1.

Pendahuluan
1.1. Tujuan Penulisan
Seiring dengan perkembangan jaman, kemajuan teknologi pun
berkembang sangat pesat. Hal ini dapat dilihat dari ketergantungan manusia
akan informasi semakin bertambah sehingga kualitas informasi pun harus
selalu di tingkatkan karena informasi mempunyai dampak yang cukup besar
terhadap perkembangan lembaga atau instansi.
Pengolahan data penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah
kabupaten/kota, dimana pelaksanaannya diawali dari kelurahan selaku
ujung tombak pendaftaran penduduk. Dalam pelayanan tersebut perlu
dilakukan dengan cepat dan tepat untuk mendapatkan suatu informasi.
Pengolahan data pada kantor kelurahan Candirejo masih dilakukan
dalam bentuk pembukuan atau arsip arsip, sehingga seringkali terjadi
kesalahan bahkan ada arsip data yang hilang atau rusak karena terlalu
banyaknya arsip yang ada.
Dari kegiatan tersebut menimbulkan permasalahan seperti tidak
efisiennya

waktu

yang

digunakan

untuk

memproses

pelayanan

kependudukan dalam pencarian data penduduk, proses administrasi

pembuatan surat surat pengantar ( Kartu Keluarga dan KTP), kelahiran
dan kematian yang membutuhkan waktu dan kesulitan untuk mendapatkan
laporan kependudukan yang cepat dan akurat dalam waktu singkat.
Kemajuan teknologi yang sangat pesat mendorong setiap instansi
untuk tetap mengikuti perkembangan teknologi dan terus meningkatkan
kemampuan dalam mengelola data data dan informasi yang dimiliki agar
lebih akurat dan efisien. Untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu sistem
informasi

yang

menciptakan

mendukung

efisiensi

dan

kebutuhan
efektifitas

instansi

kerja,

pemerintah

maupun

guna

meningkatkan

pelayanan kepada masyarakat.

Berdasarkan hal tersebut maka tujuan dari analisa ini adalah
1. Untuk mengetahui sistem informasi administrasi yang sedang berjalan
dikelurahan merdeka.
2. Untuk merancang sistem informasi administrasi dikelurahan merdeka.
3. Untuk memastikan sistem informasi administrasi yang diusulkan bebas
dari kesalahan-kesalahan untuk segala kondisi.
4. Untuk mengimplementasikan sistem informasi administrasi yang telah
dibuat secara keseluruhan yang efisien, mudah dipakai dalam
pencatatan data administrasi kelurahan.

1.2. Lingkup Masalah

Berdasarkan yang telah dijelaskan diatas, maka penulis mengidentifikasikan
masalah yang berkaitan dengan sistem informasi yang ada di kelurahan
merdeka sebagai berikut :
1. Tidak efisiennya waktu yang digunakan untuk memproses pelayanan
kependudukan dalam pencarian data penduduk.
2. Proses administrasi pembuatan surat surat pengantar (Kartu
Keluarga dan KTP), kelahiran dan kematian yang membutuhkan waktu.
3. Sulitnya mendapatkan laporan kependudukan yang cepat dan akurat
dalam waktu singkat.
1.3. Definisi dan Istilah
1. SKLP (spesifikasi kebutuhan perangkat lunak) atau sering juga disebut
Software Requitment Spesification (SRS). Merupakan spesifikasi dari
perangkat lunak yang akan dikembangkan
2. DPPL (deskripsi perancangan perangkat lunak) atau software design
description (SSD). Merupakan deskripsi perancangan dari perangkat
lunak yang akan dikembangkan
3. DFD adalah Entity Relationship Diagram, diagram dan notasi yang
digunakan untuk mempresentasikan struktur data pada perangkat lunak.
4. ERD adalah Entity Relationship Diagram, diagram dan notasi yang
digunakan untuk mempresentasikan struktur data statis pada perankat
lunak
1.4. Referensi
Dokumen acuan yang dipergunakan dalam penulisan dokumen ini adalah :
Spesifikasi tugas mata kuliah Perancangan Basis Data Sistem Informasi pada
Apotek.
Spesifikasi tugas mata kuliah Pemrograman Visual Delphi Sistem Informasi
Apotek.
Materi Pada mata kuliah Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek.
http://www.raharja.ac.id/acid/karyailmiah/TugasAkhir/Detail/NIM/SI101346535
6
Yakub. PengantarSistemInformasi, GrahaIlmu, Yogyakarta, 2012.
Witarto. MemahamiSistemInformasi. Bandung.
Pohan, Husni I. Dan Kusnasriyanto S. Bahri.PengantarPerancanganSistem
Informasi,Erlangga,Jakarta,1997.
McLeod JR. Raymond. SistemInformasiManajemen,TerjemahanTeguhHendra,
PT.Prenhallindo, Jakarta, 2004.
Kurniawati, Debirah, Prayitno, Edy. PengantarSistemInformasi, MahameruPers,
Yogyakarta, 2010.
Kadir, Abdul. KonsepdanTuntunanPraktis Basis Data. Andi, Yogyakarta, 1999

