Elaboracin de Paquetes Tursticos

PROCESO DE ELABORACIN DE LOS PAQUETES TURSTICOS

CRITERIOS DE LANZAMIENTO: Antes de lanzar un paquete turstico tenemos que:
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Profundo conocimiento potencial del mercado.

Caractersticas de la demanda.
Anlisis de la competencia.
Conocimiento de estos tres elementos, ser la base del estudio del plan.

FACTORES QUE DETERMINAN LA VIABILIDAD TCNICA DEL PROYECTO

* Nivel adecuado de oferta de alojamiento en todas las temporadas (suficientes
alojamientos; atender a diferentes segmentos).
* Flexibilidad operativa de los proveedores; algunos mercados emisores hacen la
venta con poca antelacin al viaje, eso implica riesgo.
* Que haya una red de transporte internacional adecuada; mayor n de llegadas
internacionales en vuelos regulares o chrter. Las Lneas areas juegan un papel
importante en la confeccin del viaje combinado.
* Disponibilidad de datos de las caractersticas de la oferta disponible, las
variantes y confeccin de un programa atractivo en un lugar donde el TTOO
puedan buscar informacin de determinados destinos, estos lugares son los Works
Shops, tambin las ferias, oficinas de Turismo.
* Otra forma son los FamTrips, porque los TTOO se familiarizan con los destinos.
Los TTOO tambin pueden solicitar informacin en las oficinas de turismo de los
pases receptores cuando estn situados en el extranjero.
* Garanta de operacin, lo hace el TTOO y es el ms difcil, porque garantizan la
operatividad de las salidas. Proveedores transportes Restaurantes - Hotel
-TTOO - Consumidor - Paquete turstico - AAVV - Consumidor - Minorista
-Consumidor
FACTORES DE RIESGO
Paquetes a la Demanda
El cliente nos pide que le elaboremos un paquete turstico determinado. Aqu el TTOO
no asume riesgos, porque monta un viaje en funcin de lo que pide el cliente. Hay unos
gastos en funcin del tiempo que hemos dedicado a elaborar el paquete.
Paquetes a la Oferta
El TTOO lanza al mercado los paquetes tursticos antes de tener los clientes. Hay unos
gastos previos, y tambin hay riesgo si las ventas no son las esperadas. Podemos
dividir los riesgos en dos (2) tipos:
a) Gastos de comercializacin: se refiere a lo que seran todos los gastos
necesarios para el lanzamiento de los paquetes al mercado.
* Anlisis de la competencia
* Preparacin de programas, itinerarios
* Contratacin con los proveedores (Lneas Areas, reservas hotel,
restaurantes)
* Elaboracin de folletos
* Campaas de promocin y publicidad (radio,TV)
b) Gastos de explotacin: normalmente se tienen cuando trabajamos con
paquetes concedidos para grupos. Se trata de calcular el punto de equilibrio. Cuando el
punto muerto o de equilibrio no se cumpla, entonces tendremos gastos de explotacin.

