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ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL

INTERNO
DEL CICLO DE NMINAS
FUNCIONES DEL CICLO DE NMINAS
El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se
requiere llevar a cabo para:
La contratacin y utilizacin de mano de obra
El pago de mano de obra
Clasificar, resumir e informar lo que se utiliz y pago de mano de
obra
El ciclo de nminas contiene la contratacin, utilizacin y pago de
servicios personales como por ejemplo nmina de mano de obra
directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin de
los servicios del personal y el pago de los mismos, estn relacionados
como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos
acumulados derivados de la obtencin de dichos recursos.
Funciones Tpicas
1. Funciones de Ejecucin: Reclutamiento, contratacin, promocin
y despido de personal, Capacitacin y evaluacin de personal,
Preparacin de informes de asistencia, Preparacin, autorizacin,
clculos, control y pago de nminas, Autorizacin, pago y
recuperacin de anticipos varios.
2. Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de
nmina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados,
Determinar costo de mano de obra.
3. Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina,
Proteccin de registros de nmina, Mantener correccin de cuentas
bancarias.
Asientos comunes: Nminas pagadas, beneficios de empleados,
distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos
anticipados.
Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y
pruebas, seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo,

aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despido de personal,


liquidacin al personal.
Objetivos del control interno en ciclo de nminas:
a) De autorizacin.
b) Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles
que deben establecerse para asegurar que se estn cumpliendo
las polticas y criterios establecidos por la administracin, los
cuales debern ser razonables de acuerdo a las caractersticas
y necesidades de cada empresa, mismas que debern ser
evaluadas por el auditor.
c) Los objetivos de este ciclo son:
El personal debe contratarse de acuerdo con las polticas
establecidas por la administracin.
d) Los tipos de retribucin y las deducciones de nmina deben
autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la
administracin.
Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos
de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos
acumulados deben autorizarse de acuerdo con polticas
establecidas
por
la
administracin.
Todos los pagos de nminas deben efectuarse de acuerdo con
polticas establecidas por la administracin.
Los procedimientos del ciclo de nminas deben estar de
acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
Objetivos de procesamiento y clasificacin de operaciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben
establecerse para el correcto reconocimiento, clasificacin, registro e
informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los
ajustes de stas.
Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilizacin de mano de
obra que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin.
La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma
oportuna. Los montos adeudados al personal, as como la distribucin
contable de dichos adeudos deben basarse en un pasivo reconocido y
prepararse con exactitud. Los importes adeudados al personal deben
clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma
oportuna.
Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos
deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas
apropiadas del personal. Deben prepararse asientos contables por las

cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los


ajustes relativos, en cada periodo contable.
Los asientos contables de la nmina deben concentrar y clasificar las
transacciones de acuerdo con polticas establecidas por la
administracin. La informacin para determinar bases de impuestos
derivada de las actividades de nminas debe producirse con exactitud
y en forma oportuna.
Objetivos de verificacin y evaluacin
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la
verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as
como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos
objetivos
para
el
ciclo
de
nminas
son:
- Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos
registrados de cuentas de nminas y, las transacciones relativas.
Objetivos de salvaguarda fsica
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los
activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y
procedimientos de proceso.
Los objetivos para este ciclo son:
- El acceso a los registros de personal, nminas, formas, documentos
importantes y lugares de proceso debe permitirse nicamente de
acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
IDENTIFICACIN
CUMPLIMIENTO

DE

OBJETIVOS

CON

EL

RIESGO

DE

NO

Una vez identificados los objetivos especficos de control interno para


el ciclo de nminas. es necesario identificar qu tcnicas de control
interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que
existe s dichas tcnicas no logran o logran parcialmente estos
objetivos.
Lo anterior, como se menciona en el Boletn 5030 "Metodologa para
el estudio y evaluacin de control interno", tiene como objetivo
determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de
auditora que va a llevar a cabo el auditor. El presente capitulo
pretende precisamente mostrar ejemplos de tcnicas de control
interno que podra utilizar una empresa para lograr estos objetivos
especficos, as como los riesgos que existen en caso de no lograr o
lograr parcialmente los mismos, en ningn caso se pretende que los
ejemplos que aqu se proporcionan de tcnicas de control sean todos