 James A. Obrian. PengantarSistemInformasiPerspektifBisnisdanManajerial,

SalembaEmpat, Jakarta, 2005.
2. Deskripsi Perancangan Global.
2.1. Rancangan Lingkungan Implementasi
Sistem informasi pendataan administrasi kelurahan ini akan berbasis
web tetapi bersifat jaringan localhost dengan menyediakan komputer server
sebagai tempat database dan penyimpan file web. Berikut spesifikasi sistem
:
1. Komputer server
Sistem Operasi Server
DBSM
Develpoment Tools
Bahasa Pemrograman
RAM , VGA, Monitor
2. Komputer client
Sistem Operasi
Browser
Word Processor
RAM , VGA, Monitor

: Windows server edition 2008

: MYSQL
: xampp, notepad++,adobe dreamweaver
: Php + HTML
: 2 GB DDR3, 1 GB nVIDIA Ge Force
: Windows 7,8,10
: crome , IE, Firefox
: MS Office 2016
: 2 GB DDR3, 1 GB nVIDIA Ge Force,

Samsung 14
2.2. Use Case Diagram
Berikut adalah diagram use case dari sistem informasi administrasi
kependudukan kependudukan yang berjalan di Kantor Desa Jagabaya :

Gambar 3.3. Use Case sistem informasi yang sedang berjalan

3. Perancangan Rinci
3.1. Relasi Use Case
Berikut adalah deskripsi pendefinisian aktor pada sistem informasi
administrasi kependudukan yang berjalan di kantor kepala desa Jagabaya :
NO
1

AKTOR
Penduduk

DESKRIPSI
Orang

yang

melakukan permohona

pembuatan surat pengantar pembuatan KK. Sura

pengantar pembuatan KTP, Surat Keteranga

Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, Pembuata

2

Surat keterangan penduduk Pindah dan Keluar.

Orang yang bertugas melakukan pelayana

Bag.Pelayanan

terhadap
pengantar
pembuatan

penduduk

untuk

pembuatan
KTP,

KK.

pembuatan
Surat

sura

penganta

Surat Keterangan Kelahiran

Surat Keterangan Kematian, Pembuatan Sura

keterangan penduduk Pindah dan Keluar.

Sekertaris Desa

Orang

yang

bertugas

untuk membua

laporan
penduduk setiap bulan.
Tabel Definisi Aktor dalam system
Berikut

adalah

deskripsi pendefinisian

use

case pada sistem

informasi kependudukan yang berjalan dikantor kepala desa Jagabaya:

Tabel Definisi Use Case Sistem yang sedang berjalan
No
1

Use Case
Permohonan Pembuatan KK

Merupakan
pengantar

Deskripsi
proses pembuatan surat
pembuatan

KK

ke

Permohonan pembuatan surat

kecamatan.
Merupakan proses pembuatan surat

keterangan kelahiran

keterangan

Permohonan pembuatan surat

pembuatan akte kelahiran.

Merupakan proses pembuatan surat

keterangan kematian
Permohonan pembuatan Surat

keterangan kematian.
Merupakan proses pembuatan surat

keterangan penduduk datang

keterangan

Permohonan pembuatan surat

berasal dari daerah lain.

Merupakan proses pembuatan surat

keterangan penduduk pindah

keterangan

Membuat

pindah ke daerah lain

Merupakan
Proses

laporankependudukan

laporan

bulan.

kelahiran

untuk

penduduk yang pindah

penduduk yang akan

pembuatan

kependudukan

setiap

3. Skenario Use Case sistem yang sedang berjalan

3.1.1.1 . Use Case Permohonan pembuatan KK
Berikut

adalah

proses

scenario

use

case

yang

berjalan

yang

telah di definisikan sebelumnya :

Nama Use Case

: Permohonan pembuatan KK

Aktor

: Penduduk

Tujuan

: Untuk membuat surat pengantar pembuatan Kartu

Keluarga (KK) ke kecamatan.

3.1.1.2 Skenario Use Case pengantar permohonan pembuatan KK
1.

Penduduk
Penduduk

permohonan
Keluarga

Bag.Pelayanan
melakukan
pembuatan

Kartu

(KK) dengan membawa

persyaratan yang telah ditentukan

yaitu

surat pengantar

setempat, Surat

Nikah,

RT
Ijazah,

akte kelahiran.
2. Bag.

