Ma-Si-05 v4 Manual Basc V 4 2012

SISTEMA DE GESTIN EN
CONTROL Y SEGURIDAD BASC
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MA-SI-05
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OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S

NIT. 830.090.031-4
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN EN
MN-SG-01 V: 4
DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN EN

INFORMACION ESTRATEGICA
OTRANS HELP LOGISTICS S.A.S
Es una organizacin dedicada al
transporte terrestre de carga por carretera dentro del territorio nacional
amparada
con
la
resolucin
de
habilitacin
como
Empresa de transporte N 000145 del 3 de mayo de 1997, emitida por el
Ministerio de transporte, y que cuenta con su direccin administrativa en la
ciudad de Bogot.
Nace del resultado de la decisin estratgica de sus socios de darle
continuidad al negocio de vehculos de carga el cual posean previamente. Es
parte de un grupo de organizaciones que comparte objetivos y polticas de
gestin; y existe por la inquietud acerca de servicios profesionales de
transporte, contamos con ms de 5 oficinas a nivel nacional ubicadas en los
puertos de CARTAGENA , SANTAMARTA, BARRANQUILLA y BUENAVENTURA
Gracias al esfuerzo y continuidad en los mercados actuales podemos resaltar
su estabilidad dentro del marco legal, tico, productivo y sectorial con
capacidad para cumplir los requisitos aplicables y adaptarse a las
necesidades de los clientes, brindando un servicio satisfactorio caracterizado
por la confiabilidad y seguridad de sus procesos.
MISIN
Se cuenta con el documento DOC-GR-12 MISIN QUE DEFINE LA
MISION:
OTRANS HELP LOGISTIC S.A.S. es una organizacin dedicada a la
prestacin de servicios de transporte y distribucin terrestre de mercancas a
Este documento impreso se considera Copia No Controlada

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nivel nacional, que fundamenta sus operaciones a la satisfaccin de las

necesidades de los clientes.
Nuestra ventaja competitiva es el servicio excelente representado en la
competencia del personal, la efectiva utilizacin de los recursos, el desarrollo
sostenible, el crecimiento permanente, la seguridad aplicada a las
operaciones y la eficiencia del servicio.
VISIN
Se cuenta con el documento DOC-GR-05 VISIN, QUE DEFINE LA
VISION:
OTRANS HELP LOGISTIC S.A.S. en el 2015 ser una de las mejores

alternativas en transporte y distribucin terrestre de mercancas en
Colombia, siendo reconocida como modelo de eficiencia, seguridad,
satisfaccin y rentabilidad.
POLITICA DE SEGURIDAD
Se cuenta con el documento DOC-GR-09 POLITICA DE SEGURIDAD:
OTRANS HELP LOGISTIC S.A.S. establece medidas para evitar que dentro
del desarrollo de sus actividades de transporte terrestre de carga dentro del
territorio nacional, se presenten eventos relacionados con el contrabando,
narcotrfico, terrorismo, piratera, lavado de activos o cualquier actividad
ilcita y dems riesgos a los que se encuentre expuesta la Organizacin.
Para ello, cuenta con una estructura propia de seguridad, alta experiencia
operacional, diseo, aplicacin y monitoreo de manuales y procedimientos
de seguridad, reportes a la autoridad legal competente, afiliacin a
organismos de control sectorial, enfoque en el mejoramiento continuo;
garantizando con esto, el control y disminucin de los riesgos en los que
pueda verse involucrada su actividad, sus funcionarios, sus socios, sus
clientes o las mercancas que transporta.
ALCANCE DEL SISTEMA
El alcance del sistema de gestin en control y seguridad BASC est definido
para todos los procesos de la Organizacin en desarrollo de la prestacin de
servicios de transportes terrestre de carga por carretera.
EXCLUSIONES
La organizacin determina que los numerales expresados a continuacin no
le son aplicables de acuerdo con su infraestructura y caractersticas de la
operacin:

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Estndar 2.6 Carga Consolidada (LTL-Less-than Truck Load): no

es aplicable
ya que dentro de la Organizacin no se efecta
operaciones de paqueteo.
Estndar
6.1. Seguridad del permetro y el numeral
6.3
Estaciones de Vehculo: no es aplicable puesto que la Organizacin
no posee parqueaderos propios, por lo cual, siempre que requiere
alguno para su operacin, lo selecciona de acuerdo con los criterios de
seguridad establecidos y en orientacin al PR-AD-01 Seleccin,
evaluacin y reevaluacin de proveedores.
Estndar 6.8.
La Organizacin no contempla actualmente la
aplicacin de este numeral, ya que no cuenta con reas de
almacenamiento y no posee lockers para sus empleados.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional est definida en el DOC-GR-06 Organigrama
La estructura de los procesos

