ACTA

DISTRIBUCION ACTIVIDADES
GESTION HUMANA
Bogot, 21 de Febrero de 2014
El da de hoy se realiza ajuste a la distribucin de funciones realizadas en Gestin
Humana:
Asistente

I.

PROCESO SELECCIN: (enlace con el outsorcing)

Responsable: Asistente, validada por el Dr. Cesar Alvarado.

1.
2.
3.
4.

Formato cargo nuevo diligenciado y firmado por quien hace la solicitud.

Hoja de vida del candidato.
Citacin de candidatos en Helistar (si aplica)
Agendar a entrevista los candidatos con la Direccin de Gestin Humana
(si aplica)
5. Solicitar cita a outsorcing para iniciar el proceso de Idoneidad.
6. Orden de compra para solicitud de proceso en SAP al outsorcing.
7. Realizar carta solicitud proceso dirigida a C&K.
8. Llamar al candidato y citarlo a pruebas en C&K.
9. Escanear carta solicitud proceso, hoja de vida, formato cargo nuevo y
Orden de Compra (SAP) Y enviar a C&K.
10. Enviar a C&K original de solicitud de proceso con copia de los dems
documentos y originales con copia de la carta para Gestin Humana.
11. Archivar provisionalmente los documentos originales en la carpeta de
procesos y al ingresar a la carpeta de empleado.
12. Entregar hoja de documentos requeridos para el ingreso a la compaa a
los aspirantes.
II.

PROCESO CONTRATACION:

Responsable: Asistente, validacin Dr. Cesar Alvarado

A. Contratacin Directa:
1. Correo solicitud del rea.
2. Notificacin de la fecha de contratacin (si aplica)
3. Orden de Compra de los exmenes mdicos de ingreso a travs de SAP al
Proveedor que corresponda.
4. Cita para Exmenes de ingreso

5. Enviar al aspirante con carta y orden de Compra.

6. Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral:
a. ARL
b. EPS
c. AFP
d. CCF
7. Acta de exoneracin de Beneficiarios a CCF y EPS
8. Carta apertura de cuenta de nmina.
9. Terminacin contrato aprendizaje (si aplica)
10. Verificacin documentos de ingreso.
11. Acta de compromiso documentos pendientes que no son requisito
indispensable al momento de la contratacin.
12. Acta radicacin domicilio en la ciudad de Bogot.
13. Orden de Venta de dotacin al rea de Logstica a travs de SAP (si aplica).
14. Acta de exoneracin a cotizar AFP. (aplica nicamente para personal con
asignacin de retiro de regmenes especiales).
15. Elaborar Contrato.
16. Otro Si de vigencia, realizado para personal extranjero.
17. Realizar acuerdo de voluntades para consignacin de gastos de
movilizacin.
18. Actas:
a. Acta Comit de Vinculacin
b. Acta Iniciacin de Labores.
c. Autorizacin firma de contratos laborales, por servicios y aprendizaje
19. Reporte va e-mail de la novedad a Nmina y grupo Gestion Humana.
20. Carta a la institucin de donde provienen los aprendices/pasantes
remitiendo contrato.
21. Notificacin afiliacin o cambio de empresa de H&A a Helistar al Fondo de
Empleados Felitaxi. (Asistente nmina)
22. Elaborar Carnet provisional.
23. Solicitar Carnet definitivo.
24. Hoja de vida Formato Gestin Humana.
25. Crear el funcionario en el sistema de Huellas.
26. Registro en la Base de datos.
27. Registro Organigrama.
28. Registro en el informe de Control de Inducciones.
29. Hacer firma la declaracin de consentimiento de toma de pruebas alcohol y
drogas.
30. Envo de Informacin de Ingreso Entrenamiento Tripulacin (Pilotos,
copilotos, ing. de vuelo, Load Master; Despachadores (Escanear
Documentos como; Hoja de vida formato G.H., cdula, licencias, cursos,
*Pilotos, copilotos e Ing. Vuelo: certificados Mdicos, estupefacientes,
Bitcora) y Aprendices TLH (Carta institucin permiso aprendizaje, HV GH,
copia cdula).
31. Ingreso a SAP tripulacin, tcnicos al mdulo de Entrenamiento y a quien le
aplica dotacin
32. Costo Global de Nmina proyectado (Danny Aguilera)

