FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

Nama Jabatan
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan

: CARAKA
: BAGIAN UMUM
: Melaksanakan pengiriman surat / dokumen / paket ke alamat yang dituju, bai
ekspedisi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku agar surat / dokumen

NO

URAIAN TUGAS

SATUAN HASIL

WAKTU
PENYELESAIAN

WAKTU KERJA
EFEKTIF

Mengumpulkan surat / dokumen / paket yang akan dikirim dengan cara Memeriksa surat /
dokumen / paket dari ekspeditur untuk mengetahui sifat, masalah dan tujuan surat,
mencatat surat / dokumen / paket kedalam buku ekspedisi dan surat tanda terima serta
menghitung jumlah surat / dokumen / paket yang diterima dari ekspeditur, agar sesuai
dengan jumlah yang tertera pada buku ekspedisi.

Dokumen

10

300

Mendistribusikan surat / dokumen / paket dengan cara membuat rencana perjalanan

menurut arus yang akan ditempuh, menyusun dan memasukkan surat / dokumen / paket
dalam kantong surat berdasarkan tujuan surat guna memudahkan pengiriman,
menyampaikan surat / dokumen / paket kepada yang berkepentingan / melalui jasa
pengiriman menurut alamat yang telah ditentukan.

Dokumen

45

300

Mengendalikan surat / dokumen / paket yang telah didistribusikan dengan cara menerima
dan menyerahkan kembali buku ekspedisi dan atau surat tanda terima ekspeditur, sebagai
bukti yang telah ditandatangani oleh penerima surat, membuat laporan pengiriman surat /
dokumen di buku ekspedisi.

Laporan

10

300

Mengendalikan surat / dokumen / paket yang telah didistribusikan dengan cara menerima
dan menyerahkan kembali buku ekspedisi dan atau surat tanda terima ekspeditur, sebagai
bukti yang telah ditandatangani oleh penerima surat, membuat laporan pengiriman surat /
dokumen di buku ekspedisi.

NO

URAIAN TUGAS

SATUAN HASIL

WAKTU
PENYELESAIAN

WAKTU KERJA
EFEKTIF

Menyimpan dan menyusun dengan rapih arsip-arsip, dokumen-dokumen surat

pada tempat yang telah disediakan, agar tertib dalam pengelolaan arsip.

Kegiatan

20

300

Melaporkan pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku
sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan mendatang, dengan cara
menginventarisir data / informasi bahan laporan, membuat konsep laporan hasil
pelaksanaan tugas, mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan, memfinalisasi
laporan pelaksanaan tugas.

Dokumen

30

6,000

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun
tulisan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan tugas.

Dokumen

20

300

JUMLAH
PEMBULATAN

UK KEBUTUHAN PEGAWAI

an surat / dokumen / paket ke alamat yang dituju, baik secara langsung maupun melalui jasa pengiriman / jasa
ur dan ketentuan yang berlaku agar surat / dokumen / paket sampai ketujuan dengan cepat dan tepat.

BEBAN KERJA

PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN

KETERANGAN

12

0.40

28,800

28,800

12

1.80

129,600

129,600

12

0.40

28,800

28,800

BEBAN KERJA

PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN

KETERANGAN

0.27

19,200

19,200

12

0.06

4,320

4,320

0.07

4,800

4,800

2.993
3.000

215,528

215,520

PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS

NOMOR URUT

LAJUR

PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS BEBAN KERJA

URAIAN
3

Cukup jelas
Tulislah Uraian Tugas dari jabatan yang dimaksud
Tulislah Satuan Hasil dari Uraian Tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya Kegiatan,
Dokumen, Laporan, Data, dsb.
Tulislah waktu ideal yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas yang dimaksud dalam kolom 2.
Misalnya 10 menit, 30 menit, dsb.
Tulislah Waktu Kerja Efektif (WKE) yang digunakan untuk melaksanakan tugas yang dimaksud dalam
kolom 2. Misalnya pekerjaan harian (WKE = 300 menit), pekerjaan mingguan (WKE = 1500 menit),
pekerjaan bulanan (WKE = 6000 menit), pekerjaan tahunan (WKE = 72.000 menit)

Tulislah Beban Kerja dari tugas dimaksud dalam kolom 2 yang harus diselesaikan dalam kurun waktu
kerja efektif. Misalnya 2 laporan dalam kurun waktu tahunan (1 laporan tiap 6 bulan)
Tulislah jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan cara :
Waktu Penyelesaian (Kolom 4) x Beban Kerja (Kolom 6)
Waktu Kerja Efektif (Kolom 5)
Tulislah keterangan yang perlu dijelaskan

REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

UNIT KERJA : ________________________________

NO

NAMA JABATAN

JUMLAH
PEMANGKU
JABATAN

HASIL ABK
4

Keterangan :
1
Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja setingkat Eselon II atau Eselon III
2
Pada kolom Nama Jabatan ditulis nama jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban Kerja
3
Pada kolom Jumlah Pemangku Jabatan ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yan
pada kolom Nama Jabatan
4
Pada kolom Hasil ABK ditulis nilai yang didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang te
kolom Nama Jabatan
Contoh :
Jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja
maka idealnya jabatan ini diisi oleh 2 (dua) orang pegawai
5
Pada kolom Kelebihan/Kekurangan ditulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan dengan Has
jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan
Contoh :
Jumlah pemangku jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dila
dapat ideal kebutuhan untuk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (sa

NALISIS BEBAN KERJA (ABK)

KELEBIHAN/
KEKURANGAN
5

a jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban Kerja

ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yang tersebut

g didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang tersebut pada

uhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja nilainya 2,167

ulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan dengan Hasil ABK dari

Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dilakukan ABK di

uk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (satu) orang

CONTOH 1

FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBU

1.

NAMA JABATAN : PENATA KERUMAHTANGGAAN

2.

UNIT KERJA : SUBBAG UMUM DAN RUMAH TANGGA

3.

IKHTISAR JABATAN :
-

Menyusun rencana dan melakukan pengelolaan segala urusan rumah tangga dalam lingkup

NO.

URAIAN TUGAS

1.

Menyusun rencana kegiatan koordinator urusan rumah tangga

- Menyiapkan bahan kerja
- Menyusun rencana kegiatan tugas penata kerumahtanggaan
- Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan

2.

Melakukan pengelolaan kendaraan dinas

- Melakukan pengecekan fisik dan menyusun estimasi kerusakan jika ada
- Menyusun dan melaporkan estimasi biaya perbaikan kepada pimpinan

3.

- Melakukan perawatan dan atau perbaikan kerusakan yang ada

Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengelolaan kendaraan dinas
kepada pimpinan
Melakukan pengaturan ruangan rapat
- Menyusun list penggunaan ruang rapat
- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan pengguna
- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan teknisi dan operator
- Melaporkan kesiapan ruangan rapat untuk pelaksanaan kegiatan dinas
- Merapihkan kembali ruang rapat seperti sediakala
-

4.

Membuat laporan kegiatan pelaksanaan penggunaan ruang rapat kepada

pimpinan

Melaksanakan pengawasan kebersihan gedung dan halaman

- Memberi petunjuk dan arahan kepada anggota kebersihan (Cleaning Service)
- Melakukan pengecekan kebersihan gedung dan halaman
-

Membuat laporan hasil pengawasan kebersihan gedung dan halaman kepada

pimpinan

Melaksanakan pengaturan upacara bendera

- Membuat susunan acara upacara bendera

- Membuat laporan hasil penyusunan acara upacara bendera kepada atasan
- Penyiapan perlengkapan upacara bendera dan berkoordinasi dengan teknisi
- Mengatur pelaksanaan latihan tatacara upacara bendera / gladi bersih
-

Menjaga peralatan upacara (sound system, dll) selama berlangsungnya upacara

bendera

- Merapihkan peralatan dan tempat upacara bendera seperti sediakala

- Membuat kegiatan pengaturan upacara bendera kepada pimpinan
6

Melaksanakan pengurusan tagihan listrik / telephone / air

- Menyiapkan dokumen tagihan listrik / telephone / air
- Mengurus tagihan listrik/telephone/air
- Membuat laporan pengurusan tagihan listrik / telephone / air kepada pimpinan

RJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

tangga dalam lingkup Dinas Pendidikan, Kota X

SATUAN
HASIL

WAKTU
PENYELESAIAN
(MENIT)

WAKTU
KERJA
EFEKTIF
(MENIT)