Suponemos que el break point es de 25 plazas y vendemos menos de 25. Qu

haremos? Tenemos 2 opciones:
* Cancelar la operacin, con el riesgo que esto supone, ya que el minorista pierde su
comisin al cancelarlo.
* Salimos igualmente.
PROCESOS DE PROGRAMACIN Y CONTRATACIN
La programacin implica la definicin precisa de los itinerarios y el contenido de
los servicios que se incluirn en el paquete; y tambin aquellos servicios que sern
ofertados de forma opcional o facultativa. Tb se
definirn las fechas de operacin, y posiblemente la cantidad de salidas previstas que
tenemos, y de igual manera un aproximado de plazas proyectadas en cada/una de
estas salidas. Para saber vender hay que saber comprar.
CONTRATACIONES ENTRE HOTELES Y TTOO
( 1 dificultad del TTOO)
La terminologa utz entre hoteles y TTOO se llama CUPO, que es el contingente
(volumen) de plazas a contratar. Este cupo del hotel guarda una relacin directa con
las plazas contratadas en el mismo medio de transporte. La contratacin de los
hoteles, se hace normalmente en habitaciones dobles, y un pequeo porcentaje (el 10
o el 15%) se hace en habitaciones individuales. Y de igual manera se puede llegar a
convenir la posibilidad de convertir algunas dobles en triples. Los cupos contratados
son mantenidos por los hoteles, durante un periodo de tiempo determinado, antes de
la fecha de la prestacin de los servicios. Este periodo recibe el nombre de R elase, y la
fecha en la que vence se conoce con el nombre de Dead Line. Los periodos
de Relase se establecen de comn acuerdo entre el TTOO y el hotelero; y su
negociacin ser sumamente importante para ambas partes.
El TTOO intentar disponer del mayor periodo de tiempo posible para vender el
producto manteniendo la disponibilidad del cupo, principalmente si sus ventas se
hacen a ltima hora; por lo que defender por periodos de Relase cortos, es decir,
prximos a la fecha de llegada de los clientes. En cambio el hotelero querr disponer
del mayor margen de tiempo posible para vender las habitaciones que le hayan podido
ser devueltas por el TTOO. Tras el Dead Line, el objetivo del hotelero, ser contratar
con periodos de Relase lo + amplios posibles (min 1mes aproximadamente). Fecha en
la que se hace la contratacin Dead Line Fecha prestacin Periodo de Relase
del servicio 9/1 1/4 1 mes 1/5 TTOO reserva al hotelero Si he reservado 20 Llegadas
del volumen de habitaciones dobles y slo el primer grupo llegado a 15 vendidas el
hotelero, tendr 1 mes probablemente, para vender los cupos que le ha dejado sin
vender el TTOO Llegada del Periodo de Dead Line grupo Relase
Mayo 1 (30 das) Abril 1
Mayo 15 (30 das) Abril 15
Septiembre 4 (30 das) Agosto 4
El TTOO quiere que el Relase sea lo ms corto posible, para poder acercar el Dead Line
lo ms posible, para poder vender las plazas. En cambio al hotelero le interesa todo lo
contrario, porque si el periodo de Relase es ms largo tendr ms tiempo para cubrir
las plazas que el TTOO no haya vendido.
OVERBOOKING
Con el fin de optimizar al mximo sus ocupaciones, tanto el hotelero como el
TTOO, podrn manejar la estrategia conocida con el nombre de Overbooing = sobre

contratacin; es decir, contratar ms espacios, de los verdaderamente disponibles. El

overbooking del hotelero se basa en contratar ms habitaciones de las que realmente
tiene disponibles, y en algunos casos puede justificarse cuando el hotelero no tiene
garanta de que los contingentes o cupos reservados vayan a ser respetados por el
TTOO. Suprime la utz de los cupos y los sustituye por lo que se denomina venta libre o
abierta, concedida por el hotelero al TTOO, de forma que ste pueda confirmar todas
las plazas que le sean solicitadas, sabiendo que tiene plena disponibilidad de ellas. La
1 premisa importante es que el TTOO tiene que estar permanentemente informado
por el hotelero (para saber si le quedan habitaciones libres o no) y al revs. Este
sistema, es un sistema ms bien pensado o dirigido a clientes individuales; muy
raramente es utz para grupos, ya que para eso estn los cupos o contingentes.
CONTRATACIN DE LOS TTOO A LOS HOTELEROS
Tipos de servicios que puede contratar un ttoo a un hotelero
EP: European Plan // es cuando se contrata solamente el alojamiento.
BB: Bed and Breakfast // alojamiento y desayuno.
MAP: (MP) Modified American Plan // Media pensin; se contrata el desayuno y una
comida.
AP: (PC) American Plan // Pensin completa.
En la legislacin espaola se contempla la posibilidad de poder contratar el
alojamiento y las 3 comidas, pero el precio de las 3 comidas, cuando se contrata la
pensin completa, no puede superar el 85 % de las 3 comidas por separado. Ejemplo
Desayuno 1000
Comida 2500
Cena 3000 85% s/6500 = 5525 pts
6500
El precio que se cobre por las 3 comidas, no puede ser superior a 5.525 pts (si el
cliente est en rgimen de pensin completa.
CONTRATACIN DE PRECIOS
Las contrataciones, se dan la mayor parte de los casos s/ precios netos, es decir, estos
precios no sern comisionables, ya que ser el TTOO el que establecer el precio final
al pblico.
Los precios contratados entre el TTOO y el hotelero pueden ser de 2 tipos:
* Por persona.
* Por habitacin// si el precio se contrata por habitacin, y teniendo en cuenta que
el TTOO elabora el precio por persona, se tendr que dividir el precio de la
habitacin entre las personas que hayan en la habitacin.
Normalmente el precio se establece por persona en habitacin doble. Cuando
estamos ante programas a la oferta, estas contrataciones entre TTOO y hotelero, se
debe hacer con antelacin de la fecha del servicio.
SISTEMA DE PAGO
Tenemos que saber si se firma un contrato entre el TTOO y el hotelero, para que
se establezca una lnea de crdito, para que el TTOO pueda pagar una vez se han
prestado los servicios. Si no fuese as (que el hotelero no le permite pagar al final de la
prestacin de los servicios), el TTOO deber realizar el pago antes de la prestacin de
los servicios, y el hotelero establecer una factura proforma que el TTOO pagar antes

