CENTRO DE EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL DO ALENTEJO LITORAL

Ao/Curso: Empregado comercial EFA B3

Grndola

UFCD: 0360 Documentao comercial

Formadora: Clia Martins

Circuito documental
O tratamento da correspondncia diverge de empresa para empresa devido por um lado s
caractersticas da empresa, nomeadamente sua dimenso e estrutura organizativa, e por
outro devido natureza do documento, origem, contedo e destino.
No entanto, apesar destas possveis diferenas, de um modo geral o circuito documental
constitudo pelas seguintes fases:
1 Passo
Receo

8 Passo
Registo de Sada

9 Passo
Expedio

2 Passo
Triagem

3 Passo
Abertura

4 Passo
Carimbo e
Registo

7 Passo
Despacho/Respos
ta

6 Passo
Abertura/Inclus
o

5 Passo
Distribuio

10 Passo
Arquivo
Fonte: Maria Joo Borges, Secretariado: uma viso prtica

Receo, triagem, registo e distribuio da correspondncia entrada

Quando a organizao apenas faa o registo da correspondncia postal, proceder-se- em
primeiro lugar sua triagem, separando de imediato os envelopes que no podem ser
abertos.
A separao da correspondncia precede a sua abertura, no caso de se tratar de uma
carta, poderemos ter a seguinte classificao:

Comercial ou oficial:
o Patente;
o Confidencial ou secreta.

Particular ou pessoal.

Na correspondncia comercial de patente estamos perante os documentos relacionados

com a atividade diria da empresa, como, por exemplo, faturas, cartas comerciais, recibos,
notas de dbito, notas de crdito.
Quanto correspondncia comercial confidencial referirmo-nos s cartas ou documentos
de carcter sigiloso tendo o sobrescrito essa indicao atravs de carimbo. Estas cartas
nunca devem ser abertas por quem as recebe, mas sim conduzidas diretamente direo
(poder existir um livro prprio para o seu registo).
Relativamente s cartas particulares estas no devem ser abertas e devem ser dirigidas
aos respetivos destinatrios.
Assim, a correspondncia a distribuir fechada ser aquela que vier indicada como pessoal,
particular ou confidencial, exceto se houver instrues de que se dever abrir todo o
correio recebido na morada da organizao.
Exemplos de correspondncia que poder ser aberta:

Exmos. Senhores
Almeida e Soares, Lda.
R. D. Estefnia, 183-1
Esq.
1000-154 Lisboa

Exmos. Senhores
Almeida e Soares, Lda.
A/c Departamento de
Marketing
R. D. Estefnia, 183-1 Esq.
1000-154 Lisboa

Almeida e Soares, Lda.

Att. Exma. Sra. D. Raquel
Soares
R. D. Estefnia, 183-1 Esq.
1000-154 Lisboa

Almeida e Soares, Lda.

A/c Exma. Sra. D. Raquel
Soares
R. D. Estefnia, 183-1 Esq.
1000-154 Lisboa

Exemplos de correspondncia que no devero ser abertas, excepto, como se referiu, se

houver instrues em contrrio:
Exma. Senhora
Dra. Maria Joo Borges
A/c Almeida e Soares,
Lda.
R. D. Estefnia, 183-1
Esq.
1000-154 Lisboa

Exma. Senhora
D. Raquel Soares
R. D. Estefnia, 183-1
Esq.
1000-154 Lisboa

(morada da empresa sem meno desta)

Na fase da abertura da correspondncia so propostos os seguintes cuidados especiais:

Deslocar para um dos cantos do sobrescrito, abrindo-se a carta pelas arestas

opostas, no sentido de no inutilizar o seu contedo;

Conservar os envelopes agrafados s cartas nos seguintes casos:

o Correspondncia registada e/ou com aviso de receo;
o Diga respeito a um concurso, abertura de vaga, contencioso (disputa, litgio,
ao em tribunal) ou outra situao da qual exista uma data limite de envio ou
seja necessrio contar um prazo;
o Tenha indicada uma data que no corresponde, proximamente, quela que
figura no envelope ou ao dia em que foi recebida;
o No contenha identificao do remetente;
o Mencione um endereo no envelope que no corresponda quele que figura
no documento.

