TAJUK TUGASAN :

PENETAPAN KEPUTUSAN

OLEH

NURUL AIRIN DZILWANI BTE MAHADI

MATRIK

M20152001451

MEMBUAT keputusan _ tanggungjawab utama pentadbir. Setiap pentadbir yang

berjaya mestilah berkeupayaan membuat keputusan yang dapat membantu
organisasi mencapai matlamat dan pada masa yang sama dapat memuaskan
keperluan-keperluan ahli-ahli dalam organisasi. Membuat keputusan boleh
dianggap sebagai satu proses membuat pilihan antara beberapa alternatif

3.1 KEPERLUAN MEMBUAT KEPUTUSAN

Seperti banyaknya keputusan yang dibuat oleh individu setiap hari, Pemimpim
( Pengetua, Guru besar) juga perlu membuat pelbagai keputusan bagi melancarkan
perjalanan sistem pendidikan . Disebabkan oleh kepelbagaian keputusan yang
perlu dibuat oleh pentadbir dalam organisasi maka perlu ditentukan beberapa aspek
bagi menentukan siapa yang penting bertanggungjawab dalam membuat keputusan
organisasi. Aspek yang dibentuk bergantung kepada dua ( 2 ) faktor iaitu skop
keputusan yang hendak dibuat dan tahap pengurusan.

Skop keputusan adalah merujuk kepada peratus bahagian daripada sistem

pengurusan keseluruhan yang mendapat kesan daripada keputusan yang dibuat.
Semakin besar bahagian-bahagian ini, maka lebih besar skop sesuatu keputusan.

Lebih luas skop sesuatu keputusan, lebih tinggi tahap pengurus yang
bertanggungjawab untuk membuat keputusan tersebut.

3.2

JENIS-JENIS KEPUTUSAN

Menurut Gore (1962), keputusan dapat dijeniskan kepada tiga, iaitu keputusan
rutin, keputusan untuk mengubahsuai polisi-polisi semasa dan keputusan inovatif
untuk membentuk polisi dan matlamat baru. Menurut Luthans (1977), keputusan
dalam pentadbiran terbahagi kepada dua, iaitu keputusan peribadi juga organisasi
dan keputusan rutin atau asas

Campbell, Corbally dan Nystrand (1983), pula memberi pengelasan jenis-jenis

keputusan kepada lima, iaitu status quo, tindak balas, ditangguhkan, tindakan baru
dan kompleksiti.
1. Keputusan rutin,
sebagaimana yang disarankan oleh Gore dan Luthans, memang terdapat di
sekolah-sekolah, yang mana pengetua dikehendaki membuat keputusan menurut
polisi-polisi yang telah ditentukan. Tetapi keputusan ini juga boleh dilakukan
tanpa berpandukan kepada dasar-dasar atau peraturan-peraturan yang telah
ditentukan. Dalam proses pengajaran dan pembelajaran, guru-guru di bilik darjah
merupakan ketua atau pemimpin. Mereka merupakan pakar dan kadangkala lebih
berkelayakan daripada pengetua dalam bidang-bidang tertentu.

Di sini, guru berhak bertindak untuk membuat keputusan rutin seperti

menentukan jenis dan masa ujian, markah yang hendak diberikan kepada murid,
tugasan dan juga kaedah penyampaian yang mereka fikirkan sesuai dengan isi
pelajaran. Sekiranya pengetua atau pegawai dari pejabat pelajaran daerah,
menentukan keputusan yang harus diikuti semasa guru mengajar, ini akan
dianggap sebagai satu pelanggaran kepada autoriti mereka dan konflik akan
wujud.

Konflik

begini

akan

mempengaruhi

pencapaian

matlamat

dan

mengurangkan morel guru berkenaan.

Pengalaman, motivasi dan personaliti mungkin mempengaruhi dalam membuat

keputusan rutin. Seseorang yang bertanggungjawab untuk membuat keputusan
hendaklah membuat keputusan pada masa yang diperlukan, lebih-lebih lagi
perkara yang mempengaruhi kakitangan bawahan. Menangguhkan sesuatu
keputusan rutin akan menghalang pencapaian matlamat organisasi dan juga

mengecewakan individu yang tidak dapat menyempurnakan tugas selagi

keputusan rutin itu tidak dibuat.
2. Keputusan tertangguh
Pemimpin yang selalu menangguh-nangguhkan keputusan akan dicurigai. Sebagai
contoh, pengetua menangguhkan keputusan untuk mengambil tindakan terhadap
pelajar yang selalu mengganggu perjalanan kelas, beberapa alternatif boleh
diambil untuk menghukum pelajar itu. Tetapi sekiranya pengetua masih
menangguh-nangguhkan hukuman, keadaan mungkin menjadi bertambah buruk
dan guru-guru mungkin menjadi kurang yakin dengan kebolehan dan keupayaan
pengetua itu.

