TAKLIMAT PENGURUSAN

PANITIA,
PENDEDAHAN KBAT DAN
PISA
KEPADA KETUA PANITIA
SAINS
TARIKH: 12 MAC 2015 (KHAMIS)
DAERAH
BARAT
DAYA
DAN
TEMPAT: KKTM , BALIK PULAU
TIMUR LAUT

PENGURUSAN
PANITIA
BIDANG TUGAS KETUA
PANITIA
SISTEM FAIL KPM
PENGURUSAN MESYUARAT

PENGENALAN

Pengurusan Panitia Mata

Pelajaran amat penting dalam
memberikan fokus guru-guru
mata pelajaran dalam
meningkatkan tahap
keberkesanan P&P serta
pencapaian murid dalam mata
pelajaran berkenaan

PENGENALA
N
Kerjasama ahli panitia dapat
meningkatkan
tahap profesionalisme keguruan serta
merancangkan peningkatan pencapaian
pelajar melalui aktiviti pembelajaran
terancang yang lebih klinikal dan
menjurus
kepada potensi pelajar..

ORGANISASI
Terdiri daripada sekumpulan
manusia yang diikat dengan
peraturan, yang bekerja
dengan matlamat yang
sama untuk mencapai
objektif, misi dan visi
penubuhan organisasi

ORGANISASI
Panitia mata pelajaran
adalah subunit dalam
sesebuah sekolah
(organisasi ) dan
melaksanakan
fungsinya untuk
membantu sekolah
mencapai objektif, misi
dan visi

BIDANG
TUGAS
KETUA
PANITIA

PANITIA MATA PELAJARAN

Panitia mata pelajaran
adalah sebuah badan
ikhtisas yang dianggotai
oleh semua guru yang
mengajarkan
mata pelajaran yang
sama di sesebuah sekolah

PANITIA MATA PELAJARAN

Badan ini hendaklah
dipimpin dan
dikendalikan oleh
seorang guru kanan
yang dilantik sebagai
ketua panitia oleh Guru
Besar atau Pengetua

PENGURUSAN PANITIA
Penasihat
Pengetua / Guru Besar
Pengerusi
Naib Pengerusi
Setiausaha
Ahli-ahli
Guru Mata Pelajaran

Pengetua, PKP, PK HEM, PK Kokurikulum dan

Penyelia Petang juga adalah sebagai ahli
mengikut mata pelajaran opsyen disamping
tugas sebagai penasihat.

Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 4 /1986

PANITIA MATA PELAJARAN

1986
erdasarkan kepada SPI Bil. 4 Tahun

1. Kejayaan para pelajar dalam

pembelajaran dan motivasi
serta minat mereka terhadap
sesuatu mata pelajaran yang
dipelajari mempunyai
hubungan rapat dengan
kebolehan dan keberkesanan
guru yang mengajar

PANITIA MATA PELAJARAN

2. Mempunyai peranan yang

penting dalam
menentukan
sama ada matlamat
pencapaian akademik
para
pelajar
di
sekolah
erdasarkan kepada SPI Bil. 4 Tahun 1986
tercapai

PANITIA MATA PELAJARAN

3. Menggemblengkan
tenaga
dan menyelaras
aktiviti /
tugas mengajar

erdasarkan kepada SPI Bil. 4 Tahun 1986

PANITIA MATA PELAJARAN

4. Semangat bekerjasama,
saling
membantu dan berkongsi
fikiran,
pengalaman serta kepakaran
untuk memperbaiki lagi
kecekapan dan keberkesanan
mereka ....usaha mereka lebih
erdasarkan kepada SPI Bil. 4 Tahun 1986
terkelola dan bersepadu

PANITIA MATA PELAJARAN

5. Berpeluang
menyelesaikan
masalah pengajaran dan
pembelajaran ( motivasi,
sikap dan tabiat pelajar )

Berdasarkan kepada SPI Bil. 4 Tahun 1986

TUJUAN PANITIA
SPI Bil.
4/1986
menyatakan
tujuan
panitia
ialah :