Depois da triagem e da abertura passamos fase do registo, que dever ser a fase em que
a correspondncia pelo menos, datada.
Com a entrada dos documentos no circuito documental, fundamental a existncia de
instrumentos de descrio e pesquisa que devero ser concebidos em sintonia com a
classificao, de maneira a permitirem pesquisas diferenciadas e complementares umas
das outras.
Algumas instituies, para alm de oporem a data com recurso a um datador, fazem
tambm carimbar a correspondncia com o nmero de referncia resultante do processo
de registo (em regra, a numerao sequencial e anual) e/ou do processo.
O registo da correspondncia pode ser manual ou informtico, com recurso a uma base de
dados ou a um programa de gesto documental. No caso da gesto documental possvel
digitalizar de imediato a documentao, permitindo divulgar a mesma atravs de e-mail ou
da rede interna da organizao.

Aps as consideraes sobre o registo que abordamos acima, teremos agora que abordar
a questo: que tipos de dados iremos ns tomar nota no livro ou ficha de registo?

Vejamos:
N.
19
20
21

Proc.

Data
Receo

01-04-2010
018/001 01-04-2010
050/003 01-04-2010

Data
Documento
01-01-2010
12-12-2009
03-01-2010

Remetente
David
Andrade
Rivatlntica
Carlos Rocha

Descritivo Destinatrio Observaes

Fatura 12
D.Financeiro
Cheque
D.Financeiro sem cheque
Oramento Gerncia
falta anexo

N.- nmero de ordem, ou seja, a referncia atribuda;

Proc. - Nmero de processo se existir;
Data Receo Data em que a correspondncia recebida/registada;
Data Documento Data indicada no documento;
Remetente Quem envia o documento;
Descritivo Assunto;
Destinatrio Colaborador ou servio/ncleo que dever dar seguimento ao assunto e
que poder ser indicado abreviadamente por sigla ou cdigo;
Observaes Dados sobre a forma de envio, discrepncias (datas, valores, falta de
anexos).
No caso de o registo ser realizado num programa informtico, os dados a inserir sero
basicamente os mesmos, s que neste tipo de ferramenta teremos a possibilidade de obter
diversas listagens consoante as variveis, por exemplo, por perodo, entidade, modo de
envio.
Quanto s comunicaes recebidas por fax ou e-mail, na grande maioria das organizaes
no so suscetveis de registo sobretudo no caso das mensagens enviadas por correio
eletrnico, j que estas ao entrarem diretamente nas caixas dos seus destinatrios, so

difceis de controlar relativamente sua receo e envio. No deveremos esquecer que

hoje em dia este um meio preferencial de comunicao e dadas as caractersticas
prprias de alguns textos (um ou dois pargrafos no caso de acusar a receo de uma
mensagem) seria um erro proceder ao seu registo visto que iria aumentar muito o trabalho
dos colaboradores encarregues do registo da correspondncia e logo no respeitaria o
princpio da utilidade.
Quando um documento abrange mais do que um assunto, pode ter mais do que um
destino, quando tal sucede, necessrio fotocopi-lo, de forma a obter-se o nmero de
cpias necessrias, de acordo com o nmero de destinos.
As cpias s devem ser tiradas aps a colocao do respetivo carimbo da entrada
contendo a data e o nmero de entrada.
Depois de carimbados e numerados sequencialmente so depois arrumados nas pastas
seguindo a ordem numrica. Todos os anos iniciada uma nova numerao. Normalmente
s se copia a primeira folha, embora se possa registar que possui anexos.
Como acontece quase sempre este sistema apresenta vantagens e desvantagens.
Vantagem:

Permitir a obteno de uma cpia de um ofcio extraviado.

Desvantagens:

Ocupar um grande volume de espao;

S reproduzirem a primeira folha dos documentos;

Apresentar limitaes ao nvel da pesquisa, pois s permitem encontrar o

documento pretendido se soubermos o seu nmero de entrada/sada e se
soubermos aproximadamente a sua data;

No permitem encontrar os documentos pelo nome da instituio ou pessoa que

escreveu a carta.

