COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

COMO ELABORAR
VOCABULRIO CONTROLADO
PARA APLICAO EM ARQUIVOS
COMO FAZER VOL. 10

COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

Geraldo Alckmin
GOVERNADOR
SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA
Cludia Costin
SECRETRIA

JOHANNA WILHELMINA SMIT

NAIR YUMIKO KOBASHI

DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS

Marilda Suyama Tegg
DIRETORA
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO
Fausto Couto Sobrinho
DIRETOR
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO
Hubert Alqures
DIRETOR PRESIDENTE
Luiz Carlos Frigerio
DIRETOR VICE-PRESIDENTE

COMO ELABORAR
VOCABULRIO CONTROLADO
PARA APLICAO EM ARQUIVOS
COMO FAZER VOL. 10

Teiji Tomioka
DIRETOR INDUSTRIAL
Richard Vainberg
DIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO
CEETEPS
CENTRO ESTADUAL DE EDUCAO TECNOLGICA PAULA SOUZA
Prof. Marcos Antnio Monteiro
DIRETOR-SUPERINTENDENTE
Prof. Remo Alberto Fevorini
VICE-DIRETOR-SUPERINTENDENTE
Prof. Laura Lagan
CHEFE DE GABINETE
Arquivo do Estado de So Paulo
R. Voluntrios da Ptria, 596 Santana
CEP: 02010-000 So Paulo SP
Fone/Fax: (11) 6221-4785
www.arquivoestado.sp.gov.br
arquivoestado@sp.gov.br

Imprensa Oficial do Estado

Rua da Mooca, 1.921 Mooca
03103-902 So Paulo SP
Tel.: (11) 6099-9800
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livros@imprensaoficial.com.br
SAC 0800-123 401

Foi feito o depsito legal

ARQUIVO DO ESTADO/IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

SO PAULO
2003

COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO

SUMRIO

Coordenao editorial
LAURO VILA PEREIRA
MARIZA ROMERO
Editora responsvel
JULIANA PADUA MELO ALKMIN
Assistente editorial
FERNANDO F. DE SOUSA LIMA
Reviso dos textos
ANA PAULA DE FREITAS SANCHEZ
LLIA RAMADAN VERSSSIMO DE LIMA

ARQ/SP
ASSOCIAO DE ARQUIVISTAS
DE SO PAULO
Diretora
HELOSA LIBERALLI BELLOTTO

APRESENTAO

07

SOBRE AS AUTORAS

09

O QUE CONTROLE DE VOCABULRIO

11
18

1.1. Controle de vocabulrio e uso de vocabulrio controlado

1.2. Variveis intervenientes na construo de um
vocabulrio controlado para arquivos

Vice-Diretora
ANA MARIA DE ALMEIDA CAMARGO

Capa
FERNANDO F. DE SOUSA LIMA

Secretria
SILVANA GOULART FRANA GUIMARES

Diagramao
PAULO F. M. DE BORGIA

Tesoureira
SILVIA COELHO HERNANDES

Criao de arte
TEREZA REGINA CORDIDO

Coordenadora de cursos
IEDA PIMENTA BERNARDES

COMO FAZER O CONTROLE DE VOCABULRIO: PROCEDIMENTOS MICRO 22

2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.

Fotolito, impresso e acabamento

IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

Co-edio
ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO
Apoio Tcnico:
CEETEPS - Centro Estadual de Educao Tecnolgica Paula Souza
Governo do Estado de So Paulo

1. ARQUIVOS VOCABULRIO CONTROLADO 2. VOCABULRIO CONTROLADO 3. ARQUIVSTICA

4. TESAURUS I. KOBASHI,NAIR YUMIKO. II. TTULO. III. SRIE.
CDD 025.017
CDU 930.251
FICHA CATALOGRFICA ELABORADA POR IZOLINA MARIA JUNQUEIRA DE ASSIS
CRB 8 N. 2971

Normalizao gramatical
Opes de grafia
Alteraes nos nomes de pessoas e topnimos
Controle de sinonmia, homonmia e quase sinonmia
Adoo de termos compostos
Introduo de notas de escopo e notas de uso
Sntese dos procedimentos micro de controle
de vocabulrio

COMO FAZER O CONTROLE DE VOCABULRIO:

PROCEDIMENTOS MACRO ORDENAO DOS TERMOS
3.1. Tipologia de vocabulrios controlados
3.2. A construo de um plano de classificao
3.3. A construo de um tesauro funcional
3.4. A elaborao de listas alfabticas
complementares ordenao dos termos

S645C SMIT, JOHANNA WILHELMINA

COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS / JOHANNA WILHELMINA
SMIT E NAIR YUMIKO KOBASHI. SO PAULO: ARQUIVO DO ESTADO, IMPRENSA OFICIAL, 2003.
56 P. (PROJETO COMO FAZER, 10).
BIBLIOGRAFIA
ISBN: 85-86726-52-4 (ARQUIVO DO ESTADO)
ISBN: 85-7060-216-2 (IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE SO PAULO)

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25
27
30
33

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46

CONCLUSO

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O QUE H PARA LER

51

ANEXO

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

APRESENTAO

SOBRE AS AUTORAS

O Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela um

rico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimento
de suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo que
lhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seus
congneres.
Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos,
pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural,
dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentos
de pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo de
formao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos.
O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de
valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a
Imprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de
um extenso programa de publicaes e a segunda tem resultado
numa assessoria permanente - tanto formal, quanto informal - na
rea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas de
renome internacional nesse campo de atuao.
A presente publicao , pois, o resultado do esforo
conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer.
Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos do
dia-a-dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de
outras publicaes, sempre de autoria de professores com larga
experincia na organizao de arquivos.
A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se
gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo
relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,
em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado.

Johanna Wilhelmina Smit docente de graduao e psgraduao do Departamento de Biblioteconomia e Documentao

da Escola de Comunicaes e Artes da Universidade de So Paulo
(USP). Formada em Biblioteconomia pela USP, fez Mestrado e
Doutorado na Frana, na rea de anlise documentria. cocoordenadora e professora do Curso de Especializao em
Organizao de Arquivos, promovido pelo Instituto de Estudos
Brasileiros e pela Escola de Comunicaes e Artes da USP, membro
do Conselho Tcnico do Sistema de Arquivos da USP (SAUSP) e
consultora no Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo (SAESP).
Nair Yumiko Kobashi docente de graduao e psgraduao nos cursos de Biblioteconomia da Escola de
Comunicaes e Artes da Universidade de So Paulo (ECA/USP)
e da Pontifcia Universidade Catlica de Campinas (PUC/CAMP).
Formada em Biblioteconomia e Jornalismo pela Universidade de
So Paulo, fez Mestrado e Doutorado na rea de Anlise
Documentria. consultora de projetos que envolvem a construo
de vocabulrios controlados.

Dr. Fausto Couto Sobrinho

Diretor do Arquivo do Estado

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O QUE CONTROLE DE VOCABULRIO

A massa documental que circula por uma instituio ou foi

recolhida a um arquivo permanente pode ser comparada s cidades
medievais que, construindo muros e/ou fossos, protegiam-se dos
perigos externos. Os muros tinham algumas portas e os fossos,
algumas pontes, pois, para alm da proteo, o acesso cidade era
igualmente necessrio.
Os documentos no tm inimigos externos contra os quais
devem se proteger, mas sua acumulao acarreta o surgimento de
inimigos internos: a falta de organizao ou a desorganizao do
arquivo e a conseqente dificuldade ou impossibilidade de nele
encontrar os documentos procurados. Para que um arquivo, qualquer
um, preencha sua misso de ser o arsenal da administrao e o
celeiro da histria,1 pressupe-se a sua organizao. Organizar,
segundo o dicionrio, significa dispor de forma ordenada; dar forma
regular s partes de um todo; prover de ou adquirir certa estrutura,2
ou seja, organizar significa, forosamente, categorizar, incluir, em
funo de algum critrio, determinados elementos em uma classe e,
nesse mesmo movimento, excluir outros elementos.
O conceito arquivstico da srie, enquanto seqncia de
unidades de um mesmo tipo documental,3 exemplifica o que foi
acima afirmado: ao erigir o tipo documental como critrio para
1

Expresso do arquivista francs Charles Braibant, transcrita por Helosa Bellotto em

Arquivstica: objetos, princpios e rumos. So Paulo: Associao de Arquivistas de So
Paulo, 2002. (Scripta, 1). p. 9.
2
Dicionrio Houaiss da lngua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2001.
3
CAMARGO, A. M. de A., BELLOTTO, H. L Dicionrio de terminologia arquivstica. So
Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros Ncleo Regional de So Paulo/Secretaria
de Estado da Cultura, 1996.

