Ejemplo de Planificacion de Un Proyecto

UNIVERSIDAD DE LA REPBLICA
FACULTAD DE INGENIERA
Mtodos de Gestin de
Proyectos
Proyecto:
Implementacin de
Comunicaciones Unificadas
en una Red Corporativa
MTM S.A.
MTM - Implementacin de Comunicaciones Unificadas

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ndice
1. Introduccin.................................................................................................................................................. 4
2. Objetivo........................................................................................................................................................ 4
3. Entorno estratgico (Finalidades).................................................................................................................. 4
4. Criterios de xito........................................................................................................................................... 5
4.1. Criterios de xito del proyecto: ................................................................................................................... 5
4.2. Criterios de xito del producto:................................................................................................................... 6
5. Restricciones.............................................................................................................................................. 10
6.Restricciones del Proyecto:.......................................................................................................................... 10
7.1. Restricciones del Producto:..................................................................................................................... 10
4.1. Identificacin de riesgos.......................................................................................................................... 11
4.2. Valoracin de riesgos ............................................................................................................................. 21
4.3. Priorizacin de riesgos............................................................................................................................ 22
4.4. Plan de respuesta a los riesgos............................................................................................................... 23
4.5. Valoracin del plan de respuesta a los riesgos........................................................................................25
7. Gestin de Tiempos.................................................................................................................................... 35
8.Consideraciones.......................................................................................................................................... 40
9. Glosario...................................................................................................................................................... 41
Anexo I .......................................................................................................................................................... 44
...................................................................................................................................................................... 44
Anexo II.......................................................................................................................................................... 45
Mtodos de Gestin de Proyectos - 2009

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Resumen
El objetivo de este trabajo es realizar la planificacin del proyecto que implementa
Comunicaciones Unificadas en la red IP corporativa de la empresa de telecomunicaciones
MTM. Para ello, utilizando las herramientas vistas en el curso Mtodos de Gestin de
Proyectos, se realiz la definicin de: objetivo, finalidad, criterios de xito, actores, supuestos,
restricciones, EDT, se analiz gestin de riesgos, tiempo y costo para el mismo.
1.
Introduccin
MTM Telecom es una empresa de telecomunicaciones que brinda servicios de telefona mvil,
fija y datos en todo el territorio nacional. Cuenta con 5000 empleados y dispone a la fecha de
una red corporativa con aproximadamente 150 sucursales en todo el pas.
Actualmente sobre la red corporativa se brindan servicios de accesos a las distintas
aplicaciones de uso interno de la empresa, correo electrnico, tele-educacin (la cual no se
implementa en tiempo real) y navegacin a Internet. Adems se brinda conectividad entre
aplicaciones de gestin corporativas y redes usadas para realizar operacin y mantenimiento
(O&M) de los servicios de telefona fija, mvil y datos.
En este momento se encuentra en su fase final el proyecto de actualizacin de la red
corporativa, tanto a nivel de equipamiento, como tambin ampliacin de anchos de banda
(bw). Lo cual dejar a la red posicionada para brindar servicio a aquellas aplicaciones que
requieran trfico en tiempo real sin que se vea degradada la performance de otras
aplicaciones, siguiendo la lnea estratgica marcada por la empresa.
Si bien en los ltimos tiempos se han implementado proyectos para actualizar la red
corporativa de manera que sea posible configurar distintas calidades de servicio en el trfico,
el tiempo que ha insumido la implementacin de tales cambios en comparacin con los
cambios tecnolgicos del mercado, muestran que cuando la actualizacin est terminando,
un cambio de paradigma en las comunicaciones hace que sea cuestionable la definicin del
rumbo tecnolgico tomado originalmente.
Los requerimientos planteados que llevan a la idea que gesta este proyecto son:
tele-educacin en tiempo real, videoconferencia, integracin del correo corporativo con el
telfono, la posibilidad de contactar al personal independientemente de su ubicacin fsica.
Lo cual requiere configurar Calidad de Servicio (QoS) en pro de clasificar el trfico y darle al
mismo el tratamiento ms adecuado.
Teniendo en cuenta los costos actuales asociados a los traslados del personal tanto por
motivos de capacitacin, como tambin por reuniones de trabajo gerenciales, consecuencia
de la distribucin del personal en todo el pas, surge la necesidad de implementar una
solucin que permita brindar una alternativa a la realidad actual.
MTM Telecom busca implementar una solucin para mejorar las herramientas de gestin, y
atacar la problemtica actual en lo referido a costos debidos a tiempos improductivos,
traslados, tiempos de toma de decisiones conjuntas y todas aquellas actividades que
requieran de comunicacin entre personal de diferentes puntos del pas que puedan ser
sustituidas por estos mtodos de comunicacin.
En virtud de estos requerimientos planteados, se ha decidido analizar la posibilidad de
implementar una solucin que permita disponer de los nuevos servicios, utilizando los
recursos de equipamiento con los que se cuenta actualmente, definiendo la escalabilidad de
la solucin y los costos de inversin asociados.

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2.
Objetivo
Implementar un sistema unificado de comunicaciones sobre la red IP corporativa con la

integracin de voz, video y datos en las 23 sucursales principales cuyo bw disponible es
mayor a 4 Mbps.
3.
Entorno estratgico (Finalidades)
Las finalidades planteadas para este proyecto son:
Realizar videoconferencias, integrar el telfono y el correo corporativo, realizar

tele-educacin con trfico en tiempo real, contactar al personal independientemente de
su ubicacin fsica, utilizando la red corporativa como transporte para estos servicios
corporativos.
Lograr mayor productividad del personal, al disponer de herramientas que les permiten
optimizar tiempos (Ej. disminucin de los tiempos de traslados).
Bajar los costos para MTM como consecuencia de la disminucin de viticos por
traslados a reuniones o cursos presenciales. La empresa lleva estadsticas de cantidad
de traslados y viticos en el sistema de gestin de personal.
Mejorar las herramientas de gestin de la empresa, al disponer de herramientas para

facilitar las comunicaciones internas entre el personal y fomentar el uso de estas
nuevas tecnologas para compartir conocimientos y experiencias.
El desarrollo del proyecto se realizara dentro de las instalaciones propias de MTM, que
dispone adems de la logstica para el almacenamiento de los insumos necesarios en el
proyecto.
4.
Criterios de xito
4.1.
Criterios de xito del proyecto:
4.1.1
Disminucin de al menos un 25% de los traslados y viticos por motivos de

reuniones o capacitacin para aquellos sitios donde se implementan los nuevos
servicios de video conferencia y tele-educacin. Las medidas de este criterio de xito
se harn teniendo en cuenta las siguientes variables e indicadores:
Traslados:
CTa = Cantidad de traslados de personas durante el primer trimestre del ao 2010 para
aquellos sitios donde se implementar videoconferencia.
CTb = Cantidad de traslados de personas durante el primer trimestre del ao 2011 para
aquellos sitios donde se implement videoconferencia.

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Indicador = (CTb / CTa) < 0.25
Viticos:
CVa = Cantidad de viticos durante el primer trimestre del ao 2010 para los sitios
donde se implementar videoconferencia.
CVb = Cantidad de viticos durante el primer trimestre del ao 2011 para los sitios
donde se implement videoconferencia.
Indicador = (CVb / CVa) < 0.25
En el ltimo trimestre de ejecucin del proyecto, se asignarn tareas en la EDT que
permitan realizar las medidas necesarias para obtener dichos indicadores.
4.1.2
Medida de la utilizacin y nivel de mejora de las comunicaciones internas,

realizada en base a encuestas de opinin de los usuarios interesados en el uso de
estas herramientas. En los ltimos tres meses del proyecto se llevarn a cabo
encuestas abarcando a todo el personal que dispone de los nuevos servicios a los
efectos de obtener la percepcin desde el punto de vista del usuario. El criterio de
satisfaccin esta dado por la obtencin de los siguientes porcentajes:
De la poblacin con acceso a la nueva tecnologa de

comunicaciones
Mas de
La conoce y sabe que existe
90%
Ha recibido capacitacin sobre como utilizarla

La capacitacin recibida ha resultado suficiente para saber
utilizarla
Confa en este mtodo de comunicacin
Opina que resulta una herramienta til para evitar traslados
De la poblacin que usa la nueva tecnologa de
comunicaciones
80%
60%
No tiene dificultades para utilizarlo

Tiene tiempos de respuesta aceptables
Ha evitado al menos el 25 % de los traslados
No ha experimentado dificultades tcnicas en el uso de recursos
No ha experimentado problemas por falta de recursos
Ha obtenido asistencia tcnica siempre que fue necesario en
tiempo y forma
4.2.
65%
50%
Mas de
80%
60%
50%
70%
70%
80%
Criterios de xito del producto:
4.1.3 Disponibilidad de al menos 99.9 % de los nuevos servicios, La disponibilidad se

mide a travs de un sistema centralizado de alarmas con el que cuenta
actualmente MTM Telecom, durante el ltimo semestre del proyecto.