Aps o registo chega a fase da distribuio no qual tomado um procedimento de

acompanhar a correspondncia, a ser distribuda, por uma guia de remessa de

documentos. Esta guia descreve e agrupa os documentos por destino, acompanhando-os

at receo. No ato da receo assinado um duplicado que comprova a entrega.

Preparao da Resposta
Aps a receo e leitura da documentao, o destinatrio vai decidir se ou no
necessrio dar sequncia ao assunto.
Caso seja necessrio dar sequncia ao assunto e seja imprescindvel elaborar uma
resposta, devero ser dadas ordens para tal ou, ento, em alternativa, poder ser o prprio
destinatrio a redigi-la. Depois de elaborada, esta deve ser lida e posteriormente assinada
pela direo da empresa ou pelo responsvel pelo departamento, a este ltimo ato d-se o
nome de despacho.
Depois de redigida a carta de resposta, a comunicao ser impressa, revista assinada e,
antes de fechada, conferidos os respetivos anexos.
No caso de no ser necessrio dar sequncia ao assunto, a correspondncia pode ser
enviada para o arquivo, para tal dever ser inscrito uma assinatura do indivduo que emite
a ordem e indicao desse envio no canto superior esquerdo.

Registo e Expedio da Correspondncia Sada

Em termos do registo de correspondncia, os dados a tomar nota referem-se, em regra,
referncia atribuda, nmero do processo (se existir), data de envio, destinatrio, descritivo,
servio emissor e observaes, que podero ser introduzidas em livro, folha ou base de
dados.
Exemplo a seguir:
N.
19
20
21

Proc.

Data Envio

02-04-2010
018/001 02-04-2010
050/003 02-04-2010

Destinatrio
David Andrade
Rivatlntica
Carlos Rocha

Descritivo

Remetente

Cheque n. D.Financeiro
Recibo n. D.Financeiro
Encomenda
Gerncia

N.- nmero de ordem, ou seja, a referncia atribuda;

Observaes
Pagamento
parcial

Proc. - Nmero de processo se existir;

Data Envio Data em que a correspondncia remetida;
Destinatrio Destinatrio;
Descritivo Assunto;
Remetente Servio emissor, que poder ser indicado abreviadamente por sigla ou
cdigo;
Observaes Dados sobre a forma de envio, nmero de anexos ou outras informaes
relevantes.
Antes do envio da documentao devem ser efetuadas cpias para posterior arquivo.
Poucas organizaes mantm hoje um copiador geral, pasta onde se arquivam cpias de
cada comunicao expedida (para alm das que se guardaro nos respetivos processos),
ordenadas pelo nmero sequencial da referncia atribuda no mbito do processo de
registo da correspondncia, mas poder ser um procedimento utilizado nas organizaes.
Para alm das cpias efetuadas correspondncia enviada devero ser tomados os
seguintes cuidados especiais:

Verificar se est datada e assinada;

Se o endereo corresponde ao do sobrescrito, no caso de se tratar de uma carta;

Evitar a incluso de agrafes ou clipes, pois podem danificar as mquinas de

franquia.

A urgncia, importncia e prioridade de uma dada comunicao determinaro o modo

como esta ser remetida ao destinatrio, devendo ficar este definido antes da sua redao
e/ou impresso, j que til mencionar no texto a forma de envio (debaixo da data ou no
assunto). Ao escolher o meio de envio da correspondncia ter que ter em conta dois
fatores, a rapidez de chegada ao destino e os custos de expedio.
As formas mais comuns de remeter correspondncia:

Via CTT

Pessoalmente

Via Courier

Por Encomenda

Por Camionagem

Atravs dos correios poderemos ter:

Correio normal;

Correio Verde Nacional ou Internacional;

Correio Azul Nacional;

Correio Azul Prime-Internacional;

Correio Registado;

Com Aviso de Receo permite confirmar a entrega ao destinatrio, com a receo

do comprovativo respetivo;

No envio da correspondncia registada o talo a onde o destinatrio assina fica na posse

dos CTT. Existem trs modalidades de envio de correio registado, com preos
diferenciados:

Simples - a correspondncia deixada na caixa do correio;

Em mo a correspondncia entregue em mo a quem receber, contra a recolha

da assinatura dessa pessoa;

Pessoal - a correspondncia entregue ao destinatrio mencionado, que ter que

se identificar, o que pressupe a existncia de um aviso de receo.

