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Folha de Clculo

(Microsoft Excel 2007)


UFCD: 0379 Informtica Folha de Clculo
2.2 Cursos de Educao e Formao de Adultos

2006.C/GTI

0379 Informtica Folha de Clculo

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Tcnicas de Vendas

Ficha Tcnica

Ttulo

Folha de Clculo (Microsoft Excel 2007)

Autoria

Marcelino Lamas

Coordenao

Judite Peixoto; Marisa Carrio

Verso

1/2009

Data

Janeiro 2009

Entidade

GTI Gabinete de Apoio Tcnico ao Investimento, SA

Condies de Utilizao:
O presente manual, destina-se ao curso EFA Tcnicas de Vendas sendo o contedo do mesmo, propriedade da GTI.
A sua duplicao para outros fins s poder ser feita, mediante autorizao expressa da GTI.
O Manual est estruturado de acordo com o ndice e os contedos inseridos esto adaptados em funo dos objectivos /
competncias do curso e do pblico-alvo, sendo um instrumento de apoio realizao da aco de formao.

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ndice
COMPETNCIAS DA UFCD ...................................................................................................................................5
INTRODUO .......................................................................................................................................................6
1.

AMBIENTE DE TRABALHO ........................................................................................................................7


1.1. O AMBIENTE DE TRABALHO DO MICROSOFT EXCEL 2007 .......................................................................................... 7
1.2. O FRISO DO EXCEL.............................................................................................................................................. 8
1.2.1.
Separador Base ..................................................................................................................................... 8
1.2.2.
Separador Inserir ................................................................................................................................... 8
1.2.3.
Separador Esquema de Pgina .............................................................................................................. 9
1.2.4.
Separador Frmulas .............................................................................................................................. 9
1.2.5.
Separador Dados ................................................................................................................................... 9
1.2.6.
Separador Rever .................................................................................................................................... 9
1.2.7.
Separador Ver...................................................................................................................................... 10
1.2.8.
Separador Programador...................................................................................................................... 10
1.3. USAR AS FUNCIONALIDADES DO FRISO .................................................................................................................. 11
1.4. O BOTO DO OFFICE ........................................................................................................................................ 12
1.5. BARRA DE FERRAMENTAS DE ACESSO RPIDO ........................................................................................................ 17
1.6. BARRAS DE FERRAMENTAS FLUTUANTES ................................................................................................................ 18

2.

OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO ............................................................................................. 18


2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.

3.

CRIAR UM DOCUMENTO NOVO............................................................................................................................ 18


ABRIR UM DOCUMENTO PREEXISTENTE ................................................................................................................. 21
ABRIR MLTIPLOS DOCUMENTOS......................................................................................................................... 22
GUARDAR UM DOCUMENTO ............................................................................................................................... 23
FECHAR O DOCUMENTO..................................................................................................................................... 24
CONCEITOS BSICOS .............................................................................................................................. 25

3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
4.

TRABALHAR COM FOLHAS .................................................................................................................................. 25


MUDAR O NOME DA FOLHA DE CLCULO ............................................................................................................... 25
INSERIR FOLHA ................................................................................................................................................. 26
MOVER OU COPIAR .......................................................................................................................................... 27
COLUNAS, LINHAS E CLULAS .............................................................................................................................. 28
INSERIR E APAGAR LINHAS E COLUNAS ................................................................................................................... 29
INTRODUO DE DADOS ....................................................................................................................... 30

4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.
4.10.

TIPOS DE DADOS .............................................................................................................................................. 30


INTRODUO DE DADOS .................................................................................................................................... 31
INTRODUO DE DADOS NUM CONJUNTO DE CLULAS ............................................................................................. 31
INTRODUO DE SRIES DE DADOS DADOS REPETIDOS ........................................................................................... 32
INTRODUO DE SRIES DE DADOS SEQUNCIAS NUMRICAS .................................................................................. 33
INTRODUO DE SRIES DE DADOS SEQUNCIAS DE DATAS ..................................................................................... 34
EDIO DE DADOS NUMA CLULA ........................................................................................................................ 35
FORMATAO DE CLULAS DIMENSES.............................................................................................................. 37
FORMATAO DE CLULAS CORES E LIMITES ....................................................................................................... 39
FORMATAO DE CLULAS DADOS ................................................................................................................ 41

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5.

CLCULOS ............................................................................................................................................... 44
5.1. FAZER CONTAS ................................................................................................................................................. 44
5.2. FRMULAS COM OPERADORES BSICOS ................................................................................................................ 44
5.3. FRMULAS COM FUNES ................................................................................................................................. 45
5.4. OUTRAS FUNES ............................................................................................................................................ 48
5.4.1.
MDIA.................................................................................................................................................. 48
5.4.2.
CONTAR ............................................................................................................................................... 48
5.4.3.
MXIMO .............................................................................................................................................. 49
5.4.4.
MNIMO ............................................................................................................................................... 49
5.4.5.
CONTAR.SE .......................................................................................................................................... 50
5.4.6.
SOMA.SE .............................................................................................................................................. 50
5.4.7.
SE ......................................................................................................................................................... 51
5.4.8.
CONCATENAR ...................................................................................................................................... 52
5.4.9.
PROCV ................................................................................................................................................. 53
5.4.10. HOJE .................................................................................................................................................... 54
5.4.11. Funes DIA, MS e ANO ..................................................................................................................... 54

6.

AUDITORIA DE FRMULAS .................................................................................................................... 55


6.1.
6.2.
6.3.
6.4.

ANALISAR PRECEDENTES .................................................................................................................................... 55


ANALISAR DEPENDENTES ................................................................................................................................... 55
REMOVER SETAS .............................................................................................................................................. 55
MOSTRAR FRMULAS ....................................................................................................................................... 56

7.

CONSOLIDAO DE DADOS ................................................................................................................... 57

8.

CENRIOS ................................................................................................................................................ 60

9.

FORMATAO CONDICIONAL................................................................................................................ 63

10.

CONFIGURAO DE PGINA ................................................................................................................. 65

10.1.
10.2.
10.3.
10.4.
10.5.
10.6.
11.

MARGENS................................................................................................................................................... 66
ORIENTAO ............................................................................................................................................... 66
TAMANHO .................................................................................................................................................. 67
REA DE IMPRESSO ..................................................................................................................................... 67
AJUSTAR TAMANHO ..................................................................................................................................... 68
CABEALHO E RODAP .................................................................................................................................. 69

IMPRESSO DE DADOS ........................................................................................................................... 71

BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................................... 72

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Competncias da UFCD
Identificar e utilizar as potencialidades da folha de clculo para a rentabilizao e maximizao das
funcionalidades do clculo no negcio.
Identificar e utilizar ferramentas de apoio e dinamizao (Formatao condicional, Configurao de
pgina, cabealhos e rodaps, impresso, Auditoria de frmulas, Consolidao dos dados e Gestor de
Cenrios)

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Introduo
A folha de clculo
O conceito original da folha de clculo para computadores pessoais foi popularizado nos anos 80 do
sculo XX com programas como o VisicalcTM (apresentado originalmente em 1979) e, sobretudo, pelo
Lotus 1-2-3.
Mas devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilizao que
possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mnimo de conhecimentos
informticos.
A metfora da folha de clculo electrnica do Excel ou de qualquer outro programa do mesmo gnero
a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial, pois no s podemos nela
introduzir valores como possvel, como veremos mais adiante, fazer automaticamente clculos que,
de outra forma, seriam muito morosos ou impraticveis de realizar.
A quadrcula virtual da folha e clculo electrnica consiste numa srie de clulas que so fruto do
cruzamento e linhas horizontais, numeradas de 1 at 1 048 576, e de colunas verticais, com
denominaes de A at XFD, num total de 17 179 869 184 clulas, que podem conter nmeros, datas,
texto e/ou frmulas e funes. Relativamente ao Excel 2003, estes valores representam um aumento
de 1500% no nmero de linhas e de 6300% no nmero de colunas. Alm da realizao de clculos, as
folhas de Excel podem tambm ser usadas como bases de dados simples, bem como conjugar estas duas
funcionalidades.
Um poderoso mdulo de gerao de grficos possibilita a apresentao e anlise de dados de forma
visual. Os grficos produzidos pelo Excel podem ser usados na prpria folha de clculo, exportados para
outras aplicaes (como o Word) ou at gravados como imagens.

