ORGANIZACIN DE EVENTOS

Qu es?
La organizacin de eventos es un proceso de diseo, planificacin y produccin donde se
destaca los medios y tcnicas utilizados por la organizacin para relacionarse con sus
distintos pblicos tanto externos como internos como en ceremonias, festivales,
convenciones u otros tipos de reuniones en que cada una puede tener diferentes
finalidades.
Es una amplia planificacin y serie de preparativos, debido a que el trabajo suele
realizarse en cierto tiempo de la celebracin del evento.
En ocasiones la organizacin es como un reloj porque los eventos se desarrollan sin
problemas y de acuerdo con el programa.
Plan estratgico
1. Objetivo
Conseguir la ausencia de problemas tanto planificacin como a lo largo de la
ejecucin del evento. Es evidente que cuanto mejor sea la labor de estudio y
organizacin, menor es la posibilidad de que se presenten problemas.
2. Tipos de evento
Empezar a definir si son recreativos, sociales, religiosos, acadmicos, entre otros.
3. Tema, motivo o razn
Se brindar informacin bsica y de mayor inters al pblico.
4. Cronograma de actividades
Debemos otorgar a cada accin especfica en el plan de trabajo el tiempo.
5. Da y hora
Da del evento y hora de inicio y finalizacin.
6. Lugar o sede
Debe estar relacionada con el que se desarrolla la reunin como disposicin de
plazas hoteleras, gastronmica, medios de transporte, etc.
7. Asistentes y participantes
8. Invitados y expositores
9. Presupuesto y/o financiamiento
Permitir saber anticipadamente cules sern los costos que deberemos afrontar.
10. Auspiciador y patrocinador
11. Staff y personal requerido
Nos permitir realizar el organigrama y definir los cargos y/o perfiles.
12. Promocin y difusin del evento
a. Promocin: Antes del evento
- Folletos, postales, tarjetas de los organizadores especiales.
- Envo de informacin: mensajes (a travs del correo electrnico y/o postal).
- Planificacin y calendarizacin de las acciones promocionales (a medida
que te acercas a la fecha del evento ser ms frecuente).
- Participacin en eventos previos.
- Publicidad: grfica, radial y/o televisiva. En medios masivos y/o
especializados.

- Actualizacin del sitio web y/o blog.

- Acciones en las redes sociales (gratuitas y/o pagas)
b. Prensa y difusin: Antes, durante y despus del evento
- Redaccin y envo de gacetillas y material a la prensa (digital, grfica,
audiovisual) para que publiquen el evento.
- Envo de nuevas gacetillas con actualizacin de las novedades del evento
(mensual o semanal si falta poco para la reunin).
- Seguimiento de las publicaciones en los diferentes medios.
- Invitaciones personales a la prensa especializada (al evento y, si los
hubiera, a eventos particulares para la prensa).
- Entrevistas a los organizadores, oradores e invitados especiales.
- Armado de un diario interno del evento, con notas y entrevistas
especialmente realizadas, y difusin gratuita del mismo, entre los
-

asistentes.
Organizacin de una conferencia de prensa (durante o despus del
evento).
Publicacin de las conferencias post evento.
Realizacin del clipping (un resumen de las publicaciones en los distintos
medios).

Recursos que se requiere para la conferencia

1. Recursos humanos
Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin
del evento.
2. Recursos de materiales
Implementos necesarios por ejemplo los lpices, carpetas, mesas, sillas y las
instalaciones a utilizar.
3. Recursos tcnicos
Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual,
computacin, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas,
programas, cronogramas, etc.