservao varia de acordo com o assunto mas em regra
coincide com o valor administrativo e pode continuar uma vez este finalizado.
Valor fiscal est patente em documentos que tm a funo de justificar o
dinheiro arrecadado, distribudo, controlado ou gasto pela administrao
ou seja, so documentos relacionados com trmites financeiros como
documentos justificativos de despesa, entre outros.
A funo de controle que possuem obriga a uma permanncia de valor
muito superior do perodo em que se desenvolve a aco administrativa
correspondente.
Valor cientfico ou tcnico aparece em documentos compostos por uma
grande quantidade de dados tcnicos recolhidos como resultado de investigao aplicada como, por exemplo, documentos referentes a campanhas
de sade no trabalho, entre outros.
Estes documentos podem exigir um longo perodo de conservao porque
o que se verifica muitas vezes que os dados no so usados logo ou a
investigao no publicada.
Alguns dos documentos que perdem o seu valor primrio adquirem um
valor secundrio que se identifica com o interesse pela investigao do
passado. So documentos que passam a ser conservados nos arquivos
histricos para que possam ser usados pelo pblico e passem a fazer parte
do patrimnio cultural. Assim, o valor secundrio define-se pelo:

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Valor testemunhal evidente em documentos que mostram as origens do


organismo, o seu desenvolvimento administrativo, a sua estrutura organizativa, as polticas seguidas e as razes da sua escolha. Constituem
exemplos manuais e guias, directivas, informaes e estatsticas,
organogramas e directrios e legislao.
Exigem conservao uma vez que se revestem de muita importncia
porque contm provas, funes, polticas, decises, entre outras actividades da organizao. Em suma, retratam a histria da organizao.
Valor informativo o existente em documentos com dados importantes
sobre pessoas (censos, estatsticas); objectos (documentos sobre edifcios, equipamentos, registo de patentes, etc.); lugares (informao cartogrfica, mapas, cartas, fotografias areas, etc.); fenmenos (eleies,
catstrofes, etc.); problemas e condies na forma de tratamento de um
organismo pblico (livros de reclamaes); entre outros.
Devem ser conservados uma vez que a informao contm a funo
para a qual foram criados.

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

A idade dos documentos


Quando falamos no documento de arquivo, alm do valor falamos tambm
na idade dos documentos. Esta assim designada idade dos documentos
define igualmente o tipo de arquivos existentes. Assim, consoante a sua
idade, encontramos os documentos nos seguintes tipos de arquivo:
Arquivo activo ou arquivo corrente - Fase activa
Corresponde primeira idade dos documentos em que os mesmos tm
como principal objectivo servir de garantia ou de prova de algo e so de
consulta frequente.
So possuidores de valor administrativo e legal, com o mximo de valor
probatrio logo, possuidores de valor primrio.
Localizam-se perto das instituies e os seus principais utilizadores so os
administrativos.
Arquivo semi-activo ou arquivo intermdio - Fase semi-activa
Corresponde segunda idade dos documentos em que estes j cumpriram
a finalidade para que foram criados mas so conservados para estudo ou
referncia de antecedentes ou por outras exigncias.
Tm uma utilizao reduzida.
Ainda possuem valor primrio mas com muito menos valor probatrio.
A sua localizao j mais afastada dos utilizadores, normalmente numa
cave ou num sto.
Arquivo inactivo ou arquivo definitivo - Fase inactiva
Corresponde terceira idade dos documentos, em que j prescreveram os
direitos e as obrigaes garantidos pelos documentos. Mas, se o seu
valor informativo for relevante podem ser conservados como fonte histrica. Nesta fase, o documento adquire novo valor, o secundrio, relacionado com a investigao de natureza cientfica, o valor cultural e informativo.
Localizam-se longe das instituies que os produziram.
Adquirem novos utilizadores como os cidados, os historiadores, investigadores, a administrao, entre outros.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

23

A gesto dos documentos


As diferente fases da gesto dos documentos
Por uma questo de lgica explicativa optmos por, no item anterior, fazermos uma referncia conjunta entre a idade dos documentos e as fases da
gesto de documentos que lhes dizem respeito. Temos, assim como
diferentes fases da gesto dos documentos:
Fase Activa
Fase Semi-activa
Fase Inactiva

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Sntese da Unidade Didctica e Auto-avaliao


Foram apreendidos os contedos se, no fim desta unidade didctica,
responder aos seguintes objectivos:
Conhecer as etapas da formao dos documentos
Perceber o conceito de documento de arquivo
Enunciar o valor primrio dos documentos
Enunciar o valor secundrio dos documentos
Classificar os documentos de acordo com a sua idade
Identificar as fases da gesto dos documentos
Relacionar as fases da gesto documental com a idade dos documentos

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Unidade Didctica 2
Registo de Entrada e Sada de Documentos

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Registo de Entrada e Sada de Documentos


Anlise produo/utilizao de documentos
Depois de se ter analisado a forma como so concebidos os documentos
de arquivo a vez de ser feita a anlise produo/utilizao de documentos, ou seja, ao registo de entrada e sada de documentos.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Os circuitos documentais
O circuito documental o percurso que os documentos fazem dentro da
instituio desde a sua entrada (quando so documentos produzidos no
exterior) ou desde a sua produo (quando so documentos produzidos
pela prpria instituio). O desenhar do circuito documental exige um
conhecimento profundo da instituio porque o seu principal objectivo
racionalizar e reduzir o percurso dos documentos dentro da organizao.
De um modo geral o circuito documental constitudo pelas seguintes
fases:
abertura dos documentos e verificao do destinatrio;
carimbagem e registo dos documentos;
identificao dos assuntos;
verificao de antecedentes ou identificao como assunto novo;
classificao;
deciso - resposta;
arquivo

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Modelos de instrumentos de descrio e pesquisa


Depois de entrados no circuito documental, fundamental a existncia de
instrumentos de descrio e pesquisa que devero ser concebidos em
sintonia com a classificao, de maneira a permitirem pesquisas diferenciadas e complementares umas das outras.
Em arquivo corrente existem cinco tipos de instrumentos cuja principal
finalidade consiste em encontrar os documentos:

Registo de documentos entrados - consiste num registo de toda a correspondncia entrada;

Registo de documentos sados - consiste num registo de toda a correspondncia sada;

Registo de documentos internos - consiste no registo de todos os


documentos internos como informaes, memorandos, relatrios, entre
outros;
Registo de processos - consiste na anotao sistemtica de todas a
unidades arquivsticas existentes e que tm como objectivo a sua localizao imediata no arquivo;
Registo da circulao interna dos processos - consiste no registo dos
movimentos dos processos ou ainda da circulao dos documentos simples pelos vrios servios.
Nos dois primeiros instrumentos - os registos dos documentos entrados
e sados - existe outro instrumento igualmente importante e que consiste
no copiador. A sua importncia deve-se ao facto de toda a correspondncia entrada e sada ser fotocopiada. A seguir carimbada e numerada
sequencialmente e depois arrumada nas pastas seguindo a ordem
numrica. No prprio espao do arquivo coloca-se o nmero do processo
em que o documento foi arquivado. Todos os anos iniciada uma nova
numerao. Normalmente s se copia a primeira folha, embora se
possa registar que possui anexos. Como acontece quase sempre este sistema apresenta vantagens e desvantagens.

