Analisa Beban Kerja

Analisis
Beban Kerja

Workload Analysis
Sebuah Workload Analysis

Ukuran Sta8s atau Dinamis?
l
Tiga hal yang mendorong kompetisi organisasi saat ini:

l
Liberalization
Privatization
Globalization
Perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi
Ratifikasi AFTA dan WTO masuk ke era perdagangan bebas.
Organisasi dituntut harus terus belajar untuk bisa bersaing
Tenaga kerja terus berkembang dan bersaing
Workload Analysis

Business as Usual
Performance Indicator vs. Time
case management
process management
or business process
upper limit
average
job management
lower limit
Workload Analysis

Jebakan Business as Usual
1. Mengukur track performance perusahaan average,
moving average
2. Cenderung melihat case management sebagai kasus
diluar normal
3. Mengukur kinerja orang mencapai The jobs is done
4. Tidak peka terhadap changing organisation yang
abnormal
5. Tidak peka terhadap business processes
Workload Analysis

Business as Usual
Performance Indicator vs. Time Shifting the average results area
process management
or business process
new business as usual
process change
or process thinking
Workload Analysis
Sasaran Sebuah Workload Analysis
Workload Analysis

Penetapan Sasaran dan
Capacity Workload Problem Statement
Explore
Challenges
Actual
Gap -Kesenjangan

Problem Statement
Expected
SituaEon - Background Objec8ves
Workload Analysis

Perubahan Paradigma: Suatu proses perubahan yang radikal dan terjadi terus menerus
sehingga menjadi satu cara berpikir yang baru (dan menggugurkan teori/cara berpikir
terdahulu) dalam satu masa
ConEnued ConEnued Accelerated DisconEnued
Workload Analysis
Prinsip Dasar
Workload Analysis
Prinsip Dasar Sebuah Workload Analysis

Do less, or do more with less
1.
Efficiency: doing things right, konsep input-output.
2.
Effectiveness: doing the right thing, memilih sasaran yang

tepat.
Workload Analysis
Prinsip Dasar Sebuah Workload Analysis
Workload Analysis
Denisi Sebuah Workload Analysis
Disebut juga sebagai Full-time Equivalent Employee (FTE)
Total jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

transaksi atau sebuah proses dalam waktu tertentu atau dalam
sebuah siklus tertentu.
Workload Analysis

Beberapa pemanfaatan FTE:
1.
Rasio Total Waktu yang dihabiskan karyawan per satuan

waktu. Misalnya: karyawan A menghabiskan 45 jam kerja
dalam 1 minggu (standar 40 jam), FTE : 45/40
2.
Rasio Total Waktu dalam 1 tahun (umum digunakan) : Total

Waktu dihabiskan dalam 1 tahun (jam) / 1864 jam
3.
Rasio Total Waktu Proses / Waktu Efektif Proses perorang
4.
Rasio Total Jam Kerja / Waktu Efektif perorang
Workload Analysis

FTE yang Dianggap Baik ada dalam rasio 1.1 1.3
UNDERLOAD FTE :
Job Redesign, Replacement
OVERLOAD FTE:
Overtime, Job Redesign,

Recruitment
Workload Analysis

Contoh FTE menghitung Rasio Total Waktu Efektif Karyawan
Workload Analysis

Contoh FTE menghitung Rasio Total Proses dan Waktu Efektif Proses
Workload Analysis

Workload Analysis

Workload Analysis

Pemanfaatan Workload Analysis
Melakukan proyeksi kebutuhan tenaga kerja untuk periode
tertentu atau pada proyek atau penugasan tertentu
Melakukan analisa kompetensi tenaga kerja terhadap kebutuhan
yang akan datang
Memastikan kecukupan penyediaan tenaga kerja, peralatan,
fasilitas dan lain-lain terkait sasaran yang direncanakan
Menjadi bagian dari Man Power Planning
Menjadi bagian dari Perfomance Management atau Measurement
Melakukan Business Process Improvement
Workload Analysis
Workload Berbasis Proses Bisnis

Visi Bisnis atau Organisasi
(Keterarahan)
Proses Bisnis
(Perencanaan, Pelaksanaan)
Workload Assessment
Workload
Measurement and Evaluation
umpan balik, kontrol
Continue
Workload Analysis
10

Assessing Needs
Sasaran Organisasi
Sasaran Manajemen
Sasaran Departemen
Sasaran Individu
Workload Analysis

Pertimbangan Pokok
Fokus pada kinerja

Improvement
Produktivitas
Obyektif
Akurat dan Terukur
Task Performance
Dapat dimonitor
Mudah dievaluasi
Konsisten
Dipahami dengan baik
Adil
Memotivasi
Workload Analysis
11

Kenapa dilakukan?
Komunikasi visi dan misi menjangkau jangka panjang

Perbaikan berkelanjutan manajemen
Peningkatan relasi kerja antar departemen
Membuka umpan balik perbaikan
Meningkatkan dukungan semua pihak
Identifikasi area kekuatan dan kelemahan
Pengembangan sistem dan kinerja berkelanjutan
Workload Analysis