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identificao das sries, fica estabelecido que documentos de um

mesmo tipo documental apresentam uma caracterstica comum
capaz de diferenci-los de outros tipos documentais. Assim, agregamse documentos do mesmo tipo documental numa srie, excluindose conseqentemente, e por definio, outros tipos documentais. A
organizao pressupe, portanto, a identificao de semelhanas e
de diferenas.
Voltando imagem das cidades medievais evocada no incio
deste manual, e relembrando que os arquivos e sistemas de arquivos
devem organizar um volume importante de documentos, torna-se
necessrio identificar seus agrupamentos. Eis a funo dos pontos
de acesso, que nada mais so do que as portas nos muros
medievais ou as pontes que permitem ultrapassar o fosso. Os pontos
de acesso permitem, como a expresso indica, o acesso aos
documentos a partir da alguns pontos preestabelecidos, nomeando
critrios utilizados para agrupar documentos. Dito em outros termos,
os pontos de acesso permitem detectar, no todo da massa
documental, documentos correspondentes a determinados
agrupamentos.

Os pontos de acesso A, B, C, D e E na funo de portas em

muros ou pontes sobre fossos nomeiam caractersticas distintivas
dos documentos ou conjuntos documentais, como por exemplo:
- tipo documental;
- rgo de origem e
- data.

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O acesso informao nos arquivos mediado por pontos de

acesso, portas ou pontes que permitem detectar agrupamentos
de documentos, distinguindo-os de outros agrupamentos de
documentos.
O controle de vocabulrio intervm na organizao dos
arquivos ao nomear, de forma consistente, os pontos de acesso aos
documentos e informao neles contida. O objetivo a ser alcanado
pelos arquivos, por essa ptica, sempre o da recuperao da
informao: somente esse objetivo justifica os cuidados com o
controle de vocabulrio.
Os documentos, ou conjuntos de documentos, devem ser
identificados por algumas caractersticas que os individualizam,
distinguindo-os dos demais: essa a condio para que possam
ser recuperados com preciso. Logo, a identificao das
caractersticas dos documentos pressupe:
que a descrio das caractersticas dos documentos seja
eficiente, ocupando o menor tempo possvel, tanto do arquivista
quanto do usurio do sistema;
que a descrio das caractersticas dos documentos seja
eficaz, permitindo que o objetivo do arquivo seja atingido, isto
, a correta recuperao dos documentos e informaes.
Trata-se, portanto, de identificar, nos documentos ou seus
conjuntos, as categorias informacionais que sero utilizadas na busca
de informao, ou seja, os pontos de acesso. As normas ISAD (G) e
ISAAR (CPF), por exemplo, dispem categorias informacionais para
a descrio de conjuntos documentais ou documentos isolados,
respeitando os princpios arquivsticos.
Para tornar teis os pontos de acesso, duas condies devem
ser observadas:
1. que sejam bem selecionados, isto , que tenham poder
discriminante para diferenciar conjuntos documentais em
conformidade com os preceitos arquivsticos; essa a funo
das normas ISAD (G) e ISAAR (CPF);
2. que sejam expressos de forma consistente.

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Assim, para ilustrar as duas condies acima referidas, podese dizer que a identificao do rgo gerador/acumulador da
documentao constitui um ponto de acesso pertinente. No entanto,
para que a busca de informao acerca de determinado rgo
gerador de documentos seja feita de forma precisa, gerando uma
resposta consistente e, por conseguinte, confivel, imprescindvel
que o nome do rgo gerador tenha sido preenchido de forma
uniforme. Se os documentos gerados pela Associao de Arquivistas
de So Paulo so identificados no campo do rgo gerador, algumas
vezes pelo nome por extenso, outras vezes pela sigla ARQ-So
Paulo ou, ainda, Associao dos Arquivistas de So Paulo, a
recuperao da informao ser falha, incompleta, gerando
resultados equivocados.
Este manual no discutir os diferentes pontos de acesso, mas
as vantagens advindas da adoo do controle de vocabulrio no
seu preenchimento.
O controle de vocabulrio um recurso para organizar e recuperar
documentos e informaes com consistncia, gerando,
conseqentemente, confiana no sistema.
De fato, o aumento no volume de documentos armazenados
nas organizaes (pblicas e privadas) e a sua necessidade cada
vez maior de recuperao rpida e precisa tornam patente que a
soluo passa, forosamente, por uma classificao rigorosa. A
expresso classificao rigorosa remete, tradicionalmente, a um
plano de classificao que possa ser considerado adequado em
relao instituio, ou seja, um plano que organiza a guarda
fsica dos documentos ou processos de tal forma que estes possam
sempre ser encontrados quando requisitados.
A organizao fsica dos documentos, embora deva continuar
sendo feita de forma rigorosa, no , de modo geral, suficiente para
garantir a recuperao da informao em diferentes situaes. O caos
instala-se com relativa facilidade, e raramente o vilo corretamente
identificado: o controle de vocabulrio ou o seu descontrole.
Para melhor dimensionar a questo aqui apontada, basta refletir
a respeito do uso crescente das tecnologias de informao nas

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organizaes. A informatizao na produo dos documentos, em

sua busca, o controle de sua tramitao (protocolo eletrnico) e o
acesso aos documentos eletrnicos no podem hoje ser ignorados;
afinal, so a realidade de muitas instituies. Nesses casos, a
organizao fsica dos documentos pouco significa e em nada
colabora para sua recuperao.
Voltemos aos documentos (em suporte papel ou eletrnicos) e
sua identificao: se alguns deles so registrados sob a rubrica
solicitao de transporte outros sob a rubrica pedido de transporte
e ainda alguns sob a rubrica requerimento de veculo, uma busca
pelo termo carro no produzir nenhuma resposta, e uma busca
pelo termo transporte ir gerar uma resposta incompleta, pois outros
documentos, que tambm deveriam ser encontrados, sero,
literalmente, ignorados pelo sistema, como se no existissem. O
exemplo simples, e veremos que ele no representa toda a
complexidade do controle de vocabulrio; no entanto, permite chegar
seguinte afirmao:

O controle de vocabulrio um meio para produzir confiana no

sistema de organizao e busca de informaes arquivsticas.

O controle de vocabulrio foi inicialmente desenvolvido pela

documentao e introduziu-se na arquivstica, especialmente em
razo da informatizao crescente dos arquivos.
Nos arquivos correntes, diferentes rotinas incluem ou
deveriam incluir a preocupao com o controle de vocabulrio:
- na elaborao de tabelas de temporalidade dos documentos,
atravs da nomeao das sries documentais;
- na elaborao de planos de classificao, atravs da
nomeao das atividades desenvolvidas pela instituio ou,
ainda, na nomeao das sries documentais;
- na elaborao de listas de assuntos para protocolos
automatizados;
- na atribuio de ttulos a formulrios.

