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DE GUADALUPE ANTIOQUIA.
RESOLUCION No. 002
(Del 21 de Enero de 2016)
Cdigo: 10.11.01
Versin: 01
Fecha: Abril de 2011
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003-2016-10-11-01/PMG
RESOLUCIN No.003
(Enero 21 de 2016)
POR LA CUAL SE ADOPTA EL PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL
CIUDADANO PARA LA VIGENCIA 2016 DE LA PERSONERA MUNICIPAL DE
GUADALUPE ANTIOQUIA
LA PERSONERA DEL MUNICIPIO DE GUADALUPE ANTIOQUIA, en uso de sus
facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Ley 87 de 1993,
en el artculo 4, literales b y l, concordados con la Ley 1474 de 2011, y
CONSIDERANDO:
PRIMERO: Que la corrupcin es una de los fenmenos ms lesivos para los Estados
Modernos porque afecta de manera negativa los niveles de crecimiento econmico y
disminuye su capacidad para atender las obligaciones frente a los ciudadanos.
Colombia ha ratificado tratados y Convenios Internacionales en desarrollo de los
cuales ha expedido leyes y decretos tendientes a perseguir los actos de corrupcin y a
sus actores
SEGUNDO: Que dentro de esta normatividad se encuentra la Ley 1474 de 2011 o
Estatuto Anticorrupcin, por medio de la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de
corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica.
TERCERO: Que dentro de las principales medidas que trae el Estatuto Anticorrupcin
se encuentran las Polticas institucionales y pedaggicas cuya finalidad es lograr una
gestin pblica ms eficiente bajo el entendido de que solo con una administracin
pblica moderna y con control social es posible enfrentar la corrupcin y establecer
disposiciones pedaggicas para generar en el pas una cultura permanente de la
legalidad en todos los mbitos de la sociedad.
CUARTO: Que desde esa perspectiva se implementa el Plan Anticorrupcin y de
Atencin al Ciudadano, en el cual cada entidad del orden nacional, departamental y
municipal deber elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupcin y
atencin al ciudadano. Dicha estrategia debe contemplar el mapa de riesgos de
corrupcin en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos,
las estrategias anti trmites
QUINTO: Que la Personera Municipal de Guadalupe Antioquia ha definido acciones
que buscan desarrollar una gestin transparente e ntegra al servicio del ciudadano y
la participacin de la sociedad civil en la formulacin de sus planes, programas y
proyectos.
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Guadalupe Antioquia
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1. INTRODUCCIN
La corrupcin es una de los fenmenos ms lesivos para los Estados Modernos porque afecta de manera
negativa los niveles de crecimiento econmico y disminuye su capacidad para atender las obligaciones frente
a los ciudadanos. Colombia ha ratificado tratados y Convenios Internacionales en desarrollo de los cuales ha
expedido leyes y decretos tendientes a perseguir los actos de corrupcin y a sus actores.
Dentro de esta normatividad se encuentra la Ley 1474 de 2011 o Estatuto Anticorrupcin, por medio de la
cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos
de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica.
Dentro de las principales medidas que trae el Estatuto Anticorrupcin se encuentran las Polticas
institucionales y pedaggicas cuya finalidad es lograr una gestin pblica ms eficiente bajo el entendido de
que solo con una administracin pblica moderna y con control social es posible enfrentar la corrupcin y
establecer disposiciones pedaggicas para generar en el pas una cultura permanente de la legalidad en
todos los mbitos de la sociedad.
Desde esa perspectiva se implementa el Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, en el cual cada
entidad del orden nacional, departamental y municipal deber elaborar anualmente una estrategia de lucha
contra la corrupcin y atencin al ciudadano. Dicha estrategia debe contemplar el mapa de riesgos de
corrupcin en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti
trmites y los Mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano.
Para esto la Personera Municipal de Guadalupe Antioquia ha definido acciones que buscan desarrollar una
gestin transparente e ntegra al servicio del ciudadano y la participacin de la sociedad civil en la formulacin
de sus planes, programas y proyectos.
