PROJECT MANAGEMENT

DIPLOMADO
PROJECT MANAGEMENT

PROCESOS DE GESTIN DE
COSTOS
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PROCESOS DE LA GESTIN DE COSTOS DEL PROYECTO

rea de
conocimiento
COSTO

Iniciacin

Planificacin
1.
2.
3.

Planificar la
gestin de
costos.
Estimar los
costos.
Determinar el
presupuesto.

Ejecucin

Control

Cierre

4. Controlar los
costos.

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PROCESOS DE GESTIN DE COSTO

1. Planificar la Gestin del Costo:
Es el proceso que establece las polticas, los procedimientos y la documentacin necesarios para planificar, gestionar,
ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.
2. Estimar los costos:.

Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos financieros necesarios para completar las
actividades del proyecto
3 Determinar los presupuestos:
Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo
para establecer una lnea base de costo autorizada.
4 Controlar los costos:
Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del mismo y gestionar posibles cambios a
la lnea base de costos.

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1. PLANIFICAR LA GESTIN DEL COSTOS

Entradas
1 Plan para la direccin del
proyecto
2 Acta de constitucin del
proyecto.

3 Factores ambientales de
la empresa.
4 Activos de los procesos
de la organizacin.

Herramientas y tcnicas
Salidas
1 Juicio de expertos.
2 Tcnicas analticas.
3 Reuniones.

1. Plan de gestin de
los costos

Este plan tiene como entradas:

El plan de gestin del proyecto, que cuenta a su
vez con informacin importante de la lnea base
del alcance, la programacin y otras informaciones
relevantes.
El acta del proyecto.
Factores ambientales de la empresa, como la
cultura organizacional, las condiciones del
mercado, el ratio actual de cambio de moneda,
informacin comercial publicada o los sistemas de
informacin para la gestin del proyecto propios
de la empresa.
Procesos organizacionales fuertes, que incluyen
entre otros los procedimientos de control
financiero, las lecciones aprendidas, bases de datos
financieras y estimaciones de costes formales y no
formales.
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1. El Plan de Gestin de Costes tiene dos objetivos:

1.Es justificar, es decir

dar visibilidad a los
costes y beneficios
asociados

2.
Optimizar
el
presupuesto, lo cual se
traduce
en
una
disminucin de los
costes del proyecto.

2. El plan de gestin de costes debe definir un

formato y la forma como se presentarn los informes
de costes a los interesados.

3. Un buen plan para la gestin del proyecto debe tener un nivel de

exactitud, representado en las estimaciones del coste de las actividades a
realizar, en este punto es posible que se redondeen los datos para lograr la
aproximacin, sin embargo siempre se recomienda incluir las contingencias
que se puedan presentar.

EXPLICACIN

EJEMPLO

Enlazado con las polticas organizacionales

Debe lograr consistencia con la estructura de

desglose del trabajo (EDT) y mantener la
lnea base: tiempo, alcance y recursos.

Pueden utilizarse diversas unidades de Horas o das de trabajo, semana laboral o

medida dependiendo de las condiciones del suma global por perodos.
proyecto,
Se establecen reglas para la medicin del Las tcnicas para hallar el valor ganado
desempeo.
(EVM), las cuentas de control de la EDT o la
estimacin a la conclusin (EAC).

4. Con el fin de monitorear el desempeo de los costes es posible

establecer un umbral de variacin, de forma tal que exista una cantidad
permitida antes de tomar medidas de control.

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2. ESTIMAR LOS COSTOS

Entradas
1 Plan de gestin de los costos.
2 Plan de gestin de los
recursos humanos.
3 Lnea base del alcance.

4 Cronograma del proyecto.

5 Registro de riesgos.
6 Factores ambientales de la
empresa.

Herramientas y tcnicas
1 Juicio de expertos.
2 Estimacin anloga.
3 Estimacin paramtrica.
4. Estimacin ascendente.

5 Estimacin por tres valores.

6 Anlisis de reservas.
7 Costo de la calidad.
8 Software de gestin de proyectos.

7. Activos de los procesos de la 9 Anlisis de ofertas de

organizacin
proveedores.