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Nos arquivos correntes o controle de vocabulrio deve ser

estabelecido em decorrncia do dilogo entre o arquivista e os
produtores de documentos. O vocabulrio deve, nesses casos,
aproximar-se tanto quanto possvel da linguagem adotada pelos
agentes da instituio.
Nos arquivos permanentes, por sua vez, o vocabulrio tambm
deve ser estabelecido, mas o arquivista no poder dialogar com os
produtores dos documentos, e o vocabulrio se defrontar com
questes diacrnicas complexas: a mesma funo, ou atividade, com
o passar do tempo pode ser nomeada de formas diferentes. Acresce
a essa dificuldade uma outra, de mesma natureza: a linguagem
utilizada pelo pesquisador, que vem ao arquivo em busca de
documentos, tambm representa uma diferena em relao
linguagem presente nos documentos, tornando a fixao do
vocabulrio ainda mais difcil. A elaborao de ndices (onomsticos,
geogrficos, de assuntos, etc.) em instrumentos de pesquisa
pressupe igualmente o controle de vocabulrio.
Dito em outros termos, a abertura de um processo, a nomeao
de um documento ou de uma srie documental, a busca de um
documento pelo protocolo automatizado ou pelo ndice de um
instrumento de pesquisa sero operaes mais consistentes e
confiveis se forem baseadas num vocabulrio controlado.
Para melhor dimensionar a disperso ocasionada por uma
nomeao ou busca de documentos sem a adoo do controle de
vocabulrio, voltemos ao exemplo citado anteriormente. Imaginemos
que os pedidos de carros sejam nomeados de cinco formas diferentes:
- pedido de transporte;
- requerimento de veculo;
- requisio de veculo;
- solicitao de transporte e
- solicitao de veculo.
Conseqncias? Mltiplas, e nunca agradveis. Se, por
exemplo, ocorrerem problemas no agendamento de um carro, para
localizar o respectivo documento e verificar o que aconteceu, ser
necessrio lembrar como o pedido foi nomeado no momento da

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solicitao. E quando o Chefe da Seo de Transportes quiser fazer

um estudo a fim de avaliar se a frota de veculos est bem
dimensionada em face da demanda, ele dever lembrar que os dados
necessrios para sua anlise se encontram dispersos por cinco
sries documentais. Com o objetivo de evitar esses dissabores, a
soluo mais racional passa pelo controle de vocabulrio:
- na entrada do sistema, com a adoo de uma nica forma de
designao para nomear documentos que so gerados pela
mesma atividade;
- na sada do sistema (na busca), informando como cada
atividade nomeada pelo sistema.
Esquematicamente, a questo pode ser representada como
uma operao de reduo e controle de sinonmias e adoo de
uma expresso considerada mais adequada:

Trata-se, em suma, de utilizar um sistema de referncia comum

e compartilhado (o vocabulrio controlado), tanto para organizar
quanto para recuperar documentos estocados no arquivo.
Muito embora o controle de vocabulrio deva ser incorporado
elaborao dos instrumentos de gesto dos arquivos, este manual,
a partir de agora, enfocar especialmente (mas no exclusivamente)
a nomeao de funes e de atividades que integram os planos de
classificao.

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1.1. Controle e Uso Controlado de Vocabulrio

profissionais, importante sempre verificar se j existe um

vocabulrio adequado aos propsitos perseguidos. Porm, tal
recomendao esbarra em duas dificuldades:

muito importante diferenciar claramente:

- o momento da construo de um vocabulrio controlado;
- o momento da utilizao do vocabulrio controlado.
Os dois momentos (construo e utilizao de vocabulrios
controlados) so definidos por diferentes variveis:

Enfatizaremos, neste manual, os procedimentos para a

construo de vocabulrios controlados, lembrando sempre que
esses vocabulrios so instrumentos que concorrem para, na
organizao do arquivo, evitar a disperso de informaes e, por
conseqncia, gerar confiana na resposta. Em outros termos, tal
construo um procedimento anterior sua utilizao.4 Voltemos,
pois, a ela, supondo sua utilidade estabelecida, mas lembrando que,
idealmente, no deve ser feita por uma nica pessoa, mas por uma
equipe multidisciplinar.
Como a construo de vocabulrio controlado representa uma
operao complexa que envolve, de forma ideal, uma equipe de
4

Uma parcela da bibliografia, no entanto, apresenta a construo de um vocabulrio

controlado como uma operao concomitante sua utilizao, o que totalmente
contra-indicado, a nosso ver, tendo em vista que as variveis envolvidas nos dois
momentos divergem totalmente.

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1. em funo da introduo relativamente recente da

problemtica na rea, ainda no se dispe de um nmero
razovel de vocabulrios controlados desenvolvidos para
arquivos;
2. as empresas privadas que desenvolvem seus prprios
vocabulrios controlados, via de regra, no os colocam em
domnio pblico, pois consideram resultado de um
investimento.
Com o intuito de contornar as numerosas dificuldades que a
questo evoca, sugere-se, para a construo de vocabulrios que
possam ser adotados pelas diferentes instituies, grupos de
trabalho, formados por profissionais de arquivos similares. O
intercmbio entre os arquivos seria fortalecido, gerando vocabulrios
menos locais (ou seja, adotados por uma nica instituio), mais
visveis e com menor custo em funo do compartilhamento de
profissionais e recursos.
A ttulo de exemplo, pode-se imaginar que os arquivos
municipais de determinado Estado construam um vocabulrio
controlado das atividades-meio desenvolvidas pelas diferentes
secretarias municipais. Os arquivos das delegacias de ensino
poderiam desenvolver um vocabulrio a ser adotado por todos os
rgos a elas subordinados, assim como os arquivos das diferentes
secretarias de cultura dos Estados brasileiros, presume-se, gerenciem
tipos documentais que se repitam em considervel proporo.
A existncia de algumas peculiaridades em cada rgo, na
gerao de documentos, no invalida a sugesto acima, pois
acredita-se que, entre rgos semelhantes, certamente uma boa
porcentagem de funes/atividades desenvolvidas e a gerao dos
respectivos tipos documentais so constantes e poderiam ser objeto
de um vocabulrio controlado. As peculiaridades de cada rgo
seriam acrescentadas ao vocabulrio, em espaos predeterminados
e de acordo com os procedimentos acordados pelas diferentes
instituies envolvidas.

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

De toda maneira, a organizao de um arquivo supe a adoo

de um vocabulrio controlado, fato que requer a compreenso de
suas caractersticas, quer seja para avaliar vocabulrios existentes,
quer seja para criar novos ou utiliz-los.
Assim, temos que:
- CONTROLE DE VOCABULRIO = processo, um objetivo
que se deseja atingir;
- VOCABULRIO CONTROLADO = um instrumento para
nomear as atividades/funes, gerando confiana no sistema.
1.2. Variveis intervenientes na construo de um
vocabulrio controlado para arquivos
Como ser a seguir detalhado, a construo de vocabulrios
controlados mobiliza uma srie de procedimentos visando
normalizao dos termos (item 2) e ordenao destes (item 3). No
entanto, cumpre preliminarmente passar em revista as variveis mais
freqentes que nortearo a construo do vocabulrio:
- Tamanho do arquivo e projeo de crescimento, no que
diz respeito variedade de atividades e tipos documentais nele
presentes de fato, no se trata de tirar concluses da metragem
ocupada pela massa documental, mas da complexidade e
diversidade de funes desenvolvidas pela instituio:
Quanto mais complexas e diversificadas forem as instituies,
maior ser o nmero de termos do vocabulrio controlado
necessrio para representar adequadamente a variedade do
universo documental a ser organizado.

- Objetivos da instituio e determinao de prioridades

no atendimento por parte do arquivo. A quem o arquivo deve
servir? Deve-se acrescentar que a organizao de um arquivo e a
respectiva adoo de um vocabulrio controlado supem escolhas
em termos do cdigo lingstico:
O ideal que o vocabulrio controlado reflita a linguagem da
instituio, aproximando-se o mximo possvel da linguagem do
usurio.
Se a instituio for muito grande e complexa, a questo se torna
mais nuanada, porque os profissionais envolvidos nas rotinas
arquivsticas no detm, forosamente, o mesmo conhecimento e
linguagem especializada do profissional que solicita e utiliza a
informao arquivada.
Todas as variveis evocam questes de linguagem e sua
adequao a culturas locais, ou seja, a composio
sociocultural e socioprofissional dos usurios do sistema.
Em concluso, a nomeao das sries documentais, embora
ancorada em terminologias das reas de direito, administrao e
recebendo importante subsdio da diplomtica, aponta para uma
questo especfica que deve ser includa nas discusses
arquivsticas, questo esta at agora referenciada pela expresso
controle de vocabulrio ou pelo instrumento para atingi-lo, isto , o
vocabulrio controlado.

- rea de atuao da instituio. Trata-se de analisar se as

atividades-fim da instituio so muito especializadas:
No mesmo intuito de bem representar o universo documental,
atividades-fim muito especializadas supem a incorporao de
uma linguagem mais especializada.