Por lo anterior y para dar cumplimiento a lo previsto en el capitulo sexto Polticas Institucionales y
Pedaggicas de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcin, la Personera Municipal de Guadalupe
Antioquia, presenta su estrategia de lucha contra la corrupcin y atencin al ciudadano para el ao 2016.
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2. FUNDAMENTO LEGAL
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3. ELEMENTOS ESTRATGICOS
Misin
La Personera de Guadalupe est instituida como Ministerio Pblico ante autoridades judiciales y
administrativas para la defensa del orden jurdico, del patrimonio pblico y de los derechos y garantas
fundamentales; para la guarda y promocin de los derechos humanos, la proteccin del inters pblico, la
intervencin en la solucin de conflictos y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempean
funciones pblicas en el orden municipal..
Visin
La Personera Municipal de Guadalupe Antioquia en el ao 2016 ser reconocida por su empeo en la
promocin del respeto, defensa y proteccin de los derechos humanos y garante de la transparencia
administrativa en la toma de sus decisiones y la de los dems servidores pblicos a nivel local.
Poltica de Calidad:
La Poltica de la Calidad de la Personera Municipal de Guadalupe Antioquia, est basada en la Misin y la
Visin. Consiste en mejorar continuamente los procesos relacionados con la Defensa, Proteccin y Promocin
de los Derechos Humanos, la Vigilancia de la Conducta Oficial de los Servidores Pblicos Municipales, y la
Defensa del Inters Pblico, brindando a toda la comunidad un servicio gil, eficiente y oportuno.
Objetivos de Calidad:
Los Objetivos de Calidad de la Personera Municipal de Guadalupe Antioquia son los siguientes:
Promover la Resolucin Pacfica de los Conflictos mediante los Mecanismos Alternativos de Solucin
de Conflictos.
Mantener la realizacin de las acciones preventivas y correctivas sobre las actuaciones de los
servidores pblicos municipales.
Actualizar y optimizar los programas y procesos de la Entidad, desarrollndolos bajo los principios de
eficacia eficiencia y efectividad.
Generar Espacios de Capacitacin para los Servidores Pblicos y para los Ciudadanos en temas de
su Inters.
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PRINCIPIOS DE CALIDAD:
Los Principios de Gestin de la Calidad de la Personera Municipal de Guadalupe Antioquia se enmarcan,
integran, complementan y desarrollan dentro de los Principios Constitucionales de la Funcin Pblica.
Se han identificado los siguientes Principios de Gestin de la Calidad que permiten que la funcin y el
desempeo de la Personera Municipal de Guadalupe Antioquia sean ejercidos de manera satisfactoria:
Enfoque hacia el Usuario: La razn de ser de la Personera Municipal de Guadalupe Antioquia, es prestar
un servicio dirigido a SATISFACER A LOS USUARIOS, por lo tanto es fundamental que las entidades
comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los usuarios.
Enfoque Basado en los Procesos: Es necesario que todos los servicios que presta la Personera Municipal
de Guadalupe Antioquia, estn relacionados en la respectiva documentacin de los procesos.
Enfoque del Sistema para la Gestin: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y en general,
gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad
de las entidades en el logro de sus objetivos.
Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisiones: Las Decisiones de la Personera Municipal de
Guadalupe Antioquia, se basan en el anlisis y estudio de los datos suministrados y recaudados, es decir, en
un debido soporte probatorio y no simplemente en intuicin.
Mejora Continua: Es necesario que la Personera Municipal de Guadalupe Antioquia en aras de Garantizar
la efectiva implementacin del MANUAL DE GESTIN DE LA CALIDAD tenga como principio fundamental la
MEJORA CONTINUA EN LA PRESTACIN DEL SERVICIO A LOS USUARIOS.
Transparencia: La Gestin de la Personera Municipal de Guadalupe Antioquia, se fundamenta en las
actuaciones y las decisiones claras, por lo tanto, la Entidad, permite el acceso a la Documentacin e
Informacin que reposa en este Despacho en aras de garantizar la Transparencia de las Actuaciones que se
realizan all.
