Paula Marcela Moreno

Ministra de Cultura
Mara Claudia Lpez
Viceministra
Enzo Rafael Ariza
Secretario General
Germn Meja
Asesor
Oficina Bicentenario para las Independencias
Luisa Fernanda Acosta
Adriana Molano Rojas
Juanita Alford Alford
Diego Jaramillo Mutis
Douglas Lpez Corcho
Natalia Ramrez
Luca Otero
Equipo Asesor Centros Municipales de Memoria
Adriana Molano Rojas
Luisa Fernanda Acosta
Contenidos
Roco Parra Parra
Diseo y Diagramacin
Helena Castao
Correccin de Estilo
Luisa Fernanda Acosta
Coordinacin Editorial
www.mincultura.gov.co
ISBN
978-958-8250-84-7

Tabla de Contenido

Presentacin

Gestin Cultural

Planeacin Estratgica

10

Panorama Cultural Municipal

16

Formulacin de Proyectos Culturales

26

Ejecucin de Proyectos Culturales

42

Evaluacin de Proyectos Culturales

52

Divulgacin de Actividades Culturales

62

Apoyo a la Gestin Cultural

72

Bibliografa

77

Presentacin

Gestin Cultural

Los Centros Municipales de Memoria se

constituyeron como uno de los proyectos del
programa desarrollado por el Ministerio de
Cultura para la celebracin del Bicentenario de
las Independencias.
Los Centros Municipales de Memoria CMM son
un ejercicio concertado entre los miembros de la
comunidad y las instancias pblicas y privadas,
que a nivel local estn involucradas en los procesos
de recuperacin de la memoria de la comunidad.
El objetivo de los CMM es propiciar la articulacin
de los actores culturales en los municipios, en torno
a proyectos concretos. El Programa contempla la
formacin de la comunidad en Gestin Cultural,
como una clave para el desarrollo de dichos
proyectos y de diversas actividades culturales
que fortalezcan la identidad local a partir de la
recuperacin de la memoria.

Las jornadas de formacin en Gestin Cultural

desde los Centros Municipales de Memoria,
buscan la consolidacin de las propuestas locales,
presentes y futuras, a partir de la apropiacin
de conceptos y herramientas adecuadas para
transformar las ideas de una comunidad en
proyectos culturales tangibles.

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

El concepto de gestin suele asociarse a las reas

administrativas y financieras de una organizacin. El
origen de los modelos de gestin radica justamente en
la administracin y, gracias a sus buenos resultados,
dichos modelos se han enriquecido para luego adaptarse a diversos escenarios sociales.
La Gestin Cultural propone una ruta para convertir
ideas viables en propuestas que puedan ser ejecutadas,
lo cual facilita la articulacin de las diferentes instancias
y fuentes de recursos en torno a un sueo individual
o colectivo: un carnaval, una convocatoria de narrativas, una exposicin, un archivo comunitario, un festival
gastronmico, en fin.

Las manifestaciones culturales, tangibles o intangibles, requieren de gestin para el logro de mejores
resultados.

Recuerd

Cuando hablamos
de Gestin Cultural
nos referimos a un conjunto
de herramientas que facilitan
el desarrollo de proyectos
culturales para obtener
los mejores resultados
con los recursos disponibles.

El punto de partida para alcanzar ptimos resultados

en la gestin, consiste en la organizacin de equipos
de trabajo que renan saberes y experiencias. Los
Centros Municipales de Memoria son los escenarios
ideales, porque en ellos se conforman grupos que
articulan los diferentes mbitos de la cultura local y
dinamizan recursos en torno a resultados concretos.
En el marco de las actividades para los Centros Municipales de Memoria definiremos el concepto de
Gestin Cultural, de acuerdo con unas caractersticas
y unos componentes que desarrollaremos a lo largo
de esta cartilla.

Caractersticas de la Gestin Cultural

Integradora
Dinmica
Proyectiva

Flexible
Efectiva
Potenciadora

Componentes de la Gestin Cultural

Planeacin Estratgica.
Formulacin de proyectos culturales.
Ejecucin de actividades culturales.
Evaluacin de proyectos culturales.

G E S T I N C U LT U R A L

Gestin Cultural

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

G E S T I N C U LT U R A L

Planeacin Estratgica
El concepto de planificacin exige una reflexin
juiciosa en torno a una idea, un sueo, una meta.
La reflexin que parte de los equipos de trabajo, en
el caso de la Planeacin Estratgica para los CMM,
debe ser muy cuidadosa, si se tienen en cuenta los
impactos que puede generar tanto en sus dinmicas
de ejecucin como en su proyeccin a nivel local
y nacional. Adicionalmente, esta nocin de planeacin debera circunscribirse a las necesidades y
potencialidades de la comunidad.

La Planeacin Estratgica permite que las organizaciones culturales identifiquen su situacin actual,
se propongan unas metas y proyecten las tareas
que pretenden alcanzar. Cuando las actividades se
organizan a partir de una planificacin estratgica,
el equipo de trabajo logra unidad, se fortalece y dirige
sus esfuerzos hacia un mismo norte, facilitando as el
logro de los objetivos.

Caractersticas de la Planeacin Estratgica

e

Recuerd

La Planeacin Estratgica,
a partir de la cual se proyectan
estrategias y planes de accin
que facilitan el logro de las metas
propuestas, es uno de los
componentes de mayor
importancia dentro de la Gestin
Cultural, por el reconocimiento
de las condiciones internas
y externas en las que se
desarrollan las actividades.

Define objetivos
Facilita el seguimiento

y control de la gestin
Optimiza recursos
Propicia procesos
Flexible
de seguimiento continuo
Dinmico
y evaluacin
Fortalece
los equipos de trabajo
Componentes de la Planeacin Estratgica
Diseo estratgico CMM.
Panorama Cultural Municipal.
Formulacin de estrategias y planes de accin.

10

Diseo estratgico
Es el primer instrumento que vamos a utilizar dentro
de las actividades de la Planeacin Estratgica; consiste en
construir identidad en torno a la naturaleza del CMM y a los
principios que sustentan sus actividades. Esta herramienta
permite alinear y comprometer a todo el equipo, a travs de
la construccin de un lenguaje comn en torno a principios
rectores y metas comunes.
Este lenguaje, que se construye de forma colectiva, supone la
formulacin de cuatro nociones de identidad para los CMM:
Nombre, Quines somos?, Misin, Visin y Principios y
valores.

Programa
Centros Municipales de Memoria

Cmo se llama el Centro?

Centro Municipal de Memoria

Qu carcter quiere proyectar?

Nombre: El nombre del CMM se convertir en el referente

de la actividad cultural en los municipios. El ttulo que se
le asigne, que debe ser claro y conciso para facilitar su
recordacin, dar una orientacin acerca de la labor que
desarrolla el Centro y reflejar su carcter organizacional.

Ejemplo:

Museo Arqueolgico Guayupe

(Inspeccin de Puerto Santander Municipio
de Fuente de Oro. Departamento del Meta)

Quines conforman el centro?

Quines somos? La respuesta a esta pregunta parte de la

historia del Centro. Contiene una breve descripcin de las
actividades que se desarrollan y una referencia al tipo de
organizacin.

Ejemplo:
Red Nacional de Museos
La Red Nacional de Museos es un programa del Museo
Nacional de Colombia - Ministerio de Cultura, que adelanta
acciones para el fomento, el desarrollo, la gestin y el apoyo
a los museos del pas y estimula e integra la configuracin
de espacios de reflexin, que den respuesta a las necesidades
de los museos del territorio nacional, en lo que se relaciona con
sus labores.

Misin: Para formular la misin, es necesario preguntarse

por la razn que cumple el Centro, cul es su objetivo y a qu
se dedica. La misin describe las actividades que desarrolla
el CMM y orienta al equipo de trabajo acerca del tipo de
acciones que se adelantarn.