los que pueden existir en una empresa, sino ms bien que estos
ejemplos sirvan como gua al auditor para identificar aquellas
tcnicas de control que realmente estn operando en la misma.
Los ejemplos de tcnicas de control que ms adelante se mencionan
incluyen en muchos casos, tcnicas de control que pueden utilizar las
empresas cuando stas cuenten con un sistema de procesamiento
electrnico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado va
que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de PED,
en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar tcnicas de
control interno especficas de los mismos, por lo que consideramos
que el proporcionar ejemplos de este tipo de tcnicas puede ser de
gran ayuda en el estudio y evaluacin del control interno en un
ambiente de PED.
Errores potenciales:
Planillas infladas con personal no existente
1. Pagos por trabajos no realizados
2. Apropiacin de salarios no reclamados
3. Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
4. Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones
laborales
5. Errores en clculos o sumas
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y PRUEBAS SUSTANTIVAS
La mayora de las estructuras de control interno para las nminas est
muy estructurada y bien diseada para controlar las salidas de efectivo
y minimizar las quejas e insatisfaccin de los empleados. Es comn
utilizar tcnicas electrnicas para el procesamiento de datos en la
preparacin de todos los diarios y cheques de nmina.
A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque tambin
utilizan los sistemas de centros externos de servicio. Por lo general no es
fcil establecer un buen control en el ciclo de nminas y personal. Para
los empleados de fbricas u oficinas, es frecuente que haya gran
nmero de transacciones relativamente homogneas de pequeas
cantidades. Hay menos transacciones nminas de ejecutivos, pero estas
son comnmente consistentes en el momento oportuno, contenido y
cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente constantes
acerca de las nminas que existen de compaa a compaa, se
encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora.
CONTROLES

INTERNOS,

PRUEBAS

DE

CONTROLES

PRUEBAS SUSTANTIVAS

DE

TRANSACCIONES.

Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de


transacciones son los medios ms importantes para verificar los saldos
en la cuenta en el ciclo de nminas y personal. El nfasis sobre estas
pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia
independiente proporcionada por un tercero, como sera una
confirmacin para verificar los salarios acumulados impuestos sobre
ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nmina, y otras cuentas
de saldos. Adems, en la mayora de las auditoras los montos en las
cuentas de saldo son pequeos y se verifican con relativa facilidad si el
auditor tiene confianza en que las transacciones de la nmina se han
registrado correctamente en la computadora y se han preparado
correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nminas.
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
Relacin entre la nmina y la evaluacin del inventario: En
aquellas auditoras donde la nmina es una porcin significativa del
inventario, como ocurre frecuentemente entre las compaas
manufactureras y de construccin, una clasificacin incorrecta de
cuentas de las nminas puede afectar de forma considerable la
evaluacin de activos para cuentas como produccin en proceso,
artculos terminados o construccin en proceso. Por ejemplo, los costos
indirectos cargados al inventario en la fecha del balance pueden haberse
sobreestimado, si los sueldos del personal administrativo se han cargado
equivocada o intencionalmente a los costos indirectos de fabricacin. De
manera similar, la evaluacin del inventario se ve afectada si el costo de
mano de obra directo de los empleados individuales se carga
errneamente a la orden de produccin o procesos equivocados.
MTODO DE CUESTIONARIO
INICIO: ASPECTOS GENERALES
1. Se cuenta con definiciones claras de descripcin de puestos,
requisitos de experiencia y referencias, revisin de las solicitudes de
empleo y rangos de sueldos. Se comunican estas definiciones a los
autorizados por contratar.
2. El consejo o la alta gerencia aprueba el presupuesto de
requerimientos de personal, y las autorizaciones para contratar personal
nuevo se adaptan a estos requerimientos.
3. Se investigan mensualmente las desviaciones del presupuesto de
requerimientos de personal.

