Sistema de

monitoreo
Gua de incidentes, alertas y otros

INTRODUCCIN
El Programa Acadmico de Monitoreo y Gestin del Conocimiento tiene a su cargo seis lneas de
trabajo: Monitoreo en Aula, Biblioteca, Banco de Casos, Organizacin de Eventos Acadmicos y
Desarrollo de Comunidades, y Servicios al Egresado.
Como parte de su modelo educativo, la Escuela desarrolla competencias a travs de procesos de
aprendizajes activos y centrados en el participante, reconociendo la experiencia de trabajo y su
esencia como servidor pblico. Utiliza de forma intensiva la metodologa de estudios de Casos para
lograr el desarrollo de habilidades directivas, privilegiando adems, condiciones logsticas y de
infraestructura adecuadas para un clima que favorece el aprendizaje.
El diseo institucional de la Escuela, tambin establece un sistema de monitoreo a fin de asegurar los
logros acadmicos del programa, que brinde alertas tempranas y proporcione los insumos necesarios
para desarrollar un proceso de aprendizaje y mejora continua. Asimismo, protege la memoria de la
experiencia educativa.

OBJETIVOS:
El sistema de monitoreo en aula tiene como objetivos asegurar el logro educativo, el logro
administrativo y la conservacin de la memoria a travs de herramientas que permitan identificar las
alertas tempranas, oportunidades de mejora e incidentes.

Por lo cual a travs en esta gua, el monitor podr identificar los tipos de alertas tempranas e
incidentes que encontramos en el aula, cmo recoger informacin que podr convertirse en un caso
y los procedimientos administrativos que deber seguir para su contratacin y entrega de informe.

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I.

INCIDENTES:
Un incidente es una circunstancia o acontecimiento que se aleja de lo habitual y sucede de
manera inesperada y que pude afectar o favorecer el desarrollo de la sesin de una clase
o en el transcurso del programa.
De tal forma que los incidentes pueden ser:
A. Incidentes Positivos:
Un incidente positivo, es todo aqul acontecimiento inesperado que favorece a la
sesin de la clase.
Ejemplo:
Los alumnos del curso de tica aplauden al profesor al finalizar el curso
B. Incidentes Negativos:
Un incidente negativo, es todo aqul acontecimiento inesperado que puede afectar a
la sesin de la clase.
el profesor expone que la culpa de realizar bien su trabajo, es de los
organizadores
Dentro de este tipo de incidentes el monitor deber ser capaz de identificar el tipo de
problema y la naturaleza del mismo, descartando distractores que dificultan la
compresin de lo ocurrido.

Alertas Tempranas:
Las alertas tempranas tienen como objetivo brindar informacin a los equipos
acadmicos del rea de formacin y de capacitacin de la ENAP, para reducir el riesgo
en las sesiones de clase y as asegurar una experiencia de aprendizaje extraordinaria a
los participantes.
Este sistema permite a los monitores de aula detectar y comunicar oportunamente
incidentes que pueden afectar al desarrollo de las sesiones de clase, incrementando
las probabilidades de intervencin oportuna para una mejor gestin de riesgos.
Los riesgos se clasifican en tres tipos segn la urgencia de su atencin.

Alertas inmediatas: oportuno inmediato

Se refiere a los incidentes ms urgentes, este tipo de alertas requieren una
atencin inmediata en el transcurso de la sesin y son comunicadas a travs de la
aplicacin a los auxiliares y analistas acadmicos, adems del gestor de monitoreo.
Ejemplos:
La profesora del Programa de RR.HH ha decidido alterar el horario prolongando
la sesin de clase por 2 horas ms
Los alumnos del Programa de gobiernos regionales ha decidido que no vendrn
la siguiente sesin si el profesor no cambia la fecha del trabajo
El profesor adjunto de la clase de Gestin Pblica reitera que si la Escuela lo
contrata proporcionar ms ejemplos sobre el tema

Alertas a corto plazo: oportuno

Son otro tipo de incidentes que pueden ser atendidos en el transcurso del
programa, avizorando la crisis que se est incubando y haciendo posible
intervenir a tiempo.
Ejemplos:
Dos grupos de clase que pertenecen al mismo programa, recibieron dos tipos
coffes diferentes, uno con sanguchitos y otro solo de galletas

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II.

OPORTUNIDAD DE MEJORA
Es considerada cualquier propuesta de solucin o de perfeccionamiento de un estndar,
es una oportunidad de mejora.
Ejemplo:
En la clase de tica para identificar a los alumnos se les entrega un fotocheck, pero
estos no lo llevan a todas clases, lo cual no facilita al docente cuando quiere dirigirse a
un alumno de manera especfica, ni a los monitores de aula cuando quieren registrar
algn tipo de ancdota o testimonio
Una oportunidad de mejora es: Desarrollar un software educativo, en el cual, tanto el
docente, alumno y monitor tomando una foto al participante mediante una Tablet pueda
brindar la informacin inmediata del mismo.

