MAILMERGE

PENDAHULUAN
Tidak jarang sebuah surat yang isinya
sama dikirim ke banyak orang, misalnya
surat undangan, surat edaran, surat
pemberitahuan, dan lain-lain. Word for
Windows menyediakan fasilitas untuk membuat surat seperti itu dengan cepat dan
mudah, yaitu dengan bantuan Mail Merge
Helper.
Dengan Mail Merge Helper, dapat juga
membuat label alamat, amplop atau
katalog, dengan cara mengorganisasikan
data surat diga-bung dengan dokumen
utama
surat
serta
mencetak
hasil

Surat massal seperti itu terdiri atas :

1.

Dokumen Utama (Main Dokument),

berisi teks surat yang akan
diperbanyak

2. Sumber Data (Data Source),

berisi data yang berbeda antara surat
yang satu dengan yang lainnya

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN MAIL

MERGE
Membuka atau membuat dokumen utama,
yang berisi informasi atau data umum yang
sama pada setiap surat.
Membuka atau membuat sumber data, yang
berisi data yang berbeda-beda pada setiap
surat.
Menggabungkan data dari sember data ke
dalam dokumen uta-ma. Setiap baris atau
record pada sumber data menghasilkan satu
lembar surat individual, label maupun
amplop.

MEMBUAT DOKUMEN UTAMA

Buka surat (dokumen) yang sudah ada atau
bila belum ada buat-lah surat (dokumen)
baru.
Setelah selesai simpanlah (save) surat
(dokumen) tadi dengan nama file sesuai
keinginan.
Pada menu Tools, klik Mail Merge. Word akan
menampilkan kotak dialog Mail Merge
Helper, s
Untuk mengeset dokumen utama, pada Main
Dokumen, klik Create. Maka pada kotak
dialog Mail Merge Helper

 Untuk

mengeset dokumen utama,

pada Main Dokumen, klik Create. Maka
pada kotak dialog Mail Merge Helper,
seperti tampak pada gambar 2.
Kemudian klik Form Letter untuk
menampilkan dialog pilihan dokumen
utama yang akan digunakan, seperti
tampak pada gambar xx
Klik Active Window. Dokumen yang
aktif yang baru anda buka/ buat
sekarang telah menjadi dokumen
utama.

MEMBUAT SUMBER DATA

Buka sumber data (data source) yang sudah
ada atau bila belum ada buatlah sumber
data (data source) baru, seperti di bawah ini
:
Pastikan surat (dokumen) utama telah
dibuat. Jika kotak dialog Mail Merge Helper
belum tampil, pada surat (dokumen) utama
klik Mail Merge pada menu Tools.
Pada Data Source, klik Get Data, kemudian
klik Create Data Source untuk menampilkan
kotak dialog seperti yang terdapat pada
gambar xx.

 Pada

kotak Fields name in header

row, tentukan data field yang akan
disertakan dalam sumber data.
Untuk menghapus sebuah data field,
klik nama field yang ada pada kotak
Fields name in header row, kemudian
klik kotak Remove Field Name.
Untuk menambahkan sebuah data
field, ketik nama field baru pada
kotak Field Name, kemudian klik Add
Field Name.

 Untuk

mengubah urutan data field, klik

nama field pada kotak Fields name in header
row, klik tombol panah naik atau panah
turun.
Sebagai latihan, hapus semua field
defaultnya, kemudia daftar-kan field baru,
No, Nama, Alamat dan Kota.
Jika sudah selesai menentukan data field,
klik OK.
Tentukan lokasi folder di mana akan
disimpan sumber data ter-sebut, ketikkan
nama filenya, kemudian klik tombol Save.
Setelah itu akan tampil dialog pilihan .

Ketik Edit Data Source. Word akan menampilkan

form untuk memasukkan record sumber data yaitu
Data Form.
Untuk memulai pengisian record data baru, klik Add
New.
Ketik informasi untuk data field, kemudian tekan
Enter untuk berpindah ke field berikutnya. Jika tidak
ingin memasukkan informasi pada field tertentu,
tekan Enter untuk meliwati field tersebut.
Jika telah selesai memasukkan record data, simpan
sumber data tersebut dengan mengklik View
Source, kemudian klik Save pada toolbar standard.
Setelah mengklik View Source, Word akan
menampilkan toolbar Database.
Untuk kembali ke surat (dokumen) utama, klik Mail
Merge Main Document pada toolbar Database.

MELENGKAPI DOKUMEN UTAMA

Setelah

membuat surat utama (main

document) dan sumber data (data
source), langkah berikutnya adalah
melengkapi surat (dokumen) utama
dengan mengatur penyisipan fieldfield pada surat (dokumen) utama.
Sisipkan merge field dimana akan
digabungkan nama, alamat atau data
lain dari sumber data yang baru dibuat

Caranya adalah sebagai berikut :

Klik kursor pada surat (dokumen)
utama dimana field akan disi-sipkan.
Klik Insert Merge Field pada toolbar
Mail Merge. Kemudian klik nama field
yang diinginkan.
Setelah melengkapi surat (dokumen)
utama dan menyisipkan merge field,
klik Save pada toolbar standard
untuk menyimpan perubahan pada
surat (dokumen) utama.