4. Aprueban las personas autorizadas las requisiciones de personal


(incluyendo rangos de sueldos) antes de realizar propuestas de empleo.
5. Se requiere una requisicin de personal autorizada para que se
incluya un nuevo empleado en el archivo maestro de nminas.
6. Para cada empleado se mantiene un expediente personal, el cual
incluye respaldo de su contratacin, salario, avisos de cambio de sueldo
y respaldo de otras deducciones del sueldo.
7. El acceso a los registros y archivos de personal est limitado a los
empleados del departamento de personal.
8. Se requiere un aviso de modificacin autorizado para cambiar el
archivo maestro de empleados.
9. Aprueba avisos de modificacin los niveles adecuados de la
administracin.
10. El departamento de personal controla todos los cambios en el
archivo maestro de empleados.
REPORTES DE TRABAJO Y PROCESAMIENTO DE NOMINAS
1. Se utilizan tarjetas de tiempos para reportar las horas trabajadas y los
cargos a departamentos y/o proyectos. Las tarjetas son aprobadas por el
supervisor inmediato.
2. Los procedimientos actuales permiten asegurar que nminas recibe
las tarjetas de tiempo autorizadas, antes de ingresarlas al sistema de
nminas en cada perodo de pago.
3. Se utiliza un control por lotes para controlar el total de horas
ingresadas en el sistema de nminas.
4. Se utiliza una firma de servicios o un banco para efectuar el pago.
5. Cada perodo de pago, antes de distribuir los cheques o sobres de
sueldos, es revisado el registro de nmina buscando posibles errores.
6. Una persona externa a la funcin de procesamiento de la nmina la
revisa peridicamente buscando partidas atpicas.

7. Se concilia en cada perodo de pago la distribucin de mano de obra


contra la nmina.
8. El personal apropiado autoriza los ajustes a nminas.
9. Todos los bonos, comisiones y otros incentivos son autorizados por el
personal administrativo adecuado antes de su procesamiento.
10. Cada perodo contable, la gerencia compara los gastos reales de
mano de obra contra el presupuesto y las variaciones importantes son
investigadas.
11. La distribucin (en horas) de la mano de obra directa y de otros
gastos indirectos es revisada en cuanto a correccin y exactitud por el
gerente del departamento o proyecto.
12. Los asientos de diario para registrar la mano de obra son preparados
oportunamente y autorizados por los niveles adecuados.
13. Se registran al final de cada perodo los pasivos acumulados por
todos los gastos incurridos pero no pagados (vacaciones, gratificaciones,
etc.).
14. El acceso a las nminas, tarjetas de tiempo, avisos de modificacin,
etc. est restringido al personal autorizado.
PAGO DE NOMINAS
1. Existen niveles de autorizacin (por escrito) para emitir los cheques
para pagos de nmina.
2. Los cheques de nmina son debidamente registrados en el mes en
que se emiten.
3. Los cheques o sobres de sueldo no reclamados son guardados por
personal autorizado y se investigan rpidamente todos aquellos que no
son reclamados dentro de un perodo razonable.
4. El acceso a los cheques en blanco, mquina firmadora o facsmil est
restringido al personal autorizado.
5. Una persona externa a la funcin de nminas concilia oportunamente
la cuenta bancaria de nminas.

VACACIONES
1. Se ha establecido y puesto por escrito una poltica de vacaciones,
ausencias por enfermedad, etc., que haya sido comunicada a los
empleados.
2. Las variaciones y la ausencia por enfermedad de los empleados son
reportadas en las tarjetas de tiempo autorizadas.
3. Se mantiene por cada empleado un registro de vacaciones
acumuladas y tomadas y ausencias por enfermedad.
4. Se concilian cada mes los registros auxiliares de vacaciones de
empleados al mayor general.
IMPUESTOS SOBRE SUELDOS
1. El personal apropiado revisa y aprueba las declaraciones de
impuestos sobre sueldos, siendo stas presentadas oportunamente.
2. Se enteran a tiempo los impuestos sobre sueldos.
3. Se registran al final de cada perodo contable las obligaciones
acumuladas por impuesto sobre sueldos (tanto la parte del patrn como
la del empleado).

ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL


INTERNO
DEL CICLO DE TESORERA
Naturaleza del ciclo de tesorera.
Con notable frecuencia se conceptualizan y utilizan de manera sinnima las
funciones de administracin financiera y la de tesorera. Aun cuando ambas
estn muy relacionadas en la tarea de allegarse y administrar los recursos
financieros de una organizacin, en la filosofa y en la prctica cabe establecer
una diferenciacin a efecto de intentar precisar las tareas y actividades que
competen a cada funcin.
Administracin financiera. Es la funcin que se encarga de los aspectos
financieros en su conjunto en una organizacin; por lo tanto le corresponde el
dictar y establecer polticas en materia de pronosticar y planear la obtencin
de recursos monetarios, proponer y llevar a cabo programas de financiamiento
requerido e inversin de excedentes, control de todo el proceso de
administracin del dinero, e interactuar y llevar relaciones con los mercados de
capital.
Captacin de recursos.
Las fuentes de recursos financieros para una organizacin normal tienen dos
orgenes: internos o propios, y externos. Corresponde a los primeros las
aportaciones de los accionistas, la recuperacin de las cuentas por cobrar, y la
venta de activos diferentes a los del giro de la entidad. Por cuanto a los
recursos externos se trata de la obtencin de todo tipo de crditos y
financiamientos y, eventualmente, subsidios y apoyos gubernamentales
recibidos, de diversa ndole.
Recursos internos propios.
1. Aportacin de accionistas.
Refirase al pago del compromiso contrado por una persona fsica o moral
aportar recursos financieros o en especie para la constitucin y puesta
marcha de una entidad para llevar acabo un objeto o fin licito. El punto
referencia y de control para un tesorero es que las aportaciones pactadas
den en el tiempo y forma preestablecidos.

de
en
de
se

Una vez que la organizacin est operando de manera regular como negocio
en marcha y llega a necesitar de recursos lquidos para hacer frente a la
operacin; o bien para financiar planes o proyectos de expansin o
crecimiento, la primer fuente a la que se deber recurrir ser a la de
aportaciones adicionales por parte de los accionistas, o sea, al aumento de su
participacin en la sociedad.

2. Cuentas y documentos por cobrar. Otras cuentas por cobrar:


Un tipo muy especial de cuentas por cobrar se origina cuando los ingresos se
capitalizan antes de que puedan ser cobrables. El objetivo aqu, en un sentido
operacional, es reconocer los ingresos en los periodos que realmente
correspondan con objeto de tener objetividad en la evaluacin de los
resultados de operacin. Tpico de este caso son las cuentas por cobrar por
venta en abonos
3. Venta de activos diferentes a los del giro de la entidad.
Refirase, en trminos generales, a la eventual venta de los inmuebles,
maquinaria y equipo comnmente denominados activos fijo- previamente
adquirido para dar efecto al fin u objeto de la sociedad; es decir, que no fueron
comprados para ser vendidos como si fueran mercancas.
Recursos externos.
A) Recursos Externos de Corto Plazo
1. Proveedores
Se trata del allegamiento de recursos no monetarios sino materiales,
indispensables para la marcha y operacin de la entidad, que al no ser pagados
en efectivo en el momento de su adquisicin, se constituye en una importante
fuente externa de recursos financieros utilizados en el lapso comprendido entre
la compra y su pago. La accin efectiva del tesorero, en coordinacin con la
funcin de comprar es la obtencin del plazo de crdito ms favorable en la
adquisicin para la organizacin, sin que ello afecte su buena marcha.
2. Crditos bancarios sin garanta.
El objetivo de esta clase de prstamos es el de financiar las necesidades
peridicas de una empresa motivadas por una recesin de ventas o
recuperacin de cartera inferior a la pronosticada; con la expectativa de pago
del crdito en el momento de regularizar dichas operaciones. Los crditos
bancarios a corto plazo sin garanta proporcionan el beneficio de la rapidez en
su tramitacin; pero no debe soslayarse, por el contrario, por lo regular es el
medio de financiamiento de recursos externos ms caro en el mercado.
3. Crdito con Garanta.
Es el prstamo que otorga una empresa de factoraje a su acreditado sobre la
cartera (factura a cargo de sus clientes) por cobrar, que en s constituyen la
garanta. El vencimiento de este crdito se da simultneamente cuando vence
la obligacin de pago de las facturas por parte de los clientes de la empresa
acreditada. El pago del acreditado a la empresa de factoraje se da en dos
modalidades: A la fecha de vencimiento de la factura, y por supuesto del
crdito, el acreditado paga el prstamo y le es devuelta la cartera.
B) Recursos externos de largo plazo.