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COMO FAZER O
CONTROLE DE VOCABULRIO:
PROCEDIMENTOS MICRO

2.2 Opes de grafia

Os procedimentos micro de controle de vocabulrio tm por

finalidade introduzir o controle nos termos ou expresses e entre
estes. Estes procedimentos contemplam, particularmente, seis aspectos:
- Normalizao gramatical (item 2.1.);
- Opes de grafia (item 2.2.);
- Alteraes em nomes de pessoas ou topnimos (item 2.3.);
- Controle de sinonmia, homonmia e quase-sinonmia (item 2.4.);
- Adoo de termos compostos (item 2.5.) e
- Introduo de notas de escopo e de uso (item 2.6.).
2.1. Normalizao gramatical
A normalizao gramatical preconiza que se adote a forma
substantiva, masculina e singular dos termos. Porm, algumas
excees podem ser mencionadas, no que diz respeito forma plural,
quando o termo representar, nessa forma, um conceito diferente ou
uma classe de objetos, ou, ainda, quando, em termos compostos, uma
parte dos mesmos estiver no plural e a expresso for consagrada:

As opes de grafia ocupam um papel de destaque nas

discusses arquivsticas relacionadas ao controle de vocabulrio.
Trata-se, em suma, de resolver situaes nas quais o mesmo termo
ou expresso apresenta grafias diferentes, freqentemente em
funo da passagem do tempo. Assim, por exemplo, o Rio Tamaduate
j foi grafado Tamanduatehy: mesmo rio, mas duas grafias diferentes.
Situaes assim podem ser resolvidas de duas formas distintas,
alertando-se para o fato de que, ao elaborar um vocabulrio, deverse- manter a mesma opo ao longo de todo o processo.
A primeira forma de encaminhamento consiste em adotar a
grafia atual, remetendo das anteriores para esta:
Tamanduatehy, rio USE Tamanduate, rio

Grafia adotada
Em arquivos permanentes, em que essas questes aparecem
com mais freqncia, pode ser interessante adotar uma postura
pedaggica e, no vocabulrio controlado, incluir uma meno a
respeito da mudana de grafia:
Tamanduate, rio - grafia adotada a partir de ......, em
substituio grafia anterior Tamanduatehy
A segunda alternativa consiste em respeitar as grafias de poca,
mas relacion-las, a fim de manter o controle sobre o todo:
Tamanduate, rio (grafia utilizada em documentos a partir de ...
em documentos anteriores USE Tamanduatehy, rio)
Tamaduatehy, rio (utilizado em documentos at ...
em documentos posteriores USE Tamanduate, rio)
A ttulo de sugesto recomenda-se a adoo da primeira
alternativa, partindo do pressuposto de que a busca ser feita, na

22

23

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maior parte das vezes, a partir da grafia atualizada do termo.

importante ressaltar que o uso de remissivas alivia o peso das
decises, sendo necessrio, ainda, manter a coerncia em relao
ao critrio adotado.

Forma adotada
VISCONDE DO BOM RETIRO - nascido Jos da Silva,
tornou-se visconde em .....
JOS DA SILVA USE VISCONDE DO BOM RETIRO,
ttulo obtido em ....

2.3. Alteraes nos nomes de pessoas ou topnimos

As alteraes que ocorrem, nos nomes de pessoas ou
topnimos, constituem uma variante das opes de grafia
apresentadas no item anterior. No caso de lugares (cidades, bairros,
ruas, praas, etc.), supe-se sempre a possibilidade de resgatar o
ato que determinou a mudana (deciso de Cmara, Assemblia,
etc.) e, nesse caso, recomenda-se explicitar tal informao:
Floriano Peixoto, rua - at 1907 chamada Fundio, rua da
Fundio, rua da USE Floriano Peixoto, rua, nome do
logradouro a partir de 1907
O controle de nomes prprios de pessoas instaura uma questo
complexa, particularmente no que diz respeito a nomes artsticos
ou outras mudanas no nome. O Visconde do Bom Retiro, por
exemplo, nasceu Jos da Silva. Qual nome adotar? Provavelmente
o de Visconde, pois supe-se que, a partir da obteno do ttulo
nobilirquico, a gerao dos documentos tenha sido maior. As
normas preconizam a adoo do nome mais conhecido; no entanto,
se esta regra pode satisfazer o bom senso, na prtica questionvel,
pois nem sempre h consenso sobre o nome mais conhecido. A
fragilidade da regra aparece claramente quando se trabalha com
nomes de pessoas que viveram h muito tempo, em outra regio ou
pas. Por exemplo, como Pedro lvares Cabral ficou conhecido no
Brasil? E em Portugal? E na Espanha?
De toda maneira, em nenhuma hiptese duas regras no
podem ser esquecidas:
1. manter a mesma lgica em todos os casos;
2. utilizar o recurso da remissiva para garantir o controle e evitar
que a mesma pessoa tenha seus documentos acumulados em
dois conjuntos distintos.

24

Remissiva da forma no adotada para a forma adotada pelo sistema

2.4. Controle de sinonmia, homonmia e quase-sinonmia

A sinonmia, homonmia e quase-sinonmia constituem um
captulo parte no controle de vocabulrio, respondendo por sua
maior visibilidade.
Um exemplo de sinonmia anteriormente introduzido foi o de
transporte. Como se deve agir nesses casos? Pedido de transporte,
requerimento de veculo, requisio de veculo, solicitao de
transporte ou solicitao de veculo?
Nesses casos, de sinonmia simples, trata-se, em suma, de fazer
uma opo, remetendo da expresso no adotada para a adotada.
No possvel sugerir um critrio universal de adoo de um termo
ou outro: a adequao da deciso depender, prioritariamente, da
misso do arquivo, ou seja, da adequao da linguagem adotada em
relao a seus usurios. Os casos mais freqentes de sinonmia que
ocorrem em arquivos podem ser sistematizados da seguinte maneira:
- Termos estrangeiros x termos traduzidos
Feedback ou retroalimentao
Leasing ou arrendamento mercantil
- Termos mais genricos x termos mais especializados
Formatura ou colao de grau
- Siglas x expresso por extenso
ARQ-SP ou Associao de Arquivistas de So Paulo
BID ou Banco Interamericano de Desenvolvimento

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

- Regionalismos
Ar condicionado ou ar refrigerado
Mandioca, aipim ou macaxeira

sempre a especificadores ou modificadores que, atravs de

informaes complementares, individualizam os nomes (atravs do
acrscimo do nmero funcional, nmero de identidade, ano de
nascimento, nome do servio ao qual esto vinculados etc.).

- Termos adotados pela instituio x termos no adotados pela

instituio
Licena-maternidade ou licena-gestante

Jos da Silva, RG ..........., CPF ............., nmero funcional ..........

- Termos adotados pela instituio x termos adotados pela

legislao
Licena-sade ou licena-tratamento de sade

Qualificativos, entre parnteses, so normalmente empregados

para distinguir termos com significados diversos ou evitar
interpretaes equivocadas, mesmo na ausncia do mesmo termo
com outro significado:

A variedade de situaes acima listada remete tanto

necessidade de conhecimento da cultura local quanto da
terminologia adotada pela legislao (ltimo caso). Quando h
alguma que rege a atividade cuja nomeao deve ser normalizada,
sugere-se a adoo da terminologia sacramentada por essa
legislao (e a elaborao de remissivas para variantes). Nos demais
casos, somente o conhecimento da cultura da instituio (e, portanto,
da linguagem por ela utilizada) permite decidir com adequao. De
todo modo, o recurso das remissivas garante o encaminhamento a
partir de variantes, evitando assim que as pessoas, na busca, fiquem
sem resposta.
A quase sinonmia levanta uma questo prxima da
sinonmia, porm mais operacional. A rigor, o exemplo supracitado,
opondo licena-gestante licena-maternidade, designa momentos
subseqentes na vida da mulher: primeiro a gestao e depois a
maternidade. A menos que os dois momentos fossem totalmente
diferenciados pela legislao trabalhista brasileira (caso em que as
duas expresses no poderiam ser consideradas sinnimas),
operacionalmente pode-se considerar que ambas remetem a uma
nica atividade: a concesso de licenagestante.
A homonmia (mesma expresso para atividades diferentes)
ocorre com freqncia na linguagem do cotidiano, mas bem menos
freqente na linguagem das instituies, evitando-se desse modo o
caos administrativo. No entanto, nas listas onomsticas (de nomes
prprios de pessoas), a homonmia ocorre com muita freqncia e
deve ser devidamente equacionada. Nesses casos, recorre-se

26

Ofcio (documento)
Ofcio (profisso)
Gravador (artista)
Aos topnimos (nomes de lugares) acrescentam-se geralmente
informaes complementares, mesmo quando no se constata a
ocorrncia de homnimos. Essa prtica bastante til, tanto porque
explicita tratar-se de nomes de lugares (ou geogrficos) quanto por
que fornece informaes teis, inclusive para a diferenciao de
homnimos.
Direita, rua (Centro)
Direita, rua (Jardim Primavera)
So Paulo (cidade)
So Paulo (Estado)
Triunfo (PE)
Triunfo (RS)

2.5. Adoo de termos compostos

Os termos compostos, que representam atividades
identificadas por expresses formadas por mais de uma palavra,

27

COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

geram uma srie de dvidas relacionadas manuteno, ou no, da

expresso como um todo, quanto ordem a ser adotada entre os termos.
A expresso administrao de arquivos, por exemplo, suscita
duas perguntas:

Deve-se atentar ainda para outra faceta relacionada aos termos

compostos que, quando esses designam atividades, so
freqentemente antecedidos por nomes de aes que no incidem
no conceito central, mas que se justapem a ele.