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Ejemplo:
Fundacin Nacional Batuta

Visin: La visin es una declaracin de intenciones y

perspectivas hacia el futuro. Para construir la visin del

Centro, hay que preguntarse por el lugar al que se quiere
llegar, cmo se espera recibir reconocimiento y qu logros
pretende alcanzar.

Ejemplo:

Principios y valores: Son los principios rectores de

cada Centro que parten de su carcter; son los ideales y los
valores que regirn su accin.

Ejemplo:
Fundacin Carnaval de Barranquilla

Cul es la Misin del Centro?

14

Cul es la Visin del Centro?

Coldeportes

El Instituto Colombiano del Deporte ser una entidad lder,

altamente competitiva y reconocida internacionalmente como
un modelo de organizacin orientado al desarrollo del deporte,
recreacin, la educacin fsica, el aprovechamiento del tiempo
libre y la actividad fsica.

Integridad

Proactividad
Respeto

Responsabilidad
Objetividad*

G E S T I N C U LT U R A L

La Fundacin Nacional Batuta, consciente del poder transformador de la msica y del estmulo que la educacin musical
en grupo significa para el desarrollo de las facultades del ser
humano y de la sociedad, ejerce su liderazgo y responsabilidad
como cabeza del Sistema Nacional de Orquestas Sinfnicas
Juveniles e Infantiles de Colombia, a fin de fortalecer e incrementar la enseanza, la prctica y el disfrute de la msica en el
pas y de garantizar su positiva incidencia en el mejoramiento
de la calidad de vida de los colombianos.

Cules son los Principios y valores del Centro?

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

El Panorama Cultural Municipal es el segundo componente de la Planeacin Estratgica de la Gestin

Cultural, que permite dinamizar procesos en escenarios
concretos; en consecuencia, para alcanzar los objetivos es imprescindible identificar las caractersticas del
entorno, las necesidades y las potencialidades locales.

Caractersticas del Panorama

Cultural Municipal
Construido
Objetivo
colectivamente
Exhaustivo
Integrador

Proyectivo

Componentes del Panorama

Cultural Municipal
Identificacin de recursos.
Identificacin de aliados.

Contexto municipal
Los CMM estn adscritos a los municipios del
territorio colombiano; cada uno se organiza y
formula proyectos acordes con su experiencia y
tradicin local. El ejercicio de reconocer nuestros municipios permite identificar caractersticas
que favorezcan o dificulten la ejecucin de un
proyecto.
El contexto municipal hace una descripcin
profunda de los siguientes factores: territorio,
contexto histrico, caractersticas sociales, dinmicas sectoriales e institucionales y experiencias
culturales exitosas desarrolladas en el municipio.

G E S T I N C U LT U R A L

Panorama

Cultural Municipal

16

Cul es el contexto del municipio?

Territorio

Dinmicas sectoriales e institucionales

Contexto histrico
Caractersticas sociales

Experiencias culturales exitosas

Identificacin de recursos
La nocin de recursos se refiere al conjunto de bienes
materiales o inmateriales disponibles para el desarrollo
de un proyecto cultural. La identificacin de recursos est
asociada al reconocimiento de todo aquello que agregue
valor al proyecto y pueda constituirse en una de las claves
para una gestin efectiva.
Para la identificacin de recursos, los datos se clasifican por
categoras, de acuerdo con sus caractersticas:

Manifestaciones culturales

La Gestin Cultural parte de la identificacin de las manifestaciones de la cultura en cada contexto. Cada comunidad
ha construido histricamente sus formas culturales. La
identificacin de los bienes tangibles e intangibles del
contexto, permite el reconocimiento y la elaboracin de
un inventario cultural til para las fases posteriores de la
gestin.

Ejemplo:
Manifestaciones culturales tangibles

Manifestaciones culturales intangibles

Casa del prcer de la Independencia

Tradicin oral

Pinturas rupestres

Mitos y leyendas entorno del ro

Cestera

Celebracin de la Semana Santa

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Manifestaciones culturales tangibles

Manifestaciones culturales intangibles

G E S T I N C U LT U R A L

20

Infraestructura Cultural
La infraestructura cultural se refiere a los espacios pblicos y
privados que ofrecen condiciones favorables para desarrollar
actividades culturales.

Ejemplo:
Infraestructura cultural pblica

Infraestructura cultural privada

Coliseo

Teatro de la fundacin X

Auditorio Casa de la Cultura

Sala de cine de la empresa X

Plaza de mercado

Auditorio colegio privado

Infraestructura cultural pblica

Infraestructura cultural privada

Agentes culturales

Son todas las personas, instituciones, organizaciones y

entidades cuya actividad est directamente relacionada
con la cultura o que, en cumplimiento de sus objetivos,
intervengan en procesos culturales.

En consecuencia, uno de los logros ms representativos de

los CMM es la articulacin de estos agentes alrededor de los
proyectos que beneficien el desarrollo cultural local.

Ejemplo:

Instituciones

Personas

Secretara Departamental / Municipal de Cultura

Don Pedro, el artesano

Casa de la Cultura

El profesor Rodrguez, historiador

ONG para el desarrollo de las artes

Grupo de Vigas del Patrimonio

Instituciones

Personas

Identificacin de aliados
Un aliado es un agente que cuenta con recursos, saberes,
experiencia, capacidad de convocatoria y redes de contactos que puedan beneficiar la gestin de los proyectos
culturales. Adicionalmente, los aliados, en desarrollo de
su actividad, generan un alto impacto en las comunidades.
Es posible que el listado de agentes culturales sea extenso,
pero el de los aliados generalmente se limita a aquellas
instituciones y personas que pueden hacer aportes al de-

sarrollo de una propuesta concreta. Por lo general, los

aliados se encuentran vinculados con sectores diferentes al
cultural; sin embargo, el tipo de programas que desarrollan
en reas especficas los conducen a apoyar actividades
culturales.
La construccin de una base de datos que registre la informacin completa de los posibles aliados, es un valioso

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

G E S T I N C U LT U R A L

instrumento en la bsqueda de apoyo efectivo para la

implementacin de las propuestas. Es importante tener
en cuenta que estas bases de datos debern someterse a
validacin y actualizacin permanente, por parte del equipo
de trabajo del CMM.

24

Base de Datos
Nombre:

Entidad:
Cargo:
Telfono fijo:
Telfono celular:
Correo electrnico:
Direccin en el municipio:

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

G E S T I N C U LT U R A L

Formulacin
de proyectos culturales

26

La formulacin de proyectos culturales es una

herramienta de trabajo que permite transformar las
ideas viables en planes de accin. Consiste en plantear
de forma ordenada, coherente y argumentada un
proyecto de trabajo. Estos suponen el desarrollo de
una serie de etapas estructuradas que involucran a
todo el equipo de trabajo, dado que se requiere de un
gran volumen de informacin, de diversa naturaleza,
confiable y proveniente de mltiples fuentes.

Las distintas manifestaciones de la cultura implican

actividades especficas; sin embargo, las etapas de
formulacin de proyectos culturales son aplicables a
cualquier propuesta.
Para lograr una adecuada estructuracin de esta
se requiere disciplina, claridad en el uso de las
herramientas y conocimiento del campo en el que se
quiere trabajar. El documento que contiene el proyecto
ser la carta de presentacin de las actividades del
CMM para gestionar apoyos, lograr vinculaciones y
ejecutar las propuestas.

Etapas del Proyecto Cultural

Diagnstico Cultural
Formulacin de objetivos
Justificacin
Estrategias y actividades
Escenarios
Beneficiarios
Plan de trabajo
Cronograma
Presupuesto

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Diagnstico Cultural

A partir de ese conjunto de informacin local es conveniente

identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, pues con la clasificacin de los datos se obtiene una
matriz de gran utilidad para el levantamiento del diagnstico.

