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Manual de Organizao

de Arquivos Pessoais

Presidente da Repblica
Dilma Rousseff

Ministro da Sade
Marcelo Castro

Fundao Oswaldo Cruz


Presidente
Paulo Gadelha

cASA DE OSWALDO CRUZ


Diretor
Paulo Roberto Elian dos Santos
Vice-Diretora de Pesquisa, Educao e Divulgao Cientfica
Magali Romero S
Vice-Diretor de Informao e Patrimnio Cultural
Marcos Jos de Arajo Pinheiro
Vice-Diretora de Gesto e Desenvolvimento Institucional
Nercilene Santos da Silva Monteiro

Departamento de arquivo e documentao


Chefe
Aline Lopes de Lacerda

Servio de arquivo histrico


Chefe
Regina Celie Simes Marques

Departamento de Arquivo e Documentao


Casa de Oswaldo Cruz
Fundao Oswaldo Cruz

Manual de Organizao
de Arquivos Pessoais

Fundao Oswaldo Cruz | Casa de Oswaldo Cruz


Rio de Janeiro
2015

Copyright 2015
Departamento de Arquivo e Documentao/
Casa de Oswaldo Cruz/Fundao Oswaldo Cruz

Obra coletiva, elaborada por:


Aline Lopes de Lacerda

Laurinda Rosa Maciel

Ana Luce Giro Soares de Lima

Maria da Conceio Castro

Felipe Almeida Vieira

Nathacha Regazzini Bianchi Reis

Francisco dos Santos Loureno

Regina Celie Simes Marques

Glauce Ramos Farias

Renata Silva Borges

Jefferson Almeida Silva

Ricardo Augusto dos Santos

Juara Palmeira Fernandes

Rose Oliveyra

Fotos:
Roberto Jesus Oscar e Vinicius Pequeno

Projeto grfico e diagramao:


Isabela Hafner

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca de Histria das Cincias e da Sade/COC/Fiocruz

D419m

Departamento de Arquivo e Documentao. Casa de Oswaldo Cruz. Fundao Oswaldo CruzManual de organizao de arquivos pessoais. Rio de Janeiro: Fiocruz/COC, 2015.

84 p.

1. Arquivologia. 2. Arquivos pessoais. 3. Organizao e administrao.


CDD 027.1

sumrio
Apresentao

Introduo

1 Aquisio

13

1.1 Diretrizes institucionais: poltica de aquisio

13

1.2 Anlise preliminar do arquivo

14

1.2.1 Relatrio da anlise preliminar

15

1.2.2 Equipamento e material

15

1.3 Aspectos formais da aquisio

15

1.4 Embalagem e transporte

16

1.4.1 Planejamento

16

1.4.2 Instrues para embalagem e transporte

17

1.5 Entrada do arquivo na instituio

21

2 Organizao do arquivo

22

2.1 Identificao

23

2.1.1 Estudo biogrfico do produtor do arquivo

23

2.1.2 Anlise dos documentos do arquivo

24

2.1.3 Codificao ao nvel de fundo

25

2.1.4 Recomendaes complementares

25

2.2 Arranjo do arquivo

26

2.2.1 Quadro de arranjo

26

2.2.2 Arranjo

26

2.2.3 Composio dos arquivos pessoais e seu arranjo

29

2.3 Descrio
2.3.1 Normas de descrio

29
29

2.3.2 Base Arch

31

3 Acondicionamento e armazenamento

32

3.1 Acondicionamento

32

3.1.1 Documentos textuais

33

3.1.2 Documentos iconogrficos

36

3.1.3 Documentos audiovisuais

39

3.1.4 Documentos sonoros

40

3.2 Armazenamento

40

3.2.1 Inventrio topogrfico

41

3.2.2 Documentos textuais

41

3.2.3 Documentos iconogrficos

41

3.2.4 Documentos audiovisuais

42

3.2.5 Documentos sonoros

43

4 Bibliografia

44

Anexos

50

1 Campos de informao da anlise preliminar de


arquivos pessoais

50

2 Roteiro de entrevista com o produtor ou custodiador


do arquivo, sobre contexto de produo e guarda de
arquivo pessoal

56

3 Modelo de Termo de Doao de acervos


arquivsticos privados

58

4 Oswaldo Cruz: cronologia (1872-1917)

61

5 Quadro de arranjo do Arquivo Herman Lent

73

6 Instrues para descrio na Base Arch

75

7 Instrues para o Registro de Autoridade na


Base Arch

82

8 Guia Interna de Transferncia de Documentos

84

apresentao
possvel afirmar que um grande nmero de autores considera a publicao do Manual de arranjo e descrio de arquivos, escrito em 1898
pelos arquivistas holandeses S. Muller, J. A. Feith e R. Fruin, o marco inaugural da disciplina arquivstica como um campo autnomo de
conhecimento. O Manual dos holandeses, assim conhecido, ganhou o
mundo e foi traduzido para diferentes lnguas. Associada a este e outros
eventos histricos decorre a afirmao, disseminada entre profissionais
da rea, de que uma anlise das bases tericas e conceituais da disciplina vai nos remeter tradio manualstica, s suas limitaes e s
tentativas de generalizar o particular, favorecendo o imprio da norma.
Para a historiadora Ana Maria Camargo necessrio reconhecer que
a dimenso instrumental que domina a prtica dos arquivistas (e que a
seus olhos parece sempre divorciada da teoria) constitutiva da prpria
definio de arquivo. Em outras palavras, a instrumentalidade participa
de uma dupla condio: a de ser inerente prtica e a de ser, ao mesmo tempo, tema de reflexo, um tema essencialmente terico.
No Brasil, a tradio manualstica encontra na gesto do historiador
Jos Honrio Rodrigues (1958-1964) frente do Arquivo Nacional um
perodo frtil com a traduo de inmeras obras desta natureza, escritas
por europeus e norte-americanos, com destaque para os trabalhos do
arquivista e historiador Theodore Schellenberg. A partir da dcada de
1980, o mesmo Arquivo Nacional, outras instituies arquivsticas e as
associaes profissionais difundiram em manuais tcnicos experincias
seminais e inovadoras de autores brasileiros que acionaram componentes conceituais e metodolgicos da disciplina nos temas da conservao, identificao, classificao, descrio e avaliao.
Este conhecimento, contudo, relacionava-se com a organizao de documentos e arquivos produzidos por instituies pblicas. O que fazer
com os arquivos pessoais que ao longo do sculo XX passaram a ser
abrigados em arquivos pblicos e constituram centros de memria e
documentao? Entre ns, a partir da dcada de 1970 surgiram instituies dedicadas preservao e a difuso de arquivos de polticos, escritores e cientistas, entre outros. O Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea do Brasil (CPDOC/FGV) foi um estmulo
para estas iniciativas e serviu como principal referncia de metodologias
ao sistematizar e publicar seus procedimentos em manuais a partir da
dcada de 1980.
Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

Centro de pesquisa histrica, memria e documentao, a Casa de


Oswaldo Cruz desde seus primeiros anos incorporou s suas competncias a captao e o tratamento de arquivos pessoais de cientistas,
mdicos e sanitaristas com atuao nos campos das cincias biomdicas e da sade. Logo tornou-se um centro de referncia na preservao
de um conjunto expressivo de arquivos privados pessoais fonte de valor
inestimvel para a compreenso dos processos cientficos e sanitrios do
Pas durante todo o sculo XX e mais recentemente no desenvolvimento
de estudos sobre a gnese e o tratamento destes arquivos.
O manual que trazemos a pblico o resultado do trabalho maduro e
slido da equipe do Departamento de Arquivo e Documentao, que
percorre com rigor conceitual e metodolgico as diferentes e complexas
etapas de processamento de seus arquivos pessoais. Seu uso pelas
instituies de custdia ao lado das pesquisas no mbito da universidade so contribuies esperadas, como tambm o compartilhamento
de experincias na aplicao de mtodos para arquivos dessa natureza.

Paulo Elian
Diretor da Casa de Oswaldo Cruz

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

Introduo
Esse manual tem o objetivo de apresentar o conjunto de procedimentos
adotados no Departamento de Arquivo e Documentao da Casa de
Oswaldo Cruz (DAD/COC) para identificao, arranjo e descrio de
arquivos pessoais sob sua guarda. Foi elaborado como ferramenta de
apoio equipe tcnica, com vistas a favorecer a padronizao de aes
e rotinas do processamento tcnico desses arquivos. Esperamos tambm que ele possa contribuir com instituies que custodiam arquivos
da mesma natureza, em seus esforos de aperfeioamento de tcnicas
e mtodos aqui abordados.
Neste manual, acatamos a definio de arquivo pessoal proposta por
Helosa Bellotto (2004, p.266):
conjunto de papis e material audiovisual ou iconogrfico resultante da
vida e da obra/atividades de estadistas, polticos, administradores, lderes de categorias profissionais, cientistas, escritores, artistas etc. Enfim, pessoas cuja maneira de atuar, agir, pensar e viver possa ter algum
interesse para as pesquisas nas respectivas reas onde desenvolveram
suas atividades; ou ainda pessoas detentoras de informaes inditas
em seus documentos que, se divulgadas na comunidade cientfica e na
sociedade civil, traro fatos novos para as cincias, a arte e a sociedade.

No incio dos anos 1970, num perodo marcado por forte represso poltica, observou-se a valorizao dos arquivos pessoais como fonte de
pesquisa, principalmente por parte dos historiadores. Data da mesma
poca a criao de diversos centros de documentao destinados a
acolher arquivos privados, como tambm o aumento da presena desses conjuntos documentais em instituies como museus e bibliotecas.
Em 1971 foi criado o Centro de Documentao do Instituto de Filosofia e
Cincias Humanas da Unicamp. Nos dois anos subsequentes, inauguraram-se o Centro de Memria Social Brasileira, do Conjunto Universitrio
Cndido Mendes, o Centro de Pesquisa e Documentao em Histria
Contempornea, da Fundao Getulio Vargas, e o Arquivo-Museu de
Literatura Brasileira, da Fundao Casa de Rui Barbosa. Alm do interesse por uma histria poltica renovada em suas bases metodolgicas,
o fato de as fronteiras da disciplina histrica se tornarem cada vez mais
permeveis influncia de outras disciplinas, como a antropologia e a
teoria literria, foi um dos principais fatores a impulsionar a redescoberta dos arquivos privados (Nedel, 2014, p.152, 153).
Esses e os demais termos arquivsticos adotados neste manual tm por referncia o Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica (Arquivo Nacional, 2005).
Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

Vinte anos depois, na dcada de 1990, a nfase que ento se passou


a atribuir preservao da memria individual e coletiva, caracterstica
do perodo de transio democrtica, vista como resultado da (re)conquista de direitos civis e da mobilizao da sociedade em torno de maior
participao no destino poltico do pas. O novo contexto foi tambm
responsvel pela reformulao de teorias e prticas arquivsticas, no que
diz respeito a preservao, tratamento e disponibilizao dos arquivos
pessoais para a pesquisa.
Diferentemente do que acontece com a maioria dos arquivos institucionais,
nem sempre se pode identificar um padro de acumulao nos arquivos
pessoais, em cujo processo convivem, em graus diversos, escolhas, descartes e intencionalidades dos seus produtores e/ou de suas famlias. Alm
disso, uma grande variedade de gneros documentais e, ocasionalmente,
objetos como medalhas e equipamentos, podem compor o fundo arquivstico, uma vez que se observe, entre eles, uma relao orgnica.
Por outro lado, admite-se hoje que o modo como os arquivos pessoais
chegam s instituies de guarda e as diversas intervenes por que
passaram at a sua disponibilizao ao pblico por familiares, outros
custodiadores e at mesmo pelos responsveis, na instituio, por
organiz-los e torn-los acessveis so elementos constitutivos de suas
trajetrias e portanto devem receber cuidadoso registro, para serem
tambm informados. Tal abordagem amplia o papel tradicionalmente
atribudo aos profissionais responsveis pela organizao dos arquivos
pessoais e s instituies de guarda, que agora assumem novas
configuraes no processo de construo da memria.
O acervo de arquivos pessoais sob a guarda da COC originou-se, em parte, de iniciativas destinadas constituio de fontes orais para pesquisa
em histria da sade e das cincias, entre elas os projetos Constituio de
Acervo de Depoimentos Orais sobre a Histria da Fundao Oswaldo Cruz
e das Prticas de Sade Pblica (Memria de Manguinhos) e Memria da
Assistncia Mdica da Previdncia Social, ambos iniciados em 1986. Tais
projetos propiciaram o mapeamento e a captao de arquivos pessoais de
personalidades que se destacaram nos campos das cincias biomdicas
e da sade pblica, a exemplo dos arquivos de Carlos Chagas e de Evandro Chagas, doados por Carlos Chagas Filho em vrias remessas a partir
de 1991. Esse mesmo cientista, tambm depoente do projeto sobre a histria da Fiocruz, doaria seu prprio arquivo pessoal instituio, alguns
anos depois. Alm desses arquivos, em 1990 foi transferida ao DAD grande parte dos documentos que hoje constituem o Arquivo Oswaldo Cruz
e o Arquivo Walter Oswaldo Cruz e que estavam sob a custdia do Museu de Oswaldo Cruz.

Os Arquivos Oswaldo Cruz e Carlos Chagas foram nominados no Programa Memria do Mundo da
Unesco, respectivamente em 2007 e 2008.
dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

10

Desde ento o DAD vem implantando sua poltica de captao de arquivos pessoais de cientistas, sanitaristas, profissionais da sade e tcnicos, cujas trajetrias contriburam para a histria das cincias e da
sade. Atualmente o acervo composto de 87 arquivos pessoais, que
cobrem registros documentais do final do sculo XVIII at os nossos
dias, com predominncia do sculo XX. Hoje, a captao de arquivos
pessoais orienta-se pela Poltica de Preservao e Gesto de Acervos
Culturais das Cincias e da Sade da Casa de Oswaldo Cruz (Fiocruz/
COC, 2013), segundo a qual os arquivos institucionais e pessoais tm
como parmetros temticos as cincias da vida que envolvem as cincias da sade, as cincias biomdicas, as cincias biolgicas e as
cincias humanas e sociais alinhadas misso institucional (p.13).
Este manual resulta de estudos e procedimentos de organizao de arquivos pessoais desenvolvidos pelo DAD desde a sua criao, em 1989.
Inicialmente, tais procedimentos estiveram baseados na metodologia
de organizao de arquivos pessoais proposta pelo Centro de Pesquisa
e Documentao de Histria Contempornea do Brasil (CPDOC, 1998),
instituio pioneira no tratamento de arquivos privados no Brasil. Em
termos gerais, nessa metodologia o quadro de arranjo dos arquivos
composto por categorias denominadas sries, subsries e dossis,
sendo essa ltima a unidade de descrio. Os critrios que definem
as categorias podem ser de natureza temtica, funcional, tipolgica
ou geogrfica e aparecem frequentemente associados em um mesmo
arquivo.
A partir de meados da dcada de 2000, verificou-se no DAD a necessidade de desenvolver uma metodologia de arranjo que contemplasse, ao
mesmo tempo, as caractersticas dos arquivos pessoais sob a sua guarda e a identidade de seu acervo, ligado histria da sade e da cincia.
Uma pesquisa no mbito da teoria e prtica de arquivos, realizada, por
estudo de caso no arquivo do cientista Rostan Soares, originou uma reorientao no tratamento dos arquivos pessoais, com a adoo do mtodo que privilegia o critrio funcional no estabelecimento das divises
internas do fundo (Santos, 2012), as quais foram denominadas grupos,
subgrupos e dossis, conforme veremos no item 2.2 deste manual.
Os trabalhos desta edio basearam-se no Manual de procedimentos
para a organizao de arquivos pessoais, elaborado em 2012 com a
coordenao de Vernica Martins de Brito e Maria da Conceio Castro.
Tal como a verso anterior, o presente manual reflete os esforos do
DAD para filiar-se arquivstica contempornea no que ela preceitua
acerca da preservao e informao de arquivos pessoais. Nesse