Assim, as suas principais vantagens consistem em:


permitir a obteno de uma cpia de um ofcio extraviado.

Por outro lado, as principais desvantagens consistem em:


ocupar um grande volume de espao;
s reproduzirem a primeira folha dos documentos;
apresentar limitaes ao nvel da pesquisa, pois s permitem encontrar o
Organizao e Tcnicas de Arquivo

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documento pretendido se soubermos o seu nmero de entrada/sada e se


soubermos aproximadamente a sua data;
no permitem encontrar os documentos pelo nome da instituio ou pessoa que escreveu a carta.

Tenta-se minorar esta limitao do copiador atravs de:


uma ficha feita por cada ofcio onde constam os seus dados iniciais
como: entidade (remetente/destinatrio); nmero (de entrada/sada); data
(entrada/sada) e cdigo de processo. Posteriormente procede-se ordenao dessas fichas por ordem alfabtica de entidade remetente ou destinatria.
O registo dos documentos entrados, feito em livro ou em fichas deve apresentar os seguintes campos:
nmero sequencial de entrada,
data de entrada;
remetente;
assunto;

referncias - data de expedio


- nmero de expedio
- cdigo do processo (no organismo remetente);
cdigo do processo (no organismo receptor);
observaes.

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Sntese da Unidade Didctica e Auto-avaliao


Foram apreendidos os contedos se, no fim desta unidade didctica, responder aos seguintes objectivos:
Apreender as diferentes fases do circuito documental
Conhecer os instrumentos de descrio e pesquisa
Enunciar as vantagens e desvantagens do copiador

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Unidade Didctica 3
Sistemas de classificao de documentos

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Sistemas de classificao de documentos


Quando pensamos nos sistemas de classificao de documentos pensamos em primeiro lugar na organizao arquivstica e, ao faz-lo, temos
que ter em conta os princpios fundamentais da organizao arquivstica.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Organizao arquivstica
So dois os princpios fundamentais da organizao arquivstica:
Princpio da Provenincia dos Fundos - o princpio bsico da organizao dos arquivos, segundo o qual deve ser respeitada a autonomia de
cada fundo ou ncleo, no misturando os seus documentos com os dos
outros. Todas as intervenes do arquivista (concepo do sistema, classificao, descrio, comunicao, avaliao, conservao) devem ocorrer
sob o signo da provenincia.
Princpio do Respeito pela Ordem Original do Fundo - o princpio segundo o qual os arquivos de uma mesma provenincia devem conservar a
organizao estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as
relaes entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade.

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Eficcia e utilidade do arquivo


Quando se fala em utilidade de um arquivo temos que falar dos sistemas
de classificao de documentos que determinam a eficcia de um arquivo.
Assim, classificar o processo mental que consiste em aproximar o que o
que semelhante e separar o que diferente. Deste modo, a classificao
uma tcnica que consiste em agrupar e identificar a informao que tem
caractersticas comuns.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Tratamento tcnico documental


Plano de classificao
A classificao a operao pela qual se atribui ao documento um
dado cdigo designativo do seu assunto principal associando-o fsica ou
intelectualmente a outros documentos.
Para se operar a classificao dos documentos utiliza-se um instrumento
que consiste no plano de classificao e que apresenta como principais
caractersticas:
permitir uma organizao dos documentos e a sua recuperao atravs
de critrios temticos e/ou funcionais, dotando o arquivo de uma estrutura
lgica e, assim, mais funcional e transparente;
no dever ser encarada como uma operao que visa o controlo e a recuperao de documentos isolados, servindo fundamentalmente para recuperar conjuntos de documentos com afinidades temticas ou funcionais;
agrupam logicamente as funes, os assuntos e a documentao que
lhes est associada constituindo classes significativas de acordo com um
critrio temtico, funcional ou outro;
possuem, geralmente, uma estrutura hierrquica em que as classes mais
genricas desdobram-se noutras mais especficas e, assim sucessivamente, constituindo diferentes nveis: as classes principais, as intermdias
e as menores. A cada classe, sub-classe ou sub-sub-classe atribudo um
determinado cdigo que pode ser numrico, alfabtico ou alfanumrico.
Para que a classificao documental funcione e seja plena de eficcia na
recuperao dos documentos existe um pequeno nmero de regras
bsicas que devem ser atendidas no sentido de se manterem os documentos ordenados:
os documentos devem ser classificados dentro dos dossiers e estes
devem estar classificados entre si;
no existem peas isoladas, todo e qualquer documento pertence a um
conjunto coerente, o dossier;
os dossiers comportam sempre uma ordem interna: ordem cronolgica,
alfabtica, numrica, etc. Os dossiers de negcio ou de estudo, na sua
especificidade, compem-se de sub-dossiers que correspondem s etapas
ou outros aspectos da conduo do negcio ou estudo;
a manuteno material do dossier necessita das seguintes precaues:

40

Organizao e Tcnicas de Arquivo

escrever o ttulo do dossier na lombada;


manter a ordem interna porque uma pea tirada para consulta deve ser
posta no seu lugar; agrafar o conjunto carta e resposta; utilizar separadores para agrupar os sub-dossiers;
no tirar definitivamente as peas para abrir outros dossiers - utilizar sempre
fotocpias.