III.

BUENAS PRCTICAS
Las buenas prcticas o mejores prcticas, es una idea de gestin que afirma que existe una
metodologa, tcnica, proceso, actividad, incentivo que es ms efectiva que cualquier
otra.1
El Banco Interamericano de Desarrollo, nos dicen en su artculo publicado que:
Las Buenas Prcticas son aquellas que: se han ejecutado con comprobada
efectividad, pueden ser replicadas y aplicadas en otros contextos arrojando
resultados similares, han cumplido o sobrepasado los objetivos trazados, han
entregado los productos esperados y son sostenibles en el tiempo.2

WIKIMEDIA. 2014. Best Practice. Recuperado de: http://en.wikipedia.org/wiki/Best_practice

Banco Interamericano de Desarrollo. 2008. Notas de Lecciones Aprendidas. Recuperado de:
http://boru.pbworks.com/f/Lecciones+Aprendidas+11-18-08.pdf
2

Ejemplo:
una buena prctica es que los alumnos reciban el material de los cursos de los programas
con una semana de anticipacin

IV.

MALAS PRCTICAS
Las malas prcticas son toda actividad, proceso, tcnica o metodologa que en un determinado
tiempo no tiene resultados satisfactorios.
Ejemplo:
Entregar los slabos en la segunda o tercera sesin de los cursos de un respectivo
programa

V.

LECCIONES APRENDIDAS
Las lecciones aprendidas se reconocen por medio de la reflexin de la experiencia o
proceso tanto positivo o negativo dentro de una institucin. Muchas veces para identificar
las lecciones aprendidas solemos considerarlas con las Oportunidades de Mejora a travs
de un instrumento llamado FODA o DAFO.
Es importante incurrir que para que las lecciones aprendidas sean pertinentes y tiles estas
deben ser:

Aplicables, porque tienen impacto real o potencial en las operaciones o procesos

Vlidas, porque se basan en hechos verdaderos
Significativas, porque identifican procesos o decisiones que reducen o eliminan
fallas o refuerzan un resultado positivo3

De tal forma que una leccin aprendida es una propuesta de solucin, calificada como exitosa;
as como los intentos de solucin que fracasaron por razones de fondo.

Banco Interamericano de Desarrollo. 2008. Notas de Lecciones Aprendidas. Recuperado de:

http://boru.pbworks.com/f/Lecciones+Aprendidas+11-18-08.pdf
3

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Ejemplo:
Verificar siempre el tipo de coffe que se dar en clase, respecto al lugar o a la
procedencia de los participantes

VI.

REGISTRO DE CASOS:

Qu es un caso?

Es una narracin o relato situacional, redactado en lenguaje cercano a la cultura del

estudiante, que permite mostrar la complejidad de una situacin basado en hechos
reales y no necesariamente presenta un final.

Cmo identificar un caso?

Para los cursos de tica, presenta un dilema tico de solucin poco clara.
o Si es un delito, los hechos deben haber concluido, as como procesos
administrativos o judiciales a que hubiera dado lugar
o Existen dos o ms posiciones en conflicto
o Las posiciones enfrentadas tienen aristas positivas y negativas basadas en
principios legtimos de cada parte.
Para Gestin Pblica:
o Cosa juzgada
o Buenas prcticas

Problemtica

Resultados concretos

Liderazgo

Es necesario que para el registro de los casos se tenga en cuenta lo siguiente:

Ficha bsica de recopilacin de informacin

Entidad en la que sucedieron los hechos
Ubicacin espacial y temporal
Descripcin de los hechos
Datos de contacto
Extensin del registro
Mayor cantidad posible de detalles
Desarrollar el sentido comn

VII.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS:
Sobre la contratacin:
Requisitos
Hoja de Vida (actualizado)
Copia de CV documentado (de acuerdo al perfil)
Copia DNI
Ficha o Consulta RUC
Suspensin de 4ta categora*
Cotizacin
CCI vinculado al RUC

Proceso sobre la entrega del informe y pago:

1. Entrega de informe de forma virtual
2. Revisin de informe
3. Devolucin de informe virtual para correcciones
4. Entrega de informe impreso con las firmas en cada pgina.
5. Sello de Administracin
6. Revisin de la jefatura
7. Emisin de RPH
8. Revisin y firma de la direccin de la ENAP
9. Envo a logstica
10. Envo a Contabilidad
11. Envo a Tesorera
12. Pago

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