Participacin Activa de los Empleados de la Entidad: En la medida en que el Auxiliar Administrativo (a) y el
Personero (a) Municipal, tengan presente la importancia de la Participacin Activa en los diferentes Procesos
que se lideran desde la Entidad se har una adecuada y satisfactoria prestacin del servicio.
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Disear las acciones viables que apunten a mejorar las debilidades identificadas en el proceso de
autoevaluacin.
Definir las acciones que contribuyan a mantener y potenciar las fortalezas observadas en el proceso,
en cada uno de los factores analizados.
Prevenir eventos de corrupcin al interior del Personera Municipal de Guadalupe Antioquia durante
la vigencia 2016.
Impulsar el seguimiento visible de la inversin eficiente de los recursos pblicos e los diferentes
sectores de inversin.
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5. METODOLOGA
Para la realizacin del presente Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano se adelantaron las siguientes
actividades:
1. Definicin del equipo de trabajo encargado: Se dispuso que la Personera Municipal y su Auxiliar
Administrativa elaboraran el diagnstico y el presente Plan como parte integral de sus funciones
administrativas.
2. Convocatoria de Reuniones de Trabajo: El equipo de trabajo realiz reuniones internas para
socializar la metodologa a aplicar en el desarrollo del proceso de elaboracin, las normas que
regulan el trmite y el cronograma del proceso.
3. Realizacin de jornadas de trabajo: La Personera Municipal y su Auxiliar Administrativa se reunieron
en varias ocasiones para trabajar sobre distintos elementos del plan como la identificacin de
debilidades, riesgos y fortalezas, tambin para recordar elementos fundamentales como la visin,
misin, valores, etc.
4. Identificacin de los riesgos de corrupcin: Se realizaron reuniones tendientes a identificar los
riesgos de corrupcin que posiblemente pueden estar presentes al interior de la Personera.
5. Deteccin de las principales causas de corrupcin: Se diagnosticaron los riesgos identificados y se
establecieron sus posibles causas.
6. Propuestas de las acciones de mejora y estrategias anticorrupcin: Se propusieron por los miembros
del equipo de trabajo las distintas estrategias que se adelantarn en el 2016 para mitigar los riesgos
de corrupcin y mejorar la atencin a los ciudadanos.
7. Diseo del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano.
8. Asignacin de responsables de seguimiento y evaluacin del Plan.
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DEBILIDADES
No se cuentan con suficientes sistemas de informacin.
Existe una baja comunicacin con la ciudadana a travs de canales de comunicacin
La Personera no cuenta con pgina web propia.
Debilidad en el sistema de control interno.
el rea de atencin al ciudadano no se encuentra bien definida
No existe manual de Contratacin actualizado
Se realiza una vez al ao rendicin de cuentas a la ciudadana.
El buzn de quejas, sugerencias y reclamos nunca ha sido utilizado por la comunidad.
FORTALEZAS
Experiencia de la Personera Municipal
Se tiene reglamentado el trmite de peticiones, quejas y reclamos
Existe una gua para la rendicin pblica de cuentas
Se cuenta con buzn de sugerencias y su respectivo reglamento
Presenta los informes de ley ante las respectivas entidades
Goza de independencia administrativa y presupuestal
Lleva correctamente el archivo y aplica las tablas de retencin documental
7. ELEMENTOS DEL PLAN
Acorde con lo establecido en el artculo 73 de la ley 1474 de 2011, a continuacin se describen los siguientes
elementos: 1) Mapa de riesgos de corrupcin y Medidas para mitigar los riesgos, 2) Estrategias anti trmites;
3) Rendicin de cuentas; 4) Mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano.
PRIMER COMPONENTE: IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CORRUPCIN Y ACCIONES PARA SU
MANEJO.
a. IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CORRUPCIN:
Riesgos de Corrupcin: Se entiende por Riesgo de Corrupcin la posibilidad de que por accin u omisin,
mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la informacin, se lesionen los intereses de una
entidad y en consecuencia del Estado, para la obtencin de un beneficio particular.
La Personera Municipal de Guadalupe podra incurrir en los siguientes riesgos:
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ANLISIS
Riesgo
Proceso y objetivo
Talento Humano
Causas
Ausencia de un Reglamento Interno
Actualizado y de Manuales de
Procesos y Procedimientos
No.