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1. Ambiente de Trabalho
1.1.

O Ambiente de Trabalho do Microsoft Excel 2007

Um documento no Excel chama-se um livro; cada livro pode ter uma ou mais folhas (de clculo). A
predefinio do programa a de criar automaticamente trs folhas em branco por cada livro novo.

1. Barra de ttulo

11. Separadores de folhas

2. Friso (agrupa as antigas barras de menus e


barra de ferramentas)

12. Boto de macros


13. Modo de visualizao normal

3. Boto do Office
14. Modo de esquema de pgina
4. Barra de ferramentas de acesso rpido
15. Pr-visualizao de quebras de pginas
5. Boto de acesso Ajuda
6. Ponto de insero

16. Cursor de ampliao/reduo da pgina


visvel

7. Barra de frmulas

17. Pgina anterior

8. Caixa de nome

18. Pgina seguinte

9. Ttulo de linhas (1, 2, 3,) e colunas (A, B, C, )

19. Comando de diviso do documento

10. Barra de deslocao vertical

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1.2.

O Friso do Excel

Nas principais aplicaes do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo paradigma de
interface grfica, reunindo numa s ferramenta, designada friso, o que anteriormente estava dividido
entre barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com cones
de acesso rpido a funes).
Alm de reunir estas funcionalidades, o friso possui comandos e cones de diferentes tamanhos, de
acordo com a sua importncia. O programa detecta automaticamente o que pretendemos fazer num
dado momento e passa para primeiro plano o friso respectivo.
Existem sete separadores no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que pode ser activado a
partir das opes de personalizao e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de
instrues complexas) com o Excel. Sempre que possvel, os separadores usados nas diversas aplicaes
do Office retm os mesmos nomes e as mesmas posies relativas. Por exemplo, quer no Word quer no
Excel, os separadores Base, Inserir e Esquema de Pgina so os trs primeiros da esquerda para a
direita, e os separadores Rever, Ver e Programador so os trs ltimos.
As alteraes, necessrias para as funcionalidades especficas de cada programa, surgem no separador
Frmulas (que substitui Referncias no Word) e Dados (Mailings no Word). A exibio de cada separador
pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre o separador respectivo.

1.2.1. Separador Base

Este o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir
dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatao bsica: tipo de letra, alinhamento,
estilos, cor, formato de nmeros (data, moeda, ), etc.

1.2.2. Separador Inserir

Separador referente aos comandos de insero de tabelas, imagens, grficos, hiperligaes, etc.

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1.2.3. Separador Esquema de Pgina

Contm comandos relacionados com a formatao do documento, incluindo margens, dimenses da


folha, espaamento, etc.

1.2.4. Separador Frmulas

Este separador agrupa comandos e funes relativos s funes e s frmulas do Excel.

1.2.5. Separador Dados

H um separador especfico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante
do programa que frequentemente descurada.

1.2.6. Separador Rever

Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um separador especfico, onde esto
tambm agrupados os comandos de correco ortogrfica e gesto de comentrios e alteraes.

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1.2.7. Separador Ver

O ltimo separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades relativas visualizao do


documento.

1.2.8. Separador Programador

Um separador adicional, pode ser activado a partir do menu de configurao, e agrupa funcionalidades
relacionadas com a criao e gesto de macros.

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1.3.

Usar as funcionalidades do friso

O friso, qualquer que seja o separador que esteja activo, est dividido em seces que agrupam
funcionalidades semelhantes de forma lgica, para facilitar o seu acesso.
Cada uma destas seces tem um nome, inscrito numa barra, na sua base. Nalguns casos, do lado
direito dessa barra existe uma pequena rea que podes ser clicada de forma a expandir a
funcionalidade.

Se passar o cursor do rato por essa rea


(sem clicar), surgir um dilogo que lhe
mostra o que ir acontecer ser caso clique.
Neste exemplo, se clicar na barra do grupo
Tipo de Letra, surgir o dilogo
(semelhante ao do Excel 2003) que lhe
permite formatar o tipo de letra.

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1.4.

O Boto do Office

Do lado esquerdo do friso do Excel, est um boto de forma circular com o smbolo do Office.
neste que se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encontravam no menu Ficheiro do Word
2003, tais como Abrir, Guardar, Imprimir, etc. Experimente passar com o cursor do rato sobre o boto,
mas sem clicar.
Agora, clique no boto para
aceder funcionalidade.

As trs primeiras opes (Novo, Abrir e Guardar) e a ltima (Fechar) so directas; as restantes, que
tm uma pequena seta (tringulo) frente, tm subopes.

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Comando Novo

Comando Abrir

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Comando Guardar

Comando Guardar Como


O dilogo Guardar Como
exibe opes adicionais,
do lado direito. Pode
clicar directamente no
boto Guardar Como (ou a
tecla F12) para abrir o
dilogo
standard
de
gravao.

Pode tambm escolher logo uma das


opes do lado direito, que so as mais
usadas.

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Comando Imprimir
O comando Imprimir pode ser
usado
directamente
ou
pressionando simultaneamente
em Ctrl+P, o que far surgir o
dilogo standard de impresso o
formato
varia
ligeiramente
consoante a sua impressora.

Pode tambm escolher, do lado direito, uma das opes relacionadas com a impresso, nomeadamente
impresso rpida (ou seja, directa para a impressora, sem nenhum dilogo adicional) e pr-visualizao
da pgina a imprimir.

Comando Preparar
O comando Preparar rene
funcionalidades relacionadas
com as propriedades do
documento (autor, ttulo, etc.)
e possibilidades de proteco,
entre outras.

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Comando Enviar
O comando Enviar destina-se a
enviar o seu documento para
outra pessoa atravs de
correio electrnico ou fax
neste caso, atravs de um
servio de fax da internet.

Comando Publicar
Este comando especialmente
til para utilizadores
empresariais que possuam
servidores ou outras reas
partilhadas onde os seus
documentos possam ser usados
por mais do que uma pessoa.

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Comando Fechar
O comando Fechar mantm o
Excel aberto, mas fecha o
documento activo.

1.5.

Barra de Ferramentas de Acesso Rpido

Ao lado do boto do Office e


por cima do friso, existe uma
rea chamada Barra de
Ferramentas
de
Acesso
Rpido, cuja predefinio
inclui trs cones mas que
pode ser personalizada com
mais alguns.
Os
cones
predefinidos
(assinalados com
so
trs (Guardar, Anular e
Refazer).
Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos uma lista de outros comandos que
podemos colocar nesse espao. Aqui vamos colocar a opo Pr-visualizar, que ser visualizada com o
cone de um documento com uma lupa.

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1.6.