28

Debilidades
(Condiciones que se pueden mejorar)

Fortalezas
(Condiciones que fortalecen)

Recursos con que se cuenta

Antecedentes de dificultades

Experiencia previa, reconocimiento

Insuficiencia de recursos

Capacidad de gestin

Desorden organizacional

Oportunidades
(Condiciones que benefician)

Amenazas
(Condiciones que se prevn como una dificultad)

Planeacin Estratgica

Ambiente social, poltico y econmico

Vnculos con aliados

Ausencia de aliados

Polticas culturales

Desintegracin CMM

Entorno global

Efectos perjudiciales

Consolidacin CMM

Impactos benficos

Formulacin de Objetivos

Ahora, a partir de este diagnstico, se pueden ver en
perspectiva los objetivos del CMM, las necesidades de la
comunidad y los recursos disponibles para formular una
propuesta cultural pertinente dentro de las dinmicas de
desarrollo local.

G E S T I N C U LT U R A L

El punto de partida para elaborar el Diagnstico Cultural es el Panorama Cultural Municipal; por lo tanto, es
fundamental tener un contexto rico y validado, pues con un
panorama detallado de los recursos con que cuenta el CMM
es posible hacer un anlisis que muestre las oportunidades
con las que se cuenta y las amenazas que es necesario
contrarrestar.

Objetivo General

El Objetivo General del proyecto cultural enuncia la meta

que se propone alcanzar, identificando con claridad el tipo
de actividad que desarrollar y los resultados esperados.
Para el logro del Objetivo General se debe tener claridad
acerca de la ruta, las actividades y los procesos.

El Objetivo General se puede concretar en un prrafo. El

lenguaje adecuado y la claridad en la escritura constituyen
una de las claves del xito en la formulacin del objetivo.
Es determinante comenzar el enunciado con un verbo en
infinitivo como construir, desarrollar, promover, incentivar,
disear, formular o elaborar, para indicar con mayor claridad
la ruta de accin en el desarrollo del proyecto cultural.
Los criterios que se deben tener en cuenta para formular el
enunciado son:
a.

b.

c.

d.
e.

El Objetivo General deber estar enmarcado

dentro del Diseo Estratgico del CMM.
El Objetivo General deber estar dentro
del contexto local y recursos con que se cuenta.
Claridad en la identificacin de la meta general:
qu va a hacer y qu va a obtener como resultado.
Uso adecuado del lenguaje: correcta escritura.
Precisin en el enunciado: evitar al mximo
el uso de trminos que sean susceptibles
de mltiples interpretaciones.

Ejemplo:

Desarrollar una muestra artstica-cultural

de jvenes del municipio.

Cul es el Objetivo General

del proyecto?

Objetivos Especficos
Los Objetivos Especficos describen el orden del proceso, las
actividades y los resultados concretos que se espera obtener
por actividad. El proceso de formulacin del proyecto cultural se desarrolla en actividades ordenadas de acuerdo a
la meta general. Por lo tanto, los Objetivos Especficos de
una propuesta son las metas concretas derivadas de la meta
propuesta en el Objetivo General.
El nmero de metas concretas ser determinado por
la cantidad de acciones que se requieran para el logro
del propsito final. En cada caso, hay que asegurarse de
que el proceso no se extienda intilmente con acciones
innecesarias o de que en stas, no se omitan actividades
cruciales para el logro de la meta final.
Los criterios que se tendrn en cuenta para la formulacin
del enunciado son:
a.

b.


c.
d.

Identificacin adecuada del proceso que se

requiere para el logro de la meta general.
Coherencia en la identificacin de las acciones
que llevarn al logro de la meta general: acciones
especficas a realizar y resultados de cada accin.
Uso adecuado del lenguaje: correcta escritura.
Precisin en el enunciado: evitar al mximo
el uso de trminos que sean susceptibles
de mltiples interpretaciones.

Ejemplo:
Motivar las manifestaciones culturales
de artistas municipales.

Implementar talleres artsticos para que interesen

a los jvenes del municipio.
Formar y capacitar agrupaciones culturales
de jvenes del municipio.

Realizar muestras artstico-culturales en el municipio.

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Cules son los Objetivos Especficos

del proyecto?

Ejemplo:
La propuesta de generar espacios para las manifestaciones
artstico-culturales en el municipio, responde a la gran demanda por parte de los diversos grupos artsticos que en ella
se desarrollan. Existen una serie de escuelas de teatro, danza y
pintura, que no tienen un lugar donde poder llevar a cabo sus
muestras. Adems, la gran cantidad de grupos musicales de
carcter....

Justficacin
La justificacin parte de las necesidades identificadas en
el diagnstico y demuestra, con argumentos slidos, las
razones por las cuales alcanzar la meta genera aportes al
mejoramiento de las condiciones sociales y culturales del
municipio.
El Centro Municipal de Memoria busca articular a los
representantes de la cultura local y en funcin de ese
ideal, formular proyectos que beneficien y vinculen las
instituciones y la comunidad. En consecuencia, una buena
justificacin despertar el inters de las instituciones y, a
partir de este, se lograr una gestin efectiva de los recursos
que cada uno de ellos le brinden a la propuesta.

Cul es la justificacin
del proyecto?

G E S T I N C U LT U R A L

Esta argumentacin, en lo posible, deber aportar solidez

al proyecto en cuanto a la pertinencia y la viabilidad de la
propuesta. Es necesario que la argumentacin sobre la
pertinencia sea coherente en relacin a la necesidad de las
actividades propuestas en el contexto municipal; la argumentacin sobre viabilidad demuestra que los recursos
necesarios son proporcionales a las condiciones municipales, al pblico al que van dirigidos y sern gestionables
dentro del contexto identificado.

32

Recuerd

Viabilidad
Por qu es posible ejecutar
la propuesta?
Con qu recursos se cuenta?
Pertinencia
El proyecto se relaciona
con el objetivo del CMM?
El proyecto brinda solucin
a alguna problemtica?

Beneficiarios
Los Centros Municipales de Memoria son el escenario perfecto para plantear distintos proyectos. Esto no significa
nuestros proyectos, pero eso no significa que su alcance
se limite a los miembros del CMM; ms all, el impacto en
toda comunidad ser decisivo para darle mayor proyeccin
a la propuesta y consolidar progresivamente el Centro.
En este componente de la propuesta se identifican los beneficiarios directos, es decir los agentes que se vinculan
activamente en la ejecucin de las actividades como los
miembros del CMM y de otras instituciones vinculadas
estratgicamente en el proyecto; y los beneficiarios indirectos, en donde se identifican todos los agentes sociales
que resultan favorecidos con la implementacin, es decir los
pblicos asistentes y las familias de los beneficiarios directos
que reciben aportes simblicos por la gestin.

Escenarios
El lugar en que se planea desarrollar la actividad permitir
que se logre beneficiar el grupo al que hemos identificado
como destinatario. Sin embargo, es definitivo determinar
las caractersticas del espacio necesarias para el tipo de
actividad que se propone, pues cada actividad requerir
de condiciones especficas como ventilacin, temperatura,
dimensiones, acstica, capacidad, etc. Si el escenario es
abierto y de libre acceso, es posible que toda la poblacin del
municipio participe; pero si se propone un espacio cerrado
con cobro de ingreso, es posible que los beneficiarios se
limiten a los directamente interesados en participar y la
comunidad no se sienta integrada en la propuesta.

Ejemplo:
El taller artstico se realizar con jvenes entre los 12 y los 25
aos, residentes en el municipio. Se utilizar el auditorio de la
Casa de la Cultura para realizar las sesiones de formacin.

Quines sern los beneficiarios

de este proyecto?

e
Recuerd

En qu lugar se desarrollarn
las actividades?

Cul es el lugar ms conveniente

para desarrollar las actividades?
A cuntas personas se espera impactar?