1986

1. Memperbaiki dan
meningkatkan mutu P & P

2. Berikhtiar dan berusaha mendapatkan

strategi pengajaran yang inovatif dan
memotivasikan pembelajaran para
pelajar
3. Memperbaiki prestasi pelajar dalam
peperiksaan sekolah dan awam dalam
mata pelajaran berkenaan
4. Mewujudkan kerjasama antara
panitia mata pelajaran dengan
persatuan atau kelab akademik

PERANAN PANITIA
Kewanga
n

DSK/SP/H
SP

SP/RPT/RP
H

Stok &
Inventor
i

Perana
n
Panitia

Bilik
Khas

Fail
BBM/
Interaktif

Perkembangan
Staf

Buku
Teks/
Rujukan
Mesyuara
t
Panitia

Program
Peningkatan
Akademik
Pentaksiran

Peranan Panitia
A. Pengurusan
1. Ketua Panitia berfungsi sebagai
pakar rujuk
2. Ahli jawatankuasa kurikulum
sekolah
3. Mengurus dan mempengerusikan
mesyuarat panitia
4. Menguruskan fail panitia
5. Membantu pentadbir menjalankan
pencerapan guru dan hasil kerja
murid

Peranan Panitia
A. Pengurusan
6. Merujuk masalah panitia
kepada pentadbir
7. Mencadangkan agihan guru
mata pelajaran kepada
Jawatankuasa Jadual Waktu

Peranan Panitia
B. Penilaian dan Pentaksiran
1. Menyelaras dan menyemak
penyediaan soalan dan skema
markah
2. Memastikan tahap
keselamatan / kerahsiaan
dalam mengurus penilaian
dan pentaksiran
3. Menyediakan laporan analisis
keputusan peperiksaan dalaman
dan awam

Peranan Panitia
B. Penilaian dan Pentaksiran
4. Menyelaraskan penyediaan
Headcount ( TOV, sasaran dan
pencapaian peperiksaan ) mata
pelajaran
5. Penyeliaan dan pemantauan
serta bimbingan
melaksanakan kerja-kerja
kursus ( PBS )

Peranan Panitia
C. Pengajaran dan Pembelajaran
1. Merancang dan menyelaraskan
strategi program peningkatan
prestasi
2. Membimbing guru
meningkatkan keberkesanan
Pengajaran dan Pembelajaran

Peranan Panitia
D. BBB / BBM / BSM
1. Mengadakan projek
menyediakan bahan bantu
mengajar
2. Menyenaraikan alat bantu
mengajar
3. Menguruskan penggunaan BBB
/ BBM / BSM secara optima

Peranan Panitia
E. Perkembangan Staf
1. Merancang dan mengendalikan
perkembangan staf untuk
menambah pengetahuan dan
kemahiran ahli

Peranan Panitia
F. Persatuan akademik
1. Bekerjasama dengan
persatuan akademik untuk
merancang aktiviti persatuan
yang berkaitan dengan
kurikulum

Peranan Panitia
G. Kewangan
1. Mengkaji keperluan dan
menyediakan anggaran
perbelanjaan tahunan
2. Mengurus perolehan
mengikut tatacara kewangan
3. Menguruskan stok

Peranan Panitia
H. Bilik Khas
1. Menyediakan jadual
penggunaan
2. Menyediakan peraturan
keselamatan murid dan
peralatan
3. Memastikan bilik dalam
keadaan kondusif untuk
pengajaran dan pembelajaran

Peranan Panitia
I. Lain-lain
1. Menjadi AJK peringkat
kelompok / zon / daerah
2. Membantu pentadbir
menjalankan tugas berkaitan
dengan kurikulum
3. Menjalankan tugas yang
diarahkan dari semasa ke
semasa

KECEMERLANGAN PANITIA

1.
Manusia adalah
komponen
utama
penggerak
kepada fungsi
panitia mata
pelajaran

2.
Ahli panitia
yang berfungsi
sahajalah yang
mampu
membawa
kecemerlangan
panitia

3.
Kecemerlangan
panitia dapat
memacu sekolah
cemerlang
dalam aspek
kurikulum jika
dapat bekerja
secara sepadu

4.
Kecemerlangan
selalunya
dikaitkan
dengan
peningkatan
kualiti dan
produktiviti

KECEMERLANGAN PANITIA

5.
Budaya kerja
sesebuah
panitia
hendaklah
komited kepada
usaha-usaha
untuk
meningkatkan
kualiti

dan kuantiti
dalam mata
pelajaran
masing-masing
dalam
peperiksaan
dalaman dan
awam

