QUALITY PROCEDURE

LOGO
Title :

Document No. : QP PK2 - 01

Revision No.
: 00
Date of Issue
: 1 Sept 2012
Page
: 1 of 4

SURAT MENYURAT

SURAT MENYURAT

Prepared by :

Reviewed by :

Approved by :

Pembantu Ketua II

SPMI

Ketua

1. TUJUAN

QUALITY PROCEDURE

LOGO
Title :

Document No. : QP PK2 - 01

Revision No.
: 00
Date of Issue
: 1 Sept 2012
Page
: 2 of 4

SURAT MENYURAT

Quality Procedure (QP) Surat-Menyurat bertujuan untuk memberikan pedoman

dalam mengendalikan surat masuk dan surat keluar di lingkungan kerja STIE
____.
2. RUANG LINGKUP
Quality Procedure ini mengatur pengendalian Surat masuk, Surat keluar,
Pengumuman, dan penerbitan Surat Keputusan.
3. TANGGUNG JAWAB
3.1 PUKET II STIE ____ bertanggung jawab terhadap sistem pengendalian surat
masuk yang didisposisi dan surat keluar yang ditanda tangani.
3.2 Kepala Bidang bertanggung jawab terhadap surat yang didistribusikan dan
terhadap surat yang hendak mendapat persetujuan Direktur/yang mewakili
STIE ____.
4. DEFINISI
5. REFERENSI
5.1 Quality Manual STIE ____
5.2 Standard Penomoran Surat-Menyurat
6. URAIAN PROSEDUR
6.1. Surat Masuk
6.1.1. Tiap surat (eksternal) yang masuk ke Puket II dicatat kedalam Logbook
Surat Masuk (LB-PK2-01-01) untuk melakukan penomoran surat, tanggal
surat masuk, mencatat isi surat/pokok surat dan kendali surat.
6.1.2. Puket II memfollow up surat yang masuk dan melakukan disposisi surat
dalam lembar disposisi surat (F-PK2-01-02).

Document No. : QP PK2 - 01

Revision No.
: 00
Date of Issue
: 1 Sept 2012
Page
: 3 of 4

QUALITY PROCEDURE

LOGO
Title :

SURAT MENYURAT

6.1.3. Puket II menggandakan Surat Masuk tersebut dan Asli didistribusikan ke

bagian terkait dengan menggunakan LogBook Ekspedisi Surat Masuk (LBPK2-01-02) dan Copy diarsipkan.
6.2. Surat Keluar, Surat Keputusan, Pengumuman
6.2.1. Bagian terkait membuat konsep surat/Surat Keputusan/Pengumuman.
6.2.2. Isi surat/Surat Keputusan/Pengumuman kemudian diperiksa oleh Puket II
(untuk surat keluar STIE ____ ) dan Ka. Akademik (Untuk surat yang
bersifat intern) dengan memberikan paraf.
6.2.3. Direktur atau yang mewakili (MR atau Pembantu Ketua II) melakukan
pengesahan terhadap surat/Surat Keputusan/Pengumuman tersebut.
6.2.4. Surat/Surat Keputusan/Pengumuman yang telah disetujui kemudian
didaftarkan ke dalam LogBook Agenda surat (LB-PK2-01-01) untuk surat
keluar, ke dalam LogBook Surat Keputusan (LB-PK2-01-03) untuk Surat
Keputusan dan ke dalam LogBook Pengumuman (LB-PK2-01-04) untuk
Pengumuman

diberikan

penomoran.

Kemudian

digandakan.

Asli

didistribusikan dan copy diarsipkan.

6.2.5. Bagian terkait mengirimkan surat-surat tersebut ke tujuan masing-masing
dengan dilampirkan LogBook Ekspedisi (LB-PK2-01-02).
7.

8.

CATATAN MUTU
7.1.

Form Lembar Disposisi Surat

: F- PK2-01-01

7.2.

Logbook Agenda Surat

: LB-PK2-01-01

7.3.

LogBook Ekspedisi Surat Masuk

: LB-PK2-01-02

7.4.

LogBook Agenda Surat Keputusan

: LB-PK2-01-03

7.5.

LogBook Ekspedisi Pengumuman

: LB-PK2-01-04

DIAGRAM ALIR

Document No. : QP PK2 - 01

Revision No.
: 00
Date of Issue
: 1 Sept 2012
Page
: 4 of 4

QUALITY PROCEDURE

LOGO
Title :

SURAT MENYURAT

A. Surat Masuk
DIAGRAM ALIR

AKTIVITAS

PENANGGUNG
JAWAB

DOKUMEN
TERKAIT

Mengagendakan
Surat Masuk

Puket II

LB-PK2-01-01

Disposisi Surat

Puket II

F- PK2-01-01

Distribusi ke Bagian
Terkait

Puket II

LB-PK2-01-02

Puket II

Penggandaan &
Pengarsipan

B. Surat Keluar, Surat Keputusan, Pengumuman

DIAGRAM ALIR

AKTIVITAS

PENANGGUNG
JAWAB

DOKUMEN
TERKAIT

Mengkonsep Surat
Keluar

Bagian Terkait

Memeriksa Konsep
Surat Keluar

Puket II

Penandatanganan
Surat

Ketua/Perwakilan

Memberi Nomor
Surat Keluar

Puket II

LB-PK2-01-01
LB-PK2-01-03
LB-PK2-01-04

Penggandaan &
Pengarsipan

Puket II

LB-PK2-01-04