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Codificao
Quando se apresenta o plano de classificao junta-se sempre um ndice
de assuntos. O ndice um documento que regista, de acordo com uma
ordenao pr-estabelecida (sequencial ou sistemtica), os descritores,
designaes ou ttulos de um documento, acompanhados das respectivas
referncias ou cotas.
A codificao apresenta-se de grande utilidade porque a elaborao de um
sistema de codificao numrico ou alfabtico serve para distinguir as
rubricas do plano de classificao. Assim, cada dossier dever ter uma
codificao que ser a sua identificao. A Codificao escolhida deve ser
sempre simples, de fcil atribuio e de fcil leitura.
Existem diferentes mtodos de codificao mas os principais so:
cdigos alfabticos - so sistemas fechados porque tm limitaes na
quantidade de smbolos que podem ser usados - 26 - pelo que dificilmente
se adaptam a uma estrutura hierrquica;
cdigos numricos - com utilizao da classificao numrico decimal em
que faz corresponder aos diferentes nveis de um plano de classificao
nmeros e decimais significativos. Est limitado a um mximo de 10
divises por nvel.
Ex.: Classe
- 40 000
Subclasse - 41 000
Diviso
- 41 200
Subdiviso - 41 230
ou com utilizao da classificao numrica por blocos sequenciais que
tem a vantagem de ser completamente aberto, do nmero 1 a infinito.
Ex.: Classe
- 1.
Subclasse - 1.1.
Diviso
- 1.1.2.
Subdiviso - 1.1.2.3.

cdigos alfanumricos - fazem a combinao de cdigos alfabticos e


numricos, com inmeras variaes possveis.
Ex.: Classe
- HUM
Subclasse - HUM - 1000
Diviso
- HUM - 1200
Subdiviso - HUM - 1230

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Avaliao e seleco dos documentos


Critrios de avaliao
As disposies relativas aos procedimentos que legitimam a eliminao
dos documentos de arquivo que deixaram de ter interesse administrativo
esto fixadas por decreto-lei. Este aplica-se expressamente a:
servios da administrao directa e indirecta do Estado;
autarquias locais;
instituies particulares de solidariedade social;
pessoas colectivas de utilidade pblica administrativa;
outras entidades pblicas ou privadas cujos arquivos sejam declarados
de relevante interesse cultural.

ao Instituto dos Arquivos Nacionais - Torre do Tombo, que compete


dar parecer sobre os projectos de Portarias de gesto de documentos
daquelas entidades.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Sntese da Unidade Didctica e Auto-avaliao


Foram apreendidos os contedos se, no fim desta unidade didctica, conseguir responder aos seguintes objectivos:
Conhecer os princpios da organizao arquivstica
Saber as caractersticas do Plano de Classificao
Enunciar as regras bsicas na elaborao do Plano de Classificao
Conhecer os principais mtodos de Codificao
Identificar os critrios de avaliao e seleco dos documentos
Reconhecer o IAN-TT como rgo regulador da avaliao/seleco

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Organizao do Trabalho Administrativo

Unidade Didctica 4
Tipos de arquivo

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Tipos de arquivo
Conceito e funes dos arquivos
Ao definirmos arquivo no encontramos uma definio nica dado que o
arquivo possui mais do que uma definio. Definio esta que, de um
modo geral, pode ser anexa a uma funo do arquivo.
De facto ele , em primeiro lugar, o edifcio ou parte do edifcio onde so
recebidos, conservados, organizados e comunicados os documentos de
arquivo = funo de Recolha
Por outro lado, ele tambm a instituio ou o servio responsvel pela
aquisio, conservao, organizao e comunicao dos documentos de
arquivo quer seja ele corrente, intermdio ou definitivo = funo de
Conservao
ainda o conjunto orgnico de documentos, qualquer que seja a sua
data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa
jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no
exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao,
para a pessoa ou instituies que o produz. Para os cidados ou para
servir como fonte para a Histria. = funo de Comunicao

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Diferenas entre arquivos, bibliotecas, centros de documentao e museus


Quando pensamos em bibliotecas, arquivos, centros de documentao e
museus pensamos em organismos com semelhanas e diferenas entre si.
O principal ponto em comum que a sua misso consiste em recolher
informao contida nos documentos, organiz-la e coloc-la disposio
dos utilizadores. As diferenas significativas existentes entre si residem
em factores como a origem dos documentos; a entrada dos documentos
na instituio e a organizao dos mesmos.
Assim, os arquivos so conjuntos documentais produzidos por uma determinada instituio e resultam sempre da sua actividade enquanto as bibliotecas, os centros de documentao e museus so, regra geral, instituies coleccionadoras, em que cada documento constitui por si s uma
unidade resultado de um projecto cultural do seu autor ou criador.

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Diferentes sistemas de arquivo


Os arquivos so definidos em funo do regime em que se enquadra o seu
produtor. Assim eles dividem-se em:
Arquivos Pblicos - constitudos na dependncia de instituies
enquadradas no direito pblico: arquivos de organismos da administrao
central (Ministrios, Direces-Gerais, Institutos), da administrao local e
de empresas pblicas.
Arquivos Privados - constitudos na dependncia de instituies
enquadradas no direito privado: arquivos de famlia, de personalidades, de
colectividades, de empresas privadas, eclesisticos.
Aps esta primeira diferenciao, fundamental fazer outra que divide os
sistemas de arquivo em:

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Arquivo Centralizado
No tipo de arquivo centralizado os documentos so recebidos para tratamento por um nico rgo especializado. Algumas vezes esse rgo faz
tratamento para vrios servios. Modelo de gesto em que todas as
decises vo ao topo.
Vantagens: Permite a uniformizao/unificao dos sistemas de classificao e por isso reduz o equipamento e os recursos humanos.
Desvantagens: Como a massa documental muito grande o tempo de
recuperao pode ser muito elevado.

50

Organizao e Tcnicas de Arquivo

Arquivo Descentralizado
Cada unidade orgnica tem o seu prprio arquivo.
O arquivo independente de cada ncleo/departamento. O modelo de
gesto corresponde ao descentralizado. H uma delegao de competncias, por isso, tudo o que chega ao topo importante.
Vantagens: Se os documentos esto prximos dos funcionrios h muito
menos tempo de espera na recuperao da informao. Existe a
supresso de alguma burocracia.
Desvantagens: Podem existir mltiplos sistemas de classificao diferentes.
O equipamento j no nico, est disseminado e o pessoal no especializado (com vantagens e desvantagens).

Organizao e Tcnicas de Arquivo

51

Arquivo Dirigido
a fuso dos dois. Existe descentralizao dos servios mas ele est sob o
controle tcnico de um organismo (tem o mesmo sistema de recuperao).

