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Durante anos, organizações que

BPM x Workflow visualizaram com clareza a importância de

seus processos organizacionais como uma
oportunidade de redução de custos
operacionais e melhoria da qualidade
procuraram soluções que as permitissem
automatizar seus fluxos de trabalho,
implantando robustos sistemas de
controle de atividades. Estes sistemas
seguiam a idéia da automação de
processos de negócio, por inteiro ou em
partes, durante a qual documentos, informações e tarefas eram passadas de
um participante para outro através de atividades, respeitando um conjunto de
regras e procedimentos pré-estabelecidos.

Entretanto, uma das maiores ironias analisadas por diversos especialistas da

área de TI no final do século XX é que, quanto mais as organizações
automatizavam seus processos, mais lentamente elas conseguiam responder
as mudanças cada vez mais rápidas impostas pelo mercado.

Efetivamente, essa lentidão tem diversas origens. A questão cultural com

certeza é uma delas, sendo o medo pela mudança um grande empecilho para a
evolução dos procedimentos do dia-a-dia. Entretanto, talvez a TI seja uma
grande responsável por este problema. Os recursos disponíveis até alguns
anos atrás faziam com que as lógicas de negócios e procedimentos ficassem
presos dentro de complexos sistemas de informação, controlados pela equipe
técnica, proprietários e na maioria das vezes incapazes de se comunicarem
com outras ferramentas da organização. A mudança e a evolução, dois
princípios básicos dos modernos conceitos de Gestão por Processos,
A superação de significavam um alto custo de manutenção e a necessidade da assessoria
um conceito onipresente de um fornecedor especializado.

Esta é a realidade do que sempre se chamou Workflow. A automação de

processos através da fixação de regras procedurais em sistemas de
informação que passavam a distribuir tarefas, através e-mails, formulários
eletrônicos ou notificações, entre os colaboradores da empresa. O Workflow,
entretanto, hoje já é um termo superado.

Os principais motivos que levaram a superação deste importante conceito

foram:

O custo e a dificuldade em promover mudanças constantes nos

processos automatizados;

A impossibilidade do Workflow visualizar os processos da empresa de

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 BPM x Workflow

maneira integrada;

A impossibilidade de sistemas de Workflow se comunicarem

nativamente com outros sistemas da empresa.

Para superar estas limitações, surge o Business Process Management, ou

BPM. Este conjunto de práticas e soluções trouxe para a realidade da
automação de processos o conhecimento em diversas áreas e tecnologias.

Workflow: responsável pela automação dos processos.

Business Process Modeling and Analysis: responsável pelo

entendimento detalhado dos processos e pelo potencial impacto da mudança
desses.

EAI (Enterprise Application Integration): responsável pela troca de

informações entre sistemas heterogêneos.

Business Activity: responsável pelo monitoramento dos processos,

focando sempre na análise da eficiência e eficácia desses.

Muito mais do que uma evolução ou nomenclatura nova para o Workflow, o

BPM é um conceito novo e um conjunto de ferramentas onde o Workflow
propriamente dito é uma parte, mas não o todo.

Em primeiro lugar, a modelagem de processos é um ponto fundamental que

mostra o avanço do BPM em relação ao Workflow. Além de ter ferramentas
muito mais modernas para representar graficamente todos os tipos de fluxos,
desvios e trâmites, o usuário conta com a sistematização e padronização de
gráficos promovida por novas associações do setor, ou seja, os símbolos são
universais. O Workflow, no entanto, contrariando essa tendência que facilita a
modelagem para o usuário, usa na maioria das vezes uma notação própria em
cada sistema.

O próprio desenho de processos, em sistemas de Workflow, dada sua

complexidade, fica restrito ao uso pela equipe de TI, que é obrigada a
programar a maior parte das regras de negócio envolvidas no processo. No
caso das soluções de BPM, a definição das regras devem ficar sob controle dos
analistas de processos, e a TI atua como consultora técnica e de suporte na
montagem de fluxos mais complexos.

A visão sistêmica talvez seja a maior diferença entre as duas. Para o Workflow,
cada processo é considerado único e tem um objetivo final definido e restrito
ao que foi programado e especificado. O Workflow, como foi comentado
acima, não consegue visualizar os processos fora de seu escopo de atuação. O
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BPM revoluciona este conceito trazendo uma visão holística e a máxima que
diz que sempre ao final de um processo, inicia-se outro. Todos os processos da
organização estão de alguma maneira interligados, e fazem interface com
processos externos, vindos de clientes, fornecedores, parceiros, governo etc.
Isso significa que um determinado processo pode “rodar” por algumas tarefas
BPM não é em um BPMS, e nos demais passos em outro sistema, em outra plataforma ou
Workflow em outro ambiente.

Por este e outros motivos, BPM não é Workflow. O Workflow é uma peça
obrigatória do BPM, um conceito muito mais atual surgido depois do ano
2000.

Não por acaso, diversas empresas tem buscado explorar o nome BPM como
maneira de rejuvenescer seus sistemas de automação de processos e
Workflow, buscando um último suspiro para estas tecnologias que estiveram
em voga durante tantos anos. É preciso, neste sentido, estar atento para o
foco da solução que está sendo analisada e concluir se não é simplesmente
um conceito antigo revestido em um termo novo.

Mais do que tudo, é importante ter clara a idéia de que, enquanto o Workflow
pode ajudá-lo a encaminhar papéis e formulários de modo automatizado de
um lugar para outro, o BPM pode ajudar sua organização a melhorar a
qualidade de seus serviços prestados ao cliente final e assegurar a robustez e
flexibilidade internas necessárias para ganhar participação de mercado.

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