Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk Bagian Satu

at 22:23

Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk Bagian Satu - Di artikel berikut kita
akan mencoba membuat aplikasi surat masuk. Contoh aplikasi ini bisa anda baca pada
postingan saya yang lalu yaitu Aplikasi Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar .

Cara membuat aplikasi surat masuk ini akan saya uraikan secara detail agar mudah
anda ikuti.

Sebelum anda mencoba mempraktekkan tutorial ini, saya harap anda sudah membaca
postingan saya yang lainnya yaitu artikel yang berjudul Tutorial Membuat Aplikasi
dengan Access Bagian-1 dan Tutorial Membuat Aplikasi dengan Access Bagian-2 . Karena
tutorial cara membuat aplikasi surat masuk ini masih ada kaitannya dengan tutorial
tersebut.

Berikut step by step cara membuat aplikasi surat masuk :

1. Buat sebuah tabel dengan field-field seperti pada gambar di bawah. Atur field NoUrut
menjadi Primary Key, Atur type data sesuai tabel disamping. Simpan tabel dan beri
nama tbl_SuratMasuk.

2. Buatlah sebuah form. Pada jendela Property Sheet aturlah property form seperti yang
diberi tanda kotak merah seperti pada gambar di bawah.

3. Klik pada kotak disudut kiri atas form. Kemudian pada jendela Property Sheet klik
Record Source yang dilingkari merah seperti pada gambar di bawah. Disini kita akan
membuat perintah sql dengan menggunakan query pada Form.

4. Pada jendela query yang muncul, tambahkan tabel tbl_SuratMasuk yang telah kita
buat sebelumnya pada point nomor 1 di atas. Klik dua kali pada tanda asterik * dan
field NoUrut untuk memasukkan pada kolom dibawahnya. Ikuti petunjuk gambar di
bawah.

5. Jika sudah selesai tutuplah jendela query dengan mengklik tanda x. Klik Yes pada
pesan yang muncul seperti pada gambar di bawah.

Lihat gambar di atas. Pada property Record Source yang diberi tanda garis bawah,
perintah sql yang telah dibuat sudah muncul.

6. Selanjutnya klik Add Existing Fields pada Menu Format untuk memunculkan jendela
Field List seperti pada gambar di bawah ini.

7. Lanjutkan dengan memindahkan field-field tadi ke dalam form dengan cara klik dua
kali pada Field di dalam jendela field list, sehingga hasilnya terlihat seperti gambar di
bawah ini.

8. Selanjutnya seleksi semua

label seperti yang dilingkari merah pada gambar di

bawah. Tekan tombol Delete pada keyboard untuk menghapusnya.

9. Setelah terhapus hasilnya terlihat seperti gambar di bawah. Selanjutnya Klik Kanan
pada tulisan Detail di dalam form, pilih Form Header/Footer. Fungsi
Header/Footer ini adalah untuk tempat menaruh judul field.

dari Form

10. Selanjutnya dengan menggunakan Label, kita akan membuat judul kolom untuk
field-field tadi. Aturlah Field seperti pada gambar di bawah. Posisikan letak field agar
sejajar dengan judul kolom pada Form Header seperti pada gambar di bawah. Simpan
form dan beri nama frm_SuratMasukDetail.

11. Hasilnya akan terlihat seperti gambar di bawah ini, terlihat lebih rapi. Selanjutnya
aturlah property sheet pada Tab Event, sesuaikan pengaturan seperti pada petunjuk
gambar.

12. Buat lagi sebuah form dan atur property form sesuaikan dengan pengaturan yang
ditandai merah seperti gambar di bawah. Simpan form dan beri nama frm_Surat

13. Tambahkan Tab Control kedalam form frm_Surat tadi. Atur letak Tab Control sehingga
posisinya seperti pada gambar di bawah ini.

14. Klik pada Tab yang Pertama, gantilah nama Tab tersebut di property Sheet dan beri
nama Surat &Masuk seperti pada gambar di bawah.