52

Organizao do Trabalho Administrativo

Diferentes tipos de arquivo


J foi falada a idade dos documentos por isso h apenas que, neste ponto,
relembrar mais uma vez a Teoria das Trs Idades em que:
o arquivo corrente corresponde fase activa dos documentos;
o arquivo intermdio corresponde fase semi-activa dos documentos;
o arquivo definitivo corresponde fase inactiva dos documentos.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

53

Sntese da Unidade Didctica e Auto-avaliao


Foram apreendidos os contedos se, no fim desta unidade didctica, conseguir responder aos seguintes objectivos:
Relacionar o conceito com a funo dos arquivos
Exemplificar as principais diferenas entre os arquivos, as bibliotecas, os
centros de documentao e os museus
Identificar os diferentes sistemas de arquivo, bem como as suas vantagens e desvantagens
Relembrar os diferentes tipos de arquivo de acordo com a Teoria das
Trs Idades

54

Organizao e Tcnicas de Arquivo

Unidade Didctica 5
Os ficheiros e a sua organizao

Organizao e Tcnicas de Arquivo

55

Os ficheiros e a sua organizao


Ordenao
a fase seguinte classificao e consiste em agrupar a documentao
segundo o esquema de classificao adoptado, a fim de os relacionar e
colocar em determinada unidade de instalao (pastas, caixas, maos,
dossiers, etc.).
O que determina a ordenao interna de um fundo , numa primeira fase,
a estrutura organizacional, obedecendo a seguir tipologia documental,
aliada funo que a determina o que d origem a diferentes sistemas de
ordenao. Estes sistemas de ordenao podem ser de diferentes tipos:
Alfabtico: pode ser usado com nomes de pessoas fsicas ou jurdicas
(onomstico); nomes de localidades (geogrfico) ou alfabtico por assuntos. Tem a vantagem de ser simples mas, se tiver que ser aumentado
sobrecarrega-se o nmero de separaes alfabticas podendo induzir em
erro. Emprega-se o sistema alfabtico onomstico para expedientes pessoais; o sistema alfabtico geogrfico para expediente de construo de
edifcios ou cadastros e o sistema alfabtico de assuntos para expedientes
de assessoria jurdica.
Cronolgico: o elemento ordenador a data dos documentos (sculos,
anos, meses, dias, horas, se necessrio). um mtodo semi-fechado, precisando, geralmente, do auxlio de outro mtodo, e convm a coleces de
legislao, registo de entrada e sada, actas e dirios.
Numrico: este sistema estabelece o encadeamento das unidades
atribundo-lhes um nmero de srie que os relacione. o sistema mais
fcil mas precisa de um cdigo, lista ou guia para a busca das diversas
inseres. No permite interpolaes, o nico utilizado para ordenar
unidades de instalao.
Pode utilizar-se em coleces pequenas.
Mtodo composto: resulta da combinatria de dois ou mais mtodos simples.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

57

Regras de Alfabetao e Cotao


a etapa final da organizao dos documentos no arquivo.
A arrumao das unidades de instalao (dossiers, pastas, rolos, maos,
etc.) em estantes ou outro mobilirio adequado possibilita uma conservao eficaz e a fcil identificao e recuperao das mesmas.
Termina com a operao da Cotao que deve obedecer s regras de alfabetao que devem seguir as recomendaes da AFNOR.
Na organizao dos ficheiros temos que ter em conta as Fases do
Tratamento Documental em que:
1 - Registos:
P De documentos isolados (registo de correspondncia, de pareceres,
facturas, informaes).
P De Processos (processo de emprstimo, de aquisio).
2 - Ficheiros auxiliares:
P
P
P
P

De Sries
De Assuntos
De Processos
De Endereos/Provenincia
3 - Plano de Classificao

58

Organizao e Tcnicas de Arquivo

Sntese da Unidade Didctica e Auto-avaliao


Foram apreendidos os contedos se, no fim desta unidade didctica, conseguir responder aos seguintes objectivos:
Perceber a importncia da organizao dos ficheiros
Conhecer a Ordenao
Enunciar os diferentes sistemas de ordenao
Recordar as fases do tratamento documental

Organizao e Tcnicas de Arquivo

59

Unidade Didctica 6
A informatizao dos arquivos

Organizao e Tcnicas de Arquivo

61

A informatizao dos arquivos


As Tecnologias e o Arquivo
A exploso documental das ltimas dcadas tem levado a uma cada vez
maior procura de solues adequadas para dois grandes problemas:
a escassez de espao para armazenar tanta documentao;
a necessidade cada vez maior de partilha da informao, que permita uma
tomada de decises rpidas.
Nos nossos dias a evoluo dos suportes de informao faz coexistir
papel, filmes, suportes magnticos, vdeo, disco, etc.
no sentido de procurar gerir a exploso documental que surge a Gesto
Electrnica dos Documentos - GED que tem as seguintes funes principais:
Entrada de documentos
Tratamento de documentos
Armazenamento de documentos
Acesso aos documentos
Em suma, um sistema de GED deve permitir uma boa gesto dos documentos de arquivo. A reorganizao do servio de arquivo uma das prioridades
a ter em conta, sempre que se quer adoptar uma soluo de GED.
Outras das prioridades a ter em conta a formao das pessoas que vo
operar com o sistema. O custo tambm deve ser tido em conta, no devendo tambm ser esquecidas as actualizaes e a manuteno do mesmo.
Depois de termos referido as funes de um sistema de gesto electrnica
dos documentos temos que abordar as vantagens e as desvantagens que
oferece um sistema de pesquisa em linha quando comparado com a
pesquisa manual.
Assim, como principais vantagens surgem:
Acesso rpido e fcil a uma gama muito mais vasta e variada de informao;
Actualizao mais rpida e com maior frequncia (que a correspondente
verso impresso);
Organizao e Tcnicas de Arquivo

63

Maiores possibilidades de sucesso devido a maiores possibilidades de


acesso (palavras-chave) - pesquisa interactiva;
Possibilidade de pesquisar vrias bases de dados ao mesmo tempo;
Possibilidade de efectuar pesquisas de maior complexidade;
Pesquisa mais rpida;
Apresentao dos resultados seleccionada de acordo com as preferncias do utilizador;
Poupana de espao e baixo custo de armazenamento.

Como principais desvantagens:


Necessidade de grande investimento inicial;
No recuperao de informao mais antiga;
Exige pessoal especializado;
Dificuldades provocadas pelos sistemas de informao;
Necessidade de reviso das imagens digitalizadas, de forma a evitar
erros de reconhecimento de caracteres;
No existe reconhecimento jurdico do documento electrnico o que
leva a que se tenha que conservar o original de todos os documentos que
tenham valor de prova ou valor legal;
Incerteza quanto sua durabilidade.

Existem tambm algumas caractersticas que so peculiares da


gesto de documentos electrnicos:
Maior complexidade tipolgica;
Dependncia de sistema intermedirio;
Dissociao entre contedo, estrutura e suporte;
Potencial passvel de fcil alterao;
Preservao da autenticidade fortemente dependente do sistema de produo/gesto;

64

Organizao e Tcnicas de Arquivo

Pr-determinao de elementos formais.