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

11

sentido, os procedimentos aqui sugeridos vo alm das etapas estritas


de organizao desses acervos identificao, arranjo, descrio e
guarda ordenada , para abarcar elementos que impactam igualmente
na qualidade e consistncia da sua informao e na sua preservao:
as diretrizes institucionais que devem nortear a aquisio de arquivos e
as etapas de diagnstico e remanejamento do acervo para a instituio.
O presente manual estrutura-se em trs captulos. O primeiro destinado aquisio de acervos arquivsticos e tem por objetivo indicar
aspectos que norteiam a elaborao de polticas de incorporao de
arquivos pessoais, no que concerne a linha de acervo, modalidades
de aquisio, gneros e formaes documentais admitidos, bem como
condies de acesso e direitos que a instituio pode exercer sobre o
acervo. Ainda nesse segmento encontram-se orientaes para a anlise
preliminar do acervo, etapa fundamental para o levantamento de informaes sobre o conjunto a ser adquirido e tambm para o planejamento do transporte e da entrada do arquivo na instituio.
No segundo captulo apresentam-se os diversos processos ligados organizao do arquivo: a identificao, composta pelos estudos acerca do
contexto de produo do arquivo e pela anlise dos documentos que o
compem; o arranjo, cujo quadro se estrutura com base na trajetria do
produtor do arquivo; e a descrio, que se baseia na Norma Brasileira
de Descrio Arquivstica (Nobrade), elaborada pelo Conselho Nacional
de Arquivos (Conarq).
O ltimo captulo trata de acondicionamento e armazenamento. Nela,
o leitor encontra orientaes gerais sobre instalaes, mobilirio, equipamentos, materiais etc., adotados pela COC na guarda e preservao
dos documentos arquivsticos em seus diversos suportes.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

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Aquisio
1.1 Diretrizes institucionais: poltica de aquisio
Na aquisio de acervos por qualquer instituio, um fator de maior relevncia o estabelecimento de uma poltica voltada para esse fim. Ela
pode integrar um conjunto maior de diretrizes da instituio, no que concerne funo de custdia de arquivos de um dado segmento histrico
ou cultural; pode ser expressa, num mbito mais geral, em um documento relativo incorporao de acervos arquivsticos, bibliogrficos e
museolgicos; ou ainda referir-se especificamente aquisio de arquivos pessoais.
Muitos aspectos esto envolvidos na deciso de incorporar um acervo
instituio e eles no se limitam aquisio propriamente dita, pois as
condies para preservao e futura disseminao do acervo tambm
devem ser consideradas. Portanto, qualquer que seja a abrangncia da
poltica, recomenda-se que ela seja elaborada por colegiado intersetorial
e interdisciplinar e referendada pelo mais alto escalo da instituio, de
modo a atender complexidade do tema e assegurar a adeso geral na
implementao de critrios, decises e procedimentos nela estabelecidos.
Formulada com base na misso e nos objetivos da instituio em
especial os da rea de arquivo e documentao , a poltica de aquisio deve prover os principais critrios que nortearo as deliberaes
acerca da incorporao de acervos documentais. No que diz respeito
aquisio de arquivos pessoais, espera-se que tal poltica oriente as decises sobre sua pertinncia para a instituio nos seguintes aspectos,
entre outros:

Linha de acervo, ou seja, o mbito temtico, temporal, geogrfico etc. de interesse para a instituio.
Modalidades admitidas de aquisio (doao, custdia, comodato, compra, permuta, entre outras).
Gneros documentais admitidos (documentos textuais, iconogrficos, cartogrficos etc.).
Formaes documentais admitidas (arquivos no todo e/ou em parte, colees, itens documentais);
Condies admitidas de acesso, nos casos em que o produtor ou custodiador reivindica restries ao
acesso do arquivo ou parte dele, como tambm nos casos em que tais restries so ditadas pela legislao.
Direitos da instituio sobre o acervo, aps a sua aquisio.

Na COC, conforme mencionado anteriormente, a poltica de aquisio de


arquivos pessoais pauta-se pelas diretrizes da Poltica de Preservao
e Gesto de Acervos Culturais das Cincias e da Sade (Fiocruz/COC,
2013) e do Programa de Incorporao de Acervos da Casa de Oswaldo
Cruz (Fiocruz/COC, 2014).

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1.2 Anlise preliminar do arquivo


Uma vez constatado que requisitos e condies da poltica de aquisio esto atendidos, submete-se o arquivo a uma anlise de outro nvel, feita tambm preliminarmente
aquisio porque ela ajudar a estabelecer o valor do conjunto documental como fonte
de pesquisa e informao e a avaliar os recursos e investimentos necessrios para sua
preservao e seu acesso fatores relevantes na deciso sobre a aquisio do acervo ,
alm de oferecer subsdios para o planejamento da futura transferncia do acervo para
a instituio.
A anlise preliminar realizada, preferencialmente, ainda no local que abriga o arquivo, em
quantas visitas forem necessrias. Alm do arquivista ou documentalista, sempre que possvel deve integrar a equipe um pesquisador com domnio sobre a trajetria do produtor do
arquivo e sobre a rea de conhecimento e os temas por ele cobertos, em virtude da evidente colaborao que tal profissional pode prestar, no que tange aos contedos contemplados
nos documentos e na sua valorao como fonte de pesquisa e informao.
Do mesmo modo, recomenda-se nessa etapa a participao de um conservador. Alm do
estado de conservao do acervo, sua anlise deve incluir, tambm, consideraes sobre
recursos e investimentos necessrios, por parte da instituio, para assegurar a conservao e segurana do acervo aps a sua aquisio.
Na COC, a Biblioteca de Histria das Cincias e da Sade e o Servio de Museologia do
Museu da Vida devem ser envolvidos na etapa de anlise preliminar, quando o acervo
incluir itens de natureza bibliogrfica e museolgica. A eles caber levantar informaes
sobre tais itens registrando tambm, quando possvel, as relaes entre tais itens e outros
documentos do arquivo.
Na anlise preliminar entram em pauta o levantamento e registro de informaes relativas
a contedo e aspectos fsicos do conjunto documental. Convm elaborar um roteiro ou
formulrio, de modo a padronizar procedimentos tanto para o levantamento das informaes quanto para o relatrio final dele resultante. Na elaborao do roteiro, alguns campos de descrio de fundo ou coleo (nvel 1) da Nobrade (Conarq, 2006) podem ser
teis, desde que se considere que o nvel de detalhamento das informaes e a extenso
do levantamento estaro sempre condicionados ao estado de organizao e conservao do acervo em anlise.
No Anexo 1 encontram-se os campos de descrio da Nobrade sugeridos para orientar
o levantamento de informaes na anlise preliminar. Indicam-se tambm as informaes
cabveis para cada campo, nessa etapa.
Algumas informaes a serem obtidas com base no roteiro, assim como outras que
se revelarem importantes durante o levantamento, tm como uma das principais fontes
o produtor ou custodiador do arquivo. Na abordagem a eles, o mtodo da entrevista parece ter vantagens sobre o questionrio, porque a interlocuo pode resultar em dados
de melhor qualidade. De todo modo, recomendvel que se defina previamente um rol
das principais informaes a serem solicitadas. O modelo adotado pela COC, nessas
ocasies, encontra-se no Anexo 2.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

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1.2.1 Relatrio da anlise preliminar


Da etapa de anlise preliminar resulta um relatrio sobre aspectos fsicos e de
contedo do acervo. Esse documento deve oferecer elementos e ponderaes
relevantes para a deciso sobre a sua aquisio, a ser definida pela instncia
institucional com tal atribuio.
Caso a aquisio do arquivo seja aprovada, do levantamento preliminar gera-se
tambm uma relao sumria desse acervo, a ser anexada ao Termo de Doao
ou outro documento equivalente. Elaborada em duas vias e assinada pelo produtor ou custodiador do acervo e por representante autorizado da instituio, ela
registra, em termos sucintos, os quantitativos dos gneros documentais presentes
no arquivo e seu estado de conservao.

1.2.2 Equipamento e material


importante assegurar equipamento e material necessrios segurana da
equipe e do acervo a ser analisado. Para a equipe devem estar disponveis equipamentos de proteo individuais (EPIs) como luvas de ltex, mscaras com
filtro, jalecos e toucas, todos descartveis.
Na abordagem ao acervo, convm obter previamente informaes sobre as condies de armazenamento e local de guarda, como tambm os recursos ali
existentes para o trabalho. Pode-se, ento, definir o material e equipamento a
serem providenciados, entre eles bancada ou outro mvel de apoio, carrinho
para eventual remanejamento de documentos, trenas, lupas e notebooks ou
pranchetas para o preenchimento do formulrio de anlise.

1.3 Aspectos formais da aquisio


A aquisio de acervos pessoais deve se pautar por normas e preceitos jurdicos e fiscais
estabelecidos pela legislao. Aspectos importantes, relativos a direitos sobre o acervo (de
autoria, cesso, acesso, divulgao etc.) devem ser considerados e acordados entre o produtor ou custodiador do acervo e a instituio, no apenas conforme os interesses de cada
um deles, como tambm luz da legislao pertinente. Por essas razes, e para garantir
o fiel cumprimento de direitos e deveres das duas partes envolvidas na transao, a incorporao de acervos pela instituio deve ser formalizada em documento de valor jurdico.
Alm das modalidades admitidas de aquisio (compra, doao, permuta, entre outras),
a instituio deve estabelecer procedimentos para formalizar a aquisio de acervos. De
todo modo, havendo ou no um documento regulador, uma assessoria jurdica deve ser
acionada para colaborar na redao de modelos de termo para cada modalidade de aquisio. As alteraes que se precise fazer neles, em casos especficos, tambm devem ser
submetidas a parecer jurdico, de modo a assegurar que se mantenha sua validade legal.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

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Na COC, a doao predomina entre as modalidades de aquisio de arquivos pessoais.


O Termo de Doao, emitido em duas vias, registra o acordo entre o doador e a Fundao Oswaldo Cruz (Anexo 3). Depois de assinado, o termo publicado no Dirio Oficial da Unio, ocasio em
que se formaliza a incorporao do acervo pela instituio. Uma das vias do documento fica em
poder do produtor ou antigo custodiador do arquivo e outra arquivada na instituio.

1.4 Embalagem e transporte


1.4.1 Planejamento
Um bom planejamento de embalagem e transporte, elaborado na medida para o
volume e configurao do acervo, racionaliza os esforos da equipe, agiliza o trabalho e minimiza percalos durante as operaes. Trata-se, portanto, de etapa importante da transferncia do acervo para a instituio, que no deve ser negligenciada.

O relatrio de anlise preliminar, em especial as informaes relativas a organizao, volume/quantidade, caractersticas fsicas e estado de conservao dos
documentos, embasar o planejamento do traslado do acervo para a instituio.
Entre os profissionais responsveis pela tarefa, no devem faltar um conservador e um
arquivista ou documentalista da instituio, uma vez que o principal objetivo do planejamento assegurar a integridade fsica do acervo e garantir que no se comprometa
a ordem original dos documentos durante os processos de embalagem, transporte e
guarda do acervo na instituio. Caso tais operaes sejam realizadas por firma ou
empresa, deve-se estabelecer, por contrato, que um plano de transporte ser submetido aprovao desses profissionais ou elaborado em conjunto com eles.

Se for constatada, na anlise preliminar do arquivo, a presena de trofus, medalhas ou outros itens tridimensionais, um muselogo dever colaborar na fase de
planejamento, com instrues sobre acondicionamento e transporte desse material. Na COC, um muselogo do Museu da Vida dever participar dessa etapa,
quando necessrio.
O nvel de detalhamento do plano ser determinado, sobretudo, pelo volume, gneros documentais e estado de conservao dos documentos que integram o
acervo a ser transportado. Em linhas gerais, esse documento estabelece:
Mtodos, equipamento e material de embalagem, com vistas a garantir a segurana e integridade do acervo e a
segurana do pessoal.
Plano de embalagem do acervo, conforme organizao/ordenao dos originais, quando existir, e condies fsicas
e de contaminao dos documentos.
Instrumentos de controle do contedo das embalagens, em planilha eletrnica, lista, quadro ou outro formato.
Pessoal necessrio para embalagem e transporte, com definio de frentes distintas de trabalho, se necessrio.
Orientaes sobre a disposio das embalagens no carro de transporte e sobre o armazenamento delas ao dar
entrada na instituio.

Eventualmente, o grupo responsvel pelo plano de embalagem e transporte dever


orientar o levantamento de fornecedores de material e equipamento necessrios,
bem como a seleo de prestadores de servio para os trabalhos.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

16

1.4.2 instrues para embalagem e transporte


embora o acondicionamento do arquivo para sua transferncia seja provisrio,
alguns cuidados so necessrios para garantir que os documentos sejam transportados com segurana e, ao mesmo tempo, que no se comprometa a sua
organizao original, caso ela exista. por isso, o arquivista ou documentalista e o
conservador da instituio devem supervisionar tambm essa etapa, verificando
se o plano de embalagem est sendo cumprido e providenciando eventuais ajustes nos procedimentos nele definidos.
ressalte-se que a aquisio e/ou produo das embalagens para transporte devem ser providenciadas com antecedncia, conforme tipos e quantidade definidos
na etapa de planejamento. tambm com base nas instrues do planejamento,
epis como jalecos, toucas, luvas e mscaras descartveis com filtro devero estar disponveis para a equipe que realizar a embalagem dos documentos. Ainda
como medida de proteo individual, o uso de calado fechado e cala comprida
recomendado para toda a equipe durante o processo de embalagem.
seguem algumas instrues relativas embalagem de documentos para transporte.

Figura 1: Embalagem de documento contaminado, para transporte

mAnuAL De OrGAnizAO De ArquiVOs pessOAis

17

Documentos em que se constatou, na anlise preliminar, contaminao por insetos e microrganismos, bem
como aqueles em condies avanadas de deteriorao
ou que apresentam fragilidade extrema devem ser embalados individualmente. Na etapa de planejamento, o
conservador indicar os itens que se encontram nessas
condies, bem como o tipo e a quantidade de embalagens a serem utilizadas, conforme os suportes e a condio fsica dos documentos.
A condio de documento contaminado deve ser assinalada de modo bem visvel na sua embalagem individual
(Figura 1).
Se for necessria a reunio de embalagens em conjuntos, recomenda-se o uso de cadaro de algodo com
2cm de largura, conforme tambm se v na Figura 1.
Elstico e barbante so terminantemente vetados, em
virtude dos danos fsicos que causam aos documentos.

Documentos textuais e ampliaes fotogrficas


devem ser acondicionados em caixas-arquivo de
tamanho padro (Figura 2).

Figura 2: Frente e fundo da caixa-arquivo, utilizada para o transporte


e de ampliaes fotogrficas e documentos textuais

Figura 3: Embalagem para transporte de documentos de grandes dimenses

Estojos, pastas e envelopes originais em que estejam registradas informaes sobre os documentos
no devem ser separados deles na embalagem para
transporte. Note-se, porm, que se algum tipo de
contaminao for detectado, o documento e seu invlucro no podem ser embalados juntamente com
os demais itens do acervo.
Documentos audiovisuais, sonoros e digitais que se
encontram em suas embalagens originais podem ser
acondicionados em caixas-arquivo (Figura 4). Caso
possuam tamanho excedente, as embalagens devem
ser adequadas ao seu formato e peso. O tipo e a gramatura do papel de tais embalagens tambm sero
definidos pelo conservador, conforme o material a
ser embalado, mas se recomenda uma gramatura
mnima de 120g/m2.

Livros e outros documentos bibliogrficos tambm podem ser embalados em caixas de papelo rgido e de
boa qualidade, atentando-se para o volume e peso que
tero depois de preenchidas, pois devem ser manejadas
sem dificuldade. Recomenda-se o uso de caixas com as
medidas 43cm x 30cm x 42cm, que permitem melhor
manejo.
Para documentos de formatos maiores, como os cartogrficos, devem ser confeccionadas embalagens adequadas s suas dimenses e peso, feitas com papel alcalino de gramatura igual ou superior a 120g/m. Cada
embalagem pode abrigar um pequeno conjunto desses
documentos, cujo total deve ser estabelecido pelo conservador, conforme as medidas, o estado de conservao e o peso dos papis (Figura 3).

Figura 4: Documentos audiovisuais, sonoros e digitais podem ser transportados em caixas-arquivo, se seu formato e
peso permitirem

DepArtAmentO De ArquiVO e DOCumentAO / COC / FiOCruz

18

Quando necessrio, so confeccionadas embalagens intermedirias para esses documentos,


em papel com gramatura mnima de 120g/m2, para acondicion-los na caixa-arquivo (Figura 5).