Keadaan begini adalah sama dengan yang dikemukakan oleh Campbell, Corbally
dan Nystrand tentang keputusan yang ditangguhkan. Ini bermaksud pengetua itu
merasakan tidak penting untuk membuat keputusan sekarang, walaupun lambat
laun keputusan terpaksa diambil juga. Menangguhkan keputusan tidak boleh
diamalkan kerana pengetua selalu sahaja sibuk dengan fungsi-fungsi yang
terpaksa disempurnakan. Jadi, dengan cara menangguhkan sesuatu yang perlu
disempurnakan hari ini kepada hari esok akan menambahkan beban tugas dari
sehari ke sehari sehingga akhirnya pengetua tidak dapat bekerja seberkesan
mungkin.
3. Keputusan untuk mengubahsuai polisi-polisi semasa
pula perlu apabila terdapat situasi baru, dan belum terdapat dasar-dasar yang
boleh digunakan untuk menyempurnakannya. Menurut Campbell et al., keputusan
status quo boleh diambil, iaitu individu boleh memilih alternatif untuk tidak
membuat sebarang keputusan. Pengetua boleh juga membuat penyesuaian ke atas
polisi yang sedia ada. Sekiranya pengetua gagal untuk mengubahsuai polisi yang
ada, pengetua itu akan menghadapi kesukaran sebagaimana yang dialami oleh
pentadbir yang mengambil keputusan untuk menangguh juga.
Dalam sistem pentadbiran bercorak birokratik, terdapat penangguhan birokratik
yang amat mengecewakan. Banyak keputusan yang boleh diselesaikan di

peringkat sekolah terpaksa ditangguh kerana menunggu persetujuan dan pihak

atasan dan ini kadangkala amat merugikan kerana akan menghalang pencapaian
matlamat
4. Keputusan inovatif
membawa maksud pembentukan polisi-polisi, matlamat atau program-program
baru. Keputusan jenis ini boleh diserahkan kepada kakitangan untuk
menyempurnakannya. Sebagai contoh, jika terdapat pencapaian yang rendah
dalam peperiksaan PMR di sesebuah sekolah, pengetua sekolah itu akan berusaha
untuk mencari penyelesaian supaya pencapaian meningkat dan sudah tentu
pembentukan polisi, atau program pengajaran baru akan diadakan.

Mungkin pertambahan buku-buku teks, mengadakan bengkel untuk menggunakan

kaedah pengajaran baru, lebih berinteraksi dengan ibu bapa, menambah alat bantu
mengajar dan lain-lain. Selalunya untuk meningkatkan prestasi, usaha yang lebih
hendaklah diberi untuk memperbaiki program pengajaran, dan perancangan
langkah-langkah yang perlu diambil hendaklah disediakan.
5. Keputusan tindak balas,
menurut Campbell et al., wujud apabila terdapat masalah-masalah atau situasi
yang memerlukan gerak balas. Misalnya, kesatuan guru meminta untuk
dipertimbangkan satu penyemakan skim gaji perguruan. Keputusan tindak balas
hendaklah dibuat oleh Kementerian Pelajaran.
6. Keputusan kompleksiti
pula wujud apabila pengetua menghadapi situasi yang melibatkan onang ramai.
Pengetua tidak boleh melihat masalah yang wujud pada lahirnya sahaja dan terus
membuat keputusan atau tidak mengendahkannya langsung. Penelitian dan
kefahaman yang mendalam adalah perlu untuk mengambil sesuatu tindakan.
Untuk membuat keputusan, ketua hendaklah mengetahui siapa dirinya dan
menggunakan maklumat itu untuk membuat keputusan

3.3

TEKNIK

ATAU

KAEDAH

PEMBUATAN

KEPUTUSAN

BERKUMPULAN

Rajah 1: Kaedah-kaedah pembuatan keputusan berkumpulan

1.