1. A expresso deve ser considerada indivisvel ou deve ser

subdividida em duas partes: administrao + arquivo?
2. Caso se mantenha a expresso administrao de arquivos,
melhor mant-la na ordem direta (administrao de arquivos)
ou na ordem invertida (arquivos, administrao)?
A norma ISO 2788 determina que os termos de indexao
devem representar o mximo possvel de noes simples ou
unitrias, e que os termos compostos devem decompor-se em
elementos mais simples, salvo se esse procedimento afetar a
compreenso do usurio.
Termos compostos, ou at expresses que se assemelham a
frases, so freqentemente utilizados para nomear tipos
documentais ou atividades desenvolvidas pelas instituies. A ttulo
de exemplo, basta relembrar as denominaes dadas a processos
da rea pblica (Processo para pagamento de penso Revoluo
Constitucionalista de 1932) ou a atividades tais como preveno
de acidentes de trabalho ou elaborao de alteraes oramentrias.
Quando se trata de expresses consolidadas, inclusive pela
legislao, sugerimos a manuteno da expresso indivisa, pois o
todo adquiriu um sentido preciso a ser preservado. Deve-se
acrescentar a esse argumento o fato de que, freqentemente, uma
parte da expresso formada por termos que, isoladamente,
significam muito pouco por serem demasiadamente vagos:
[Licena ?] gestante
[Licena ?] paternidade
[Licena ?] sem [vencimentos?]
No entanto, nem todas as expresses so consolidadas pela
legislao, e a orientao geral, segundo a qual se deve decidir de
forma a no prejudicar a compreenso do usurio, excessivamente vaga.

28

Muito embora a questo dos termos compostos seja

seguramente aquela que mais gera dvidas, como nos casos acima
exemplificados, sugere-se a decomposio das expresses. Isso
porque os termos que designam aes no significam nada
isoladamente. Alterao do qu? Incluso do qu e onde?
Concesso do qu? E assim por diante. A elaborao de uma lista
controlada de aes parece factvel e til, pois ajudar a decidir se
determinada expresso deve, ou no, ser decomposta, porm ela
no deve ser muito extensa.
Tendo em vista a complexidade das decises a serem tomadas,
propomos a adoo das seguintes regras gerais:
1. aproximar-se, tanto quanto possvel, da linguagem
consolidada pela legislao e da linguagem utilizada pela
instituio;
2. valorizar a coerncia interna do vocabulrio (ou seja, manter
a mesma deciso ao longo de todo o vocabulrio);
3. diferenciar a nomeao de atividades das aes que as
modificam.

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

Reiterando que a adoo dos termos compostos com coerncia

aponta seguramente para uma das questes mais complexas a enfrentar
no controle de vocabulrio para arquivos demandando estudos
aprofundados , chamamos a ateno para a importncia da elaborao
de listas alfabticas permutadas, conforme descrito no item 3.4.

2.6. Introduo de notas de escopo e notas de uso

No intuito de garantir ao mximo o funcionamento do
vocabulrio controlado como uma lista monossmica5 de termos cujo
uso, conseqentemente, possa se fazer de forma bastante
consistente, tanto na indexao dos documentos por ocasio da
entrada no sistema quanto no momento da busca (a sada do
sistema), h dois recursos suplementares que podem ser de grande
valia: as notas de escopo e as notas de uso.
O controle de vocabulrio pressupe, efetivamente, alm do
controle de formas (gramaticais, grafia e termos compostos) e do
controle de variantes (sinnimos, homnimos), o controle do
significado atribudo a cada termo. Essa nova faceta da discusso
parte do pressuposto de que termos designando atividades, mesmo
quando estas foram categorizadas, nem sempre garantem uma
nomeao monossmica por parte dos profissionais que nomeiam
ou buscam documentos. Quanto maior a instituio, e mais
diversificadas as atividades e os profissionais envolvidos, maior a
probabilidade de um mesmo termo, que designa uma atividade, gerar
entendimentos diferentes. Nesses casos, ser necessrio conceituar
o termo, explicitando a compreenso da atividade nomeada por ele
no mbito da instituio. Vejamos o seguinte exemplo:

A palavra monossmica tem um nico sentido, em oposio s palavras polissmicas,

que tm vrios sentidos DUBOIS, J. et al. Dicionrio de lingstica. So Paulo: Cultrix,
1991. p. 418.

30

ACIDENTES

descritor de atividade

As atividades envolvidas em como lidar com desastres que

causam leso ou dano. Inclui dano ou leso s propriedades da
instituio ou a algum membro da equipe, ocorrido enquanto vinha
ou saa do trabalho, ou ao pblico em geral ou ainda a visitantes
nas propriedades da instituio. Tambm inclui medidas de
preveno de acidentes.
Ver INDENIZAO - CASOS para situaes em que as leses
pessoais resultam em pedido de indenizao, e o caso gerar um
processo por razes legais ou operacionais. Copiar as
informaes sobre o acidente e coloc-las no arquivo de
indenizao. Adicionar o nome do indivduo em texto livre. Se a
pessoa no for um empregado da instituio, adicionar o descritor
visitantes, e ento seu nome em texto livre.
Ver SEGUROS para os processos de retirada dos prmios de seguro.
Ver RECLAMAES para gerenciar o dano ou a destruio da
propriedade causado(a) por acidentes.
Fonte: National Archives Of Australia. The keyword AAA: a thesaurus of general terms.

Estas explicaes tm uma nica finalidade: determinar, de

forma clara, explcita, o mbito ou as condies em que determinado
termo deve ser utilizado. No se trata, por extenso, de concordar ou
de discordar da leitura da atividade acidentes proposta pelo Arquivo
Nacional da Austrlia, mas de incorporar compreenso do
vocabulrio controlado uma nova faceta: a conceituao. Essa
conceituao, tal como consta no exemplo acima, constitui o objeto
das notas de escopo.
Alguns vocabulrios distinguem de forma explcita dois tipos
de explicaes:
1. as notas de escopo tm por finalidade explicitar a amplitude
ou o entendimento atribudo ao conceito. Elas no podem ser

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

confundidas com definies de dicionrio, pois no se pode perder

de vista que os vocabulrios controlados tm objetivos concretos e
industriais: como a organizao do acesso informao contida
nos documentos. Desse modo, as definies contidas nas notas de
escopo tm objetivos pragmticos (organizar o acesso
informao) e no tericos;
2. as notas de uso, pouco utilizadas na prtica, no se propem
a explicitar o conceito mas a explicitar recomendaes prticas que
devem nortear o uso do termo. No exemplo supracitado, os pargrafos
que iniciam por VER caracterizam notas de uso.6
Um outro exemplo, retirado do plano de classificao em fase
de reviso das atividades da USP, talvez ajude a distinguir e a
dimensionar a utilidade dos dois tipos de notas explicativas:

2.7. Sntese dos procedimentos

micro de controle de vocabulrio
O controle de vocabulrio que, como o nome j diz, visa
estabelecer um vocabulrio controlado para a identificao e
subseqente busca de documentos e informaes no arquivo, com
preciso e confiabilidade, processa-se principalmente atravs dos
seguintes procedimentos:
- distino entre termos adotados e termos no adotados pelo
sistema;
- remissivas dos termos no adotados para os termos adotados
pelo sistema;
- padronizao formal dos termos adotados;
- conceituao de termos.

Aluno-monitor de graduao

Nota de escopo : As funes de monitor

podero ser exercidas por alunos matriculados
em curso de graduao que tenham obtido
bom rendimento em disciplinas j cursadas.
Nota de uso: utilizar o termo para alunos de
graduao, exclusivamente.7

O exemplo apresentado indica que a nota de escopo e a nota

de uso so complementares e no excludentes.