6.
Usaha untuk
mencapai tahap
cemerlang dari
sudut kualiti
tidak ada
penamatnya
kerana ia
merupakan satu
usaha yang
berterusan

7.
Apabila kita
mencapai satu
tahap yang
cemerlang,
terdapat tahap
yang lebih tinggi
yang perlu
dicapai

SISTEM FAIL
KPM

Definasi Sistem Fail

Proses menyimpan segala rekod
dan dokumen untuk simpanan
selamat atau satu rantaian
aktiviti yang bermula dan
berakhir
Satu proses Klasifikasi,
Penyusunan, Penyimpanan Dan
Pelupusan Rekod supaya mudah
diperoleh dengan cepat apabila

Kegunaan Rekod
Media perhubungan / Komunikasi
yang penting
Menguruskan maklumat jabatan
kerajaan / organisasi
Mengekalkan bahan rujukan
maklumat - kes-kes dirujuk atau
maklumat yang lama disimpan
Bahan bukti - minit mesyuarat /
keputusan
Bahan penyelidikan dan kajian sejarah / ekonomi / kebudayaan /
perundangan

Ciri-ciri Sistem Fail

Bersistem

Mudah dirujuk

3
4

Mudah diperoleh
Selamat

Sumber Rujukan Autentik

Sumber Sebenar
Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 5 Tahun 2007
Panduan Pengurusan Pejabat
Bahagian VII
merujuk kepada tatacara ARKIB

Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun

2007

Prinsip-prinsip Sistem Fail

1

Fail manila kad tidak banyak

menggunakan ruang

Mudah disedia dan mudah

disimpan

Murah dan mudah diperoleh

Cara mudah diperluas dan

dipakai berterusan

5
6

Rekod mudah dicari apabila

diperlukan
Cross reference maklumat
berkaitan dimasukkan di dalam
fail berkenaan

Pengkelasan Fail
BAHAGIA
PERKARA BESAR
N
1
PENTADBIRAN

KOD
100

NOMBOR DAN PERKARA

UTAMA
100-1 hingga 100-25

BANGUNAN DAN HARTA

200

200-1 hingga 200-3

KELENGKAPAN DAN BEKALAN

300

300-1 hingga 300-4

KEWANGAN

400

400-1 hingga 400-10

PERSONAL

500

500-1 hingga 500-2

PENGURUSAN
KURIKULUM

600

600-1 hingga
600-8

PENGURUSAN HEM

700

700-1 hingga 700-6

PENGURUSAN KOKURIKULUM

800

800-1 hingga 800-7

PENGURUSAN MAKLUMAT DAN

ICT
PENGURUSAN ADUAN

900

900-1

10

1000

1000-1 hingga 1000-2

Tahap Fail : Mengikut Warna Fail

Putih : Terbuka dan terhad
Hijau :

SULIT untuk fail individu (guru)

Merah Jambu : Rahsia (maruah negara)

Kuning : Rahsia Besar .
Berpalang merah di sebelah luar kulit.
Keselamatan negara bagi kes-kes ISA
Sampul Kecil : Sebagai langkah
sementara jika fail sebenar tidak dapat
dikesan.
Selepas fail dijumpai, masukkan

FAIL TERHAD - PUTIH

Maklumat yang terkandung dalam
dokumen
ini tidak boleh diberitahu secara
langsung atau
tidak langsung kepada akhbar
atau
sesiapa yang tidak dibenarkan

Rahsia atau Sulit

Dokumen ini ialah hak milik Kerajaan
Malaysia / Negeri.dan dimaksudkan
bagi makluman orang-orang yang perlu
mengetahui kandungannya dalam masa
menjalankan tugas-tugas rasmi mereka.
Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu
secara langsung atau tidak langsung
kepada akhbar atau sesiapa yang tidak
dibenarkan

RAHSIA BESAR
Dokumen ini ialah hak milik kerajaan
Malaysia / negeridan dimaksudkan
bagi makluman sendiri dan pegawaipegawai lain yang perlu mengetahui
kandungannya dalam masa
menjalankan tugas-tugas rasmi
mereka. Maklumat yang terkandung
dalam dokumen ini tidak boleh
diberitahu secara langsung atau tidak
langsung kepada akhbar atau sesiapa
yang tidak dibenarkan.

Kenyataan
Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah
dikehendaki oleh undang-undang
menyerahkannya kepada Pejabat Daerah,
Balai Polis atau Pejabat Angkatan Tentera
untuk dihantar ke Pejabat Pegawai
Keselamatan Kerajaan berserta dengan
keterangan-keterangan termasuk tarikh,
masa, tempat dan bagaimana dijumpai.
Menyimpan atau membinasakan dokumen ini
dengan tiada kebenaran adalah satu
kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972

Sistem Fail KPM

Semua sekolah rendah dan
menengah di semua Daerah telah
menggunakan Sistem Fail KPM yang
diselaraskan oleh Arkib Negara.
Sistem ini telah berkuatkuasa mulai
01 SEPTEMBER 2010.

Sistem Fail KPM

Sistem Fail KPM

Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains
(14 fail)
No. Fail Nama Fail
Pengisian
600Pengurusan
Surat Masuk
3/4/1
Panitia
Surat Keluar
6003/4/2

Mesyuarat
Jawatankuasa

Surat Panggilan
Mesyuarat
Minit Mesyuarat
Salinan Minit
Mesyuarat
Kurikulum

6003/4/3

Maklumat Guru

Maklumat Guru
Jadual Waktu
Senarai Nama
Murid

Sistem Fail KPM

Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains
(14 fail)
No. Fail Nama Fail
Pengisian
600Rancangan
RPT
3/4/4
Tahunan
Dokumen
Standard
6003/4/5

Pencerapan

Jadual Pencerapan
Guru
Jadual Semakan
Buku Tulis Murid

6003/4/6

Perancangan
Peningkatan

Perancangan
Strategik
Pelan Operasi

6003/4/7

Analisa
Peperiksaan

Analisa
Peperiksaan Awam

Sistem Fail KPM

Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains
(14 fail)
No. Fail Nama Fail
Pengisian
600Laporan
Laporan Aktiviti
3/4/8
Program
Panitia
6003/4/9

Persatuan
Sains

Jawatankuasa
Perancangan
Tahunan

6003/4/10

Perkembangan
Staf

Laporan LDP KSSR

6003/4/11

Pengurusan
Kewangan

Agihan PCG
Nota Minta

6003/4/12

Koleksi Soalan

Soalan
Peperiksaan Awam
& Dalaman

Sistem Fail KPM

Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains
(14 fail)
No. Fail Nama Fail
Pengisian
600Pelbagai
Pekeliling
3/4/13
berkaitan
6003/4/14

Stok

Salinan Kew.PA
Salinan Kew.PS

Pengurusan
Fail
Cara Membuka
Fail
Namakan Fail - MESYUARAT PANITIA
Nomborkan / Kod
Tebuk lubang 1 inci
Kertas minit di sebelah kiri kulit
Dokumen pertama sebelah kanan
Masukkan tali hijau ke dalam
sudahlubang
ditebuk
yang

Pernomboran dokumen
1 Dari kanan ke kiri
Surat
2
keluar - pen biru / hitam
3Surat masuk pen merah
Catatkan
4
pada kertas minit

5Tulis

ikut tajuk lajur

Tutup Fail
100 bilangan dokumen atau
ketebalan fail satu inci
Nombor fail baharu adalah
sama dengan SKJ/600-3/01/01
perlu ditambah JLD. 2
Fail lama diikat dengan tali
putih
Letak di belakang fail baharu

Jangka Hayat Fail Lama

Lima tahun kajian

keperluan
( simpan, pindah,
musnah)
Selepas tempoh 5 tahun
tulis surat kepada Arkib
Negara
Jika tiada jawapan,
simpan dengan selamat di
tempat yang khas untuk