Figura 5: Filmes Super 8 em embalagem intermediria,


para transporte em caixa-arquivo

Negativos fotogrficos flexveis sem invlucros


originais podem ser acondicionados em conjunto,
em embalagens sanfonadas feitas de papel neutro
ou alcalino de 75g/m2 (Figura 6) e dispostas em
caixas-arquivo ou em outra embalagem apropriada
para transporte.
Figura 6: Embalagem provisria de negativos flexveis sem
invlucros, para transporte

Os negativos de vidro so acondicionados na


posio vertical. Em geral, encontram-se em seus
estojos originais, que podem ser transportados em
caixas-arquivo ou outra embalagem de papelo
adequada a seu formato e peso. Se no possurem
estojos originais, deve-se embal-los individualmente em envelopes em cruz, acondicionados em
um invlucro com at cinco unidades (Figura 7). Recomenda-se, para essas embalagens, o papel neutro ou alcalino de 120g/m. Caso no seja possvel
a confeco de envelopes em cruz, pode-se utilizar
o mesmo tipo de embalagem entremeando os negativos com folhas do mesmo papel.
Figura 7: Embalagens provisrias de negativos de vidro,
para transporte

mAnuAL De OrGAnizAO De ArquiVOs pessOAis

19

A embalagem de peas tridimensionais deve


ser orientada por um muselogo, que na etapa de planejamento estabelecer os tipos e
as quantidades adequadas (Figura 8).

Figura 8: Exemplo de acondicinamento de objetos tridimensionais, para transporte

na escolha do veculo a ser utilizado para transporte do acervo, deve-se considerar a quantidade e o estado de conservao do material. importante que
caixas e demais embalagens sejam acomodadas firmemente no veculo, de
modo a evitar que sejam amassadas ou rompidas quando o carro estiver em
movimento. embalagens de itens muito frgeis merecem ateno especial e no
veculo de transporte devem ser acomodadas separadamente do restante do
acervo, salvaguardando-as de peso excessivo sobre elas. O conservador indicar a necessidade e convenincia de elas serem transportadas pelos prprios
tcnicos da equipe.
se necessrio, o planejamento incluir instrues sobre a disposio das embalagens no veculo de transporte, mas a experincia e o bom senso dos profissionais so fundamentais para garantir procedimentos seguros. por isso, recomenda-se que conservador e arquivista acompanhem e orientem os trabalhos
tambm nessa etapa.

DepArtAmentO De ArquiVO e DOCumentAO / COC / FiOCruz

20

1.5 Entrada do arquivo na instituio


Ao dar entrada na instituio, o arquivo ser encaminhado para a rea de armazenamento previamente definida. Tal rea deve ser distinta das reas de guarda definitiva e o
arquivo ali permanecer at que dele se faa um diagnstico de seu estado de conservao e que se proceda sua higienizao.
Os documentos com algum tipo de contaminao biolgica ativa (por microrganismos
ou insetos), detectado na anlise preliminar ou no diagnstico, devem permanecer em
isolamento at a sua descontaminao. Evita-se, assim, que eles contaminem no s
os demais documentos do arquivo recm-adquirido, como tambm os demais acervos
que j se encontram no depsito. O setor ou profissional de conservao juntamente
com o arquivista ou documentalista garantem, por meio de instrumentos de controle, a
identificao do arquivo a que pertencem e sua situao na ordem original desse conjunto, visando sua futura reintegrao. O mesmo procedimento pode ser adotado com
os documentos em avanado estado de deteriorao, que precisaro de restauro antes
de serem reincorporados ao arquivo.
Cumpridas as etapas de diagnstico, higienizao e separao dos documentos que sero descontaminados e restaurados, pode-se remanejar o acervo para a rea de guarda
definitiva e iniciar seu tratamento tcnico.

Por se tratar de atividades pertinentes rea de preservao e conservao de documentos, no nos detemos, neste
Manual, em instrues sobre diagnstico de conservao e higienizao. Bibliografia sobre o tema pode ser encontrada no
site do Projeto Conservao Preventiva em Biblioteca e Arquivos.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

21

Organizao
do arquivo
A organizao de um arquivo pessoal compreende as atividades de
identificao, arranjo 4, descrio, codificao, alm da guarda ordenada
dos documentos que o compem.
As informaes obtidas na anlise preliminar do arquivo, sobre abrangncia e contedo, so de grande valia para sua organizao. Durante essa
etapa, elas sero complementadas por meio da anlise dos prprios
documentos, conforme avanarem os trabalhos de identificao, arranjo
e descrio. Se persistirem lacunas sobre aspectos que se considerem
importantes, convm san-las por meio de entrevistas com o produtor
ou custodiador do arquivo e consulta a outras fontes fidedignas.
Tambm so importantes as informaes relativas histria arquivstica, em especial a lgica ou lgicas de organizao dos documentos
adotadas pelo produtor e/ou custodiador. Tratando-se de arquivos pessoais, com frequncia se opta por um quadro de arranjo que melhor
atenda ao seu uso como fonte de pesquisa. Ainda assim, quanto mais
conhecermos o processo de constituio do arquivo, maior ser nossa
capacidade de o apreendermos num sentido mais amplo e de abord-lo
contextualmente.

4
Na arquivstica brasileira foi consagrada a distino entre classificao e arranjo: para arquivos correntes, plano de classificao; para arquivos permanentes, quadro de arranjo. O procedimento bsico, contudo, o mesmo; as condies nas quais o tratamento tcnico feito que so diferentes.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

22

2.1 Identificao
Grosso modo, pode-se considerar a identificao de um arquivo pessoal com vistas ao seu
arranjo como a etapa de processamento tcnico na qual se verifica em que medida e de
que forma o arquivo se relaciona trajetria de seu produtor.
Ao transpor para os arquivos pessoais a metodologia de identificao recomendada para
arquivos institucionais5, entendemos que essa etapa compreende duas vertentes integradas de atividades: uma voltada para a identificao do contexto em que o arquivo foi formado o que, no arquivo pessoal, equivale trajetria de vida de seu produtor e outra
destinada identificao dos prprios documentos. A primeira vertente deve resultar em
um estudo biogrfico do produtor do arquivo; a segunda, no mapeamento das espcies
e tipos documentais, conforme se ver a seguir.

2.1.1 Estudo biogrfico do produtor do arquivo


O estudo biogrfico deve abranger a trajetria profissional do produtor do arquivo, bem como suas redes familiares e sociais. Atividades, funes e cargos desempenhados nas quais se baseiam, em parte, o arranjo funcional empregado
pelo DAD nos arquivos pessoais devem ser conhecidos para que se possa
avaliar sua representatividade nos documentos do arquivo, o que orientar a definio do quadro de arranjo. Por sua vez, informaes sobre vnculos familiares,
sociais e profissionais embasaro a criao, no quadro de arranjo, de grupos e
subgrupos relacionados esfera privada e social do produtor do arquivo.
Certamente a trajetria de um indivduo s pode ser bem compreendida quando
a enquadramos no meio em que esse indivduo viveu. Convm, portanto, que
o estudo biogrfico do produtor do arquivo ultrapasse os limites de suas redes
familiares e sociais para abarcar contextos mais amplos que influram e delimitaram, de algum modo, sua formao e atuao, suas escolhas etc.
Atente-se para o carter operacional do estudo biogrfico quando ele constitui uma atividade da fase de identificao do arquivo pessoal. Como tal,
deve ser realizado agilmente recorrendo-se s fontes disponveis e ao prprio arquivo para a obteno das informaes. Essas, uma vez sistematizadas em uma cronologia, so de grande utilidade, pois auxiliam na anlise de
contedo dos documentos e ajudam a compreender as relaes entre eles.
A cronologia alimentada durante todo o processamento tcnico do arquivo, com
dados obtidos de seus documentos e outras fontes, e constituir tambm elemento valioso de informao para os pesquisadores do arquivo, uma vez disponvel
para consulta. No Anexo 4 apresentamos, a ttulo de exemplo, a cronologia de
Oswaldo Cruz (Fiocruz/COC, 2003, p.35-44), cujo arquivo pessoal se encontra
sob a guarda do DAD.
5 Na

metodologia de identificao de arquivos, baseamo-nos sobretudo em Rodrigues, 2011.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

23

2.1.2 Anlise dos documentos do arquivo


A outra vertente da anlise concentra-se no levantamento e na quantificao
aproximada de espcies e tipos documentais existentes no arquivo 6, vinculando-os s funes e aos aspectos da vida do produtor do arquivo que lhes deram
origem ou os motivaram, os quais se tornam conhecidos com o estudo biogrfico.
Grande parte dos tipos documentais que se pode encontrar em um arquivo pessoal tem relao direta com as funes, atividades e reas de atuao de seu
produtor. Uma lista desses tipos documentais e daqueles que registram a esfera
privada da vida do produtor, com nota de escopo e controle de sinonmia, deve
servir de apoio para as funes de identificao e descrio de documentos.7
Nos arquivos pessoais sob a guarda do DAD, e em consonncia com a sua linha
de acervo, predominam tipos documentais relacionados s funes de gesto,
pesquisa e docncia nas reas biomdicas e da sade. Um glossrio de tipos
documentais est disponvel para apoiar as atividades nessa fase e na de descrio dos arquivos.
Quaisquer que sejam os procedimentos e as ferramentas a adotar, deve-se
assegurar que eles contemplem o vnculo entre as duas vertentes principais
de abordagem do arquivo na sua identificao (funes e aspectos da vida do
produtor do arquivo representados nos documentos/espcies e tipos documentais existentes), pois dessa relao que se obtm uma viso contextual do
acervo, necessria para a elaborao do quadro de arranjo principal produto
dessa etapa.
A existncia de uma ordem original na organizao dos documentos outro
aspecto a verificar na etapa de identificao. Caso exista, a lgica ou lgicas de
arquivamento devem ser objeto de anlise, para que se decida sobre sua manuteno ao compor-se o quadro de arranjo do arquivo. Pesam nessa deciso,
sobretudo, o que essa organizao expressa acerca do produtor e do processo
de constituio de seu arquivo, bem como sua pertinncia para o uso do acervo
como fonte de pesquisa. De todo modo, informaes dessa natureza devem
ser contempladas na identificao, pois elas sero registradas no campo de
descrio Histria arquivstica, elemento da rea de contextualizao sugerido
pela Nobrade.
Dados como perodo total e perodos predominantes cobertos pelos documentos, locais de produo, idiomas dos documentos etc. tambm devem ser
objeto do levantamento realizado na identificao, sempre que possvel por funo/atividade.

Sobre tipologia documental, ver, entre outros, Duranti, 1995; Belloto, 2002; Heredia Herrera, 2007; e Rodrigues, 2008.

No Brasil, estudos de caso sobre tipologia documental em arquivos pessoais tm enriquecido o tema com reflexes conceituais e metodologias. Ver, entre outros, Santos, 2010; Rodrigues, 2011; Thom, 2012; e Viana, 2012.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

24

2.1.3 Codificao ao nvel de fundo


Ainda na fase de identificao deve-se codificar os documentos do arquivo no
nvel de fundo, como medida de garantia da integridade do conjunto nas fases
posteriores de organizao. De acordo com a Nobrade (Conarq, 2006, p.20), tal
codificao compreende os cdigos da instituio custodiadora e do fundo: o
primeiro obtido mediante inscrio da instituio no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos (Codearq), gerido pelo Conselho Nacional de Arquivos; o cdigo do fundo atribudo pela prpria instituio.
O exemplo a seguir, do arquivo pessoal de Oswaldo Cruz, ilustra a codificao
de arquivos pessoais na COC.

BR RJCOC OC
Identificador da instituio custodiadora, atribudo pelo Conarq
Identificador do fundo, atribudo pelo DAD

2.1.4 Recomendaes complementares


As recomendaes elencadas a seguir complementam os procedimentos e as
diretrizes mencionadas, para a fase de identificao do arquivo pessoal.
Registrar as informaes levantadas nessa etapa em um instrumento provisrio de controle e informao do arquivo. importante estabelecer padres de formato e preenchimento que assegurem tanto a qualidade almejada
das informaes a serem coletadas quanto a sua anlise.
Preservar todas as anotaes feitas pelo produtor do arquivo ou por terceiros nos documentos e em seus invlucros originais, at que seu potencial informativo possa ser devidamente analisado, nas fases posteriores de
organizao do arquivo.
Observar, em cada unidade de acondicionamento original caixa, envelope, pasta etc. , se os documentos
mantm alguma relao entre si e qual a natureza desse vnculo evento, funo/ atividade, tema, perodo etc.
Na etapa de identificao, manter a ordem original dos documentos, a menos que isso implique risco de segurana e preservao deles. Caso se decida pela reordenao do arquivo, ela se dar na fase de arranjo.
Relacionar e numerar provisoriamente as unidades originais de armazenamento; em cada uma delas, registrar
o total de documentos que contm, para efeito de controle e informao preliminar de quantitativos do arquivo.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

25

2.2 Arranjo do arquivo


2.2.1 Quadro de arranjo
O quadro de arranjo dos arquivos pessoais orienta-se pela abordagem contextual de sua produo e guarda.8 A opo do DAD pelo mtodo funcional pressupe a adoo de categorias relativas s funes e atividades para as quais
os documentos foram produzidos/acumulados pelo produtor do arquivo no decurso de sua vida, em especial de sua trajetria profissional. No DAD, o quadro
de arranjo resultante da fase de identificao deve estabelecer o primeiro nvel
de organizao do arquivo; quando o caso, indicam-se tambm as divises
inferiores do arranjo, conforme veremos a seguir.

2.2.2 Arranjo
As caractersticas prprias de cada arquivo, derivadas em grande parte da trajetria de seu produtor e das relaes que ele estabelece nas diversas esferas
de sua vida, devem ser observadas na elaborao do quadro de arranjo.
No que concerne atuao profissional/disciplinar, indivduos atuantes em uma
mesma rea ou em reas conexas exercem e realizam funes e atividades que
tendem a coincidir, o que se expressa igualmente na similaridade de espcies e
tipos documentais presentes em seus arquivos. Assim, convm que a instituio
detentora desses acervos busque padronizar a denominao das subdivises
das estruturas de arranjo, em benefcio da qualidade de recuperao e acesso
aos documentos. Para tanto, deve-se manter disposio da equipe tcnica
uma listagem das categorias predominantes, com o escopo de cada uma delas.
A essa relao so incorporadas novas categorias sempre que necessrio, sendo recomendvel estabelecer um controle sobre esses acrscimos para avaliar
sua pertinncia e evitar redundncias.
No DAD utilizamos atualmente um elenco de categorias proposto por Santos
(2005), cujo primeiro nvel denominamos grupos e que correspondem s grandes funes desenvolvidas pelo produtor do arquivo em sua rea de atuao.
Os grupos podem ser divididos em subgrupos, que representam, em geral, as
atividades exercidas pelo produtor em determinada funo. A adoo de subgrupos no obrigatria e deve-se restringir necessidade de criar um nvel
intermedirio entre o grupo e o dossi, conjunto de documentos organizados
em torno de aes, eventos, pessoas, temas ou outro aspecto em comum.
O Quadro 1 apresenta a relao dos grupos mais frequentemente adotados nos
arquivos pessoais sob a guarda do DAD. Baseia-se naquela proposta por Santos (2012, p.97-98) e a ela acrescentamos os respectivos subgrupos tambm
mais utilizados.
8

Sobre esse tema ver, entre outros, Camargo, Goulart, 2007, especialmente o Captulo 2 Da teoria prtica.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

26

Quadro 1: Grupos e subgrupos predominantes nos


arquivos pessoais sob a guarda do DAD
gru pos

Subgrupos
Documentos Pessoais

Vida Pessoal

Relaes Familiares

(Atividades que envolvem relaes familiares,


sociais, culturais e associativas, patrimnio pessoal e
administrao domstica.)

Relaes de Sociabilidade
Organizao Financeira
Leitura de Interesse Pessoal
Manifestaes Pstumas

Formao e Administrao
de Carreira
(Atividades de constituio e guarda de papis
relacionados a estudos, estratgias e trajetria da carreira. Incluem, ainda, a realizao de estgios, obteno de
bolsas, prmios e homenagens associadas ao reconhecimento da contribuio cientfica.)

Formao Acadmica
Participao em Concursos
Participao em Comisses
Avaliadoras
Participao em Homenagens,
Congratulaes e Premiaes
Participao na Poltica Universitria
Sistematizao da Trajetria

Realizao de Aulas

Docncia
(Atividades de formao e ensino em graduao e
ps-graduao, incluindo cursos regulares e temporrios, orientao de dissertaes e teses e participao
em bancas e seminrios.)