1
2
3
4
Financieros
(Presupuesto)
1
2
3
Descripcin
Probabilidad de
materializacin.
Exceso de Poder
Extralimitacin de Funciones
Falta de una estrategia de comunicacin
Amiguismo y Clientelismo
Incumplimiento de trminos.
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
MEDIDAS DE MITIGACIN
VALORACIN
Administracin
Tipo de
del riesgo
control
Preventivo
Evitar el riesgo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Correctivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Evitar el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
Reducir el Riesgo
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
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4
De Contratacin
1
2
3
4
5
6
7
8
De Trmites y Servicios
Ausencia de procedimientos
debidamente establecidos o
formalizados
Formas o modelos empleados para
elaborar, regular, racionalizar y
sistematizar los procedimientos.
Amiguismo, clientelismo e inters
personal en favorecer u ocultar
determinados hechos o situaciones.
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Evitar el riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Posible
Preventivo
Evitar Riesgo
Posible
Preventivo
Evitar Riesgo
2
Control Poltico
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Posible
Posible
Preventivo
Preventivo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
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2
3
4
Atencin al Ciudadano
1
2
3
4
Caos Administrativo
1
2
Participacin Ciudadana
Posible
Posible
Posible
Posible
Casi Seguro
Posible
2
Ausencia de un Reglamento Interno
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Posible
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Correctivo
Preventivo
Preventivo
Casi Seguro
Guadalupe Antioquia-Colombia.
Evitar Riesgo
Reducir Riesgo
Reducir Riesgo
Reducir Riesgo
Reducir Riesgo
Reducir Riesgo
Correctivo
Exceso de Poder
Calle 50 No 50-27-- Cdigo Postal 051820 Telefax 861-61-97, PBX: 8616440 extensin 116.
Celular: 3148309695 E-mail: personera@guadalupe-antioquia.gov.co
Evitar Riesgo
Correctivo
Posible
Casi Seguro
Evitar Riesgo
Posible
Reducir Riesgo
Correctivo
Preventivo
Reducir Riesgo
Evitar el riesgo
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Talento Humano
Actualizado y de Manuales de
Procesos y Procedimientos
2
3
4
Financieros
(Presupuesto)
1
2
3
4
1
2
3
4
De Contratacin
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1
2
3
4
5
Extralimitacin de Funciones
Falta de una estrategia de comunicacin
Amiguismo y Clientelismo
Incumplimiento de trminos.
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Inventarios obsoletos
Utilizacin de bienes para actividades particulares
Recursos tecnolgicos inapropiados y obsoletos
Falta de estudios de serios de oportunidad, factibilidad y
conveniencia.
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Correctivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Evitar el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
Reducir el Riesgo
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
Evitar el riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
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6
7
8
De Trmites y Servicios
Ausencia de procedimientos
debidamente establecidos o
formalizados
Formas o modelos empleados para
elaborar, regular, racionalizar y
sistematizar los procedimientos.
Amiguismo, clientelismo e inters
personal en favorecer u ocultar
determinados hechos o situaciones.
Posible
Posible
Posible
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Posible
Preventivo
Evitar Riesgo
Posible
Preventivo
Evitar Riesgo
3
4
Falta de una estrategia de
comunicacin.
Preventivo
Atencin al Ciudadano
2
Control Poltico
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1
2
3
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Posible
Casi Seguro
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Correctivo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Evitar Riesgo
Reducir Riesgo
Reducir Riesgo
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Caos Administrativo
1
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Participacin Ciudadana
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Personera.
Inexistencia de Buzn de Quejas, Sugerencias y Reclamos.
La falta de cuidado y diligencia en el trmite de los asuntos
administrativos se traduce en la ineficacia administrativa del
Estado.
Ausencia de archivos, archivos incompletos, ausencia de
soportes importantes de los contratos, contratos sin foliar,
contratos sin liquidar.