1. Crdito en Garanta colateral.


El acreditado obtiene un prstamo amparado con un pagar a favor de la
institucin de crdito acreditante. A dicho pagar se le adosa un pagar o
factura a cargo de un cliente de la empresa acreditada.
2. Crditos bancarios.
En esta modalidad el acreditado ofrece como garanta de buen pago sus
inventarios de materia prima y productos terminados. Si el acreditado no paga,
la institucin acreditante exige su derecho sobre los inventarios.
3. Fondos Gubernamentales
Los gobiernos federales, estatales, e inclusive municipales, tambin participan
en apoyos crediticios a las empresas, con el annimo de fomentar la actividad
econmica de determ9inawda s zonas o regiones del pas.
Dicha participacin suele darse en tres vertientes:
1. Como prestamista en las mismas condiciones que la banca comercial,
pero con la tasa de inters menores
2. Aceptando en descuento cartera a favor de la banca comercial
3. Ingresando de origen con capital de riesgo, hacindose accionista de
la empresa acreditada, con la obligacin de que pasando cierto plazo los
accionistas de la expresa apoyada compre esas acciones del acreditante.
4. Arrendamiento financiero
Arrendamiento Financiero es una operacin mediante la cual una empresa de
arrendamiento financiero (arrendador) adquiere s bienes de capital para darlos
en renta a su cliente (arrendatario).
Llegado el plazo de vencimiento dentro del contrato, el arrendatario, si le
conviene, paga un saldo previamente pactado (comnmente llamado valor de
rescate) y adquiere la propiedad definitiva del bien; o bien deja de ejercer tal
opcin sin ninguna obligacin de su parte.
En el ejercicio de esta opcin financiera se recomienda un exhaustivo estudio
de la Ley del Impuesto sobre la Renta para aprovechar los beneficios de
deducibilidad que le son aplicables, y tambin para evitar incurrir en algn
error fiscal.
5. Emisin de bonos
Un bono es un documento mediante el cual una empresa certifica que ha
tomado en prstamo cierta cantidad de dinero proveniente de persona fsica o
morales, comprometindose a devolverlos (pagarlo) en un futuro determinado
de conformidad con condiciones claramente establecidas dentro de las que se
incluye, por supuesto, el pago de intereses.

Dado que la empresa emisora est tomando en prstamo dinero del gran
pblico inversionista, existe una severa regulacin y vigilancia por parte del
Estado para garantizar a ese pblico la recuperacin y rentabilidad de su
inversin atendiendo a las caractersticas de la emisin que incluye las
garantas ofrecidas por el emisor; dependiendo de tales caractersticas y
garantas ser el tipo de bono a emitir.
Manejo y custodia del dinero.
Proceso de caja
Desde un punto de vista de control contable y financiero, la caja reviste un
especial inters debido a que es el concepto bsico y el de mayor
transferencia, y desde un punto de vista riesgo es el aspecto ms vulnerable,
debido principalmente a los grandes riesgos involucrados; de ah la gran
necesidad de proteccin de control.
Controles bsicos de caja
El manejo de caja, como ya previamente se qued sealado, en algunos casos
llega a interrelacionar las actividades de ingresos y egresos; sin embargo,
existen ciertos controles adicionales bsicos que se pueden considerar bajo el
concepto de manejo y custodia de caja:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

La Salvaguarda Debe Ser adecuada:


Aseguramiento De Valores:
El Dinero En Caja Debe Mantenerse a los Mnimos Niveles Posibles.
Dentro De Lo Prctico, S Debe Realizar Cualquier Potencial De Utilidades.
Afianzar A Los Empleados.
Mxima Explotacin De Los Recursos Mecnicos.
Mantenimiento De Registros Actualizados Y Reporte Oportuno.
Control De Cheques En Blanco Y Otros Suministros.
Conciliacin Independiente De Las Cuentas Bancarias.