Com estas caractersticas, natural que a gesto de documentos


electrnicos necessite de requisitos especficos como:
Implementao de migraes peridicas de aplicaes e suportes para
garantir acesso continuado;
Adopo de aplicaes e formatos normalizados para criao/transmisso e armazenamento dos documentos, para garantir maior longevidade e
interoperabilidade;
Adopo de suportes normalizados para armazenamento, por forma a
no permitir alteraes subsequentes e garantir integridade e autenticidade na preservao a longo prazo;
Implementao de procedimentos de segurana - privilgios de acesso,
sistemas de auditoria electrnica - para garantir a autenticidade dos documentos;

Agregao ao documento de suficiente meta-informao para garantir a


preservao de:
Elementos
Elementos
Elementos
Elementos
Elementos

de
de
de
de
de

contedo
contexto
segurana
estrutura
controlo

Antecipao de todas as opes fundamentais da criao, gesto e


preservao de documentos para o momento da concepo do sistema;
Imperativo multidisciplinar na concepo, implementao e manuteno
de gesto de documentos electrnicos.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

65

Sistemas magnticos e pticos


Outra das solues apresentadas para a resoluo deste tipo de problemas, passam tambm pelas novas tecnologias de miniaturizao/compresso, de que so exemplo os sistemas magnticos e pticos.
O Disco Magntico apresenta as seguintes caractersticas:
Tem o aspecto de um prato metlico em geral de alumnio revestido em
ambas as faces por um material magntico que permite a gravao de
qualquer informao;
H vrios tipos de discos: desde discos de grande capacidade (que
podem armazenar 20 ou mais megabytes) a disquetes utilizadas em microcomputadores;
Tem a grande vantagem de dispor de grande capacidade de armazenamento variando de 5 at 20 ou mais megabytes e os utilizadores tm acesso directo rapidamente em segundos;
A desvantagem que apresenta que facilmente sujeito a avarias.

O Disco ptico apresenta as seguintes caractersticas:


Esta tecnologia consiste na digitalizao e compresso da imagem do
documento com o recurso a scanners, computadores e software apropriado sendo o seu armazenamento em disco ptico;
um suporte de armazenamento de grande versatilidade;
Ao contrrio do microfilme que imagem real, embora reduzida, do
documento original, a imagem armazenada em disco ptico transformada, codificada e sujeita a compresso. Os mais vulgares so os discos
WORM (write once read many) e os regravveis ou magntico-pticos em
que os dados so inscritos de uma forma no permanente.

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Software para Arquivo


Existe software vocacionado para arquivo electrnico que possibilita a
gesto integrada de documentos, desde a sua criao at ao arquivo.
Estas solues so utilizadas sobretudo para arquivo corrente.
Existem sistemas complementares para arquivo definitivo, geralmente
combinando o arquivo electrnico e a microfilmagem.
Damos alguns exemplos destes softwares:
Ellenix da SMD
Ofice da Papelaco
Archive da Efacec

Organizao e Tcnicas de Arquivo

67

Sntese da Unidade Didctica e Auto-avaliao


Foram apreendidos os contedos se, no fim desta unidade didctica, conseguir responder aos seguintes objectivos:
Conhecer a Gesto Electrnica de Documentos - GED nas suas funes
e caractersticas
Comparar vantagens/desvantagens da gesto electrnica de
documentos face gesto manual
Enunciar os requisitos especficos requeridos pelo GED

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Unidade Didctica 7
A microfilmagem

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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A microfilmagem
So vrias as questes que se colocam aos arquivos, resultado da
hipertrofia da documentao, em suporte papel, que decorre da complexidade das administraes, e que resultam nos seguintes problemas:
reas crescentes destinadas ao arquivo;
a morosidade no tratamento e na recuperao da informao;
a conservao da prpria documentao, uma vez que os riscos de perda
da informao tendem a ser proporcionais ao volume documental.
As solues para estes problemas passam por novas tcnicas, de que so
exemplo:

Sistemas microgrficos
possuidores de caractersticas como:
O microfilme a reproduo fotogrfica que reduz significativamente as
dimenses dos documentos fotografados.
Trata-se de uma tcnica de reproduo que no implica a alterao da
imagem, apenas pressupe uma mudana de dimenso e suporte, no caso
em apreo, do papel para o microfilme.
A recuperao da informao faz-se, por meio de um sistema ptico que
aumenta a imagem na proporo inversa taxa de reduo.

Apresenta como principais vantagens:


Segurana contra perda ou destruio de documentos;
Grande economia de espao e de equipamentos acessrios para o arquivo;
Longevidade, atribuindo-se-lhe uma durao de mais de cem anos;
Fcil acesso devido reduo do volume que o arquivo passa a ter;
Consulta rpida pela facilidade de localizao de qualquer documento;
Mxima confidencialidade e controlo dos documentos;
Integridade do arquivo porque cada documento tem o seu lugar prprio,
salvaguardando o risco de engano ou extravio.
Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Existem diferentes tipos de microfilmagem:


De substituio: em que se procede destruio do original conservando apenas o microfilme;
De complemento: para preservar o documento;
De segurana: cria-se cpia do filme precavendo a perda do original.
Tambm os suportes podem ser diferentes, dada a existncia de diferentes
suportes do microfilme:
A microficha
A bobine ou rolo de filme
Cassetes
Jackets ou carteiras de acetato transparentes
Cartes de janela
Se existem diferentes tipos e diferentes suportes de microfilmagem,
natural que tambm os mtodos de microfilmagem difiram. Assim:
Mtodo simples ou standard: regista uma imagem numa face do documento;
Mtodo duplex: regista automaticamente frente e verso dos documentos;
Mtodo duo: permite registar os dois lados do filme.

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Sntese da Unidade Didctica e Auto-avaliao


Foram apreendidos os contedos se, no fim desta unidade didctica, conseguir responder aos seguintes objectivos:
Perceber as caractersticas da microfilmagem
Apreender as vantagens dos sistemas microgrficos
Conhecer os diferentes tipos de microfilmagem
Enunciar os diferentes suportes e mtodos de microfilmagem

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Unidade Didctica 8
Aplicao prtica pela utilizao do software
de gesto de documentao MiitScript

