Manual de Procedimientos Ejemplo

Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
DULCEBRIJES
DULCES TIPICOS MEXICANOS
Gerente General
Departamento gerencial de la empresa
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
En materia de cada rea laboral.
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Gerente General
Departamento gerencial de la empresa
Manual de procedimientos en materia de
cada rea laboral
CONTENIDO DEL MANUAL
INTRODUCCION
APROBACIN TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL
INTRODUCCIN
OBJETIVO DEL MANUAL
PROCEDIMIENTOS
Procedimientos de recursos humanos

- contratacin de nuevo personal
- capacitacin de nuevo personal
Procedimientos de finanzas
- pago de nomina a empleados
- pago de facturas a proveedores
Procedimientos de produccin
-
Procedimientos de ventas
-
GLOSARIO
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
INTRODUCCIN
El presente Manual de Procedimientos tiene como propsito contar con
una gua clara y especfica que garantice la ptima operacin y
desarrollo de las diferentes actividades de la empresa -------- en el
desarrollo de dulces artesanales en el estado de Mxico, zona oriente,
sirviendo como instrumento de apoyo y mejora organizacional.
Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones
de los procedimientos a seguir para cada actividad laboral, promoviendo
el buen desarrollo organizacional cumpliendo con los procedimientos
ms ptimos para el logro del posicionamiento de la empresa ------- en el
mercado de dulces artesanales. Contemplando el desarrollo de
procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo y formatos
utilizados; cabe sealar que este documento est sujeto a actualizacin
siempre y cuando se presenten variaciones en la ejecucin de los
procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura
orgnica de la organizacin, o bien en algn otro aspecto que influya en
la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
APROBACIN TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL

El manual de procedimientos denominado Dulcebrijes constituido
por 1 tomo, con fecha de implantacin del mes de Junio del 2012,
actualmente regula las areas de recursos humanos, finanzas,
produccin y ventas, elaborado por sub gerencia general, revisado por
gerencia general y autorizado por el gerente general obtenindose de la
Secretaria de Planeacin y/o del departamento de Desarrollo
Institucional del registro oficial 01253DLCS con el cual, el departamento
antes citado, da su aprobacin en cuanto a la estructura tcnica de este
manual.
El presente documento, se incorpora el manual de procedimientos

con la finalidad de dar formalidad institucional al manual, cuya custodia
esta a cargo de la gerencia general.
ELABOR
AUTORIZO
REVIS
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS
26 de Junio del 2012.
El manual de procedimientos denominado Dulcebrijes en vigor a partir

del da 26 de junio presenta cambios en los procedimientos que a
continuacin se enuncian:
PROCEDIMIENTO
BREVE DESCRIPCIN DEL

CAMBIO
- contratacin de nuevo
personal
- capacitacin de nuevo
personal
- pago de nomina a
empleados
- pago de facturas a
proveedores
El departamento recibe pro primera vez el manual ya que es la 1ra

edicin, esta no presenta ninguna modificacin.
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
JEFATURA DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE CRDITO Y COBRANZA
Manual de procedimientos
en pago de facturas a proveedores
Revisin de las facturas para ser aprobadas

a pago a proveedores
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Junio del 2012
Procedimiento
para la revisin de facturas para pago a proveedores
ndice
Objetivo del procedimiento

Normas de operacin
Descripcin de actividades
Diagrama de flujo
Anexos
7
8
9
10
11
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento
Revisar adecuadamente las facturas de los proveedores para que exista

control y pueda ser efectuado su pago.
Mantener el control del flujo de efectivo en actividades de venta y
compra dentro y fuera de la organizacin.
Analizar los rubros de los estados financieros de la organizacin para la
oportuna deteccin de debilidades econmicas dentro de la misma.
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento
Normas de operacin
Revisar que en las facturas vengan los datos perfectamente

redactados.
Revisar que los datos sean claros y precisos.
Las facturas a revisin ser solo en los das especificados.
La revisin de las facturas durara como mximo 2 das.
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para la revisin de facturas para pago a proveedores.
No
.
1
Responsable
Actividad
Depto. De crdito
y cobranza
Recibir las facturas de los proveedores en los

das especificados
Depto. De crdito
y cobranza
Verificar que los datos sean claros, precisos y

correctos
Depto. De crdito
y cobranza
Depto. De crdito
y cobranza
Depto. De crdito
y cobranza
Si los datos son incorrectos informar al