Pendekatan Umum Workload Analysis
Activity Based
Aktivitas tunggal tenaga kerja, atau kelompok aktivitas dari tenaga
kerja atau beberapa tenaga kerja yang dihitung dan dibandingkan
dengan satuan efektif waktu tertentu
Process Based
Perhitungan total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
rangkaian proses tertentu (aktivitas yang berurutan atau
berhubungan), dan dibandingkan dengan satuan efektif waktu
tertentu
Workload Analysis
12
Satuan Ukuran Beban Kerja

Finding Capacity Facts
Workload Analysis
Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis

Key Result Area Sasaran Strategis
Satu atau beberapa sasaran strategis Organisasi

Merupakan sasaran tingkat tertinggi dalam Organisasi
Umumnya berupa pernyataan fungsi dan jenis pekerjaan
Umumnya berupa sasaran kualitatif
Workload Analysis
13

Key Performance Indicator Penjabaran KRA
Syarat:
1. Ukuran jelas terukur, dan non finansial
2. Ada rencana kerja, dan tindakan koreksi
3. Ukuran waktu: harian mingguan
4. Menjadi tanggung jawab individu dan tim
5. Pemahaman terhadap ukuran dan tindakan
6. Nilainya signifikan terhadap KRA
7. Diketahui sampai tingkat pemilik atau sponsor project
Workload Analysis
KPI (Task) and Metrics
KPI 1
(Task)
Metric /AQL 1
Metric /AQL 2
Sasaran
(KRA)
KPI 2
(Task)
Metric /AQL 3
KPI 3
(Task)
Workload Analysis
14

Performance Standard - Indicator (Task) and Metrics
Sasaran
(KRA)
KPI - Task
Metric /AQL
Sasaran, pertanyaan / topik yang harus

dijawab untuk menjawab masalah
Umumnya disebut hipotesis, indikator,
jawaban awal, kadang bersifat spekulatif
untuk mengarahkan jawaban masalah / topik
Uraian dari indikatorindikator keberhasilan
dalam menjawab masalah /topik, bersifat
terukur ,dibuktikan dengan data dan informasi
Workload Analysis

Contoh KPI Umum
n
Indikator Biaya, Profit, Asset, Pertumbuhan
Indikator Produktivitas, Efisiensi Kerja
Indikator Kualitas Produk, Layanan
Indikator Kepuasan Pelanggan
Indikator Kepuasan Karyawan
Indikator Perbaikan Proses Internal
Indikator Pembelajaran, Inovasi, Pemanfaatan Teknologi
Indikator Keselamatan, Kesehatan, Lingkungan
Workload Analysis
15

Contoh dari Metrics /AQL yang Bersifat Umum
1. Reliability: Akurasi, ketepatan, konsistensi, tingkat kehandalan
2. Volume: jumlah pekerjaan, jumlah hasil
3. Quality: tingkat mutu, rasio cacat, reject, ketersediaan, kepuasan
4. Responsiveness: kesiapan, kecepatan, tingkat respon, waktu kirim
5. Competence: skills, kinerja, kapabilitas, pengetahuan, dukungan
6. Efficiency: biaya, utilisasi, penghematan, produktivitas
7. Access: kecepatan, kemudahan, waktu tunggu
8. Courtesy: tingkat layanan, penampilan, sopan santun, hormat, bersahabat
9. Communication: pemahaman, mendengar, menjelaskan, presentasi
10.Credibility: kejujuran, reputasi, kepercayaan, sifat, karakter
11.Security: resiko, kepastian, keamanan, kenyamanan, tingkat bahaya
12.Tangibles: bukti tertulis, peralatan, fasilitas, mesin, aset
Workload Analysis

Contoh dari Metrics /AQL yang Bersifat Umum
No. Metric Area
1
2
3
4
5
Accessibility
Responsiveness
Reliability
Volume of work
Competence
Metric Description
AQL
1. Receiving email seluruhnya
97% downloaded/day
2. Provide online service
100% on office hour
1. Email reply, cc, bcc seluruhnya
100% replied
2. Email terjawab tuntas
100% answered
1. Updating otomatis setiap 15 menit
95% achieved /day
2. Pending request closing
100% within 2 x 24 hours
1. Jumlah email terjawab
min. 100 email/day
2. Jumlah pending request
max 5 email/day
1. Jumlah komplain berkurang
max. 3 complaint/week
Workload Analysis
16

Task Job - FuncEon
Job: A group of related tasks or acEviEes that need to be
performed to meet organizaEonal objecEves.
Job, then grouped into larger units called Department.
And Department grouped into basic funcEons: markeEng,
enginering, nance, etc.
Workload Analysis

Task Job - FuncEon
Workload Analysis
17
Workload Analysis
Workload Analysis
18
Satuan Ukuran Beban Kerja - SMART

Tetapkan yang termasuk dalam kategori TASK
LaEhan Kasus
1.
Pekerjaan Berawal dan akhir yang pas8:

1. Membersihkan lapangan tenis
2. Menguasai prosedur pengiriman
3. Menggunakan telepon satelit
4. Memahami cara menghitung material on site
5. Menyetel amplitudo alat X.
6. Membuat sebuah berita via telegram
2.
Pekerjaan yang berjangka waktu pendek:

