AUDIT FUNGSI

PEMBELIAN
Oleh :
Laras Melati
Ria Ristyana
Madinah Munnawaroh
Pandu Kurniawan
Natasha Astria

Tujuan Audit Fungsi

Pembelian
Untuk menentukan efisiensi
dan efektivitas perusahaan
dalam membelanjakan sumber
daya keuangan mereka.

Hal-Hal Utama dalam

Fungsi Pembelian
Pembelian untuk fasilitas pribadi dengan
menggunakan fasilitas perusahaan
Sentralisasi dan
desentralisasi keg.
Pembelian
Kewenangan
pembelian

pembelian

Kemampuan analisis dalam

pembelian

Organisasi

Godaan
rekanan

Lingkup Audit Fungsi

Pembelian
7 Sasaran Strategik fungsi pembelian :
Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan
bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.
Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang
agar berada pada tingkat yang aman
Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang
diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai
Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan
aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang
serendah mungkin
Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa
nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan
pengurangan biaya pembelian.
Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk
informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang
dibutuhkan perusahaan.
Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam
perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik.

Siklus normal fungsi

pembelian
1. Penentuan kebutuhan, melalui Skedul Produksi
Manufaktur, Penentuan Penggantian Persediaan
(Inventory Replenishment Requirement),
Penentuan Pembelian secara Khusus (Specialized
Purchase Requirements), dan Kebutuhan
Operasional Sehari-hari
2. Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan
penerbitan Permintaan Barang (Purchase
Requisition) atau Perintah Kerja (Work Order)
sampai penerbitan Pesanan Pembelian (Purchase
Order).
3. Prosedur tindak lanjut pemesanan.
4. Penyelesaian proses pengiriman.
5. Penyelesaian keuangan.

Pentingnya audit fungsi

pembelian
Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan
berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan.
Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal
dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan
pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang
kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan
atau memproduksi produk-produk perusahaan. Ini adalah
proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku,
komponen dan layanan yang merupakan tugas utama dan
tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah
perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif,
pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.

Tahap Audit Fungsi Pembelian

Tahapan pembelian :
1. Penentuan
kebutuhan
Jadwal produksi
Sistem persediaan
minimum/maks
Sistem JIT
Proyek-proyek
perusahaan
Rencana kebutuhan
operasional lainnya
Tanggung jawab
penentu kebutuhan
Prosedur penentuan
kebutuhan

2. Otorisasi pembelian
Apakah barang
yang dibutuhkan
sudah tersedia?
Apakah barang
yang dibutuhkan
dibuat sendiri atau
beli?
Apa pembelian bisa
dilakukan ?
Apa anggarannya
mengizinkan?
Apa konsekuensikonsekuensi
keuangannya?

3. Pelaksanaan
pembelian
Luasnya usaha
pencarian rekanan
Luasnya kontak
langganan dengan
rekanan
Kendala masingmasing rekanan
Kesesuaian dengan
kebijaksanaan
perusahaan atau
pemerintah

4.
Tindak Lanjut

5. Penyelesaian
Pengiriman

6. Penyelesaian
Keuangan

Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian

Adapun program Pemeriksaan Kegiatan
Pembelian terdiri dari :
1. Pemeriksaan Pengelolaan Resiko
2. Pemeriksaan Pengendalian

Diantaranya ;
o.Penentuan Kebutuhan
o.Otorisasi Pembelian
o.Pelaksanaan Pembelian
o.Tindak Lanjut Proses Pembelian
o.Penerimaan Barang
o.Penyelesaian Pembayaran

Penentuan kebutuhan
1. TUJUAN PEMERIKSAAN
A.
Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana
kebutuhan barang/ jasa.
B.
Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai
dengan tujuan menunjang kegiatan- kegiatan perusahaan
secara menyeluruh.
.
C.
Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana
kebutuhan barang/ jasa.