Procesos
est definida en el DOC-GC-02 Mapa de

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SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC

REQUISITOS DE LA NORMA BASC 4: 2012
OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S., le aplican los siguientes elementos de la
norma BASC 4-2012 y se compromete con el cumplimiento de los requisitos
y estndares para transportador terrestre por carretera.
Numeral 4 Requisitos del Sistema de gestin en Control y seguridad
BASC
Numeral 4.1 Generalidades
OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S., ha implementado un Sistema de gestin
en control y seguridad BASC en el que ha incorporado a todos los procesos de
la Organizacin con lo que garantiza el cumplimiento de los requisitos
aplicables.
(Anexo caracterizaciones)
Numeral 4.2 Poltica de Control y seguridad

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La organizacin ha definido la poltica de control y seguridad en el DOC-GR09 Poltica de Seguridad, la cual describe:
OTRANS HELP LOGISITCS
S.A.S, sus funcionarios y asociados de
negocios se comprometen expresamente a evitar las interferencias ilcitas,
contravenciones delitos y amenazas que atenten contra la integridad de la
caga y mercancas que nos han confiado entregndola oportunamente en su
destino a salvo.
Numeral 4.3 Planeacin
4.3.1 Generalidades
S.A.S., ha dispuesto de un conjunto de
documentos donde se definen obligatoriedades, responsables y resultados
con los que planea el cumplimiento de los requisitos en todos los procesos
aplicables a la organizacin.
4.3.2 Objetivos de SGCS
OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S., ha definido los objetivos de seguridad
que se pueden identificar en el DOC-GR-10 Objetivos de Seguridad a
los cuales se les ha asociado Indicadores de gestin con objeto de evidenciar
el cumplimiento de la poltica de seguridad.
Prevencin: Prevenir, mitigar y controlar el impacto de los riegos
presentes en la Organizacin.
Formacin: Garantizar que el personal de la Organizacin reciba
conocimientos permanentes en seguridad y prevencin de riesgos.
Contaminaciones: Evitar que los productos que son entregados para
el transporte terrestre se contaminen.
Eventos ilcitos: Evitar que la empresa, sus accionistas o sus
colaboradores sean involucrados en actividades ilcitos.
Siniestralidad: Evitar que las mercancas transportadas sean
perdidas, alteradas o hurtadas.
Saqueos parciales: Evitar que se presenten faltantes en las
mercancas transportadas.
Mejora continua: Mejorar permanentemente el Sistema de gestin
en control y seguridad BASC.

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4.3.3 Gestin del Riesgo

OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S., aplica el procedimiento PR-SI-07
Procedimiento para la identificacin de peligros, evaluacin y control
de riesgos garantizando la identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento,
monitoreo comunicacin y actualizacin de los peligros a los que est
vulnerable la organizacin.
4.3.4 Requisitos legales y de otra ndole
OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S., dispone del procedimiento PR-SI-11
Gestin de requisitos legales donde se establece como la organizacin
identifica, actualiza, implementa y comunica la normatividad que le es
aplicable al desarrollo de su actividad y la prestacin de sus servicios. Con
ello adems asegura el cumplimiento de las normas relativas a la proteccin
de la Propiedad intelectual.
4.3.5 Previsiones
OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S., ha hecho las previsiones necesarias
para el buen desempeo de su Sistema de gestin en control y seguridad
BASC as:
a) El personal requerido para el desarrollo lo ha definido dentro de DOCGR-06 Organigrama
b) La gestin de la competencia del personal se realiza en aplicacin del
FMT-SI-29 Matriz de identificacin de peligros valoracin del
riesgo y determinacin de controles y con el desarrollo de
actividades de capacitacin y entrenamiento.
c) Aplica las medidas de control de los riesgos identificados y evaluados
en el FMT-SI-29 Matriz de identificacin de peligros valoracin
del riesgo y determinacin de controles.
d) Como mecanismos de planeacin del control operacional OTRANS
HELP LOGISITCS S.A.S. dispone los Procedimientos documentados
asociados al proceso de Operaciones.
e) Se cuenta con instrumentos para la mejora continua del Sistema tales
como Indicadores de gestin, realizacin de Auditoras internas,
Tratamiento de acciones de mejora y Revisiones gerenciales.
Numeral 4.4 Implementacin y Operacin
4.4.1 Estructura, Responsabilidad y Autoridad
Como representante de la direccin para asegurar el cumplimiento del
Sistema OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S. ha nombrado al Seor Robert
Rochel quien ejerce como Oficial de cumplimiento y esta designacin se