Miedo a la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana
Posible
Posible
Posible
Preventivo
Preventivo
Correctivo
Casi Seguro
Reducir Riesgo
Reducir Riesgo
Correctivo
Casi Seguro
Reducir Riesgo
Reducir Riesgo
Correctivo
Reducir Riesgo
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Establecimiento de mayor seguridad en el desarrollo de los aplicativos para evitar la manipulacin de los mismos. Para garantizar la seguridad de las bases de datos se deben asignar protocolos de
seguridad y a los usuarios finales crearles diferentes perfiles de acceso, de tal forma que solo el administrador pueda tener control en las mismas.
Adoptar un Manual de Protocolos de Seguridad que rijan las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin Institucional.
Adelantar las investigaciones disciplinarias que fuesen necesarias por efecto de los presuntos hechos de corrupcin que pudieren presentarse o dar traslado de las mismas a la Procuradura General de la
Nacin y a los dems Organismos de Control.
Aplicacin del decreto 4326 de 2011 Por el cual se reglamenta parcialmente el artculo 10 de la Ley 1474 de 2011.
Aplicacin del Decreto 4567 de 2011, sobre la provisin de los empleos de libre nombramiento y remocin con transparencia, aplicando en los procesos de vinculacin la evaluacin de las competencias de
los candidatos.
Audiencias Pblicas en los Proceso de contratacin para permitir a los interesados conocer y discutir los resultados de las adjudicaciones de licitaciones de contratos.
Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas en aras de que el ciudadano pueda opinar acerca de la gestin de la Personera Municipal.
Veeduras ciudadanas: Permitir a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre el proceso de la gestin pblica, as como la convocatoria de una entidad encargada
de la ejecucin de un programa, proyecto, contrato o de la prestacin de un servicio.
Buzn de quejas y reclamos: Permitir a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias poner en conocimiento las anomalas presentadas en la debida prestacin del servicio por parte de
algn funcionario o rea de la Alcalda.
Responder las acciones de tutela en el tiempo reglamentario para permitir al ciudadano reclamar el reconocimiento de sus derechos.
Responder los derechos de peticin en el tiempo reglamentario para permitir al ciudadano reclamar sobre alguna inconsistencia en un procedimiento por el cual se ve afectado.
La Personera Municipal de Guadalupe Antioquia promocionar la cultura de la legalidad, tanto al interior como al exterior de la entidad.
PERSONERIA MUNICIPAL GUADALUPE ANTIOQUIA POR EL RESPETO Y GARANTIA DE TUS DERECHOS
Calle 50 No 50-27-- Cdigo Postal 051820 Telefax 861-61-97, PBX: 8616440 extensin 116.
Celular: 3148309695 E-mail: personera@guadalupe-antioquia.gov.co
Guadalupe Antioquia-Colombia.
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Determinar los trmites y servicios que debern estar en lnea a travs de la pgina web de la entidad.
Habilitar espacios de interaccin a travs de las redes sociales y facilitar su uso para la realizacin de peticiones, quejas y reclamos.
3. Estrategia: Aplicacin de las normas Anti trmites del nivel Nacional
Socializar y aplicar en lo que corresponda el Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la
Administracin Pblica
Socializar y aplicar en lo que corresponda la Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la
efectividad del control de la gestin pblica.
Socializar y aplicar en lo que corresponda la Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
4. Estrategia: Formacin y Capacitacin
Capacitacin para servidores pblicos de la Personera Municipal sobre procedimientos administrativos, racionalizacin de trmites y atencin al ciudadano.
Formacin de la Auxiliar Administrativa de la Personera en normas de archivo, tablas de retencin documental, atencin y servicios al ciudadano, trminos de trmites y procedimientos, etc.
5. Estrategia: Disminucin de costos de trmites
Se incentivar el uso de los medios electrnicos de comunicacin para el suministro de documentos que se generan al interior de la Personera o que se radican en la Secretara.
Se evitar reproducir copias de documentos que puedan ser suministradas por correo electrnico a los ciudadanos que as los soliciten.
Se permitir el envo por correo electrnico de las ofertas a invitaciones pblicas de contratacin adelantadas por la Personera.
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Se implementar las comunicaciones a travs de correo electrnico con otras entidades y dentro de los procesos disciplinarios.