Pelayanan

memeriksa

akan

persyaratan yang

diminta. Apabila belum lengkap

maka

akan

dibalikkan

kependuduk untuk melengkapi.

Apabila telah lengkap, maka
penduduk

akan

diberikan

formulir.
3.

Penduduk mengisi formulir yang

diberikan oleg Bag. Pelayanan, apabila

telah diisi kemudian formulir tersebut
dikembalikan lagi ke bagian pelayanan.
Kemudian bagian pelayanan akan
memeriksa

surat

dan

berkas

tersebut.

Apabila

lengkap

akan

dilayani

apabila

belum

akan

dikembalikan
3.1.2.1 . Permohonan pembuatan surat keterangan kelahiran
Nama Use Case

: Permohonan pembuatan surat keterangan

kelahiran
Aktor

: Penduduk

Tujuan

: Untuk

membuat

surat

keterangan

kelahiran sebagai syarat pembuatan akte kelahiran di dinas kependudukan.

3.1.2.2
1. Penduduk

melakukan

permohonan untuk pembuatan surat

keterangan

kelahiran

membawa persyaratan
ditentukan

yaitu

surat

dengan
yang telah
keterangan

kelahiran dari rumah sakit atau bidan

dan kartu keluarga (KK)
2.

Bag.

memeriksa
diminta.

Pelayanan

akan

persyaratan

yang

Apabila belum lengkap

maka akan dibalikkan ke penduduk

yang bersangkutan untuk dilengkapi.
Apabila telah lengkap, maka akan
langsung dibuatkan surat keterangan
kelahiran.
3.1.3.1 Permohonan pembuatan surat keterangan kematian
Aktor

: Penduduk

Tujuan

: Untuk Membuat surat keterangan kematian.

3.1.3.2 skenario
1.

Penduduk
Penduduk

permohonan
surat

Bag. Pelayanan
melakukan

untuk

pembuatan

keterangan

kematian

dengan membawa persyaratan

yang telah ditentukan yaitu KTP
yang bersangkutan.
2.

Bag.

memeriksa

Pelayanan

akan

persyaratan

yang

diminta. Apabila belum lengkap maka

akan dibalikkan kependuduk untuk
dilengkapi. Apabila telah lengkap,
maka akan langsung dibuatkan surat
3.1.4.1 Permohonan
dating

keterangan kematian.
pembuatan surat keterangan

penduduk

Aktor

: Penduduk

Tujuan

: Untuk pembuatan surat keterangan penduduk

baru.
3.1.4.2 skenario Permohonan

pembuatan

surat

keterangan

penduduk datang
Penduduk
Penduduk

1.

permohonan
keterangan
dengan

Bag.Pelayanan
melakukan

pembuatan
penduduk

membawa

surat
pindah

persyaratan

yang telah ditentukan yaitu Surat

pengantar dari RT setempat, KTP,
dan KK
2.

Bag.

memeriksa
diminta.

Pelayanan

akan

persyaratan

yang

Apabila belum

lengkap

maka akan dibalikkan kependuduk

untuk
lengkap,

melengkapi. Apabila telah

maka

penduduk

akan

diberikan formulir.
3.

Penduduk

yang

mengisi

diberikan

oleg

formulir
Bag.

Pelayanan,

apabila

telah diisi

kemudian

formulir

tersebut

dikembalikan

lagi

ke

bagian

pelayanan.
4.

Kemudian

Bag.

Pelayanan

akan memeriksa formulir. Apabila

belum

lengkap

maka

akan

dikembalikan ke penduduk

yang

bersangkutan
Apabila

telah

untuk

dilengkapi.

lengkap,

maka

penduduk akan dibuatkan surat

keterangan

penduduk

baru/sementara.
3.1.5.1 usecase Membuat laporan kependudukan
Aktor
Tujuan
bula

: Bag. Pelayanan & Sekertaris Desa

: Untuk membuat Laporan kependudukan setiap

3.1.5.2
Bag. Pelayanan
1.

Semua

data

Sekertaris Desa
yang

telah

diarsipkan selama sebulan yang

tercatat dalam buku arsip kantor
kepala desa.
2.