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Aplicao prtica pela utilizao do software de


gesto de documentao MiitScript
O MIIT Script o software de Gesto Documental do MIIT que consiste
numa aplicao destinada a suportar a documentao emitida ou recebida,
com o objectivo de sistematizar e gerir formas de documentos, numerar e
catalogar a informao emitida, registar e controlar o fluxo de informao
recebida at ao arquivo. Por outras palavras, permite criar, partilhar e
arquivar a informao distncia atravs de um simples click.
O MIIT Script, pelas suas caractersticas, permite um tratamento rigoroso
e fludo da documentao, o que se traduz num incremento da produtividade e reduo de custos.
Apresenta como principais caractersticas:
Gesto com pr-configurao de modelos e formatos de documentos;
Organizao e Controlo de fluxos e arquivo de documentos;
Registo e Arquivo de documentao emitida e expedida;
Gesto e Arquivo de documentao recepcionada, independentemente
do suporte;
Converso digital de documentos em papel;
Pesquisa diversificada e configurvel;
Permite a normalizao da organizao documental;
O seu sucesso reside no facto de apresentar as seguintes vantagens:
Parametrizao simples e flexvel;
Soluo de baixo custo;
Pode ser apenas alugado por um perodo de tempo;
Baseada em ferramentas de uso comum (MS Office);
Robustez dos SGBds mais potentes: Oracle, MS SQL Server; Sybase...;
Suporte para documentos em qualquer formato.
um software que composto por funcionalidades como:
Eficcia do sistema de arquivo - atravs da possibilidade de ter todos os
documentos arquivados por assunto, encomenda, projecto, entre outros,
sem ter de passar horas a arquivar documentos manualmente.
Pesquisa de informao facilitada - a procura dos documentos pode ser
feita atravs de campos configurados pelo utilizador tais como assunto,
datas, destinatrio entre tantos outros.
Controlo das verses e alteraes dos documentos produzidos - permite
saber exactamente a data em que os documentos foram alterados bem
como a autoria da modificao.
Reenvio em formato digital da correspondncia - o que permite um tratamento mais rpido e rigoroso da informao.
Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Configurao de mscaras e modelos de documentos - para criar um


documento novo (relatrio, proposta, etc.), no necessrio copiar o ltimo documento bastando escolher o modelo porque ao faz-lo o texto que
comum ser utilizado aparece automaticamente.

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Sntese da Unidade Didctica e Auto-avaliao


Foram apreendidos os contedos se, no fim desta unidade didctica, conseguir responder aos seguintes objectivos:
Conhecer o MiitScript
Perceber as principais caractersticas do MiitScript
Identificar as vantagens e funcionalidades do MiitScript
Realizar exerccios vrios utilizando o programa MiitScript

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Unidade Didctica 9
As novas competncias dos profissionais dos arquivos

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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As novas competncias dos profissionais dos arquivos


A actual sociedade da informao gera uma notria proliferao da produo documental o que torna, hoje mais do que nunca, indispensvel a
necessidade de uma pronta e cuidada interveno por parte dos profissionais dos arquivos e dos centros de documentao.
Estes profissionais, decorrente em parte das novas tecnologias, so confrontados a dar respostas a uma estruturao da informao.
tambm neste sentido, que tm que estar atentos s mudanas e s
necessidades da Administrao Pblica e do complexo mundo empresarial visando acompanhar a evoluo da sociedade em que se inserem.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

83

Sntese da Unidade Didctica e Auto-avaliao


Foram apreendidos os contedos se, no fim desta unidade didctica, conseguir responder aos seguintes objectivos:
Perceber o novo papel dos profissionais dos arquivos

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Glossrio

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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GLOSSRIO
ACESSO INFORMAO
Possibilidade de consultar e de utilizar os documentos administrativos e os
arquivos. O acesso pode ser limitado em diversos casos.
ACESSIBILIDADE
Disponibilidade dos documentos para consulta em consequncia da sua
comunicabilidade e da existncia de instrumentos de descrio documental.
ARQUIVO
Conjunto orgnico de documentos, independentemente da sua data, forma
e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua
actividade e conservados a ttulo de prova ou informao.
Pode significar tambm a instituio ou servio responsvel pela
aquisio, conservao, organizao e comunicao de documentos de
arquivo.
ARQUIVO CORRENTE
Servio encarregado da conservao e comunicao de documentos de
arquivo, de consulta frequente pela entidade produtora, no exerccio das
suas actividades de gesto.
ARQUIVO INTERMDIO
Servio encarregado da conservao e comunicao de documentos de
arquivo de consulta espordica pela entidade produtora, no exerccio das
suas actividades de gesto.
ARQUIVO DEFINITIVO
Servio encarregado da conservao permanente e comunicao de documentos em arquivo, em princpio j no consultados pela entidade produtora, previamente seleccionados em funo do seu valor secundrio.
O arquivo definitivo pode, no entanto, receber sries documentais cujo valor
primrio perdura por tempo indeterminado (por exemplo algumas sries dos
arquivos notariais).
AUTO DE ELIMINAO
Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de eliminao, ou seja, de destruio de documentos de arquivo que, na avaliao,
foram considerados sem valor secundrio que justifique a sua conservao
permanente.
AUTO DE ENTREGA
Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, que culmina o processo
Organizao e Tcnicas de Arquivo

87

de transmisso, a qualquer ttulo, de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega de material.
AVALIAO
Determinao dos valores primrio e secundrio dos documentos de um
arquivo, com vista fixao dos prazos de conservao em fase activa e
semi-activa, e do destino final (conservao permanente em arquivo defintivo ou eliminao)
A avaliao deve basear-se na considerao das funes dos documentos (funo de prova legal, financeira e/ou administrativa, funo de
testemunho patrimonial) e das relaes entre uns e outos. O estado de
organizao e conservao tambm deve ser considerado.
CICLO VITAL
Ciclo de vida dos documentos de arquivo. Evolui em trs idades ou fases:
fase activa, fase semi-activa e fase inactiva.
CLASSIFICAO
Processo intelectual que permite analisar e determinar a que actividade
est ligado um documento, escolher a classe sobre a qual o classifica e
atribuir o cdigo de classificao que permitir recuper-lo posteriormente.
CODIFICAO
Procedimento que consiste em inscrever um cdigo numrico completo
num documento a fim de responder a uma necessidade de identificao
sistemtica.
COLECO
Conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em funo
de qualquer caracterstica comum. Unidade arquivstica constituda por um
conjunto de documentos do mesmo arquivo organizada para efeitos de
referncia.
COTA
Cdigo numrico, alfabtico ou alfanumrico, atribudo a uma unidade
de instalao e/ou documento, para efeitos de instalao definitiva, ordenao e recuperao da informao.
COTAO
Operao que consiste em atribuir
unidade de instalao.

uma cota a cada documento ou

DOCUMENTO DE ARQUIVO
Documento produzido a fim de provar ou informar um procedimento
administrativo ou judicial.
a mais pequena unidade arquivstica, indivisvel do ponto de vista funcional.

