REUNIES DE ALTA PRODUTIVIDADE

Para aumentar a produtividade em reunies, eu sugiro trabalharmos os seguintes itens:

1. Toda reunio deve ser orientada por fatos e dados. Estes por sua vez so traduzidos na
forma de INDICADORES
2. Todo indicador deve ter uma META clara, especfica
3. A dinmica da reunio deve estar direcionada para que seja apresentada uma ANLISE DO
DESVIO de cada indicador em relao sua meta.
Assim, se o indicador est dentro da meta, pouco ou nenhum tempo deve ser atribudo
esta discusso.
Indicadores que DESVIAREM da meta (no atingimento da meta), devem ser alvo de uma
ANLISE DE DESVIO.
4. A anlise de desvio deve ser conduzida utilizando-se as ferramentas adequadas (ishikawa
espinha de peixe, 5 porqus, paretos, etc). Mas todo este trabalho deve ser conduzido
FORA DA REUNIO. Na reunio, apenas as CONCLUSES DA ANLISE DE DESVIO devem
ser apresentadas
5. As concluses da anlise de desvio podem usar o MTODO FCA (Fato, Causa, Ao) ou
(Fact, Cause, Action)
O FCA basicamente uma tabela conforme abaixo:
#

Fato

Causa

Ao

(Um nmero
sequencial para
facilitar o follow up
(acompanhamento)
em reunies futuras)

(O que aconteceu. O
EFEITO do problema,
a perda apontada,
etc)

(CAUSA RAZ
apontada pelo uso
das ferramentas
estatsticas)

(O que foi feito ou

ser feito para
corrigir o desvio e
evitar reincidncia)

6. O FCA um organismo vivo. Constantemente os itens deste FCA vo desaparecendo e

novos itens vo sendo inseridos. Logo, uma GESTO VISUAL (quadro de vidro ou branco,
para escrever com pincel atmico numa sala de reunies) importante para que o
COMPROMISSO DAS PESSOAS seja EXPLICITADO, e possa dar uma aparncia de uma
reunio que de TODOS, PARTICIPATIVA.
7. O FCA deve ser revisado em todas as reunies, para certificar que aquilo que foi proposto
foi executado
Todos os itens anteriores podem ser encarados como um PDCA de reunies:
P (Plan)
- Identificar o problema (indicador x meta)
- Identificar a causa do desvio
- Elaborar plano de ao
D (Do)
- Executar as aes propostas
C (Check)
- Verificar se o indicador est dentro da meta
A (Act)
- Se o indicador est dentro da meta: PADRONIZAR para evitar reincidncia
- Seno, a causa no est correta ou o plano no est sendo seguido ou eficaz
Seja qual for o MTODO DE REUNIES (PDCA OU FCA), a seguinte premissa deve ser
considerada:
REUNIO ONDE SO APRESENTADOS RESULTADOS (BONS OU RUINS) E PLANOS DE AO.

QUANDO QUEREMOS DISCUTIR DETALHES DO QUE ACONTECEU, SUAS CAUSAS, DETALHES DOS
PLANOS, ETC, DEVEMOS FAZER: BRAINSTORMING, ANLISE DE FENMENO, ANLISE DE
PROCESSO, ETC