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Ejemplo:

Una estrategia propone el direccionamiento de

todas las actividades identificadas para el logro de una
meta. En el caso de un proyecto cultural, la estrategia
se relaciona directamente con el objetivo general y
con el conjunto de decisiones que se toman para su
ptimo desarrollo y cumplimiento. En un plan cultural,
que incluye varios proyectos planeados desde una
institucin en un perodo de tiempo determinado,
la estrategia servir como orientacin general de las
propuestas y estar ligada a la planeacin estratgica
del CMM.

Estrategia
Realizar muestras artstico-culturales con jvenes del
municipio dndole prioridad a quienes no hayan expuesto
su obra al pblico.

En cada caso, la estrategia se construye a partir de

los Objetivos Generales y las actividades correspondern con los Objetivos Especficos. Se construirn
de forma progresiva en trminos de complejidad y se
dar prioridad de acuerdo a las caractersticas de las
acciones en coherencia con la ejecucin, teniendo en
cuenta que la articulacin responde a un proceso.
Las actividades se refieren a las acciones que se deben
desarrollar de forma progresiva para alcanzar la meta.
Estn contenidas en los Objetivos Especficos pero
deben presentarse como la ruta que se va a seguir para
llegar a la implementacin y evaluacin del proyecto.
Las actividades se organizarn segn su prioridad en
relacin con la estrategia definida.
Es decir, no se comenzar el desarrollo por actividades
generales y de resultados cuando se requiera comenzar por actividades concretas y direccionadas. Cada
actividad cumple una funcin dentro de todo el proceso,
razn por la cual se debe identificar racionalmente su
orden y coherencia en torno a la estrategia y al resultado esperado.

Actividades
a. Determinar reas de inters de las muestras.
b. Proponer actividades de las muestras.
c. Definir lugares y fecha.
d. Conseguir auspiciadores.
e. Realizar un inventario de posibles artistas.
f. Convocar artistas.
g. Confirmar participacin.
h. Difundir la muestra.
i. Implementar el evento.
j. Realizacin de la muestra.
k. Evaluar sus resultados.
l. Envo de agradecimientos.

Cul ser la estrategia del proyecto?

Para ejecutar el proyecto,

en qu orden y qu actividades son necesarias ?

G E S T I N C U LT U R A L

Estrategia y Actividades

36

Responsables y Cronograma

La estrategia servir
como orientacin
general de la propuesta;
las actividades sern la ruta
de accin, se organizarn
de acuerdo a su prioridad
y estarn enmarcadas
en la estrategia definida.

Recuerd

Plan de Trabajo
El plan de trabajo es la herramienta que permite organizar el proyecto para asignarle a las actividades tiempos
y responsables; as mismo, garantiza el seguimiento efectivo de todo el proceso, facilitando la toma oportuna de
decisiones de acuerdo al cumplimiento de los objetivos
y a los resultados obtenidos en cada etapa. Adicionalmente,
nos permite identificar a tiempo los contextos problemticos, para mejorar as la capacidad de reaccin del equipo,
interviniendo y aplicando correctivos en el momento
adecuado.

Los Centros Municipales de Memoria propician la articulacin de instituciones y recursos a nivel local. Los proyectos
que desde all se formulan proponen una serie de actividades
que requieren de la participacin de agentes capaces de
llevar a cabo estas tareas por lo cual es necesario asignar
lderes de la comunidad para que asuman la responsabilidad
de estas actividades y garanticen su ejecucin. Es necesario
administrar con mucha atencin el tiempo, pues este es uno
de los recursos ms importantes para un adecuado desarrollo
de los proyectos. La elaboracin de un cronograma permite
organizar las actividades que hemos planteado y hacer un
seguimiento de la ejecucin de cada una respecto al tiempo
total y al resultado final.

e
Recuerd

El plan de trabajo permite visualizar

las actividades, los tiempos
y los responsables. Al formular
el plan se debe asignar un tiempo
prudente para el desarrollo de cada
tarea y un responsable capaz
de ejecutarla de la mejor manera.

Plan de Trabajo
Actividad

Responsable

Mes 1
Sem. 1

Sem. 2

Sem. 3

Mes 2
Sem. 4

Sem. 1

Sem. 2

Sem. 3

Sem. 4

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Presupuesto
El presupuesto proyectar
el estado financiero
de las actividades.
El detalle en los costos
de cada actividad y la claridad
de la asignacin del capital
permitir una gestin adecuada
de los recursos, que generar
confianza entre los miembros
del equipo y en los aliados.

e
Recuerd

En el presupuesto se deben considerar los ingresos y los

gastos que generar la ejecucin del proyecto. La cuantificacin de las necesidades y las posibles fuentes de
financiacin, internas o externas, facilita la gestin del
proyecto porque se pueden ubicar posibles aliados que no
aporten en dinero sino en materiales o equipos requeridos
para la ejecucin.

Presupuesto
Rubro

Cantidad

Tiempo

Valor Unitario

Valor Total

INGRESOS

TOTAL INGRESOS
GASTOS
Honorarios
Gastos de Operacin
Inversin
Imprevistos 10%
TOTAL GASTOS

$
$
$

$
$
$

$
$
$
$
$
$
$

$
$
$
$
$
$
$

G E S T I N C U LT U R A L

En esta fase ya se ha formulado el proyecto cultural en

cuanto a estrategias, objetivos, actividades, responsables
y tiempos; sin embargo, an no se han presupuestado
los recursos necesarios y sus costos de ejecucin. El presupuesto es una proyeccin financiera de las actividades a
desarrollar; por lo tanto, los costos sern identificados en
cada actividad: costos operativos, desplazamientos, escenarios, alimentacin, servicios tcnicos y profesionales.

40

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

G E S T I N C U LT U R A L

Ejecucin
de proyectos culturales

42

La ejecucin de las propuestas que se han proyectado corresponde a una de las etapas dentro del
proceso de Gestin Cultural. En ella se materializan las
actividades propuestas y los beneficiarios del proyecto
participan directamente. La ejecucin es una etapa
planificada y requiere del trabajo en equipo para lograr
los resultados esperados.

Caractersticas
Planificada
Coordinada
Evaluacin continua por actividades
Retroalimentacin permanente
Experiencia
Componentes del Proyecto Cultural
Pre-produccin.
Produccin y Montaje.
Post-produccin.

Pre-produccin

Ejemplo:

Para seguir con el plan de trabajo que se ha propuesto

en la formulacin del proyecto cultural, la etapa de
Pre-produccin se concentra en el desarrollo de las gestiones
previas a la actividad, necesarias para el logro de la meta.

Actividad: Inventario de artistas jvenes del municipio que

participarn en la muestra cultural.
Tarea: Construccin de base de datos de los artistas.
Pre-produccin:

La identificacin de actividades, tareas, asignacin de funciones y coordinacin, a partir de la estrategia planteada, es

el objetivo fundamental de la Pre-produccin. El trabajo en
equipo y la articulacin de las tareas sern la base para el
xito de la propuesta.
La Pre-produccin responde al plan de trabajo segn el tipo
de proyecto diseado y se plantea por tareas derivadas de
cada actividad. Aunque cada actividad tiene un desarrollo
particular, la Pre-produccin, por lo general, incluye los
siguientes componentes:

Coordinacin y asignacin de funciones

y tareas segn el plan de trabajo.
Gestin de aliados.
Gestin de permisos.
Gestin de Convocatorias.
Descripcin de las actividades por realizar.

Coordinacin general: Comisin de emprendimiento CMM.

Funciones asignadas: Las organizaciones participantes cons

truyen la base de datos de sus artistas y la consolidan.

Aliados: Comit directivo CMM inicia contactos con la

Alcalda Municipal y la Gobernacin Departamental, para

gestionar apoyos e invitar a artistas locales residentes fuera
del municipio.

Difusin: Cuas radiales con la presentacin de la actividad,

as como la convocatoria para que los artistas se registren

en la base de datos.

Consideraciones tcnicas: Inclusin de datos tcnicos

de las obras de cada artista en el inventario (tamao,

materiales, consideraciones especiales de manejo de la
obra).

