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TCNICAS DE TRIAGEM
Tcnicas de Triagem, Organizao de Registro de Fluxo de Documental.
Triagem: Ajuda nas agilidades dos processos / arquivos em massa.
Organizao: Fundamental para termos o controle de tudo que vai ser feito no dia a dia, semana e at mesmo
no ms. A gesto de documentos um atividade fundamental em todas as organizaes, por meio da
organizao dos arquivos, da triagem e conservao dos documentos e da atuao efetiva do gestor
documental, com o objetivo de agilizar o processo decisrio e preservar a memria e a cultura organizacional. O
presente texto fruto do Estgio Profissional Supervisionado de Secretariado Executivo, desenvolvido na rea
arquivstica e objetiva salientar a importncia da gesto documental para a agilidade dos processos produtivos,
sobretudo, para o processo decisrio empresarial, alm de demonstrar a atuao do profissional de
secretariado nessa rea.
Palavras-chave: arquivstica; gesto documental
Registro: Para melhorar a localizao dos documentos, devemos armazen-los e ordem alfabtica ou
numrica.
A gesto de documentos a atividade fundamental em todas as organizaes, por meio das organizaes dos
arquivos, da triagem a conservao dos documentos e da atuao efetiva do gestor documental, com o
objetivo de agilizar o processo decisrio e preservar a memria e a cultura organizacional.
Pronturio de Funcionrio: o principal arquivo na maioria ds empresas, devido ao registro previdencirio
(INSS).
Estes devem ser arquivados durante 30 anos. Caso o funcionrio necessite em sua fase de aposentadoria.
Em algumas empresas antigas , ainda utiliza-se o livro de funcionrios, onde fica todos os documentos do
mesmo. Em empresas atuais , obrigatrio ter o arquivo eletronico, onde tudo sobre os funcionrios enviado
para o Ministrio do Trabalho.
to importante esses documentos arquivados, que existem uma fiscalizao prpria par isso, a fiscalizao
trabalhista.
CONDIES DE ARQUIVAMENTO
O local onde os arquivos sero armazenados devem estar em boas condies.
Se hoje possvel conhecer fatos histricos porque arquivos os preservaram, pois os arquivos no podem
constituir acervos esquecidos, muito ao contrrio, so constantemente utilizados e por essa razo que so
considerados fontes histricas
valiosas. Entretanto, o patrimnio cultural normalmente encontrado nas organizaes
refere-se aos registros de natureza exclusivamente administrativa.
A gesto documental, por meio da organizao dos arquivos, da triagem e preservao dos documentos e da
atuao efetiva do gestor documental, tem se mostrado uma importante metodologia arquivstica, cujo seu
objetivo maior fornecer apoio aos processos de trabalhos, principalmente, ao processo decisrio.
Ao se propor a gesto documental necessrio, antes de qualquer iniciativa, conhecer bem a organizao, o
trmite dos documentos e o ciclo das informaes. Os documentos, de acordo com o seu ciclo vital, devem
seguir um plano de classificao e conservao para que assim sejam melhor arquivados e cumpram seus
objetivos. Como a funo de um arquivo guardar a documentao e fornecer as informaes de maneira
rpida e segura de seus acervos, no h um mtodo nico vlido de arquivamento.

Desorganizao e organizao
(http://www.administradores.com.br/artigos/cotidiano/desorganizacao-e-organizacao/87339/)

A desorganizao na vida de qualquer pessoa pode acontecer, uma pessoa pode ser desorganizada
desde criana ou pode se tornar desorganizada em alguma fase da vida, eu conheo pessoas assim com
essa caracterstica

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A desorganizao na vida de qualquer pessoa pode acontecer, uma pessoa pode ser desorganizada desde
criana ou pode se tornar desorganizada em alguma fase da vida, eu conheo pessoas assim com essa
caracterstica. Porm qualquer comportamento em nossa vida que no nos ajuda a produzir positivamente deve
ser repensado, pois o fruto dessa produtividade pode no ser to positivo o quanto desejamos.
De acordo com MONTANA & CHARNOV (2005, P.173) {...} De acordo com os autores nos estudos de tempos e
movimentos de FREDIRICK TAYLOR conclua-se que se mudasse o comportamento do trabalhador aumentaria
a produo.
TAYLOR

acreditava

que

haveria

prosperidade

econmica

com

otimizao.

Muitas vezes estamos vivendo numa zona de conforto, a nossa casa o nosso cantinho, nosso descanso,
nosso porto seguro, mas muitas vezes este refgio no est organizado e cada vez mais a pessoa sente menos
vontade de organizar, em meus estudos de casos tenho coletado informaes bastante relevantes sobre isso.
Tenho observado que uma casa desorganizada, por exemplo, a pessoa que habita nela, gostaria de comear a
colocar tudo no lugar, porm no tm nimo.
Tenho percebido em meus estudos de casos agregando as consultorias que fao que uma coisa gera outra, ou
seja, a pessoa fica desanimada por estar desorganizada e desorganiza por estar desanimada.
Porm a minha sugesto tomar a atitude da mudana de comportamento.

Vamos imaginar que acordamos pela manh e temos afazeres:


Cozinha; louas na pia, cho sujo, etc.;
Camas para arrumar;
Roupas para lavar;
Sala e outros ambientes para arrumar.
A minha sugesto fazer um plano do que fazer nesse dia, uma agenda, uma folha de caderno, sulfite e
descrever tudo que precisa fazer neste dia.
Coloque no topo da lista:
Prioridades
Secundrias.
O que eu entendo como prioridade so aquelas atividades mais importantes a se fazer, ou que s voc pode
fazer como, por exemplo:
Lavar/secar a loua deixando a pia limpa;
Limpar o cho da cozinha;
Arrumar as camas;
Guardar objetos que estejam fora do lugar...
V riscando o que foi feito, em seguida verifique o quanto voc fez, olhe os ambientes por onde passou com a
sua organizao e ver que fez muito.

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Segundo CHIAVENATO {(2000 P.83,84){...} O comportamento humano derivado da totalidade de fatos
coexistentes";
CHIAVENATO destaca as pesquisas de KURT LEWIS em suas pesquisas chamando a ateno para o fato que
um comportamento gerado por um, motivo.
Ainda conforme o autor. O ambiente psicolgico (ou ambiente comportamental) o ambiente tal como
percebido pela pessoa. Mais do que isso, o ambiente relacionado com as atuais necessidades do individuo.
Para LEWIS toda necessidade cria um estado de tenso no individuo, uma predisposio a ao, sem
nenhuma direo especfica.
Para CHIAVENATO (2000, P.34 A 40) Este autor fez estudos sobre a Teoria de Tempos e movimentos de Taylor
com estudos de casos dos trabalhadores e inserindo outros autores mais antigos as suas pesquisas, verificouse que as atitudes deles tinham uma causa ou origem, foram detectados vrios fatores que foram considerados
fatores causadores uma causa de indisposio para o trabalho, baixa produo, e irritabilidade.
Os fatores fisiolgicos:
Fome;
Sono
Cansao
Fatores ambientais;
Pouca luminosidade;
Excesso de matria prima nas mquinas e mesas.
Eu destaquei alguns fatores nos estudos do CHIAVENATO para fazer um paralelo com o assunto abordado de
organizao e desorganizao. Aplicando ao nosso estudo vemos que faz todo sentido.
A maneira de resolver isso segundo CHIAVENATO era resolver as causas para que o trabalhador ficasse
satisfeito.
Trazendo essa verdade para a nossa realidade, no como trabalhadores, mas como pessoas e indivduos,
podemos aplic-la, pois as pesquisas do autor foram feitas em estudos de casos de pessoas como indivduos.
Enfim, podemos continuar na zona de conforto ou mudar e eliminar o que nos causa o desnimo, em nosso
estudo de caso, a DESORGANIZAO ento vamos encarar de frente E VAMOS:
Planejar;
Agir;
Disciplina/continuar.
Um grande abrao e desejo que as minhas dicas te ajudem a mudar o comportamento e se organizar,
disciplinar e obter a satisfao.
BIBLIOGRAFIA
CHIAVENATO, Idalberto (2000, p.33, 44, 83,84), Teoria Geral da Administrao, 2edio, RJ, editora
CAMPUS, 2005.
MONTANA & CHARNOV (2005, P.173), Administrao, 2edio, editora SARAIVA, 2005.