10 Tcnicas grupales de toma de

decisiones

Salidas
1 Estimacin de costos de
las actividades.
2 Base de las estimaciones.
3 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.

Este proceso comprende una valoracin de

todos aquellos recursos necesarios para la
ejecucin del proyecto a lo largo de su ciclo
de vida. Aunque la estimacin de costes se
realiza al inicio, en la planificacin del
proyecto, esta puede verse afectada en el
desarrollo del mismo, como consecuencia
de las decisiones adoptadas en la ejecucin
o por los interesados, por ello, es
importante
tener
en
cuenta
las
circunstancias locales, globales y de
coyuntura, as como otros factores que
puedan afectar las estimaciones iniciales.

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Una estimacin de costes efectiva debe incluir todos aquellos materiales, equipos, trabajos, servicios, instalaciones y condiciones
especiales como la inflacin o la contingencia. Es recomendable realizar una estimacin ascendente, en la cual se parte de la
estimacin de cada tarea, tambin se pueden dividir en tareas pequeas para que el clculo de recursos sea ms sencillo, hay
tres tipos principales de estimacin de costes, veamos:

Estimacin
aproximada:

Tambin conocida como orden aproximado de magnitud (ROM). Se basa en objetivos de

alto nivel, ofrece una vista de pjaro de los entregables del proyecto y tiene mucho
margen de maniobra.

Estimacin
presupuestaria:

Popularmente se conoce como de arriba hacia abajo, es un poco ms precisa que la

anterior, se formula en la etapa de planificacin del proyecto, el presupuesto se basa en la
estimacin anloga, tomando lecciones aprendidas de presupuesto de un proyecto similar
y su aplicacin al proyecto actual.

Estimacin definitiva:

Popularmente se conoce como de abajo hacia arriba: Es la ms precisa de los tipos de

estimar, pero toma ms tiempo para crear. La estimacin definitiva requiere una estructura
de desglose del trabajo (EDT o ms conocida (*) Work Breakdown Structure (WBS)4), la
cual comprende una descomposicin orientada a los resultados del alcance del proyecto.

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Para estimar los costes es necesario contar con los siguientes datos de entrada:
1. La lnea base del alcance del proyecto
consiste en la descripcin del producto o servicio que contenga los criterios de aceptacin, supuestos, entregables, lmites y restricciones que
puedan presentarse durante el proyecto. Por ejemplo, se deben establecer los lmites para los costes, de manera que se pueda identificar cuando
estos son directos o indirectos para el proyecto y como proceder contablemente con los mismo.
2.El cronograma del proyecto:
consiste en la estimacin de la duracin de cada una de las actividades del proyecto, estas duraciones pueden llegar a afectar los costes unitarios
tales como las subidas salariales o las revisiones; y a los gastos financieros como los cargos por intereses en lneas de crdito, en algunos casos se
consideran costes unitarios diferentes para intervalos temporales distintos
3.Riesgos y factores ambientales del proyecto

Debe contemplarse un registro de las amenazas y oportunidades que pueden impactar los costes del proyecto tanto a nivel focalizado como
global. Es recomendable que se tengan en cuenta los riesgos negativos que pueden lograr un atraso en el cronograma, y crear estrategias para
contrarrestar estos inconvenientes.
En los factores ambientales se incluyen las condiciones que rigen en el mercado a nivel de los productos, servicios y resultados del proyecto, por
ejemplo la oferta y demanda regional y/o global del coste de los recursos.
4.Plan de gestin de los costes.
5.Plan de gestin de los recursos humanos.
6.Los activos de los procesos de la organizacin:
Es necesario que se tengan en cuenta tanto las polticas como las plantillas, registros histricos, prcticas y experiencias de la organizacin.
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Para estimar los costes del proyecto es posible utilizar herramientas y tcnicas como:

1. Estimacin por analoga:

La informacin se basa en proyectos previos, esta prediccin se realiza en fases iniciales del proyecto, es
sencilla pero se puede presentar margen de error, de acuerdo a las condiciones del proyecto.
2. Estimacin por tarifas de recursos:
Se calculan los costes de personal de acuerdo a sus categoras, ms el coste de materiales o insumos para
el proyecto, todo ello en el marco del cronograma establecido.
3. Estimacin paramtrica:
La informacin para esta prediccin se basa en mtricas de proyectos previos, las cuales se extrapolan al
proyecto, aqu tambin es necesario tener en cuenta las condiciones propias generadas por el proyecto.
4. Estimacin por anlisis de reserva:
Se utiliza fundamentalmente para la gestin de imprevistos o problemas, los cuales pueden subir mucho los
costes del proyecto.
Como herramientas para la estimacin de costes, debemos considerar tambin el juicio de expertos, la estimacin de abajo a
arriba, estimacin de tres puntos, coste de calidad, software de gestin de proyectos, anlisis de las facturas de los proveedores y
tcnicas grupales de creacin de decisiones.
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Al finalizar la estimacin de costes se logran los siguientes productos o salidas:

1.Estimacin de costes:
Es una evaluacin cuantitativa de los costes ms probables de los recursos necesarios para desarrollar el
proyecto. Esto incluye las previsiones, contingencias y margen destinado a la inflacin del proyecto.
Se sugiere usar unidades monetarias para evitar tener que diferenciar entre recursos de muy diferentes
coste, por ejemplo las horas de trabajo de un ingeniero respecto a las horas de un obrero.
2. Informacin de soporte:
Las bases de las estimaciones deben ser documentadas y organizadas para facilitar su uso en el proyecto,
identificando las hiptesis y restricciones consideradas y, siempre y cuando sea posible, los rangos de
variacin de las estimaciones efectuadas.
3. El plan de gestin de costes:
Este documento describe la forma cmo deben gestionarse las variaciones de coste, por ejemplo, las
respuestas ante los problemas de repercusiones leves y graves. El plan puede ser formal o informal de
acuerdo a su nivel detalle y de frente a las necesidades de los interesados del proyecto.
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3. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Entradas
1. Plan de gestin de los costos.

2 Lnea base del alcance.

3 Estimacin de costos de las
actividades.
4 Base de las estimaciones.

Herramientas y tcnicas
1. Agregacin de costos.
2 Anlisis de reservas.

5 Cronograma del proyecto.

3 Juicio de expertos.

6 Calendarios de recursos.

4 Relaciones histricas.

Salidas
1 Lnea base de costos.

2.Requisitos de
financiamiento del
7 Registro de riesgos.
5 Conciliacin del lmite de proyecto.
8 Acuerdos.
financiamiento.
3 Actualizaciones a los
9 Activos de los procesos de la
documentos del proyecto.

Un presupuesto es un documento que

traduce la planeacin objetiva de los
costes del proyecto, dinero necesario
para el desarrollo de cada una de las
actividades planificadas por el equipo.
Se deben estimar y conjeturar con
fundamento
cada
una
de
las
necesidades en trminos monetarios.

organizacin.

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Para calcular los costes de un proyecto se pueden utilizar mltiples tcnicas, en las cuales se debe tener en cuenta la clasificacin
de los costes:
1. Costes operacionales:

son todos aquellos costes resultantes de la realizacin del trabajo, tambin se denominan costes directos. Un ejemplo
de ellos son los materiales, equipamiento, transporte y servicios que necesitan las actividades del proyecto.

2.Costes organizativos:

Son todos aquellos costes resultantes de la realizacin del trabajo, tambin se denominan costes directos.
Un ejemplo de ellos son los materiales, equipamiento, transporte y servicios que necesitan las actividades del
proyecto.

3.Son los costes bsicos:

Es decir costes de la base organizativa, incluyen la direccin, administracin o coordinacin del proyecto. Por ejemplo
la compra o alquiler de instalaciones para administracin o eventos del proyecto.

4. Costes de personal:

Son los recursos necesarios para el pago de salarios, subsidios, compensaciones, pensiones al personal del proyecto.
Estos costes se puede expresar en relacin al tiempo dedicado al trabajo.

5. Costes de inversin:

Dependiendo el tipo de proyecto podrn existir costes para recursos que permanecern como capital para la
organizacin terminado el proyecto, por ejemplo los terrenos, equipos o vehculos comprados en la ejecucin, estos
bienes tambin pueden ser usados en otros proyectos.
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4. CONTROLAR LOS COSTOS

.
Entradas
1 Plan para la direccin
del proyecto.
2 Requisitos de
financiamiento del
proyecto.
3. Datos de desempeo
del trabajo.

Herramientas y tcnicas
Salidas
1 Gestin del valor ganado.
2 Pronsticos.
3 ndice de desempeo del
trabajo por completar (TCPI).
4 Revisiones del desempeo.

5 Software de gestin de
4 Activos de los procesos
proyectos.

de la organizacin.

6 Anlisis de reservas.

1 Informacin de desempeo del

trabajo.
2 Pronsticos de costos.
3 Solicitudes de cambio.

Es una estrategia fundamental y

permanente en el desarrollo del
proyecto, ya que permite conocer los
costes que se estn produciendo y
actuar sobre ellos para conservar o,
incluso, reducir el presupuesto del
proyecto.

4 Actualizaciones al plan para la

direccin del proyecto.
5 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.
6 Actualizaciones a los activos de
los procesos de la organizacin

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Las entradas del proceso de control de los costes son:

1.El plan para la direccin del proyecto:
Este documento contiene la lnea base del desempeo de los costes y el plan de gestin (visto
anteriormente) lo cual permite comparar lo planeado con resultados reales, de manera que se puedan
tomar medidas preventivas, correctivas o realizar cambios oportunos.
2. Los requisitos de financiamiento del proyecto:
Siempre es necesario tener a la mano toda la informacin correspondiente a la inversin a realizar de
acuerdo a cada fase o actividad programada.
3.Informacin sobre el desempeo del trabajo.
Resulta del control y seguimiento de la ejecucin del proyecto, se debe recopilar documentacin del
avance: los entregables de cada fase, los costes aprobados y las proyecciones para finalizar el proyecto.
4. Activos de los procesos organizacionales.

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Las herramientas y tcnicas ms usadas para controlar los coste:

1.Gestin del Valor Ganado (EVM):
Este mtodo se utiliza para la medicin del desempeo. Integra las mediciones del alcance del proyecto, coste y
cronograma para ayudar al equipo de direccin del proyecto a evaluar y medir el desempeo y el avance del
proyecto. Requiere la constitucin de una lnea base integrada con respecto a la cual se puede medir el desempeo
durante la ejecucin del proyecto, los principios de la EVM pueden aplicarse a todos los proyectos, en cualquier tipo
de industria.
2. Valor Planificado (PV)
Que es el presupuesto aprobado para finalizar una actividad o fase del proyecto, esta dimensin tambin se suele
llamar lnea base para la medicin del desempeo (PMB) o (BAC) cuando se establece el valor planificado total
hasta la conclusin del proyecto.
3. Valor Ganado (EV):
Que es el valor del trabajo completado expresado en trminos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo
para una actividad del cronograma o un componente de la EDT.
4. Coste real (AC):
Que constituye el valor total en el que se ha incurrido, registrado durante la ejecucin del trabajo realizado para
una actividad o componente de la EDT.

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Al finalizar el control de costes debemos obtener las siguientes salidas:

1.Mediciones del desempeo del trabajo:
Consiste en documentar y comunicar a los interesados todos los valores calculados del CV, SV, CPI y SPI para los
componentes de la EDT y las cuentas de control.
2.Proyecciones del presupuesto:
Documentar el valor de una EAC calculada o de una EAC ascendente.
3. Actualizar los activos de los procesos de la organizacin:
Los documentos delo proyecto y, el plan para la direccin del proyecto: indicar las causas de las variaciones, las
acciones correctivas seleccionadas y todas las lecciones aprendidas del proceso. Tambin debern actualizarse los
documentos del proyecto, el plan de gestin de costes y el cronograma del proyecto.
4. Indicar solicitudes de cambio:
Integrar a la lnea base del proyecto las acciones preventivas o correctivas tomados durante este proceso.
Especialmente en relacin al proceso del control integrado de cambios.

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