Cursos, Seminrios, Palestras e


Outras Atividades Didticas
Coordenao de Cursos
Elaborao de Polticas Educacionais
Participao em Bancas de Seleo e
Defesa de Mestrado e Doutorado
Orientaes de Dissertaes e Teses

Pesquisa
(Atividades de pesquisa associadas ou no ao desenvolvimento de tecnologia em ambientes institucionais como
universidades e institutos de pesquisa. Seu locus em
especial o laboratrio, onde atuam pesquisadores e/
ou grupos de pesquisa com objetos/temas de pesquisa
definidos. Aqui se incluem atividades de comunicao
e disseminao dos resultados, como a publicao de
artigos, conferncias e comunicaes em congressos.
Tambm inclui atividades de planejamento e gesto de
recursos financeiros e oramentrios, humanos, materiais e de infraestrutura voltados para o desenvolvimento
da funo de pesquisa.)

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

27

Programao da Pesquisa
Leitura de Interesse Profissional
Coordenao de Projetos
Divulgao de Resultados
Intercmbio Cientfico
Solicitao e Concesso de Auxlios
Prestao de Contas
(Nota: Eventualmente, Docncia
e Pesquisa podem constituir um
nico Grupo.)

Quadro 1: Grupos e subgrupos predominantes nos


arquivos pessoais sob a guarda do DAD (cont.)
gru po s

Subgrupos

Gesto Institucional
(Atividades de formulao e implementao de polticas
pblicas de cincia & tecnologia. Seu locus inclui em
especial as altas esferas da administrao pblica vinculadas ao Ministrio da Cincia e Tecnologia, agncias de
fomento ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico, secretarias estaduais de cincia e tecnologia, fundaes e institutos de pesquisa, e organismos internacionais.)

Relaes Interinstitucionais
e Intergrupos

Administrao Institucional
Elaborao e Implantao de
Polticas e Programas de Sade
e Pesquisa
Participao em Eventos

Participao em Sociedades
e Associaes

(Atividades de contato com rgos pblicos de cincia


& tecnologia, visando a trocas institucionais, cooperao
tcnico-cientfica e representao institucional em misses
oficiais do governo, grupos de trabalho, comits, conselhos
editoriais e cientficos, redes informais etc. Pode incluir ainda a prestao de servios e/ou consultorias tcnico-cientficas a instituies pblicas e privadas. Contempla tambm
a vinculao a sociedades e associaes cientficas.)

Participao em Comits, Conselhos,


Comisses, Grupos de Trabalho e
Consultorias Tcnico-Cientficas
Participao em Misses Oficiais
Participao em Conselhos Editoriais
e Publicaes

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

28

2.2.3 Composio dos arquivos pessoais e seu arranjo


Os arquivos podem ser constitudos por documentos textuais, iconogrficos, bibliogrficos, sonoros, audiovisuais, alm de objetos tridimensionais. Delmas (2010) recorre a um exemplo muito prximo de situaes encontradas nos arquivos pessoais
do DAD, ao apresentar um conceito mais ampliado de documento de arquivo. Ao
referir-se ao acervo que compe os arquivos de cientistas e pesquisadores, o autor
menciona amostras de rochas, fsseis, herbrios, insetos, conchas, ossos, lminas
histolgicas e frascos de anatomias patolgicas, cacos de cermica, objetos da vida
cotidiana, acompanhadas de identificaes e observaes sobre seu contexto (...).
Ainda segundo Delmas, os pesquisadores transformam esses objetos inanimados
em documentos de arquivos no sentido pleno do termo, j que assumem funo
probatria e de informao confivel, que todo documento de arquivo possui (p.73).

Sob tal perspectiva, necessrio manter o vnculo entre todos os registros que
fazem parte do arquivo e que se referem trajetria de seu produtor. Todos eles
devem estar contemplados na estrutura do arranjo, para que seja mantida e informada a relao que mantm entre si.
No DAD, aps classificados, os documentos iconogrficos, sonoros e audiovisuais
integrantes dos arquivos pessoais so encaminhados s reas especficas no prprio Departamento, para descrio especfica, acondicionamento e armazenamento. Quanto aos documentos no arquivsticos, aps sua classificao arquivstica e
registro, na base Arch, de suas informaes contextuais em relao ao fundo, so
encaminhados s suas reas especficas de tratamento e guarda, como a Biblioteca de Histria das Cincias e da Sade (documentos bibliogrficos) e o Museu da
Vida (objetos). Em ambos os casos, utilizam-se formulrios prprios para controle
e registro dos documentos transferidos e tambm para facilitar sua localizao e
acesso. Esse procedimento impe, portanto, estreita colaborao entre as reas
do DAD e as demais da COC responsveis por tratamento tcnico e guarda de
acervos.
No Anexo 5 apresentamos, a ttulo de exemplo, o quadro de arranjo do Arquivo
Herman Lent (1911-2004).

2.3 Descrio
2.3.1 Normas de descrio
Nos ltimos anos, no plano internacional e nacional, normas de descrio
arquivstica foram elaboradas e disseminadas no propsito de alcanar uma
padronizao de procedimentos e, com isso, favorecer a interao entre os
diversos sistemas arquivsticos e o intercmbio nacional e internacional de
informaes.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

29

A Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica (ISAD-G; ICA, 2000; CIA,


2000), lanada em 1999 pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA) e atualmente na segunda edio, apresenta diretrizes para descrio de documentos
arquivsticos. A metodologia de descrio multinvel, a aplicabilidade aos diversos tipos de material arquivstico, o formato adequado tanto a sistemas manuais
quanto a informatizados, entre outros aspectos no menos importantes, conferem a essa norma grande eficcia e explicam sua rpida disseminao.
Em virtude do alto grau de generalidade, caracterstico de normas internacionais, o Comit de Normas de Descrio do CIA, responsvel pela elaborao
da ISAD-G, recomendou que, com base nela, fossem elaborados procedimentos a nvel nacional, condizentes com os diferentes cenrios arquivsticos dos
pases. No Brasil, assumiu tal tarefa o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)
por meio da Cmara Tcnica de Descrio e Normalizao Arquivstica, e em
2006 foi lanada a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (Nobrade; Conarq, 2006), com base na qual realizada a descrio do acervo arquivstico
sob a guarda do DAD.
Outra norma internacional adotada pelo DAD a Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivstica para Entidades Coletivas, Pessoas e Famlias
(ISAAR-CPF; ICA, 2004; CIA, 2004), que se destina normalizao dos registros de pessoas, entidades coletivas e famlias relacionadas produo e manuteno de arquivos. Tais registros so utilizados para:

a) descrever uma entidade coletiva, pessoa ou famlia como unidades dentro


de um sistema de descrio arquivstico; e/ou
b) controlar a criao e uso de pontos de acesso em descries arquivsticas;
c) documentar relaes entre diferentes produtores de documentos e entre
essas entidades e os documentos que produziram e/ou outros recursos sobre ou produzidos por essas mesmas entidades (CIA, 2004, p.11).

As demais normas adotadas pelo DAD na descrio de arquivos so a Norma


Internacional para Descrio de Instituies com Acervo Arquivstico (ISDIAH;
ICA, 2008; CIA, 2009) e a Norma Internacional para Descrio de Funes
(ISDF; ICA, 2007; CIA, 2008).

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

30

2.3.2 Base Arch


A Base Arch constitui o repositrio de informaes sobre os acervos arquivsticos sob a guarda da COC. Dotada de uma estrutura multinvel (do geral ao
particular), permite a insero de cada unidade de descrio na estrutura geral
do fundo de arquivo ou coleo arquivstica, em uma relao hierrquica.
A base foi desenvolvida pela COC a partir do sistema ICA-AtoM, software livre
criado por iniciativa do CIA. Sua verso inicial foi elaborada pelo Centro Latino
-Americano e do Caribe de Informao em Cincias da Sade (Bireme), atravs
de convnio assinado em 2007. O produto final foi o desenvolvimento de uma
base de dados para arquivos que pode ser aplicada em diferentes ambientes
gestores e detentores de acervos relevantes para a constituio e divulgao
da memria documental da cincia, tecnologia e sade.
O ICA-AtoM um programa desenvolvido originalmente com a finalidade de
informatizao da descrio arquivstica. Sua estrutura de campos baseada
nos seguintes padres internacionais de descrio arquivstica:
ISAD(G): International Standard Archival Description (ICA, 2000).
ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record (corporate bodies, persons,
families), 2nd. ed. (ICA, 2004).
ISDF: International Standard for Describing Functions (ICA, 2007).
9
ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival (ICA, 2008).

Alm de corresponder aos aspectos metodolgicos pretendidos pelo DAD, o


ICA-AtoM apresenta outros benefcios que foram considerados na deciso de utiliz-lo como ferramenta para entrada de dados, quais sejam: operao baseada
na Web; patrocinadores fortes como Conselho Internacional de Arquivos, Center
for Documentation & Research from Arab Emirates, Archiefschool Dutch Institute
for Archival Education and Research, Direction des Archives de France, Unesco
e World Bank; e ser um programa desenvolvido sob licena de software livre
e aberto.
Observe-se que, no DAD, o nvel mnimo de descrio recomendado para documentos textuais o Dossi, ao passo que para os demais gneros aceita-se a
descrio at o nvel Item.
O Anexo 6 apresenta, esquematicamente, instrues para o preenchimento dos
campos de descrio da Base Arch. Seu propsito informar sobre a natureza
dos dados relativos a cada campo, portanto elas no dispensam a consulta
Nobrade na fase de descrio dos arquivos. No Anexo 7 indicam-se os elementos de descrio de pessoas e entidades coletivas utilizados pelo DAD no Registro de Autoridade, com procedimentos e exemplos.
9

O Arquivo Nacional publicou verses em portugus das quatro normas mencionadas (CIA, 2000, 2004, 2008,
2009).

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

31

acondicionamento
e armazenamento
O acondicionamento de documentos de arquivo tem como objetivo preserv-los e facilitar sua busca. Ele deve ser feito por meio da utilizao
de embalagens confeccionadas em material e formatos adequados aos
diferentes suportes documentais que o arquivo possui. Por sua vez, o
armazenamento consiste na guarda dos documentos em mobilirio especfico e em rea destinada a esse fim. As reas de depsito devem
estar de acordo com os padres de segurana e preservao do acervo. Ambas as atividades devem ser planejadas, geridas e executadas
sob a orientao de um conservador.10

3.1 Acondicionamento
A escolha pelas solues mais adequadas de acondicionamento dos documentos devese basear no diagnstico de seu estado de conservao, a ser realizado por um especialista ou sob sua orientao, antes da fase de acondicionamento.
Cabe tambm reiterar que todos os documentos devem estar higienizados e, se for o caso,
desinfestados antes de receberem suas embalagens definitivas. Outro procedimento importante, a ser observado na fase de acondicionamento, refere-se retirada de documentos de suas embalagens originais. Nesse momento, deve-se assegurar que no se percam
informaes sobre contedo, forma, origem e outros aspectos dos documentos que s ali
estejam registradas.
O manejo dos documentos requer o uso de luvas e todos os demais cuidados que sua
preservao exige, como a restrio absoluta de comida e bebida no ambiente em que
eles estejam sendo embalados e o manuseio atento durante os procedimentos de embalagem, a fim de evitar dobraduras, vincos e outros danos aos documentos.
A seguir indicamos algumas recomendaes para o acondicionamento dos gneros
documentais mais presentes nos arquivos pessoais custodiados pelo DAD. Aspectos
no contemplados nessas recomendaes devem ser objeto de consulta especfica ao

10

Sobre acondicionamento e armazenamento de documentos, ver, entre outros: Brito, 2010; CCPF/
Funarte, 2004(a, b, c); Conarq, 2005; Conway, 2001; Filippi, Lima, Carvalho, 2002; Garlick, 2001; Hazen et al., 2001; Mustardo, Kennedy, 2001; Ogden, 2001; Patkus, 2003; Reilly, 2001; Resource, 2004;
St. Laurent, 2001; e Van Bogart, 2001.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

32

conservador. Do mesmo modo, objetos e documentos bibliogrficos que por algum motivo permaneam sob a guarda do DAD devem ser acondicionados conforme instrues
emanadas da reserva tcnica do museu da Vida e da Biblioteca de Histria das Cincias
e da sade.

3.1.1

Documentos textuais

Os documentos textuais organizam-se em geral por dossis, que so


acondicionados em flderes de papel alcalino em formato almao e dispostos em caixas-arquivos na ordem sequencial de seus cdigos de
referncia. na embalagem do dossi devem constar os cdigos de referncia dos documentos que ele contm. Dossis volumosos devem ser
acondicionados em quantos flderes forem necessrios, respeitando-se
a ordem sequencial dos cdigos dos documentos.
O acondicionamento dos dossis na caixa-arquivo deve respeitar a capacidade mxima dela. quando, ao contrrio, os dossis no preenchem toda a caixa, preciso manter a sustentao deles na posio
vertical por meio da colocao de anteparos, confeccionados em papel
alcalino ou plstico alveolar, de modo a garantir a integridade dos documentos (Figura 9).

Figura 9: Anteparos para manter os documentos na posio vertical, dentro da caixa-box

mAnuAL De OrGAnizAO De ArquiVOs pessOAis

33

Cada caixa-arquivo deve ser identificada por etiqueta que informa os


ttulos do fundo, grupo e, quando for o caso, o subgrupo, alm dos cdigos dos dossis que ela contm (Figura 10). A etiqueta fixada na caixa
com cola plstica e sobre ela pincela-se outra camada da mesma cola,
para que no haja risco de soltar-se.

DAD/SERVIO DE ARQUIVO HISTRICO

FUNDO: PAULO CARNEIRO

GRUPO: DOCNCIA E PESQUISA

SUBGRUPO: DIVULGAO DE RESULTADOS

CDIGOS DOS DOCUMENTOS


PC.DV.DR.04 a PC.DV.DR.06
Figura 10: Exemplo de etiqueta de caixa-box

H documentos que, devido a suas dimenses ou fragilidade, necessitam


de acondicionamento especial e tm a sua guarda separada do dossi ao
qual pertencem. Para eles so confeccionadas embalagens em papel
alcalino de gramatura compatvel com seu peso e formato, podendo haver necessidade de invlucro intermedirio, feito em plstico polister ou
placa de plstico alveolar (Figuras 11 e 12). Esse tipo de acondicionamento comum em documentos encadernados, plantas arquitetnicas,
diplomas e certificados, entre outros.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

34

Figura 11: Embalagem intermediria em plstico polister, para documentos


de formatos maiores ou frgeis

Figura 12: Flder em papel alcalino e embalagem em plstico alveolar,


para documentos de grandes formatos ou frgeis

tais casos exigem procedimentos especficos de controle. no flder do


dossi de origem, deve-se inserir uma Guia interna de transferncia de
Documentos (Anexo 8), em que se registra o local de guarda do documento, conforme o inventrio topogrfico que abordaremos adiante.
uma segunda via da Guia acompanha o documento remanejado, para
controle da rea que o recebe. preciso tambm constar, no documento transferido e em sua embalagem, seu cdigo de referncia, que o
vincula ao dossi de origem.

mAnuAL De OrGAnizAO De ArquiVOs pessOAis

35

3.1.2 Documentos iconogrficos


Documentos iconogrficos fazem parte do gnero documental que utiliza como
linguagem a imagem fixa, como desenhos, fotografias, pinturas e gravuras.
uma vez que a maior parte do acervo iconogrfico do DAD composta por
documentos fotogrficos (ampliaes em papel, negativos flexveis ou de vidro,
diapositivos ou slides), indicamos a seguir instrues bsicas para seu acondicionamento.
importante observar se o registro fotogrfico parte integrante de um documento de outro gnero ou formato, como por exemplo relatrios e lbuns.
nesses casos, no se recomenda a sua guarda em separado, em respeito
manuteno da unidade do documento do qual a imagem parte constituinte.
Deve-se apenas entrefolhar a foto ou fotos com papel neutro e proceder sua
reproduo, de acordo com a poltica de preservao da instituio.
por sua vez, as fotografias que se apresentam, no arquivo, como documentos
autnomos em relao aos demais gneros, merecem acondicionamento especfico para favorecer sua preservao. Os materiais mais utilizados so papis e
cartes neutros de diversas gramaturas, filmes de polister e fitas adesivas duplas neutras. A deciso sobre as embalagens a serem adotadas deve ser tomada
com a consulta a um especialista, o conservador de fotografias.
em geral, fotografias em papel podem ser acondicionadas em flderes individualizados, feitos com papel neutro, ou em jaquetas de polister apoiadas em folhas de papel neutro. um total mximo de 25 flderes ou jaquetas acondicionado em pasta suspensa ou caixa, ambos feitos em carto neutro (Figura 13).