6. Estrategia: Colaboracin Armnica entre Autoridades
Se dar aplicacin a los trminos establecidos en las solicitudes de autoridades disciplinarias, judiciales, penales y fiscales, con el fin de suministrar la informacin requerida de forma eficiente y
oportuna.
7. Estrategia: Fortalecimiento y simplificacin de otros trmites
Establecer adecuadamente el procedimiento ms eficaz y oportuno para dar trmite a las solicitudes de permisos, licencias y vacaciones de la Auxiliar Administrativa de la Personera Municipal.
Establecer adecuadamente el procedimiento ms eficaz y oportuno para dar trmite y respuesta a los derechos de peticin presentados ante la Personera Municipal.
Agilizar los procesos de expedicin de copias de los documentos que reposan en la Personera Municipal y pueden ser conocidos por los ciudadanos.
TERCER COMPONENTE: RENDICIN DE CUENTAS
El documento Conpes 3654 del 12 de abril de 2010, seala que la rendicin de cuentas es una expresin de control social, que comprende acciones de peticin de informacin y de explicaciones, as como la
evaluacin de la gestin, y que busca la transparencia de la gestin de la administracin pblica para lograr la adopcin de los principios de Buen Gobierno.
Ms all de ser una prctica peridica de audiencias pblicas, la rendicin de cuentas a la ciudadana por parte de la Personera Municipal, debe ser un ejercicio permanente que se oriente a afianzar la
relacin Estado Ciudadano. Por su importancia, se requiere poner en prctica anualmente la gua de rendicin de cuentas y que la misma se incluya en las estrategias del Plan Anticorrupcin y de Atencin al
Ciudadano.
De conformidad con el artculo 78 del Estatuto Anticorrupcin todas las entidades y organismos de la Administracin Pblica deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadana. Los lineamientos y
contenidos de metodologa sern formulados por la Comisin Interinstitucional para la Implementacin de la Poltica de Rendicin de Cuentas creada por el Conpes 3654 de 2010.
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La rendicin de cuentas se convierte en un instrumento que implica la obligacin de informar y el derecho de ser informado, Es un proceso permanente y una relacin de doble va entre el gobierno, los
ciudadanos y los actores interesados en los resultados y en la gestin pblica.1
No debe ni puede ser un evento peridico, unidireccional, de entrega de resultados, sino que por el contrario debe ser un proceso continuo y bidireccional, que genere espacios de dilogo entre el Personera y
los ciudadanos sobre los asuntos pblicos.
1. Acciones y estrategias para la Rendicin de Cuentas a la ciudadana
La Personera Municipal rendir cuentas a la ciudadana una vez al ao. A ms tardar el 16 de febrero de la vigencia cumplida, publicaran los informes correspondientes que quedarn a disposicin del
pblico de manera permanente en la Secretara de la entidad.
La rendicin de cuentas consistir en la presentacin de un informe de las actividades que haya realizado la Personera Municipal en cumplimiento de sus funciones.
El informe que rinda la Personera Municipal ser publicado en la cartelera de la Secretara para el conocimiento y la revisin de la ciudadana.
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Recibir y dar trmite a los derechos de peticin y solicitudes que lleguen por correo electrnico dentro de los trminos de la Ley 1437 de 2011.
PROCEDIMIENTO ATENCION AL CIUDADANO
1. OBJETO: Recibir, tramitar y resolver oportunamente las peticiones, derechos de peticin, exhortos, felicitaciones que se derivan de la prestacin de los servicios de la Personera Municipal de
Guadalupe Antioquia.
2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Actividad
Descripcin de la actividad
Responsable: Auxiliar de Recepcin de Documentos
INICIO
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Revisar,
radicar y
direccionar la
documentacin
fsica.
Responsable: Personera.