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ha elevado a acta de Junta directiva con todo el respaldo, responsabilidad y

autoridad que el cargo amerita.
Las responsabilidades de los funcionarios de la Organizacin estn definidas
dentro de los Perfiles de cargo para cada uno de los identificados dentro
del DOC-GR-06 Organigrama
4.4.2 Entrenamiento y sensibilizacin
Las funciones, competencias y responsabilidades de todos los funcionarios de
OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S. se encuentran definidos dentro de los
Perfiles de cargo para cada uno de los identificados dentro del DOCGR-06 Organigrama
4.4.3 Comunicaciones
OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S., mediante el PR-RH-04 Procedimiento
para Comunicacin, participacin y consulta Establece mecanismos de
comunicacin efectivos que permiten la participacin activa de los
empleados, tales como internet, correos electrnicos institucionales,
comunicaciones telefnicas, sensibilizaciones.
4.4.4 Documentacin del sistema
El sistema de gestin de OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S. est compuesto
por la documentacin que la norma BASC y los estndares que se requieren,
adems de los documentos que se consideran necesarios para la gestin, los
cuales se definen as:
a- Documentos: informacin recopilada que se ha construido como
resultado del desarrollo de un proceso, con el propsito de tener
control y evidencia objetiva del desarrollo de la actividad y sus
resultados.
b- Manuales: Documentos que agrupan informacin interna, que
cumplen funciones indicativas del desarrollo de una gestin y que
indican el cumplimiento de los requisitos aplicables.
c- Caracterizaciones de procesos: Documento que describe los
elementos de un proceso y la interrelacin de los elementos que le
componen.
d- Procedimientos: Documentos que describen el mtodo especfico
para realizar actividades, mostrando su objetivo, alcance, actividades,
decisiones, autoridades, responsables y los registros que genera su
operacin.
e- Formatos: Informacin generada como resultado de la aplicacin de
un procedimiento, con el propsito de tener control y evidencia
objetiva del desarrollo de una actividad y sus resultados.

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f- Documentos externos: Son aquellos que, aunque no son generados

en la entidad, ni su actualizacin depende de ella, son importantes
para el efectivo desempeo del sistema de gestin.
4.4.5 Control de los documentos
Para el control de los documentos y registros del Sistema de Gestin en
Control y Seguridad BASC, La organizacin
aplica el PR-SI-01
Procedimiento para el control de los documentos datos y registros
del sistema.
4.4.6 Control operacional
OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S. Con base en su evaluacin de riesgos y
las mejores prcticas aplicables al desarrollo de sus procesos, ha
determinado la manera de ejecutar sus procesos y procedimientos, lo cual
adems en orientacin al ciclo PHVA se ilustra en los documentos del
Sistema de gestin previamente descritos en el numeral 4.4.4.
Documentacin del sistema
Numeral 4.5 Verificacin
4.5.1 Seguimiento y medicin
El seguimiento a los procesos en la Organizacin se desarrolla en aplicacin
de las caracterizaciones y los procedimientos de los que se dispone,
Adicionalmente la Organizacin posee un Software empresarial en atencin a
los requisitos propios de sus servicios, la cual permite gestionar la
informacin de la prestacin de los servicios y la identificacin de
desviaciones en tiempo real.
Adicionalmente
S.A.S., aplica como
mecanismos de medicin indicadores de gestin asociados a los procesos de
la Organizacin y a los Objetivos de seguridad que ha establecido los cuales
se presentan peridicamente y sobre los que se realizan actividades de
evaluacin y anlisis.
4.5.2 Auditora
La
organizacin
ha
implementado
el
procedimiento
PR-SI-03
Procedimiento para la realizacin de auditoras internas con el cual
verifica que el Sistema de gestin en control y seguridad BASC es conforme
con los requisitos de la Normas y los Estndares de seguridad y con los
requisitos propios de la Organizacin.
4.5.3 Control de Registros

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OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S., contiene los registros necesarios para

verificar la conformidad con los requisitos de la Normas y los Estndares de
seguridad BASC y con los requisitos propios de la Organizacin, los cuales
controla en aplicacin PR-SI-01 Procedimiento para el control de los
documentos datos y registros del sistema, y se actualizan dentro del
FMT-SI-01 Lista maestra de documentos y registros.
Numeral 4.6 Mejoramiento continuo del SGI
4.6.1. Mejora continua
OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S revisa y mejora continuamente la eficacia
del Sistema de gestin en control y seguridad BASC en aplicacin de:
PR-SI-03 Procedimiento para la realizacin de auditoras internas

PR-SI-04 Procedimiento para el tratamiento de acciones correctivas
preventivas y de mejora
PR-SI-05 Procedimiento para la gestin de los riesgos
PR-GR-01 Procedimiento para la Revisin Gerencial
4.6.2 Accin correctiva y/o preventiva
Las acciones de mejora en la Organizacin ya sean de tipo correctivo o

preventivo que se presentan dentro de la organizacin, se identifican,
analizan, registran, revisan y verifican utilizando el procedimiento PR-SI04 Procedimiento para el tratamiento de acciones correctivas
preventivas y de mejora
4.6.3 Compromiso de la Direccin.

