La dmarche de projeten

communication

Azeroual Abdellah

Introduction
La dmarche de projet est adapte la rsolution
dun problme de communication carelle intgre
diffrentes phases, elle gre et optimise les
chances et le budget. La rsolution dun
problme de communication passe par les mmes
phases que sont lappropriation de la situation et la
mise en uvre de solutions. Elle dpend dun
contexte temporelet financier, et elle relve dun
dispositif de dlgation de pouvoir. La rponse un
problme de communication doit sinscrire dans le
respect des paramtres de qualit globale du projet
: Performance (qualit technique), Dlais (qualit
temporelle), et Cots (qualit conomique).

1- Les caractristiques du projet de

communication
A- Les proprits du projet de communication
Il est ralis pour un client :
qui peut tre externe (annonceur pour une agence)
ouinterne (service dans une collectivit territoriale)
lorganisation.
Il rpond un besoin de communicationexprim
par le client:
Ce besoin est prcisdans la demande de lannonceur,
qui est formule dans un brief ou appel doffres.
Cedocument comporte les lments ncessaires pour
dfinir le besoin et les contraintesaffrentes (notamment
en termes de dlais de ralisation et de budget).

1- Les caractristiques du projet de

communication
A- Les proprits du projet de communication
Il a un caractre unique et complexe :
chaque projet est nouveau car le processuscomplet de
ralisation prsente des diffrences dun projet lautre.
Lactivit projetexclut donc une activit rptitive, elle
suppose unone shot. Un vnement, mme silsagit
dun vnement reconduit dune anne sur lautre, sera
unique car la manire delorganiser et le rsultat seront
diffrents chaque fois. Un projet de communication est
complexe car il fait appel des ressources
(humaines,financires, techniques), des comptences
(fournisseurs internes ou externes, partenaires) des
moyens qui doivent tre coordonns.

1- Les caractristiques du projet de

communication
A- Les proprits du projet de communication
Il se droule sur une priode donne (dbut/fin)
et sous contraintes budgtaires :
les notions de dbut et de fin du projet sont
fondamentales pour organiser les actions mettre en
uvre pour atteindre lobjectif. Dans un projet de
communication, le para-mtre dlai est trs
important, voire le plus important lorsquil sagit
dorganiser
unemanifestation

une
date
dtermine. Le projet doit respecter lenveloppe
budgtaire qui lui a t alloue. Il est donc
indispensable destimer le cot dun projet afin de
savoir quelle somme investir dans le projet.

1- Les caractristiques du projet de

communication
A- Les proprits du projet de
communication
Il favorise la crativit :
par lexploration et la recherche de
solutions originales, par lepartage et
lchange
dexprience,
la
complmentarit.

2 Les tapes du projet de communication

A- La prparation du projet (ou avant-projet)
Elle intgre la prise en charge du dossier de
lannonceur par lanalyse de sa demande (oude
son besoin) et la recherche de solutions de
communication. Les solutions proposessont
tudies en termes de performances, de cots, de
dlais et de risques. Elle sachvepar le choix de
la solution retenue et mettre en uvre. La phase
de prparation du projet doit permettre dexplorer
toutes les options pourrpondre au besoin ou
problme de communication, de sassurer que le
projet sera ralisable et profitable, destimer les
ressources ncessaires et les dlais.

A- La prparation du projet (ou avant-projet)

1- La prise en charge du dossier de lannonceur

Lanalyse du besoin :commence par lappropriation
du brief ou cahier des charges danslequel le
commanditaire exprime son besoin. Cependant,
certains annonceurs ne saventpas toujours formuler
leurs besoins de faon explicite. Lanalyse de la
demande conduirasouvent la faire prciser,
notamment sur les points suivants :
Le contexte :quest-ce qui justifie le projet ?
Les finalits :quelle est la raison dtre du projet ?
Les besoins :besoins explicites, besoins implicites,
besoins latents ?