MENGGABUNGKAN SUMBER DATA DENGAN

DOKUMEN UTAMA
Sekarang semua komponen sudah lengkap.
Selanjutnya tinggal meng-gabungkan dokumen
utama dengan sumber datanya dengan cara :
Pada tampilan dokumen utama klik menu Tools
kemudia klik perintah Mail Merge.
Pada kotak dialog Mail Merge Helper, klik
Merge pada Merge data with the document.
Simpan surat yang telah dimerger ke dokumen
baru, sehingga dapat direview, diedit dan
dicetak di lain waktu dengan cara : pada kotak
Merge to, klik New Document, kemudian klik
Merge.

Selain dengan cara di atas, penggabungan

dokumen utama dengan sumber data
dengan mengklik pada toolbar Mail Merge.
Untuk

mencetak langsung hasil

gabungannya, klik icon Merge to Printer.
Untuk menampilkan hasil gabungannya
dalam dokumen Word baru. Klik icon
Merge to New Document.

MERANCANG DAN MENCETAK AMPLOP

Apabila surat yang dibuat akan dikirimkan
melalui
pos atau kurir, maka perlu menyiapkan amplop
atau label.
Merancang Amplop
Amplop surat berisi alamat penerima surat
(alamat yang dituju) dan alamat pengirim
surat (alamat pengirim/ pengembalian).
Amplop surat bisa berupa :
Amplop surat tunggal
Amplop surat massal

Amplop Surat Tunggal

Klik menu Tools, pilih perintah Envelopes and Labels.

Word akan menampilkan kotak dialog Envelops and
Labels.
Pada tab halaman Envelopes, ketik alamat yang dituju
pada kotak teks Delivery Address dan alamat
pengirim/pengembalian Return Address.
Pilih opsi amplop dengan mengklik tombol Option.
Pada tab En-velope Option, dapat dipilih ukuran
amplop, font dan letak teks alamat surat pada amplop.
Klik tab Printing Option untuk memilih opsi-opsi
pencetakan, misalnya pilih Manual Feed dengan Feed
method.
Klik OK jika sudah menentukan opsi-opsi.
Jika akan langsung mencetak ke printer, maka siapkan
amplop di printer kemudian klik tombol Print.

Amplop surat massal

Dalam membuat amplop surat massal (mail
merge) ada 4 langkah pokok yang harus
dikerjakan sebagaimana membuat surat
massal :
1. Membuat amplop (dokumen) baru.
2. Membuka atau membuat sumber data (data
source).
3. Memilih opsi amplop dan menyisipkan field
yang akan digabung.
4. Menggabungkan sumber data (data source)
ke dokumen utama (main document).

Langkah 1 :
Klik New Blank Dokumen pada toolbar
standard.
Pada menu Tools, klik Mail Merge untuk
menampilkan kotak dia-log Mail Merge
Helper seperti pada gambar xx.
Pada panel bagian Main document, klik
Create dan pilih serta klik Envelopes.
Word akan menampilkan kotak dialog
pilihan untuk dokumen utama amplop.
Klik Active Window. Dokumen yang aktif
sekarang menjadi dokumen utama.

Langkah 2 :
Klik Open Data Source pada kotak
dialog Mail Merge Helper.
Cari dan pilih file sewaktu membuat
sumber data surat massal.
Klik Open, Word akan menampilkan
kotak dialog.
Klik Setup Main Document

Langkah 3 :
Pada dokumen utama,pilih menu Tools,klik Mail
Merge. Di bawah Main document, klik Setup.
Word akan menampikan kotak dialog Envelope
Options. Pada tab Envelope Options, pilih
ukuran amplop yang diinginkan, juga atur
format dan posisi alamat pada amplop.
Pada tab Printing Option, pastikan bahwa
envelope feed yang terpilih sesuai untuk
printer yang digunakan.
Setelah menetukan opsi amplop dan opsi
pencetakan kemudian klik OK. Word akan
menampilkan kotak dialog Envelope Address
yang dapat digunakan untuk menyisipkan
field-field alamat.

 Pada

kotak dialog Envelope Address,

masukkan merge field dimana akan
digabungkan alamat yang dituju dari sumber
data. Untuk menyisipkan sebuah field, klik
Insert Merge Field dan klik nama field yang
diinginkan.
Dapat pula terlebih dahulu diketik teks
Kepada Yth. Kemudian masukkan field
Nama, Alamat dan Kota.
Apabila semua field yang diperlukan telah
disisipkan, klik OK.
Pada kotak dialog Mail Merga Helper,
dibawah Main document, klik Edit. Kemudian
klik dokumen utama amplop. Perhatikan alamat pengirim/ pengembalian surat tersebut.

Langkah 4 :
Pada menu Tools, klik Mail Merge.
Pada kotak dialog Mail Merge Helper, klik
Merger dibawah Merge the data with the
document.
Jika anda akan melihat sumber data dari
kesalahan sebelum menggabungkannya,
klik Check Error. Tentukan salah satu
pilihan kemudian klik OK.
Bila ingin langsung dicetak, klik Printer di
kotak Merge to, kemudian klik Merge.
Bila ingin disimpan, klik Main Document di
kotak Merge to, kemudian klik Merge.