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4.1.4 La disponibilidad de los servicios/aplicaciones existentes de MTM no se vern
afectados por los nuevos servicios. Las medidas de criterio de xito se realizarn
teniendo en cuenta los siguientes indicadores:
CSa = disponibilidad de los servicios durante el ltimo trimestre del ao 2010.

CSb = disponibilidad de los servicios durante el primer trimestre del ao 2011.
Indicador = (CSb / CSa) 1
4.1.5 Las medidas de performance de la red para los sitios donde se implementan los
nuevos servicios cumplen:
Delay menos a 15 mseg
Jitter menor a 3 mseg
Tasa de paquetes perdidos menor a 4 %.
Los criterios de xito del producto sern medidos usando las herramientas con las que cuenta
MTM y asignado una tarea al grupo de tcnicos de proyecto en la EDT, durante el ltimo
trimestre del ao 2010 y el primer trimestre del ao 2011.
Actores
Personal de la empresa MTM Telecom:
Jefes y equipos de tcnicos responsables de:
Usuarios de los servicios, Gerentes, Jefes y funcionarios de Montevideo e interior del pas.
Administradores la red corporativa

Administradores de servidores
Instaladores de equipos
Soporte de software
Responsables de Salas
Usuarios de los servicios que dejan de cobrar viticos como consecuencia de la

implementacin de esta solucin.
Centro de Capacitacin
Personal encargado de las compras.
Personal encargado de autorizar la inversin:
Directorio
Gerente de Informtica
Personal externo a la empresa MTM Telecom:
Proveedores de soluciones integrales de software. (Tanto para servidores y equipos de

escritorio).
Proveedores de hardware (cmaras, telfonos IP, tarjetas de voz para equipos de
comunicaciones, micrfonos, parlantes, equipos con PoE).
Proveedor de servicios de red (Antedata).
Aduana

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Supuestos
Sobre el presupuesto:
El Directorio aprueba el presupuesto antes de 15/12/2009 para el proyecto en el

ejercicio 2010.
El presupuesto estimado y solicitado es suficiente para cubrir el proyecto y las
posibles variaciones consideradas.
Sobre el tiempo:
El tiempo para realizar la compra, desde que los tcnicos detallan las necesidades
hasta que se adjudica la misma es de 6 meses.
Los insumos que sean necesarios comprar, tienen un tiempo de entrega de 1 mes.
El tiempo para realizar la compra de cursos es de 2 meses.
El equipo de tcnicos que administran la red cuenta con horas para dedicar tiempo a
la implementacin del proyecto.
Existe disponibilidad de tiempo por parte de los tcnicos instaladores de MTM para
llevar a cabo los trabajos.
Sobre los recursos:
En el momento de implementar los nuevos servicios, los equipos de la red corporativa

soportan la carga de trfico extra y los nuevos protocolos a usar.
La documentacin de la red corporativa est actualizada y dispone de la informacin
de: capacidad de enlaces, versin de sistema de los equipos, caractersticas tcnicas
de los equipos (marca, modelo, memoria).
Se dispone de salas con mobiliario acorde para la realizacin de las
videoconferencias, tele-educacin, etc.
El proveedor dispone de personal idneo para brindar el soporte tcnico necesario.
Los tcnicos que integran el equipo de proyecto tiene conocimientos que les permite
realizar la implementacin del mismo.
Los tcnicos del equipo de proyecto no abandonan la empresa.
La empresa cuenta con personal para absorber las tareas de los tcnicos asignados al
proyecto en el perodo del 8 al 21 de octubre de 2009, dado que los tcnicos
asignados al proyecto estarn sobre-asignados, realizando un curso de 8 horas por
da.
Sobre la tecnologa:
No existe un cambio tecnolgico durante la implementacin que requiera modificar la

solucin original.
La entrega de equipos, placas o software por parte del proveedor es correcto y se
encuentra en perfectas condiciones.
No se produce la discontinuacin de la fabricacin de insumos que impacten sobre el
diseo de la solucin original.
Existe disponibilidad para realizar ampliacin de bw en aquellos lugares que lo
requieran

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Sobre el factor Humano:
5.
6.
Las gerencias estn de acuerdo con la utilizacin de estos nuevos mtodos de

comunicacin.
La gerencia prefiere que el personal sea ubicado a travs de un nico nmero de
telfono.
La capacitacin del personal usuario de los nuevos servicios les permite la utilizacin
de estas nuevas tecnologas.
Las videoconferencias y la tele-educacin pueden sustituir algunas de las instancias
que requieren la presencia del personal en lugares distintos a sus puestos de trabajo.
El personal prefiere permanecer en su lugar de trabajo que trasladarse.
Restricciones
Restricciones del Proyecto:
Se cuenta con un presupuesto total de U$S 150.000 y el mismo no puede ser

excedido.
Se cuenta con un presupuesto de U$S 20.000 para el ejercicio 2009.
El producto de este proyecto deber estar implementado en las condiciones
esperadas para el mes de diciembre de 2010.
El lder y el patrocinador del proyecto tienen una disponibilidad de 2 hrs. por da.
El equipo del proyecto tiene una disponibilidad de 4 hrs. por da.
EL comienzo de la implementacin de los nuevos servicios depende del avance del
proyecto de "Actualizacin de la red Corporativa".
7.1.
Restricciones del Producto:
La infraestructura de servidores y terminales de trabajo para este proyecto esta

definido y es el parque actual de MTM.
La implementacin tiene que estar realizada antes de un ao y medio para darle
mayor vida til, en funcin de los cambios tecnolgicos.
El software de videoconferencia debe soportar Multicast.
Gestin de Riesgos
Los riesgos identificados se plantean en la siguiente matriz, donde se detallan los conductores
identificados para cada evento y la valoracin del impacto, que indica que dimensin del
proyecto afecta: tiempo, costo, alcance.
4.1.
Identificacin de riesgos
Tipo
de
Riesgo
Descripcin
Presup
uesto
No se cuenta con la aprobacin del

presupuesto para el proyecto en el
ejercicio 2010.
Conductor del Evento
Valoraci
n del
Riesgo
El Directorio decide postergar este

proyecto debido a la prioridad de otros
proyectos en curso nuevos
Tiempo
Recorte presupuestario en MTM Telecom
Alcance

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Cambio de directorio el cual decide
suspender el proyecto
Proyecto
Aumento de costos del equipamiento

El presupuesto estimado y solicitado no es
suficiente para cubrir el proyecto.
El directorio no aprueba el presupuesto

antes de 01/10/2009.
El tiempo para realizar la compra, desde

que los tcnicos detallan las necesidades
hasta que se adjudica la misma
es mayor a 4 meses.
Los
insumos
que
sean
necesarios
comprar,
tienen
un
tiempo
de
entrega mayor a 1 mes.
Mala estimacin del presupuesto

Modificacin del tipo de cambio
Aumento de costo de los recursos
humanos
Costo
Costo
El Directorio no cuenta con informacin

suficiente para la aprobacin
Tiempo
La compra de equipamiento no pueda

realizarse dentro del tiempo planificado
Tiempo
Incumplimiento del proveedor con los

acuerdos del contrato
Falta de RRHH para la realizacin de los
procesos de compra.
Imputaciones de proveedores a la
adjudicacin
Demoras en la importacin y/o entrega de
equipamiento
Incumplimiento del proveedor con los
acuerdos del contrato
Tiempo
Tiempo
Tiempo
Atrasos en la planta de fabricacin

Tiemp
o
El tiempo para realizar la compra de

cursos es mayor a 2 meses.
El equipo de tcnicos administradores de

la red corporativa no cuenta con horas
para dedicar tiempo a la implementacin
del proyecto.
No existe disponibilidad de tiempo por
parte de los tcnicos instaladores de MTM
para llevar a cabo los trabajos.
Demoras para encontrar la configuracin

correcta para la implementacin en la red.
Recurs
os
En el momento de implementar los nuevos

servicios,
los
equipos
de
la
red
corporativa no soportan la carga de
trfico extra y los nuevos protocolos a
usar.
La documentacin de la red corporativa
no est actualizada y/o no dispone de la
informacin de: capacidad de enlaces,
caractersticas
tcnicas
de
los
equipos(versin del sistema, marca,
modelo, memoria)
El proveedor no dispone de personal
idneo para brindar el soporte tcnico
necesario.
No hay cursos disponibles a la fecha.