1. Melakukan perawatan mobil
2. MengganE bola lampu penerangan
3. Memperbaiki mesin X
4. Mengembangkan skill anak buah
5. Mengawasi pekerjaan
6. Merevisi kesalahan kalibrasi
Workload Analysis
Satuan Ukuran Beban Kerja - SMART

Tentukan yang termasuk dalam kategori TASK
LaEhan Kasus
3. Pekerjaan yang dapat diama8 dan terukur:

1. Melakukan pengawasan inventaris kantor
2. Memproses penerbitan surat ijin keluar barang
3. Menemukan gangguan pada sistem anEkejut
4. Memahami bekerjanya sistem komputer
5. Pemeliharaan gedung
6. Membuat laporan opname terpasang
4. Pekerjaan yang berupa kegiatan sangat khusus:
1. Menghitung muatan
2. Menyetel meteran
3. Mengukur jarak rel kereta api
4. MengganE pipa dan valve
5. Membimbing OJT anak buah
6. Memotong material kayu solid
Workload Analysis
19
Identifikasi dan Penetapan Task

Work breakdown structure (WBS) adalah peralatan gras yang
digunakan untuk mengilustrasikan penguraian hirarkis sebuah
pekerjaan menjadi fase-fase, akEtas-akEtas dan tugas-tugas

Milestones (kejadian penEng) adalah suatu kejadian yang
menandakan penyelesaian pada tahap tertentudari sebuah
pekerjaan.

Biasanya untuk membedakan milestones dari tugas-tugas lain dalam
WBS dengan menggunakan format khusus, misalnya italics (huruf
miring)
Workload Analysis

Work breakdown structure (WBS)
dan perkirakan durasi per-Task
OBJECTIVE
/GOAL
PHASE
2.1
ACTIVITY
PHASE
2.2
ACTIVITY
PHASE
2.3
ACTIVITY
2.2.1
2.2.2
2.2.3
TASK
TASK
TASK
Workload Analysis
20

Ketergantungan Antar Task
Leads and Lags Method
Workload Analysis

Ketergantungan Antar Task
PDM - Precedence Diagramming Method
Workload Analysis
21

Forward scheduling menentukan tanggal mulai pekerjaan dan
menjadwalkan ke depan dari tanggal tersebut. Berdasarkan durasi
terencana tugas-tugas yang diperlukan,keantarketergantungan tugas-
tugas dan alokasi sumber-sumber daya untuk menyelesaikan tugas-
tugas tersebut, meng-proyeksi tanggal penyelesaian pekerjaan
dengan pengkalkulasian.

Reverse scheduling menentukan tenggat waktu pekerjaan dan
menjadwalkan mundur dari tanggal tenggat waktu tersebut. Tugas-
tugas, durasinya, keantarketergantungan dan sumber-sumber daya
harus diperEmbangkan untuk memasEkan bahwa pekerjaan tersebut
dapat diselesaikan saat tenggat waktu.
Workload Analysis

Penetapan SDM
MelipuE semua pemilik, penanggung jawab, pengguna, analis, desainer,
kontraktor, agen eksternal dalam pekerjaan.
Penetapan Layanan
Termasuk layanan dan standar kualitas yang diharapkan
Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan
MelipuE semua ruangan dan teknologi yang akan diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan.
Persediaan barang dan material
Termasuk semua benda mulai dari pensil, kertas, buku catatan sampai
cartridge, toner.
Biaya, Anggaran
Termasuk penerjemahkan semua hal diatas ke dalam anggaran
Workload Analysis
22

Resource leveling Penyeimbang Sumber Daya
Adalah sebuah strategi yang digunakan untuk mengkoreksi sumber daya
yang dialokasikan berlebihan dengan kombinasi penundaan atau
pemecahan tugas-tugas.

Dua pendekatan dalam resource leveling:
task delaying/penundaan tugas-tugas
task splicng/pemecahan tugas-tugas
Workload Analysis
Job - Task Design Techniques
Workload Analysis
23
Job - Task Standard Design

Individual Standard
Kriteria kualitaEf besaran output yang ditetapkan atas dasar rata-rata kinerja
pekerja dalam satu unit kerja. Dapat berupa: labor standard, labor-Eme
standard, Eme standard, producEon standard
Departmental Standard
Kriteria kualitaEf besaran output dalam satuan lebih besar, departemen.
Ukuran besaran dapat berupa: kualitas, kuanEtas-producEvity level, biaya,

delivery date
Business Unit Standard

Ukuran-ukuran yang ditetapkan untuk kriteria usaha, dapat menyangkut:
penjualan, prot, produksi, labor, material, overhead, dlsb.
Workload Analysis

Individual Standard
Ukuran kemampuan individu menyelesaikan satu tugas jabatan atau
sekelompok tugas dalam periode waktu tertentu.
Standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu disebut dengan Norma
Waktu.
Norma waktu adalah satu satuan waktu yang digunakan untuk mengukur
berapa hasil yang dapat diperoleh.
Contoh:
1. Dalam 10 menit, seorang pengeEk mampu mengeEk 1 lembar surat
2. Uuntuk menyusun 1 buah laporan kelayakan kredit, seorang analis
kredit membutuhkan waktu 2 jam.

