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Soltas Arquivologia
Soltas Arquivologia
GESTO DE DOCUMENTOS
Sumrio 2.1. Estudo da gesto; 2.1.1. Conceito; 2.1.2. Objetivos; 2.1.3. Importncia; 2.1.4.
Organizao e administrao de arquivos 2.2. Produo e fluxo documental 2.3. Protocolo
2.3.1. Atividades do protocolo 2.4. Classificao de arquivos e de documentos de arquivo;
2.4.1. Classificao de arquivos; 2.4.1.1. Quanto entidade mantenedora/arquivstica; 2.4.1.2.
Quanto natureza dos documentos; 2.4.1.3. Quanto abrangncia/extenso de sua atuao;
2.4.1.4. Quanto aos estgios de evoluo; 2.4.2. Classificao de documentos de arquivo;
2.4.2.1. Quanto entidade produtora; 2.4.2.2. Quanto ao gnero; 2.4.2.3. Quanto espcie;
2.4.2.4. Quanto ao tipo/tipologia documental; 2.4.2.5. Quanto ao valor; 2.4.2.6. Quanto natureza do assunto; 2.4.2.7. Quanto ao formato; 2.4.2.8. Quanto forma; 2.4.2.9. Quanto tcnica
de registro 2.5. Arquivo Permanente; 2.5.1. Atividades do Arquivo Permanente; 2.5.2. Teoria
dos fundos; 2.5.3. Regras: ISAD(G), ISAAR(CPF) e NOBRADE; 2.5.3.1. Norma Geral Internacional de
Descrio Arquivstica (ISAD(G)); 2.5.3.2. Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivstica para Entidades Coletivas, Pessoas e Famlias (ISAAR(CPF)); 2.5.3.3. Norma Brasileira de
Descrio Arquivstica (NOBRADE); 2.5.4. Normalizao do processo de descrio arquivstica;
2.5.4.1. Aplicao da descrio arquivstica; 2.5.5. Instrumentos de pesquisa; 2.5.5.1. Bsicos;
2.5.5.2. Instrumentos auxiliares de pesquisa 2.6. Produo, utilizao e destinao de documentos; 2.6.1. Produo; 2.6.2. Utilizao; 2.6.3. Destinao de documentos.
GESTO DE
DOCUMENTOS
Produo
Avaliao
Uso
T ramitao
Arquivamento
2.1.2. Objetivos
possibilitar a produo, administrao, controle e manuteno do conjunto
documental de forma racional, econmica e eficiente;
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viabilizar a recuperao da informao atravs de ferramentas tecnolgicas modernas que facilitam a localizao e utilizao da informao com
eficincia, rapidez e preciso;
preservar a memria institucional;
otimizar o uso da informao independente da natureza do suporte.
2.1.3. Importncia
O progresso da cincia, o surgimento de inovaes tecnolgicas e o grande
volume de documentos culminaram na necessidade de medidas administrativas
voltadas ao gerenciamento de arquivos, ou seja, a gesto documental, pois
atravs dela que o elemento essencial do documento, a informao, pode ser
recuperada de forma rpida, econmica e eficaz, otimizando os recursos humanos,
materiais e fsicos, e interferindo positivamente na organizao e administrao de
arquivos.
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Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituio a necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes
ao manuseio/trato de documentos desde a sua criao/recepo at a
eliminao/descarte;
Qualificam-se, atravs de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta
ou indiretamente, com os arquivos;
Acompanha-se periodicamente a implementao e execuo do planejamento;
Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislao pertinente e as necessidades da instituio.
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2.3. PROTOCOLO
Servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio,
controle da tramitao e expedio de documentos. (D.T.A., 2005.)
Entre outras acepes, protocolo tambm pode ser: setor de um rgo; livro
de protocolo; espcie documental; nmero atribudo ao documento/conjunto documental.
O protocolo compreende um conjunto de operaes que possibilita o controle
do fluxo documental no rgo/instituio viabilizando a sua recuperao e o acesso
informao.
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Tipologia
edital de concurso / edital de licitao
Contrato
Citao
Alvar
Petio
Relatrio
Processo
Certido
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Fundo fechado
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estabelecer diretivas para a descrio no Brasil de documentos arquivsticos, compatveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e
ISAAR(CPF);
Principais caractersticas da NOBRADE
foi elaborada para ser utilizada preferencialmente na descrio de documentos da fase permanente, mas tambm pode ser aplicada nas fases
corrente e intermediria;
no h restrio de seu uso, devendo ser utilizada na descrio de qualquer documento, sem levar em considerao o suporte e o gnero;
no preceitua formatos de entrada ou sada de dados em sistemas de
descrio automatizados ou manuais;
utilizada em sistemas manuais pode facilitar posterior passagem dos dados
para sistemas automatizados.