No hay docente disponible a la fecha.
El Personal de Compras se atrasa en la
gestin de la compra.
Aparicin de un nuevo proyecto ms
prioritario.
Las tareas ms prioritarias necesitan ms
horas de las planificadas dejando sin
tiempo a este proyecto
Tiempo
Asignacin de tareas ms prioritarias
Tiempo
Tiempo
Falta de experiencia en este tipo de

implementaciones.
El equipo tcnico no cuenta con
experiencia en el nuevo equipamiento que
se encuentra en produccin
Tiempo
Hubo fallas en el diseo original del

proyecto de actualizacin de la red
corporativa.
Tiempo
La documentacin
actualiza
acorde
estndares.
Tiempo
de
a
la red no se
procedimientos
Falta de capacitacin de los tcnicos de la

empresa
Tiempo
Falta de priorizacin del servicio a MTM

respecto a otros clientes del proveedor
Tiempo
Tcnicos con experiencia abandonan la
Tiempo

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empresa proveedora
Falta de experiencia en estos temas.
Los tcnicos que integran el equipo de
proyecto no tienen conocimientos que les
permite realizar la implementacin del
mismo.
Algn tcnico del equipo de proyecto

abandona la empresa
La empresa no cuenta con personal para
absorber las tareas de los tcnicos
asignados al proyecto en el perodo del 8
al 21 de octubre de 2009.
Huma
no
Las gerencias no estn de acuerdo con la

utilizacin de estos nuevos mtodos de
comunicacin.
Tiempo
Costo
Los tcnicos con los conocimientos

abandonan la empresa.
Mejora laboral (profesional o econmica)

Tiempo
No se coordinaron las tareas para que en

esa fecha otros tcnicos puedan absorber
el trabajo extra.
Los gerentes piensan que este tipo de
reuniones son improductivas.
Prefieren las reuniones presenciales para
negociar.
La gerencia no prefiere que el personal

sea ubicado a travs de un nico nmero.
de telfono
La capacitacin del personal usuario de
los nuevos servicios no les permite la
utilizacin de estas nuevas tecnologas.
Tiempo
Alcance
Alcance
Falta de capacitacin de los usuarios
Alcance
No se pueden utilizar los recursos como el

pizarrn, dibujos en papel, problemas con
el tamao, imposibilidad de borrar, etc.
Las
videoconferencias
y
la
tele-educacin no pueden sustituir alguna
s de las instancias que requieren la
presencia del personal en lugares distintos
a sus puestos de trabajo.
Resistencia de los docentes (o

convocantes)
Dificultades para el diseo
las presentaciones audiovisuales.
Alcance
Es difcil identificar a individuos dentro de

la audiencia.
No se sustituye el contacto personal,
apreciacin de gestos, etc.
No permite audiencias masivas
Los usuarios no utilizan los nuevos

servicios y prefieren trasladarse a pesar
de disponer de ellos.
La prdida del cobro de viticos resulta

prejuiciosa econmicamente.
Desmotivacin para el
videoconferencias
como
reunin.
uso de
mtodo
las
de
Apreciacin de que no resultan seguras

para mantener reuniones.
Son confusas, desordenadas y no se
puede hacer preguntas, o plantear ideas.
Miedo o timidez a las cmaras.
Terminan llevando demasiado tiempo y la
gente se va antes de que terminen, o
entra y sale distrayendo la atencin.
Alcance

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Son aburridas, no se capta la atencin de
la gente de la misma manera.
La solucin propuesta para el proyecto no

es la mejor alternativa tcnica posible
para el presupuesto estimado
Tecnol
oga
Financi
eros
En general se ven mal, demoran

demasiado, se cortan o hay que llamar a
los tcnicos muchas veces y eso dilata la
dinmica de la reunin.
Existe un cambio tecnolgico durante la
implementacin
Error en la definicin de la solucin
Alcance
Costo
Entrega de equipos, placas o software que

no sea el que se haya comprado, o se
encuentren defectuosos (provoca demoras
en el tiempo de implementacin)
Equivocaciones del proveedor, o faltas de

stock
Maltrato o defectos de fabrica en los
productos
Costo,
Tiempo
La discontinuacin de la fabricacin de
alguno de los insumos a comprar
Liberacin de nuevos productos, cambios

en empresas proveedoras, etc.
Costo,
Tiempo
El presupuesto original no es suficiente

El proveedor no cumple con los tiempo
establecidos
No se obtienen los mejores precios o
alternativas tcnicas porque no todos los
proveedores posibles se presentan
Modificacin en el tipo de cambio
Costo
Aumento de aranceles a la importacin
Costo
Montos
altos
en
multas
incumplimiento en contratos
Costo,
Tiempo
por
Costo
El clculo del impacto en trminos de prdidas econmicas resultaba demasiado complejo de

estimar; las perdidas por el no uso de la tecnologa, o por un cambio tecnolgico, requieren de
un relevamiento de datos de costos, movimiento de personal, cantidad de sobresueldos por
viticos, costo de tecnologas, y ventanas de oportunidad, con los cuales no contamos para
este trabajo, por esta causa realizamos la clasificacin en trminos de P x I 1 para no manejar
estimados muy lejos de la realidad.
4.2.
Valoracin de riesgos
Debido a la gran cantidad de riesgos encontrados durante la identificacin inicial, se defini

realizar el anlisis de los siguientes en base a la recomendacin de los docentes:
ID
Probabili
dad (P)
Casi
Nunca
15%
Usualmen
te
60%
Prob.
Impacto
(I)
Riesgo
La solucin propuesta para

el proyecto no es la mejor
alternativa tcnica posible
Los usuarios no utilizan los

nuevos servicios y
prefieren trasladarse a
pesar de disponer de ellos.
1 P x I, donde P = Probabilidad de que ocurra el evento,
Impacto
Alto
80%
Modificar la
solucin
original
Medio
60%
No se logre
disminuir los
traslados ni
los viticos
Descripcin
P=15, proyecto con 1 ao
de implementacin, es
poco probable que ocurra
un cambio tecnolgico
radical
I=80, si ocurre el cambio
tecnolgico, la empresa
apuesta en general a
disponer tecnologas
nuevas para preservar la
inversin.
P=60, la reduccin de
viticos impacta en los
beneficios econmicos & la
mala capacitacin puede
hacer que no sepan
I = Dado que ocurri el evento, cual es la probabilidad de que el impacto sea el definido.

Pgina 12
En
ocasiones
40%
Demoras para encontrar

la configuracin correcta
para la implementacin en
la red.
Bajo
40%
Atraso en el
tiempo de
implementac
in
Usualmen
te
60%
El proveedor no dispone
de personal idneo para
brindar el soporte tcnico
necesario.
Medio
60%
Demoras en
el tiempo de
implementac
in
Usualmen
te
60%
Los insumos que sean

necesarios comprar, tienen
un tiempo de
Medio
60%
Atraso en el
tiempo de
implementac
in
Casi
nunca
15%
El presupuesto estimado y
solicitado no es suficiente
para cubrir el proyecto.
Alto
80%
Cambio de
alcance
En
ocasiones
40%
El equipo de
tcnicos administradores
de la red
corporativa no cuenta con
horas para dedicar tiempo
a la implementacin del
proyecto.
Alto
80%
Atraso en el
tiempo de
implementac
in
utilizarse correctamente
I=60, por oposicin a
reduccin de viticos.
P=40, los tcnicos estn
actualizados
tecnolgicamente, pero
pueden surgir dificultades
por la falta de experiencia
con el nuevo equipamiento.
I=40, el tiempo de
realizacin para las tareas
tcnicas ser mayor al
estimado
P=60, hay pocas empresas
proveedoras en el mercado
local, y tienen poca
experiencia en este tipo de
implementaciones
I=60, Si el proveedor tiene
problemas de
configuracin, le insume
mayor tiempo resolverlo,
escalando al fabricante.
P=60, por lecciones
aprendidas de otros
proyectos anteriores
I= 60, el cronograma est
realizado considerando
esos tiempos.
P=15, La estimacin fue
muy detallada, est
realizada en base a precios
reales del mercado, se
prev estabilidad
econmica en el mercado,
no hay previstos recortes
de presupuestos
I=80, Si hay un cambio de
presupuesto, la empresa en
general apuesta a recortar
presupuesto
P=40, Tienen muchas
tareas, y realizan resolucin
de problemas sobre la red
cuando ocurren.
I= 80, tiene alto impacto en
el cronograma.
Se definen dos zonas para la valoracin de riesgos, que discriminan cuales son activos y
pasivos:
Probabili
dad
Criterio
100%
Siempre
80%
Casi siempre
60%
Usualmente
En
ocasiones
40%
ID
24-5
3