Barras de ferramentas flutuantes

O Excel 2007 inclui um sistema de barras flutuantes, que surgem no texto sempre que necessitamos
realizar determinadas funes, nomeadamente no mbito da formatao.
Contudo, so pouco teis no Excel, pois esta no uma aplicao vocacionada para texto, mas sim
para nmeros.
Por exemplo, se fizer um duplo clique sobre uma palavra
numa clula, surgir imediatamente uma barra flutuante com
comandos bsicos de formatao.

Se alm disso, clicar na palavra com o boto direito do


rato, surgir um segundo menu flutuante, com opes
adicionais em contexto.

2. Operaes com Folhas de Clculo


2.1.

Criar um documento novo

Para criar uma nova folha de clculo no Excel 2007, basta executar o programa, uma vez que o Excel,
ao iniciar, cria desde logo um documento novo, vazio.

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No Excel, Livros e Folhas de clculo no so a mesma coisa: um livro pode conter uma ou mais folhas
de clculo.
A predefinio quando se cria um documento novo de um Livro com trs folhas de clculo Folha1,
Folha2 e Folha3.
Se j tem o Excel aberto e
pretende criar um novo
documento, quer j tenha
aberto um o no, clique no
boto do Office e escolha
Novo.

Em seguida abre-se uma janela de dilogo que lhe permite escolher qual o tipo de documento a criar.

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A predefinio um
documento em branco, mas
pode escolher de entre
dezenas de modelos alguns
fora instalados juntamente
com o Excel.

Pode encontrar documentos


adicionais online, no site da
Microsoft.

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2.2.

Abrir um documento preexistente

Para abrir um documento que


j tenha sido criado, clique no
boto do Office.

Caso o documento j tenha sido criado ou aberto por si recentemente, o mais certo que exista j um
atalho para ele do lado direito, na lista de Documentos Recentes.

Escolha o que pretende e clique com


o boto esquerdo do rato.
Caso o documento que pretende no
se encontre na lista, clique em Abrir e
procure-o atravs da caixa de dilogo
standard.

Procure o documento pretendido e


faa duplo clique sobre o cone
que o representa.

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2.3.

Abrir mltiplos documentos

Alm de cada livro poder ter vrias folhas, o Excel permite manter abertos mais do que um livro o
total teoricamente limitado apenas pela capacidade de memria e de processamento do seu
computador.
Se quiser ter mais do que um livro aberto, s tem de repetir o processo descrito anteriormente. Para
facilitar a visualizao dos documentos abertos, deve seleccionar o separador Ver do friso do Excel.

Depois, clique em Mudar de janela e seleccione o documento pretendido da lista de documentos


abertos.
Em vez de comutar o documento aberto, pode visualizar todos os documentos ao mesmo tempo.
Para isso clique em Dispor Todas.

Surgir ento uma pequena caixa de dilogo que lhe permite decidir como pretende visualizar os
diferentes documentos. Escolha a opo pretendida e clique em OK.

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2.4.

Guardar um documento

Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu computador at ser gravado no
disco rgido pela primeira vez. S ento gerado um ficheiro que gravado no disco para que possa
recuper-lo mais tarde.
Para guardar um documento, clique no boto do Office e escolha Guardar ou pressione
simultaneamente as teclas Ctrl+G.

O Comando Guardar limita-se a


gravar o seu documento no disco, no
formato e com o nome que j lhe
atribuiu. Contudo, se a primeira
vez que vai gravar o ficheiro desde
que o criou, surgir um dilogo de
gravao mais completo, igual ao
que surgiria caso escolhesse a opo
Guardar Como e que lhe permite
escolher o formato do ficheiro a
gravar, bem como o local no disco
onde o pretende colocar.

Escolha a localizao.
Escolha o formato, (caso no queira guardar no formato predefinido xlsx ). Para finalizar, clique em
OK.

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2.5.

Fechar o documento

Se quiser fechar o documento


activo, mas no o Excel,
dever clicar no boto do
Office e seleccionar Fechar.

Caso no tenha realizado uma


operao de Guardar, depois
das ltimas alteraes, ter a
oportunidade de o fazer antes
de
o
documento
ser
definitivamente fechado.

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3. CONCEITOS BSICOS
3.1.

Trabalhar com folhas

Como j vimos anteriormente, cada ficheiro um Livro e cada Livro tem vrias Folhas. Estas Folhas so
a rea de trabalho do Excel propriamente dita.

Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poder verificar quais as folhas que se encontram no seu
livro. A predefinio de trs folhas com os nomes Folha1, Folha2 e Folha3.
Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro plano. Pode
igualmente alterar a ordem da sua exibio, bastando para tal clicar num dos separadores e, sem
largar o boto esquerdo do rato, arrast-la para outra posio.

3.2.

Mudar o nome da folha de clculo

Outras operaes possveis incluem alterar o nome de cada folha, de forma a tornar imediatamente
perceptvel o seu contedo.

Para isso basta clicar com o boto direito do rato sobre o


separador que quer alterar o nome e escolher a opo
Mudar o nome.

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3.3.

Inserir folha

Pode tambm inserir uma folha nova num livro preexistente Para isso, clique com o boto direito do
rato sobre os separadores das folhas (qualquer separador) e escolha a opo Inserir...

Uma caixa de dilogo permite seleccionar o que pretende inserir.

Para inserir a nova folha, clique em OK.

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3.4.

Mover ou Copiar

til tambm a possibilidade de mover ou copiar uma folha. Isto permite, por exemplo, copiar uma
folha de um dado livro para um livro novo ou para um livro preexistente.
Assim, da mesma forma, clique com o boto direito do rato sobre a folha que pretende
mover ou copiar e escolha a opo Mover ou copiar...

Ir surgir uma caixa de dilogo que lhe permite


decidir onde colocar a folha pretendida.

Se pretende copiar em vez de mover, basta


seleccionar a opo Criar uma cpia.

Se pretender copiar ou mover a folha para um novo ficheiro


(ou seja, um novo livro), dever seleccionar essa opo no
menu deslizante e escolher a opo (novo livro).
Clique em OK para terminar.

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3.5.

Colunas, linhas e clulas

Como j vimos, a rea de trabalho de uma folha de clculo (do Excel ou qualquer outra) uma
quadrcula formada pela intercepo de linhas com designaes numricas (do lado esquerdo) e de
colunas designadas por letras (no topo da folha).

A intercepo de uma coluna com uma clula chama-se clula. As clulas so designadas pela
conjugao do nome da coluna com o nome da clula.

Numa folha com milhares de clulas poder ser


difcil encontrar aquela que pretende. Para isso o
Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar
directamente a clula para onde pretende ir
(seguido de Enter)

Por exemplo, a clula fruto da intercepo da


coluna B com a linha 3 ser chamada B3

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3.6.

Inserir e apagar linhas e colunas

Pode ser necessrio acrescentar linhas e colunas numa folha onde j tenhamos introduzido muitos
dados e frmulas. Esta necessidade surge sobretudo para a introduo de linhas e/ou colunas
suplementares no meio de outras j existentes algo que no fcil num papel quadriculado, mas que
muito simples no Excel.
1. Para introduzir uma linha no meio de valores j
introduzidos, comece por clicar no nmero da
linha, do lado esquerdo da folha. A nova linha
ser inserida acima da linha seleccionada. Ou
seja, a nova linha vai assumir a mesma
numerao da linha seleccionada e todos os
valores descem uma posio

2. Depois, clique com o boto direito do rato, e


escolha a opo Inserir.
O resultado uma linha nova que, contudo, no altera os
resultados anteriores, como pode verificar pelos valores
totais. Muito embora estas clulas de totais tenham
frmulas com referncias a determinadas clulas, e estas
tenham mudado de posio, o Excel muda as frmulas
automaticamente, evitando assim uma alterao dos
resultados.