88

Organizao e Tcnicas de Arquivo

DOCUMENTO ACTIVO
Documento correntemente utilizado para fins administrativos ou legais pelo
que devem ser conservados junto dos utilizadores.
DOCUMENTO CONFIDENCIAL
Documento sujeito a restries de comunicabilidade.
DOCUMENTO INACTIVO
Documento que j no utilizado com fins administrativos ou legais: aqueles que podem ser destrudos ou conservados logo que tenham valor
histrico ou de pesquisa.
DOCUMENTO SEMI-ACTIVO
Documento que ocasionalmente utilizado com fins administrativos ou
legais, deve ser conservado num depsito de arquivo intermdio.
DOSSIER
Unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos coligidos
com o fim de informar sobre uma deciso pontual.
FASE ACTIVA
Primeira fase do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual
o documento utilizado de uma forma regular pela entidade produtora,
para fins administrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo corrente.
FASE INACTIVA
Terceira idade do ciclo vital do documento de arquivo. O documento deixou
de ser utilizado pela entidade produtora no mbito dos fins que motivaram
a sua criao deve, por isso, ser eliminado, a menos que possua um valor
secundrio que justifique a sua conservao permanente. Corresponde ao
arquivo histrico.
FASE SEMI-ACTIVA
Segunda idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual
o documento ocasionalmente utilizado pela entidade produtora para fins
administrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo intermdio.
FUNDO
Conjunto orgnico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por
um organismo no exerccio da sua actividade. a mais ampla unidade
arquivstica.
GUIA DE REMESSA
Relao dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que remete, para fins de identificao e controlo, podendo ser utilizada como instrumento de descrio documental.
Organizao e Tcnicas de Arquivo

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PLANO DE CLASSIFICAO
Documento que regista o sistema de classes concebido para a organizao de um arquivo corrente e as respectivas notas de aplicao,
nomeadamente no mbito das classes e ordenao das unidades
abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura de um
arquivo.
PRAZO DE CONSERVAO
Perodo de tempo fixado na tabela de seleco para a conservao dos
documentos de arquivo em fase activa e semi-activa.
PROCESSO
Unidade arquivstica constituda pelo conjunto dos documentos referentes
a qualquer aco administrativa ou judicial sujeita a tramitao prpria,
normalmente regulamentada.
REGULAMENTO ARQUIVSTICO
Instrumento legal regulamentador de um sistema de gesto de documentos. Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliao, a seleco,
a eliminao, as remessas e a substituio de suporte.
SRIE
Unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos simples
ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenao sequencial,
de acordo com o sistema de recuperao da informao.
SUBSRIE
Parte de uma srie, originalmente diferenciada, correspondente s mesmas fases de processos do mesmo tipo, a subdivises sistemticas de um
assunto, a tipologias documentais ou ainda a documentos com exigncias
de acondicionamento e/ou preservao prprias.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Conjunto de elementos formais que caracterizam um documento de acordo com as funes a que se destina.
UNIDADE ARQUIVSTICA
Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo
(processo, coleco, dossier, srie/subsrie, classe/subclasse, fundo).
Estes conjuntos resultam da organizao dada ao arquivo pela entidade
produtora.
UNIDADE DE INSTALAO
Unidade bsica de cotao, instalao e inventariao das unidades
arquivsticas.
So unidades de instalao: caixas, maos, livros, rolos, pastas, disquetes,
bobinas, cassetes, etc.)

90

Organizao e Tcnicas de Arquivo

VALOR ARQUIVSTICO
Valor atribudo a um documento de arquivo ou outra unidade arquivstica,
para efeitos de conservao permanente. Resulta do seu valor primrio
e/ou da relevncia do seu valor secundrio.
VALOR PRIMRIO
Valor primeiro e inerente aos documentos de arquivo, directamente relacionado com as razes que estiveram na origem da sua criao, cumprir
funes de prova administrativa, legal ou financeira.
VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo aos documentos de arquivo para efeitos de conservao
permanente. Resulta do reconhecimento da sua utilidade para fins de
investigao, na medida em que possam assumir funes de testemunho
para a preservao da memria colectiva.

Organizao e Tcnicas de Arquivo

91

Legislao, normas e resolues


aplicveis funo arquivo

Organizao e Tcnicas de Arquivo

93

Legislao, normas e resolues aplicveis


funo arquivo
Para organizar arquivos h que ter em ateno a legislao existente referente ao assunto, bem como as normas estabelecidas para o efeito. Assim
sendo, segue-se um elenco onde figuram as mais importantes.

Legislao
A legislao sobre os arquivos portugueses ainda se encontra dispersa por
vrios diplomas, dos quais salientamos aqui os principais instrumentos
legais em vigor.
Bases da poltica e do regime de proteco e valorizao do patrimnio
cultural
Lei n 107/2001, de 30 de Agosto de 2001, publicada no Dirio da
Repblica n 209, Srie I . A, de 8 de Setembro de 2001.
Estabelece as bases da poltica e do regime de proteco e valorizao do
patrimnio cultural, pp.5808-5829.
Para alm das disposies genricas sobre o Patrimnio Cultural
Portugus, tem particular relevncia para as reas de arquivo o disposto
no Ttulo VII . Dos regimes especiais de proteco e valorizao dos bens
culturais, e em especial o Captulo III .
Do Patrimnio Arquivstico, artigos 80 a 83.
Regime geral dos arquivos e do patrimnio arquivstico
Decreto-Lei n 16/93, de 23 de Janeiro, publicado no Dirio da Repblica
n 19, Srie I . A, de 23 de Janeiro de 1993 .
Estabelece o regime geral de arquivos e patrimnio arquivstico, pp.264270.
Tem como objectivo disciplinar normativamente a valorizao, inventariao e preservao dos bens arquivsticos considerados parte integrante da cultura portuguesa.
Lei orgnica do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo
Decreto-Lei n 60/97, de 20 de Maro, publicado no Dirio da
Repblica n 67, Srie I, de 20 de Maro de 1997 .
Lei orgnica do Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, pp.
1276-1283. Define as competncias do organismo coordenador da poltica
arquivstica nacional e dos vrios servios dependentes.
Regime jurdico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas Pblicas
Decreto-Lei n 149/83, de 5 de Abril, publicado no Dirio da Repblica
n78, Srie I, de 5 de Abril de 1983 .
Define o regime jurdico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas Pblicas,
pp.1150-1152. Regulamenta o funcionamento dos Arquivos Distritais
Organizao e Tcnicas de Arquivo