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15%
Casi nunca
0%
nunca
Impacto
4.3.
1-6
Despreciable
0%
Bajo
40%
Medio
60%
Alto
80%
Critico
100%
No afecta al
proyecto
Pone en riesgo
un incremento
bajo en costos
y/o tiempo
Pone en riesgo un
incremento
moderado en
costos y/o tiempo
o modifica el
alcance
Pone en riesgo
un alto
incremento en
costos y
tiempo o limita
el alcance
Evento que
pone en riesgo
el objetivo del
proyecto
Priorizacin de riesgos
En base a la valoracin de riesgos obtenida, aquellos riesgos que quedaron clasificados en el

cuadrante superior derecho, sobre rea roja, son sobre los cuales se realiza la planificacin de
la respuesta al riesgo.
ID
Riesgo
Estado
Los usuarios no utilizan los nuevos servicios y prefieren trasladarse a

pesar de disponer de ellos.
El proveedor no dispone de personal idneo para brindar el soporte
tcnico necesario.
Activo
Los insumos que sean necesarios comprar, tienen un tiempo de

Activo
El equipo de tcnicos administradores de la red corporativa no cuenta

con horas para dedicar tiempo a la implementacin del proyecto.
La solucin propuesta para el proyecto no es la mejor alternativa
tcnica posible
Activo
El presupuesto estimado y solicitado no es suficiente para cubrir el

proyecto.
Demoras para encontrar la configuracin correcta para la
implementacin en la red.
Activo
1
6
3
4.4.
Plan de respuesta a los riesgos
Activo
Activo
Pasivo

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Riesgo 2 - Los usuarios no utilizan los nuevos servicios y prefieren trasladarse
a pesar de disponer de ellos. (Activo)
Ya sea por la reduccin de cobros por viticos, por falta de capacitacin o de informacin sobre
la nuevas tecnologas, o por la natural resistencia al cambio, gran parte de los potenciales
usuarios pueden decidir no utilizarlas peligrando as entonces el alcance previsto para este
proyecto. Entre las razones mas significativas se encuentran:
Conductor del evento
Los
potenciales
usuarios
presentan
resistencia a los nuevos mtodos de
comunicacin, tanto para tomar, o dictar
clases, como para participar de reuniones por
medio de videoconferencias
Apreciacin de que no resultan seguras para
mantener reuniones
Las videoconferencias o clases son confusas,

desordenadas y no se puede hacer preguntas,
o plantear ideas, es difcil identificar a
individuos, los participantes presentan miedo o
timidez a las cmaras.
Las videoconferencias o clases terminan
llevando demasiado tiempo y la gente se va
antes de que terminen, o entra y sale
distrayendo la atencin.
Resistencia de los docentes:
No se pueden expresar ideas utilizando los
recursos como el pizarrn, dibujos en papel,
problemas con el tamao de la pantalla (mala
resolucin),
imposibilidad
de
borrar,
necesidad de escribir en ms de una hoja si el
texto es relativamente extenso, etc.
Dificultades para el diseo de las
presentaciones audiovisuales.
Es difcil identificar a individuos dentro de la
audiencia.
Cambios en la valoracin de la funcin docente.
No se sustituye el contacto personal,
apreciacin de gestos, etc.
En general se ven mal, hay que llamar a los

tcnicos muchas veces y eso dilata la dinmica
de la reunin.
Respuesta al riesgo (ver tareas 2.4.3 a 2.4.8)

Plan de difusin que alcance a la mayora de los
potenciales usuarios, que incluya demostraciones de
uso, que explique las funcionalidades, que haga
hincapi en los niveles de seguridad, y despeje los
miedos ms usuales respecto a los cambios propuestos
por esta solucin.
Plan de capacitacin que discrimine usuarios, alumnos,
docentes, y que contemple cada una de sus
necesidades mitigando los miedos, o faltas de
informacin.
Capacitacin de facilitadores, dndoles herramientas
para ordenar, y dirigir las reuniones para que resulten
ms efectivas. Incluir estas herramientas tambin como
parte de la capacitacin docente.
Regla de acceso donde una vez que comienza si se sale
de la videoconferencia o clase, no se puede volver a
entrar fuera de hora, para no provocar disturbios.
Capacitacin para los docentes que incluya informacin
de cmo utilizar los recursos, y como adecuar las clases
a esta nueva modalidad. Dndoles las reglas generales
que deben cumplir los materiales didcticos utilizados.
Relevamiento de que el
disponible, y procedimiento
mismos.
Instancias de involucramiento
principio para que se sientan
de mejora.
material este siempre

para la solicitud de los
con los docentes desde el
parte activa del proyecto
La capacitacin de facilitadores permitir mitigar este

fenmeno, enseando a mantener el contacto visual, el
manejo de la cmara, el rescate de los distrados, la
introduccin de recursos que centralicen la atencin. No
se eliminara por completo pero ayudara a la dinmica
de las clases.
Se designara que se cuente con un tcnico a
disposicin para el primer trimestre de la salida en
produccin, de modo que cualquier inconveniente
tcnico sea solucionado rpidamente sin interrumpir la
dinmica de las clases o charlas.
Estos riesgos se mitigan con la planificacin las tareas 2.4.3 a 2.4.8 en la EDT.
Riesgo 4 - El proveedor no dispone de personal idneo para brindar el

soporte tcnico necesario (Activo)
Respuesta al riesgo (ver tarea 2.1.1.2)

Pgina 15
En ocasiones los proveedores no cuentan con
personal capacitado y experto, por ser este un
mercado limitado y la evolucin de la
tecnologa demasiado dinmica.
Otro factor importante es la movilidad de
tcnicos en el mercado laboral, en donde
aquellos que cuentan con una buena
experiencia suelen ser muy codiciados para ir a
trabajar a empresas en competencia o en el
mercado exterior.
Exigencia de capacitaciones formales a los tcnicos de

la empresa proveedora en el contrato.
Evaluacin del currculum de los tcnicos durante el
anlisis evaluatorio de las ofertas, los mismos debern
exigirse al presentar la oferta de software o hardware.
Firma de acuerdos de servicio con multas asociadas a
una falta de cumplimiento de las condiciones de
soporte tcnico.
Usar recursos econmicos (recurso imprevisto) para la
contratacin de horas de consultora con especialistas
en el rea.
Con el fin de mitigar estos riesgos se planifico la tarea 2.1.1.2.
Riesgo 5 - Los insumos que sean necesarios comprar, tienen un tiempo de

entrega mayor a 1 mes (Activo)

Demoras en la entrega ya sea por problemas
en la importacin y/o entrega de equipamiento,
incumplimiento de los contratos por parte del
proveedor, o atrasos de la planta de fabricacin

Establecer multas en el contrato con la empresa
proveedora estableciendo claramente el tipo de multa o
el monto por cada da de atraso.
Se define mitigar este riesgo segn se planifico en la tarea 2.1.2.2 de la EDT.
Riesgo 7 El equipo de tcnicos administradores de la red

corporativa no cuenta con horas para dedicar tiempo a la implementacin
del proyecto. (Activo)

El personal no cuenta con horas suficientes, sea
por la aparicin de nuevos proyectos o tareas
con mayor prioridad, o bien la aparicin de
algn riesgo que incremente el tiempo
requerido por el proyecto.

Usar recursos econmicos (recurso imprevisto) para la
contratacin por un perodo de tiempo de tcnicos con
experiencia en implementaciones de tal porte.
Realizar convenios con la Universidad financiando
proyectos de fin de carrera para la realizacin de alguna
de las tareas del proyecto.
Con el fin de mitigar este riesgo se planifico la tarea 2.1.1.3.
Riesgo 1 - La solucin propuesta para el proyecto no es la mejor alternativa

tcnica posible (Activo)
En un proyecto como este de 1 ao y medio de implementacin, es poco probable que exista

un cambio de tecnologa radical de manera que sea necesario revisar el diseo. Sin embargo
siendo la tecnologa un rea de las ms dinmicas no es ilgico pensar en mitigar cualquier
tipo de riesgo u oportunidad que se presente a raz de un cambio de tecnologa en el medio del
proyecto.
Cambios importantes en la tecnologa de
manera que el diseo de la solucin propuesta
no sea la mejor alternativa o deje fuera
potenciales oportunidades de mejora de
servicios.
Respuesta al riesgo (ver tarea 2.1.2)

Designar tcnicos para que realicen vigilancia
tecnolgica (monitoreo de nuevas tecnologas,
patentes, investigaciones, etc.) a nivel mundial de
manera de anticipar cualquier cambio con un
margen de tiempo para que el mismo pueda ser
incorporado.

Pgina 16
Existe un tiempo entre la solicitud de compra,
las evaluaciones de oferta de los proveedores,
la eleccin, adjudicacin y luego entrega de los
componentes tecnolgicos de la solucin, que
pueden dejar a la misma desactualizada
respecto a las mejores alternativas del
mercado.
Establecer
clusulas
contractuales
con
los
proveedores de manera que, si existe un cambio
tecnolgico el mismo pueda ser incluido en la oferta
del proveedor.
Se define mitigar este riesgo segn se planifico en la tarea 2.1.2 de la EDT.
Riesgo 6 - El presupuesto estimado y solicitado no es suficiente para cubrir

el proyecto.