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O mesmo processo vlido para as colunas:


1. Clique na letra correspondente coluna, seleccionando assim toda a coluna. A nova coluna
vai aparecer esquerda da coluna seleccionada.
2. Clique com o boto direito do rato e escolha a opo Inserir.
Uma vez mais temos a nova coluna entre duas, sem que os valores pr-existentes se
tenham alterado.
Para apagar linhas ou colunas o processo semelhante, apenas ter de escolher a opo
Eliminar.

4. INTRODUO DE DADOS
4.1.

Tipos de dados

Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas. H quatro tipos de dados
numa folha de Excel:
Numricos
Valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos directamente pelo utilizador ou
gerados automaticamente, atravs de frmulas.
Texto
Valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os trate como sendo
apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate como dados numricos assumido
como texto.
Datas e horas
Dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so reconhecidos pelo Excel
como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a serem automaticamente actualizados
de acordo com a data real.
Frmulas
As frmulas so o aspecto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos clculos.

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4.2.

Introduo de dados

Introduzir dados numa clula simples: seleccione a clula pretendida com o rato ou teclado e tecle os
valores pretendidos.
Os valores introduzidos na clula surgem tambm
na Barra de frmulas e vice-versa, o que permite
introduzir os valores a partir de qualquer destes
pontos.
Uma vez introduzido o valor pretendido, basta
mudar o cursor para outro local, clicando noutra
clula ou saltar de clula usando as teclas de
direco do seu teclado.

4.3.

Introduo de dados num conjunto de clulas

Pode tambm repetir a introduo de dados num conjunto mais alargado de clulas, sem ter de repetir
clula a clula. Para isso basta seleccionar as clulas pretendidas, introduzir o valor numa delas e
concluir pressionando em Ctrl+Enter.
Comece por seleccionar as clulas com o rato, tendo
em ateno que a clula onde o valor ir ser
introduzido a que fica no canto superior esquerdo
da seleco.

Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrrio a


seleco deixa de estar activa) introduza os valores
numricos pretendidos.

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Uma vez introduzidos os valores,
simultaneamente nas teclas Ctrl+Enter.

4.4.

carregue

Introduo de sries de dados dados repetidos

Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma clula contgua clula de partida isto
, clulas que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da clula seleccionada.
O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introduo dos dados.

Introduza o valor pretendido numa clula sua escolha.

Posicione o cursor no canto inferior


direito da clula, de modo a que o
cursor se transforme numa cruz.

Arraste o cursor para os lados, para cima ou para


baixo de forma preencher as clulas com o mesmo
valor.
Note como surge um filete cinzento em torno das
clulas afectadas pela sua seleco ou mesmo
tempo que uma pequena caixa indica qual o valor
que vai ser introduzido.

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4.5.

Introduo de sries de dados sequncias numricas

O mtodo descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequncias. Neste caso, basta usar
duas clulas de origem, de forma a determinar qual o intervalo numrico entre as duas clulas e
aplicar essa sequncia. Introduza dados com a sequncia pretendida em duas clulas contguas (neste
caso, 123 e 124).

Clique no canto inferior direito do limite das clulas seleccionadas e arraste at posio pretendida.

Note como a pequena caixa indica


automaticamente o valor que vai ser
preenchido medida que movimenta o
cursor (130 neste caso, visto que arrastou 6 clulas para um valor de origem
de 124).

Pode fazer variar o intervalo numrico entre as duas


primeiras clulas, deforma a que a sequncia a criar reflicta
esses valores.

Por exemplo, se houver um intervalo de dois valores entre a


primeira e a segunda clula, a sequncia a criar ser de dois em
dois.

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Note como a caixa indica que o valor final a introduzir ser de 137, em resultado de um arrastamento
de 6 clulas numa sequncia de dois em dois.

4.6.

Introduo de sries de dados sequncias de datas

Podemos criar sequncias de preenchimento automtico tambm para outro tipo de dados, como o
caso de datas. Comece por introduzir uma data qualquer (10-12-2000, neste exemplo)

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As regras descritas para dados normais valem aqui. Contudo, uma das vantagens que pode alterar o
valor do dia (10, 11), do ms (12) ou do ano (2000), e o Excel ir fazer variar apenas esse valor na
sequncia.
No caso de uma variao do dia ou do ms, esta ir automaticamente alterar tambm o ms ou o ano,
caso necessrio. Vejamos:

Houve uma variao do


ms que foi obrigar a uma
mudana de ano

Aqui s houve uma variao do ano

4.7.

Edio de dados numa clula

Depois de introduzir dados numa clula, pode ter a necessidade de os alterar.


Para simplesmente limpar os dados e introduzi-los de novo, basta seleccionar a clula com o cursor do
rato e sobrepor os dados, introduzindo-os como se a clula se encontrasse vazia.

Carregar na Barra de espaos, na tecla


Backspace ou na tecla Delete tem o mesmo
efeito. Antes de introduzir o novo valor, pode
carregar na tecla Esc para voltar ao valor anterior.

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De qualquer forma, possvel usar os comandos Anular/Refazer para voltar ao ponto de partida.

Se o que pretende apenas alterar um valor j introduzido, mas em apagar o que l se encontra,
dever clicar duas vezes sobre a clula que quer alterar ou, em alternativa, pressionar a tecla F2
depois de seleccionada a clula.

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4.8.

Formatao de clulas Dimenses

Uma vez introduzidos novos valores nas clulas, estes podero no caber no espao predefinido. Nas
verses do Excel anteriores de 2007, e quando se tratava de um valor numrico, o facto era indicado
atravs da exibio de sinais de cardinal #.
No Excel 2007 isto s acontece quando fora-mos uma
formatao muito estreita de uma coluna, afectando
assim a clula correspondente.

Ao contrrio, o Excel altera automaticamente a largura


da coluna, de forma a poder exibir correctamente os
valores.

Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o
rato.
(1) Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo;
(2) Clique e arraste at largura pretendida;
(3) Largue o boto do rato

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O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na base da linha 6,
estamos a mudar a medida de altura dessa linha.

Clique na linha que separa as


duas linhas de Excel e desloque o
rato para cima ou para baixo at
obter o tamanho desejado.

Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numricos exactos.
Nas colunas:

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Nas Linhas:

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Clique com o boto direito na coluna e escolha


a opo Largura da Coluna

Clique com o boto direito na linha e escolha a


opo Altura da Linha

Insira os valores pretendidos e clique em OK.

4.9.

Formatao de clulas Cores e Limites

Para dar nfase a determinados valores numa folha de clculo, poder ser interessante formatar
clulas ou conjuntos de clulas.

A forma mais simples de realizar isto


recorrer ao grupo de comandos Tipo de
Letra do friso Base.

A atribuio de formatos sempre feita aps a


seleco de clulas ou de grupo de clu-las a
formatar. Pode fazer vrias formataes bsicas
de forma rpida apenas com o rato.
Pode atribuir limites a grupos de clulas

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ou colorir algumas clulas para dar melhor aspecto aos seus documentos

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4.10.

Formatao de clulas Dados

Um tipo de formatao de clulas muito importante o que determina qual o tipo de dados a exibir.
Isto permite, por exemplo, formatar determinadas clulas (ou colunas, ou linhas) para que os
resultados exibidos sejam automaticamente assumidos numa deter-minada divisa, como o caso do
Euro. Ao mesmo tempo, podemos formatar clulas para apresentar apenas um determinado nmero de
casas decimais, o que poder ser til para fazer arredondamentos automti-cos (neste caso, apenas a
visualizao ser apresentada de forma arredondada, pois os clculos so sempre efectuados com
valores reais). A formatao do contedo das clulas feita, como sempre, depois de seleccionar as
clulas respectivas. Pode seleccionar clulas individuais, grupos de clulas, linhas e colunas ou at
toda a folha.