Workload Analysis
24

Individual Standard: the average worker method
Metode: direct /predetermined Eme moEon study dari total 100 orang
sample
Jumlah Sampel
Pekerja
Kinerja (unit/
hour)
% Pekerja
% kum
% reversed kum
10 -14
5%
5%
95%
20
15-19
20%
25%
75%
45
20-24
45%
70%
30%
25
25-29
25%
95%
5%
30-34
5%
100%
0%
Workload Analysis

Beban Kerja dan SisEm Upah
Bulanan
Fixed rate
Dasar: 173 jam perbulan, 40 jam perminggu
6 hari perminggu atau 5 hari perminggu
Harian
Perjam kerja 6/40 or 1/173
Borongan
Dasar 1: Productivity Output
Dasar 2: Performance Index (bisa jam, hari, bulanan)
Dikaitkan dengan Lemburan
Workload Analysis
25

Upah jam-jaman (hourly rate)
Umum berlaku dinegara yang sudah maju dimana kondisi para
pekerjanya sangat berbeda dengan di Indonesia.
Tingkat upah mereka sudah sangat tinggi, disamping itu ethos kerja
mereka juga relative sangat baik.
Lapangan kerjapun banyak tersedia karena jumlah penduduk yang
relative lebih sedikit.
Workload Analysis

Upah borongan (piece rate wage)
Dibayar menurut jumlah produksi yang dikerjakan oleh pekerja.
Umpamanya, pekerja di pabrik rokok, peralatan listrik, pabrik
genteng, pabrik tas, garment dll.
Yang menarik dalam hal upah borongan ini adalah apabila
diberlakukan sistim incentive bagi pekerja yang dapat
menyelesaikan jumlah produksi yang lebih banyak dari yang dipatok
oleh perusahaan.
Workload Analysis
26
Performance Index
Standard Performance Index : Tingkat output produksi yang

ditentukan perusahaan untuk suatu pekerjaan.
Individual Performance Index : Hasil yang dicapai oleh seorang
karyawan berdasarkan SPI-nya.
Output Ratio : Jumlah produksi dibagi dengan SPI.
Performance linked to overtime work : Menghargai kerja lembur
yang dilakukan karyawan.
Workload Analysis
Performance Index - Contoh
Pekerja pembuat tas ditarget agar menyelesaikan menjahit tas

sebanyak 30 buah tas dalam 8 jam kerja dengan upah Rp.20.000, Jadi 30 buah tas itu adalah standard produksinya selama 1 hari
kerja (8 jam), disebut sebagai Standard Performance Index (SPI)
pada tingkat 100%.
Apabila pekerja A menyelesaikan 33 buah tas pada waktu yang
sama, maka prestasi kerjanya (Performance Index)-nya adalah
33/30 = 1,1 atau 110%.
Pekerja berhak mendapat incentive 10% diatas upah pokok, maka
upah yang diterima pekerja itu adalah 1,1 x Rp.20.000,- = Rp.
22.000,-.
Beberapa perusahaan manufacture yang labour intensive (padat
karya) sudah banyak yang melakukan sistim ini, dan dikaitkan
dengan perhitungan upah lembur.
Workload Analysis
27
Performance Index
Standard Performance Index

Individual Performance Index
Ratio to production
Performance linked to overtime work
Trainee rate
Workload Analysis
Contoh di perusahaan rokok
Karyawan dengan sistim gaji borongan (piece rate).

Membuat rokok tangan (SKT - Sigaret Kretek Tangan).
Seksi-seksi :
Tukang giling (linting)
- ratio 1,20 SPI 325 batang per jam
Tukang gunting
- ratio 1,10 SPI 650 batang per jam
Tukang pak
- ratio 1,05 SPI 1.350 batang per jam
Tukang banderol
- ratio 1.0 SPI 7.000 batang per jam
Untuk mendapatkan standard produksi satu jam, ditentukan
melalui analisa motion study.
Workload Analysis
28

Departmental Standard:
Penetapan
standar kinerja karyawan dalam departemen dapat dtetapkan

berdasarkan kepada 4 jenis ukuran:
1.
2.
3.
4.
Hasil Kerja
Obyek Kerja
Peralatan Kerja
Tugas per Jabatan
Workload Analysis

1. Hasil Kerja
Metode ini digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya dapat

dikuanEsir/dihitung, umumnya digunakan jika jenis pekerjaan
relaEf berulang dan Edak terlalu banyak variasi
Workload Analysis
29

2. Obyek Kerja
Objek kerja adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan
Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari
jumlah objek yang dilayani
Workload Analysis

3. Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah alat yang digunakan untuk bekerja
Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung
pada peralatan kerja
Workload Analysis
30

4.
Kelompok Tugas per Jabatan / Departemen
Metode ini digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya beragam jenisnya
Informasi yang dibutuhkan untuk dapat menghitung kebutuhan pegawai:
1. Uraian Tugas dalam sebuah Kelompok Tugas
2. Beban Kerja pada periode waktu (misal: harian)
3. Jumlah Total Waktu penyelesaian Kelompok Tugas
4. Jumlah Total Waktu Kerja EfekEf per periode waktu (misal:hari rata-rata)