La estimacin inicial del presupuesto no es
correcta, ya sea por errores de los parmetros
de estimacin, cambios de cotizacin, cambios
de mercado financiero, o cambios de costos.

Establecer orden de prioridades definiendo cuales
son los lugares en donde es de suma importancia la
implementacin de los nuevos servicios e incluir en
el presupuesto un rubro de gasto para imprevistos.
Con el fin de mitigar este riesgo se planifico la tarea 2.1.7.
Riesgo 3 Demoras para encontrar la configuracin correcta para la

implementacin en la red. (Pasivo)
Se monitorea este riesgo, controlando el tiempo que insume realizar las configuraciones
en la red.

Falta de experiencia
implementaciones.
en
este
tipo
de
El equipo tcnico no cuenta con experiencia en

el nuevo equipamiento que se encuentra en
produccin

Capacitacin a los tcnicos que administran la red
en los temas referentes a esta implementacin (QoS,
Multicast)
Establecer asesoramiento con el equipo de soporte
tcnico del proveedor. Disponer del rubro imprevisto
en caso de requerir horas de consultara adicionales.
Con el fin de mitigar este riesgo se planifico la tarea 1.3.1.
4.5.
Valoracin del plan de respuesta a los riesgos
ID Riesgo
2 Los usuarios
4
5
7
PxI
Resultado
no utilizan los nuevos

servicios y prefieren trasladarse a pesar
de disponer de ellos.
40 x 60
El proveedor no dispone de personal

idneo para brindar el soporte tcnico
necesario
Los insumos que sean necesarios
comprar,
tienen
un
tiempo
de
entrega mayor a 1 mes
15 x 60
El equipo de tcnicos administradores

de la red corporativa no cuenta con
horas para dedicar tiempo a la
implementacin del proyecto
40 x 60
Al capacitar al personal segn sus

necesidades
y
difundir
correctamente disminuye a un
40% la probabilidad del riesgo
asociado al no uso.
Las exigencias a los tcnicos en
los contratos disminuyen la
probabilidad del riesgo a un 15%
Las multas propuestas para las
entregas
fuera
de
plazo
disminuyen la probabilidad del
riesgo a 15%
La
previsin
de
recursos
econmicos
para
la
posible
contratacin de tcnicos mitiga el
impacto sobre el cronograma a un
60%.
15 x 60

Pgina 17
La solucin propuesta para el proyecto

no es la mejor alternativa tcnica posible
El presupuesto estimado y
solicitado no es suficiente para cubrir el
proyecto
15 x 40
Se reduce la probabilidad del

impacto a 40%, al incluir las
mejoras tecnolgicas en los
pliegos.
15 x 60
La priorizacin de gastos y el uso

de fondo de excepcin permiten
mitigar el impacto a un 60%
Segn se muestra en la tabla anterior, a travs de tareas especficas se mitigan en distinta

proporcin los riesgos activos analizados.
Probabili
dad
Criterio
100%
Siempre
80%
Casi siempre
60%
40%
Usualmente
En
ocasiones
15%
Casi nunca
0%
nunca
Impacto
ID
3
1
27
45-6
Despreciable
0%
Bajo
40%
Medio
60%
Alto
80%
Critico
100%
No afecta al
proyecto
Pone en riesgo
un incremento
bajo en costos
y/o tiempo
Pone en riesgo un
incremento
moderado en
costos y/o tiempo
o modifica el
alcance
Pone en riesgo
un alto
incremento en
costos y
tiempo o limita
el alcance
Evento que
pone en
riesgo el
objetivo del
proyecto
Estos riesgos que ahora son todos pasivos se monitorean a lo largo del proyecto para anticipar
su ocurrencia y actuar para resolver el impacto de los mismos.
Objetivos Especficos - Entregables EDT

El proyecto se divide en dos fases, la primera para realizar el estudio de viabilidad, costos y
definicin de la solucin a implementar. Y la segunda para realizar la implementacin de la
solucin aprobada en la Fase 1.
1. Fase 1 Relevamiento de requerimientos, Estudio de Viabilidad tcnica,

Definicin de la Solucin tcnica, Anlisis de Costos.
1.1.
Obtener el detalle de los requerimientos de los usuarios (Jefes y

Gerentes), validado por los mismos.
Entregable:
EDT:
o Documento de requerimientos validado.

1.1.1. Relevar requerimientos de gerentes del interior que requieren videoconferencias.
1.1.1.1. Realizar entrevistas con gerentes del interior que requieran
videoconferencias.

Pgina 18
1.1.2. Relevar requerimientos de Centro de Capacitacin.
1.1.2.1. Realizar entrevistas con Jefe de centro de capacitacin por tele-educacin.
1.1.3. Relevar requerimientos con Gerentes de reas involucradas en el uso.
1.1.3.1. Realizar entrevistas con Gerentes de de las reas involucradas en el uso.
1.1.3.2. Relevar datos de traslados y viticos en el ao 2009.
1.1.3.3. Realizar entrevistas con gerentes de reas involucradas en la
implementacin de los nuevos servicios.
1.1.3.4. Realizar entrevistas con el rea financiera para obtener la cantidad de

traslados y viticos realizados durante el ao 2009.
1.1.4. Documentar el relevamiento realizado.
1.1.5. Validar requerimientos con usuarios y gerentes.
1.1.5.1. Realizar reuniones informativas.
1.1.5.2. Obtener la aprobacin de los requerimientos.
1.2.
Realizar anlisis de viabilidad tcnica, con la situacin actual de la

infraestructura de la red, el detalle de los sitios donde se puede implementar
los nuevos servicios, (sitios que cuenten con un bw adecuado y en los cuales
se pueda implementar QoS y Multicast).
Entregable:
EDT:
o Informe de viabilidad tcnica realizado

1.2.1. Realizar una revisin de la situacin actual de la red en lo referido a
infraestructura, anlisis de trfico, cpu, memoria, IOS.
1.2.1.1. Obtener un reporte con los datos de los anchos de banda y la utilizacin
de los enlaces.
1.2.1.2. Obtener un reporte con los datos de medidas de delay, jitter, tasa de
prdida de paquetes.
1.2.1.3. Obtener un reporte con los datos de CPU, memoria, IOS identificados por
sitio geogrfico.
1.2.2. Realizar anlisis de trfico.
1.2.3. Realizar anlisis de los sitios remotos que se encuentran aptos para soportar los
nuevos servicios.
1.2.4. Confirmar las sucursales donde se va a implementar la solucin en base al
cumplimiento de los requerimientos de red.
1.2.5. Documentar Anlisis.
1.2.6. Realizar informe de viabilidad tcnica.
1.2.7. Informe de viabilidad tcnica realizado.
1.3.
Obtener la solucin tcnica a implementar aprobada con el detalle de

las alternativas, ventajas y desventajas de cada una.
Entregables:
o
o
o
o
o
Anlisis de alternativas de implementacin realizado

Anlisis e costos realizado
Recomendacin de la solucin tcnica a implementar realizada
Aprobacin tcnica realizada
Aprobacin del presupuesto firmada
EDT
1.3.1. Capacitacin de los tcnicos (tarea para mitigar riesgo de supuesto de tcnicos
capacitados)
1.3.1.1. Averiguar cursos para los temas tcnicos especficos (Multicast QoS)

Pgina 19
1.3.1.2. Comprar los cursos (se terciariza2 la tarea)
1.3.1.3. Realizar los cursos
1.3.2. Investigar alternativas para la solucin tcnica.
1.3.2.1. Estudiar tecnologas existentes en el mercado.
1.3.2.2. Evaluar alternativas de software y hardware para video conferencias.
1.3.2.3. Evaluar alternativas de software y hardware para comunicaciones
unificadas.
1.3.2.4. Evaluar alternativas para el funcionamiento de requerimientos de

Tele-educacin en base al software utilizado por el Centro de Capacitacin.
1.3.2.5. Definir requerimientos de salas en donde se instalarn los servidores (aire
acondicionado, elctrica, cableado).
1.3.2.6. Documentar alternativas tcnicas.
1.3.2.7. Comparar las alternativas tcnicas
1.3.2.8. Realizar Anlisis de costos de las distintas alternativas para realizar la
implementacin (obtener precios del mercado).
1.3.2.9. Comparar la solucin tcnica y costos.
1.3.2.10.
Definir la solucin mas adecuada.
1.3.2.11.
Realizar Informe de la recomendacin tcnica con:
Solucin para Videoconferencia.
Solucin para Configuracin de Red.
Solucin para Comunicaciones unificadas.
1.3.2.12.
Presentar la solucin a Gerente de Informtica.
1.3.2.13.
Aprobar la solucin tcnica.
1.3.2.14.
Aprobar presupuesto.
2. Fase 2 Implementar la solucin aprobada en la Fase 1.