proveedor para que la factura vuelva a
realizarse
Volver a verificar los datos
Si los datos son correctos, mandarlos con el

jefe del rea para que el pago sea aprobado
Depto. De crdito
y cobranza
Avisar al proveedor que su factura ah sido

aceptada
Depto. De crdito
y cobranza
Preparar el pago de la factura al proveedor,

este se pagara con cheque
Depto. De crdito
y cobranza
Sacar una copia de la factura as mismo como

al cheque con el que se pagara la factura para
futuras aclaraciones
Proveedor
Ir el da que se le cito por su pago

correspondiente a la factura
10
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para la revisin de facturas para pago a proveedores
Depto. De crdito y cobranza
Proveedor
Inicio
Recibir facturas
Verificar datos
1
2
Regresarla al provedor , volver a realizarla

3
Datos correctos?
Verificar datos nuevamente

4
Pago autorizado
Avisar al proveedor de su pago

6
7
Preparar el cheque al proveedor
8
Sacar copias
Ir por el pago
Fin
11
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes

Anexo: que debe d contener la factura a revisin

Anexo: como debe de llenarse el cheque de pago al proveedor
12
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
JEFATURA DE FINANZAS
13
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
en pago de nminas a empleados
Realizar el pago de la nomina a los empleados de acuerdo a su salario

diario integrado.
Junio del 2012
14
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento:
para el pago de la nomina a los empleados
ndice

Normas de operacin
Diagrama de flujo
Anexos
15
16
17
18
19
15
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento:
Realiza adecuadamente las nminas de los empleados respecto a su

salario para que el monto del pago sea justo y correcto.
Realizar el registro de pagos de nmina de empleados para llevar un
control interno de estas.
Optimizar el pago de trabajadores con las utilidades dentro de la
empresa por su trabajo.
16
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento:
Normas de operacin
Realizar las nominas correctamente con sus prestaciones

correspondientes
Dar las nominas a los empleados en tiempo y forma.
Todas las horas extras se pagaran al doble
Los das festivos la jornada laboral se les pagara al triple.
17
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para el pago de la nomina a los empleados.
No
.
1
Responsable
Actividad
Depto. De crdito
y cobranza
Checar las listas de los trabajadores y ver los

das laborados
Depto. De crdito
y cobranza
Hacer el calculo aritmtico sobre el sueldo base

para sacar sus prestaciones
Depto. De crdito
y cobranza
Si se tienen horas extras, se pagaran al doble y

debern ir anexas en la nomina
Depto. De crdito
y cobranza
Verificar que los datos en la nomina sean

correctos
Depto. De crdito
y cobranza
Si los datos son correctos, mandarlos con el

jefe del rea para su revisin
Depto. De crdito
y cobranza
Si son aprobados, pedir la autorizacin del pago

a la jefatura de finanzas
Depto. De crdito
y cobranza
Depto. De crdito
y cobranza
Preparar el pago con cheque a los empleados
Empleado
Ir el da de pago pro su nomina, su pago,

revisarlo y firmar de recibido.
Sacar una copia de la nomina as como al

cheque con el que se pagara la nomina para
futuras aclaraciones
18
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Depto. De crdito y cobranza
Empleado
Inicio
Checar listas
Calculo aritmtico
1
2
Horas extras?
Se pagan al doble 3
Verificar datos en la nomina

4
Revisin jefe de rea 5
Autorizacin del pago de nomina

6
7
Preparar la nomina y el pago
8
Sacar copias
Ir por el pago de la nomina 9
Fin
19
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes

Anexo: como se debe de llenarse la nomina
20
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes

Anexo: como debe de llenarse el cheque de pago para el empleado.
21
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
JEFATURA DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO
en reclutamiento de nuevo personal
Capacitacin del nuevo personal para laborar

en la empresa.
Junio del 2012

22
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento
para la capacitacin de nuevo personal
ndice