A- La prparation du projet (ou avantprojet)

1- La prise en charge du dossier de lannonceur
Les intrts :que doit rapporter le projet ?
Les objectifs :quels sont les rsultats
attendus du projet ? Quels sont les
objectifsprioritaires?
Les contraintes :quelles sont les contraintes
respecter (cots, dlais, juridiques) ?
Les critres de russite :quest-ce qui
permettra de dire que le projet a russi ?

A- La prparation du projet (ou avant-projet)

1- La prise en charge du dossier de lannonceur

Lanalyse de la concurrence: ltude de la
concurrence
permet
didentifier
les
principaux
concurrents, de reprer leurs atouts et leurs limites, leurs
pratiques et fonctionne-ment. Ce recensement est une
occasion de faire le point sur ltat de lart , les ides
retenir, celles bannir afin dajuster la proposition.
Lanalyse de lexistant :elle consiste analyser la
stratgie globale et les actions decommunication
antrieures ralises par lannonceur. Cette analyse doit
permettrede mettre en cohrence le projet actuel et les
solutions proposes avec lensemble dudispositif de
communication de lannonceur.

A- La prparation du projet (ou avant-projet)

1- La prise en charge du dossier de lannonceur

Lanalyse des contraintes :le projet doit tre
ralis
dans
le
cadre
des
contraintes
pralablement dfinies, essentiellement les
contraintes
techniques,
humaines,
budgtaires.La connaissance de lenvironnement
juridique, conomique et technique permet
didentifier les limites au projet, de connatre ce
quil est possible de faire et ce qui ne lest pas.

A- La prparation du projet (ou avant-projet)

2- La proposition de solutions de communication
Pour rpondre la demande de lannonceur, plusieurs solutions
sont envisages.
La recherche de solutions et la validation :lexploration des
diffrentes solutions estralise. Cette tude des moyens
susceptibles de rpondre au besoin exprim est essentielle et doit
permettre de retenir la solution optimale pour satisfaire le besoin
de lannonceur. En fait, il sagit didentifier le ou les moyens
oprationnels, de les slectionner, et devalider le choix opr.
La prsentation des solutions :en agence de communication,
la formalisation de laou des solutions de communication retenues
est ralise dans une recommandation ouproposition. Celle-ci
reprend le contexte du projet (ou de la demande), les objectifs
atteindre, le contenu de la solution et sa mise en uvre, le
planning et le budget.

B- La ralisation, le pilotage et la
rgulation du projet
Dans cette phase, il sagit de raliser la solution
retenue. La ralisation du projet passepar la
mobilisation des ressources, la coordination des
actions, et la proposition dajustements si ncessaire.
La mobilisation des ressources :
toutes les ressources disponibles pour le projet
sontmobilises (humaines, financires, techniques).
Ces ressources peuvent tre disponiblesen interne.
Mais trs souvent, il est ncessaire de faire appel
des
prestataires
externes,pour
la
cration,
lexcution et la fabrication des solutions de
communication
(graphiste,imprimeurs,
agences
spcialises).

B- La ralisation, le pilotage et la
rgulation du projet
Le pilotage du projet :

il ncessite de coordonner, de suivre et de contrler

les actions raliser. Il suppose lutilisation doutils
de pilotage de projets tels que le planning(ou le
rtroplanning), lorganigramme des tches, le
budget, les tableaux de bord, lereporting.
La rgulation du projet :

il arrive que dans certains projets, il soit ncessaire

demettre en place des actions correctives. Aprs
avoir identifi les dysfonctionnements,il conviendra
de proposer une solution alternative qui ne mette
pas en pril lquilibregnral du projet.

C- Lvaluation du projet
Tout projet doit tre ralis et valu
sous condition de performance ou
qualit technique de lobjet du projet
(ex. : organisation dune manifestation,
conception et ralisation dun portail
internet). Le tableau de bord est loutil
indispensable de lvaluationdu projet.