Registros de
comunicaciones
oficiales y
correspondencia
Dar solucin y
Memorando
respuesta a los
Comunicado
Externo
requerimientos
de la
comunidad
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3. ATENCIN DE PETICIONES,
RECLAMOS
En cumplimiento de lo dispuesto
2011 se han desarrollado los
tramitar y resolver las quejas,
ciudadanos formulen y que se
la misin de la entidad, que se
reglamento sobre el trmite de
consultas, as como el manejo de la
entidad a travs de la resolucin
2009, y que ser ajustada a la
Definiciones:
Peticin: es el derecho
toda persona a presentar
las
autoridades
por
o particular y a obtener su
Quejas,
Reclamos,
sugerencias y
Reconocimientos
Atender y dar
respuesta a las
quejas, reclamos,
sugerencias y
reconocimientos
de la comunidad
Hacer
seguimiento
Informe De
Quejas,
Reclamos Y
Sugerencias
Comunicado
Externo
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RESPONSABLE: Personera
QUEJAS, SUGERENCIAS Y
FIN
Queja: es la manifestacin
de protesta,
descontento o inconformidad que formula una persona en relacin con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores pblicos en desarrollo de sus funciones3.
censura,
Reclamo: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solucin, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestacin indebida de un servicio o a la falta de
atencin de una solicitud.4
2
3
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Sugerencia: es la manifestacin de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestin de la entidad.
Denuncia: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigacin penal, disciplinaria, fiscal,
administrativa - sancionatoria o tico profesional.
Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades.
Es deber de toda persona denunciar a la autoridad competente las conductas punibles de que tenga conocimiento. Para los servidores pblicos tiene connotacin constitutiva de infraccin de
conformidad con los el artculo 6 de la Constitucin Poltica.
Gestin de Solicitudes
Recepcin: Las solicitudes, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias podrn ser remitidas y radicadas por cualquiera de los siguientes medios de comunicacin:
Oficina Competente: Dentro de la estructura organizacional de la Personera Municipal sern las siguientes dependencias:
La Secretara de la Personera Municipal ser la dependencia encargada de recibir y tramitar las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen en relacin con el cumplimiento de la
misin de la entidad.
La Personera Municipal ser la encargada de resolver las solicitudes, quejas y reclamos que sean radicadas por los ciudadanos.
Consideraciones Generales: Toda actuacin que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de peticin consagrado en el artculo 23 de la Constitucin Poltica, sin
que sea necesario invocarlo. Mediante este, entre otras actuaciones, se podr solicitar el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situacin jurdica, que se le preste un servicio, que se le
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entregue informacin, se le permita consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos. Conforme al artculo 14 de la Ley
1437 de 20115, los trminos para resolver son:
Seguimiento
Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 Ttulo V Gestin de Documentos, implementando un Programa de Gestin Documental que permita hacer seguimiento a la oportuna
respuesta de los requerimientos de los ciudadanos y a la trazabilidad del documento al interior de la entidad.
Veeduras Ciudadanas
Incentivar la organizacin de veeduras ciudadanas.
Llevar un registro sistemtico de las observaciones presentadas por las veeduras ciudadanas.
Evaluar los correctivos que surjan de las recomendaciones formuladas por las veeduras ciudadanas.
Facilitar y permitir a las veeduras ciudadanas el acceso a la informacin para la vigilancia de su gestin y que no constituyan materia de reserva judicial o legal.6
Artculo INEXEQUIBLE, con efectos diferidos hasta el 31 de diciembre de 2016. Sentencia C-818-11. Magistrado Ponente Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. Significa que estar vigente hasta esa fecha.
PERSONERIA MUNICIPAL GUADALUPE ANTIOQUIA POR EL RESPETO Y GARANTIA DE TUS DERECHOS
Calle 50 No 50-27-- Cdigo Postal 051820 Telefax 861-61-97, PBX: 8616440 extensin 116.
Celular: 3148309695 E-mail: personera@guadalupe-antioquia.gov.co
Guadalupe Antioquia-Colombia.
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Dotacin de equipos
Adquirir herramientas y equipos tecnolgicos como computadores, impresora ms eficiente, fotocopiadora, etc., que permitan una mejor gestin y prestacin de servicios.
De conformidad con lo previsto en el artculo 73 de la Ley 1474 de 2011, la metodologa de este plan se validar con las instrucciones que defina e imparta ms adelante la Secretara de Transparencia de la
Presidencia de la Repblica.