La Alta Direccin efecta revisiones gerenciales al Sistema de gestin en
control y seguridad BASC en orientacin del procedimiento PR-GR-01
Procedimiento para la Revisin gerencial.
ESTANDARES DE SEGURIDAD. TRANSPORTADOR DE CARRETERA

1. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIO
1.1. Requisitos de los Asociados de negocio

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La Organizacin dispone de procedimientos as: PR-CM-01

Procedimiento para la seleccin de clientes, PR-OP-01
Procedimiento para la consecucin de vehculos de transporte
PR-AD-01 Procedimiento para la seleccin y evaluacin de
proveedores, en los cuales se disponen registros y consultas de
seguridad.
1.1.1. Dentro de los registros citados se incluyen evaluaciones que permiten
identificar y verificar si el Asociado de negocio es certificado BASC, o si
tiene otro Sistema de gestin implementado.
1.1.2. Los estudios de seguridad aplicados a los Asociados de negocio
permiten evidenciar las certificaciones obtenidas.
1.1.3. La Organizacin cuenta con acuerdos de seguridad para los Clientes,
Proveedores y Transportistas. Detallando en cada uno sus
responsabilidades y controles para la prevencin del lavado de activos,
terrorismo y otros riesgos identificados en la organizacin.
1.1.4. La matriz de riesgos organizacional, permite verificar los controles
actuales y propuestos para minimizar el riesgo de los Asociados de
negocio que no estn certificados BASC.
1.1.5. En los procesos donde intervienen los Asociados de Negocio se tienen
lista de ellos identificando aspectos relevantes y de control.
1.1.6. La Organizacin dispone evaluaciones y verificacin
que dan a
conocer el Sistema de gestin en control y seguridad que tiene
implementado permitiendo fortalecer la continuidad de negocio.
1.1.7. Todos los socios, accionistas, Funcionarios, Clientes, proveedores,
contratistas son evaluados de acuerdo a estrictos estudios de
seguridad que se les aplica.
1.1.8. La Organizacin cuenta con acuerdos de seguridad para los Clientes,
Proveedores detallando sus responsabilidades y controles para la
prevencin del lavado de activos, terrorismo y otros riesgos
identificados en la organizacin.
1.1.9. Dentro del cronograma de sensibilizaciones y capacitaciones son
relevantes los temas relacionados con la poltica de seguridad, de igual
manera son divulgados tanto al personal propio como al subcontratado
y tercerizado.

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1.2. Prevencin del lavado de Activos y Financiacin del terrorismo

A los asociados de negocios de la Organizacin se les aplica los PR-CM-01
Procedimiento para la seleccin y vinculacin de clientes, PR-OP-01
Procedimiento para la consecucin de vehculos de transporte, PR-AD-01
Procedimiento para la seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores.
que adems del estudio de seguridad aplicado, se realizan evaluacin y
reevaluacin sobre la prestacin de sus servicios.
2. SEGURIDAD DE LOS VEHICULOS.
2.1. Procedimientos de inspeccin de vehculos.
2.1.1. El personal operativo realiza inspecciones a los vehculos y las
unidades de carga mediante el FMT-OP-20 Inspeccin de vehculos.
2.1.2. Las inspecciones a los vehculos se realizan ates del cargue, durante el
desplazamiento, y en el lugar del descargue por personal operativo y
con apoyo de proveedores en Puestos de control.
2.1.3. La Gerencia designa al Jefe de seguridad con las funciones
debidamente registradas en el perfil del cargo, para que realizase y
garantice la seguridad de la carga.
2.1.4. Tanto en la matriz de riesgos, como en los procedimientos operativos
se pueden identificar las rutas con mayor riesgo definidas por tipo de
carga, valor de la mercanca, relieve de la va, entre otras.
2.1.5. Dentro del proceso operativo se inspeccionan los vehculos y Unidades
de carga, garantizando que se encuentran en ptimas condiciones
para prestar el servicio, evidenciando tambin que no se materialice
riesgo por contaminacin.
2.2. Seguridad de los remolques y la carga.
2.2.1. Las inspecciones realizadas
cumplimiento a este requisito.
antes,
durante
despus
dan
2.2.2. Los procedimientos operativos permiten garantizar la seguridad de la

carga durante su trazabilidad.
2.2.3. Los acuerdos suscritos con los Clientes, la fidelizacin de la flota
garantiza que las operaciones no se afecten con la materializacin de
este riesgo.
2.2.4. Los acuerdos de seguridad suscritos con los transportistas y las
inspecciones aleatorias durante el desplazamiento aseguran que el
servicio que presta la Organizacin sea transparente.

