EL CIRCULAR Y EL OFICIO

Circular
Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de
sus subalternos simultneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos
internos para que se cumplan a cabalidad.
Funcin y Usos
Sirve para dictar rdenes y tambin para informar. El mensaje que transmite es
especfico y de inters general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a travs de una circular se puede comunicar:
Cambios de horario.
Rotacin de jefes.
Nombramiento de comisin reorganizadora.
Ascensos del personal.
Aplicacin de encuesta.
Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
Permite, dentro de una institucin, un enlace vertical descendente (de superior
a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).
Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.
Cuando la circular tiene un buen nmero de destinatarios se recurre a la
impresin mimeografiada o a copias fotostticas.

CIRCULAR INTERNA Y EXTERNA

Su funcin es comunicar noticias de inters actual. Con este tipo de carta puede
anunciarse la constitucin, modificacin o disolucin de una empresa, cambios de
domicilio, la visita de viajantes, la modificacin de precios, etc.

Las mrgenes de este documento van desde la parte superior e izquierdo desde 3 a
4cm y de la parte inferior y derecho de 2 a 3cm.

PARTES DE UNA CIRCULAR

1. Encabezado: Va la razn social de la empresa en mayscula, solo para
circulares internas.

2. Nmero: escribe con maysculas, es decir, la palabra CIRCULAR, seguida del

nmero. Nmero consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con
001 cada ao y se escribe a 3 interlineas.

3. Cdigo: Nmeros que identifican la dependencia productora.

4. Fecha: Se escribe el lugar, el da, el mes, y el ao.

5. Destinatario: Generalmente o casi siempre estar dirigido al conjunto de personas
interesadas en el documento, se escribe a dos interlineas.

. Puede dirigirse:
- Al personal de la empresa:
- Estimados colegas:

6. Asunto: En esta parte se escribe la palabra ASUNTO, todo con mayscula, seguida
de dos puntos y junto se escribe el tema en resumen o en sntesis, y se escribe a dos
interlineas.
7. Cuerpo o texto: Es la parte donde se explica detalladamente el mensaje, lo que se
quiere decir; puede estar integrado por varios prrafos, y para mayor orden enumerar
cada prrafo, el texto se escribe a tres interlineas
. Despedida: Esta parte es muy simple y a veces se usa solo una palabra. Ejemplo:
Atentamente. Y se escribe a dos interlineas.
9. Firma y cargo: La firma es la rbrica a mano, como se acostumbra a firmar en toda
documentacin; debajo de la firma se coloca el nombre completo del firmante y luego
el cargo o grado de jerarqua que posee, se escribe a dos interlineas.
10. Iniciales: Como siempre, con letras maysculas las iniciales del remitente, seguido
de una lnea oblicua, las iniciales del mecangrafo o secretaria con minscula.

EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

SERVICIO NACIONAL DE
APRENDIZAJE SENA
CIRCULAR
EXTERNA No. 001

400- 04. 01

Florencia, 10 de febrero de 2012

PARA: COMUNIDAD EN GENERAL
ASUNTO: OFERTAS DE TRABAJO

El centro tecnolgico de la amazonia informa a la comunidad en general que

est abierta la convocatoria para las diferentes ofertas de trabajo.

Gracias por su atencin prestada

PAOLA CARVAJAL GOMEZ

Directora general

EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA
CIRCULAR INTERNA No.001

400-02.01
Florencia, 10 de febrero de 2012

PARA:

KAROL VIVIANA BARRIOS

ASUNTO:

CAPACITACION DE BELLAS ARTES

Se le informa a la directora Carol Viviana barrios del centro tecnolgico de la

amazonia que por favor se nos permita el espacio del auditorio de la institucin, para
llevar a cabo dicha capacitacin, que se dar el da 27 de febrero del presente ao.

Gracias por su atencin que es muy aprecia por nosotros.

El oficio es un documento de carcter oficial, que se utiliza en los organismos

del Sector pblico y por extensin, en algunas instituciones educativas,
culturas, sociales y deportivas que no dependen del Estado.

El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades

de ms alta jerarqua.

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir

informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos
de trabajo administrativo.

AREA DE DIFUSIN. El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es

decir fuera de una institucin; y a nivel interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad,

especialmente con aqullas que ocupan cargos directivos.

A nivel interno. Enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de

una entidad o institucin.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

Los oficios de circulacin externa son firmados solamente por la mxima autoridad de
la institucin o por quien hace sus veces. Sin embargo, en caso de existir la necesidad
de enviar oficios fuera de la institucin, abordando asuntos especficos de trabajo
pueden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y
firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.
-Los oficios de circulacin interna son firmados por los que desempean cargos
directivos en la institucin.
-Los que no desempean cargos directivos no estn facultados para hacer uso del
oficio, porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus rganos. Estas
personas se comunican con sus superiores o entre ellas, segn los casos, mediante
memorandos, informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado
a ttulo personal, sino en representacin de una entidad o institucin, o en mrito a un
cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo, lo usan los directores de los ministerios, los
rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamentos de la universidades; los
directores de centros educativos, etc.; y no as los trabajadores administrativos ni los
profesores de aula o de rea que no desempeen ningn cargo directivo.