Para desarrollar la presente estrategia de lucha contra la corrupcin y atencin al ciudadano para el ao 2016, se ha elaborado un plan de accin, el cual se anexa y hace parte de este documento.
El presente Plan fue elaborado por la Personera Municipal de Guadalupe Antioquia a los veintin (21) das del mes de enero del ao dos mil diecisis (2016).
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ACCIONES
Realizacin
talleres
induccin
reinduccin
UNIDAD
de
de
y
Taller
CANT
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
RECURSOS FSICOS
TCNICOS
RESPONSABLE
Sala de conferencias,
video
Beam,
Bajo perfil de los funcionarios
computador,
apoyo PERSONERA
contratados, nepotismo y clientelismo.
logstico y material de
soporte.
Realizacin
del
ajuste al manual de
funciones
y
procedimientos de
la personera.
Manuales
Computador, Formatos
No aplicacin del MECI y de Ley 872 de
MECI, Diagnostico de
2003. Ausencia del Mapa de valor y
procesos
y PERSONERA
desconocimiento de la gestin por
procedimientos, Guas
procesos.
ISO.
Realizacin de una
revisin completa
del sistema de
control interno
Jornadas de
trabajo
PERSONERA
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ESTRATEGIAS
ACCIONES
4. Fortalecimiento de los
procesos contractuales
por el ajuste y revisin
del
manual
de
contratacin.
5. Publicidad de todos
los actos pblicos en la
pgina web, gestin
transparente y en el
SECOP.
Revisin y ajuste
del manual de
contratacin
y
adopcin mediante
acto administrativo.
Uso permanente del
SECOP en los
procesos
de
contratacin
de
conformidad
al
decreto 2474, la ley
80, la ley 1150 y
sus
decretos
reglamentarios.
Adopcin
e
implementacin del
decreto 019 de
2012,
mediante
acto administrativo.
6.
Adopcin
e
implementacin
del
manual anti trmites para
la personera, mediante
acto administrativo.
7. Implementacin de
proceso de capacitacin
en transparencia y en la
nueva normatividad en
materia de contratacin.
Realizacin
de
talleres
de
capacitacin para la
Personera.
UNIDAD
Manual
CANT
Numero de
procesos
Resolucin.
taller
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
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RECURSOS FSICOS
TCNICOS
RESPONSABLE
Portal
nico
de
contratacin,
pagina
PERSONERA
web, red, gobierno en
lnea.
PERSONERA
Sala de conferencias,
Video
Beam,
computador,
apoyo PERSONERA
logstico y material de
soporte.
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ESTRATEGIAS
ACCIONES
8.
Vinculacin
al
programa de bienestar
laboral
procesos de
formacin del talento
humano, de la alcalda
municipal
Realizacin
de
talleres
de
capacitacin
Realizacin
de
auditoras integrales
y especficas a los
diferentes procesos
de gestin.
Modernizacin
y
puesta en marcha
de los procesos
virtuales
de
atencin
al
ciudadano y a sus
solicitudes
y
reclamaciones.
9. Disposicin de un link
en la pgina web para
que los ciudadanos
manifiesten sus quejas,
reclamos e inquietudes.
Realizacin de 2
programas
de
visitas
a
las
diferentes veredas
de la zona rural y
urbana
del
municipio.
UNIDAD
Taller
Pgina Web.
Encuentros
comunitarios
CANT
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
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RECURSOS FSICOS
TCNICOS
RESPONSABLE
Sala de conferencias,
video beam, computador,
PERSONERA
apoyo logstico y material
de soporte.
Sistemas de informacin,
Hardware, y software,
Desinformacin ciudadana, falta de
programas
radiales,
control de gestin, y de veeduras de los
PERSONERA
carteleras institucionales,
procesos de gestin.
plan
de
medios
institucional.
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ESTRATEGIAS
ACCIONES
UNIDAD
CANT
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
Aplicacin de la
resolucin
de
atencin
al
ciudadano
y
disposicin
del
horario, personal de
apoyo para la
comunidad.
Resolucin
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RECURSOS FSICOS
TCNICOS
RESPONSABLE
PERSONERA