Aceda ao comando Formatar clulas a partir do


menu de contexto com o boto direito do rato ou
atravs do comando respectivo no friso Base.

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A caixa de dilogo referente formatao das clulas d-nos imensas possibilidades de definio do
contedo.

A predefinio do formato do conte-do das


clulas Geral algarismos se qualquer
formatao numrica em especial.

H vantagens em escolher a formatao


Nmero, pois aqui temos a possibi-lidade de
definir o nmero de casas decimais, a forma
de apresentao de nmeros negativos e at
a separao dos milhares, para facilitar a
leitura.

Aumentar ou diminuir o nmero de casas decimais


(mximo de 30 casas decimais).
Utilizar o separador de milhares (.)
Interessantes, so tambm as opes Moeda e
Contabilidade, pois podem ser usadas para
formatar os resultados com smbolos de
determinada divisa o Euro, mas tambm qualquer
outra que pretenda.
A diferena entra ambas que a opo
Contabilidade alinha os smbolos monetrios e
virgulas decimais numa coluna.

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Pode tambm atribuir formatos rapidamente a partir do grupo de cones Nmero no friso Base do Excel.

Neste exemplo, escolhemos formatar uma clula com atributo Moeda.

Note como a clula C9 passou a


exibir o smbolo do Euro e, ao
mesmo tempo, a apresenta o
resultado
com
separao
de
milhares.

Dica: Qualquer clula, mesmo que tenha introduzido um nmero ou uma data pode ser formatado como
texto. Pode formatar o contedo da clula como texto recorrendo ao mtodo anteriormente descrito,
mas pode tambm, simplesmente, anteceder qualquer valor com o apstrofo o sinal que est por
baixo do smbolo ? no seu teclado.

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5. CLCULOS
5.1.

Fazer contas

Depois de introduzidos os valores necessrios na folha de clculo, podemos realizar todo o tipo de
clculos atravs de operadores aritmticos (soma, subtraco, multiplicao, diviso) e, sobretudo,
de frmulas.

5.2.

Frmulas com operadores bsicos

Para indicarmos que determinada clula vai servir para realizar um clculo, devemos sempre por
comear por introduzir o sinal de igual =. No caso de pretendermos apenas realizar clculos simples,
com poucas clulas, poss-vel realizar operaes bsicas indicando simplesmente o nome das clulas
e a operao a realizar. Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, est efectivamente a somar os valores das
clulas E5 e E6; quando alterar os valores nalgumas destas clulas, o resultado altera-se automaticamente.

Pode introduzir o nome das clulas pre-tendido


manualmente, atravs do tecla-do, ou clicando
nelas com o rato.
Note como o Excel indica atravs de cores
diferentes, quais as clulas selec-cionadas
(aqui apenas duas, a titulo de exemplo, apesar
de ser lgico somar todas mas j l iremos).

Depois de terminar a introduo da


operao, basta pressionar Enter para
terminar.
Nesse momento, o resultado do clculo
ser imediatamente exibido.

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tambm possvel realizar operaes com clulas que contenham j frmulas. Por exemplo, neste caso
vamos somar os resultados de dois anos, expressos nas clulas C9 e E9, nas quais contm j operadores
aritmticos para obter a soma das clulas ime-diatamente acima.

Dica: Pode criar frmulas com operaes mais complexas, como, por exemplo =(E5-E6)*10 um
exemplo que significa que haver uma subtraco entre os valores das clulas E5 e E6, seguido de uma
multiplicao do resultado por 10. Note que os sm-bolos para a soma (+) e subtraco (-) so
evidentes, j os smbolos para a multiplicao (*) e diviso (/) so menos bvios. Lembre-se que o sinal
de : (dois pontos) no serve para indicar diviso!

5.3.

Frmulas com funes

Alm das frmulas com operadores aritmticos simples, o Excel suporta frmulas mais avanadas
atravs de funes. O Excel possui centenas de funes, mas iremos apenas usar uma como exemplo, a
funo SOMA (se est habituado a usar o Excel em ingls, lembre-se que todos os nomes das funes
foram tambm trocados para portugus por exem-plo, a funo SUM passa a SOMA em portugus).
A funo SOMA permite somar
o contedo de duas ou mais
clulas e especialmente til
para sries de clulas.
Usa-se da seguinte forma:
=SOMA() em que podemos
colocar entre os parntesis
clulas ou series de clulas.

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Para introduzir uma funo, o mais prtico, enquanto no se familiariza com esta funcionalidade,
seleccionar o separador Frmulas.

Seleccione a clula onde pretende inserir a


frmula e depois escolha o comando Inserir
Funo.

Ao clicar em Inserir Funo, surge uma caixa de dilogo que facilita a escolha da funo pretendida.

1. Primeiro introduza o(s) ter-mo(s) que


representa o que pretende realizar neste caso,
adicionar
2. Clique em Ir
3. Surgir de imediato a lista de funes
disponveis relativa-mente ao critrio de busca
introduzido.
4. Escolha SOMA.
5. Clique em OK.

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Em seguida, surgir um novo dilogo que ajuda a preencher os restantes atributos, nomeadamente o
grupo de clulas que pretende somar.

O Excel sugere que os valores a somar esto compreendidos entre as clulas E4 e E8, mas na verdade
pretendemos apenas somar os valores entre E5 e E8, pois a clula E4 tem o nmero que representa o
ano.
Neste caso basta editarmos o valor sugerido.

Clique com o cursor do rato sobre a


linha com os valores das clulas e
altere para E5.
Note que a sintaxe usada pelo Excel
para indicar uma srie de clulas
contnuas a separao de dois
nomes de clulas (primeira e ltima)
por : (dois pontos). Assim, para
somar todas as clulas entre E5 e E8,
inclusive, a sintaxe =SOMA(E5:E8).
Dica: Outra forma de introduzir uma funo numa clula consiste em comear a escre-ver o nome da
funo e esperar que o Excel sugira de imediato frmulas comeadas por essa letra o nmero de
sugestes ir sendo reduzido medida que introduzimos mais caracteres.

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5.4.

Outras Funes

Todas as funes esto acessveis da forma descrita anteriormente.

5.4.1. MDIA
Devolve a mdia aritmtica dos argumentos (referncias a clulas ou nmeros).

5.4.2. CONTAR
Conta o nmero de clulas num intervalo que contm nmeros, ou seja, esta funo s conta clulas
com nmeros

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5.4.3. MXIMO
Devolve o valor mximo (o valor mais alto) de uma srie de clulas, ignorando valores lgicos e de
texto.
Esta funo s funciona correctamente em clulas com nmeros.

5.4.4. MNIMO
Exactamente igual funo MXIMO, mas devolve o valor mnimo (o valor mais baixo) de uma srie de
clulas.

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5.4.5. CONTAR.SE
Conta o nmeros de clulas de um intervalo que respeitam uma dada condio (critrio)

5.4.6. SOMA.SE
Adiciona as clulas especificadas por uma determinada condio ou critrio.
Considere o seguinte exemplo:

Se quiser saber quanto vendeu o vendedor J. Alberto, utuliza a


funo SOMA.SE da seguinte forma:

INTERVALO: o intervalo onde vamos procurar o nome do vendedor (o que deseja avaliar)
CRITRIOS: a condio ou critrio na forma de um nmero, expresso ou texto, que define quais as
clulas a serem somadas (no caso do exemplo, =J. Alberto)
INTERVALO_SOMA: o intervalo de clulas que deseja somar (no caso do exemplo o intervalo de
clulas das vendas)

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5.4.7. SE
Devolve um valor ou condio se a condio especificada (Teste_lgico) equivaler a VERDADEIRO e
outro se equivaler a FALSO
Considere o seguinte exemplo:
Na coluna Situao dever aparecer APROVADO, se a Mdia for
MAIOR ou IGUAL a 9,5. Dever aparecer REPROVADO se a Mdia
for MENOR que 9,5.
Para dar resposta aeste pedido utilizamos a funo SE da seguinte
forma:

Teste_lgico: qualquer calor ou expresso que pode ser avaliada como Verdadeiro ou Falso. No caso
do exemplo seria, para a linha 5, C5>=9,5 (Mdia >=9,5)
Valor_se_verdadeiro: o valor ou expresso a ser devolvido (na clula onde estamos a inserir a funo
SE) no caso de o Teste_lgico ser VERDADEIRO. No caso do exemplo devolve APROVADO se a Mdia for
>= a 9,5.
Valor_se_falso: o valor ou expresso a ser devolvido (na clula onde estamos a inserir a funo SE)
no caso de o Teste_lgico ser FALSO, No caso do exemplo devolve REPROVADO se a Mdia for < a 9,5.

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5.4.8. CONCATENAR
Junta cadeias de texto existentes em vrias clulas numa s.
Considere o seguinte exemplo:

Na clula D4 queremos que aparea o nome completo do Sr.


Jos, tendo por base as clulas B4 e C4
Para isso utilizamos a funo CONCATENAR da seguinte forma:

Texto1: Seleccionamos a clula B4


Texto2: Digitamos o espao que ser necessrio no final para separar os dois nomes
Texto3: Seleccionamos a clula C4
Desta forma obtemos na clula D4

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5.4.9. PROCV
Procura um valor na coluna mais esquerda de uma tabela e devolve um valor na mesma linha de uma
dada coluna
Considere o seguinte exemplo:
Na folha Dados temos a Base de Dados dos artigos
vendidos numa loja, tal como se v nesta imagem:

Na folha Factura, poder criar as facturas, tendo


como base a Base de Dados de produtos existente na
folha Dados.

Na folha Factura poder fazer com que a Descrio do Produto aparea automaticamente, tendo como
base os cdigos digitados na folha Factura e os cdigos presentes na folha Dados.
Para este efeito, utilizamos a funo PROCV.
Na clula B3 da folha Factura queremos que aparecea autimaticamente o nome do produto, tendo
como base o cdigo digitado na clula A3 da folha Factura. Sendo assim inserimos a funo PROCV na
clula B3 da folha Factura da seguinte
forma:
Valor_proc: o valor a ser
encontrado na 1 coluna da tabela
Matriz_tabela. No caso do exemplo
ser a clula A3 da folha Factura.
Matriz_tabela: uma tabela de
texto, nmeros ou valores lgicos, de
onde os dados so obtidos. No caso do
exemplo ser a tabela de produtos
existente
na
folha
Dados
(Dados!A2:C4).
Num_ndice_coluna: o nmero da
coluna na Matriz_tabela a partir da qual o valor correspondente deve ser devolvido. A 1 coluna de
valores na tabela tem o Nm_ndice_coluna 1. No caso do nosso exemplo ser o Nm_ndice_coluna 2,
porque queremos que a funo devolva a Descrio do Produto ( a 2 coluna da tabela presente na
folha Dados)
O resultado ser o seguinte:

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5.4.10.

HOJE

Devolve a data actual (a data que estiver


configurada no computador) formatada
como data
Esta funo no necessita de argumentos,
sendo s necessrio inserir a funo numa
clula.

5.4.11.

Funes DIA, MS e ANO

Estas funes devolvem respectivamente o DIA, o MS e o ANO de uma dada Data.


Para utilizar estas funes, basta seleccionar a clula onde se encontra a data, tal como mostrado nas
imagens seguintes:

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6. AUDITORIA DE FRMULAS
Por vezes, as frmulas podem resultar em valores de erro, alm de devolverem resultados inesperados.
Os valores de erro incluem #DIV/0!, #N/D, #NOME?, #NULO!, #NUM!, #REF! e #VALOR!. Cada um
destes valores de erro tem causas diferentes e resolvido de formas diferentes.
As ferramentas de Auditoria de frmulas esto disponveis no separador Frmulas, grupo Auditoria de
Frmulas.

6.1.

Analisar Precedentes

As precedncias apresentam graficamente, atravs de setas de anlise, as relaes entre as clulas ou


as frmulas. Quando analisa uma frmula ou funo, as clulas precedentes so aquelas que so
referidas na prpria frmula ou funo.
Por exemplo: se a clula D4 contm a frmula = B2-B5,
significa que as clulas B2 e B5 precedem a clula D4.

6.2.

Analisar Dependentes

As dependncias apresentam graficamente, atravs de setas de anlise, as relaes entre as clulas ou


as frmulas, identificando as clulas que dependem da frmula ou funo em anlise:
Por exemplo: se a clula B3 utilizada nas frmulas existentes
nas clulas C6, C7 e C8, significa que estas clulas dependem
da clula B3

6.3.

Remover Setas

Para remover as setas aplicadas pelos comandos Analisar Precedentes e


Analisar Dependentes, clique no comando Remover Setas e escolha a opo que
deseja.

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6.4.

Mostrar Frmulas

O Comando Mostrar Frmulas, presente no grupo Auditoria de Frmulas do separador Frmulas,


permite que sejam exibidas as frmulas e/ou funes utilizadas nas clulas da folha de clculo.
Para tal, basta seleccionar a folha da qual queremos ver as frmulas e/ou funes e clicamos no
comando Mostrar Frmulas:

Para voltar a mostrar os resultados das frmulas e/ou funes, basta voltar a clicar o comando Mostrar
Frmulas.

Sem comando Mostrar Frmulas activado

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Com comando Mostrar Frmulas activado

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7. CONSOLIDAO DE DADOS
A Consolidao de Dados serve para combinar os valores de diversos intervalos de dados. Por exemplo,
se tiver vrias folhas de clculo com valores de despesa de cada um dos escritrios regionais de uma
dada empresa, voc poder usar uma consolidao de dados para combinar esses valores numa s folha
de clculo de despesas corporativas.
Para consolidar dados dever utilizar o comando Consolidar presente no Separador Dados, grupo
Ferramentas de Dados

Tenha em considerao o seguinte exemplo:


Um livro de Excel apresenta 3 folhas de clculo com os totais de vendas por Regio/Produto, para os
meses de Janeiro, Fevereiro e Maro.
O Administrador da empresa solicita que seja elaborado um mapa com todos esses valores consolidados
numa s folha de clculo dos meses referidos anteriormente.
Uma das maneiras seria criar as frmulas manualmente, mas tambm pode utilizar o recurso de
Consolidao de Dados, o que simplificar bastante o trabalho, conforme mostrado a seguir.
1. Considere ento um livro de Excel com 3 folhas de clculo com os totais de vendas por
Regio/Produto, para os meses de Janeiro, Fevereiro e Maro, apresentando em todas elas uma
tabela como a seguinte:

Para criar ento o mapa consolidado dos 3 meses, dever criar uma nova folha de clculo, bastando
para isso clicar em
(caso tenha dvidas, dirija-se pg. 26 deste manual)
2. Nesta nova folha de clculo, clique na clula A5 para indicar o local onde iniciaro os dados
consolidados.