2. Langkah Langkah Kerja

Peroleh pedoman penyusunan kebutuhan barang & jasa

Minta rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli

Meneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai kebutuhan atau

tidak
Minta rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang
perusahaan
Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan
metode dan prosedur yang berlaku

Otorisasi Pembelian
1. Tujuan pemeriksaan yaitu :

Untuk menilai
kelayakan prosedur
otorisasi pembelian
Menguji tingkat
ketaatan terhadap
prosedur yang telah di
tetapkan

2. Langkah Langkah Kerja

Review
prosedur
otorisasi
pembelian
Periksa dan
lakukan
penilaian

Siapa yang mengajukan

permintaan pembelian
Persetujuan
Formulir apa yg digunakan

Tingkat ketaatan terhadap

prosedur yang ditetapkan
Apakah prosedur yang berlaku
cukup memadai

Pelaksanaan Pembelian
1. Tujuan pemeriksaan meliputi :

o Untuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan

prosedur pelaksanaan pembelian yang ditetapkan
baik internal perusahaan maupun peraturan pada
umumnya
o Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap
kepentingan perusahaan
o Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk
meningkatkan efisiensi kegiatan pembelian

2. Langkah Langkah Kerja

a. Meminta dokumen dokumen yang berhubungan
dengan tanggal penerimaan serta spesifikasi barangbarang yang dipesan
b. Melakukan penilaian terhadap cara- cara petugas
pembelian memantau pesanan pembelian
c. Meneliti apakah dilakukan langkah langkah untuk
memastikan dipenuhinya pesanan seperti
mengunjungi dan mengamati pengerjaan barangbarang yang dipesan serta mengadakan kontak
reguler dengan para penjual

Penerimaan Barang
1. Tujuan Pemeriksaan

b. Untuk memastikan apakah

petugas yang bertanggung jawab
telah melaksanakan kewajibannya
dengan memeriksa barangbarang yang diterima sesuai
prosedur yang ditentukan.

Untuk memastikan apakah

petugas atau bagian yang
menerima barang secara
organisatoris bebas dari petugas
atau bagian pembelian

2. Langkah Langkah Kerja

a. Meneliti apakah administrasi dan prosedur
bagian
penerimaan
barang
mendukung
terlaksananya pemeriksaan yang memadai terhadap
penerimaan barang

b. Melakukan pengujian terhadap sebagian barangbarang tersebut telah di periksa dan apakah hasil
pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak

c. Memperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada

telusuri bagaimana klaim itu ditetapkan

Penyelesaian Keuangan
1. Tujuan Pemeriksaan meliputi :

Untuk mengetahui
apakah telah
dilakukan
langkah-langkah
pengendalian
yang perlu
sebelum
pembayaran

Untuk mengetahui
apakah terjalin
kerjasama yang
baik antara bagian
pembelian dengan
keuangan

2. Langkah Langkah Kerja

Apakah perlu dilakukan pencocokan antara bukti pesanan
pembelian yang asli dengan data penerimaan barang

Meneliti mengenai potongan-potongan yang diberikan

apakah telah memenuhi prosedur yang ditetapkan dan
jumlahnya sesuai atau tidak

Melakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga,

pihak bagian keuangan diikut sertakan atau tidak

PEMERIKSAAN
SUBSTANSI
Program

ini merupakan lanjutan dari program

pemeriksaan pembelian atas kegiatan
pembelian dan kegiatan lainnya yang
berkaitan, yang dilakukan dalam periode
pemeriksaan dengan memperhatikan hasil
identifikasi resiko dari pengujian
pengendalian diatas.

 Melalui audit manajemen fungsi pembelian,

tanggung jawab fungsi pembelian dapat
diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien.
Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal
sebagai berikut.
o Penanganan informasi oleh fungsi pembelian
telah dilakukan dengan benar.
o Proses pengadaan barang dan jasa telah
dilakukan dengan baik, seperti melalui
pengawasan terhadap permintaan barang/jasa,
diupayakan lebih dari satu penawaran yang
diterima oleh perusahaan, analisis seluruh
penawaran yang masuk sampai dengan proses
penerbitan PO, penerimaan barang, dan
penyelesaian pembayaran faktur

TERIMA KASIH