Cul es la Pre-produccin
de una de las actividades del proyecto?

Identificacin de participantes.
Presupuesto.
Difusin y visibilidad de la actividad desde el CMM.
Consideraciones tcnicas para tomar decisiones
logsticas.
El trabajo de Pre-produccin requiere de atencin especial
para evitar que el esfuerzo realizado durante la Produccin
o Montaje se desvirte por no haber considerado todas las
actividades y tareas.

e
Recuerd

La Pre-produccin desarrolla
las actividades propuestas en el plan
de trabajo y parte de la coordinacin
y asignacin de tareas para alcanzar
la meta propuesta.

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Formulacin de convocatorias

Adems de la convocatoria a los participantes, se debe

realizar una a los jurados que evaluarn las propuestas, para
lo cual es necesario que tengan criterio e imparcialidad, para
que generen la confianza necesaria que le d transparencia
a la eleccin. As mismo, es ideal contar con una veedura
externa a los organizadores y a los miembros del jurado, que
certifique la claridad del proceso de eleccin.
El documento de convocatoria est constituido por tres
partes bsicas que le permitirn cumplir con su meta:

Encabezado:
Ttulo de la convocatoria.
Fecha de apertura y cierre.
Organizadores.

Objetivo:
Propsito de la convocatoria.
Requisitos de entrega de las propuestas.

Participantes:
Requisitos de participacin.
Criterios de eleccin.

Ejemplo:

Artes jvenes en un municipio de tradicin

El Centro Municipal de Memoria convoca a
Presenta tu obra y hazla visible

Entre el 15 de enero y el 14 de febrero presenta

a la coordinacin del Centro una ficha tcnica con material
multimedia de tus obras plsticas y escnicas y participa
de la muestra artstica y cultural que celebraremos.

Mayores informes: CMM Sede Academia de Historia,

Tel. 222 222

Cules son las condiciones

de convocatoria para participar
en la actividad propuesta?

Produccin y Montaje
La etapa de Produccin consiste en la materializacin
de la actividad propuesta. En ella, el carnaval, la exposicin,
la ruta histrica o los talleres se celebran de acuerdo a lo
proyectado.
La coordinacin es fundamental y la claridad en las responsabilidades y el cumplimiento de cada miembro del
equipo, garantiza el desarrollo exitoso de las metas y evita
interpretaciones equivocas y protagonismos personales o
institucionales.
Los tres factores bsicos para un buen Montaje son:

Coordinacin del equipo de trabajo.

Coordinacin del tiempo.
Atencin a requerimientos tcnicos
para el desarrollo de la actividad.

Adems de las tareas propias de la actividad y de las derivadas de la planeacin general, es importante considerar los
siguientes aspectos durante el Montaje:

G E S T I N C U LT U R A L

Para el desarrollo de las actividades propuestas es necesario

convocar a ciertos miembros de la comunidad a participar
con sus manifestaciones artsticas y culturales. En estos
casos es necesario formular convocatorias incluyentes, articuladoras y objetivas, que permitan la integracin del mayor
nmero de representantes culturales.

Para participar slo es necesario que tengas entre 18 y 25

aos y hayas nacido o residas en el municipio. La seleccin se
har atendiendo a la disponibilidad de espacios de exposicin
y al orden de presentacin de las propuestas.

46

 Escenarios
Adems de la seleccin realizada en la formulacin del
proyecto durante el Montaje, se deben considerar las dimensiones y las instalaciones tcnicas necesarias para la
utilizacin de los espacios durante el tiempo que dure la
actividad. As mismo, en la Pre-produccin debi gestionarse
oportunamente la solicitud de autorizaciones requeridas
para la ejecucin, de tal forma que durante el Montaje no
haya imprevistos relativos a restricciones locativas.

Energa elctrica
En la Pre-produccin se identifican las necesidades para
que durante el Montaje no se presenten problemas con
la compatibilidad de los equipos tcnicos y el voltaje del
escenario, por lo cual es importante contar con plantas
elctricas y estabilizadores.

Iluminacin
La iluminacin del escenario puede hacer ms brillante u
opacar la puesta en escena y su planeacin en la etapa de
Pre-produccin es clave para el logro de los objetivos. Sin
embargo, para mejorar el desarrollo de la actividad se debe
considerar qu tipo de iluminacin se requiere:
Iluminacin escnica: Corresponde a la iluminacin del
escenario y busca potenciar la puesta en escena. Se ejecuta
segn el plan tcnico del grupo que se presenta.
Diseo de iluminacin: Corresponde a una propuesta de
iluminacin especficamente diseada para la actividad y
puede incluir juegos y espectculos lumnicos montados
segn el escenario.

Amplificacin de sonido
Responder a los requerimientos tcnicos gestionados en
la Pre-produccin y se considerarn las condiciones del
espacio y las necesidades de amplificacin, de acuerdo
con el tipo de actividad y segn lo determine la legislacin

respectiva. Hay que tener en cuenta que un sonido fuerte no necesariamente es un buen sonido; por ello se requiere de asesora tcnica para contar con una excelente
amplificacin.

Seguridad
Considerando el impacto que tendrn las actividades,
es importante contar con el apoyo de los organismos de
seguridad locales, con los que se debe hacer un plan previo
al desarrollo del evento, en la etapa de Pre-produccin. As
mismo, hay que considerar y poner en conocimiento de los
asistentes, el plan de evacuacin y de emergencias.

Control ambiental
De acuerdo con la cobertura de la actividad, ser necesario
incluir, desde la Pre-produccin, un plan de control ambiental
y sanitario que incluya la recoleccin de basuras, el servicio
de baos pblicos y otros, acordes con nuestro proyecto.

Ejemplo:
Actividad:
Muestra artstica cultural de los jvenes del municipio.

Montaje:
Escenarios: Sala de exposicin de la Casa de la Cultura

con 120 mts2 disponibles para montaje.
Energa elctrica: Sala de exposiciones con iluminacin

propia. Cuatro tomacorrientes disponibles, dos con co-

nexin de polo a tierra.
Iluminacin: La sala de exposiciones, cuenta con spots que

permiten iluminar adecuadamente las obras expuestas.
Sonido: La sala de exposiciones no cuenta con amplifi
cacin de sonido. Se requiere equipo con reproductor de

CD para reproducir sonidos de naturaleza que hacen

parte de la obra del artista X.
Seguridad: La polica municipal prestar vigilancia perma
nente para asegurar la proteccin de las obras expuestas.
Control ambiental: Se alquilarn baos mviles.

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Cules son las consideraciones

tcnicas generales que se deben
tener en cuenta en el proyecto?

Ejemplo:
Actividad:
Muestra artstica cultural de los jvenes del municipio.
Post-produccin:

Impacto: Asistieron 250 personas a la exposicin, durante

los 20 das que estuvo abierta al pblico.

muestra el prximo ao, que incluir artistas infantiles.

nales y civiles que apoyaron el evento.

Total recursos recibidos = $10.000.000

Proyeccin de actividades: Se espera desarrollar una nueva

e

Recuerd

En la etapa de Produccin y Montaje

se ejecuta la actividad propuesta
y todos los recursos invertidos
permitirn alcanzar la meta.

Post - produccin
La etapa de Post-produccin corresponde al cierre de
la actividad, pero esto no significa que sea el fin de las
tareas por realizar. En esta etapa se incluyen actividades de
evaluacin, retroalimentacin y proyeccin, y se ejecutan
los pagos finales.
Los componentes generales de la etapa de Post-produccin
son:
Evaluacin de impactos en relacin con lo planificado.
Proyeccin de actividades futuras de acuerdo
con los resultados obtenidos.
Elaboracin y envo de cartas de agradecimiento.

Agradecimientos: Autoridades administrativas, institucio Informe financiero:

Total recursos invertidos = $10.000.000

e
Recuerd

La Post-produccin permite
evaluar y retroalimentar
el proyecto para formular
nuevas y mejores propuestas.