A NOBRADE apresenta como pressupostos bsicos: o respeito aos fundos e a
descrio multinvel, adotando complementarmente os princpios expressos na
ISAD(G), quais sejam:
descrio do geral para o particular com o objetivo de representar o
contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes;
informao relevante para o nvel de descrio com o objetivo de representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio;
relao entre descries com o objetivo de explicitar a posio da unidade
de descrio na hierarquia;
no repetio da informao com o objetivo de evitar redundncia de
informao em descries hierarquicamente relacionadas.
Esta norma prev a existncia de 8 (oito) reas, contendo 28 elementos de
descrio. As oito reas (incluso da 8 rea), uma a mais em relao ISAD(G),
so:
1) rea de identificao, onde se registra informao essencial para identificar
a unidade de descrio;
2) rea de contextualizao, onde se registra informao sobre a provenincia
e custdia da unidade de descrio;
3) rea de contedo e estrutura, onde se registra informao sobre o assunto
e a organizao da unidade de descrio;
4) rea de condies de acesso e uso, onde se registra informao sobre o
acesso unidade de descrio;
5) rea de fontes relacionadas, onde se registra informao sobre outras
fontes que tm importante relao com a unidade de descrio;
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2.5.5.1. Bsicos
Guia com o objetivo de proporcionar uma viso de conjunto (viso panormica) dos servios arquivsticos e de orientar os consulentes em suas buscas, o guia
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GESTO DE DOCUMENTOS
2.6.1. Produo
Elaboram-se/criam-se documentos em funo das atividades especficas de
determinada entidade ou setor, racionalizando a produo de documentos em vista
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2.6.2. Utilizao
Diz respeito ao trmite documental presente nas atividades do arquivo corrente
e intermedirio durante a vida til administrativa do documento na instituio, bem
como a sua guarda e poltica de acesso e disponibilizao.
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Questes
CAPTULOS I E II
Sumrio 1. Questes de concursos com gabarito comentado 2. Questes de concursos 3.
Questes elaboradas pelo autor; 3.1 Simulado; 3.2. Exerccios de memorizao 4. Gabarito;
4.1. Questes de concursos; 4.2. Questes elaboradas pelo autor; 4.2.1. Simulado; 4.2.2. Exerccios de memorizao.
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COMENTRIOS
Correta: Segundo a doutrina, o princpio da pertinncia no leva em considerao a organizao original e a provenincia dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto/
tema).
06. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite documental.
GAB: Certo Errado
COMENTRIOS
Errada: Protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo e consulta, destinao, so atividades do arquivo corrente, pois se tratam de documentos que so movimentados/consultados
frequentemente,visto que, possuem pleno valor funcional/administrativo.
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CAPTULOS I E II
07. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) Os arquivos permanentes dos rgos pblicos
devem atender, especialmente, s necessidades das administraes a que esto associados,
pois, mesmo inativos, guardam validade informacional.
GAB: Certo Errado
COMENTRIOS
Correta: No s os arquivos permanentes dos rgos pblicos como tambm dos rgos particulares, devem atender s necessidades das respectivas administraes, dado o valor histrico,
probatrio e testemunhal das informaes dos documentos que neles se encontram. Tratam-se, portanto, de documentos indispensveis para os respectivos rgos, pois se no assim no fosse, seriam
descartados ou eliminados.
08. (CESPE/Analista Administrativo Arquivologia/Antaq/2011) O fundo fechado no pode, em
nenhuma hiptese, receber documentos aps a extino da pessoa jurdica ou o falecimento
da pessoa fsica.
GAB: Certo Errado
COMENTRIOS
Errada: Documentos pertencentes a um rgo/empresa extinta ou a uma pessoa falecida
podem vir a integrar/fazer parte do fundo arquivstico a ela relacionada caso a produo de tais
documentos tenha ocorrido durante o perodo de sua existncia (quando se encontravam em plena
atividade).
09. (CESPE/Analista Judicirio Arquivologia/TRE-ES/2011) O princpio temtico corresponde ao
princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivo pode
ser revertido, caso seja necessrio.
GAB: Certo Errado
COMENTRIOS
Errada: O princpio em questo o da reversibilidade, pois, segundo esse princpio, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio. J o princpio
temtico corresponde quele que no leva em considerao a organizao original e a provenincia
dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto).
10. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 8 Regio/2010) Um guia de arquivo destina-se,
essencialmente, a
(A) estabelecer as linhas do tratamento documental.
(B) compatibilizar os sistemas de notao adotados.
(C) orientar os consulentes em suas buscas.
(D) indexar o contedo dos grupos e subgrupos.
(E) justificar critrios de destinao de documentos.
COMENTRIOS
Alternativa correta: c. Com o objetivo de proporcionar uma viso de conjunto (viso panormica) dos servios arquivsticos e de orientar os consulentes em suas buscas, o guia o instrumento
de pesquisa mais conhecido e abrangente, fazendo uso de uma linguagem simples e alcanando no
s o pblico especfico da rea arquivstica como administradores e historiadores.
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