Normas de operacin
Diagrama de flujo
23
24
25
26
23
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento
Capacitar al nuevo personal para dar cumplimiento a las actividades

laborales que se le sean asignadas.
Contar con personal calificado para el desarrollo de actividades
especficas dentro de los procesos de desarrollo en la elaboracin de los
dulces artesanales.
Mantener al personal actualizado respecto a los cambios y mejoras
adecuadas a las actividades desarrolladas por los mismos dentro de la
organizacin.
24
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento
Normas de operacin
Si se tiene alguna duda requerir la asesora del supervisor o

capacitador
Mantenerse al margen de las actividades que se tengan que

realizar
Integrarse al equipo de trabajo y laborar en equipo
Procedimiento:
No
.
1
Responsable
Actividad
Capacitador
Darle el manual de la empresa, as como

mostrarle la misma.
25
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Capacitador
Dar la visin y misin que tiene la empresa,

as como mostrarle las metas que tiene la
misma.
Capacitador
Capacitarlo si requiere el uso de un equipo o

maquinaria pala laborar.
Capacitador
Darle una lista de actividades que debe realizar

y como debe realizarlas.
Capacitador
Darle su uniforme y mostrarle como debe de

ser portado.
Capacitador
Aclarar dudas al nuevo personal.
Capacitador
Integrar al nuevo personal a su rea de trabajo.
Inicio
Dar manuales de la empresa

1
Nuevo empleado
Nuevo empleado
Dar misin y visin 2
10
Integrarse a su equipo de trabajo.

Iniciar las actividades con ayuda del
capacitador
Nuevo empleado
Se maneja equipo?
Si se tiene alguna duda asesorarse con el

capacitador
resolverla.
Ensearle
el manejopara
del equipo
3
Dar lista de actividades 4
Dar uniforme
6 la capacitacin de nuevo personal

Procedimiento:
Aclarar dudas para
Integrar al personal
Capacitador
Integrarse al equipo de trabajo8
Nuevo empleado
Inicio de actividades 9
Preguntar dudas
10
26
Fin
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
JEFATURA DE PRODUCCIN
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN
27
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
en produccin del producto
En materia de la elaboracin del producto
Procedimiento
para la elaboracin del producto
28
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
ndice
29
Normas de operacin
30
31
Diagrama de flujo
32
Procedimiento
29
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Elaborar los productos con la mejor calidad para la satisfaccin de

nuestros consumidores.
Realizar los procesos de produccin de acuerdo a los estndares de
sanidad establecidas dentro de la normatividad de la empresa.
Realizar la produccin de manera artesanal para conservar esa
caracterstica peculiar de nuestros productos.
Procedimiento
30
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Normas de operacin
Portar el uniforme de forma adecuada
Mantener la higiene en el rea de trabajo
No desperdiciar la materia prima al realizar los productos
Seguir las indicaciones para elaborar los productos y respetar su

procedimiento
No contaminar los productos con otro tipo de ingredientes
Procedimiento:
No
.
1
Responsable
Actividad
Calidad
ver que la materia prima este en buen estado

31
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
y no este maleada
2
Calidad
Si la materia prima no esta en buen estado

regresarla al proveedor
Calidad
Mandarla a la produccin
Produccin
Revisar que la maquinaria o utensilios con los

que se realizara el proceso estn en buen
estado
Produccin
elaborar el producto
Calidad
Verificar que el producto este en buenas

condiciones
Produccin
Empaquetar el producto
Calidad
Verificar que el empaque este en buenas

condiciones
Calidad
Procedimiento:
Calidad
Mandar a almacn el producto
Produccin
32
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Inicio
Verificar materia prima

1
2
En buen estado?
Regresarla al proveedor
3
Mandar a la produccin
Elaborar el producto
Verificar producto
6
Verificar empaque
Producto almacenado
Empaquetar el producto
7
8
Fin
JEFATURA DE PRODUCCIN
33
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
en almacenamiento del producto
Almacenar el producto adecuadamente
Procedimiento
para el almacenamiento del producto
34
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
ndice

Normas de operacin
35
36
37
Diagrama de flujo
38
Procedimiento
35
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Almacenar el producto adecuadamente para que mantenga su

calidad y no se dae el producto y/o el empaque.
Mantener el control absoluto del producto elaborado para evitar la
merma de mercanca o ausencia de la misma.
Contar con la reserva adecuada para cubrir con ventas extraordinarias.
Procedimiento
36
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Normas de operacin
Portar el uniforme de forma adecuada
Mantener la higiene en el rea de trabajo
Manejar el producto con precaucin par que no se dae
Entarmalo y no estribar mas de 3 cajas en la misma fila
Mantener el orden y la clasificacin en el almacn
no revolver los productos
Procedimiento:
No
.
1
Responsable
Actividad
Almacn
Tener una organizacin con la clasificacin de

los productos
37
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Almacn
Hacer filas de cajas con el producto y no

encimar mas de tres cajas en cada fila
Almacn
Entarimar las cajas del producto de 3 en 3
Almacn
Verificar que las cajas y el entarimado estn

correctos
Embarques
Con el montacargas acomodarlas ya

entarimadas para la salida
Embarques
Subir el producto con el monta cargas al equipo

de transporte para el traslado con el cliente
Inicio
Organizacin del producto

1
Producto clasificado en cajas

2
Entarimar las cajas
Verificar entarimado
Procedimiento:
para4el almacenamiento
Acomodar del
con producto
montacargas
5
Almacn
Embarques
Subir el producto al transporte
6
38
Fin
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
JEFATURA MERCADOTECNIA
DEPARTAMENTO VENTAS
39
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
en venta de producto
Vender el producto al cliente
Junio del 2012
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Procedimiento
para la venta del producto al cliente
40
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
ndice

Normas de operacin
41
42
43
Diagrama de flujo
44
Procedimiento
41
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Realizar la venta de nuestros productos satisfactoriamente para que el

cliente quede satisfecho con su compra.
Contar con personal calificado para realizar la venta correcta de nuestros
productos al cliente
Mantener el nivel de venta ptimo para contar con un buen
posicionamiento asi como el reconocimiento de nuestros clientes
logrando de esta manera una utilidad optima y satisfactoria.
42
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento
Normas de operacin
Portar el uniforme adecuadamente
Mantener el orden e higiene el los productos
Dar un trato amable al cliente
Resolver las dudas del cliente
Procedimiento: para la venta del producto al cliente
No
Responsable
Actividad
43
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
.
1
Vendedor
Vendedor
Vendedor
Vendedor
Ser amable con los clientes
Vendedor
Resolver las dudas que el cliente pueda tener
Vendedor
Cobrar y entregar al cliente el producto
Cliente
Recibir el producto
Mantener la higiene del establecimiento donde

se comercializa el producto
Mantener los productos ordenados y
clasificados
Tener los precios a la mano de los productos
44
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Vendedor
Cliente
Inicio
1
Higiene del establecimiento
Productos clasificados 2
Lista de precios 3
4
Amabilidad con los clientes
Cliente con duda?

Resolver dudas
Cobrar y entregar producto

6
Recibe producto
Fin
JEFATURA MERCADOTECNIA
DEPARTAMENTO VENTAS
45
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
comisiones a vendedores
Dar comisiones a los vendedores por sus ventas
Junio del 2012
Procedimiento
para dar comisiones a los vendedores
46
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
ndice

Normas de operacin
Diagrama de flujo
47
48
49
50
Procedimiento
47
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Efectuar el pago de un porcentaje proporcional a las ventas del producto

que comercie cada vendedor.
Asignar el pago proporcional a nuestros vendedores para mantener las
ganancias de forma estable.
Mantener incentivado a nuestros empleados de forma justa y adecuada
dentro de la organizacin.
Procedimiento
Normas de operacin
48
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Portar el uniforme adecuadamente
Mantener el orden e higiene el los productos
Dar un trato amable al cliente
Cumplir la meta de las ventas diarias
Hacerle promocin al producto
Procedimiento: para dar comisiones a los vendedores
No
.
1
Responsable
Actividad
Vendedor
Vendedor
Mantener la higiene del establecimiento donde

se comercializa el producto
Mantener los productos ordenados y
clasificados
Vendedor
Tener los precios a la mano de los productos

49
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Vendedor
Ser amable con los clientes
Vendedor
Depto. De venta
Tratar de vender la mercanca para cumplir la

meta del da
Por cada producto vendido se le dar el 3% de
comisin en proporcin a sus ventas
Depto. De venta
Si sobrepaso su meta se le dar el 5% de

comisin a partir del producto que sobrepaso la
meta del da
Inicio
Higiene del establecimiento

1
Productos clasificados 2
Lista de precios 3
4
Amabilidad con los clientes
Vender con estrategia 5
Cumpli la meta?
no
Vendedor
Depto. De ventas
3% de comisin 6
si
5% de comision
7
50
Fin
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Glosario
Comisin:
cantidad que se percibe por concretar una transaccin comercial y que
corresponder a un porcentaje determinado sobre el importe total de la
operacin comercial.
Estrategia:
se refiere al conjunto de acciones planificadas anticipadamente, cuyo
51
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
objetivo es alinear los recursos y potencialidades de una empresa para

el logro de sus metas y objetivos de expansin y crecimiento.
Establecimiento:
es el espacio fsico donde se ofrecen bienes econmicos (servicios o
mercancas) para su venta al pblico. Tambin se conoce como local
comercial, punto de venta, tienda o comercio
Gerente:
denomina a quin esta a cargo de la direccin de alguna organizacin,
institucin o empresa o parte de ella, como seria de un grupo de trabajo
o departamento
Manual:
Es un documento que integra los sustancial de un tema de estudio, da
una visin integral y proporciona informacin bsica y concisa sobre la
materia.
Procedimiento:
es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuacin
administrativa para la realizacin de un fin. El procedimiento tiene por
finalidad esencial la emisin de un acto administrativo.
Ventas:
es un proceso organizado orientado a potenciar la relacin
vendedor/cliente con el fin persuadirle para obtener los productos de la
empresa
Participantes el la elaboracin del manual
52
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Reza Esquivel Ana Karen

Espinoza Robles Pablo Gerardo
Rivera Higuera Jess No
53

Manual de Procedimientos Ejemplo

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En materia de cada rea laboral.

CONTENIDO DEL MANUAL

Procedimientos de recursos humanos

APROBACIN TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL

El presente documento, se incorpora el manual de procedimientos

El manual de procedimientos denominado Dulcebrijes en vigor a partir

BREVE DESCRIPCIN DEL

El departamento recibe pro primera vez el manual ya que es la 1ra

Revisin de las facturas para ser aprobadas

Junio del 2012

DEPARTAMENTO DE CRDITO Y COBRANZA

Objetivo del procedimiento

DEPARTAMENTO DE CRDITO Y COBRANZA

Objetivo del procedimiento

Revisar adecuadamente las facturas de los proveedores para que exista

DEPARTAMENTO DE CRDITO Y COBRANZA

Revisar que en las facturas vengan los datos perfectamente

Revisar que los datos sean claros y precisos.

Las facturas a revisin ser solo en los das especificados.

La revisin de las facturas durara como mximo 2 das.

Procedimiento: para la revisin de facturas para pago a proveedores.

Recibir las facturas de los proveedores en los

Verificar que los datos sean claros, precisos y

Si los datos son incorrectos informar al

Si los datos son correctos, mandarlos con el

Avisar al proveedor que su factura ah sido

Preparar el pago de la factura al proveedor,

Sacar una copia de la factura as mismo como

Ir el da que se le cito por su pago

Procedimiento: para la revisin de facturas para pago a proveedores

Depto. De crdito y cobranza

Regresarla al provedor , volver a realizarla

Verificar datos nuevamente

Avisar al proveedor de su pago

Procedimiento: para la revisin de facturas para pago a proveedores

Procedimiento: para la revisin de facturas para pago a proveedores

Realizar el pago de la nomina a los empleados de acuerdo a su salario

Junio del 2012

DEPARTAMENTO DE CRDITO Y COBRANZA

Objetivo del procedimiento

DEPARTAMENTO DE CRDITO Y COBRANZA

Objetivo del procedimiento

Realiza adecuadamente las nminas de los empleados respecto a su

DEPARTAMENTO DE CRDITO Y COBRANZA

Realizar las nominas correctamente con sus prestaciones

Dar las nominas a los empleados en tiempo y forma.

Todas las horas extras se pagaran al doble

Los das festivos la jornada laboral se les pagara al triple.

Procedimiento: para el pago de la nomina a los empleados.

Checar las listas de los trabajadores y ver los

Hacer el calculo aritmtico sobre el sueldo base

Si se tienen horas extras, se pagaran al doble y

Verificar que los datos en la nomina sean

Si los datos son correctos, mandarlos con el

Si son aprobados, pedir la autorizacin del pago

Preparar el pago con cheque a los empleados

Ir el da de pago pro su nomina, su pago,

Sacar una copia de la nomina as como al

Procedimiento: para el pago de la nomina a los empleados.

Depto. De crdito y cobranza

Verificar datos en la nomina

Autorizacin del pago de nomina