PARTES DE UN OFICIO.
1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
a) Membrete
b) Lugar y fecha
c) Cdigo
d) destinatario
e) asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato.

f) Texto
g) ante firma
h) Firma, pos firma y sello
i) con copia
j) pie de pgina.
2. Y las siguientes complementarias
-Nombre del ao (obligatorio nicamente en los oficios de circulacin externa)
-Referencia
-Anexo

MODELO DE OFICIO
AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA
DIVERSIDAD
a) CEBA JUAN XXIII CAJAMARCA
b) Cajamarca, 07 de mayo del 2012.
c) OFICIO N01-2012-CCSP.CEBA-J.XXIII-C
d) Seor: Ing. Julio Vargas Sotomayor
Decano de la Facultad de Psicologa de la Universidad Nacional de Cajamarca
Cajamarca.
e) Asunto: Invitacin como ponente Problemas de aprendizaje
f) Es grato hacer de su conocimiento que la I.E que tengo el honor de dirigir ha
organizado un evento denominado Problemas de aprendizaje, que se realizar en
esta localidad, el da 04 de junio del presente ao al conmemorarse XLIII aniversario
de creacin y funcionamiento de nuestra institucin.
Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos realizado con
muchos adolescentes sobre casos psicolgicos, me permito invitarle a participar en
dicha actividad como ponente con el tema: Problemas de aprendizaje para nuestros
alumnos del CEBA-ciclo semi presencial ,el da 05 de junio ,a horas 2 de la tarde, en el
auditorio de nuestra institucin, ubicada en el Jr. Juan XXIII N 130.Sus pasajes y sus
gastos de material de trabajo consistente para 100 alumnos sern sufragados por
nosotros.
En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con su valiosa
participacin, aprovecho la oportunidad para hacerle llegar el saludo de los docentes y
trabajadores de la I.E.Juan XXIII a mi cargo y el mo propio.
g) Atentamente
h) Carlos Pinto Correa
Director de la I.E.Juan XXIII

i) c.c:Archivo
j) CPC/d

CLASES DE OFICIO
Distinguimos dos clases de oficios: simple y mltiple.
1.-OFICIO SIMPLE
USOS.
El oficio simple ,conocido comnmente slo como oficio se emplea para comunicar
disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones,
presentar personas, participar la realizacin de actividades, coordinar acciones,
transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra informacin a un solo
destinatario.
CARACTERSTICAS
a) El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia
o institucin que se nomina en la parte llamada destinatario.
b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del
mecanografiado del documento. O sea, que no se deja en blanco el espacio
correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios o memorandos mltiples.
c) Lleva la palabra oficio o el cdigo como denominacin del documento.
d) Usa con copia.
e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las
copias, a los que se indica en la con copia.
Estructuracin segn formatos. Los oficios simples y mltiples se estructuran en base
a formatos establecidos por cada institucin.

OFICIO MLTIPLE.
El oficio mltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra informacin
simultneamente a varios destinatarios.
Caractersticas.
a) El oficio mltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace
referencia en la parte denominada distribucin
b) Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen
responsabilidades acorde con las funciones que desempean.
c) En el cdigo lleva oficio mltiple! Como nombre del documento y mantiene la
misma numeracin para todos los ejemplares.
d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco, con la nica
mencin del tratamiento seor o al, segn formatos que se empleen.
e) En los oficios mltiples de difusin interna, no es obligatorio completar este espacio,
pero s, en los de circulacin externa.

f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de

destinatario deber comprender tantas lneas como espacios se requieran para
identificar a quienes remitimos los ejemplares del oficio.
g) El texto del oficio mltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no
debe ser, por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes.sino tengo el agrado
de dirigirme a ustedcomo si el oficio tuviera un solo destinatario.
h) Usa distribucin en lugar de con copia
i) Por lo general es impreso en computadora.
J) Se es tipiado el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envan las
copias. Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo
respectivo.

Modelo oficio Mltiple

AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA
DIVERSIDAD
MINISTERIO DE TRANSPORTES
COMUNICACIONES, VIVIENDA Y
CONSTRUCCIN
Cajamarca, 07 de mayo del 2012
OFICIO MULTIPLE N 01-2012
Seor:
Asunto: Licencia de casas vivienda.
Es grato dirigirme a Ud. Para comunicarle la obligacin que tiene su despacho, de
enviar trimestralmente a esta oficina la nmina de las licencias que otorga para la
construccin de casas vivienda, dentro del radio urbano de su jurisdiccin.
Por tal motivo, mucho agradecer tenga a bien remitirnos, a la brevedad, dichas
nminas a partir del mes de.
Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideracin y
estima personal.
Atentamente
Ing. Tulio Tapia Alva
Jefe Departamental Cajamarca
Distribucin:
Municipalidad provincial de.
Cutervo
Chota
Santa Cruz
Archivo (2)
TTA/

 Ao de la consolidacin
del Mar de Grau

INSTITUTO SUPERIOR UNITEK

CONTABILIDAD

El oficio y el circular

NOMBRE: Jade Aguayo Julca

DOCENTE: Dora Jo Nuez
CICLO: I

Tacna - Per
2016
Ao de los Buenos Deseos y el Optimismo por el Futuro
ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA
COLEGIO NTROS HEROES DEL CENEPA
PAUCARPATA
Arequipa, 20 de Julio del 2010
OFICIO N 128-APAFA/CNHC
Seor
Rubn Rodrguez Calla
DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACION
CIUDAD.ASUNTO: Invitacin inauguracin nuevas aulas
Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguracin de las
nuevas aulas del colegio Nuestros Hroes del Cenepa de esta ciudad; obra que ha
sido posible gracias al aporte generoso y a la participacin desinteresada de los
padres de familia del plantel.
Dicho evento se llevar a cabo el prximo 26 de Julio de los corrientes a las once
de la maana en nuestro local ubicado en la Avenida Los Hsares N 521 en esta
localidad. Esperamos contar con su presencia que dar realce a este ceremonia.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de nuestra especial

consideracin y estima personal.
Atentamente;

Rubn Ruiz Carrasco

PRESIDENTE
ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA
COLEGIO NTROS HEROES DEL CENEPA