95

definindo-lhes competncias prprias na rea da implementao de uma


poltica arquivstica nacional.
Pr-arquivagem de documentao
Decreto-Lei n 447/88, de 10 de Dezembro, publicado no Dirio da
Repblica n 284, Srie I, de 10 de Dezembro de 1988 .
Regula a pr-arquivagem de documentao. Revoga o Decreto-Lei n
29/72, de 24 de Janeiro, pp. 4885. Enquadramento global para a definio
de polticas arquivsticas na rea da avaliao, seleco e eliminao de
documentos e obriga reformulao das portarias publicas ao abrigo do
Decreto-Lei n 29/72, de 24 de Janeiro.
Gesto de documentos
Decreto-Lei n 121/92, de 2 de Julho, publicado no Dirio da Repblica n
150, Srie I - A, de 2 de Julho de 1992 .
Estabelece os princpios de gesto de documentos relativos a recursos
humanos, recursos financeiros e recursos patrimoniais dos servios de
administrao directa e indirecta do Estado, pp. 3146-3147.
Lei orgnica do Conselho Superior de Arquivos
Decreto-Lei n 372/98, de 23 de Novembro, publicado no Dirio da
Repblica n 271, Srie I-A, de 23 de Novembro de 1998.
Aprova a Lei orgnica do Conselho Superior de Arquivos, pp. 6363-6364.
Regime geral das incorporaes
Decreto-Lei n. 47/2004, de 3 de Maro, publicado no Dirio da Repblica
n. 53, Srie I-A, de 3 de Maro de 2004.
Define o regime geral das incorporaes da documentao de valor permanente em arquivos pblicos.
Portarias de gesto de documentos
Lista de Portarias publicadas ao abrigo do Decreto-lei n 447/88, de 10 de
Dezembro.

96

Organizao e Tcnicas de Arquivo

Normas
Algumas das Normas Portuguesas (NPs) mais relevantes no domnio da
informao e documentao, que podem ser adquiridas no Instituto
Portugus da Qualidade.
NP 5:1992 (3 Edio) 12 p.
C 70 /CT 7
Ofcio ou carta Formato A4. Apresentao da primeira pgina.
NP 24:1973 (1 Edio) 5 p.
C 60 /CT 6
Caixas, pastas e capas de arquivo
NP 61:1987 (3 Edio) 9 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Sinais de correces dactilogrficas ou tipogrficas
NP 113:1989 (3 Edio) 6 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Divises de um documento escrito. Numerao progressiva
NP 138:1986 (3 Edio) 3 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Legenda bibliogrfica
NP 405-1:1994 (1 Edio) 44 p.
C 70 /CT 7
Informao e documentao. Referncias bibliogrficas: Documentos
impressos
NP 405-2:1998 (1 Edio) 27 p.
C 70 /CT 7
Informao e documentao. Referncias bibliogrficas. Parte 2: Materiais
no livro
NP 417:1993 (2 Edio) 4 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Sumrio de publicaes peridicas
NP 418:1988 (2 Edio) 17 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Resumos analticos para publicaes e documentao
NP 419:1995 (2 Edio) 9 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Apresentao de artigos em publicaes peridicas e outras
publicaes em srie
NP 738:1986 (2 Edio) 4 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Folha de ttulo de publicaes no peridicas
NP 2021:1989 (1 Edio) 9 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Formato de dados para permuta de informao bibliogrfica em banda magntica
NP 2022:1986 (1 Edio) 5 p.
Organizao e Tcnicas de Arquivo

97

C 70 /CT 7
Documentao. Numerao internacional normalizada de livros (ISBN)
NP 2023:1986 (1 Edio) 5 p.
C 70 /CT 7
Documentao Numerao internacional normalizada das publicaes em
srie (ISSN)
NP 2434:1987 (1 Edio) 5 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Carcter tipogrfico convencional ISO para ensaios de
legibilidade. (Carcter ISO)
NP 3003-16:1991 (1 Edio) 18 p.
C 1130/CT 113
Computadores e tratamento da informao. Vocabulrio.
Parte 16: Teoria da informao
NP 3193:1987 (1 Edio) 6 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Ttulos de lombada de livros e outras publicaes
NP 3388:1993 (1 Edio) 9 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Sumrios analticos nas publicaes em srie
NP 3680:1989 (1 Edio) 78 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Descrio e referncias bibliogrficas. Abreviaturas de
palavras tpicas
NP 3715:1989 (1 Edio) 10 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Mtodo para a anlise de documentos, determinao do
seu contedo e seleco de termos de indexao
NP 4036:1992 (1 Edio) 54 p.
C 70 /CT 7
Documentao. Tesauros monolingues: Directivas para a sua construo e
desenvolvimento
NP 4285-1:1998 (1 Edio) 10 p.
C 70 /CT 7
Informao e documentao. Vocabulrio. Parte 1: Documentos audiovisuais
NP 4285-2:1999 (1 Edio) 17 p.
C 70 /CT 7
Documentao e informao Vocabulrio Parte 2: Documentos icnicos
NP 4285-3:2000 (1 Edio) 23 p.
C 70 /CT 7
Documentao e informao Vocabulrio Parte 3: Aquisio, identificao
e anlise de documentos e de dados
NP 4285-4:2000 (1 Edio) 20 p.
C 70 /CT 7
Documentao e informao Vocabulrio Parte 4: Linguagens documentais

98

Organizao e Tcnicas de Arquivo

NP EN 28601:1996 (1 Edio 24 p.
C 70/CT 7
Dados e formatos de troca. Troca de informao.
Representao de datas e horas
Correspondncia: EN 28601:1992 IDT
NP EN 29004-2:1994 (1 Edio) 29 p.
C 800/CT 80
Gesto da qualidade e elementos do sistema de qualidade
Parte 2: Linhas de orientao para servios (ISO 9004-2:1991)
Correspondncia: EN 29004-2:1993 IDT
NP EN ISO 9000:2000 (2 Edio) 39 p.
C 800/CT 80
Sistemas de gesto da qualidade Fundamentos e vocabulrio (ISO
9000:2000)
Correspondncia: EN ISSO 9000:2000 IDT

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Resolues
O Conselho Superior de Arquivos (CSA) um rgo colegial com funes
consultivas, criado por Decreto-Lei n 372/98, de 23 de Novembro, que
depende directamente do Ministro da Cultura.
Recomendaes
O CSA aprovou j as seguintes recomendaes:
Privatizaes e Patrimnio Arquivstico
Gesto de Documentos
Para a Concepo e Planeamento da Rede Nacional de Arquivos
A Formao Profissional dos Tcnicos de Arquivo
Arquivos Audiovisuais, Fonogrficos e Fotogrficos
Diagnstico Situao dos Arquivos da Administrao Central

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Organizao e Tcnicas de Arquivo

Bibliografia

Organizao e Tcnicas de Arquivo

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Bibliografia
ALBERCH i FUGUERAS; Ramon, BOIX LLONCH, Lurdes; NAVARRO
SASTRE, Natlia e VELA PALOMARES, Susana. Archivos y cultura:
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CORTES ALONSO, Vicenta. Documentacin y Documentos. Prlogo de
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REVISTA de la Unesco de ciencia de la informacin, bilbiotecologia y
archivologia. Paris. Unesco, 1978-82.
Organizao e Tcnicas de Arquivo

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