Workload Analysis

4. K elompok Tugas per Jabatan / Departemen
31

Business Unit Standard:

Revenue (juta)
Jumlah Karyawan
Total
Sales Dept
Production
Supp. Dept
2002
12,430
100
17
40
43
2003
13,755
120
22
60
38
2004
15,500
150
22
80
48
2005
18,500
200
25
100
75
Total
Sales Dept
Revenue - Headcount
Production
Supp. Dept
2002
12,430
124.30
731.18
310.75
289.07
2003
13,755
114.63
625.23
229.25
361.97
2004
15,500
103.33
704.55
193.75
322.92
2005
18,500
92.50
740.00
185.00
246.67
Workload Analysis

OperaEon / AcEvity Chart
Grak untuk menganalisis dan mencatat waktu dari gerakan-gerakan
dasar tangan , badan, dan atau terkait degan alat dalam pekerjaan
yang sifatnya ruEn, berulang.
Workload Analysis
32
ACTIVITY CHART
Task: Facsimile Activity
Time (detik)
Worker Action
Memasang Kertas pada mesin
Dial nomor yang dituju
Tekan start untuk memulai kirim
idle
idle
idle
idle
idle
idle
idle
idle
idle
idle
Selesai kirim, fax ditarik kembali
Work
Idle
Machine/Tools Action
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
25
50
idle
idle
idle
idle
Kertas mulai terkirim
idle
50
25
Work
Idle
Workload Analysis

Flow Process / Gang Chart
Flow Chart, adalah grak untuk menganalisis dan membuat kategori
dari rangkaian task dari awal proses sampai selesainya sebuah
proses. Sementara Gang Chart adalah jenis ow chart yang bergerak
lintas unit kerja atau departemen.

Workload Analysis
33
Workload Analysis
Sample of Gang Chart

Create by:
Date:
Workload Analysis
34

Work Sampling:
Teknik untuk menetapkan besaran standar waktu bekerja dan
waktu Edak bekerja pekerja melalui serangkaian observasi
Tata cara:
Tetapkan kriteria bekerja dan Edak bekerja
Menetapkan interval observasi
Menetapkan prosentase-proporsi waktu bekerja
Menganalisa masalah dan penyelesaiannya.
Menetapkan standard waktu bekerja

Workload Analysis
AkEvitas Karyawan: Work Sampling
Loss
Aneka
Filing
Mailing
Hitung
Koresp
Ist/sholat
8.45
9.00
9.15
9.30
9.45
10.00
11.15
11.30
11.45
12.00
13.15
13.30
13.45
14.00
14.15
14.30
14.45
15.00
15.15
15.30
15.45
16.00
16.15
16.30
16.45
17.00
17.15
17.30
Loss
Jumat
Ist/sholat
Mailing
Aneka
Filing
Koresp
Hitung
Loss
Kamis
Ist/sholat
Mailing
Aneka
Filing
Koresp
Hitung
Ist/sholat
Rabu
Loss
Mailing
Aneka
Hitung
Filing
Loss
Koresp
Selasa
Ist/sholat
Mailing
Aneka
Hitung
Filing
W a k t u
Koresp
Senin
Total
Keterangan Loss:
1. ________________________
2. ________________________
3. ________________________
4. ________________________
5. ________________________
Keterangan: Koresp.: Baca, tulis, edit dokumen, tabel.

Hitung: Hitung harga, edit harga
Filing: Mencari file/surat, mengambil, sortir
Mailing: Surat menyurat, baca, edit, kirim, terima, email
Aneka: Telepon, fax, meeting, membersihkan alat
35

Work Breakdown Structure:
Teknik untuk menetapkan satuan akEvitas task terkecil yang dapat
diukur kinerja, waktu dan kualitas pekerjaan tersebut.
Tata cara:
Mulai dengan menetapkan jenis pekerjaan utama
PerEmbangkan sasaran akhir penugasan
Turunkan sasaran akhir menjadi beberapa akEvitas kegiatan
Turunkan lagi sampai menemukan satuan unit akEvitas terkecil
yang terukur kuanEtaEf
PerEmbangkan untuk jumlah turunan yang paling logis

Workload Analysis

Work Breakdown Structure:
CPM/PERT chart adalah model jaringan gras yang menggambarkan
tugas-tugas proyek dan hubungan antara tugas-tugas tersebut.