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2.2.5. Los vehculos pernoctan en lugares autorizados, los cuales son

controlados por el Jefe de Seguridad.
2.2.6. La Organizacin aplica los procedimientos operativos para garantizar
la seguridad en la trazabilidad, en cual se registra los controles
implementados.
2.2.7. La Organizacin est vinculada al FRENTE DE SEGURIDAD
EMPRESARIAL, para que apoye nuestra gestin en el control y
prevencin del Lavado de activos y financiacin del Terrorismo.
2.3. Seguridad de contenedores.
2.3.1. OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S. asegura las mercancas de sus
Clientes, mediante la colocacin de precintos de seguridad.
2.4. Procedimientos de seguimiento y supervisin de vehculos.
2.4.1. El desplazamiento de los vehculos es controlado a travs de Reportes
en la plataforma de Destino Seguro, seguimiento satelital y llamadas
telefnicas que son registradas en la plataforma ARGOS.
2.4.2. El personal operativo aplica inspecciones aleatorias a Rutas
predeterminadas, apoyndose con el Proveedor de servicios Destino
Seguro.
2.4.3. Establecidos los acuerdos de seguridad con los transportista, el
conductor
debe
notificar
cualquier
novedad
durante
su
desplazamiento, adicionalmente el control de trfico identifica
cualquier retraso.
2.4.4. Las verificaciones a la documentacin de los vehculos y contenedores
es actualizada y controlada a travs de la plataforma ARGOS.
2.4.5. La organizacin sensibiliza permanentemente al personal propio o
tercerizado para denuncie cualquier anomala o actividad inusual o
sospechosa que detecte.
2.5. Sellos de contenedor y furgn (Unidades de Transporte)
2.5.1. Los sellos son aplicados en funcin al desarrollo de las operaciones y
de acuerdo a las condiciones propias del servicio.

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2.5.2. Los sellos son adquiridos de acuerdo al PR-AD-01 Procedimiento

para la seleccin, evaluacin y re-evaluacin de proveedores,
asegurando su confiabilidad, adicionalmente es un proveedor
Certificado BASC que aplica procedimientos de seguridad en su
servicio.
2.5.3. Los Sellos de alta seguridad se administran y controlan por medio del
PR-OP-06 Procedimiento para administrar Precintos los cuales
son aplicados en funcin al desarrollo de las operaciones.
2.5.
Carga consolidada.
Est excluido. La Organizacin, no cuenta con un entorno internacional LTL,

sin embargo y en funcin al desarrollo de las operaciones la Organizacin
cuenta con los procedimientos operativos para garantizar la seguridad de las
operaciones
3. CONTROLES DE ACCESO FISICO
3.1. Empleados.
3.1.1.Para el control de acceso de los empleados a las instalaciones, la
Organizacin aplica el "PR-AD-04 Procedimiento para el Control
de Acceso" y cuenta con un Reloj Biomtrico donde los funcionarios
registran su huella al ingreso y retiro de la empresa.
3.1.2.La organizacin tiene identificado las reas
Organizacin y restringe el acceso a las mismas.
sensibles
de
la
3.1.3.En el desarrollo del "PR-AD-04 Procedimiento para el Control de

Acceso" se controlan los carns de Empleados y visitantes.
3.1.4.Para el control de llaves. Sellos y firmas, la organizacin aplica el PRAD-06 Procedimiento para el control de Llaves, sellos y
firmas.
3.1.5.Los funcionarios de la Organizacin cuentan con
identificacin, exhibidos durante su jornada de trabajo.
3.2.
carn
de
Visitantes, Vendedores y Proveedores de Servicio.
3.2.1.Para el control de acceso de los visitantes o de personal externo a las

instalaciones OTRANS HELP LOGISITCS
S.A.S. cuenta con
herramientas que permitan realizar el registro de todo el personal

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externo y se controla en aplicacin al

para el control de acceso.
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"PR-AD-04 Procedimiento
3.2.2.El registro de todo el personal externo y se controla en aplicacin al

"PR-AD-04 Procedimiento para el control de acceso.
3.2.3.Todos los visitantes al momento de entregar su identificacin y de ser
autorizada la entrada, le entregan un carn de visitante el cual debe
ser exhibido mientras se encuentra en las instalaciones.
3.2.4.Para el control de acceso de los visitantes o de personal externo a las
instalaciones, La organizacin aplica el "PR-AD-04 Procedimiento
para el control de acceso.
3.3.
Identificacin del personal de entregas y correos.
3.3.1.Para el monitoreo de las entregas, la organizacin aplica el "PR-AD04 Procedimiento para el control de acceso", as mismo, la
funcionaria encargada de la recepcin de correspondencia y paquetes
controla las entregas al interior de cada dependencia.
3.4.
Identificacin y retiro de personas no autorizadas.
3.4.1.Para la identificacin
y retiro de personas no autorizadas la
Organizacin aplica el "PR-AD-04 Procedimiento para el control
de acceso"; as mismo, aplica el
DOC-OP-03 Planes de
emergencias y contingencias que contempla situaciones crticas
de acceso indebido.
3.5.
Personal de Seguridad
3.5.1.Los funcionarios de la Organizacin aplican el PR-AD-04

Procedimiento para el control de acceso" asegurando a entrada y
salida del personal.
3.6.
Inspecciones
3.6.1.El personal operativo realiza inspecciones aleatorias en ruta

verificando los aspectos relevantes que afecta la integridad de la
carga.
3.6.2.La Organizacin aplica los estudios de seguridad para garantizar la
seguridad en las operaciones, en cual se registra los controles
implementados, asegurando que el vehculo est apto para cargar.

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4. SEGURIDAD
DEL
SUMINISTRADO.
4.1.
PERSONAL
PROPIO,
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SUBCONTRATADO
Verificacin Preliminar al empleo.
4.1.1.Las verificaciones preliminares al empleo se realizan en cumplimiento

del "PR-RH-01 Procedimiento para la seleccin, vinculacin y
retiro de personal.
4.1.2.La verificacin de antecedentes para los aspirantes a un empleo son
realizados en la aplicacin del PR-RH-01 Procedimiento para la
seleccin, vinculacin y retiro de personal.
4.1.3.Las visitas domiciliarias se realizan al momento de la contratacin por
personal competente.
4.1.4.La organizacin cuenta con el DOC- RH- 23 programa de no
alcohol ni drogas, juegos de azar y otras adicciones, el cual incentiva
al personal a la prevencin, controla y realiza las pruebas necesarias.
4.2.
Verificacin y mantenimiento del personal despus de la

contratacin.
4.2.1.Las verificaciones y anlisis de antecedentes se realiza en

cumplimiento del "PR-RH-01 Procedimiento para la seleccin,
vinculacin y retiro de personal y orientado en la normatividad
legal vigente.
4.2.2.Las actualizaciones de todo el personal son realizadas cada ao.
4.2.3.La organizacin cuenta con la documentacin de los empleados
debidamente custodiados donde se encuentran huellas dactilares y
registro fotogrfico actualizado.
4.2.4.La organizacin cuenta con la documentacin de los empleados
debidamente custodiados donde se encuentra toda la informacin y
registros de su contratacin incluyendo los soportes de afiliacin a
Seguridad Social.
4.2.5.La organizacin cuenta con el DOC- RH- 23 programa de no
alcohol ni drogas, juegos de azar y otras adicciones, el cual incentiva
y sensibiliza al personal a la prevencin de estas adicciones.
4.2.6.La entrega de carns es controlando mediante la aplicacin del PRRH-02 Procedimiento para la Administracin de carns.
4.3.
Procedimientos de Terminacin de vinculacin laboral.
4.3.1.Las condiciones para el retiro del personal son parte del procedimiento
implementado para la seleccin, vinculacin y retiro del personal.

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5. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD
5.1.
Manejo y procesamiento de Informacin y Documentos de la

carga.
La Organizacin cuenta con procedimientos operativos para el control de las

operaciones de transporte y en los administrativos se describen las medidas
de seguridad al respecto.
5.1.1.La documentacin que corresponde a los documentos de carga es
generada por la Plataforma ARGOS, autorizada por el Ministerio de
transporte mediante el RNDC (Registro Nacional de carga).
5.1.2.La organizacin aplica el PR-AD-06 Procedimiento para el control
de Llaves, sellos y firmas en los diferentes procesos de la
Organizacin.
5.1.3.Los procedimientos operativos aseguran la aplicacin de los controles
asegurando la integridad de la carga.
5.2.
Entrega y Recepcin de carga.
5.2.1.La Organizacin realiza el control de sus documentos a travs de la