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3. Seleccione o separador Dados, comando Consolidar. Ser exibida a janela Consolidar

4. O prximo passo informar o Excel, quais as clulas onde esto os dados a serem consolidados.
Para isso Clique no boto (
5.

), ao lado do campo Referncia na janela Consolidar.

A janela Consolidar ser ocultada e a folha de clculo exibida, tal como mostrado na imagem
seguinte.

6. Voc pode usar o rato para indicar o primeiro intervalo de clulas. No nosso exemplo clique na
folha de clculo correspondente a Janeiro (Jan) e depois seleccione o intervalo de A5 a F9

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7. Clique no boto (
), na janela Consolidar - Referncia. Voc estar de volta janela
Consolidar, com o endereo Jan!$A$5:$F$9.

8. Clique no boto Adicionar. O intervalo Jan!$A$5:$F$9 ser includo na lista de referncias


para consolidao

9. Repita os passos 4 a 8 para as folhas de Fevereiro e Maro, para adicionar os intervalos


Fev!$A$5:$F$9 e Mar!$A$5:$F$9.
10. Certifique-se de que est seleccionada a funo Soma, pois est a elaborar um mapa com o
total de vendas, logo ter que somar todos os
valores.
11. Marque a opo Coluna da esquerda. Esta opo
possibilita que os dados referentes s regies sejam
considerados como rtulos e no como clulas com
dados para somar.
12. Marque a opo Criar vnculos com os dados de
origem. Marcar esta opo faz com que o Excel
actualize automaticamente os dados da rea de
consolidao quando os dados so alterados em
qualquer uma das reas de origem.

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13. Clique em OK na janela Consolidar. Rapidamente o Excel calcula os totais consolidados para o
primeiro trimestre na nova Folha de Clculo, sem que tenhamos que ter digitado uma nica
frmula, tal como mostrado na imagem seguinte:

8. CENRIOS
No seu dia-a-dia, voc utiliza o Excel para registar o que aconteceu (Folha de pagamento, despesas
domsticas,... ) ou compromissos e crditos relacionados com factos concretos ( Contas a pagar e
receber, por exemplo ). Voc trabalha em cima das situaes reais da vida.
Porm, o Excel possui ferramentas para trabalhar com hipteses. possvel simular situaes,
alterando os valores de determinadas clulas e alcanar resultados diferentes.
Voc pode, por exemplo, criar, na mesma folha de clculo, simulaes variadas para a sua empresa,
indo da mais pessimista at a mais optimista.
A estas simulaes so os CENRIOS.
Para criar os cenrios dever utilizar o comando Gestor de Cenrios presente no Separador Dados,
grupo Ferramentas de Dados, comando Anlise de Hipteses

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Considere o seguinte exemplo:
Imagine que possui um livro de Excel em que na 1 folha de clculo possui uma tabela onde regista a
facturao para o ano de 2009 em cada um dos meses desse ano, tal como mostra a seguinte tabela:

Em Outubro quer efectuar uma previso sobre 3 cenrios possveis para os meses de Novembro e
Dezembro, conforme os seguintes cenrios:
1 Cenrio:
Nome do Cenrio: Previso 1
Clulas Variveis: B15 a C16
Valores do Cenrio:
B15: 9718
C15: 1874
B16: 18634
C16: 992

2 Cenrio:
Nome do Cenrio: Previso 2
Clulas Variveis: B15 a C16
Valores do Cenrio:
B15: 19900
C15: 2000
B16: 18889
C16: 17899

3 Cenrio:
Nome do Cenrio: Previso 3
Clulas Variveis: B15 a C16
Valores do Cenrio:
B15: 20000
C15: 19988
B16: 19999
C16: 876

Para criar o 1 cenrio, clique no comando Gestor


de Cenrios presente no Separador Dados, grupo
Ferramentas de Dados. Surge ento o Gestor de
Cenrios:
Clique no boto Adicionar.

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Surge ento a caixa de dilogo Adicionar cenrio
Nesta caixa digite:
1. um nome para o cenrio
2. Seleccione, na folha de clculo, as clulas
variveis. Neste exemplo so as clulas
referentes aos valores de Receita e
Despesas para Novembro e Dezembro (B15 a
C16)
3. A caixa comentrio opcional. Poder
utilizar esta caixa para adicionar
comentrios ao Cenrio.
4. Clique no boto OK
5. Ao clicar em OK, surge a caixa de dilogo Valores do cenrio.
6. nesta janela que dever ento introduzir os dados para o
cenrio. Vamos utilizar os dados fornecidos na tabela
mostrada na pgina anterior.
7. Clique no boto OK
8. O cenrio adicionado ao Gestor de Cenrios
9. Para adicionar os outros 2 cenrios basta clicar no
boto Adicionar e repetir os passos de 1 a 7.
10. Aps ter criado todos os cenrios que precisa, a
janela do Gestor de Cenrios apresenta-se da
seguinte forma, mostrando os cenrios criados:

11. Para ver os resultados dos cenrios, basta


seleccionar o Cenrio a visualizar na lista de
Cenrios criados e clicar em Mostrar.

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9. FORMATAO CONDICIONAL
A formao condicional permite aplicar formataes s clulas de forma dinmica, mediante o seu
contedo.
Considere uma pauta de alunos com uma clula que possui o valor
Aprovado ou Reprovado, consoante a sua nota. A situao de um aluno
pode ser apresentada com cores diferentes para cada uma das situaes.
Isto pode ser feito de forma automtica, atravs da formatao
condicional.
Para se aplicar uma formatao condicional os passos so os seguintes:
1. Seleccionar as clulas s quais a formatao ser aplicada. (Neste exemplo C2, C3 e C4)
2. Aceda ao Separador Base, Grupo Estilos e clique no comando Formatao Condicional

3. Ao clicar neste comando surgem os seguintes


comandos. Seleccione Nova Regra
4. Surge a seguinte caixa de dilogo:

5. Neste exemplo vamos seleccionar o Tipo de


Regra: Formatar apenas clulas que
contenham
6. Defina a 1 Regra que ser a forma como a clula
ser formatada caso tenha presente o texto
Aprovado

Na 1 caixa seleccionamos a opo Valor da Clula

Na 2 caixa temos que definir a condio, que para o


caso que est a ser utilizado igual a.

Na 3 caixa escreve Aprovado, tal como pode ver na


imagem ao lado.

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7. Depois de definidas as opes da regra, vai definir o formato, que ser o texto aparecer a
Verde.

Clique no boto Formatar, surgindo a seguinte


caixa de dilogo:

Seleccione o separador Tipo de Letra e defina a


cor Verde no comando Cor

Clique no boto OK.

A caixa de dilogo da regra de formatao ir


apresenta-se ento assim:

Clique em OK e a regra est criada.

8. De seguida dever criar a 2 regra que ser a forma como a clula ser formatada caso tenha
presente o texto Reprovado

Para isso siga os mesmos passos definidos para a 1 regra, mas aplicando a cor Vermelho
aquando da formatao.

A sua tabela ficar com o seguinte aspecto (os textos Aprovado


aparecem formatados a Verde e os textos Reprovado aparecem
formatados a Vermelho).
Se quiser verificar quais as regras (de Formatao Condicional) aplicadas, v
ao comando Formatao Condicional presente no separador Base e seleccione
o comando Gerir Regras, surgindo a caixa de dilogo Gestor de Regras de
Formatao Condicional, ilustrando as regras aplicadas s clulas
seleccionadas.

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10.

CONFIGURAO DE PGINA

O tamanho de uma folha de clculo corresponde soma de vrias folhas de tamanho, por exemplo, A4.