33. Ingreso aprendices informacin para control calidad (Primera Hoja del
Contrato y Afiliacin a ARL).
Contratacin Extranjeros
1. Se realizar la Oferta de Trabajo y se enva inicialmente por correo
electrnico y si es aprobada se contina con el procedimiento
2. Carta instrucciones procedimiento visa trabajo temporal - dirigida al
funcionario al pas de origen.
3. Elaborar 3 originales de la carta compromiso de contratacin - oficina
consular de Colombia en el pas de origen del candidato extranjero.
4. Elaborar 3 originales Contrato a trmino indefinido para extranjero
autenticado.
5. Otros al momento de ingreso legalizando todos los requisitos.
6. El Extranjero debe registrar el ingreso al pas ante migracin (mximo 15
das despus del ingreso al pas.
7. Elaborar Carta notificacin a migracin que el extranjero labora par la
compaa.
8. Solicitar al Extranjero que tramite el certificado judicial para extranjeros
(migracin).
9. Cuando expidan cdula de extranjera notificar en EPS ARP AFP CCF.
Otros documentos para anexar para el trmite de la visa temporal:
1.
2.
3.
4.
5.

Formato resumen de contrato para visa temporal trabajador DP-FO-68

Formato solicitud de visa DP-FO-67
Cmara de comercio vigente
RUT empresa
Copia cdula Representante Legal de la empresa
Validacin licencia ante la Aeronutica Civil (tripulacin y tcnicos)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Copia cdula de extranjera y/o pasaporte apostillado

Copia licencia expedida en el pas de origen apostillado
Curso inicial equipo a volar expedida en el pas de origen apostillado
Curso recurrente vigente en el equipo en el que van a trabajar
Chequeo de vuelo vigente (para tripulacin) - apostillado
Pago requerido por la Aerocivil
Deben presentar Examen en la Aerocivil

Renovacin Visa Temporal de Trabajo:

El extranjero debe realizar con un mes de anticipacin la renovacin de la visa TT
ante migracin y la cdula de extranjera.
Compromiso de contratacin

Formato resumen de contrato para visa temporal trabajador DP-FO-68

Formato solicitud de visa DP-FO-67
Certificacin laboral
Declaracin Renta empresa
Extractos bancarios ltimos 6 meses sup a 60 mill mes de la empresa
Cmara de Comercio
RUT
Cdula Rep. Legal de la empresa
Certificacin Aerocivil licencia
Copia licencia
Copia pasaporte
Copia visa ltima salida del pas
Tres fotos
Migracin - renovacin cdula extranjera
Notificar a migracin que Helistar continua contratndolo de acuerdo al tiempo de
renovacin de la visa.
B. Ingreso personal por Outsourcing: Encargada: Asistente
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Elaborar Carnet Provisional

Solicitar al proveedor carn definitivo.
Orden de Venta SAP Si Aplica
Solicitar el diligenciamiento de la hoja de vida formato de Gestin Humana
Registrar en el sistema de huellas al funcionario.
Registro Base de Datos
Registro Organigrama
Envo de informacin de ingreso entrenamiento tcnicos (Escanear
Documentos como; Hoja de vida formato G.H., cdula, licencias, cursos
Mercancas Peligrosas, MRM, Curso Tierra Bsico y Recurrente).
9. Ingreso a SAP tripulacin, tcnicos al mdulo de Entrenamiento y a quien le
aplica dotacin.
10. Ingreso aprendices informacin para control calidad (Primera Hoja del
Contrato y Afiliacin a ARL).
A. Induccin
Programar la induccin de las reas de la compaa Responsable:
Pasante/Aprendiz.
1. Control Inducciones
III.

TERMINACION CONTRATO: Responsable: Asistente, validado por Dr.