aplicacin del PR-SI-01Procedimiento para el control de los
documentos datos y registros del sistema, de igual manera se
realiza el control de los registros. Los procedimientos operativos de
cargue y de despacho prevn el control documental.
5.2.2.En los documentos de carga se registra la documentacin de la carga,
el Cliente, el transportador y el conductor.
5.2.3.El cliente analiza y verifica la informacin del manifiesto contra la
carga que recibe, de existir alguna observacin es registrada en el
manifiesto de transporte o las realiza mediante un correo electrnico.
5.2.4.Los documentos de carga registran la cantidad, el peso marcas de la
carga, adicionalmente es corroborado en las basculas de salida del
vehculo.
5.2.5.El cliente analiza y verifica la informacin del manifiesto contra la
carga que recibe, de existir alguna observacin es registrada en el
manifiesto de transporte o las realiza mediante un correo electrnico.
5.2.6.Los acuerdos establecidos con los clientes prev el control para el
ingreso de conductores que estn autorizados para carga.

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5.2.7.La organizacin aplica los Procedimiento operativos para garantizar la

seguridad en las operaciones realizando trazabilidad de la Carga.
5.2.8.La organizacin aplica los Procedimiento operativos para garantizar la
seguridad en las operaciones y los registros hacen parte del soporte
de cumplimiento.
5.3.
Discrepancias en la Carga
5.3.1.Para las discrepancias de carga se dispone del procedimiento para la

gestin de servicios No conformes los cuales incluyen los incidentes
por sobrantes y faltantes gestionando y dndoles soluciones a los
Clientes.
5.3.2.La organizacin aplica el PR-OP-03 Procedimiento Reporte de
Operaciones Sospechosas, intentadas o inusuales y son
atendidas y verificadas por el Oficial de Cumplimiento.
6. SEGURIDAD FISICA
6.1.
Seguridad del Permetro

.
La organizacin no posee patios propios destinados para el almacenamiento
de tractores, camiones o remolques; Se excluye este numeral.
6.2.
Puertas y Casetas.
6.2.1.La Organizacin dispone del PR-AD-04 Procedimiento para el

control de acceso" controlando y supervisando las puertas de
entrada y salida del personal.
6.2.2.La organizacin dispone del PR-AD-04 Procedimiento para el
control de acceso" para controlar las salidas y entradas.
6.3.
Estacionamiento de vehculos.
6.3.1.Las instalaciones de OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S. no cuentan

con lugares de parqueo. Los vehculos que transportan mercancas
para la Organizacin se parquean cuando lo requieren en
parqueaderos Seguros que se determinan mediante inspeccin.
6.4.
Estructura de los Edificios.

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6.4.1.La estructura de la organizacin est ubicada en construcciones civiles

resistiendo entradas forzadas o ilegales.
6.4.2.El personal de seguridad propio inspeccionan
identificar la integridad de las estructuras.
6.5.
las instalaciones para
Control de cerraduras y llaves.
6.5.1.La organizacin asegura el control sobre las llaves y cerraduras de la

organizacin a travs de la implementacin del procedimiento para
tales fines.
6.5.2.Las responsabilidades sobre los elementos y rea de trabajo
descritas en los perfiles de cargo.
6.6.
estn
Iluminacin.
Se dispone con una iluminacin que permite la visibilidad para el desarrollo

de las actividades, y su mantenimiento se realiza de acuerdo al PR-AD-03
Procedimiento para la realizacin del mantenimiento
6.7.
Sistemas de Alarmas y video cmaras de vigilancia.
OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S. Cuenta con un sistema de circuito

cerrado de cmaras que permiten monitorear las reas crticas de la
organizacin.
6.8. Otros criterios de seguridad
La Organizacin ha definido un representante de la direccin, el Oficial de
Cumplimiento y sus funciones se observan documentadas en su perfil de
cargo, as mismo el Jefe de seguridad apoya a la gerencia en todo el
desarrollo de las actividades.
La organizacin dispone de planos con la ubicacin de reas crticas y
elementos de seguridad.
7. SEGURIDAD DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACIN.
7.1.
Proteccin con Contrasea.
7.1.1.OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S. ha definido medidas de control de

acceso electrnico con manejo de usuarios de acceso controlado tanto
a los equipos, como a la red, las aplicaciones electrnicas, y los
permisos al software empresarial.
7.1.2. As mismo, cuenta con poltica informtica, la cual es divulgada a sus
funcionarios.