Para maior garantia, o registo poder ento ser complementado com um aviso de receo,
que ser posteriormente devolvido ao remetente, havendo assim um comprovativo,
assinado pelo destinatrio, de que a correspondncia foi efetivamente recebida.
A correspondncia entregue pessoalmente dever ser enviada em sobrescrito aberto,
exceto se o seu portador for o estafeta (interno ou externo), e no envelope e no documento
ter que ter a expresso P.M.P. . Neste tipo de envio poderemos ter:

P.M.P. (por mo prpria) - entregue ao destinatrio por portador, atravs de um

colaborador da empresa, ou de um estafeta externo e neste caso a regra : a
correspondncia segue com um formulrio onde depois recolhida a assinatura do
destinatrio.

Por protocolo procedimento semelhante ao anterior, exceto no procedimento de

recolha da assinatura que ser no num formulrio mas sim num livro de registo.

A via Courier um envio cujo servio a entrega do tipo expresso porta a porta, nacional
ou internacional, como por exemplo: EMS (CTT), DHL, SEUR, FEDEX, entre outros.
Caso ultrapasse os 2Kg no envio via CTT passamos a utilizar uma outra forma que se
designa por encomenda, que vai at aos 20 Kg. no caso dos CTT. Por ltimo poderemos
tambm ter envios por camionagem.
Relativamente aos envelopes os mais utilizados pelas organizaes so os DL (11 por 22
cm), C5 (16,2 por 22,9 cm), C4 (22,9 por 32,4 cm) a seleo pelo tipo de envelope ou saco
ter que ter em conta o formato e tamanho da correspondncia a expedir e o custo de
expedio.
O custo de expedio est presente no s no peso da correspondncia mas tambm no
tamanho do envelope.
Para alm do registo de entrada e sada de correspondncia ainda poderemos ter outro
tipo de instrumentos cuja principal finalidade consiste em encontrar os documentos:

Registo de documentos internos - consiste no registo de todos os documentos

internos como informaes, memorandos, relatrios, entre outros;

Registo de processos - consiste na anotao sistemtica de todas a unidades

arquivsticas existentes e que tm como objetivo a sua localizao imediata no
arquivo;

Registo da circulao interna dos processos - consiste no registo dos movimentos

dos processos ou ainda da circulao dos documentos simples pelos vrios
servios.

(1)
Fonte:
Borges, Maria Joo Secretariado: uma viso prtica, Lisboa: Edies Tcnicas e Profissionais,
2009
http://www.ctt.pt/correio-e-encomendas/ajuda/lista-precos.html (visit. em 1/10/2015)
Exmos. Senhores
David Andrade, Lda. (2)
Av. Repblica, 236
1600-159 Lisboa

(3)Lisboa, 1 de Dezembro de
2015

V/Ref.: Fat. N.334/2008

(4) N/Ref.: 150/08

Assunto: Envio de Cheque (5)

Exmos. Senhores, (6)

Junto enviamos o n/cheque n. 123456 s/ o BCP, no valor de 250,00 (duzentos e
cinquenta euros), que se destina liquidao da v/fatura em referncia. (7)
Agradecendo o envio do respetivo recibo, apresentamos os melhores cumprimentos. (8)
Alice Martins
Alice Martins (9)
Servios Financeiros

Anexo: 1 cheque (10)

Rua Castilho, 47 1300-401 Lisboa * tel: 213479500 * Fax: 213479599 *

WWW.rivatlntica.pt
Capital Social: 50.000,00 * NIPC 504 147 198 * Matrcula n. 9571 C.R.C.L. (1 Seco)