BEBAN
KERJA

PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN

KET

Kegiatan

15

1500

0.0100

Laporan

60

1500

0.0400

Laporan

15

1500

0.0100

Kegiatan

60

1500

0.2000

Laporan

60

6000

0.0200

Kegiatan

60

6000

0.0200

Laporan

30

1500

0.0200

Kegiatan

10

1500

0.0133

Kegiatan

30

1500

0.0400

Kegiatan

60

1500

0.0800

Kegiatan

10

1500

0.0133

Kegiatan

60

1500

0.0800

Laporan

10

1500

0.0133

Kegiatan

120

1500

0.0800

Kegiatan

60

300

0.2000

Laporan

10

1500

0.0133

Susunan
Acara

60

72000

0.0008

Laporan

30

72000

0.0004

Kegiatan

60

72000

0.0008

Kegiatan

60

72000

12

0.0100

Kegiatan

60

72000

12

0.0100

Kegiatan

60

72000

12

0.0100

Laporan

15

72000

0.0002

Kegiatan

30

6000

0.0050

Kegiatan

30

6000

0.0050

Kegiatan

15

6000

0.0025

JUMLAH
PEMBULATAN

0.8981
1

CONTOH 2

FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN P

1.

NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM

2.

UNIT KERJA : SUBBAG PENGADAAN BARANG DAN JASA

3.

IKHTISAR JABATAN :
-

Menyusun dan melaksanakan administrasi perencanaan pengadaan barang dan jasa

WAKTU
PENYELESAIAN
(MENIT)

NO.

URAIAN TUGAS

SATUAN
HASIL

Kegiatan

15

- Membuat surat penawaran harga barang kepada

perusahaan/rekanan

Dokumen

30

- Membuat negosiasi harga penawaran, surat menyurat,

menyusun anggaran, menyusun program kegiatan,
membuat surat keputusan tentang Tim dan lain-lain

Kegiatan

120

- Menyusun resume/ mendokumentasikan hasil penelusuran

data

Dokumen

30

- Membuat Berita Acara Serah Terima Barang

Dokumen

30

- Membuat Berita Acara Pembayaran

Dokumen

30

- Peraturan Pemerintah yang berkaitan dengan pengadaan

barang dan jasa

Dokumen

30

- Surat Keputusan yang berkaitan dengan pengadaan barang

dan jasa

Dokumen

30

- Membukukan barang yang dibeli

Kegiatan

30

- Membuat nomor barang

Kegiatan

30

Menyusun rencana kegiatan harian

- Melaksanakan administrasi perencanaan realisasi keuangan
dan pengadaan barang dan jasa

Melaksanakan pengetikan administrasi keuangan

Mengumpulkan bahan/literatur/peraturan

Melakukan pembukuan dan penomoran administrasi

keuangan

HAN PEGAWAI

WAKTU KERJA
PEGAWAI
EFEKTIF
BEBAN KERJA
YANG
(MENIT)
DIBUTUHKAN
5

300

0.0500

300

0.1000

300

0.4000

300

0.1000

300

0.1000

300

0.1000

6000

0.0050

6000

0.0050

300

0.1000

300

0.1000

KET

JUMLAH
PEMBULATAN

1.0600
1

CONTOH

REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK

UNIT KERJA : DIREKTORAT PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DAN FORMASI - BKN

NO

NAMA JABATAN

Direktur Perencanaan Kepegawaian dan Formasi

-

Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai

-

Pengolah Data Formasi

Penganalisis Formasi Pegawai

Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai C

-

Pengolah Data Formasi

Penganalisis Formasi Pegawai

Penyusun Perencanaan Formasi

Kasie Pelayanan Direktorat

-

Sekretaris

Pengadministrasi Data Formasi

Caraka

Kasubdit. Perencanaan Pengembangan Pegawai

-

Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai A

Kasie Perencanaan Pengembangan Pegawai C

-

Operator Komputer

Penganalisis Pengembangan Pegawai

Kasubdit. Perencanaan Kompensasi Pegawai

-

Kasie Penyusunan Perencanaan Gaji Pegawai

-

Penganalisis Perencanaan Gaji Pegawai

Kasie Penyusunan Perencanaan Kesejahteraan Pegawai

-

Operator Komputer

Penganalisis Perencanaan Kesejahteraan Pegawai

Kasie Penyusunan Perencanaan Tunjangan Pegawai

-

Penganalisis Perencanaan Tunjangan Pegawai

ASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

EPEGAWAIAN DAN FORMASI - BKN

JUMLAH
PEMANGKU
JABATAN

HASIL ABK

KELEBIHAN/
KEKURANGAN

(1)