Gan] chart adalah bagan batang horizontal sederhana yang
menggambarkan tugas-tugas proyek berdasarkan kalender. Tiap batang
diberi nama untuk mewakili seEap tugas proyek. Tugas-tugas tersebut
didajar secara verEkal pada kolom kiri. Pusat horizontal adalah garis
waktu kalender.
Workload Analysis
36
Workload Analysis

CPM Cri8cal Path Model
Workload Analysis
37
Workload Analysis
Workload Analysis
38
Workload Analysis
Workload Analysis
39
WBS dan CPM/PERT atau Gan] Chart

No.
Penugasan Project Fasilitas Lab. Bahasa
Prasyarat
(Predecessor)
Minggu
Membangun Ruang Lab. Bahasa
20
Inspeksi Keamanan dan Keselamatan Kerja
Instalasi Komputer dan Audio Video System
Rekrut Staf Pengelola Fasilitas Lab. Bahasa
Training Staf: Sojskill dan Teknis Peralatan
Trial Pilot Project Kelas Lab. Bahasa
2, 3, 5
Workload Analysis
WBS dan Scheduling

Project: Penyusunan Draft Kompetensi Karyawan
Aktivitas
Task Assigned
Predecessor
Time (Hari)
none
Penetapan Pilot Project Sampel Posisi
Penjabaran Hard Competency
Penjabaran Soft Competency
Penyusunan Kriteria Penilaian
Penetapan Scoring Penilaian
Penetapan Kriteria dan Scoring Total
2,3
Penetapan Format Penilaian
Trial Program pada Posisi Sampel
4,5,6,7
Workload Analysis
40
WBS dan Scheduling

Project: Fasilitas Lab. Bahasa
Gunakan CPM/PERT chart atau Gan] chart
Workload Analysis
WBS dan Sequencing

WORKLOAD / DAY: 260 unit produk ; 1 day 8 jam = 480 menit = 28.800 deEk
Total Task Time untuk 6 StaEon adalah : 110 deEk /produk

StaEon
Task Time
110
110
110
110
110
110
Real Task
Time
70
80
60
70
50
50
Workload Analysis
41
WBS dan Sequencing

Berapa Total Maksimal Produksi?

StaEon
Total Time
Real Task
Time
70
80
60
70
50
50
ProducEvity /
Eciency
Time:100
Idle Eme
Time: 90
Idle Eme
Time: 80
Idlle Eme
Workload Analysis
WBS dan Load Balancing


StaEon
Task
Predecessor
B, C
D,E,F,G
Real Task
Time
70
80
40
20
40
30
50
50
Workload Analysis
42
WBS dan Load Balancing


Workload Analysis
WBS dan Resource Planning

Finite Loading
Prosedur Scheduling yang menempatkan assign job pada work center dan
menetapkan starEng dan compleEon dates dengan memperhaEkan kapasitas

wotk center yang tersedia
Forward Scheduling
Backward Scheduling

Workload Analysis
43
WBS dan Resource Planning

Ada 3 Job Sheet yang masuk secara berurutan , FCFS (First Come First Served). Berapa total
mandays dan sekuens yang paling esien yang dibutuhkan untuk selesaikan semua project di
bawah ini.. (Catatan, Resource 3 dan 4 dapat dilakukan bersamaan)
Job Sheet 1 Waktu
Job Sheet 2 Waktu
Job Sheet 3 Waktu
Resource 1
Resource 1
Resource 2
Resource 2
Resource 2
Resource 3
Resource 3
Resource 3
Resource 4
Resource 4
Resource 4
Resource 1
Resource 5
Resource 5
Resource 5
Total
10
Total
10
Total
10
Workload Analysis

MoEon Economy Principles - 1
Human Body Principles
Task work harus dibuat dalam satu ritme berulang yang bergerak
secara otomaEs
Gerakan badan, tangan dan lengan harus simetris sejak dimulai
sampai diakhiri, bisa simultan atau berganE arah.
Tidak ada bagian tangan, lengan yang hanya akEf satu sisi
Tangan dan lengan bekerja dalam prinsip momen, Edak boleh ada
tension yang berlebih, kejut. Jarak gerakan dalam radius lengan
tangan.
Pandangan mata keliling dikurangi, atau hanya dalam unit.
Gerakan berlebih, delay, idle Eme harus dihindari
Gerakan badan dalam unit kerja, antar unit kerja dikurangi.
Workload Analysis
44

MoEon Economy Principles - 2
Workplace and Mechanical Device Principles
Harus ada tempat yang tetap dari tools dan material
Tools, material dan control visual sedekat mungkin dengan EEk
pekerjaan.
Workplace/unit kerja harus diassigned tetap untuk satu task - orang.
Jig, clamps harus mampu memegang obyek dengan tepat dan Edak
bergerak.
Guides, jigs, harus dapat bekerja tanpa bantuan langsung manusia.
Mechanical system harus mampu melindungi dan mendukung
gerakan dan keselamatan manusia
Workload Analysis

Behaviour Methods - 1
Job RotaEon
Memindahkan pekerja ke sebuah job baru untuk jangka waktu
pendek dan kemudian keluar kembali ke unit semula.
Job Enlargement
Mendesain ulang pekerjaan untuk memberikan variasi yang lebih
besar, otonomi kerja lebih, idenEtas task yang lebih besar, serta
umpan balik yang lebih luas.
Workload Analysis
45

Behaviour Methods - 2
Job Enrichment
Mendesain pekerjaan untuk memberi makna dan kenyamanan kerja
lebih baik dengan melibatkan pekerja dalam planning, organizing,
dan controlling pekerjaan.
Job Redesign dan ParEcipaEve Model