Particularmente, no sugerimos a adoo da expresso VER para introduzir notas de

uso, pois esta usada por outros vocabulrios a fim de representar uma relao de
sinonmia, conforme sistematizado no anexo.
7
A USP prev a figura do aluno-monitor tanto para alunos de graduao quanto para
alunos de ps-graduao. O vocabulrio, para evitar a homonmia, criou os termos
aluno-monitor de graduao e aluno-monitor de ps-graduao.

32

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

COMO FAZER O
CONTROLE DE VOCABULRIO:
PROCEDIMENTOS MACRO

A organizao do universo documental pode ser representada

por uma diversidade de vocabulrios controlados, como ser visto
nos itens seguintes.

ORDENAO DOS TERMOS

H vrios tipos de vocabulrios controlados, e importante

identificar o mais adequado para cada situao. Resumindo, a
tipologia se estabelece em funo do princpio de organizao dado
aos termos do vocabulrio, desde a organizao por ordem alfabtica
(a rigor, no se trata neste caso de uma organizao), passando por
sistemas mais rgidos (planos de classificao) at chegar,
historicamente, a sistemas com uma organizao menos draconiana
(os tesauros). H possibilidades intermedirias, como listas de atividades
organizadas em grandes categorias, em que as atividades so dispostas
em ordem alfabtica; porm, na discusso que segue, ressaltaremos
as caractersticas, virtudes e desvantagens de planos de classificao
e tesauros, tendo em vista o fato de as discusses enfocarem com mais
freqncia esses dois tipos de vocabulrios controlados.
Iniciemos pela anlise de uma situao concreta, retirada do
cotidiano de uma metrpole, e enfocando o deslocamento nessa
cidade entre dois pontos predeterminados (a residncia e o local de
trabalho, por exemplo). Esse deslocamento entre dois pontos pode
ser enfocado a partir de dois paradigmas: os roteiros das linhas regulares
de nibus e o percurso realizado com uma bicicleta ou um carro:

3.1. Tipologia de vocabulrios controlados

A ordenao dos termos introduz no controle de vocabulrio

um outro aspecto igualmente indispensvel, pois, atravs dele, os
termos so organizados num sistema significante. Caso no se
proceda ordenao dos termos, o vocabulrio controlado se
apresentar como uma longa lista de termos, controlados, por certo,
mas cujo significado se restringe aos prprios termos. No possvel
extrair significado de uma lista, gerar expectativas ou previses sobre
o universo abrangido, o ponto de vista adotado e nem o nvel de
especificidade no qual a documentao foi tratada. Assim como uma
lista telefnica de determinada cidade no permite fazer inferncias
sobre as caractersticas da populao, uma lista de termos
controlados no possibilita uma viso do universo compreendido
pela lista. Recomenda-se, portanto, que os termos, uma vez
submetidos ao controle de vocabulrio, sejam ordenados,
organizados ou categorizados. A categorizao gera significado ao
introduzir os termos num sistema significante.
Como a incluso de termos em hierarquias freqentemente
operada, inclusive no senso comum, tem-se tendncia a esquecer
seu principal produto, ou seja, uma operao de significao.
Isto , a ordenao, hierarquizao, estruturao ou
categorizao de termos:
- gera a arquitetura do universo de funes e atividades da
instituio;
- atribui sentido ao todo.

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

O paradigma do roteiro de nibus representa bem o conceito

de um sistema classificatrio, enquanto o percurso com carro ou
bicicleta simboliza o tesauro. No h razo para interpretar esses
dois tipos de vocabulrios controlados como opostos radicais, mas
interessa verificar melhor o que os distingue.
O plano de classificao tem por base o princpio da
hierarquia, que se aplica a todas as atividades desenvolvidas pela
instituio. Esse princpio da hierarquia tem uma grande vantagem:
ao ordenar as atividades hierarquicamente, ele fornece,
instantaneamente, uma viso do todo e tambm de como este foi
distribudo. No entanto, a vantagem pode se tornar uma desvantagem
quando se trabalha para ordenar um universo maior e, por definio,
mais complexo. Simplificando o princpio do sistema classificatrio,
parte-se do pressuposto de que todas as atividades devem ser
inseridas, ou alocadas, em classes, sendo que essas classes devem
ser auto-excludentes. No se evoca, aqui, a diferena entre o mtodo
estrutural e funcional para classificar os documentos, pois ambos devem
se conformar aos mesmos pressupostos da teoria da classificao.
O exemplo do percurso com carro ou bicicleta simboliza, por
sua vez, a lgica do tesauro, que no abandona a lgica do plano
de classificao, apenas a abranda ou a torna mais relativa. O todo
(conjunto das funes/atividades desenvolvidas) segmentado em
conjuntos menores (as categorias) e, no interior destas, organizamse os termos, explicitando-se as relaes entre eles (hierarquia,
equivalncia, associao espao-temporal), o que torna a sua
atualizao mais simples e o seu uso, mais consistente. Obtm-se,
desse modo, mapas parciais, que permitem vrios trajetos, sendo,
portanto, menos coercitivos ou mais flexveis em sua aplicao. Um
exemplo da rea de arquivos universitrios, comparando-se a
soluo dada para a rubrica bolsas de estudo nos planos de
classificao da Universidade Carlos III (Madri, Espanha) e da
Universidade de So Paulo.8 Com a soluo proposta pelo tesauro
da Case Western Reserve University (Estados Unidos) para a mesma
rubrica, fica mais clara essa diferena.

O Plano de Classificao das Atividades da USP est sendo revisto e ampliado neste
momento. Os exemplos, no entanto, foram extrados da verso datada de 1997.

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

pesquisa, representa a adoo de um ponto de vista muito semelhante.

As bolsas de estudos tm, no entanto, uma dimenso financeira (tratase de um apoio financeiro que, em contrapartida, favorece a realizao
de determinada pesquisa): esse aspecto foi silenciado pelos planos de
classificao das universidades Carlos III e USP.
O tesauro da universidade americana incluiu as bolsas de
estudos (grants) na funo finanas, optando assim por uma
abordagem diversa. Esse fato, em si, somente demonstra que as
trs universidades tm culturas diferentes e, portanto, atribuem um
significado diferente s bolsas de estudo. No entanto, a Case Western
no ignora que as bolsas de estudo mantm uma interface com a
gesto da pesquisa: o tesauro, na lista alfabtica, sob a rubrica
pesquisa (research), aponta para um termo relacionado (RT)10
grants. Ou seja, as bolsas de pesquisa, muito embora categorizadas
em funo de seu aspecto financeiro, aparecem explicitamente
relacionadas, na estrutura do tesauro, pesquisa:

O plano de classificao da Universidade Carlos III inclui as

bolsas de estudo (becas) na categoria das solicitaes de apoio;9
por sua vez incluem uma subdiviso da categoria apoio pesquisa,
j uma subdiviso da grande funo gesto da pesquisa. O Plano de
Classificao da USP, ao subordinar as bolsas de pesquisa funo

O exemplo das bolsas de pesquisa permite chegar a duas

concluses:
1. uma categorizao hierrquica de termos representa ou
atualiza sempre um ponto de vista;11
10

O termo apoio adotado no Brasil para designar ajuda financeira pesquisa: a

traduo no foi, portanto, literal, mas adaptada cultura local.

38

Em anexo, encontram-se sistematizados e explicitados os operadores utilizados em

planos de classificao e tesauros.
11
Supe-se que este ponto de vista mantenha um vnculo muito claro com a cultura
institucional.

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

2. as opes de categorizao ao mencionar termos no

includos em determinada funo/atividade, mas considerados
relacionados, podem ser explicitadas na lgica do tesauro.
Planos de classificao e tesauros oferecem duas formas
distintas mas no opostas de apresentao dos termos, dispondo
os tesauros de mais recursos para explicitar a modalidade de relao
estabelecida entre os termos, conforme est sintetizado no anexo.
O exemplo a seguir, hipottico, permite comparar as duas
apresentaes:

Um vocabulrio controlado (plano de classificao ou tesauro)

composto, idealmente, de duas partes:
- uma parte categorizada (ou estruturada), em que as
atividades so ordenadas pelas funes (ou pela estrutura, caso se
adote o critrio estrutural). Essa parte pode, ainda, incluir as notas
que restringem ou explicitam o significado dos termos;
- uma lista alfabtica, em que as denominaes adotadas
para as atividades remetem para a lista categorizada
(funcionando, portanto como ndice), ao passo que o controle de
vocabulrio se manifesta pela incluso de termos no adotados
(remetendo aos adotados).
A relao que se estabelece entre a parte categorizada e a
lista alfabtica pode ser visualizada no prximo exemplo, tambm
retirado do universo dos arquivos universitrios:

Ao final, o que concluir? De imediato, deve-se atentar para os

seguintes pontos:
- um vocabulrio controlado , idealmente, composto de uma
lista categorizada e de outra alfabtica (que contempla as
questes das remissivas);

40

41

COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

- a diferena entre planos de classificao e tesauros se

manifesta:
- pelo nvel de hierarquizao: quanto mais o universo das
funes/atividades hierarquizado, mais nos aproximamos do
paradigma do plano de classificao;
- pelo fato de que a lista alfabtica de tesauros inclui as
remissivas, ao passo que a lista alfabtica de planos de
classificao, quando existente, no manifesta forosamente
essa preocupao.
RESUMINDO: um vocabulrio controlado, na ptica arquivstica, deve:
1. hierarquizar as funes e respectivas atividades: esta
hierarquia pode ser mais ou menos detalhada, mas necessria
por duas razes:
- para dar uma idia do universo funcional abrangido (a viso
do todo), incluindo os termos num sistema significante;
- para orientar a organizao fsica das sries documentais.
2. contemplar o controle de vocabulrio, particularmente
no que diz respeito sinonmia, pela incluso de remissivas na
lista alfabtica. As remissivas tm por funo orientar a nomeao
dos documentos (em sua gerao e no momento de sua busca) de
termos ou expresses no adotados para termos ou expresses
adotados pelo sistema;
3. relacionar termos presentes em categorias diferentes.
4. conceituar os termos e as condies de seu uso.
HIERARQUIA CONSISTENTE + SINONMIA CONSISTENTE =
CONFIABILIDADE NA ORGANIZAO DO ARQUIVO
CONFIABILIDADE NA RESPOSTA FORNECIDA PELO ARQUIVO

Na prtica dos arquivos, elaboram-se, atualmente, planos de

classificao, e somente alguns sistemas, defensores de um acesso
mais gil informao, preconizam a construo de tesauros. O
Arquivo Nacional da Austrlia exemplifica, com muita consistncia,
a segunda opo.

42

No entanto, de imediato, propomos que se construa um plano de

classificao que incorpore a preocupao com o controle de
vocabulrio e, num segundo momento, seja gerado um tesauro a
partir do plano.
Os procedimentos macro atribuem significado s atividades
desenvolvidas pela instituio atravs da ordenao do universo. O
exemplo das bolsas de estudo, ora includas no universo da pesquisa
(Universidade Carlos III e USP), ora includas nas finanas (Case
Western Reserve University), ilustra a atribuio de sentido produzida
pela operao da ordenao.
3.2. A construo de um plano de classificao
A construo de um plano de classificao que incorpore a
preocupao com o controle de vocabulrio obedecer aos
seguintes procedimentos:
1. levantamento de uma lista livre de atividades. Essa listagem
pode ser elaborada a partir da leitura das tabelas de
temporalidade dos documentos, da lista de assuntos do
protocolo, da leitura de nomes dados a processos ou pasta, etc.
2. anlise crtica dos termos includos na lista: at que ponto a
lista duplica atividades em funo de sinonmias? At que ponto
tal lista consistente em termos de normalizao gramatical,
opes de grafia e soluo dada aos termos compostos? H,
por outro lado, sinonmias no contempladas pela lista, mas
que se justificariam tendo em vista os hbitos de nomeao de
uma parte dos profissionais da instituio?
3. elaborao de uma lista alfabtica consistente de atividades,
desdobrada nas aes, caso pertinente, e acrescida das
remissivas que se fizerem necessrias;
4. categorizao, em maior ou menor grau, das atividades
constantes da lista. Nomeao das categorias maiores,
novamente incorporando a preocupao com o controle de
vocabulrio;
5. anlise das nomeaes que podem gerar leituras diferentes
e elaborao de notas de escopo ou notas de uso;

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

6. incluso de uma codificao (alfanumrica ou simplesmente

numrica, mas que permita futuras inseres de novas
atividades ou agrupamentos);
7. submisso do vocabulrio controlado (lista categorizada e
alfabtica) a testes, avaliao do resultado dos testes,
incorporao de ajustes e efetiva implantao do vocabulrio
controlado.

- a organizao fsica dos documentos;

- a organizao intelectual das atividades que os produzem.

3.3. A construo de um tesauro funcional12

Um tesauro funcional controla o vocabulrio que designa a
razo de ser do documento (sua funo) e no o que ele contm
(assunto). A sua construo partir do plano de classificao e o
reordenar. Nunca demais salientar que um tesauro funcional no
substitui tal plano. Na realidade apresenta as diferentes visualizaes
de um (sua estrutura, a apresentao hierrquica e a lista alfabtica).
As aes mencionadas no item 2.5, por exemplo, que deviam ser
previstas e explicitadas para cada atividade, constituiro uma lista
parte, autnoma: o tesauro no supe que todas as ramificaes da
atividade sejam previstas a priori, mas que estas possam ser
livremente acopladas s atividades, quando a documentao assim
o exigir. Veja-se o exemplo das aes relacionadas ao controle de
benefcios (alterao, concesso, incluso, indeferimento e
solicitao), apresentadas no item 2.5. No mbito de um tesauro,
haveria uma atividade gesto de benefcios e uma lista,
autnoma, de aes livremente combinveis , no existindo
necessidade de prever, inicialmente, todas as aes que podem
ser justapostas atividade:
Alterao
Concesso
Incluso
Indeferimento
Solicitao
12

O tesauro, nessa ptica, enfatiza a combinatria entre os termos

e, conseqentemente, no prev todas as combinatrias por
antecipao, j que as permite quando necessrio. A economia do
sistema, sua flexibilidade e facilidade de atualizao ganham, mas,
ao mesmo tempo, perde-se a viso do arquivo como organizao
de documentos. Em suma, passa-se a trabalhar com dois
paradigmas, complementares entre si:

As funes desempenhadas pelo tesauro funcional podem

ser resumidas como segue:
- opera como ndice de termos do plano de classificao;
- opera como ndice para encontrar sries documentais a
serem eliminadas;
- prov pontos de acesso ao usurio, permitindo navegar
de sinnimos ou outros termos no adotados para a
terminologia adotada pelo arquivo;
- pode ser usado como ferramenta para ajudar o
funcionrio a encontrar documentos necessrios para as
tarefas do dia-a-dia.
O tesauro, ao enfatizar a combinatria entre os termos,
apresenta o universo organizado sob a forma de rede, em que cada
n representa um ponto de acesso. Apresentamos a seguir um
exemplo de rede:

Benefcio

Adotamos a terminologia proposta pelo Arquivo Nacional da Austrlia.

44

45

COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

3.4. A elaborao de listas alfabticas

complementares ordenao dos termos

da organizao da informao ou ainda que conclua que a

informao por ele procurada no est presente, pelo simples
fato de ter recorrido a sinnimos no momento da busca.