(1)

(1)

(1)

(1)

(1)

(1)

FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUT

Nama Jabatan
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan

: KEPALA SUB BAGIAN RUMAH TANGGA

: BAGIAN UMUM

: Menyiapkan dan melaksanakan urusan keru

perawatan dan pemeliharaan rumah jabatan
pemeliharaan kebersihan pekarangan dan ba
sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar p

NO

URAIAN TUGAS

SATUAN HASIL

WAKTU
PENYELESAIAN

Dokumen

300

Merencanakan kegiatan dan pelayanan

pengurusan keperluan rumah tangga Bupati,
Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah guna
menunjang kelancaran pekerjaan.
2

Membagi tugas kepada bawahan berdasarkan

tugas pokok dan fungsi masing-masing
bawahan agar terwujud hasil kerja yang
optimal.

Membimbing kepada semua bawahan sesuai

dengan peraturan yang berlaku agar terwujud
sinergi dalam pelaksanaan tugas.

Kegiatan

15

Kegiatan

10

NO

URAIAN TUGAS

SATUAN HASIL

WAKTU
PENYELESAIAN

Memeriksa hasil pekerjaan dengan cara

melakukan rapat internal agar pelaksanaan
tugas berjalan sesuai dengan rencana.

Kegiatan

60

Kegiatan

90

Melaksanakan koordinasi dengan SKPD, unit

kerja, dan internal Bagian Umum melalui
penyiapan dan penyajian bahan / materi
pengelolaan tata usaha, administrasi
kepegawaian, pembinaan kearsipan di
lingkungan sekretariat daerah, pelaksanaan
pengelolaan urusan kerumahtanggaan,
pelaksanaan kegiatan dalam rangka
pemberian pelayanan dan pengamanan sandi
dan telekomunikasi, pengelolaan
perlengkapan yang meliputi pengelolaan
barang, pembinaan administrasi barang serta
perbendaharaan barang agar terwujud hasil
yang optimal.

NO

URAIAN TUGAS

SATUAN HASIL

WAKTU
PENYELESAIAN

Kegiatan

120

Kegiatan

120

Kegiatan

300

Mengevaluasi hasil kerja pada Sub Bagian

Tata Usaha, Kepegawaian dan Santel ; Sub
bagian Rumah Tangga ; Sub Bagian
Perlengkapan dengan mengamati dan
meneliti agar hasil pekerjaan dapat
dipertanggungjawabkan.

7
Membuat Laporan / Menyusun Laporan
Pelaksanaan Kegiatan Kerja Sekretaris
Daerah secara berkala / pada setiap triwulan
dalam rangka menentukan langkah-langkah
penanggulangan atas permasalahan /
hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan
tugas, sehingga kegiatan yang akan datang
dapat berjalan dengan efektif.

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang

diperintahkan pimpinan baik lisan maupun
tertulis.

JUMLAH
PEMBULATAN

UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

H TANGGA

akan urusan kerumahtanggaan yang meliputi pelayanan angkutan, akomodasi,

n rumah jabatan Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah serta perawatan dan
karangan dan bangunan Kantor Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah
ng berlaku agar pelaksanaan tugas pelayanan pemerintahan berjalan efektif.

WAKTU KERJA
EFEKTIF

BEBAN KERJA

PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN

KETERANGAN

72,000

0.03

1,800

1,500

44

0.44

31,680

1,500

44

0.29

21,120

WAKTU KERJA
EFEKTIF

BEBAN KERJA

PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN

KETERANGAN

6,000

0.09

6,480

72,000

0.01

360

WAKTU KERJA
EFEKTIF

BEBAN KERJA

PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN

KETERANGAN

6,000

0.18

12,960

6,000

0.18

12,960

72,000

0.04

2,700

1.071

90,076

1.000

1,800

31,680

21,120

6,480

360

12,960

12,960

2,700

90,060