15. Selanjutnya kita akan menghapus Tab yang kedua. Klik kanan pada Tab yang kedua,
pilih Delete Page sehingga yang tersisa hanya satu Tab Page, yaitu Tab Page Surat
Masuk seperti pada gambar di bawah.

16. Selanjutnya di Menu Design klik menu Subform/Subreport seperti pada gambar
dibawah. Lalu klik pada Tab Page Surat Masuk yang telah kita buat pada point 15 di
atas. Disini kita akan menggabungkan form frm_Surat sebagai form Utama. Sedangkan
form frm_SuratMasukDetail kita akan jadikan sebagai Subform.

17. Selanjutnya akan muncul jendela Subform Wizard seperti gambar di bawah. Klik
pada frm_SuratMasukDetail yang telah kita buat sebelumnya pada point 2 s/d 10 di
atas. Lakukan sesuai petunjuk gambar di bawah.

18. Aturlah letak Subform frm_SuratMasukDetail sehingga hasilnya tampak lebih rapi
seperti pada gambar di bawah.

19. Selanjutnya buat lagi sebuah tabel dengan struktur field seperti gambar di bawah.

Simpan tabel dan beri nama tbl_Sifat. Aturlah primary key pada field KodeSifat. Ikuti
petunjuk gambar di bawah.

20.

Pada menu View, pilih Datasheet View. Selanjutnya isilah tabel dengan menginput

5 (lima) record seperti gambar di bawah.

21. Sekarang kita akan membuat sebuah form lagi. Form ini akan berfungsi sebagai
tempat user untuk menambah atau menginput data-data Surat Masuk. Aturlah property
form sesuai gambar di bawah. Jika sudah selesai, simpanlah form dan beri nama
frm_SuratMasukBaru.

22. Tambahkan komponen Label, Text Box, Combo Box, Rectangle serta Command
Button kedalam form. Kemudian

aturlah posisi komponen tersebut di dalam form

sehingga hasilnya seperti pada gambar di bawah.

23. Selanjutnya kita akan memberi nama pada komponen-kompenen tersebut pada
property sheet agar memudahkan dalam menuliskan kode programnya. Lihat gambar di
bawah, yang diberi tanda lingkaran dan nomor agar lebih mudah untuk anda ikuti.

24. Selanjutnya kita akan membuat script kode program pada command button Simpan.
Klik kanan pada tombol Simpan, pilih Build Event lalu klik Code Builder lalu klik OK

Tulis/copy dan paste script kode program di bawah ini di Tombol Simpan
Private Sub cmdSimpan_Click()
If IsNull(Me!NoSurat) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Nomor Suratnya", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!NoSurat.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!TglSurat) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Tanggal Suratnya", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!TglSurat.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!TglTerima) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Tanggal Terima Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!TglTerima.SetFocus
Exit Sub

End If
If IsNull(Me!Perihal) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Perihal Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!Perihal.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!Pengirim) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Pengirim Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!Pengirim.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!KodeSifat) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum memilih Sifat Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!KodeSifat.SetFocus
Exit Sub
End If

Dim db As Database, s As String, rs As Recordset

Set db = CurrentDb
s = "SELECT tbl_SuratMasuk.* FROM tbl_SuratMasuk;"
Set rs = db.OpenRecordset(s)
rs.AddNew
rs!NoUrut = Me!NoUrut
rs!NoSurat = Me!NoSurat
rs!TglSurat = Me!TglSurat
rs!TglTerima = Me!TglTerima
rs!Perihal = Me!Perihal
rs!Pengirim = Me!Pengirim
rs!KodeSifat = Me!KodeSifat
rs!Uraian = Me!Uraian
rs.Update
Forms!frm_Surat.Refresh
DoCmd.Close
End Sub

Dengan cara yang sama seperti pada tombol Simpan di atas, tulis/copy paste script
kode program di bawah ini di Tombol Batal
Private Sub cmdBatal_Click()
If MsgBox("Surat Masuk Batal Disimpan ?", 33 + 256, "PERHATIAN") = 1 Then
DoCmd.Close
Else
End If
End Sub

Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk Bagian Dua

at 17:08

Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk Bagian Dua - Tutorial ini merupakan
lanjutan dari artikel pada postingan lalu yaitu Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat
Masuk Bagian Satu . Sebelum anda mengikuti tutorial ini, sebaiknya sobat blog pns
membaca dulu artikel tersebut, supaya tidak ketinggalan hehe...