O plano de classificao e o tesauro, enquanto diferentes

formas de apresentao lgica do universo das atividades e dos
documentos a serem organizados no arquivo, constituem
instrumentos de gesto imprescindveis. No entanto, pela sua prpria
apresentao, eles no favorecem a consulta de acordo com a
diversidade de linguagens mobilizadas pelos usurios do arquivo
para denominar suas necessidades de informao. Dito de outro
modo, o plano de classificao e, de forma menos evidente, o tesauro
esto voltados prioritariamente para a organizao dos documentos
no arquivo e no tm por objetivo a funo precpua do arquivo, qual
seja, a organizao do acesso informao e aos documentos.
Retomando conceitos anteriormente introduzidos, o acesso
informao se d de diferentes maneiras, de acordo com a origem
de quem procura, com o momento em que essa necessidade ocorre
e com o objetivo que gerou a busca pela informao. Assim, o
administrador, ao final de um ano de gesto, para fazer seu relatrio
anual, solicitar determinados documentos diferentemente do modo
como um outro cidado buscar informao que diz respeito a um
parente que foi funcionrio pblico. O pesquisador, ao enunciar uma
necessidade de informao guiada pelo seu objeto de pesquisa,
poder estar procurando pelos mesmos documentos que, anos atrs,
foram solicitados pelo administrador ou pelo cidado, mas o far
certamente de outra maneira, utilizando outros termos. O acesso
informao, portanto, deve incorporar as diferentes maneiras de
enunciar necessidades de informao em funo da diversidade de
pblicos, momentos e objetivos aos quais serve.
A lista alfabtica de termos, que remete lista categorizada, dispe:
- os termos adotados pelo sistema em ordem alfabtica, ou
seja, eles esto acessveis mesmo para aquele usurio que
no sabe como as atividades foram categorizadas ou qual
critrio foi adotado na categorizao (estrutural ou funcional);
- os termos no adotados pelo sistema, includos na mesma
ordem alfabtica e encaminhando o usurio para o termo
adotado, evitando, desse modo, que fique perdido no labirinto

46

A lista alfabtica, incluindo termos adotados e no adotados,

contempla, dessa maneira, as diferentes formas utilizadas pelos
usurios para nomear suas necessidades de informao.
Constatada a importncia da gerao de listas alfabticas
como acesso parte categorizada do plano de classificao ou do
tesauro, impe-se uma ltima reflexo, gerada pela adoo de
expresses (ou termos compostos) para nomear atividades. De fato,
e retomando as indagaes presentes no item 2.5., a nomeao de
atividades por termos compostos ou expresses suscita algumas
dvidas suplementares, to complexas quanto a discusso inserida
no item referido. Exemplificando: a incluso da expresso licenatratamento de sade na letra L da lista alfabtica correta, mas no
prev uma provvel busca por tratamento de sade, na letra T. Os
termos compostos tambm geram, portanto, dvidas no momento
da elaborao das listas alfabticas, recomendando-se adotar a
rotao dos termos, isto , a segmentao das expresses em partes
significativas, e a introduo dessas partes na ordem alfabtica:
A
B
(...)
L Licena-tratamento de sade
(...)
T Tratamento de sade, licena
Ordem alfabtica
Dito de outro modo, a expresso segmentada em partes
menores, cada qual includa na ordem alfabtica e complementada
pela parte que a antecede:
Adicional por

Tempo de servio

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

A expresso estar presente, na ordem alfabtica, em 2 pontos

diferentes:

CONCLUSO

Adicional por tempo de servio

Tempo de servio, adicional por
As dvidas ocorrem no momento da segmentao das
expresses, pois, se por um lado tal segmentao necessria, por
outro lado freqentemente difcil decidir quais partes so mais
significativas. Assim na expresso execuo de servios de grfica,
por exemplo, cabe a dvida:
Execuo de

Servios de grfica

Para finalizar, sugerimos:

Iniciar pela construo de um vocabulrio controlado,
incorporando-o ao plano de classificao, pensando no arranjo fsico
e, num segundo momento, elaborar um tesauro baseado no primeiro
vocabulrio, priorizando a organizao intelectual das funes/
atividades geradoras de documentos.

ou
Execuo de Servios de grfica
Nesses casos, uma vez que tal resoluo depende em boa
parte da cultura institucional e dos modos de nomeao variveis
de acordo com os usurios , ocorre uma nica certeza: melhor
pecar por excesso do que por falta. No entanto, a adoo desta regra
em demasia torna a lista alfabtica muito pesada, ou longa.
As listas alfabticas construdas dessa maneira so chamadas
de ndices permutados: gira-se a expresso para que cada parte
significativa se torne acessvel pela ordem alfabtica.

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

Retiramos exemplos, e inspirao, dos seguintes vocabulrios

controlados utilizados em sistemas arquivsticos:

O QUE H PARA LER

A bibliografia sobre questes relacionadas ao controle de

vocabulrio para a rea da biblioteconomia e documentao vasta,
mas a literatura que descreve a aplicao do mesmo controle
arquivologia bastante escassa. Consultamos os seguintes textos:
CALDERON, W. R. Instrumentos de pesquisa nos arquivos pblicos
permanentes: um estudo sob a tica da anlise documentria. So
Paulo, 2003. Dissertao (mestrado) - Escola de Comunicaes e
Artes, Universidade de So Paulo.
RIBEIRO, F. Indexao e controlo de autoridade em arquivos. Porto:
Cmara Municipal, 1996.
SANTOS CANALEJO, E. C. La indizacin en la recuperacin de la
informacin. Janus, n.1, p.116-131, 1998.
Diferentes textos elaborados pelo Arquivo Nacional da Austrlia
revelaram-se seminais. Em particular recomendamos a leitura de:
NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Developing a functions
thesaurus: guidelines for Commonwealth Agencies. Canberra, 2000.
ARCHIVES AUTHORITY OF NEW SOUTH WALES. The keyword
AAA: a thesaurus of general terms. Sydney, 1998.
NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Designing and
implementing recordkeeping systems (DIRKS) manual. Canberra,
2000.

ACHIAM, F.A.M. Plano de classificao funcional de

documentos. Vitria: Estado do Esprito Santo/Secretaria de
Estado da Fazenda, 1994.
DOMNECH i FERNNDEZ, S. Tesaure BIMA. Barcelona: Arxiu
Municipal de Barcelona, [1993].
ESTADO DO ESPRITO SANTO. Tribunal de Contas. Plano de
classificao geral. Vitria, 1999.
ESTADO DO PARAN. Departamento Estadual de Arquivo Pblico.
Manual de gesto de documentos do Estado do Paran. 2a ed.
Curitiba, 1998.
ESTADO DO RIO DE JANEIRO. Secretaria de Estado de
Administrao e Reestruturao. Manual de procedimentos para
classificao de documentos do poder executivo. Rio de Janeiro,
2001. V.1: Atividades-meio.
ROBERGE, M. La classification universelle des documents
administratifs. Qubec: Documentor, 1985.
SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO.
Plano de classificao das atividades da Universidade de So Paulo.
So Paulo, 1997.
TATEM, J.M., ROLLISON, J. Thesaurus of university terms developed
at Case Western Reserve University Archives. Chicago: Society of
American Archivists, [1985].
UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID. Cuadro de clasificacin
de los documentos. Madri, 1996.
De resto, adaptamos os procedimentos para controle de
vocabulrio a partir de uma bibliografia biblioteconmica:

Todas as publicaes editadas pelo Arquivo Nacional da Austrlia

podem ser acessadas a partir do site http://www.naa.gov.au/
recordkeeping.

ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 6034:

Preparao de ndice de publicaes. Rio de Janeiro, 1989.
AUSTIN, D. Diretrizes para o estabelecimento e desenvolvimento
de tesauros monolnges. Braslia: IBICT, SENAI, 1993.
CAVALCANTI, C.R. Indexao & tesauro: metodologia & tcnicas.
Ed. preliminar. Braslia: Associao de Bibliotecrios do Distrito
Federal, 1978.

51

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

CINTRA, A.M.M. et al. Linguagens documentrias e terminologia. In:

ALVES, I.M. (org.). A constituio da normalizao terminolgica no
Brasil. So Paulo: FFLCH/CITRAT, 1996. (Cadernos de terminologia,
1). p.17-22.
CINTRA, A.M.M. et al. Para entender as linguagens documentrias.
So Paulo: Polis, APB, 1994. (Palavra Chave, 4).
GOMES, H.E. Diretrizes para elaborao de tesauros monolnges.
Braslia: IBICT, 1984.
GOMES, H.E. Manual de elaborao de tesauros monolnges.
Braslia: Programa Nacional de Bibliotecas das Instituies de
Ensino Superior, 1990.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO
2788: Documentation guidelines for the establishment and
development of monolingual thesauri. 1986.
LANCASTER, F.W. Construo e uso de tesauros : curso
condensado. Braslia: IBICT, 1987.
SMIT, J.W. (org.). Anlise documentria: a anlise da sntese. Braslia:
IBICT, 1987.
TLAMO, M.F.G.M. et al. A contribuio da terminologia para a
elaborao de tesauros. Cincia da Informao, Braslia, v.21, n.3,
p.197-200, 1993.

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ANEXO
Ficha-sntese das abreviaturas (ingls e portugus) utilizadas
para designar as relaes entre os termos nos vocabulrios
controlados.

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