Cesar Alvarado.

1. Si se presenta renuncia Elaborar carta aceptacin renuncia.

2. Carta terminacin contrato

3. Paz y salvo
4. Carta exmenes de egreso
5. Carta de retiro cesantas, salarios integrales no aplica
6. Certificacin laboral del tiempo laborado.
7. Solicitar a nmina el certificado del ltimo pago de la seguridad.
8. Retiro de ARL por pgina SURA.
9. Actualizar de la base de datos y organigrama.
10. Terminar contrato SENA - aprendices y pasantes cuando renuncian.
11. Inhabilitar ingreso a la empresa sistema de huella Asistente
IV.

CAMBIO CARGO: Responsable: Asistente, validado por Dr.

Alvarado.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Solicitud escrita por el rea.

Elaborar carta de notificacin.
Otros, cuando se modifica salario y/o cargo.
Elaborar carta retiro cesantas cuando cambia a salario integral.
Enviar el reporte de la novedad nmina.
Solicitar al proveedor cambio carnet.
Solicitud cambio correo corporativo si aplica
Actualizacin organigrama y base de datos

Otras Actividades Asistente:

Elaboracin de pagars prstamos y cursos de Helistar y H&A
Solicitudes y seguimiento retiro cesantas parciales.
Bsqueda aprendices Asistente y Dr. Alvarado
Reporte SENA ingresos en julio/diciembre por cdigos ocupacionales para
obtener la resolucin.
a. requerimiento candidatos.
b. Formalizacin de contratos.
c. Registro en plataforma.
d. Informe semestral para cambio de resolucin.
V.

COMPENSACION
Asistente de Nmina, validado por el Dr. Cesar Alvarado.

12. Elaboracin de nmina

13. Desprendibles de Nmina
14. Liquidacin de primas legales
15. Liquidacin y pago de cesantas e intereses de cesantas.
16. Liquidacin de contrato
17. Pago liquidacin trmite rea financiera
18. Consignacin o entrega del Cheque al exfuncionario

19. Mantenimiento costo global de nmina

20. Liquidacin de vacaciones.

Auxiliar
Elaboracin Certificaciones laborales Helistar y Urgentes H&A.
Informe Novedades de nmina Helistar y H&A.
Evaluacin de desempeo
Bienestar
Actividades de Bienestar
Formacin
Aprendiz/Pasante
Apertura de carpetas y Control archivo general
Correspondencia fsica recepcin (bases y H&A)
Correspondencia fsica envo (bases y H&A)
Distribucin desprendibles de nmina y correspondencia de H&A
Recoger firmas de paz y salvos, cuando el funcionario no lo pueda tramitar
o en renovacin de contrato por H&A.

VI.

INFORMES - Coordinador
1. Absentismo laboral general.
2. Ingresos e inducciones 2013.
3. Control ingresos y salidas personal administrativo.
4. Incapacidades 2013 Coordinador.
5. Vacaciones Coordinador
6. Liquidacin primas por operacin Coordinador
7. Preparacin informe de gestin Coordinador
8. Reporte y registro novedades de nmina Helistar Asistente
9. Revisin de Primas legales.
10. Informe HSEQ: ingresos, retiros, novedades, informe absentismo.

VII.

OTRAS ACTIVIDADES COORDINADOR

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Control de procesos de Gestin Humana

Revisin de nmina.
Revisin pago seguridad social
Revisin y confirmacin de certificaciones laborales de Helistar.
Ingreso facturacin SAP
Solicitud anticipos SAP
Induccin de Gestin Humana.
Cobro y control pago incapacidades

9. Elaboracin informe de gestin

10. Revisin vacaciones
11. Revisin liquidaciones, parciales aprendices y Finales
OTRAS FUNCIONES GENERALES
1.
2.
3.
4.

Atencin al cliente interno todos

Atencin al cliente externo Coordinador y Asistente
Comunicaciones interna y externas Todos Segn Proceso
Renovaciones de contratos de temporal copias, paz y salvos, entrega
de renovaciones - Todos