Mari

1.

kita

lanjutkan

Sekarang kita kembali ke Combo Box KodeSifat. Pada Property Sheet kita akan

membuat perintah sql untuk mengambil record pada tabel tbl_SifatSurat. Ikuti petunjuk
gambar di bawah.

2. Selanjutnya, buatlah sesuai urutan gambar di bawah. Sehingga perintah sql nya
sudah muncul di Row Source (caranya seperti pada postingan yang lalu di Tutorial
membuat aplikasi surat masuk bagian satu)

3.

Langkah selanjutnya Combo Box KodeSifat masih dalam keadaan terseleksi, pada

Property Sheet pilih Tab Format, lalu sesuaikan pengaturannya seperti pada gambar di
bawah yang dilingkari merah.

4. Selanjutnya Combo Box masih dalam keadaan terseleksi, pilih Event After Update
seperti gambar dibawah.

Isi dengan script kode program berikut :

Private Sub KodeSifat_AfterUpdate()
Me!Uraian = Me!KodeSifat.Column(1)

End Sub

5. Selanjutnya pada form frm_SuratMasukBaru, ikuti petunjuk pada gambar di bawah.

Tulislah/copy script kode berikut ini di bagian Tab Event, On Open :

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
Dim db As Database, rs As Recordset, s As String
Set db = CurrentDb
s = "SELECT Max(tbl_SuratMasuk.NoUrut) AS MaxOfNoUrut FROM tbl_SuratMasuk "
Set rs = db.OpenRecordset(s)
If rs.EOF And rs.BOF Or IsNull(rs!MaxOfNoUrut) Then
Me!NoUrut = "0001"
Else
Me!NoUrut = Format(Val(rs!MaxOfNoUrut) + 1, "0000")
End

If

Me!TglTerima.SetFocus
End Sub

Script kode program di atas berfungsi untuk memberi nomor urut secara otomatis jika
form frm_SuratMasukBaru tersebut di jalankan/dipanggil.

6. Kembali ke form frm_Surat. Tambahkan sebuah Command button dan beri nama
cmdTambah. Lihat gambar di bawah.

7. Selanjutnya Command Button Tambah akan kita isi dengan Script Kode untuk
memanggil form frm_SuratMasukBaru yang telah kita buat pada point 5 di atas. Form
frm_SuratMasukBaru ini akan kita gunakan sebagai form untuk menginput data surat
masuk, yang selanjutnya akan ditampilkan di form frm_SuratMasukDetail. Ikuti petunjuk
gambar di bawah

Tulis/salin script kode dibawah ini di Event On Click

Private Sub cmdTambah_Click()
DoCmd.OpenForm "frm_SuratMasukBaru", acNormal
End Sub

8. Selanjutnya kita akan mengetest aplikasi. Klik form View pada menu untuk
menjalankan form frm_SuratMasuk, Lalu klik tombol Tambah untuk memanggil form
frm_SuratMasukBaru. Jika semua langkah-langkah di atas sudah benar, akan muncul
tampilan seperti gambar di bawah. Cobalah menginput data surat masuk.

9. Jika data sudah diinput, lanjutkan dengan klik tombol simpan supaya data tersimpan
di dalam tabel tbl_SuratMasuk yang telah kita buat sebelumnya pada postingan yang

lalu. Jika data berhasil disimpan, maka akan tampil di form frm_Surat akan seperti
gambar berikut.

10. Bagaimana cara mengedit atau merubah data yang sudah terlanjur kita input?.
Untuk mengedit data, kita akan membuat sebuah form yang berfungsi untuk memanggil
data yang sudah kita input untuk di edit/ubah. Lihat kembali pada langkah di nomor 5 di
atas, ikuti petunjuk tersebut untuk membuat sebuah form. Jika sudah selesai anda buat,
simpanlah form tersebut dan beri nama frm_SuratMasukUbah. Hasilnya terlihat seperti
gambar di bawah.