G E S T I N C U LT U R A L

Elaboracin del informe financiero.

Presentacin del informe de gestin
a los miembros del CMM y los aliados.
Retroalimentacin.

50

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

G E S T I N C U LT U R A L

Evaluacin
de proyectos culturales

52

La evaluacin es una de las herramientas ms

importantes del proceso de gestin del proyecto
cultural con la cual se mide su ejecucin y resultados.
Gracias a los datos que arroja la evaluacin, se puede
saber en qu medida se lograron los objetivos y con
ello tomar decisiones que beneficien el desarrollo de
nuevas propuestas.

Caractersticas
Sistemtica
Planificada
Proyectiva

Funciones de la Evaluacin
Al igual que las otras etapas del proceso la evaluacin cumple unas funciones especficas dentro
de la Gestin Cultural que buscan mejorar de
forma continua la ejecucin de las propuestas:
Reorientar la formulacin del proyecto
cultural para mejorar la ejecucin y alcanzar
los objetivos propuestos.

Actualizar el proyecto de acuerdo a los

cambios en el contexto, equipo de trabajo
o aliados.

Justificar la continuidad en el mediano y largo

plazo o la cancelacin definitiva de la actividad
propuesta.

Tomar decisiones frente al equipo de trabajo

para mejorar las condiciones de ejecucin.

Criterios a evaluar

Tipos de evaluacin

Al plantear una evaluacin se deben considerar algunos criterios que cubren una amplia gama de conceptos medibles:

Los resultados y los procesos pueden medirse desde dos

perspectivas: cualitativas o cuantitativas. En el mbito de
la cultura se produce informacin expresada en cifras y
en percepciones; por ello es necesario combinar los dos
tipos de evaluacin para hacer una medicin completa del
proyecto.

Pertinencia y viabilidad
Se evala el diagnstico y la informacin que justific el
desarrollo del proyecto, teniendo en cuenta su pertinencia
y viabilidad en la ejecucin de la actividad.
Validez
Se evala la validez de los objetivos propuestos en el marco
del alcance de cada uno de ellos durante la ejecucin del
proyecto y su correspondencia dentro del diagnstico de
necesidades y oportunidades locales.

Evaluacin cuantitativa
Expresa los resultados en cifras e indica niveles del logro
de los objetivos. Las preguntas se formulan cerradas para
arrojar datos concretos.

Ejemplo:

Cantidad de personas asistentes a la actividad: 1.204

Cantidad de beneficiarios indirectos de la actividad: 4.816

Proceso
En cada uno de los procesos se evalan el cumplimiento
de las actividades propuestas y la administracin de los
recursos.
Impacto
Se evala el impacto y los beneficiarios del proyecto en el
municipio. Se plantean mediciones a mediano y largo plazo,
a partir del momento en el que se termina la actividad.

Qu tipo de componentes se pueden

evaluar cuantitativamente dentro
del proyecto?

Satisfaccin
Los beneficiarios del proyecto evalan si con su implementacin sienten satisfecha la necesidad planteada desde
la formulacin y el contexto local.
Sostenibilidad
Se evala si los resultados obtenidos son sostenibles en el
tiempo. Se plantean mediciones a mediano y largo plazo.

e
Recuerd

La evaluacin no slo se focaliza en el alcance

de objetivos sino que considera otros factores
que ilustran y enriquecen la comprensin
y visin de todo el proceso.

Evaluacin cualitativa

Se concentra en percepciones, opiniones y expresiones

derivadas de la implementacin de la propuesta. Las preguntas formuladas son abiertas y permiten la explicacin de
las respuestas. Pueden traducirse a datos comparables.

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Ejemplo:

Qu tipo de componentes
se pueden evaluar cualitativamente
dentro del proyecto?

Evaluacin de procesos

Se realiza durante la ejecucin del proyecto, desde su

formulacin hasta la produccin de la actividad. Se evala
la forma en que se desarrollan las tareas propuestas,
el trabajo del equipo, la asignacin de recursos y todas
aquellas actividades que se estn ejecutando. Permite tomar medidas preventivas y correctivas para alcanzar las
metas propuestas.

Evaluacin de productos

Se realiza durante y despus de la ejecucin del proyecto

y mide los resultados de los productos propuestos desde
su formulacin. En ella se calcula el impacto de piezas de
comunicacin, convocatorias y dems trabajos realizados
en la ejecucin.

Evaluacin de resultados

Corresponde a una evaluacin posterior a la ejecucin y se

concentra en los impactos generados con la implementacin
de la propuesta. Plantea una evaluacin comparativa entre
los resultados esperados en la formulacin del proyecto y
los que se alcanzaron efectivamente.
e

Recuerd

La informacin cualitativa
y cuantitativa en la evaluacin
permite comparar los resultados
para reorientar la gestin y
mejorar la ejecucin del proceso.

Objeto de la evaluacin
La evaluacin es un proceso permanente que se ejecuta en
paralelo al desarrollo de la propuesta. Esto significa que no
slo se realiza despus de finalizada la actividad sino que
todas las etapas del proyecto estn sujetas a evaluacin
y retroalimentacin, por eso se consideran los siguientes
objetos de evaluacin:

e
Recuerd

La evaluacin no slo se ejecuta

al finalizar el proyecto; debe hacerse
de forma continua desde su inicio
y en cada etapa, para realizar los ajustes
necesarios oportunamente.

G E S T I N C U LT U R A L

La actividad desarrollada cumpli
con las expectativas de la comunidad?
De 1 a 5, evale el grado de satisfaccin
con la actividad desempeada, siendo 1
ninguna satisfaccin y 5 satisfaccin total.

56

Fases de la evaluacin
Al ser un proceso, la evaluacin est compuesta de fases
progresivas que permiten obtener resultados vlidos sobre
la ejecucin del proyecto.

Objetivo:

Fase de diseo

Cul podra ser un indicador

cuantitativo del proyecto?

Comprende la seleccin de la etapa a evaluar y el tipo de

evaluacin que se seguir. As mismo, se formularn los
indicadores necesarios para llevarla a cabo.
Indicadores
Los indicadores son instrumentos que permiten hacer
una medicin completa de un aspecto especfico dentro
de la ejecucin y que pueden arrojar datos de tipo
cualitativo o cuantitativo, atendiendo unas caractersticas
bsicas:

Confiabilidad.
Claridad.
Comparables en el tiempo y el espacio.
Sujetos a actualizacin peridica.
Accesibles y relevantes para la medicin
del proyecto.
Construidos antes de la ejecucin.
Ligados a los objetivos.
Neutros, no interpretables.
Ligados a un instrumento de medicin (encuestas,
censos, sondeos de opinin, observacin, etc.).

Ejemplo Indicador Cuantitativo:

Objetivo: Lograr que el 30% de la poblacin municipal

asista a la muestra artstica juvenil.

Indicador: Nmero de asistentes a la muestra artstica

juvenil.

Instrumento de medicin: Censo de poblacin vs.

conteo de ingresos a la sala de exposicin.

Indicador:

Instrumento de medicin:

Ejemplo Indicador Cualitativo:

Objetivo: Visibilizar la produccin artstica de los

jvenes del municipio.

Indicador: Los jvenes artistas del municipio son

identificados por la comunidad.

Instrumento de medicin: Sondeo de opinin a gru

pos de la comunidad para conocer si identifican o no

a los artistas jvenes.

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Cul podra ser un indicador

cualitativo del proyecto?

Objetivo:

Indicador:

Instrumento de medicin:

Fase de descripcin

Incluye la aplicacin del instrumento de medicin para as

recolectar, ordenar y sistematizar la informacin recopilada.