C- Lvaluation du projet
La mesure de la qualit et de la russite du
projet:
lvaluation du projet de communication sert en
mesurer la qualit et doit tre prvue ds son
laboration. On disposedoutils quantitatifs qui
permettent de rpondre la question combien
(combien departicipants, de visiteurs). Ces outils
sont utiles pour prouver, rendre des comptes,
valider.Les
outils
qualitatifs
permettent
de
rpondre aux questions pourquoi et comment
,et favorisent la comprhension et la rflexion.

C- Lvaluation du projet
Le retour dexprience :
lexprience acquise sur un projet doit pouvoir tre
rutilisesur dautres projets. Cette dmarche, que
lon appelle le retour dexprience, consiste
analyser,
partager
lexprience
vcue
afin
damliorer les performances collectives. Lanalyse
du projet permet de diffrencier les lments
positifs, retenir pour les autresprojets, des
lments ngatifs, cest--dire les problmes
rencontrs et les solutions retenues afin que ce type
de problme disparaisse. Le partage sopre grce
une formalisation dans un support mis la
disposition de tous.

La dmarche de projet
applique
La gestion dun projet vnementiel se
fait en deux temps : la prparation
(dmarrage etplanification) et la
gestion de lvnement (ralisation,
gestion et contrle, clture).

La dmarche de projet
applique
Le dmarrage du projet :
dans cette phase, il sagit de rflchir aux enjeux
stratgiqueset aux besoins externes et internes que
lvnement pourrait combler (en externe valoriser
limage de lentreprise, en interne fdrer le personnel).
partir de cela, une oudes propositions dvnements
peuvent tre faites. Avant de choisir le meilleur projet,
ilfaudra dfinir les critres dvaluation des propositions.
Chaque projet dvnement seravalu quant son
opportunit (faire ou ne pas faire), sa pertinence (rponse
au besoin),son impact (rsultats).Le choix du meilleur
projet ayant t opr, il faudra tudier la faisabilit
technique, financire, organisationnelle du projet.

La dmarche de projet
applique
La planification du projet :

1re tape :
elle consiste dcouper lvnement par type dactivits et
les dtailler.La description des activits doit tre claire,
prcise et mesurable. Chaque tche raliserpourra faire
lobjet dune fiche descriptive.
2me tape :
il faut valuer les dures des tches, les cots, les objectifs
de qualitattendus, identifier les ressources ncessaires (
linterne et/ou lexterne).
3me tape :
la date de lvnement ayant t fixe, il faut tablir un ordre
de droulementdes activits et loptimiser en fonction des
disponibilits des ressources et des objectifsdu projet. On
identifie alors le chemin critique cest--dire les activits
sur lesquelles ilne faut pas prendre de retard car elles
influencent directement la dure du projet.

4me tape :
organiser les ressources et les optimiser grce
lutilisation doutils depilotage de projet :
ordonnancement (rseau PERT) et planning des
tches raliser(diagramme de GANTT).
5metape :
mettre en place des outils de suivi de la ralisation
du projet (ils seront utilissdans la ralisation du
projet) afin de rduire lincertitude. Il peut sagir du
journal de bord,des comptes rendus de runions,
des rapports davancement et rapports financiers.

La dmarche de projet
applique
La ralisation (ou la tenue) de lvnement :
dans cette phase, les parties prenantesdoivent avoir une vision
commune de lvnement car elle influe directement sur
limagevhicule par lvnement. Chaque intervenant devra
sengager, matriser le rle tenirdans le respect de la hirarchie
densemble. Pour les vnements de grande envergureune salle des
commandes coordonnera les actions de dernire minute (accueil,
signalisation, scurit, logistique) et grera les imprvus.

La gestion et le contrle :
il sagit de sassurer que le projet se ralise selon les plans.Lutilisation

de listes de contrle est en ce sens opportune, elle sera complte par

lavrification des fiches descriptives des tches afin de sassurer que
les prestations et lessupports ont bien t raliss.
La clture : ce stade, le projet est achev, lvnement a eu lieu.
Lobjectif est dvaluercomment le projet a fonctionn, de comparer les
rsultats acquis ceux prvus et dexpliquer les carts. Lanalyse des
outils de pilotage sera particulirement intressante.