11. Aturlah pada property sheet. Pilih Event, On Open form frm_SuratMasukUbah seperti
petunjuk pada gambar di bawah ini.

Salin script/kode program yang di bawah ini pada Event On Open

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
On Error GoTo X
Me!NoUrut = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoUrut
Me!NoSurat = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoSurat

Me!TglSurat = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglSurat
Me!TglTerima = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglTerima

Me!Perihal = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Perihal
Me!Pengirim = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Pengirim
Me!KodeSifat = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!KodeSifat
Me!Uraian = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Uraian
Forms!frm_Surat.Refresh
Exit Sub
X:
MsgBox "Maaf Belum ada Data yang bisa dirubah", vbCritical, "PERHATIAN"
End Sub

Pada tombol Simpan, tulis/salin script kode di bawah ini :

Private Sub cmdSimpan_Click()

If IsNull(Me!NoUrut) Then
Beep
MsgBox "Nomor Agenda Surat harus diisi", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!NoUrut.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!NoSurat) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Nomor Suratnya", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!NoSurat.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!TglSurat) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Tanggal Suratnya", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!TglSurat.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!TglTerima) Then

Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Tanggal Terima Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!TglTerima.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!Perihal) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Perihal Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!Perihal.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!Pengirim) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Pengirim Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!Pengirim.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!KodeSifat) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum memilih Sifat Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!KodeSifat.SetFocus
Exit Sub
End If
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoUrut = Me!NoUrut
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoSurat = Me!NoSurat
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglSurat = Me!TglSurat
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglTerima = Me!TglTerima
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Perihal = Me!Perihal
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Pengirim = Me!Pengirim
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!KodeSifat = Me!KodeSifat
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Uraian = Me!Uraian
Forms!frm_Surat.Refresh
DoCmd.Close
End Sub
Pada tombol Batal, tulis/salin script kode di bawah ini :
Private Sub cmdBatal_Click()

If

MsgBox("Surat

Masuk

Batal

Diedit

?",

33

256,

"PERHATIAN")

Then

DoCmd.Close
Else
End If
End Sub
12.

Lengkapi form frm_Surat dengan menambahkan tiga command button, lalu beri

caption seperti pada gambar dibawah.

13. Pada tombol Ubah, lakukan seperti pada nomor 6 di atas. Selanjutnya salin/copy
script di bawah ini di dalam tombol tersebut, yang fungsinya untuk memanggil form
frm_SuratMasukUbah pada nomor 7 di atas.

Private Sub cmdUbah_Click()

DoCmd.OpenForm "frm_SuratMasukUbah", acNormal
End Sub
14. Selanjutnya pada tombol Hapus, lakukan juga seperti cara diatas. Lalu salin/copy
script di bawah ini di dalam tombol Hapus. Gambar berikut adalah kotak konfirmasi yang
muncul jika tombol Hapus di klik sesuai script kode di bawah.

Private Sub cmdHapus_Click()

If InputBox("Masukkan Password", "Hapus Data Surat Masuk Ini") = "admin" Then
Dim db As Database, s As String, rs As Recordset
Set db = CurrentDb

s = "DELETE tbl_SuratMasuk.NoUrut FROM tbl_SuratMasuk WHERE

(((tbl_SuratMasuk.NoUrut)=" & Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoUrut &"));"
db.Execute (s)
Refresh
Else
MsgBox "Password tidak benar....!!!", vbExclamation
End If
15. Pada tombol Tutup masukkan kode script dibawah ini.
Private Sub cmdTutup_Click()
DoCmd.Close
End Sub
Bagaimana cara menampilkan data Surat Masuk yang sudah kita input? Benar kita
membutuhkan report untuk menampilkan data yang atau untuk mencetak. Buatlah
sebuah report dengan sumber datanya menggunakan tabel tbl_SuratMasuk. Cara
membuat report sangat gampang. Silahkan kunjungi artikel tentang Tutorial membuat
aplikasi dengan access di postingan saya yang lalu.

Demikian artikel tentang Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk BagianDua.
Semoga bermanfaat.