Como Fazer Reunies Criativas

S convoque uma reunio quando totalmente indispensvel;

Estabelea os objetivos;
Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;
Coloque s as pessoas s quais o assunto interessa;
No castigue os pontuais, premiando os atrasados;
Mantenha o rumo da discusso;
Designe um participante para secretariar a reunio;
Sintetize as concluses;
Faa o acompanhamento de todas as decises tomadas.
Administrao do Tempo
A administrao do tempo uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas
empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organizao de metas pessoais e
profissionais, com menor dispndio de energia fsica e mental. A boa administrao do tempo ,
provavelmente, o fator mais importante na administrao de si mesmo e do trabalho executado.
Ela comea com a auto-descoberta, isto , com a identificao de como utilizamos o nosso
tempo, do que no nos satisfaz e do que desejamos mudar.
Dicas Para se Economizar Tempo
"O tempo uma vez gasto, nunca recuperado, e ele proporciona oportunidades
iguais para todos"
PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa trs ou
quatro na execuo e produz melhores resultados;
ORGANIZAO - A organizao um outro fator facilitador na execuo das
tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informaes;
DELEGAO - Atribuio de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo
para tarefas mais importantes. a chave da administrao eficaz;
TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessrio para obter
informaes;
COMUNICAO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades
assegura a compreenso e poupa o tempo com mal-entendidos;

 TOMADA DE DECISES - A anlise de deciso tem que ser precisa e baseada

em informaes seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;

CONCENTRAO - Tempo mnimo (anterior a ao) em que se julgar necessrio

para conseguir progresso em menos tempo.
Economizadores de Tempo
Utilizao de uma agenda ou um calendrio de reunies;
Criao de listas de afazeres;
Definio de metas;
Manuteno de suas metas em vista;
Definio de prioridades;
Acompanhamento das prioridades;
Organizao das tarefas;
Organizao e acesso com rapidez de informaes usadas com frequncia.
Erros e Falhas na Administrao do Tempo
Excesso de tempo em conversaes;
Consolidao insuficiente de concluses;
Sou o dono do meu tempo. Ele s depende de mim;
O subordinado sempre pode me esperar;
Nunca vou me tornar escravo do relgio;
No vejo diferena entre o urgente "para ontem" e o importante;
Eu fao o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em funo do meu;
Pela posio que ocupo, no preciso dar satisfao do meu tempo para ningum;
Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, no tenho condies de
planejar o meu tempo.
Causas do Desperdcio do Tempo
Falta de:
Planejamento;
Informaes eficientes;
Disciplina no cumprimento da agenda;
Definio clara de objetivos na execuo das tarefas;
Delegao;
Compromisso com os resultados;

 Menosprezo ou nfase inadequada em certas atividades;

Indefinio de prioridades e cobrana incompleta e descontnua;
Fragmentao e superficialidade;
Excesso de reunies e burocracia interna;
Indefinio de prioridades;
Incapacidade de dizer "no";
M utilizao dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
Centralizao de poder;
Execuo de servio particular, em horrio comercial;
Resistncias s mudanas.
Solues Prticas Para Economizar Tempo
Estabelea metas: anuais, mensais, semanais e dirias;
Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em funo dessas metas;
Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
Faa as coisas em ordem de prioridade;
Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcanados;
Saiba onde seu tempo realmente empregado;
Estabelea data e hora para incio e fim de cada atividade;
Elimine desperdiadores de tempo;
Melhore suas rotinas e hbitos de trabalho.
Processos envolvendo reunies
Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente
Promover a conscientizao dos custos reais de reunies improdutivas e veculos de
comunicao organizacional limitados.
Gargalos de produtividade em reunies nas organizaes.
Os sete pecados de reunies improdutivas!
Redefinindo o processo de reunies
Promover discusso sobre os problemas encontrados no processo de reunies e como solucionlos.

Razes para as pessoas se reunirem.

Porque as reunies so improdutivas?

Trs nveis de trabalho em grupo e trs processos de produtividade

Identificar os nveis de trabalho em grupo e as tecnologias necessrias para suportar estes nveis.
Os nveis individual, coordenao e grupo.
Os processos de comunicao, pensamento e acesso a informao
Foras que impulsionam a utilizao de Tecnologia da Informao para aumentar a
produtividade
Identificar na organizao as foras que impulsionam as mudanas.
Porqu precisamos mudar? (O sucesso de hoje no garante o sucesso de amanh!)
As fases de um processo decisrio
Identificar e explorar as fases do processo decisrio.
Fase de Discusso
Fase de Projeto
Fase de Escolha
Fase de Acompanhamento
A importncia do Brainstorming
Promover novas idias, explorando o fato de que boas idias so uma frao do nmero de idias
geradas.
A importncia de gerar idias.
Os papis dos participantes
Explorar a funcionalidade e as responsabilidades dos participantes de uma reunio.
O papel do coordenador
O papel do relator
O papel do facilitador
Ferramentas para aumentar a produtividade
Anlise e exemplificao de algumas ferramentas de tecnologia ou no para auxiliar o processo
de reunies.
Estudos de Caso
Ferramentas de Groupware
Ferramentas Intranet
Procedimentos Gerais

 Resultados: fazendo as reunies produtivas

Avaliao e discusso dos resultados aplicveis na empresa.
Bibliografia
ALEXANDER, Roy. GUIA PARA A ADMINISTRAO DO TEMPO, Rio de Janeiro:
Campus, 1994. 147 p.
COVEY, Stephen R. . COMO DEFINIR PRIORIDADES NUM MUNDO SEM TEMPO.
Rio de Janeiro: Campus, 1994. 453p
Revista de Administrao - Volume 19(2) - abril/junho/84 - Pg. 53 a 58.
COSTA, Arildo Francisco da. Administrao do tempo. Goinia: SEBRAE, S.d.