Desta forma, para que possa imprimir correctamente os seus trabalhos desenvolvidos no Excel, ser
necessrio configurar a pgina, tal como descrito nos pontos seguintes.
Os comandos para efectuar esta configurao esto disponveis no separador Esquema de Pgina,
grupo Configurar Pgina

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10.1.

Margens

As margens so os espaos em branco no impressos que pode ver em qualquer folha impressa por uma
impressora, que vo desde o limite da folha at ao texto que esta possui. Estes espaos (Margens)
podem ser configurados. Note que no deve criar margens de valor 0 (zero) pois algumas impressoras
no conseguem imprimir at ao limite da folha.
Para configurar as Margens, aceda ao separador Esquema de
pgina e clique no comando Margens.
Este comando apresenta algumas margens pr-definidas, mas
poder personalizar as margens a seu gosto e/ou necessidade,
clicando em Personalizar Margens
Depois de clicar neste comando surge a seguinte caixa de dilogo:

Nesta caixa de dilogo poder definir (em cm)


as margens das suas impresses.
Margem superior, inferior, Esquerda, Direita
Margens do Cabealho e Rodap (caso no
saiba o que o Cabealho e Rodap, estes
pontos sero abordados mais adiante neste
manual).

10.2.

Orientao

A orientao refere-se apenas e simplesmente orientao da Folha: Vertical ou Horizontal.


Para configurar este aspecto, clique no comando
Orientao, disponvel no separador Esquema de
Pgina.
Aqui apenas pode definir se a orientao ser Vertical ou
Horizontal, clicando na hiptese desejada.

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10.3.

Tamanho

O Tamanho refere-se exactamente ao Tamanho da folha que


ir utilizar para imprimir o seu trabalho. Geralmente o
tamanho utilizado o tamanho A4, mas poder definir outros
tamanhos.
Para configurar o Tamanho da folha, clique no comando
Tamanho, no separador Esquema de Pgina.
Depois de clicar neste comando mostrada a lista de
tamanhos disponveis.
Seleccione o que deseja utilizar e o tamanho fica configurado.

10.4.

rea de Impresso

A rea de Impresso refere-se rea da sua folha de clculo que deseja incluir na sua impresso. Caso
este aspecto no esteja definido, a rea de impresso refere-se a toda a rea da folha de clculo que
possua dados, sejam eles tabelas, frmulas, imagens, grficos, etc.
Por vezes acontece que criamos clculos auxiliares nas nossas folhas de clculo que no passam apenas
por ser clculos auxiliares que no sero necessrios imprimir. Neste caso, para que estes clculos no
surjam na impresso, podemos definir a rea de impresso de forma a que englobe apenas os dados
que queremos imprimir.
Considere o seguinte exemplo:

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No quadro Metas de Vendas esto apenas dados auxiliares, que no deseja incluir na impresso.
Desta forma dever definir a rea de Impresso para englobar apenas o intervalo de clulas de A1 a
D15.
Para o fazer, seleccione o intervalo de clulas definido (A1 a D15), tal como mostrado na imagem
seguinte:

Depois v ao separador Esquema de Pgina, clique


no comando rea de Impresso e depois clique em
Definir rea de impresso.
Fica ento definida a rea de impresso.

10.5.

Ajustar Tamanho

Se a folha de clculo contiver muitas colunas, pode utilizar as opes Ajustar Tamanho para reduzir o
tamanho da folha de clculo, de modo que esta se ajuste melhor pgina impressa.
Para Ajustar o Tamanho ter que ir ao separador Esquema de Pgina, grupo Ajustar Tamanho e definir
a Altura e a Largura.

Na caixa Largura, seleccione 1 pgina e, na caixa Altura, seleccione Automtico. As colunas aparecero
agora apresentadas numa pgina. No entanto, as linhas podero estender-se por mais do que uma
pgina.
Para imprimir a folha de clculo em apenas uma pgina, na caixa Altura, seleccione 1 pgina, em vez
de Automtico. No entanto, se o fizer, a impresso resultante poder ser de leitura difcil, uma vez
que o Excel encolhe os dados para que caibam. Para ver o nvel de dimensionamento utilizado, veja o
nmero na caixa Escala. Se corresponder a um nmero baixo, poder ter de fazer outros ajustes antes
de imprimir. Por exemplo, poder ter de alterar a orientao da pgina de vertical para horizontal.
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10.6.

Cabealho e Rodap

No Excel, pode adicionar ou alterar cabealhos ou rodaps para fornecer informaes teis nas
impresses da folha de clculo. Por exemplo, pode adicionar informaes de cabealho e rodap
predefinidas ou inserir elementos, tais como, nmeros de pgina, data e hora e o nome do ficheiro.
Para definir em que parte da impresso os cabealhos ou rodaps devem aparecer e como devem ser
dimensionados e alinhados, escolha entre as vrios opes de cabealho e rodap.
1. Clique na folha de clculo em que pretende adicionar cabealhos ou rodaps ou na que contm os
cabealhos ou rodaps que pretende alterar.
2. No separador Inserir, no grupo Texto, clique em Cabealho e Rodap.

NOTA

O Excel apresenta a folha de clculo na vista Esquema de Pgina. Tambm pode clicar em Vista de

Esquema de Pgina

na barra de estado para apresentar esta vista.

3. Efectue um dos seguintes procedimentos:

Para
adicionar
um
cabealho ou rodap,
clique na caixa de texto
esquerda, no centro ou
direita na parte superior
ou inferior da pgina da
folha de clculo.

Para alterar um
cabealho ou rodap,
clique na caixa de texto
do cabealho ou rodap
na parte superior ou
inferior da pgina da
folha de clculo
respectivamente e, em
seguida, seleccione o
texto que pretende alterar.

4. Escreva o texto do novo cabealho ou rodap.

Para voltar vista Normal, clique no boto Normal


comando de Zoom

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que se encontre ao lado do

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Quando selecciona o comando Cabealho & Rodap, automaticamente surge um separador de contexto
Ferramentas de Cabealho e Rodap

Atravs deste separador poder introduzir:

Nmero de Pgina

Nmero de Pginas

Data Actual insere a data do computador. Sempre que abrir o livro em que est a trabalhar,
esta data alterada para a data do dia em que est, se este estiver bem configurado no seu
computador.

Hora actual

Caminho do Ficheiro introduz o caminho da pasta do seu computador onde o ficheiro est
guardado

Nome da folha

Imagem

Tambm lhe permite alternar entre o cabealho e o rodap, no sendo necessrio utilizar a barra de
deslocamento ou a roda de scroll do seu rato.

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11.

IMPRESSO DE DADOS

A impresso de dados refere-se ao envio do seu


trabalho para a impressora, para efectuar a
respectiva impresso.
O comando Imprimir est disponvel no Boto do
Office
, tal como j foi
anteriormente neste manual na pgina 15.

abordado

Para imprimir clique na opo Imprimir, surgindo a


caixa de dilogo Imprimir

Nesta caixa de dilogo poder:

definir a impressora onde vai imprimir o


documento

definir o nmero de cpias a imprimir

definir o intervalo de impresso se


todas as pginas ou se apenas algumas pginas (NOTA: pginas no so folhas de clculo!! So
as pginas que existem numa folha de clculo)

definir se pretende imprimir apenas as folhas activas ou s o que est seleccionado ou ento o
livro inteiro (todas as folhas de clculo)

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Bibliografia
SOUSA, Srgio; SOUSA, Maria Jos; Microsoft Office 2007 para todos; FCA; Novembro 2007
PINTO, Mrio Paulo Teixeira; Microsoft Excel 2007; Centro Atlntico; 2007
http://office.microsoft.com/pt-pt/

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