Figura 13: Ampliaes fotogrficas em jaquetas de polister e papel neutro, acondicionadas em pasta suspensa

DepArtAmentO De ArquiVO e DOCumentAO / COC / FiOCruz

36

na pasta suspensa, registram-se os cdigos de referncia dos documentos


constantes na mesma. trata-se de um cdigo alfanumrico composto pela sigla do fundo ao qual os documentos pertencem, seguida das siglas do grupo e
subgrupo e do nmero do dossi, conforme o caso. Os cdigos dos itens no
constam da pasta suspensa; devem ser registrados em cada documento, no
interior do dossi.

Br rJCOC HL.Dp.pB.06.001
Identificador da instituio custodiadora (COC)
Identificador do fundo (Arquivo Herman Lent)
Identificador do grupo (Docncia e Pesquisa)
Identificador do subgrupo (Participao em Bancas
de Seleo e Defesa de Mestrado e Doutorado
Identificador do dossi (Fotografias)
Identificador do item no dossi

Os negativos so acondicionados em invlucros especficos. no DAD, os filmes


em rolo de negativos flexveis 35mm e 120mm so embalados em invlucros
de plstico inerte, na forma de cartelas dobrveis que acondicionam de quatro
a sete tiras com at sete fotogramas, conforme seu formato. essas cartelas,
dobradas, so embaladas em envelopes de papel alcalino (Figura 14). para negativos em formatos maiores, flexveis ou em vidro, a embalagem individual e
utilizam-se envelopes em cruz, feitos em papel neutro (Figura 15).

Figura 14: Embalagem de negativos fotogrficos flexveis, confeccionada em plstico inerte e papel neutro

mAnuAL De OrGAnizAO De ArquiVOs pessOAis

37

Figura 15: Embalagem de negativo em vidro, confeccionada em papel neutro

para os demais documentos iconogrficos como desenhos, charges e caricaturas e cartazes, o procedimento o mesmo, guardadas as diferenas de
suporte entre tais documentos (o papel) e a fotografia (papel ou outro suporte,
com camada de gelatina e sais de prata, formadora da imagem).
por sua vez, os lbuns fotogrficos so acondicionados em caixas de carto
neutro ou revestidas internamente de papel neutro, encontradas no mercado
especializado em embalagens de acervo fotogrfico (Figura 16).

Figura 16: Embalagem de lbum fotogrfico

DepArtAmentO De ArquiVO e DOCumentAO / COC / FiOCruz

38

3.1.3 Documentos audiovisuais


O acervo audiovisual sob a guarda do DAD composto de filmes em pelcula
em bitolas variadas, fitas magnticas, analgicas e digitais em diversos formatos e DVDs.
Quando integram arquivos pessoais, esses registros so separados de seu
conjunto de origem, em virtude de exigirem condies especiais de guarda. A
transferncia desses documentos controlada pela mencionada Guia Interna
de Transferncia de Documentos, que acompanha o filme ou a fita quando so
destacados de seu conjunto.
O acondicionamento recomendvel dos filmes em pelcula so estojos de polietileno em tamanhos apropriados bitola e metragem. Nesses estojos so
afixadas etiquetas laterais e frontais, com as seguintes informaes: ttulo, tipo
de material (cpia, negativo ou contratipo; sonoro ou silencioso), observaes
e cdigo de referncia do documento (Figuras 17 e 18).

FIL 01.3
TTULO: Festa Junina no Sanatrio de Curicica
Material: cpia sonora
Obs.: parte nica

BR RJCOC.LR.GI.05.01

TTULO: Festa Junina no Sanatrio de Curicica

Figuras 17 e 18: Exemplos de etiquetas frontal e lateral de embalagem de filme

As fitas magnticas so mantidas em seus estojos. Na fita fixada uma etiqueta


com seu cdigo de referncia e seu nmero fsico (Figura 19). Em seu estojo, na
11
rea lateral, coloca-se uma etiqueta com seu nmero fsico (Figura 20).

BR.RJ.COC.AF.FC.ST.05.01
VHS 190

VHS
190

Figuras 19 e 20: Exemplo de etiquetas de embalagem de fita magntica

11

Denominamos nmero fsico o cdigo de localizao da unidade de arquivamento na rea de guarda, utilizado
no controle topogrfico do acervo (ver item 3.2.1 deste manual).

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

39

Os DVDs e seus estojos tambm recebem etiquetas que os identificam. Na


superfcie do disco, utiliza-se um equipamento especfico para imprimir as
seguintes informaes: ttulo, ano de produo, durao (em minutos), cdigo de referncia e nmero fsico. Na impossibilidade dessa impresso, tais
informaes so escritas, no DVD, com uma caneta (marcador) para retroprojetor. Em seu estojo, uma etiqueta fixada na lateral indica o nmero fsico
do documento.

3.1.4 Documentos sonoros


As fitas cassetes que integram os arquivos pessoais so mantidas em suas embalagens originais, as quais recebem uma capa de papel, elaborada na fase de
organizao do acervo, com as informaes necessrias para sua identificao.
Quando a fita integra um arquivo pessoal, registra-se em sua embalagem seu
cdigo de referncia.
Os CDs tambm so mantidos preferencialmente em suas embalagens originais.
Na ausncia delas, deve-se optar por embalagens plsticas disponveis do mercado e apropriadas para tal uso, que se assemelham s originais. Em uma etiqueta
colada na embalagem, registra-se o nmero fisco do documento.

3.2 Armazenamento
A rea de depsito do acervo arquivstico deve ficar, sempre que possvel, isolada dos espaos reservados ao trabalho tcnico e da Sala de Consulta. importante contar com mecanismos de controle das condies ambientais, evitando oscilaes bruscas de temperatura
e de umidade relativa do ar. O monitoramento peridico controla a estabilidade climtica
das reas.
O acervo deve ficar resguardado de contaminantes como poeira e poluio e para isso
necessrio manter rotinas permanentes de higienizao dos documentos e limpeza adequada das reas de depsito e de seus mobilirios. recomendvel tambm evitar a incidncia constante de luz sobre o acervo.
O local deve seguir rigorosamente as normas do Corpo de Bombeiros para prdios pblicos, quais sejam, a existncia de escadas externas dotadas de portas duplas com, no
mnimo, um metro de largura, e sistemas de extino de incndio manuais ou automticos.
Deve-se tambm prever um sistema de deteco de fumaa ou calor conectado a um sistema de alarme.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

40

3.2.1 Inventrio topogrfico


O inventrio topogrfico o principal instrumento de controle e gesto dos depsitos de acervo. Ele deve atender tanto s aes de distribuio das caixas
e demais embalagens entre as reas de guarda, quanto localizao eficiente e
rpida dos documentos nessas mesmas reas.
A armazenagem das caixas, pastas e outros invlucros condicionada ao espao
disponvel nas reas de guarda. No DAD, cabe ao responsvel pela organizao
do arquivo pessoal informar ao responsvel pela gesto das reas de guarda os
totais de caixas e outros volumes a serem armazenados, discriminando os totais
por gnero documental. O responsvel pelas reas de guarda decide e informa
sobre o local destinado ao arquivo e fornece etiquetas das caixas e demais embalagens, com seus respectivos nmeros fsicos. Com base em tais informaes
procede-se armazenagem do arquivo, sob orientao do documentalista por
ele responsvel. Ao gestor da(s) rea(s) de guarda de documentos cabe manter
atualizado o inventrio topogrfico. Por razes de segurana do acervo, tanto esse
instrumento como a(s) reas(s) de guarda devem ter seu acesso restrito equipe
tcnica da instituio.
Adiante, apresentam-se resumidamente formas e mtodos de armazenamento
adotados pelo DAD.

3.2.2 Documentos textuais


Os documentos textuais em caixas-arquivo so armazenados em estantes deslizantes, respeitando-se a sequncia dos cdigos de referncia dos documentos
e o nmero fsico das caixas. Aqueles em formatos maiores, acondicionados em
embalagens especiais, so armazenados em estantes ou mapotecas, conforme as
especificidades do suporte.

3.2.3 Documentos iconogrficos


No DAD, as pastas e caixas com documentos iconogrficos so armazenadas em
armrios deslizantes com suportes para pastas suspensas, prateleiras e gavetas.
Os documentos acima de 20cm x 25cm, guardados em caixas, so armazenados
horizontalmente em prateleiras ou mapotecas. Tambm nas prateleiras arquivamse os lbuns fotogrficos. Os negativos so armazenados nas gavetas, conforme
seu fundo e formato.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

41

3.2.4 Documentos audiovisuais


Os estojos das pelculas so armazenados horizontalmente em pilhas, em
prateleiras de arquivos deslizantes. A guarda desses estojos determinada por seu dimetro que varia conforme a metragem da pelcula , de modo
a formar pilhas de estojos com dimetros semelhantes, favorecendo assim a sua
estabilidade.
Tal lgica de armazenamento demanda um nmero fsico que contemple os diferentes tamanhos de estojos. Assim, o cdigo tambm recebe algarismos que
identificam esses tamanhos, como no exemplo:

FIL 03.01
Identificador de registros flmicos
Identificador de estojos de 300 metros
Sequncia numrica que indica a ordem de guarda da
embalagem na prateleira

Fitas videomagnticas e digitais e DVDs so armazenados verticalmente em prateleiras de arquivos deslizantes (Figura 21). Para otimizao de espao, sua guarda
feita por formato, o que tambm exige que seus nmeros fsicos incluam siglas que
identificam os diferentes formatos existentes no acervo, como no exemplo a seguir.

VHS 190
Identificador do formato VHS
Sequncia numrica para fitas VHS

Figura 21: Armazenagem de fitas videomagnticas em


arquivo de ao deslizante

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

42

A seguir, indicam-se as siglas utilizadas no DAD para compor os nmeros fsicos


dos documentos audiovisuais.
BTA (para vdeos em formato Betacam)
DVC (para vdeos em formato DVCAM)
DVD
FIL (para filmes em pelcula)
UMT (para vdeos em formato U-matic)
VHS

3.2.5 Documentos sonoros


As fitas cassetes so armazenadas verticalmente em gavetas de armrio deslizante, com as lombadas viradas para cima, de modo que o nome do depoente e
o nmero fsico fiquem visveis. Os CDs so armazenados em gavetas do mesmo
tipo, tambm na posio vertical (Figura 22).

Figura 22: Armazenagem de CDs e fitas cassetes


(audiomagnticas), em arquivo de ao deslizante

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

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ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: Arquivo Nacional, 2001. (Conservao Preventiva em Bibliotecas
e Arquivos; 43). Disponvel em: http://www.arqsp.org.br/cpba. Acesso
em: 24 nov. 2014.
THOM, Raquel Torres. Elementos de identificao de tipologia documental
para a gesto de documentos: estudo de modelos metodolgicos a partir da
literatura arquivstica da Espanha e do Brasil. Dissertao (mestrado em
Cincia da Informao) Instituto de Arte e Comunicao Social da Universidade Federal Fluminense, Niteri, 2012. Disponvel em: http://www.
ci.uff.br/ppgci/arquivos/Dissert/Dissertacao_Raquel_Thome.pdf. Acesso
em: 21 ago. 2014.
TRAVANCAS, Isabel Siqueira; ROUCHOU, Jolle Rachel; HEYMANN, Luciana Quillet (Org.). Arquivos pessoais: reflexes disciplinares e experincias
de pesquisa. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2013.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

48

VAN BOGART, John W.C. Armazenamento e manuseio de fitas magnticas:


um guia para bibliotecas e arquivos. Coord., Ingrid Beck; trad. Jos Luiz
Pedersoli Jnior. Rio de Janeiro: Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: Arquivo Nacional, 2001. (Conservao Preventiva
em Bibliotecas e Arquivos; 42). Disponvel em: http://www.arqsp.org.br/
cpba/pdf_cadtec/42.pdf. Acesso em: 24 nov. 2014.
VIANA, Claudio Muniz. Identificao de tipologia documental como metodologia para organizao de arquivos de arquitetura. Dissertao (mestrado
em Cincia da Informao) Instituto de Arte e Comunicao Social da
Universidade Federal Fluminense, Niteri, 2012. Disponvel em: http://
www.ci.uff.br/ppgci/arquivos/Dissert/Dissertacao_Claudio_viana.pdf.
Acesso em: 21 ago. 2014.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

49

ANEXOS
ANEXO 1
Campos de informao da anlise preliminar de arquivos pessoais
campos

info rmaes / in strues


1 rea de identificao

1.2 Ttulo
Objetivo: Identificar
nominalmente a unidade
de descrio.
1.3 Data(s)
Objetivo: Informar a(s)
data(s) da unidade de
descrio.

1.5 Dimenso e suporte


Objetivo: Identificar as
dimenses fsicas ou lgicas
e o suporte da unidade de
descrio.

Ttulo do arquivo, ainda que provisrio.

Datas-limite ou perodos-limite do arquivo;


na impossibilidade de obter tais dados,
perodo(s) predominante(s) so aceitveis.

Dimenso do acervo, por gnero


documental. A Nobrade recomenda a
seguinte terminologia, quanto aos gneros
documentais: textual, bibliogrfico,
cartogrfico, eletrnico, audiovisual,
iconogrfico, microgrfico, sonoro,
tridimensional.
Para a estimativa de dimenso de
documentos textuais, o metro a unidade
de medida adotada. Ex.: 3m; 0,50m.
A dimenso dos documentos
bibliogrficos pode ser estimada em
itens ou metro.
Os demais gneros documentais devem
ter sua dimenso estimada por item.
Ex.: 80 documentos iconogrficos; 10 fitas
videomagnticas; 100 disquetes.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

50

campos

info rmaes / Instrues


2 rea de contextualizao

2.1 Nome(s) do(s)


produtor(es)
Objetivo: Identificar o(s)
produtor(es) da unidade de
descrio.

Se o arquivo tiver mais de um produtor,


todos os nomes devem ser informados.

2.2 Histria administrativa/


Biografia
Objetivo: Oferecer
informaes referenciais
sistematizadas da trajetria
do(s) produtor(es), da sua
criao ou nascimento at a
sua extino ou falecimento.

Resumo biogrfico do produtor


do arquivo.
O preenchimento do campo resultado
de pesquisa a fontes relativas ao produtor
do arquivo.

Transferncias de custdia do arquivo


ao longo do tempo, assinalando-se os
diferentes locais de guarda.

2.3 Histria arquivstica


Objetivo: Oferecer
informaes referenciais
sistematizadas sobre a
histria da produo e
acumulao da unidade de
descrio, bem como sobre a
sua custdia.

Disperso do conjunto original provocada,


entre outros motivos, por partilha entre
membros da famlia, doaes anteriores
de parte do conjunto, interesses
do custodiador em manter alguns
documentos sob sua guarda, e roubo.
Incorporaes a posteriori de documentos
e demais itens ao arquivo, efetuadas por
terceiros.
Mtodos anteriores de organizao do
arquivo.
Sinistros que tenham incidido sobre o
acervo, tais como incndio e inundao.
O preenchimento do campo resultado
de pesquisa a fontes relativas ao arquivo
aliada a informaes obtidas com seu
custodiador.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

51

campos

info rmaes / Instrues

2.4 Procedncia
Objetivo: Identificar a origem
imediata de aquisio ou
transferncia da unidade de
descrio.

Nome da pessoa ou entidade que


encaminha ou prope a aquisio.
Referncia de documento(s) relativo(s)
ao encaminhamento ou proposta
de aquisio.

3 rea de contedo e estrutura

3.1 mbito e contedo


Objetivo: Fornecer aos
usurios informaes
relevantes ou
complementares ao
Ttulo (1.2) da unidade de
descrio.

3.4 Sistema de arranjo


Objetivo: Fornecer
informao sobre a estrutura
interna, ordem e/ou sistema
de arranjo da unidade de
descrio.

Temas predominantes.
Espcies e tipos documentais
predominantes.
Descrio sumria de objetos e acervo
bibliogrfico, caso estejam presentes no
conjunto a ser adquirido.

Mtodo(s) ou lgica(s) de organizao do


arquivo, no todo ou em partes.
A ausncia de mtodo ou lgica, no todo
ou em parte do arquivo, tambm deve ser
observada.
O preenchimento do campo resultado
de anlise do arquivo aliada a informaes
obtidas com seu custodiador.