Manejo y custodia de valores.


Recepcin de valores.
Los valores comprados pueden ser nominativos a la organizacin o pagaderos
al portador. Aun cuando stos ltimos tienen como ventaja su fcil acceso para
cubrir cualquier evento o transferencia, el riesgo de robo es muy grande. Sin
embargo, tratndose de valores usados como garanta colateral o por algn
otro propsito especfico de los clientes u otra tercera parte, la organizacin no
tiene eleccin en cuanto a la forma de estos valores.
Manejo de valores.
Existe otro problema adicional, uno es el referente a que otras personas,
adems de las responsables por los valores, requieren acceso a los mismos. Un
control efectivo en estas circunstancias necesita primeramente que estas otras

personas estn debidamente autorizadas a tener acceso a los valores. Un


segundo requerimiento es que la inspeccin de los valores sea llevada a cabo
conjuntamente entre el custodiante y las otras personas.
Egresos
El dinero recibido disponible en diversas formas est ahora en condiciones de
ser usado por la organizacin: para la compra de facilidades de operacin,
pagos de gastos e inversiones. El objetivo general es que esos egresos sean
valederos y para propsitos propios, que sean razonables con el beneficio
recibido y que la cuantificacin de las erogaciones sea correcta. Los principales
aspectos de control pueden ser sumariados como sigue:
1. Separacin de la funcin de egresos: Las recepciones a caja y los egresos de
caja, en el proceso total de caja, necesitan separarse tanto como sea posible.
El ingreso recibido ha sido canalizado al rea central de depsito y ahora la
fase del ingreso debe ser manejada y controlada por separado.
2. Documentacin soporte para la liquidacin de cuentas por pagar: En la
mayora de las operaciones financieras los principales tipos de gastos son
procesados a travs de la creacin de cuentas por pagar.
3. Fondos de caja chica: Existen situaciones en las cuales los importes son tan
pequeos que no justifican la aplicacin del procedimiento formal de egresos,
en tales circunstancias la caja se debe adecuar para estar en condiciones de
cubrir esas necesidades
4. Uso de fondos para anticipos: En algunas situaciones de determinado nivel
se torna til o necesario emitir cheques en calidad de anticipos para gastos
5. Control de firmas de cheques: En la mayora de las situaciones es til
requerir dos firmas de los cheques. Este procedimiento es til tanto para
prevenir fraudes y errores como para tener cuidado y juicio sobre lo que se
est ejerciendo.
6. Designacin de beneficiarios de cheques: Es importante que todos los
cheques emitidos se paguen a los individuos especficos o firmas de quienes se
obtuvieron los bienes y servicios.
Proceso de cuentas por pagar.
Naturaleza del proceso de cuentas por pagar. La operacin de cualquier
organizacin requiere necesariamente que haya gastos. Estos gastos pueden
ser por materiales, productos, equipo, sueldos y salarios, y servicios de diversa
naturaleza. Todos estos gastos involucran la creacin de obligaciones para la
organizacin, algunas de las cuales requieren ser liquidadas
Creacin de las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar pueden ser
originadas por una variedad de causas. La causa normal y ms voluminosa

surge de la compra de productos y servicios, accin generada por el


departamento de compras, como ya se coment anteriormente.
Qu Constituye la Validez de una Cuenta por Pagar? Relativo al origen de la
cuenta por pagar, desde un punto de vista de control financiero, existe cierto
tipo de objetivos comunes a todo tipo de cuentas por pagar. Estos objetivos
pueden ser descritos como sigue:
1.
2.
3.
4.
5.

Es Razonable el Tipo de Gasto?