Membuat

laporan

kependudukan dengan mengambil

data dari buku arsipan tersebut.
Laporan dibuat setiap bulan.
3.2. Desain.
3.2.1 GUI
1. Tampilan Halaman Utama
Halaman ini merupakan tampilan pertama setelah loading sistem.
pada halaman ini terdapat tiga menu utama yaitu file master, file
transaksi, dan laporan. Tampilan menu utama dapat di lihat pada
gambar

Gambar Halaman Sambutan

64

2. Tampilan Halaman Data Penduduk

Halaman data penduduk berfungsi

untuk

menginput

dan

mengupdate data penduduk. Halaman ini merupakan submenu dari

menu file master. Tampilan halaman data penduduk dapat di lihat
pada gambar

Gambar 5.2. Halaman Data Penduduk

3. Tampilan Halaman Data Kelahiran
Halaman data kelahiran berfungsi

untuk

menginput

dan

mengupdate data kelahiran penduduk. Halaman ini merupakan

submenu

dari menu file transaksi. Tampilan halaman data

65

kelahiran

dapat

di

lihat

pada

gambar

Gambar 5.3 Halaman Data Kelahiran

4. Tampilan Halaman Data Kematian
Halaman data kematian berfungsi

untuk

menginput

dan

mengupdate data kematian penduduk. Halaman ini merupakan

submenu

dari menu file transaksi. Tampilan halaman data

kematian dapat di lihat pada gambar 5.4.

Gambar 5.4 Halaman Data Kematian

5. Tampilan Halaman Data Kedatangan
66

Halaman data kedatangan berfungsi untuk menginput dan

mengupdate data kedatangan penduduk baru. Halaman ini
merupakan

submenu

dari

menu

file

transaksi.

Tampilan

halaman data kedatangan dapat di lihat pada gambar 5.5.

Gambar 5.5 Halaman Data Kedatangan

6. Tampilan Halaman Data Kepindahan
Halaman data kepindahan berfungsi

untuk

menginput

dan

mengupdate data kepindahan penduduk. Halaman ini merupakan

submenu dari menu file transaksi. Tampilan halaman data
kepindahan dapat di lihat pada gambar

Gambar 5.6 Halaman Data Kepindahan

7. Tampilan Halaman Data Kartu Keluarga
67

Halaman data kartu keluarga berfungsi untuk menginput dan

mengupdate data kartu keluarga. Halaman ini merupakan submenu
dari menu file transaksi. Tampilan halaman data kartu keluarga
dapat di lihat pada gambar

Gambar 5.7 Halaman Data Kartu Keluarga

8. Tampilan Halaman Laporan Data Kelahiran
Halaman laporan data kelahiran berfungsi untuk menampilkan data
kelahiran

anak

berdasarkan

bulan

kelahiran.

Halaman

ini

merupakan submenu dari menu file laporan. Tampilan halaman

laporan data kelahiran dapat di lihat pada gambar 5.8.

Gambar 5.8 Halaman Laporan Data Kelahiran

9. Tampilan Halaman Laporan Data Kematian
Halaman laporan data kematian berfungsi untuk menampilkan data
kematian

penduduk

berdasarkan
68

nomor

surat

keterangan

kematian dan bulan kematian. Halaman ini merupakan submenu

dari menu file laporan. Tampilan halaman laporan data kematian
dapat di lihat pada gambar

Gambar 5.9 Halaman Laporan Data Kematian

10. Tampilan Halaman Laporan Data Kedatangan Penduduk
Halaman laporan data kedatangan penduduk berfungsi untuk
menampilkan data kedatangan penduduk berdasarkan nomor surat
keterangan kedatangan penduduk dan bulan kedatangan. Halaman
ini merupakan submenu dari menu file laporan. Tampilan halaman
laporan data kedatangan penduduk dapat di lihat pada gambar
5.10.

Gambar 5.10 Halaman Kedatangan Penduduk

69

5.1.11. Tampilan Halaman Laporan Data Kepindahan Penduduk

Halaman laporan data kepindahan penduduk berfungsi untuk
menampilkan data kepindahan penduduk berdasarkan nomor surat
keterangan

kepindahan

penduduk

Halaman ini merupakan submenu

dan

bulan

kepindahan.

dari menu file laporan.

Tampilan halaman
laporan data kepindahan penduduk dapat di lihat pada gambar 5.11

Gambar 5.11 Halaman Data Kepindahan Penduduk

Tampilan Halaman Laporan Data Penduduk

Halaman laporan data penduduk berfungsi untuk menampilkan data penduduk
berdasarkan nomor kartu tanda penduduk. Halaman ini merupakan submenu dari
menu file laporan. Tampilan halaman laporan data penduduk dapat di lihat pada
gambar

Gambar 5.12 Halaman Laporan Data Penduduk

Tampilan Halaman Laporan Data Pemohon Kartu Keluarga
Halaman ini menampilkan laporan data total jumlah pemohon kartu keluarga
berdasarkan bulan. Halaman ini merupakan submenu dari menu file laporan.
Tampilan halaman laporan data pemohon kartu keluarga dapat di lihat pada gambar

Gambar Halaman Laporan Data Pemohon Kartu Keluarga