4 rea de condies de acesso e uso

4.3 Idioma
Objetivo: Identificar o(s)
idioma(s), escrita(s) e
sistemas de smbolos
utilizados na unidade de
descrio.

Todos os idiomas observados nos


documentos do arquivo, alm do
portugus, devem ser registrados.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

52

campos

info rmaes / Instrues

4.4 Caractersticas fsicas e


requisitos tcnicos
Objetivo: Fornecer
informao sobre quaisquer
caractersticas fsicas
ou requisitos tcnicos
importantes que afetem o
uso da unidade de descrio.

4.5 Instrumentos de pesquisa


Objetivo: Identificar os
instrumentos de pesquisa
relativos unidade de
descrio.

Ocorrncia de documentos com acesso


comprometido em virtude de seu estado
de conservao.
Ocorrncia de documentos que
necessitem de software ou equipamento
para seu acesso.

Relaes, catlogos, bases de dados ou


qualquer outro instrumento de pesquisa
relativo ao arquivo, no todo ou em
parte, elaborado por seu produtor ou
custodiador.
Possibilidade de doao ou reproduo
do instrumento de pesquisa.

5 rea de fontes relacionadas


5.3 Unidades de descrio
relacionadas
Objetivo: Identificar a
existncia de unidades de
descrio relacionadas.

Existncia, na instituio, de arquivos (na


totalidade ou em parte) que mantenham
estreita relao com o arquivo em anlise,
por provenincia, rea de atuao ou
assunto.

6 rea de notas
6.1 Notas sobre conservao
Objetivo: Fornecer
informaes sobre o estado
de conservao da unidade
de descrio, visando
orientar aes preventivas ou
reparadoras.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

53

Estado de conservao do acervo, no


todo ou por subconjuntos (por suporte,
gnero etc.), assinalando-se sempre
que possvel:

campos

info rmaes / Instrues


6 rea de notas (cont.)
Caractersticas e condies ambientais do
local de guarda do arquivo.
Formas de acondicionamento dos
documentos.
Ocorrncia e frequncia de documentos
com danos, por meio dos seguintes termos:
Documento(s) com rasgo;
Documento(s) com sujidade;
Documento(s) com fungo;

6.1 Notas sobre conservao


Objetivo: Fornecer
informaes sobre o estado
de conservao da unidade
de descrio, visando
orientar aes preventivas ou
reparadoras.

Documento(s) com mancha de acidez;


Documento(s) dilacerado(s);
Documento(s) com mancha de ferrugem.
Documentos(s) com sinais de
contaminao por insetos
Presena de insetos vivos ou mortos, entre
os documentos e no local de guarda.
Condies ambientais dos locais anteriores
de guarda do acervo.
Processos de restaurao efetuados em
documentos do arquivo, referenciando tais
fatos cronologicamente.
Tratamentos qumicos efetuados no arquivo,
no todo ou em parte.
O preenchimento do campo resultado
de anlise do arquivo aliada a informaes
obtidas com seu custodiador.

6.2 Notas gerais


Objetivo: Fornecer
informao que no possa
ser includa em nenhuma
das outras reas ou que
se destine a completar
informaes que j tenham
sido fornecidas.

Informaes relevantes para a deciso


sobre a pertinncia e relevncia do
arquivo, que no estejam contempladas
nos demais campos.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

54

campos

info rmaes / Instrues


7 rea de controle da descrio

Fontes de informao consultadas.

7.1 Nota do arquivista


Objetivo: Fornecer
informao sobre a
elaborao da descrio.

Nomes das pessoas envolvidas no


trabalho.
Nomes das pessoas consultadas para
obteno de informaes.

7.3 Data(s) da(s)


descrio(es)
Objetivo: Indicar quando a
descrio foi preparada e/ou
revisada.

Data(s) de realizao do levantamento


de informaes.

Obs.: A denominao e numerao dos campos, bem como seus objetivos foram reproduzidos da Nobrade (Conarq, 2006). As informaes e instrues sugeridas para o levantamento baseiam-se em parte nas
instrues da mesma norma.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

55

ANEXO 2
Roteiro de entrevista com produtor ou custodiador do arquivo,
sobre contexto de produo e guarda de arquivo pessoal
1 Produo, acumulao e custdia
O que motivou a doao do fundo?
Quem tomou a iniciativa de guardar os registros: o prprio produtor do
arquivo ou outra pessoa?
A partir de quando a acumulao dos documentos do arquivo comea
a ocorrer sistematicamente? O produtor do arquivo foi o responsvel pela
iniciativa? Contou com ajuda de terceiros para isso?
Houve mudana de endereo do produtor do arquivo ou da famlia? Nesses episdios, houve eliminao de documentos? Se houve, que critrios
a orientaram?
Documentos do arquivo foram enviados a membros da famlia, amigos ou
colaboradores?
Tem-se notcias da incorporao, ao arquivo, de conjuntos documentais
ou itens provenientes de outras pessoas, como membros da famlia, colaboradores ou parceiros de trabalho?
Documentos do mbito da atuao pblica e/ou profissional foram incorporados ao arquivo? Por quem? Com que frequncia?
Da mesma forma, documentos da vida privada eram acumulados no ambiente de trabalho? Havia um trnsito documental entre esses cenrios de
atuao do produtor do arquivo?
Que documentos do arquivo o produtor ou custodiador considera de carter pessoal e quais entende como de carter institucional, no conjunto
documental?
Houve iniciativa(s) de organizar o conjunto, por parte do produtor ou do custodiador? Se houve, que lgica norteou essa(s) organizao(es)?
Houve transferncia de custdia do conjunto documental, ao longo do
tempo?
Houve disperso, interveno ou sinistro relacionados ao conjunto?
H parcelas do arquivo sob custdia de outras pessoas ou
instituies?

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

56

Qual o valor atribudo ao arquivo por seu produtor ou custodiador? Por


que importante preserv-lo?
Documentos do arquivo foram objeto de consulta por parte de terceiros?
Se foram, quais foram os objetivos de tais consultas?
Documentos do arquivo foram emprestados? Como ocorreu esse emprstimo?
2 Documentos digitais
Foram produzidos documentos em meio digital? Quais? Esto includos
no arquivo a ser adquirido? Se no, que destino foi ou ser dado a eles?
Existe uma lgica de arquivamento dos documentos digitais?
Havia uma rotina de backup desse material? Em caso positivo, esse backup tambm ser doado?
Caso tenha havido eliminao de documentos digitais, que critrios a
orientaram?
3 Documentos fotogrficos
Quem fotografava as reunies e eventos familiares e outros de natureza
pessoal?
Quem era o responsvel pela organizao dos eventos familiares registrados em fotos?
Quem se encarregava de produzir cpias, lbuns, porta-retratos, ampliaes etc.?
As imagens circulavam em famlia ou entre amigos, na forma de doaes
de cpias?
Quem as guardava? Como eram guardadas?
O produtor do arquivo ou a famlia recebiam fotos de amigos, colaboradores e outros familiares? Se recebiam, essas imagens eram misturadas ao
conjunto fotogrfico da famlia?
Houve uma seleo das imagens a serem doadas? O que a orientou?
4 Documentos audiovisuais
H informaes sobre os eventos a que se referem os documentos audiovisuais? So reunies familiares ou de outra natureza? Foram feitas pelo
prprio produtor do arquivo e famlia ou incorporadas ao arquivo por doao de terceiros?

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

57

ANEXO 3
Modelo de Termo de Doao de acervos arquivsticos privados

TERMO DE DOAO
Pelo presente documento,
[nome completo do doador],
[nacionalidade], portador da clula de
identidade n , expedida por
[rgo expedidor], residente na
[endereo completo], doravante denominado(a) DOADOR(A), declara transferir
FUNDAO OSWALDO CRUZ, doravante denominada DONATRIA, sem quaisquer
restries quanto aos seus efeitos patrimoniais, financeiros, livre e desembaraado de
qualquer nus, os documentos textuais, sonoros, visuais e audiovisuais sob quaisquer
suportes fsicos, pertencentes ao acervo de
[nome completo do produtor do arquivo],
constantes na listagem em anexo a este TERMO.
CLUSULA 1 - A DONATRIA, ao aceitar e incorporar o acervo ao seu patrimnio
documental, assume nesta data o domnio, posse, direito e ao que sobre o mesmo
exercia o(a) DOADOR(A).
CLUSULA 2 - A DONATRIA, por meio do DEPARTAMENTO DE ARQUIVO E
DOCUMENTAO DA CASA DE OSWALDO CRUZ, se obriga a organizar, inventariar e
conservar o acervo documental, objeto da doao, colocando-o em condies de ser
utilizado em estudos e pesquisas de carter acadmico e cultural.
CLUSULA 3 - A DONATRIA, atravs da CASA DE OSWALDO CRUZ, fica autorizada
a utilizar o acervo para os mencionados fins, no todo ou em parte, bem como permitir o
acesso ao mesmo, podendo dispor sobre o modo e as condies em que se dar.
CLUSULA 4 - Aplica-se a este TERMO as disposies consolidadas na Lei 8159/1991,
Decreto 4.073/2002, nos artigos 538 a 564 da Lei 10.406/2002 (Cdigo Civil), na legislao
correlata e demais normas que regem a matria.
CLUSULA 5 - O presente TERMO ser lavrado em 02 (duas) vias de igual teor e
contedo e para um s efeito.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

58

CLUSULA 6 - Fica eleito o foro da Justia Federal do Estado do Rio de Janeiro para
dirimir quaisquer dvidas oriundas desta doao.

Rio de Janeiro,

de

de 2015.

[Nome completo]
Doador(a)

[Nome completo]
Fundao Oswaldo Cruz - Fiocruz
Presidente

[Nome completo]
Casa de Oswaldo Cruz
Diretor

[Nome completo]
Departamento de Arquivo e
Documentao
Casa de Oswaldo Cruz
Chefe

[Nome completo]
Testemunha
[n e orgo de expedio
da identidade]

[Nome completo]
Testemunha
[n e orgo de expedio
da identidade]

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

59

Anexo ao Termo de Doao


Documentos doados:

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

60

ANEXO 4
12

Oswaldo Cruz: cronologia (1872-1917)

1872

Nascimento de Oswaldo Gonalves Cruz em So Lus


de Paraitinga, So Paulo, em 5 de agosto, filho do mdico
Bento Gonalves Cruz e de Amlia Taborda de Bulhes.

1873

Epidemia de febre amarela no Rio de Janeiro com 3.659


bitos (num universo de 270 mil habitantes).

1876

Epidemia de febre amarela no Rio de Janeiro com 3.476 bitos.

1877

Transferncia da famlia Gonalves Cruz para o Rio de Janeiro.

1878

Surto epidmico de varola na cidade do Rio de Janeiro.


Primeiras tentativas do baro de Pedro Affonso para
implantar a vacina antivarilica animal no Brasil.

Comisso de febre amarela americana visita Havana.

1879

Domingos Jos Freire Junior anuncia a descoberta de


um microrganismo, suposto causador da febre amarela:
o Cryptococcus xanthogenicus.

Streptococcus, Staphylococcus e Pneumococcus


isolados por Louis Pasteur. Descoberta do germe da
pneumonia e germe tifide.

1880

12

Louis Pasteur elabora vacina contra o clera das galinhas.


Parasito da malria (hoje conhecido como Plasmodium)
descoberto por Alphonse Laveran, mdico do exrcito
francs.

Fiocruz/COC, 2003, p.35-44.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

61

Carlos Juan Finlay proclama a teoria do mosquito como


vetor de febre amarela.
Filria descoberta em Cuba por Carlos Juan Finlay.

1881

Vacinao de antraz introduzida por Robert Koch.


Revelada a natureza epidmica da poliomielite por Oscar Medin.

Louis Pasteur estabelece o princpio da inoculao


profiltica e elabora a vacina contra o antraz ou
carbnculo hemtico.
Reorganizao dos servios de sade no Brasil.

1882
1883
1884
1885

1886

Regulamentao da prtica da farmcia no Brasil.


Descoberto o bacilo da tuberculose por Robert Koch.
Descoberta dos germes do clera, da difteria e da erisipela.
Domingos Jos Freire Junior desenvolve uma vacina contra
a febre amarela a partir do Cryptococcus xanthogenicus.
A vacina jenneriana antivarilica comea a ser preparada no
Rio de Janeiro, em escala industrial.
Louis Pasteur estabelece a inoculao profiltica para
a raiva.
Filognio Lopes Utinguass confirma que o mosquito
o vetor da febre amarela.
Oswaldo Cruz presta, com sucesso, exames para ingressar
na Faculdade de Medicina do Rio de Janeiro.
Reorganizao do Servio Sanitrio do Imprio, com
a extino do Instituto Vacnico e a criao da Inspetoria
Geral de Higiene e da Inspetoria Geral de Sade dos Portos.
Introduo da vacina antivarilica animal no Brasil pelo baro
de Pedro Affonso na Santa Casa de Misericrdia do Rio de
Janeiro, onde atuava como clnico e diretor.
Oswaldo Cruz ingressa na Faculdade de Medicina do Rio de Janeiro.

1887

Epidemia de febre amarela no Par.


Epidemia de varola no Rio de Janeiro.
Camo-Ortiz indica a presena da febre amarela sem mosquitos
na Bolvia.
Charles Richet e Jules Hricourt iniciam a moderna soroterapia.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

62

Oswaldo Cruz convidado por Joo Martins Teixeira,


catedrtico de fsica mdica, a assumir o lugar de ajudante
de preparador no Laboratrio de Higiene da Faculdade de
Medicina do Rio de Janeiro.

1888

Abolio da escravido no Brasil.


Em fevereiro inaugurado o Instituto Pasteur do Rio de
Janeiro, vinculado Santa Casa de Misericrdia, para a
preparao e aplicao de vacina antirrbica.
Em novembro inaugurado o Instituto Pasteur de Paris.
Adolpho Lutz menciona febre amarela sem mosquitos no Brasil.

1889

1890

Proclamao da Repblica.
Inaugurado no Rio de Janeiro o Hospital de Isolamento
So Sebastio.
Oswaldo Cruz torna-se assistente de Benjamim Antnio
da Rocha Faria, com a transformao do Laboratrio de
Higiene em Instituto Nacional de Higiene, vinculado recmcriada Inspetoria Geral de Higiene.
Criado o Instituto Bacteriolgico de So Paulo.
Robert Koch introduz a tuberculina e Emil von Behring
e Shibasaburo Kitasato introduzem a terapia de soro no
tratamento da difteria.

1891

Publicao do primeiro trabalho de Oswaldo Cruz,


intitulado Um caso de bcio exoftlmico num indivduo
do sexo masculino.
Brasil adota a Constituio Federal e elege o primeiro
presidente.

Oswaldo Cruz publica Um micrbio das guas putrefatas


encontrado nas guas de abastecimento de nossa cidade.

1892

Em 8 de novembro, obtm o grau de doutor em medicina com


a tese A vehiculao microbiana pelas guas. Neste mesmo
dia morre seu pai, Bento Gonalves Cruz.
criada a Prefeitura do Distrito Federal.
extinta a Inspetoria Geral de Higiene e criada a Diretoria
Sanitria da Capital Federal.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

63

1893

Em janeiro, Oswaldo Cruz casa com Emlia da Fonseca, filha


de um rico negociante portugus, o comendador Manoel Jos
da Fonseca.
Nasce Elisa, a primeira filha do casal.
Oswaldo Cruz conhece o mdico Egydio Salles Guerra, que
mais tarde o convida a organizar, na Policlnica Geral do Rio
de Janeiro, o Laboratrio de Anlises para Diagnsticos que
apoiava o Servio de Molstias Internas e a clnica de Antnio
Jos Pereira Silva Arajo, que tratava da sfilis.

1894

Oswaldo Cruz, junto com os cientistas Francisco Fajardo e


Eduardo Chapot-Prvost, identifica a presena do bacilo do
clera durante uma epidemia da doena no Vale do Paraba,
Rio de Janeiro.
Bacilo da peste descrito por Shibasaburo Kitasato e Alexandre
Yersin.
Criado no Rio de Janeiro o Instituto Vacnico Municipal, pelo
baro de Pedro Affonso, instituio particular subvencionada
pelo Estado.
criado o Instituto Sanitrio Federal e so extintos a Diretoria
Sanitria e o Laboratrio Bacteriolgico.

1895
18951897

Nasce Bento Oswaldo Cruz, o segundo filho de Oswaldo Cruz


e Emlia da Fonseca Cruz.
Transmisso da malria por mosquito provada por
Ronald Ross.
Anunciada por Giuseppe Sanarelli, bacteriologista italiano,
a descoberta do bacilo icteride, suposto causador da febre
amarela.
Oswaldo Cruz embarca para um perodo de especializao
no Instituto Pasteur em Paris, na rea de microbiologia. L,
trabalha no Laboratrio de Toxicologia de Paris, especializandose em medicina legal.

1897

criada a Diretoria Geral de Sade Pblica, subordinada ao


Ministrio da Justia e Negcios Interiores.
So extintos o Instituto Sanitrio Federal e a Inspetoria Geral de
Sade dos Portos.
M. Ogata, do Instituto de Higiene de Tquio, aponta o papel das
pulgas de ratos como hospedeiras e propagadoras do bacilo da
peste bubnica para o homem.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

64

Oswaldo Cruz conclui seu estgio no Instituto Pasteur.


Lei sobre prtica mdica criada no Rio de Janeiro.
O zologo italiano Giovanni Battista Grassi e seus colaboradores
demonstram, em Roma, a transmisso da malria.

1898

Ronald Ross demonstra que o mosquito o hospedeiro


intermedirio do parasito da malria.
Paul Louis-Simond, epidemiologista francs, evidencia
que a peste uma doena de ratos e que espalhada por
suas pulgas.
Friedrich Loeffer e Paul Frosch demonstram que a febre
aftosa deve-se a um vrus filtrvel.
Nasce Herclia, terceira filha do casal Oswaldo e Emlia Cruz.
Oswaldo Cruz retorna ao Brasil com a famlia e monta, no
Rio de Janeiro, consultrio de molstias geniturinrias e um
laboratrio de anlises clnicas, o primeiro da capital.

1899

Em outubro comissionado pela Diretoria Geral de Sade


Pblica para investigar a ocorrncia de um surto de peste
bubnica no porto de Santos, em So Paulo. Atua ao lado de
Adolpho Lutz e Vital Brasil na organizao de um laboratrio,
instalado na Fazenda Butantan, para a preparao do soro de
Yersin, antipestoso, bem como de outros soros curativos.
convidado pelo baro de Pedro Affonso para trabalhar no
Instituto Soroterpico Federal.
Instituto Butantan organizado em So Paulo.
Bailey K. Ashford declara que anemia tropical causada
pelo ancilstomo.
Em maio Oswaldo Cruz nomeado diretor tcnico do recmcriado Instituto Soroterpico Federal, cujo objetivo a
fabricao do soro antipestoso. Fica diretamente subordinado
ao diretor geral, o baro de Pedro Affonso.

1900

Em outubro o Instituto prepara os primeiros frascos de vacina


e soro antipestosos para a Diretoria Geral de Sade Pblica,
com a colaborao de Henrique Figueiredo de Vasconcelos e
dos estudantes de medicina Antnio Cardoso Fontes e
Ezequiel Dias.
A Comisso de Febre Amarela do exrcito americano, liderada
por Walter Reed, em Cuba, confirma a teoria de Carlos
Juan Finlay sobre a transmisso da doena pelo mosquito
identificado como Stegomya fasciata (atual Aedes aegypti).

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

65

Em junho, entrega os primeiros frascos de soro antipestoso ao


Servio Sanitrio de So Paulo.
Disciplina de bacteriologia criada na Faculdade de Medicina
do Rio de Janeiro.
Emlio Ribas confirma a transmisso da febre amarela
por mosquitos.

1901

Walter Reed e James Carroll demonstram que a febre amarela


deve-se a um vrus filtrvel. A comisso americana erradica a
doena em Havana, Cuba.
Chega ao Rio de Janeiro a Misso Pasteur, contando com mile
Roux, Paul-Louis Simond e Alexandre Tourelli Salimbeni, para
um perodo de quatro anos no pas, no qual se dispe a verificar
a validade das concluses sobre o agente etiolgico da febre
amarela, bem como a nova estratgia profiltica adotada.
Oswaldo Cruz assume a direo geral do Instituto Soroterpico
Federal, com a sada do baro de Pedro Affonso.

1902

William Gorgas livra Havana da febre amarela.


Rodrigues Alves eleito presidente da Repblica com
um programa de governo focalizado no saneamento e na
remodelao urbana da cidade do Rio de Janeiro.
Oswaldo Cruz nomeado diretor geral de Sade Pblica com
o compromisso de derrotar a febre amarela, a varola e a peste
bubnica, implantando medidas para o saneamento da capital
da Repblica.

1903

Em abril organizado o novo Servio de Profilaxia da Febre


Amarela, ao mesmo tempo em que desencadeada a
campanha contra a doena.
Emlio Ribas livra So Paulo da febre amarela.
Surto de febre amarela no Rio de Janeiro.
O prefeito Pereira Passos inicia os trabalhos de remodelao
urbana do Rio de Janeiro, demolindo prdios e cortios para
abrir novas avenidas. o perodo do bota-abaixo.
Nasce Oswaldo Cruz Filho, o quarto filho do casal Oswaldo e
Emlia Cruz.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

66

Inicia-se a construo do conjunto histrico-arquitetnico de


Manguinhos, com a edificao dos pavilhes da Cavalaria e da
Peste, ambos projetados pelo arquiteto Luiz de Moraes Junior.
Incio da campanha contra a peste bubnica.
O Instituto Soroterpico comea a fornecer a tuberculina para o
diagnstico de bovinos, usado pela Prefeitura para fiscalizao
de vacas leiteiras e bois abatidos para o consumo de carne.

1904

Oswaldo Cruz apresenta ao Congresso projeto de lei


reinstaurando a obrigatoriedade da vacinao e revacinao
antivarilica em todo o pas.
Em outubro aprovado um novo cdigo sanitrio, conhecido
como cdigo de torturas, que institui e regulamenta, entre
outras medidas, a vacinao antivarilica obrigatria.
O jornal Correio da Manh, do Rio de Janeiro, lidera uma
campanha contra as medidas de combate febre amarela
institudas por Oswaldo Cruz.
Em novembro eclode, no Rio de Janeiro, a Revolta da Vacina,
evento que coincide com um levantamento militar encabeado pela
Escola Militar da Praia Vermelha. Paralisando a cidade por mais de
uma semana, o movimento finalmente sufocado pelo governo.
Cai a obrigatoriedade da vacina antivarilica.

19041905

Eclode uma epidemia de varola no Brasil.

Em maro termina o estado de stio decretado pelo governo


Rodrigues Alves para conter os distrbios que sacudiram o Rio
de Janeiro em consequncia da vacinao obrigatria.

1905

Inicia-se a construo do principal elemento do conjunto


histrico-arquitetnico de Manguinhos, o Pavilho Mourisco,
projeto do arquiteto Luiz de Moraes Junior.
Descoberto o agente etiolgico da sfilis Treponema pallidum
por Fritz Richard Schaudinn, jovem protozoologista de
Hamburgo.
Aparecimento do cholera morbus em Hamburgo, porto com o
qual o Brasil mantinha estreitas relaes comerciais.

19051906

Oswaldo Cruz realiza uma expedio aos portos martimos e


fluviais do Brasil, com o objetivo de estabelecer um cdigo
sanitrio para eles.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

67

Afonso Pena e Nilo Peanha assumem a presidncia e a


vice-presidncia da Repblica, respectivamente.
Oswaldo Cruz o diretor de Sade Pblica do novo governo.
O Instituto Soroterpico Federal inicia produo de soros
antidiftrico e antitetnico, de vacina anticarbunculosa e da
malena para diagnstico do mormo.

1906

solicitado por Oswaldo Cruz ao Congresso um projeto


de lei visando a transformao de Manguinhos em Instituto
de Medicina Experimental. De acordo com ele, o Instituto
Soroterpico sairia da esfera da Diretoria Geral de Sade
Pblica subordinando-se diretamente ao Ministrio da
Justia e Negcios Interiores.
Carlos Chagas ingressa no Instituto de Manguinhos.
Inaugurao da primeira filial do Instituto Soroterpico,
montada e dirigida por Ezequiel Dias, em Belo Horizonte.
Oswaldo Cruz descreve o gnero Chagasia, mosquito
pertencente a subfamlia Anophelinae, cujo nome dado em
homenagem a Carlos Chagas.
A febre amarela erradicada no Rio de Janeiro.
Em nome do Instituto Soroterpico Federal, Oswaldo Cruz
recebe a medalha de ouro na Exposio de Higiene durante o
XIV Congresso Internacional de Higiene e Demografia de Berlim.

1907

O presidente Afonso Pena sanciona decreto que transforma


o Instituto Soroterpico Federal em Instituto de Patologia
Experimental. Esta mais uma vitria de Oswaldo Cruz
no terreno poltico-institucional, pois dota Manguinhos de
um estatuto que lhe confere autonomia administrativa e
financeira, semelhana do Instituto Pasteur de Paris.
Da Europa, Oswaldo Cruz segue para Nova York, onde
conhece o Instituto de Pesqusas Mdicas fundado por John
D. Rockefeller. Em Washington, rene-se com o presidente
Theodore Roosevelt. Participa ainda de conveno sanitria
no Mxico.
Soro da meningite descoberto por Simon Flexner.
O agente etiolgico da varola indicado como um
protozorio por Henrique de Beaurepaire Arago e Stanislas
von Prowazek, descoberta posteriormente negada por
outras experincias.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

68

1907
(cont.)

O Instituto de Manguinhos comea a preparar a tuberculina


para fins teraputicos humanos e o soro antiestreptoccico,
alm de dois produtos veterinrios importantes: a vacina
contra a espirilose das galinhas e contra o carbnculo
sintomtico, ou peste da manqueira.
Nasce Zahra, a quinta filha do casal Oswaldo e Emlia Cruz.
Oswaldo Cruz regressa ao Brasil, sendo recepcionado
como heri nacional pelo feito obtido na XIV Exposio de
Demografia e Higiene de Berlim.
Em maro o ministro da Justia e Negcios Interiores,
Augusto Tavares de Lyra, aprova novo regulamento do
Instituto de Patologia Experimental, rebatizando-o de
Instituto Oswaldo Cruz.

1908

Em agosto realizada na Praia Vermelha a Exposio


Nacional comemorativa do primeiro centenrio da Abertura
dos Portos no Brasil, no Rio de Janeiro, onde so realados
os trabalhos de saneamento e remodelao efetuados na
capital da Repblica.
Dois protozoologistas da Escola de Medicina Tropical de
Hamburgo, Stanilas von Prowazek e Gustav Giemsa, so
contratados pelo Instituto Oswaldo Cruz para dar cursos.
Adolpho Lutz ingressa no Instituto Oswaldo Cruz.
Primeira turma do Curso de Aplicao de Manguinhos inicia
seus estudos.
Falecimento de Zahra, a quinta filha do casal Oswaldo e
Emlia Cruz.
Oswaldo Cruz exonera-se da Diretoria Geral de Sade
Pblica por fora de lei que proibia a acumulao de cargos
pblicos, passando a dedicar-se integralmente ao Instituto
Oswaldo Cruz.

1909

O Instituto Oswaldo Cruz recebe Max Hartmann, do Instituto


de Molstias Infecciosas de Berlim.
Leishmaniose americana identificada no Brasil.
Morre o presidente da Repblica, Afonso Penna. Nilo
Peanha, vice-presidente, assume a chefia do governo.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

69

1909
(cont.)

Carlos Chagas descobre que uma doena comum nos


meios rurais causada por um protozorio (batizado por
ele de Trypanosoma cruzi, em homenagem a Oswaldo Cruz)
transmitido pela picada de um inseto sugador o barbeiro.
Essa doena, denominada tripanossomase americana,
ficou conhecida como doena de Chagas. A descoberta
formalmente comunicada Academia Nacional de Medicina.
Lanamento do primeiro nmero da revista Memrias do
Instituto Oswaldo Cruz.

Inicia-se uma srie de expedies cientficas realizadas por


cientistas do Instituto Oswaldo Cruz em direo s regies
do interior do Brasil, produzindo um grande levantamento
das condies de sade e saneamento da maioria da
populao brasileira.

1910

Oswaldo Cruz e Belisrio Penna dirigem-se regio


amaznica, numa expedio rumo s obras de construo
da Ferrovia Madeira-Mamor (conhecida como a ferrovia
do diabo). O objetivo produzir um diagnstico do
quadro nosolgico da regio com propostas profilticas,
especialmente com relao malria.
Alastrim reportado no Brasil.
Em novembro, comissionados pelo governo do estado do
Par, Oswaldo Cruz e Belisrio Penna seguem para Belm a
fim de combater a febre amarela.
Em 15 de novembro o marechal Hermes da Fonseca assume
a presidncia da Repblica.
Nasce Walter Oswaldo Cruz, o filho caula do casal Oswaldo
e Emlia Cruz.

1911

Febre amarela controlada em Belm.


Oswaldo Cruz contratado pela Light & Power para
inspecionar a usina hidreltrica construda em Ribeiro das
Lages, Rio de Janeiro, e dar parecer sobre as acusaes
de que a represa era responsvel pela grave epidemia de
malria na regio. Seu parecer aponta a pr-existncia da
doena naquela rea.
Manguinhos participa da Exposio Internacional de Higiene
em Dresden.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

70

19111912

Astrogildo Machado e Antnio Martins visitam os vales do


So Francisco e Tocantins com as turmas da Estrada de
Ferro Central do Brasil que estudavam o traado de uma
linha ligando Pirapora, em Minas Gerais, a Belm do Par.

Oswaldo Cruz obtm recursos do governo para equipar um


pequeno hospital em Lassance, em Minas Gerais, e para
construir em Manguinhos um hospital destinado aos estudos
clnicos e bacteriolgicos dos casos de doena de Chagas
recolhidos naquela regio.

1912

Chefiada por Adolpho Lutz e Astrogildo Machado, parte


uma expedio de mdicos e cientistas de Manguinhos para
percorrer o Vale de So Francisco de Pirapora at Juazeiro,
na Bahia, visitando afluentes e povoados ribeirinhos.
Joo Pedro de Albuquerque e Jos Gomes de Faria
atravessam os estados do Cear e Piau.
Belisrio Penna e Arthur Neiva empreendem a mais extensa
expedio cerca de 7 mil quilmetros pelos estados da
Bahia, Pernambuco, Piau e Gis.
Incio das obras do Hospital Oswaldo Cruz (atual Instituto de
Pesquisa Clnica Evandro Chagas), em Manguinhos.

19121913

A Superintendncia de Defesa da Borracha firma contrato


com Oswaldo Cruz visando o estudo das condies
de salubridade de cada um dos vales dos grandes rios
tributrios do Amazonas. Carlos Chagas, Antonio Pacheco
Leo e Joo Pedro de Albuquerque, acompanhados de um
fotgrafo, percorrem grande parte do arcabouo fluvial do
extrativismo amaznico.
Em junho Oswaldo Cruz eleito para a Academia Brasileira
de Letras.

1913

organizada a Seo de Propaganda da Vacina contra a


Peste da Manqueira, a cargo de Eduardo Dale.
criada em Nova York a Fundao Rockefeller.

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

71

Meningite crebro-espinhal identificada em So Paulo.


Venceslau Brs eleito presidente da Repblica.

1914

Oswaldo Cruz embarca com a famlia para Paris, a fim de visitar


os institutos de pesquisa e inteirar-se do desenvolvimento
cientfico dos principais centros do velho continente.

Em julho, o Imprio Austro-Hngaro declara guerra Srvia.


Comea a Primeira Guerra Mundial.
Em 5 de agosto, dia em que a Frana entra na guerra, Oswaldo
Cruz, valendo-se da condio de membro da Legio de Honra,
consegue um salvo-conduto para seguir com a famlia para
Londres, onde se julgava a salvo dos bombardeios.

1915

Em janeiro, Oswaldo Cruz volta para o Brasil, a bordo do


Lusitnia, deixando a famlia em Londres por temer ataque
aos navios durante a travessia no Atlntico.
Em junho a famlia de Oswaldo Cruz finalmente embarca
para o Brasil.
Por motivos de sade Oswaldo Cruz abandona a direo do
Instituto Oswaldo Cruz e muda-se para Petrpolis.
Em 18 de agosto nomeado pelo presidente do estado
do Rio de Janeiro, Nilo Peanha, para o cargo de prefeito
de Petrpolis. Seu projeto poltico engloba um plano de
urbanizao, que no chega a ser implantado.

1916

Encarregada pelo Conselho Sanitrio Internacional, a


comisso chefiada pelo general William Gorgas visita
ao Brasil para estudar, entre outras coisas, os meios de
extinguir os focos endmicos de febre amarela urbana e
silvestre existentes em diversas regies latino-americanas,
incluindo a regio oriental do Brasil.
Chega ao Brasil a primeira comisso de peritos da Fundao
Rockefeller, integrada por Bailey K. Ashford, Richard Pierce
e John Ferrer, com o objetivo de convencer o governo
brasileiro a executar, com o auxlio da instituio norteamericana, a profilaxia da ancilostomase.
Em janeiro, Oswaldo Cruz licencia-se do cargo de prefeito
de Petrpolis, por motivo de sade.

1917

Em fevereiro, sofrendo de crises de insuficincia renal,


Oswaldo Cruz falece em sua residncia, na cidade de
Petrpolis, cercado pelos amigos Carlos Chagas, Belisrio
Penna, Salles Guerra e por sua famlia.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

72

Anexo 5
Quadro de arranjo do Arquivo Herman Lent
GRUPOS

SUBGRUPOS
Documentos Pessoais
Relaes Familiares
Relaes de Sociabilidade

VIDA PESSOAL
Organizao Financeira
Massacre de Manguinhos
Manifestaes Pstumas
Formao Acadmica
Formao e
Administrao
de Carreira

Participao em Homenagens e Concursos


Sistematizao da Trajetria
Registros Fotogrficos do Produtor do
Arquivo em Manguinhos
Intercmbio Cientfico-cultural
Leitura de Interesse Profissional
Programao da Pesquisa

Docncia e Pesquisa

Realizao de Aulas, Pesquisas, Cursos,


Seminrios, Palestras e Outras Atividades
Didticas
Divulgao de Resultados
Participao em Bancas de Seleo e
Defesa de Mestrado e Doutorado
Participao em Banca Examinadora

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

73

GRUPOS

SUBGRUPOS

Docncia e Pesquisa

Orientao de Teses e Dissertaes


Administrao Institucional em
Sociedades e Associaes

Relaes
Interinstitucionais
e Intergrupos

Participao em Eventos em Sociedades


e Associaes
Participao em Conselhos Editoriais
e Publicaes
Participao em Comits, Conselhos,
Comisses e Consultorias
Administrao Institucional

Gesto Institucional
Participao em Eventos

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

74

Anexo 6
Instrues para descrio na Base Arch
Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)

N vel de
de s c r io

Procedimento s

Composto pelo Cdigo de


Entidades Custodiadoras de
Acervos (CODEARQ), seguido
do identificador do fundo.

Fundo

Exemplo s

BR RJCOC CC

BR RJCOC WO.DP
(Grupo)

Cdigo de
referncia

Grupo;
Subgrupo;
Dossi; Item

Composto pelo cdigo do nvel


superior de descrio, seguido
do identificador do nvel.

BR RJCOC PC.GI.AI
(Subgrupo)
BR RJCOC HI.RI.
PS.02 (Dossi)

BR RJCOC HL.DP.
PB.06.001 (Item)

Nome pelo qual conhecido o


produtor do arquivo.

Fundo

Herman Lent
Docncia e Pesquisa
(Grupo)

Ttulo

Data(s)

Administrao
Institucional
(Subgrupo)

Grupo;
Subgrupo;
Dossi;

Ttulo da unidade de descrio.

Item

Ttulo original ou atribudo do


item; nesse ltimo caso, entre
colchetes.

Rezidencia do
Dr. Chagas [Foto]

Fundo

Datas-limite dos documentos


que compem o fundo (com
base nas datas-limite dos
grupos); registram-se apenas
os anos, com quatro dgitos e
separados por hfen.

1904-2004

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

75

Membro da
Sociedade de
Medicina e Cirurgia
do Rio de Janeiro
(Dossi)

Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)

Data(s)

Nvel de
descrio

N vel de
de s c r io

Grupo;
Subgrupo;
Dossi; Item

Fundo;
Grupo
ou Srie;
Subgrupo
ou Subsrie;
Dossi; Item

Procedimento s

Datas-limite dos documentos


que compem a unidade de
descrio (com base nas
datas-limite dos subgrupos),
conforme exemplos e
separadas por hfen.

Exemplo s

1930-02/1968
09/10/193120/11/1945
[23/03/1929]
[1918-192-]
[1914-1934?]

Nvel a que se refere a unidade


de descrio (fundo, grupo ou
srie, subgrupo ou subsrie,
dossi, item).
Nota: utilizam-se as denominaes srie e subsrie apenas
nos casos de incorporao,
na base, de arquivos pessoais
assim classificados.
Documentos textuais:
1,96 m

Fundo

Para os documentos textuais a


medida em metros; para os
demais gneros registra-se o
total de itens.

Documentos
iconogrficos: 2.331
itens (1.090 fotografias,
20 diapositivos,
9 cartes-postais, 1.142
desenhos,
23 imagens impressas,
5 tiras de negativos
flexveis com 37
fotogramas,
10 fotogramas de
negativos flexveis)
Documentos
cartogrficos: 7 itens
(mapas)
Documentos
filmogrficos: 3 itens
(vdeos/3 ttulos)

Dimenso e
suporte

Documentos
tridimensionais: 27 itens
(1 carimbo, 5 bastes
de cera, 9 crachs, 12
flmulas)

Grupo;
Subgrupo;
Dossi

Para os documentos textuais


registra-se o total de
documentos e pginas; para
os demais gneros registrase o total de itens informando
suporte, cor e medidas (em
centmetros).

Item

Informe sobre a espcie ou


tipo documental.

Documentos textuais: 45
itens (285 pginas).
Documentos
iconogrficos: 19 itens
(16 fotografias, 1 cartopostal e 2 desenhos)
(Grupo)

Negativo fotogrfico.

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

76

Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)

N vel de
de s c r io

Procedimento s

Exemplo s

Fundo

Nome do produtor do arquivo


(conforme Registro de
Autoridade; ver Anexo 7)

Aleixo Nbrega de
Vasconcellos (18841961)

Histria/
Biografia

Fundo

Resumo biogrfico do produtor


do arquivo (conforme Registro
de Autoridade; ver Anexo 7).
Mximo de 500 palavras.

[Ver exemplo no
Anexo 7]

Entidade
custodiadora

Fundo

Registra-se: Fundao Oswaldo


Cruz. Casa de Oswaldo Cruz.

Nome do
produtor

Histria
arquivstica

Procedncia

Fundo

Fundo

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

77

Informaes sobre acumulao


e guarda; transferncias
e remessas; intervenes
tcnicas; forma e data de
aquisio; responsvel pela
doao. Mximo de 500
palavras.

Aps a morte de
Herman Lent, em
2004, seu filho
Roberto Lent entrou
em contato com a
Casa de Oswaldo
Cruz (COC), a fim
de doar os acervos
arquivstico e
bibliogrfico do
pai. Em 2005,
ambos os acervos
foram transferidos
da residncia do
cientista, aps
anlise de sua
pertinncia e
seu estado de
conservao.

Origem imediata do fundo.

Doao de Carlos
Chagas Filho, de
Anna Leopoldina de
Mello Franco Chagas
e de suas filhas.

Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)

mbito e
contedo

N vel de
de s c r io

Procedimento s

Exemplo s

Espcies ou tipos documentais


existentes, relacionados s
reas e instituies de atuao
do produtor do arquivo.

Rene cartas, cartes,


telegramas, certificados,
discursos, conferncias,
currculos, histricos,
relatrios de atividades,
pareceres, resumos,
textos e artigos
cientficos, livros de
protocolo, desenhos,
fotografias e projetos de
pesquisa, entre outros
documentos referentes
vida pessoal e
trajetria profissional do
produtor como professor
e pesquisador das
reas de parasitologia
e entomologia mdica
em instituies no
Brasil e exterior, como
Universidade de So
Paulo, Fundao
Oswaldo Cruz e
Organizao Mundial da
Sade. (Fundo)

Descrio do documento.

Aspecto de fachada
frontal da residncia
de Carlos Chagas em
Lassance (MG). (Foto)

Fundo;
Grupo;
Subgrupo

Relao de ttulos do nvel de


arranjo imediatamente inferior
unidade de descrio.

O fundo est organizado


em cinco grupos: Vida
Pessoal, Formao
e Administrao da
Carreira, Docncia
e Pesquisa, Gesto
de Instituies de
Cincia, Tecnologia
e Sade e Relaes
Interinstitucionais e
Intergrupos.

Fundo;
Grupo;
Subgrupo;
Dossi

Informaes sobre restrio


ao acesso de documentos,
informando as unidades que
no esto acessveis e as
razes da restrio.

Com restrio.
Contm documentos
de pesquisa clnica
sobre malria.
(Dossi)

Item

Informaes sobre restrio ao


acesso do item e as razes da
restrio.

Acessvel somente
por meio eletrnico.

Fundo;
Grupo;
Subgrupo;
Dossi

Item

Sistema de
arranjo

Condies de
acesso

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

78

Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)

Condies de
reproduo

Idiomas

Instrumento
de pesquisa

Unidades de
descrio
relacionadas

NOTAS

N vel de
de s c r io

Procedimento s

Exemplo s

Fundo

Requisitos tcnicos para


reproduo de itens do acervo.

Fundo;
Grupo;
Subgrupo;
Dossi; Item

Idiomas dos documentos


constantes na unidade
de descrio, por ordem
alfabtica.

Espanhol, francs,
ingls e portugus.

Fundo

Referncia bibliogrfica de
instrumentos de pesquisa
relativos ao fundo, em formato
impresso.

FUNDAO OSWALDO
CRUZ. Casa de Oswaldo
Cruz. Departamento
de Arquivo e
Documentao. Fundo
Lenidas Deane:
inventrio analtico. Rio
de Janeiro: Fiocruz,
1999.

Fundo

Outros arquivos ou parte deles


que guardam relao com o
fundo por procedncia, rea
de atuao e/ou assunto, sob
a guarda da COC ou de outras
instituies.

Fundo Instituto
Oswaldo Cruz, Fundo
Oswaldo Cruz, Fundo
Carlos Chagas.

(a) Informaes relevantes


sobre o fundo, que no
possam ser includas em
outros campos de descrio.
(b) Informaes sobre
danos fsicos na unidade
de descrio utilizandose a expresso Nota de
conservao seguida de dois
pontos, espao e os termos
convencionados sobre estado
de conservao (ver Anexo 1,
campo 6.1).

Fundo

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

79

(a) A organizao do
Fundo Anthony Leeds
contou com o apoio
da Fundao Carlos
Chagas Filho de Amparo
Pesquisa do Estado
do Rio de Janeiro
(Faperj), atravs de
auxlio concedido ao
projeto de pesquisa
"Histria das favelas e
da sociologia no Brasil
urbano: contribuies
ao seu estudo a partir
da trajetria de Anthony
Leeds", coordenado por
Nsia Trindade Lima.
(b) Nota de conservao:
Documentos com
mancha de acidez;
documentos com rasgo.

Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)

N vel de
de s c r io

Procedimento s

Exemplo s

JURBERG, Jos. Lista


de publicaes de
Herman Lent. Revista
Brasileira de Zoologia,
Curitiba, v.10, n.1, p.5-17,
1993.
JURBERG, Jos;
SANTOS, Claudia
Portes. Herman Lent:
histria e bibliografia.
Entomologa y Vectores,
Rio de Janeiro, v.11, n.1,
p.19-58, 2004.

Notas do
arquivista

Fundo

Fontes utilizadas na
organizao do fundo e nome
das pessoas nela envolvidas.

LENT, Herman;
WYGODZINSKY,
Pedro. Revision of the
Triatominae (Hemiptera,
Reduviidae), and their
signicance as vectors
of Chagas disease.
Bulletin of the American
Museum of Natural
History, Nova York,
v.163, n.3, p.123-520,
1979.
Equipe: Francisco dos
Santos Loureno, Aline
Pereira de Oliveira Paula,
Felipe Almeida Viera,
Fernanda do Nascimento
Martins, Fernanda Souza
da Silva, Lvia Holanda
Gova e Maria Carolina
Clares Arajo.

Regras e/ou
convenes

Pontos de
acesso assunto

Pontos de
acesso - lugar

Fundo

Registre: CONSELHO
NACIONAL DE ARQUIVOS.
Nobrade: norma brasileira de
descrio arquivstica. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.
Medicamento

Dossi; Item

Termos do vocabulrio
controlado que representem
o contedo dos documentos
no registrado nos demais
elementos de descrio.

Paris (Frana)

Dossi; Item

Nomes de lugares
mencionados nos documentos
e no registrados nos demais
elementos de descrio.

Indstria qumica
Indstria
farmacutica

Cairo (Egito)
Rio de Janeiro (RJ)
Madri (Espanha)

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

80

Elemento
de desc r io
(campo s da b ase)

Pontos de
acesso - nome

N vel de
de s c r io

Procedimento s

Exemplo s

Dossi; Item

Forma normalizada de nomes


de pessoas e entidades
coletivas (conforme Registro
de Autoridade; ver Anexo 7)
mencionadas nos documentos
e no registradas nos demais
elementos de descrio.

Joo Felcio
Scardua; Glaxo do
Brasil S/A; Bento
Cndido Coelho;
Andrejus Korolkovas;
Jos Leite Saraiva;
Universidade de So
Paulo

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

81

Anexo 7
Instrues para o Registro de Autoridade na Base Arch

Elemento
de desc r io

P r eenchimento

exemplo

Tipo de
entidade

Tipo de entidade
(entidade coletiva,
pessoa ou famlia) que
est sendo descrita no
Registro de Autoridade.

Pessoa

Forma
autorizada
do nome

Ponto de acesso
autorizado de acordo
com convenes ou
regras e que identifica
uma entidade coletiva,
pessoa ou famlia.
Use sempre o nome
completo.

Aleixo Nbrega de Vasconcellos

Formas
paralelas
do nome

Formas como o nome


ocorre em outros
idiomas ou formas de
escritas.

Aleixo de Vasconcellos

Outras
formas do
nome

Formas no registradas
nos outros elementos
de descrio, como
alcunhas, abreviaturas e
mudanas de nome.

[No ocorre]

Datas de
existncia

Anos de existncia
da entidade coletiva,
pessoa ou famlia.

1884-1961

Resumo biogrfico.
Mximo de 500 palavras.

Nasceu em 5 de setembro de 1884, no


Rio de Janeiro, filho de Aureliano Nbrega
de Vasconcellos e Francisca Ramos de
Vasconcellos. Ingressou na Faculdade
de Medicina do Rio de Janeiro em 1901 e
concluiu o curso em 1908, com a tese de
doutoramento Contribuio ao estudo
bacteriolgico do grupo coli-typhico. Em
1911 trabalhou como bacteriologista no
Servio de Veterinria do Ministrio da
Agricultura, Indstria e Comrcio. Em
1915 foi ajudante da Seo Tcnica do

Histria/
biografia

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

82

Elemento
de desc r io

P r eenchimento

Servio de Indstria Pastoril, e entre os


anos de 1921 e 1933 exerceu a funo
de chefe da Seo de Leite e Derivados,
subordinada ao Ministrio da Agricultura.
Nesse perodo foi representante do
Brasil em eventos cientficos no exterior,
como o Congresso Internacional de
Febre Aftosa, em Buenos Aires (1920),
o Congresso Internacional de Leite e
Laticnios e o Congresso Internacional
sobre Nutrio (EUA, 1923, 1925). Iniciou
a carreira docente em 1913 ao assumir a
cadeira de Microbiologia da Faculdade
Hahnemanniana (Rio de Janeiro), a convite
de seu diretor, Licnio Cardoso. Anos
mais tarde, lecionou microbiologia na
Faculdade de Medicina e na Faculdade
de Cincias Mdicas da Universidade do
Estado da Guanabara, onde foi professor
catedrtico. Dedicou-se tambm
farmacologia, atividade refletida na criao
do Laboratrio ALVAS, dedicado a anlises
qumicas e bacteriolgicas. Foi membro de
entidades e associaes de classe como a
Sociedade de Medicina do Rio de Janeiro,
Sociedade Nacional de Agricultura, Liga
Brasileira contra a Tuberculose e Academia
Nacional de Medicina, na qual ocupou, em
1935, a cadeira que pertencera a Carlos
Chagas. Morreu em 6 de novembro de
1961, no Rio de Janeiro.

Histria/
biografia

Manual de Organizao de Arquivos Pessoais

exemplo

83

Anexo 8
Guia Interna de Transferncia de Documentos

Departamento de Arquivo e Documentao


ORIGEM

Responsvel pela transferncia

destino

DATA

GRUPO/SUBGRUPO

dossi

cdigo(s) de referncia
Total de itens
(Quantifique os itens por espcie ou tipo de cada gnero documental; objetos e livros, quantifique os itens)

Descrio

dEPARTAMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTAO / coc / fIOCRUZ

84