Fase comparativa

En esta fase se hace el anlisis cuantitativo y cualitativo

de los datos obtenidos, consolidando la informacin y
permitiendo que se haga una valoracin de los aspectos
positivos y negativos presentes a lo largo del proceso.

e
Recuerd

La evaluacin es un proceso que,

a travs de datos consolidados,
permite la identificacin oportuna
de problemas y la comprensin
de cada etapa de avance
en la ejecucin del proyecto,
facilitando la toma de decisiones.

G E S T I N C U LT U R A L

60

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

G E S T I N C U LT U R A L

Divulgacin
de actividades culturales

62

La divulgacin de las actividades culturales es uno

de los componentes de la Gestin Cultural; esta se
desarrolla de forma simultnea a la ejecucin del
proyecto y los recursos que requiere deben estar
considerados desde la formulacin de la propuesta.

e
Recuerd

La divulgacin permite
hacer visible nuestro proyecto
y ampliar la participacin
en las actividades planteadas,
lo cual permite aumentar
el impacto.

Divulgar es visibilizar, dar a conocer la propuesta.

Para ello es necesario desarrollar un plan que
tenga las siguientes caractersticas:

Organizado
Estratgico
Ajustado al contexto
Concentrado en el proyecto

Plan de divulgacin

El plan de divulgacin da la posibilidad de coordinar los

recursos en comunicacin y de orientarlos hacia la puesta
en circulacin de los mensajes que beneficien el desarrollo
de la actividad y que la comunidad debe conocer. El plan
contempla tres grandes componentes que deben actuar
en conjunto y ser conocidos por todos los miembros
del CMM, en especial por el comit encargado de la presentacin pblica del proyecto, a fin de transmitir informacin
clara y lograr vinculaciones positivas para la propuesta.

El pblico est compuesto por todas aquellas personas e

instituciones a las que estn dirigidas las actividades y a
quienes se quiere convocar para su participacin directa o
indirecta. Adems de los beneficiarios directos e indirectos,
es necesario incluir a los posibles aliados, a las autoridades
civiles y administrativas a nivel local, departamental y nacional, a los turistas y visitantes del municipio.

Mensaje

El mensaje se refiere a las caractersticas o componentes que

se quieren dar a conocer del proyecto y su objetivo principal
es informar y persuadir a quienes lo reciban para que se
vinculen a la actividad. Debe ser claro y conciso para evitar
interpretaciones equivocadas. Un plan de medios pude
incluir un mensaje principal y otros secundarios, orientados
a alcanzar objetivos especficos.

Ejemplo:
Actividad:
Muestras artstico-culturales con jvenes del municipio.
Pblicos:
Convocatoria beneficiarios directos:
Artistas jvenes del municipio
Aliados:
Instituciones y organizaciones municipales
Beneficiarios indirectos: Comunidad municipal y regional

Ejemplo:

Actividad:
Muestras artstico-culturales con jvenes del municipio.
Mensaje general:
Artes jvenes en un municipio de tradicin.
Mensaje especfico de Convocatoria para los artistas:
Artes jvenes en un municipio de tradicin.
Presenta tu obra y hazla visible.

Cul sera el mensaje general

del plan de divulgacin de la actividad
propuesta?

Pblicos

Cul podra ser el pblico del plan

de divulgacin de la actividad
programada?

Medios

El panorama cultural incluye la identificacin de medios

de comunicacin activos en cada municipio, con los cuales
se debe establecer una relacin positiva en beneficio de
la actividad propuesta. Al determinar los medios que se
incluirn en el plan de divulgacin, se deben considerar los
siguientes tipos:

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Personales
Contactos directos, interaccin personal, voz a voz.
Impresos
Peridicos, revisas, boletines, volantes, etc.
Audiovisuales
Radio, televisin, cine, perifoneo.
Multimedia
Medios digitales.
Alternativos
Espacios al servicio de organizaciones sociales,
puestas en escena, representaciones pblicas, etc.

Ejemplo:
Actividad:
Muestras artstico-culturales con jvenes del municipio.
Medios por utilizar:
Voz a voz, contactos directos, emisora comunitaria,
peridico regional.

Piezas de comunicacin
Considerando el plan de divulgacin se deben disear unas
piezas de comunicacin que informarn al pblico sobre la
actividad. Las piezas se disearn segn el tipo de medios
identificados y seleccionados; as, para una emisora se
grabarn cuas radiales y para una cartelera institucional
se disear un aviso. En cualquier caso, las piezas de
comunicacin debern contener la siguiente informacin
bsica sobre la actividad:

Nombre de la actividad.
Organizador: CMM.
Breve descripcin de la actividad.
Programacin participantes.
Lugar fecha hora.
Costo de ingreso.
Datos de contacto.
Instituciones que apoyan la actividad.

Ejemplo:

e
Recuerd

Cules son los medios incluidos

en el plan de divulgacin
de la actividad propuesta?

El plan de divulgacin coordina

y orienta los recursos en comunicacin
para transmitir un mensaje claro
y persuasivo sobre la actividad,
a un pblico especfico, a travs
de los medios disponibles.

Artes jvenes en un municipio de tradicin

El Centro Municipal de Memoria
invita a toda la comunidad
a participar de las muestras artsticas
y culturales de los jvenes del municipio,
con la participacin especial del Maestro Prez,
las cuales se celebrarn entre el 14 y el 21
de Marzo de 2010 en el Saln de Exposiciones
de la Casa de la Cultura. La muestra estar abierta
entre las 9:00 AM. y las 5:00 PM.
Entrada libre

Apoyan:
Casa de la Cultura
Alcalda Municipal
Empresa XXX

Mayor informacin: CMM Sede Academia de Historia - Tel.: 222 222

G E S T I N C U LT U R A L

66

 Presentaciones para medios

Cul podra ser la informacin bsica

de la actividad programada?

Son reuniones acordadas, como ruedas de prensa con

varios medios de comunicacin, en las cuales se hace una
presentacin general del CMM y del proyecto cultural en
desarrollo. Requieren de una organizacin especial y deben
ser pactadas con anterioridad para contar con la asistencia
de los periodistas. En estas se entregan documentos de
presentacin de la actividad, una carpeta muy completa y
organizada y material multimedia publicable en sus medios.
Cubrimiento de actividades

Relaciones con los medios de comunicacin

Los medios de comunicacin permiten que los mensajes
lleguen a un pblico amplio y diverso. Su labor es comunicar
mensajes de forma oportuna y veraz a las comunidades, por
lo cual es importante que las relaciones que se establezcan
con ellos sean co-responsables, positivas y de solidaridad.
En cumplimiento de su labor, los medios de comunicacin
tienen la capacidad de dinamizar la informacin proveniente
de los CMM como institucin articuladora de la cultura
municipal. En consecuencia, es muy importante que el
Centro genere informacin clara y precisa en el marco de
sus funciones dentro de la comunidad a la que pertenece,
para facilitar las tareas de los comunicadores.

Comunicados de prensa

Son documentos escritos de carcter informativo que se

desarrollan; estos documentos se entregan a los distintos
medios y deben contener una breve descripcin de contexto
local y respondern a preguntas bsicas como qu, quin,
cmo, cundo, dnde, por qu y para qu de la actividad
que se desarrollar. Teniendo en cuenta de que se trata de
un proyecto cultural, es conveniente que el comunicado
contenga informacin fotogrfica y multimedia relacionada
con el municipio, el CMM y la actividad programada.

Durante el desarrollo de la actividad es recomendable

contar con la presencia de representantes de distintos
medios de comunicacin que hagan el cubrimiento y recojan informacin de primera mano sobre el desarrollo e
impacto del evento. El acompaamiento permanente a los
periodistas ser una labor del equipo designado para este
propsito y facilitar la divulgacin de informacin que
beneficie el proyecto.
Visita a medios de comunicacin
Como parte del plan de divulgacin hay que considerar
la visita de los representantes del CMM a los medios de
comunicacin locales y regionales, con el fin de ofrecer
informacin oficial sobre la actividad que se desarrollar
y fortalecer los vnculos con los comunicadores. Las visitas
deben ser pactadas previamente y se entregar material
informativo sobre el Centro y la actividad que el medio
pueda difundir.

e
Recuerd

Los medios de comunicacin facilitan

la comunicacin de las actividades
programadas por el CMM, por ello
es necesario establecer y fortalecer
de forma permanente vnculos de
cooperacin con sus representantes.

