UNIDAD 2

CONTROL DE LAS COMPRAS

Objetivo:
Identificar y aplicar los procesos establecidos en las organizaciones hoteleras y gastronmicas para
la correcta realizacin de las compras y abastecimientos de las materias primas, buscando
optimizar los recursos y la reduccin de los costos de dichas empresas. El tratamiento correcto
dado a las materias primas, en lo referente a cantidades a pedir, proveedores, negociacin de
precios, plazos de entrega, transporte, recibo, almacenamiento y control de inventarios sern la
base fundamental de esta unidad.
Competencias:
Elabora responsablemente el listado de proveedores de acuerdo con las necesidades de operacin.
Elabora el listado de materias primas requeridas con base en el plan de produccin.
Controla el manejo de las materias primas conforme a parmetros de calidad y rentabilidad.
FUNDAMENTACIN:
El departamento de compras de cualquier empresa es quizs el rea de responsabilidad que ms
necesita controles y de la implementacin de un sistema para el manejo de la informacin adecuado,
oportuno y claro para el correcto manejo de las materias primas e insumos requeridos por la
organizacin para su correcto funcionamiento. El rea de compras no puede ser ajena a los procesos
operativos que se realicen en la empresa, por el contrario, es necesario que l o los encargados de
realizar el aprovisionamiento de la metera prima conozcan con claridad todos los procesos productivos,
el men o la carta, los eventos a realizarse, la capacidad de pago, la capacidad de almacenamiento
etc., para que de esta manera las compras estn de acuerdo con las necesidades generadas por la
misma operacin del hotel o restaurante.
El proceso de compras est directamente relacionado con parmetros no solo de costo sino tambin de
calidad del producto terminado que determinan a su vez las caractersticas de las materias primas e
insumos que deben llegar al establecimiento; es por esta razn que el departamento de compras
adems de manejar conceptos financieros y de costos, tambin maneja conceptos de manipulacin
higinica de alimentos, establecimiento y aplicacin de estndares de calidad para alimentos y tcnicas
de almacenamiento para los mismos.
Este captulo establece la informacin que se requiere para conocer las necesidades de compra de
alimentos y adems identifica los procesos para la gestin de las compras de acuerdo a la clasificacin
de los alimentos. Se abordara el tema de los distintos mtodos para realizar las compras, as como la
clasificacin de los proveedores para finalizar con un anexo con los formatos implementados en la
actualidad en el departamento de compras de un hotel o restaurante.

CONTROL DE COMPRAS
2.1 ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una persona de
hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la administracin sobre este proceso y
adems del jefe de compras sobre los proveedores.

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Este proceso es importante porque por este departamento
se presentan innumerables fugas o prdidas
de dinero como por ejemplo la doble facturacin, las participaciones con los proveedores para salir
favorecidos en la compra, etc.
Para que el director del departamento de compras, est seguro sobre qu comprar, como comprar,
caractersticas del producto, pocas de abundancia, etc., se deben disear unos formatos que recopilan
toda esta informacin y que reciben el nombre de ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTNDAR.
Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar prdidas y a
mantener los costos.
Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los elementos
que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el TAMAO requerido, los
FACTORES deseables y/o descartables, etc.
En estas especificaciones nunca se trabajan los precios ni las cantidades, pues de hacerlo se tendran
que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando en el mercado cambien los
precios, y en ese caso dejaran de ser estndar.
Las especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como despacharnos los
productos que le solicitamos, por el jefe de recibos para que sepa como aceptar el producto, y por
supuesto por quienes colaboraron en su elaboracin
Para comprar debe tener en cuenta lo siguiente:
Tamao del negocio
Estructura del men

Capacidad de almacenamiento

Volumen de Ventas

Capacidad de pago

Condiciones o caractersticas del producto

2.2 MTODOS DE COMPRA.

MERCADO ABIERTO
Este mtodo ofrece las ventajas de un contacto con un nmero mayor de proveedores y para lograrlo se
pueden utilizar los medios de comunicacin o se pueden visitar si es el caso.
Se dividen en:
COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicacin para lograr el mayor nmero de ofertas, las
cuales se analizan, se clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se ponen a consideracin de
la Junta de compras. Por lo general, en un cuadro de clasificacin que rene esta informacin:
PROVEEDOR CALIDAD PRECIO CRDITO CANTIDAD SERVICIO
MERCADO LIBRE: Se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en plaza de
mercado; en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad, el precio, el tamao, el peso
por unidad y la presentacin del producto; como es lgico no se pueden cambiar las cantidades
determinadas por el departamento de compras.
CONTRATISTAS: Se usan para productos de alto consumo que no se pueden tener almacenados
porque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus caractersticas especiales, como por ejemplo: la
leche, los bizcochos, los postres, etc. Con estos productos debemos fijar con anticipacin con el
proveedor las cantidades normales que consumieron y la frecuencia con la que nos los deben entregar.

2.3 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE LAS COMPRA

Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la compra, la cual se determina a travs de los
siguientes formatos:
LISTA DE MERCADOS
Se utiliza para los productos perecederos, de difcil almacenaje o tambin llamados de consumo diario o
compras de cocina.
El chef debe tener en cuenta los eventos que estn pronosticados y en colaboracin con el almacenista
determinar con base en el PAR STOCK de cada producto las cantidades que se deben comprar de
ellos.

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Luego el encargado de compras ubica a los proveedores
y diligencia en el formato los precios y marca
cul de los tres es al que se le debe comprar.
Este formato termina de llenarlo el encargado de recibos anotando en l las cantidades que realmente
llegaron.
SOLICITUD DE COMPRAS
El almacenista est en la obligacin de detectar los puntos en los cuales debe hacer el pedido de
mercanca, para evitar que se interrumpa la produccin y que le fallemos a los clientes. Por ello se
elabora esta solicitud en la cual el almacenista registra la unidad de almacenaje, la existencia, el
consumo en el periodo, la cantidad que requiere y el nombre del artculo y la enva al encargado de
compras para que l llene los datos de la ltima compra y compare precios con las cotizaciones
actualizadas que tiene.
Este formato pasa luego al Gerente de Alimentos para que l marque la cotizacin que l autoriza y la
devuelve al encargado de compras para que se elabore la orden de compra al proveedor.
Una vez detectadas estas necesidades se realizan las compras, y para ello se usan dos formas ms:
una que es el comprobante de compras para aquellos productos de los cuales el proveedor no da
factura (frutas y hortalizas en plazas de mercado) y con ello se justifica el egreso. El otro formato ya
mencionado que es la orden de compra, la cual se realiza para productos de fcil almacenaje a los
conocidos como no perecederos.
2.4 CLASIFICACIN Y SELECCIN DE LOS PROVEEDORES
Proveedores elegidos:
- Habituales

- Ocasionales

- Reserva

Proveedores obligados:
- Monopolio

- Circunstancias del lugar