2.1.
Realizar Compras Necesarias
Entregables:
o
o
o
o
o
Informe tcnico sobre las compras aprobado.

Aprobacin de los pliegos de licitacin.
Pliegos de licitacin publicados.
Eleccin de las ofertas ms conveniente.
Adjudicacin de licitacin.
EDT:
2.1.1. Anlisis sobre las necesidades de compras.

2.1.1.1. Informe tcnico sobre la compra a realizar.
2.1.1.2. Informe tcnico sobre las clusulas necesarias para mitigar riesgos en lo
referido a cambios tecnolgicos durante la implementacin y que la/s
empresa/s proveedoras no cuenten con personal idneo para brindar soporte.
2.1.1.3. Plan de reserva de recursos econmicos de forma tal que sea posible
minimizar el riesgo asociado a que los recursos econmicos humanos no son
suficientes.
2.1.2. Escribir pliegos.
2.1.2.1. Escribir las especificaciones tcnicas de los pliegos.
2.1.2.2. Escribir las especificaciones legales de los pliegos con el fin de mitigar el
riesgo de que se presenten demoras en la entregas de los productos a
adquirir.
2.1.2.3. Aprobar pliegos.
2 La Compra del curso la realiza el personal de Compras.

Pgina 20
2.1.3. Recibir ofertas.
2.1.4. Evaluar de ofertas:
2.1.4.1. Evaluar alternativas de software y hardware para video conferencias.
2.1.4.2. Evaluar alternativas de software y hardware para cmaras IP, telfonos IP,
parlantes, micrfonos.
2.1.4.3. Evaluar alternativas de software y hardware para implementar Unified

Communications.
2.1.5. Realizar informe tcnico.
2.1.5.1. Realizar informe contable.
2.1.5.2. Realizar informe legal.
2.1.6. Adjudicar las ofertas ms convenientes.
2.1.7. Definir los lugares con mayor prioridad en donde es necesario poner en
produccin los nuevos servicios (dicha tarea esta planificada para mitigar el riesgo
de que el presupuesto no sea suficiente).
2.1.8. Recepcionar las compras y aprobacin de lo recibido.
2.2.
Tener instalado en produccin el software de videoconferencia y de

Unified Communications para los lugares habilitados.
Entregable:
o Software de videoconferencias instalado en produccin en servidores y
terminales clientes.
o Documentacin referida a: de configuracin de servidores y troubleshoouting
realizado.
o Procedimientos de cambios de configuracin realizados.
o Procedimientos de atencin de reclamos realizado.
EDT:
2.2.1. Acondicionar salas.
2.2.1.1. Instalar aire acondicionado en sala donde se instalaran los servidores de
videoconferencia.
2.2.1.2. Instalar elctrica en sala donde se instalaran los servidores de
videoconferencia.
2.2.1.3. Instalar cableado en sala donde se instalaran los servidores de
videoconferencia.
2.2.1.4. Instalar cableado, PCs, cmaras, micrfonos en las salas donde se
instalaran servidores y equipos de red.
2.2.2. Instalar servidores y software.
2.2.2.1. Instalar servidor de videoconferencias y realizar testeo.
2.2.2.2. Instalar software de video conferencia y realizar testeo.
2.2.2.3. Instalar servidor unified communications y realizar testeo.
2.2.2.4. Instalar software de unified communications y realizar testeo.
2.2.3. Realizar pruebas.
2.2.3.1. Armar maqueta de pruebas para videoconferencias.
2.2.3.2. Armar maqueta de pruebas para unified communications.
2.2.3.3. Realizar pruebas de videoconferencias.
2.2.3.4. Realizar pruebas de unified communications.
2.2.3.5. Documentar pruebas de videoconferencia.
2.2.3.6. Documentar pruebas de unified communications.
2.2.4. Pasar a produccin el servidor y el software de videoconferencias.
2.2.5. Pasar a produccin el servidor y el software de unified communications.
2.2.6. Realizar un Piloto de prueba.

Pgina 21
2.2.6.1. Definir el Piloto.
2.2.6.2. Implementar Piloto.
2.2.6.3. Aprobar Piloto.
2.2.7. Realizar procedimientos de:
Administracin de los servicios de videoconferencia.

Administracin de los servicios de unified communications.
2.2.8. Definicin de roles y responsabilidades de tcnicos para la administracin.
2.2.9. Elaborar plan de instalacin de dispositivos (cmaras, micrfono, parlantes) en
los PC's que participarn de videoconferencias y unified communications.
2.2.9.1. Definir los lugares a instalar los dispositivos.
2.2.9.2. Priorizar los lugares a instalar los dispositivos.
2.2.9.3. Instalar dispositivos (cmaras parlantes micrfonos) en PCs.
2.2.9.4. Configurar PCs.
2.2.9.5. Realizar tareas de encuestas en un espacio muestral adecuado las cuales
permitan monitorear la satisfaccin de los usuarios que cuentan con los
nuevos servicios.
2.3.
Disponer de la red configurada con QoS y Multicast para brindar

servicios de videoconferencia y tele-educacin.
Entregables:
o QoS implementada en la red corporativa.
o Multicast implementado en la red corporativa.
o Documentacin de configuracin de los equipos de al red y Troubleshooting
realizada.
o Procedimientos de cambios de configuracin en la red realizados.
o Procedimientos de atencin de reclamos realizado.
EDT
2.3.1. Armar maqueta de pruebas para QoS / Multicast.

2.3.1.1. Realizar pruebas de QoS/ Multicast.
2.3.1.2. Definir priorizacin y cantidad de clases de servicio a implementar.
2.3.1.3. Documentar Pruebas.
2.3.2. Elaborar plan de implementacin en toda la red.
2.3.2.1. Definir estrategia de aplicacin de cambios de configuracin en toda la
red.
2.3.2.2. Aprobar Plan de implementacin.

2.3.3. Realizar un Piloto de prueba.
2.3.3.1. Definir el Piloto.
2.3.3.2. Implementar Piloto.
2.3.3.3. Aprobar Piloto.
2.3.3.4. Realizar correcciones necesarias a la configuracin.
2.3.4. Realizar procedimientos de administracin de los servicios.
2.3.5. Definicin de roles y responsabilidades.
2.3.6. Implementar la solucin en toda la red.
2.3.6.1. Configurar QoS.
2.3.6.2. Configurar Multicast.
2.3.7. Realizar medidas de performance de red (delay, jitter, tasa de prdida de
paquetes).
2.3.8. Obtener medidas de disponibilidad de red.

Pgina 22
2.4.
Realizar procedimientos de Uso de Videoconferencia, Unified
Communications y configuracin de red
Entregables:
o Procedimientos de uso de Videoconferencias Unified Communications y
configuracin de red realizados
o Personal capacitado en el uso de los nuevos servicios
o Roles y Responsabilidades de uso definidos
EDT
2.4.1. Definir los servicios simultneos posibles por sucursal en donde se va a

implementar la solucin en base al cumplimiento de los requerimientos de red,
prioridades.
2.4.2. Definir roles y responsabilidades de uso de los nuevos servicios.
2.4.3. Designar un grupo de tcnicos de soporte durante el primer mes luego de
finalizada la implementacin para resolver problemas a la hora de usar los
servicios de videoconferencia teleducacin.
2.4.4. Definir procedimientos de uso de los servicios:
Videoconferencia
Comunicaciones Unificadas.
2.4.5. Capacitacin a Usuarios en el uso de las nuevas tecnologas.
2.4.6. Capacitacin de facilitadotes.
2.4.7. Seguimiento y relevamiento de disponibilidad de los materiales necesarios para
el Centro de Capacitacin.
2.4.8. Divulgacin de las nuevas tecnologas.
Organizacin del equipo de proyecto

El equipo de proyecto estar conformado por un patrocinador, un lder y tres tcnicos
asignados al equipo.
Patrocinador:
Teresa
Lder:
Jos
Miguel
Sandra
Gabriel
USUARIOS
Gerentes Involucrados en el Uso

Pgina 23
La Matriz RACI, muestra las responsabilidades a alto nivel:

Matriz RACI
Gerente
Gerentes
de
Involucrad
EDT
Actividad
Jos
Teresa
Informti
os en el
ca
uso
Documento de
1.1
R
I
A
requerimientos
Informe de
1.2
Viabilidad
I
R
A
tcnica
1.3.2. Aprobar la
I
R
A
13
solucin tcnica
1.3.2. Aprobar
A
I
R
14
presupuesto
R Responsable, A - Responsable Final, C - Consultado, I - Informado
Definicin de roles y responsabilidades:

Rol
Patrocinador
Persona
Teresa
Responsabilidad
Lder de Proyecto
Jos
Informar sobre el progreso del proyecto al Gerente de

Informtica de MTM
Dar soporte al Lder de Proyecto en cualquier asunto
que tenga que ver con el alcance y cronograma del
proyecto
Aprobar solicitudes de cambio
Asegurar la disponibilidad de recursos y soporte
necesarios para mantener el proyecto funcionando sin
problemas
Aprobar las entregas cumplidas durante el proyecto
Proponer la planificacin del Proyecto
Asegurar que la ejecucin cumpla la planificacin en
trminos de alcance, tiempo y costo.