de la llegada del grupo. En esta factura proforma se tendrn que reajustar algunas
cosas (por ejemplo: si se ha contratado un cupo de 40 personas y al final slo van 20
se modificar la factura). En el caso de que se establezca una lnea de crdito, el pago
viene dado por el voucher (bono de servicio). Normalmente el pago del voucher no
debe exceder de los 30 das de la prestacin de los servicios.
Otra forma de pago haciendo un antes de la prestacin de los servicios,
un depsito de garanta, que consiste en que el hotelero le pide al TTOO que deposite
una cantidad de dinero antes de que empiece la temporada alta. Normalmente esta
cantidad equivaldra al valor de 1 2 grupos.
Cuando se habla de la clientela de individual hay una modalidad del bono que es lo que
se denomina full credit (el cliente no paga, porque posee un bono que se lo da un
Agencia de Viajes Minorista, que es un full credit; normalmente estos clientes son
importante y tienen una cuenta bancaria en la Agencia de Viajes). Cuando finalizan los
servicios la AV recibe una factura.
VOLUMEN GLOBAL DE LA CONTRATACIN
El volumen de negocio contratado supondr un importante elemento de
incidencia en el precio. A mayor volumen, ms posibilidad de conseguir reducciones en
los precios. Otra cosa que tambin valora el hotelero es la regularidad de la operacin
(Ejem: si te dicen viene un grupo de 50 personas, pues que sean 50, que no sean 25 o
70).
PERIODO O TEMPORADA DE LA OPERACIN
Una acusada estacionalidad tiene una incidencia negativa en cualquier
explotacin turstica, por ello ser un factor fundamental en las contrataciones la
temporada para la que se efecte, y podr ser ventajosa en cuanto al precio. Hay que
buscar en funcin de los destinos, las puntas de estacionalidad.
INDICE DE MATERIALIZACIN REAL EN FUNCIN DE LOS GRUPOS
CONTRATADOS
La cesin de cupos por parte del hotelero, le supone una cierta incertidumbre
sin la materializacin real de ventas de los mismos, (venta real que yo har) hasta la
fecha de venta del Relase, en la que el TTOO debe definir con exactitud el nmero de
plazas vendidas. A partir de esta fecha el hotelero no puede disponer de los mismos
(los cupos), salvo que incurra en el peligroso overbooking.
Ejemplo: Estamos ante una contratacin donde los TTOO con los que negocia el
hotelero ya son conocidos por este. Cupos contratados ndice de materializacin, en el
mes de enero TTOO 100 dobles 100% = 100
HOTELERO TTOO 80 dobles 50% = 40
TTOO 50 dobles 80% = 40
250 / 170
* 250170 = 120 plazas que me quedan por vender
Yo conozco a los TTOO y puedo sacar un ndice de materializacin, es decir, puedo
saber si estos TTOO al final respetarn el cupo que me haban pedido o no. En funcin
de lo que los TTOO han hecho los aos anteriores yo puedo saber si habrn vendido
todas las dobles, o el porcentaje de estos que habrn podido vender y entonces hago
un ndice de materializacin y a cada TTOO le pago el % de dobles que yo creo que
habr vendido (del cupo que me contrat en enero).

Otro punto importante es la antelacin con la que se codifica la operacin real de los
grupos y con la que se facilita la lista de los pasajeros o las Rooming List. El hotelero
valorar la mayor antelacin posible, con la que conozca la ocupacin final del TTOO y
la distribucin definitiva de las habitaciones, con los nombres de los clientes (la
Rooming List). Por esta razn el hotelero podr otorgar condiciones ms favorables a
los TTOO que puedan comprometerse a la reconfirmacin de cupos con la mayor
antelacin posible a la fecha de prestacin de servicios.

EL TIPO DE CLIENTELA
La presencia, el comportamiento, el grado de consumo de los servicios en los
clientes, todo esto quiere decir, que puedo negociar cosas diferentes, segn sea el
segmento del mercado con el que est trabajando el hotelero.
ANULACIONES
Una vez que se ha llegado a la fecha mxima de contratacin (Dead Line), el
hotelero y el TTOO acordarn los plazos en que los cupos pueden ser devueltos sin
penalizacin y sin gastos de cancelacin.
RECLAMACIONES
Intentar resolver las reclamaciones en el sitio (cuando pasan), no esperar al
regreso para hacer las reclamaciones. El cliente debe notificar las reclamaciones en el
momento en que le pasa algo, no al regresar a su casa. Si la reclamacin no se pudiese
resolver en el sitio, el minorista y el TTOO (el minorista, con tal de no perder al cliente,
y el TTOO con tal de no perder al minorista), deciden indemnizar al cliente, para no
perderlo.