Son Excesivas las Cantidades?
Estn Correctos los Precios y Trminos?
Es Apropiado el Valor Recibido?
Son Adecuadas las Aprobaciones y Evidencias de Soporte?

Administracin intermedia de las cuentas por pagar. En algunos casos la


validacin de las cuentas por pagar se cubre automticamente en la fase de
egresos. Desde un punto de vista de controles es deseable reconocer
formalmente este pasivo lo ms pronto posible. Bajo estas circunstancias
existen varios asuntos que se deben manejar, stos son:
o

Coordinacin y Control de la Documentacin de Entrada. Bajo un


sistema de adecuado control interno, los diversos papeles
relacionados con las cuentas por pagar en lo individual fluyen
directamente hacia el departamento de cuentas por pagar.

Distribucin Contable. Todos los egresos deben ser cargados


finalmente a su propia cuenta de resultados o de balance, en la
forma como lo determinen las polticas y procedimientos
establecidos.

Cuentas de Control en el Libro Mayor. Una vez que las cuentas por
pagar han sido formalmente reconocidas, su control total se
puede lograr a travs de una o ms cuentas control en el libro
mayor.

Programacin de Pagos. En aquellos casos que existan la


oportunidad de aprovechar descuentos por pronto pago se deben
establecer controles para explotar estos beneficios. Normalmente
la prdida de descuentos representa una severa falla en trminos
del beneficio desaprovechado.

Revisin Final y Pago.


La fase final del proceso de cuentas por pagar consiste en la preparacin de la
cuenta para proceder a su pago correspondiente. Los principales puntos de
control en esta etapa incluyen:
1. Integracin y Chequeo Final de la Documentacin Soporte. Ahora toda la
documentacin soporte pertinente: orden de compra, reporte de la
recepcin, factura, etc.,

2. Deduccin de Reclamaciones. Los procedimientos de control son


necesarios ahora para identificar todas las reclamaciones que se puedan
hacer a un proveedor determinado con objeto de deducirlas para su prximo
pago.
3. Preparacin del Cheque. La requisicin del cheque, soportada por el
paquete de comprobantes previamente mencionado, estar ahora sujeta a
una revisin independiente, y una vez aprobada por una persona autorizada,
se turnar a aquellas personas que prepararn fsicamente el cheque.
4. Revisin Final y Entrega. El cheque y la documentacin soporte final de la
cuenta por pagar estn ya en condiciones de ser revisados por un revisor
independiente. Estos revisores sern los que proporcionen la primera firma
del cheque o los que den la autorizacin inicial para que un funcionario lo
firme.
Separacin de responsabilidades.
Las diversas actividades del procesamiento deben ser asignadas
separadamente a individuos diferentes. Lo anterior sirve para prevenir
manipuleos entre los individuos que crean el egreso. Tambin es aplicable a la
separacin de las personas que contabilizan.
Proceso de otras cuentas por pagar.
Existe otro tipo de actividades operacionales que generan otro tipo de cuentas
por pagar las ms comunes son:
Gastos de viaje. Son las obligaciones que se incurren por concepto de gastos
de viaje. Cuando las cuentas de gastos son actualmente suministradas, la
necesidad surge de la validacin de la propiedad de los gastos que reclaman su
reembolso o amortizacin contra anticipos.
Algunos problemas comunes son:
1. El viajero puede haber incurrido en gastos a travs de los niveles
establecidos o se ha excedido de niveles prudentes.
2. Se reclaman partidas que no son gastos propios de viajes.
3. Los importes reclamados no estn propiamente documentados y dejan
abierta la posibilidad de que las partidas estn alteradas.
4. Los gastos de representacin pueden no haber sido en beneficios de
personas relacionadas con los negocios de la organizacin.
5. No se obtiene la aprobacin de supervisores responsables.

EJEMPLO DE CUESTIONARIO DETERMINANDO HIPOTTICAMENTE EL ALCANCE, NATURALEZA Y


OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITOR APLICABLE:

GUA PARA EL ESTUDIO DEL MUESTREO ESTDISTICO EN


AUDITORIA

DICTAMEN SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE