SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD

SOCIAL

Ttulo: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin:01

rea: Manteniendo

Fecha:01-09-2015

Cdigo: PCDIESS-01
Revisin: 00
Sustituye a: Ninguno

PROCEDIMIENTO DEL CONTROL DE

DOCUMENTOS

Firma
Nombre
Cargo

Elaborado por:
..

Revisado por:
..

Aprobado por:
..

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD
SOCIAL

Ttulo: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin:01

rea: Manteniendo

Fecha:01-09-2015

Cdigo: PCDIESS-01
Revisin: 00
Sustituye a: Ninguno

Procedimiento de control de documentos

1.

Finalidad..........................................................................................................................3

2.

Objetivos..........................................................................................................................3

3.

Alcance............................................................................................................................3

4.

Definicin de trminos....................................................................................................3

5.

Responsabilidades............................................................................................................4

6.

Levantamiento de procesos..............................................................................................4

7.

Descripcin de procedimiento.........................................................................................6

8.

Diagrama de flujo............................................................................................................8

9.

Anexos.............................................................................................................................9

10.

Referencias...................................................................................................................9

Anexo 1.................................................................................................................................10
Anexo 2.................................................................................................................................11
Anexo.3.................................................................................................................................12
Anexo. 4 ...............................................................................................................................13
Anexo 5.................................................................................................................................14
Anexo 6.................................................................................................................................15
Anexo 7.................................................................................................................................16
Anexo 8.................................................................................................................................17
Anexo 9............................................................................................................................................................18

Firma
Nombre
Cargo

Elaborado por:
..

Revisado por:
..

Aprobado por:
..

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SOCIAL

Ttulo: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin:01

rea: Manteniendo

Fecha:01-09-2015

Cdigo: PCDIESS-01
Revisin: 00
Sustituye a: Ninguno

1. Finalidad
Este procedimiento permite elaborar, distribuir, organizar y almacenar los
documentos del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social pertenecientes al rea de
Mantenimiento, para el control de los procesos, procedimientos y actividades del
sistema de gestin de calidad de la empresa.

2. Objetivos

Definir parmetros generales para la elaboracin, distribucin de los

documentos.
Establecer las pautas y directrices para realizar la identificacin, verificacin,
almacenamiento, recuperacin y acceso a los documentos de la empresa.

3. Alcance
El procedimiento de control de documentos comprende desde la elaboracin o
recepcin del documento hasta la el almacenamiento del mismo, tomando en cuenta
las pautas y directrices sealadas para identificacin, verificacin y distribucin.

4. Definicin de trminos
Documento.- Escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita
una cosa, como un ttulo, una profesin, un contrato, etc.
Informacin.- Datos que poseen significado, el medio de soporte puede ser papel,
disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una
combinacin de stos.
Especificacin.- Documento que establece requisitos, una especificacin puede
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rea: Manteniendo

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Cdigo: PCDIESS-01
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estar relacionada con actividades.

Validacin.- Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se
han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.
Identificacin.- Facilita el manejo y la seguridad de grandes cantidades de
documentos a travs de la identificacin adecuada.
Recuperacin.- Accin y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de
consulta, los documentos requeridos.

5. Responsabilidades
Responsable a Jefe del Proceso
cargo

Ayudantes

del

proceso

6. Levantamiento de procesos
ANEXO 1

7. Descripcin de procedimiento
Procedimiento
Control de documentos

Fecha:
Versin:1.0
Pg.:

rea Responsable: Mantenimiento

Descripcin de Actividades

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Versin:01

rea: Manteniendo

Paso
1

Anexo
Anexo1

Fecha:01-09-2015

Actividad

Tiempo

Crear el documento
Redactar un nuevo documento en el formato
estndar para toda la documentacin.

Anexo 2

Identificar el documento
Mediante los encabezados del formato, llenar la
informacin

necesaria

para

identificar

el

documento de manera eficaz, reduciendo el

tiempo de bsqueda.
3

Verificar el documento
Si la informacin es insuficiente, absoluta o
errnea se proceder a realizar los cambios
pertinentes

en

la

documentacin.

Realizar cambios en el documento

Se debe mejorar, aumentar o cambiar la
informacin del documento segn sea el caso.

Aprobacin y validacin
Socializar los cambios en la documentacin a
la direccin de la empresa con el fin de
aprobar y validar el documento.

Firma
Nombre
Cargo

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..

Revisado por:
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Cdigo: PCDIESS-01
Revisin: 00
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8. Diagrama de flujo.

Firma
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Cargo

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..

Revisado por:
..

Aprobado por:
..

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rea: Manteniendo

Fecha:01-09-2015

Cdigo: PCDIESS-01
Revisin: 00
Sustituye a: Ninguno

9. Anexos.
Firma
Nombre
Cargo

Elaborado por:
..

Revisado por:
..

Aprobado por:
..

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SOCIAL

Ttulo: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin:01

rea: Manteniendo

Fecha:01-09-2015

Cdigo: PCDIESS-01
Revisin: 00
Sustituye a: Ninguno

Anexo 1. Encabezado y pie de pgina.

Anexo 2. Formato para la Codificacin documentos, procedimientos e instructivos.
Anexo 3. Formato de redaccin de documentos del SGC.
Anexo 4. Aprobacin de documentos.
Anexo 5. Copias controladas Documentos.
Anexo 6. Distribucin de documentos.
Anexo 7. Lista Maestra de documentos.
Anexo 8. Formato para control de documentos externos.
Anexo 9. Formato de acta de retiro y disposicin de documentos.
Anexo10. Socializacin de documentos.

10.

Referencias.

Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario. Norma ISO 9001(2005)

Firma
Nombre
Cargo

Elaborado por:
..

Revisado por:
..

Aprobado por:
..

Anexo 1.
Encabezado y pie de pgina.

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD
SOCIAL
Ttulo:
Versin:

Firma
Nombre
Cargo

rea:

Elaborado por:
..

Fecha:

Revisado por:
..

Cdigo:
Sustituye a:

Aprobado por:
..

Anexo 2.
Formato para la Codificacin.
Los documentos

pertenecientes al Sistema de gestin de calidad deben identificar

mediante la siguiente descripcin:

P como primera letra que indica que es un procedimiento.
Dos letras que indiquen al rea a la que corresponde el procedimiento.
IESS como ltimas letras haciendo referencia al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
PCDIEES: Procedimiento de control de documentos del Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social.
PCRIESS: Procedimiento de control de registros del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social
Para la numeracin secuencial de los procedimientos se utilizaran los dgitos como se
muestra a continuacin:
PCDASF-01

Procedimiento de control de documentos del Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social N.1.

PCRASF-02 Procedimiento de control de registros del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social N.2.
Para las revisiones de los procedimientos se empleara dos dgitos en forma ascendente,
como se ilustra a continuacin.
01 para la primera revisin.
02 para la segunda revisin.
03 para la tercera revisin.
0n para ensima revisin.
Nota: Si existiera coincidencia con procedimientos ya existente se agregara una letra
adicional a las dos letras correspondientes al rea que pertenece el procedimiento.

Anexo.3
Forma de redaccin para documentos del SGC

Finalidad
Descripcin del procedimiento.
Alcance
Es la dimensin real donde se utiliza el procedimiento.
Definicin de trminos
Es la explicacin de los conceptos relacionados al sistema de gestin de calidad.
Responsabilidades
Es la asignacin de las personas que estn a cargo con las respectivas labores.
Levantamiento de procesos.
Se toman los datos y los nombres de las actividades que comprenden cada proceso
Descripcin de procedimiento
Describe las actividades que se realizaran puede ser de forma textual, grafica o en
imgenes.
Diagrama de flujo.
Muestra

la

secuencia

de

las

actividades

que

se

realizan

en

el

proceso.

Anexos
Son los documentos de apoyo del procedimiento como planos, cuadros, tablas, fotos, etc.
Referencia
Se sealaran las citas y las fuentes de donde se sac la informacin expuesta.

Anexo. 4
Aprobacin de documentos

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD
SOCIAL

Ttulo: Aprobacin de documentos

Versin:
rea: Mantenimiento

Fecha:

Cdigo:
Sustituye a:

Fecha:
Da/mes/ao
Seor:
............................................................................................................................
Director del Sistema de gestin de Calidad del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

Presente.
De mi consideracin
A nombre de ..

del Instituto

Ecuatoriano de Seguridad Social.

Yo .., solicito srvase a
analizar, revisar y verificar el documento, con la finalidad

de obtener

la posible

aprobacin del mismo.

Adjunto el presente documento, cuyo contenido ha sido detallado bajo las directrices del
formato de control de documentos de SGC del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Atentamente.
.

Anexo 5.
Copias controladas de documentos.

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD
SOCIAL

Ttulo: Documentos copias controladas

Versin:
rea: Mantenimiento

Fecha:

Cdigo:
Sustituye a:

NUMERO DE COPIA CONTROLADA

FECHA
VALIDADA EN FECHA .
CONCUERDA CON EL ORIGINAL

Responsable

Anexo 6.
Distribucin de documentos

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD
SOCIAL
Ttulo: Distribucin de documentos.
Versin:
rea: Mantenimiento
Fecha:

Cdigo:
Sustituye a:

El presente muestra la nmina del personal que ha adquirido el/los documentos (s):
NUMERO DE DISTRIBUCIN..
DISTRIBUCION DE PROCEDIMIENTOS/DOCUMENTOS
N. DE COPIAS
FECHA

NOMBRE

CARGO

REA

CONTROLADA
S

FIRMA

Anexo 7.
Lista Maestra de documentos
FECHA:

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL INSTITUTO

ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

CODIGO:

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

NUMERO DE LISTADO
NOMBRE DEL
DOCUMENTO

CDIGO

REA

DOCUMENTO
EXTERNO

INTERNO

MODIFICACIONES

REEMPLAZOS

FECHA DE
EMISIN

FECHA DE
REVISION

Anexo 8.
Formato para control de documentos externos
FECHA:

SISTEMA DE GESTIN DEL INSTITUTO ECUATORIANO DE

SEGURIDAD SOCIAL

CODIGO:

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

TITULO

CDIGO

VERSION

FECHA

RESPONSABLE

..
Responsable

N. COPIAS

UBICACIN

Anexo 9.
Formato de acta de retiro y disposicin de documentos

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD
SOCIAL
Ttulo: Acta de retiro y disposicin de documentos
Versin:
rea: Mantenimiento
Fecha:

Cdigo:
Sustituye a:

FECHA:
Da/mes/ao
N. DE ACTA
.
Yo soy el responsable del
retiro del documento con el
cdigo.... del rea .. en el cual se entregara al responsable
de.. .
Disposicin del documento:
Destruido ( )

Reubicado ( )

Conservado ( )

Detalles del retiro

...

..
Responsable

Anexo 10.
Socializacin de documentos

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL

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SOCIAL
Ttulo: Socializacin de documentos
Versin:
rea: Mantenimiento

Cdigo:
Sustituye a:

Fecha:

N. SOCIALIZACIN.
FECHA
TEMA.
REA..
Las personas en listadas firman que han sido capacitados en: Procedimiento/Instructivo/Registro.

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD
SOCIAL

Nombres y apellidos

NOMINA
N de C.I

Cargo

Firma