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Seguimiento de la informacin

El seguimiento permite al CMM:

Verificar el cubrimiento efectivo de la actividad y la

publicacin de informacin coherente con los resultados obtenidos.

Medir el impacto de la actividad a travs de los testi-

monios de los participantes y asistentes que han sido

recopilados y publicados por los medios.

Fortalecer los vnculos con los medios de comunicacin y

facilitar futuros contactos.

Constituir un dossier de prensa que luego ser parte de

la presentacin del CMM.

e
Recuerd

El seguimiento de la informacin
permitir conocer la informacin
que circula sobre la actividad y el CMM,
y suministrar datos para la medicin
de los impactos.

G E S T I N C U LT U R A L

Las herramientas de seguimiento y evaluacin son aplicables

al plan de divulgacin. El seguimiento incluye la invitacin
a los medios, la recopilacin de informacin publicada y el
agradecimiento a los periodistas por el trabajo desarrollado.

70

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

G E S T I N C U LT U R A L

Apoyo

a la gestin cultural
Una de las herramientas ms importantes en la
gestin de proyectos culturales es la bsqueda de
apoyos y fuentes de financiacin que aporten con
diversos recursos a la ejecucin de las propuestas.
Los apoyos que se gestionen pueden encontrarse en
el mbito pblico o privado as como en el nacional o
internacional.

e
Recuerd

La gestin de apoyos para

el desarrollo de proyectos
culturales es una herramienta
de la gestin y debe responder
a los principios de transparencia
y reinversin.

72

Los apoyos ofrecidos por las distintas organizaciones estn representados en aportes en
dinero o en especie y todos ellos deben ser
registrados en el presupuesto oficial e invertidos
completamente en el desarrollo de la actividad.
Las futuras financiaciones dependern de la buena gestin que se le d a los recursos.

Para gestionar apoyos a los proyectos culturales

es necesario adelantar tres procesos:

Identificar el tipo de apoyo buscado.

Identificacin de posibles fuentes

de financiacin.

Presentacin formal del proyecto.

Tipos de apoyo a la gestin cultural

Existen distintos tipos de apoyo a la gestin de proyectos
culturales. Antes de presentar las propuestas ante una
organizacin, es necesario identificar el tipo de apoyo que se
solicitar y estudiar con mucho cuidado qu suele ofrecer
la organizacin.

Patrocinio
Hace referencia al aval que una institucin ofrece al CMM
o al proyecto en particular. No implica aportes en dinero o
especie pero brinda el respaldo necesario para gestionar
otros apoyos.
El patrocinio debe estar formalizado con un documento que
establezca el tipo de vinculacin entre las instituciones.
Auspicio
Hace referencia al aporte en recursos que una institucin
realice al proyecto. Suele canjearse por publicidad y la
organizacin aportante adquirir algunos derechos de uso
del nombre de la actividad y presencia en los eventos.
Requiere de un documento que aclare la vinculacin
y las limitaciones de uso de espacios publicitarios y de
participacin.

Colaboracin

Hace referencia a los aportes entregados por una organizacin a manera de canje con el CMM.
A travs de la colaboracin se reciben recursos en dinero o
especie y se entrega a la organizacin una obra de arte, una
exposicin o una muestra escnica, entre otros.
Pueden pactarse espacios en la publicidad y durante el
evento, pero deben quedar estipulados en un documento
escrito formal.

e
Recuerd

Es posible gestionar distintos tipos

de apoyo provenientes de diversas
organizaciones pero hay que tener
claridad sobre quines son, qu ofrecen
y las contraprestaciones que solicitan
a cambio.

Identificacin de posibles fuentes de financiacin

A nivel local y nacional existen distintas instituciones
y organismos que apoyan la ejecucin de actividades
culturales que propician el desarrollo de las comunidades
locales. El panorama cultural municipal y los contactos
previos son el punto de partida para acercarse a las fuentes
de financiacin.
Existen tres tipos de fuentes bsicas a considerar en la gestin
de proyectos culturales, y cada una ofrece apoyos especiales
dependiendo del campo de accin de la propuesta. Para
aprovecharlos de la mejor manera es necesario conocer las
polticas y legislacin que ampara cada tipo de apoyo.

Fuentes consideradas por la legislacin nacional

Atendiendo las polticas culturales nacionales, la legislacin

colombiana establece apoyos directos a la cultura, derivados de los presupuestos nacionales y departamentales.
Para ampliar la informacin sobre estas fuentes es necesario consultar directamente la legislacin y acercarse a
las instituciones que intervienen para recibir orientacin
especfica sobre los tipos de apoyo y los procedimientos
requeridos:

Sistema general de participaciones,

Ley 715 de 2001.
IVA de la telefona mvil. Estatuto Tributario,
Numeral 468-3, Pargrafo 2.

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Estampilla Procultura.
Actos Administrativos Territoriales.
Presupuesto municipal.
Plan de Desarrollo Territorial.

Fuentes de la empresa privada

La empresa privada, en el marco de su actividad y en

consideracin a los impactos que genera en sus reas de
influencia, desarrolla programas de Responsabilidad Social
Empresarial desde los cuales es posible gestionar apoyos
a los proyectos culturales. Para acceder a los recursos disponibles, es necesario tener claridad sobre las polticas
organizacionales y programas globales que desarrolla y as
presentar las propuestas del CMM de forma atractiva y
benfica para las dos organizaciones, estableciendo vnculos
de solidaridad y co-responsabilidad.

Agencias de Cooperacin Internacional

Los gobiernos de distintos pases cuentan con dependencias

creadas para apoyar el desarrollo internacional, haciendo
nfasis en determinadas reas que se pactan entre las dos
naciones. De ella se derivan lneas de accin y programas
que distribuyen recursos para organizaciones y programas
especficos. Para acceder a los recursos de estas agencias, es
necesario conocer sus lneas de accin y presentar proyectos
en los trminos de sus convocatorias, demostrando la consolidacin del CMM, experiencia en gestin de proyectos
culturales y capacidad de ejecucin de las actividades con
nfasis en el desarrollo municipal.

Presentacin del Proyecto Cultural

Luego de la identificacin del tipo de apoyo que se gestionar y de la organizacin ante quien se adelantar el
proceso, es necesaria una presentacin formal del Proyecto
Cultural. La presentacin describir puntualmente las metas y proyecciones de la actividad y se organizar en una
carpeta con la siguiente informacin:

Carta de presentacin:
Presentacin del CMM.
Objetivos del proyecto.
Apoyo solicitado.
Ofrecimientos desde el CMM.
Proyecto cultural:
Proyecto cultural en los trminos desarrollados
previamente:

Diagnstico.

Justificacin.

Formulacin de Objetivos.

Identificacin de beneficiarios.

Identificacin de escenarios.

Plan de trabajo.

Actividades a realizar.

Cronograma.

Presupuesto.
Plan de divulgacin
Descripcin de ofrecimientos desde el CMM
Curriculum del CMM:
Diseo estratgico.
Experiencias exitosas.
Patrocinios con que se cuenta.
Proyeccin del CMM.
Dossier
Publicaciones en medios de comunicacin.
Archivos multimedia con informacin del CMM
y la actividad propuesta.

e
Recuerd

La carpeta de presentacin del proyecto

cultural es la puerta de entrada hacia la
gestin de recursos. La imagen, claridad,
coherencia y organizacin de la informacin
es decisiva para propiciar vnculos efectivos
con las organizaciones y lograr as los apoyos
requeridos.

G E S T I N C U LT U R A L

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