Pgina 24
Planificar, organizar, dirigir y supervisar las
Equipo de
Proyecto
7.
Equipo del proyecto

asignado:
Administradores de
la red IP
corporativa.
Administradores de
Servidores
Instaladores de
Equipos
Soporte de
Software
Responsables de
salas de equipos.
actividades del Grupo de Proyecto

Mantener un control total sobre el alcance,
cronograma, presupuesto y entrega de todas las
entregas esperadas
Asegurar las normas de calidad
Tomar medidas en caso de temas de no cumplimiento
de la calidad
Dirigir el plan de gestin de riesgo.
Hacer un seguimiento de las entregas y de todas las
decisiones tomadas con respecto a las solicitudes de
cambios y temas pendientes
Mantener un contacto continuo con el Patrocinador de
Proyecto y proporcionar informes de estado del
trabajo realizado por el Grupo de Proyecto
Mantener las lneas de comunicacin abiertas entre
todos los participantes del proyecto
Notificar al Patrocinador de Proyecto sobre cualquier
discrepancia en la planificacin y presentar
recomendaciones para resolver estos temas
Hacer todos los actividades asignadas en el
cronograma:
Adquirir equipamiento necesario (redaccin de
pliegos, si es necesario, seleccin de adjudicatario)
Instalacin de equipamiento
Configuracin de equipamiento
Notificar al lder de proyecto de cualquier riesgo o

problema en completando el trabajo asignado
Gestin de Tiempos
Se defini como alcance para el estudio de la gestin de tiempo realizar el mismo para la Fase
1 de la EDT presentada. Se entiende adems que la complejidad de la Fase 1 es representativa
para aplicar las herramientas vistas en el curso. Para la gestin de tiempo se utiliz como
herramienta informtica de apoyo el MS Project.
Estimacin de tiempos, Asignacin de recursos

Pgina 25
Tomando como base las tareas definidas en la EDT, se realiza la estimacin de tiempo para
cada una en base a: la experiencia previa en tareas similares, lecciones aprendidas de otros
proyectos, consulta a tcnicos que desempean tareas similares. Luego se definieron las
precedencias mandatorias, y se asignaron los recursos a las tareas, acorde al calendario de
cada integrante del grupo de proyecto. Considerando adems la restriccin de tiempo para los
integrantes del proyecto (4 hrs. para los tcnicos y 2 hrs. para lder y patrocinador).
En la asignacin de
recursos humanos a
las tareas, se utilizan
conocimientos tcitos
referentes
a
los
conocimientos
tcnicos que posee
cada uno, de manera
de elegir el tcnico
ms apropiado para la
realizacin de cada
tarea.
Una
vez
realizada esta etapa,
nos encontramos con
sobre-asignacin
de
recursos humanos e
incumplimiento
del
tiempo de realizacin
de la Fase 1, acorde a
las restricciones planteadas para su finalizacin. La fecha de fin de Fase 1 result ser el 12 de
enero de 2010. En el Anexo I se adjunta el diagrama de Gantt para la Fase 1, obtenido antes
de redistribuir las tareas y los recursos.
Redistribucin de tareas y reasignacin de recursos

En el caso de sobre-asignacin de recursos:
3 Las precedencias utilizadas son Fin Comienzo.

Pgina 26
Se defini la precedencia discrecional entre la tarea 1.1 y la 1.2, debido a que dicha
sobre-dedicacin era consecuencia de la superposicin de tareas. Esta precedencia
provoc un atraso de 3 semanas en el entregable del hito 1.2.7.
La sobre-asignacin del recurso Teresa en tem 1.1 de la EDT se soluciona:

Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.1.1 y la 1.1.3
Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.1.3 y la 1.1.4.2 como fin
comienzo ms 2 das.
La sobre-asignacin del recurso Jos en tem 1.1 de la EDT se soluciona:

Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.1.2 y la 1.1.4.
Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.1.2 y la 1.3.1.
La sobre-asignacin del recurso Sandra, Gabriel y Miguel en tem 1.3 de la EDT se

soluciona:
Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.1.3 y la 1.1.5
Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.3.2.6 y la 1.3.2.7.
Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.3.1.3 y la 1.3.2.1.
Definiendo la precedencia discrecional entre la tarea 1.3.1.3 y las tareas 1.3.2.2,
1.3.2.3, 1.3.2.4
Para optimizar los tiempos del proyecto en pro de lograr cumplir la restriccin de fin para la
Fase 1, manteniendo la misma cantidad de recursos y evitando sobre-asignacin de los
mismos, se realizaron una serie de ajustes que se detallan a continuacin:
Identificamos que la tarea 1.3.1 (Capacitacin de los tcnicos), poda comenzar a

realizarse luego de finalizada la tarea 1.1.4 (Relevar datos de traslados y viticos en el
ao 2009.) y optimizar as tiempos ociosos de los tcnicos durante la compra de los
cursos necesarios para la Fase 2.
En la tarea 1.1.2.1, se elimin el recurso Teresa.
En la tarea 1.1.3.1, se elimin el recurso Jos.
En la tarea 1.1.4.2, se cambiaron los recursos humanos asignados.
En la tarea 1.1.6, se cambiaron los recursos humanos asignados.
Se elimina la precedencia entre la tarea 1.2 y la 1.3 dado que se encontr que la misma
no es mandataria, y se logra eliminar tiempo ocioso.
Se elimina la precedencia entre la tarea 1.3.1 y la 1.3.2 dado que se encontr que la
misma no es mandataria, y se define la precedencia discrecional entre 1.2.7 y 1.3.2
para no sobre-asignar recursos, logrando eliminar tiempo ocioso.

Pgina 27
Se aceptan las siguientes sobre-asignaciones al proyecto:
Participacin de los tres tcnicos (Miguel, Sandra, Gabriel) al curso del tem 1.3.1.3 de la
EDT, durante las dos semanas del 8 al 21 de octubre. Basado en el supuesto que la
empresa cuenta con personal que puede absorber las tareas de dichos tcnicos en ese
perodo.
En las tareas 1.1.6.1.1.2, 1.1.6.2 y 1.3.2.13 lo recursos Teresa y Jos dedican 1 y 2 hr.
adicionales a lo planificado. Sin embargo debido al tiempo ocioso que cuentan
entendemos es posible aceptar dicha sobre-asignacin.
En el Anexo II se adjunta el diagrama de Gantt que se obtiene luego de realizar el trabajo de

redistribucin de tareas y recursos.
Una vez finalizada la redistribucin de recursos y tareas se logra:
Cumplir con el tiempo de finalizacin de la Fase 1, (15/12/2009),

Minimizar la sobre-asignacin de los recursos humanos,
Obtener una holgura de 1 semana entre el 19 y 25 de agosto y otra entre el 8
y 15 de diciembre,
sin asignar recursos humanos adicionales al proyecto.
La fecha de comienzo para la Fase 1 es el 3 de agosto de 2009, acorde a la planificacin

realizada con los recursos asignados.
Gestin de Costos
La gestin de costos realizada para la Fase 1 del proyecto tiene en cuenta las horas del
personal del equipo de proyecto y los costos asociados a los insumos de las tareas
correspondientes a esta fase. A continuacin se muestra una tabla que describe el concepto y
los costos asociados a dicha fase.
Concepto
Tcnicos Administradores de la red de
MTM
Sandra
Gabriel
Miguel
Subtotal Honorarios tcnicos
Lder de Proyecto y patrocinador
Jos
Teresa
Subtotal Honorarios Lder y Patrocinador
Sala de reunin
Sala de reunin
Capacitacin
Curso de QoS
Curso de Multicast
Insumos de Oficina
Insumos de Oficina
Horas
U$/hr
Precio
unitario
U$
Cantid
ad
Subtota
l
280
254
264
798
6,25
6,25
6,25
6,25
4987,5
142,2
38,2
180,4
6,25
6,25
6,25
1127,5
2,5
15
37,5
4000
2000
1
1
4000
2000
1500
1500

Pgina 28
Traslados
Traslados a oficina del cliente
15
Total
60
13712,5
4570,8
Total
Fase 1
18282,3
Imprevisto de Fase 1 (1/3 del costo de

fase 1)
El monto total de la fase 1 es menor al monto asignado para el ejercicio 2009. Se defini
adems reservar por concepto de imprevistos U$ 4570, un tercio del costo de la Fase 1, segn
lo recomendado por Teora de Restricciones (TOC), de forma tal de disponer de recurso
financiero y minimizar riesgos.

Pgina 29
8.
Consideraciones
Es importante la intervencin de un grupo interdisciplinario para chequear que los objetivos

estratgicos de la empresa, los lineamientos de innovacin tecnolgica, y la percepcin de
necesidad de los usuarios, estn realmente alineados y representados en los criterios de xito
de los proyectos.
El anlisis y definicin de los criterios de xito resulto ser un punto crtico, donde fue evidente
que la insercin de una nueva tecnologa, puede a priori ser un cambio sencillo y manejable
por un grupo de tcnicos capacitados, pero que en si puede ser una palanca de cambio muy
grande en otros mbitos de la organizacin.
La definicin de las finalidades y los criterios de xito requiri pensar globalmente, no solo en
el marco de los limites inmediatos de la tecnologa, sino tambin de todas sus externalidades.
Es difcil mantener un equilibrio entre el esfuerzo (alcance, costo y tiempo) para actuar sobre
los riesgos (eliminando o mitigando) y el impacto real de no tomar acciones. Es decir, hasta
donde llegar con el anlisis de riesgos a priori no es sencillo de determinar. Por otro lado la
identificacin de riesgos se apoya, entre otras cosas, en la experiencia previa, y esto es en s
mismo un riesgo.
Lecciones Aprendidas
La importancia de considerar los tiempos de planificacin.
El tiempo que lleva hacer la planificacin de un proyecto, es mayor a lo que en un principio
esperbamos, cuando elegimos el proyecto pensamos en el conocimiento y la utilidad del
mismo, despreciamos el hecho de que nos alcanzara el tiempo para realizar la planificacin del
mismo durante el perodo del curso.
La etapa de formulacin y planificacin de un proyecto lleva tiempo e insume costos, as
tambin las tareas de gestin, documentacin y control. Es interesante considerar el tiempo y
costo de gestionar los proyectos, lo cual permitira ver tiempos y costos ocultos que suelen
desestimarse con frecuencia dentro de las organizaciones.
La importancia de un objetivo claro, especfico y acotado.
Al inicio se defini un objetivo que a primera vista pareci claro y acotado. Sin embargo al
avanzar en la planificacin del proyecto, en la estimacin de tiempos y costos, surgieron dudas
que hicieron reveer el mismo, dado que en realidad tena indefiniciones. Es importante ver que
los objetivos claros, bien definidos, acotados y realizables dan un marco ms seguro y con
mayores probabilidades de xito.
La planificacin del proyecto es un proceso que esta en continua retroalimentacin.
Por ejemplo cuando estamos gestionando los tiempos, nos damos cuenta de que faltaron
supuestos, lo que a su vez genera riesgos, que pueden implicar agregar tareas a la EDT. Es un
proceso continuo de perfeccionamiento de la planificacin, que hace estar reviendo todas las
partes cada vez que se realiza un cambio.
La necesidad de medir los criterios de xito llev a incluir nuevas tareas, que a priori no habian
sido vislumbradas.
Al definir la finalidad encontramos algunos parametros subjetivos, muy dificiles de medir de
manera objetiva, como es el caso de la mejora de la productividad. No siempre todas las
finalidades son facilmente medibles a travs de criterios objetivos, o no se cuenta con la
informacin para hacerlo.

Pgina 30
La estimacin de la duracin de una tarea, est ligada a los recursos humanos

disponibles para su realizacin. Cuando la estimacin de la duracin de una tarea en horas
es menor a la dedicacin que tiene la persona asignada por da, la estimacin es ms exacta
que cuando la tarea sobrepasa ese lmite, debido a nuestros modelos mentales, incorporamos
implcitamente en la estimacin, el tiempo que pueden estar dedicados los recursos humanos a
la misma, y no la duracin real de la tarea, lo cual nos condujo a un error inicial en la
estimacin.
Ms all de que la redistribucin es necesaria para ajustar los tiempos y recursos de las
tareas del proyecto. Es til para revisar la planificacin del mismo, en el sentido que nos
permite cuestionarnos si las precedencias planificadas son realmente mandatorias. Con
la debida precaucin de no eliminar una precedencia realmente necesaria.
Las dificultades de diferenciar los lmites del proyecto
Encontramos dificultades para diferenciar correctamente los costos para el proyecto y
para la organizacin donde se ejecuta. Lo cual es importante para poder realizar un estudio
de viabilidad y evaluar el costo del proyecto versus el valor ganado como concecuencia de su
implementacin.
La realizacin de proyectos tiene particularidades en lo referente a la organizacin del equipo
de proyecto, en la cual es muy difcil lograr el equilibrio de la distribucin de recursos
humanos compartidos debido a conflictos entre jefes jerarquicos y jefes de proyecto,
cuando en la organizacin co-existen la estructura jerrquica y la matricial.
Las herramientas vistas en el curso no siempre son aplicables si deseamos optimizar el
rendimiento de los recursos humanos asignados a varios proyectos, cuando dentro de la
organizacin no es posible lograr separar al personal de ciertos roles, que les impiden
dedicacin full-time a un proyecto.
La ganancia de las experiencias previas
Las estimaciones no son un tema menor porque dan las dimensiones reales del proyecto, tanto
en trminos de costo como de tiempo, para lo cual se requiere de la comprensin real de las
tareas del proyecto.
En la realizacin del presente trabajo, fue importante la experiencia previa en proyectos
similares de sus integrantes. Pudimos reconocer que se gana mucho conocimiento tcito (tanto
del proyecto como de la organizacin) que se incorpora en la participacin de cada proyecto.
Por eso generar una base de conocimiento con estas experiencias correctamente
documentadas ayuda a contribuir grandemente al aprendizaje en equipo en el marco de
la gestin de proyectos. Sin embargo sta no es una prctica habitual en las organizaciones
que hemos participado.
La influencia de los Modelos Mentales
El presente trabajo se realizo sobre un proyecto de tecnologa, es interesante observar que los
impactos debido a riesgos escapan exclusivamente de la dimensin tcnica. Para un grupo
tcnico es dificil identificar riesgos que no estn relacionados a la tecnologa, por lo cual
generalmente a los mismos no se les da la relevancia que tienen. Rescatamos la importancia
de la intervencion de un grupo interdisciplinario en la gestin de proyectos.
Los supuestos fueron revisados varias veces a lo largo de todo el trabajo, hay muchas cosas
que tenemos incorporadas y que ni siquiera nos las cuestionamos, hay que tener cuidado
puesto que un supuesto no identificado puede ser un riesgo no gestionado.
El anlisis de riesgos, puso en evidencia que las relaciones de este proyecto con la
organizacin eran ms complejas de lo previsto al principio. Pudimos detectar que estbamos
desencadenando un posible cambio de paradigma en la educacin dentro de la organizacin,
que generaba distintos tipos de riesgos que nada tenan que ver con cuestiones tcnicas.
Inclusive algunos asociados a conflictos como por ejemplo el cambio de la valoracin docente,
las resistencias propias de las personas, las situaciones de cobro de viticos como

Pgina 31
sobresueldos, los problemas de flujo de informacin y otros no tan significativos, pero que a
priori no tenamos idea de gestionarlos.
9.
Glosario
Backbone Grupo de equipos de gran porte en en nucleo de la red que estn interconectados.
Chat Comunicacin escrita realizada de manera instantnea a travs de una red IP entre dos o
ms personas.
Delay Tiempo de demora/retraso.
Internet Conjunto descentralizado de redes de comunicacin interconectadas, que utilizan la
familia de protocolos TCP/IP.
ISP Proveedor de Servicios de Internet
IP Protocolo de Internet.
IOS Internetwork Operating System
Jitter Variacin en las demoras (retrasos)
O&M Operacin y Mantenimiento
PoE Power over Ethernet.
Red Corporativa Red empresarial la cual puede estar aislada o no de Internet.
Streaming Referido a ver u or un archivo directamente en una pgina web sin necesidad de
descargarlo al ordenador.
TCP Protocolo de Control de transmisin.
Telfono IP Terminal que permite la realizacin de llamdas usando VoIP, stos pueden ser
implementados tanto en software como en hardware.
Troubleshooting pasos para resolver una serie de problemas ya conocidos
Unified Communications plataforma que permite unificar sistema de voz video y mensajeria
Videoconferencia Comunicacin simultnea bidireccional de audio y vdeo, permitiendo
mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre s.
VoIP Voz sobre IP.
WAN Red de rea Amplia.

Pgina 32
Referencias
[1] Material del curso Mtodos de Gestin de Proyectos 2009

[2] PMBOK Guide

Pgina 33
Anexo I

Pgina 34
Anexo II

Ejemplo de Planificacion de Un Proyecto

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