Mendesain ulang pekerjaan dengan melibatkan parEsipasi pekerja
dalam menetapkan job, task, serta ukuran-ukuran dalam pekerjaan.
Workload Analysis
Workload dan Produc8vity
Workload Analysis
46
Workload Analysis

Waste Management
Tidak memberikan nilai tambah , berlebihan dari kebutuhan minimum, menghambat
suatu proses, tidak menguntungkan secara materi, biaya, waktu
47

Waste Management
Workload Analysis
Workload Analysis
48

Muda - Waste
Penambahan beban biaya terhadap produk/pelayanan, namun Edak
memberikan value added
9 pemborosan terdahulu
Memperpanjang lead Eme
Menimbulkan gerakan tambahan untuk memperoleh komponen,
dokumen atau peralatan
Kelebihan persediaan
Waktu tunggu
Workload Analysis

Muri Overburden
Pembebanan berlebih yang diterapkan

Terhadap mesin dan karyawan
Lawan ekstrem dari Muda
Menimbulkan masalah keselamatan kerja atau over acEng
Mengurangi kualitas kerja dan pelayanan
Kerusakan mesin dan peralatan kerja karena beban berlebih
Biaya repair & maintenance yang Enggi
Menyebakan produk/pelayanan cacat
Workload Analysis
49

Mura - Unevenness
KeEdakseimbangan dalam pembagian tugas

Adalah gabungan dari Muda dan Muri
Satu karyawan mendapatkan beban kerja yang lama dan berat, sementara
karyawan lain mendapat beban kerja yang ringan dan singkat
Banyak waktu menganggur pada karyawan yang bekerja ringan dan singkat
OverEme bagi karyawan yang bekerja dengan beban berat dan waktu lama
KeEdak seimbangan disebabkan pembagian kerja yang Edak efekEf
Jadwal produksi/kerja yang Edak teratur
Volume produksi uktuaEf karena masalah internal seperE kerusakan mesin,
peralatan rusak, kekurangan material
Muda merupakan akibat dari Mura
KeEdakseimbangan Engkat produksi berarE perlu memiliki peralatan, material,
dan orang untuk melakukan Engkat produksi yang terEnggi. Bahkan bila
permintaa rata-ratanya jauh lebih rendah dari itu
Workload Analysis
Workload Analysis
50
Dajar pemorosan dapat diperluas tanpa batas

Kategori
Ciri-ciri Pemborosan
Cara Penghapusan
Barang dalam proses
Menyimpan barang persediaan yang tidak

dibutuhkan dengan segera
Perampingan
persediaan
Penolakan
Memproduksi barang cacat
Kurangi cacat
Fasilitas
Mesin menganggur, macet, waktu ganti cetakan

lama
Tingkatkan
pemanfaatan
Biaya
Investasi berlebih untuk keluaran yang dibutuhkan
Hemat biaya
Tenaga kerja tidak

langsung
Kelebihan orang, tenaga kerja tidak langsung terlalu

banyak
Penugasan yang efisien
Perancangan
Merancang produk dengan fungsi berlebih dari yang

dibutuhkan
Kurangi biaya produk
Bakat/kemampuan
Mempekerjakan orang trampil untuk tugas yang

dapat dimekanisasi atau ditugaskan kepada orang
lain yang kurang trampil
Pemanfaatan tenaga
kerja atau optimasi
karyawan
Gerak kerja
Tidak mengikuti standar kerja
Tingkatkan standard
Kelambanan produk
baru
Proses stabilisasi produksi pada produk baru

berjalan lamban
Peralihan cepat ke
produksi jalur penuh
Penggunaan
teknologi mutakhir
Proses manual belum dioptimalisasi, pekerjaan

cukup dengan cara manual, namun sudah
memutuskan investasi teknologi terbaru yang mahal
Feasibility study yang

tepat

Just in Time One Piece Flow Process
Yang harus dilakukan sebelumnya adalah :

Mengubah layout alat produksi/tempat pelayanan,
Bukan lagi per departmental (kelompok mesin sejenis digabung
dalam satu lini proses),
Namun berubah menjadi per kesatuan proses produksi/service
(lihat gambar dibawah)
Dilakukan peningkatan koordinasi antar proses tersebut, sehingga
Edak ada waktu menunggu atau menganggur.
Meniadakan stock/dokumen antar proses di mana pada Eap proses
atau lini kerja hanya mendapat satu unit barang dalam proses.
Melakukan sinkronisasi waktu siklus kerja dengan penerapan
keseimbangan jalur.
Menerapkan mulE process handling di mana seEap operator secara
sekaligus menangani beberapa mesin dengan siklus yang standard.
Workload Analysis
51

Produksi Berdasarkan Lot
One Piece Flow
Tata letak lantai adalah tipe kerja lot
Tata letak lantai berbentuk U
Pengelompokan mesin berdasarkan tipe

yang sama
Pengelompokan berdasarkan satu aliran

proses barang dari barang mentah
menjadi barang jadi
Produksi secara besar-besaran, baru

dipindahkan ke proses berikurnya
Produksi setiap kali satu
Mesin yang digunakan besar-besar
Mesin yang digunakan kecil-kecil
Persediaan barang tinggi
Persediaan barang sedikit (menuju zero)
Penanganan mesin secara tunggal
Penanganan mesin secara ganda
Pekerja duduk sewaktu bekerja
Pekerja berdiri sewaktu bekerja
Pekerja terspesialisasi kemampuannya
Pekerja berkemampuan multifungsi
Inspeksi dilakukan pada akhir proses
Inspeksi dilakukan di dalam proses itu

sendiri (Built in quality)
52

Con8nues Improvement (Kaizen)
Workload Analysis

Mencakup pengerEan perbaikan
Melibatkan semua orang baik manajemen dan karyawan,
Melibatkan biaya dalam jumlah tak seberapa.
Perbaikan dalam kaizen bersifat kecil dan terus menerus,
Disebut dengan Learning OrganizaEon (Organisasi Pembelajaran)
Proses kaizen mampu membawa hasil yang dramaEs seiring perjalanan
waktu.
Perusahaan-perusahaan besar di Barat cenderung untuk mengagungkan
inovasi,
Yaitu perubahan besar besaran melalui investasi teknologi terbaru yang
mahal, konsep manajemen atau teknologi produksi/jasa yang mutakhir.
Workload Analysis
53

Inovasi memang terdengar dramaEs dan punya daya tarik
isEmewa.
Sebaliknya kaizen sering kali hanya memperbaiki hal-hal yang kecil.
Namun inovasi merupakan upaya sekali tembak dan berbiaya
Enggi.
Hasilnya seringkali membawa efek samping.
Misalnya pemutusan hubungan kerja karyawan, bunga bank yang
Enggi dan sebagainya.
Kaizen adalah pendekatan dengan resiko rendah dan Edak
membutuhkan biaya yang besar.
Workload Analysis

INOVASI
Kreativitas
Individualisme
Berorientasi+pada+keahlian
Perhatian+pada+loncatan+jauh
Beorientasi+pada+teknologi
Informasi+:+tertutup,+perorangan
Beorientasi+pada+keahlian+fungsional
Mencari+teknologi+baru
Lini+++staff
Umpan+balik+terbatas
KAIZEN
Dapat+beradaptasi
Kerja+tim+(ancangan+system)
Berorientasi+pada+hal=hal+umum
Perhatian+pada+detail
Berorientasi+pada+manusia
Informasi+:+terbuka,+dibagikan
Beorientasi+pada+lintas+fungsi
Dibangun+pada+teknologi+yang+ada
Organisasi+fungsional+silang
Umpan+balik+yang+luas
54
Terima Kasih
55

Analisa Beban Kerja

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Analisa Beban Kerja

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Analisis

Sebuah Workload Analysis

Tiga hal yang mendorong kompetisi organisasi saat ini:

Perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi

Ratifikasi AFTA dan WTO masuk ke era perdagangan bebas.

Organisasi dituntut harus terus belajar untuk bisa bersaing

Tenaga kerja terus berkembang dan bersaing

Sebuah Workload Analysis

Sebuah Workload Analysis

Sebuah Workload Analysis

new business as usual

Sasaran Sebuah Workload Analysis

Sasaran Sebuah Workload Analysis

SituaEon - Background Objec8ves

Sasaran Sebuah Workload Analysis

ConEnued ConEnued Accelerated DisconEnued

Prinsip Dasar Sebuah Workload Analysis

Efficiency: doing things right, konsep input-output.

Effectiveness: doing the right thing, memilih sasaran yang

Prinsip Dasar Sebuah Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis

Disebut juga sebagai Full-time Equivalent Employee (FTE)

Total jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

Denisi Sebuah Workload Analysis

Rasio Total Waktu yang dihabiskan karyawan per satuan

Rasio Total Waktu dalam 1 tahun (umum digunakan) : Total

Rasio Total Waktu Proses / Waktu Efektif Proses perorang

Rasio Total Jam Kerja / Waktu Efektif perorang

Denisi Sebuah Workload Analysis

Job Redesign, Replacement

Overtime, Job Redesign,

Denisi Sebuah Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis

Denisi Sebuah Workload Analysis

Workload Berbasis Proses Bisnis

Workload Berbasis Proses Bisnis

Workload Berbasis Proses Bisnis

Fokus pada kinerja

Workload Berbasis Proses Bisnis

Komunikasi visi dan misi menjangkau jangka panjang

Workload Berbasis Proses Bisnis

Satuan Ukuran Beban Kerja

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis

Satu atau beberapa sasaran strategis Organisasi

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis

KPI (Task) and Metrics

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis

Sasaran, pertanyaan / topik yang harus

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis

Indikator Biaya, Profit, Asset, Pertumbuhan

Indikator Produktivitas, Efisiensi Kerja

Indikator Kualitas Produk, Layanan

Indikator Kepuasan Pelanggan

Indikator Kepuasan Karyawan

Indikator Perbaikan Proses Internal

Indikator Pembelajaran, Inovasi, Pemanfaatan Teknologi

Indikator Keselamatan, Kesehatan, Lingkungan

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis

Penetapan Beban Kerja Berbasis Proses Bisnis

1. Receiving email seluruhnya

2. Provide online service