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7.2.
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Responsabilidad.
Se dispone de un sistema de informacin compartida en el cual cada

funcionario de acuerdo a su perfil, funciones y usuario puede acceder de
acuerdo a los permisos suministrados por el administrador del sistema.
La copia de respaldo de informacin sensible est protegida en un lugar
externo a las instalaciones y es responsabilidad de la Gerencia.
7.3.
Proteccin a los Sistemas y los datos.
7.3.1.La organizacin dispone de programas anti-virus, instalados en los

equipos de la organizacin y son mantenidos y actualizados a travs
de
PR-AD-03
Procedimiento
para
la
realizacin
del
mantenimiento.
7.4.
Sistema de Posicionamiento Global.
Se hace uso apropiado de los controles electrnicos, tales como internet,

Pagina Web, GPS, celulares los cuales son controlados en el desarrollo de las
actividades.
Tambin accede a los sistemas electrnicos de los transportistas cuando
estos lo permiten.
8. ENTRENAMIENTO
AMENAZAS.
8.1. Capacitacin
DE
SEGURIDAD
CONCIENCIACION
SOBRE
8.1.1.OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S. ha definido un programa de

Capacitacin, induccin y entrenamiento
que incluye la
concientizacin de amenazas para garantizar control frente a ste.
8.1.3.El programa de capacitaciones incluye diversos temas relacionados
con la seguridad de la carga.
8.1.5.El programa de capacitaciones tambin se apoya en las diferentes
agremiaciones a las que la Empresa se encuentra afiliada para reforzar
los conocimientos de los funcionarios.

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8.1.6.La organizacin a travs de sus polticas garantiza que la informacin

confidencial este segura aplicando los mximos controles establecidos.
8.1.7.El programa de capacitaciones incluye diversos temas relacionados
con la seguridad en los diferentes procesos.
8.1.8.La Gerencia motiva a sus empleados por la participacin activa en la
Empresa.
NATURALEZA DE LOS CAMBIOS
VERSI
N
1
FECHA
NATURALEZA
Septiembre 1 de 2008
Primera versin oficial del Manual BASC.
Julio 12 de 2012
Segunda versin del Sistema.
Mayo 13 d e2013
Octubre 28 de 2014
Actualizacin de la norma BASC actualizando

procedimientos y registros del sistema.
Se actualiza el manual BASC segn el cambio de
versin 04-2012 incluyendo la descripcin total de
cada uno de los puntos (tems) de los de requisitos
y estndares de la Norma.

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Elaborado por
Elvira Lzaro Ojeda.
Auditora interna
Revisado por
Fabin Prez
Director HSEQ
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28-10-2014
Aprobado por
Robert Rochel
Gerente General

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ha elevado a acta de Junta directiva con todo el respaldo, responsabilidad y

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f- Documentos externos: Son aquellos que, aunque no son generados

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OTRANS HELP LOGISITCS S.A.S., contiene los registros necesarios para

PR-SI-03 Procedimiento para la realizacin de auditoras internas

4.6.2 Accin correctiva y/o preventiva

Las acciones de mejora en la Organizacin ya sean de tipo correctivo o

4.6.3 Compromiso de la Direccin.

ESTANDARES DE SEGURIDAD. TRANSPORTADOR DE CARRETERA

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La Organizacin dispone de procedimientos as: PR-CM-01

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1.2. Prevencin del lavado de Activos y Financiacin del terrorismo

2.2.2. Los procedimientos operativos permiten garantizar la seguridad de la

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2.2.5. Los vehculos pernoctan en lugares autorizados, los cuales son

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2.5.2. Los sellos son adquiridos de acuerdo al PR-AD-01 Procedimiento

Est excluido. La Organizacin, no cuenta con un entorno internacional LTL,

3.1.3.En el desarrollo del "PR-AD-04 Procedimiento para el Control de

Visitantes, Vendedores y Proveedores de Servicio.

3.2.1.Para el control de acceso de los visitantes o de personal externo a las

Este documento impreso se considera Copia No Controlada

externo y se controla en aplicacin al

3.2.2.El registro de todo el personal externo y se controla en aplicacin al

Identificacin del personal de entregas y correos.

Identificacin y retiro de personas no autorizadas.

3.5.1.Los funcionarios de la Organizacin aplican el PR-AD-04

3.6.1.El personal operativo realiza inspecciones aleatorias en ruta

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Verificacin Preliminar al empleo.

4.1.1.Las verificaciones preliminares al empleo se realizan en cumplimiento

Verificacin y mantenimiento del personal despus de la

4.2.1.Las verificaciones y anlisis de antecedentes se realiza en

Procedimientos de Terminacin de vinculacin laboral.

Este documento impreso se considera Copia No Controlada

Manejo y procesamiento de Informacin y Documentos de la

La Organizacin cuenta con procedimientos operativos para el control de las

Entrega y Recepcin de carga.

5.2.1.La Organizacin realiza el control de sus documentos a travs de la

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