Sumbangsaran

Sumbangsaran merupakan satu teknik yang menggalakkan penjanaan idea-idea

sebanyak yang mungkin tanpa melibatkan sebarang kritikan. Ia adalah suatu proses
pembuatan keputusan secara berkumpulan di mana maklum balas yang negatif terhadap
alternatif yang dibentangkan adalah dilarang sama sekali sehinggalah semua alternatif
telah didengari (Certo, 2000). Tujuan sumbangsaran ialah untuk mengeluarkan idea-idea
daripada setiap ahli kumpulan secara terbuka. Suatu aktivit kumpulan sumbangsaran
yang berkesan biasanya terdiri daripada lima hingga tujuh orang individu (Hoe et al.,
1998).
Secara ringkasnya, semua ahli kumpulan akan mencadangkan idea-idea mereka sendiri
mengikut giliran. Pada peringkat awal, semua idea sama ada baik atau tidak baik, sesuai
atau tidak sesuai akan diterima tanpa dinilai bagi tujuan menggalakkan semua ahli dalam
kumpulan untuk menjana lebih banyak idea. Proses ini akan berterusan sehingga tiada
lagi idea-idea yang dicadangkan. Setelah semua idea telah dikumpulkan, penilaian akan
dibuat dengan membincangkan kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan idea-idea
yang diutarakan. Kemudian, idea yang terbaik akan diterima.

Kaedah ini adalah baik untuk menjana idea-idea. Namun demikian, ia juga mempunyai
kelemahan-kelemahannya. Contohnya, ia menyekat pengeluaran idea-idea. Semasa ahliahli dalam kumpulan menyuarakan idea-idea mereka mengikut giliran, kadang kala, idea
yang telah timbul secara spontan mungkin hilang semasa ahli sedang menunggu
gilirannya untuk bercakap. Pada masamasa tertentu, ahli-ahli kumpulan mungkin
merasakan yang idea-idea mereka tidak cukup baik dan merasa segan atau malu untuk
menyatakan idea mereka kepada kumpulan.
Kelemahan-kelemahan ini mengehadkan fungsi sebenar teknik sumbangsaran. Bagi
mengatasi masalah-masalah ini, sumbangsaran kini boleh dibuat melalui penggunaan
komputer. Dalam kaedah ini, ahli-ahli kumpulan tidak perlu menunggu giliran mereka
untuk menyatakan pendapat-pendapat mereka. Mereka boleh terus menaip ke dalam
komputer dan oleh itu kehilangan idea tidak berlaku. Pada masa yang sama, identiti ahliahli kumpulan masih tidak diketahui. Oleh itu, ahli-ahli tidak akan malu atau tidak selesa
apabila penilaian idea-idea mereka dibuat.

Rajah 2: Proses sumbangsaran

2.

TEKNIK KUMPULAN NOMINAL

Teknik kumpulan nominal adalah satu kaedah pembuatan keputusan di mana ahli-ahli
kumpulan mencadangkan dan menilai idea-idea mereka secara individu sebelum
berkongsi idea tersebut dengan ahli-ahli kumpulan yang lain. Langkah-langkah yang
terlibat adalah seperti berikut:

Langkah 1

Setiap ahli kumpulan mencatatkan idea mereka secara individu bagi

keputusan atau masalah yang dibincangkan.

Langkah 2

Setiap ahli akan membacakan idea-ideanya kepada semua

orang dalam kumpulannya untuk berkongsi pandangan dengan
mereka. Idea-idea tersebut biasanya ditulis di atas papan
hitam/papan putih untuk dikaji semula dan rujukan oleh semua

Langkah 3

ahli kumpulan.
Satu perbincangan diadakan untuk menilai kelebihan-kelebihan
dan kelemahan-kelemahan setiap idea.

Langkah 4

Ahli-ahli mengundi secara rahsia dan menulisnya di atas

sekeping kertas. Idea yang menerima paling banyak undian akan
diterima dan dilaksanakan.

TEKNIK DELPHI ( Structured Absent Group)

Teknik Delphi merupakan satu kaedah pembuatan keputusan di mana panel yang terdiri
daripada beberapa pakar akan menjawab soalan-soalan dan bekerja bersama-sama
sehinggalah penyelesaian dapat dicapai bagi isu tertentu. Teknik ini tidak memerlukan
ahli-ahli panel untuk bersemuka. Mereka mungkin berinteraksi menerusi surat menyurat,
e-mel dan sebagainya.
Antara langkah-langkah yang terlibat dalam teknik ini adalah:
(a) Pakar-pakar dalam sektor-sektor yang berkaitan akan dikenal pasti dan dipilih oleh
ahli-ahli panel.
(b) Masalah-masalah akan diolah dalam bentuk soal selidik yang terdiri daripada
soalan-soalan terbuka.
(c) Soal selidik tersebut akan diberikan kepada ahli-ahli panel bersama dengan
permintaan agar mereka mengesyorkan penyelesaian-penyelesaian.
(d) Setiap pakar akan melengkapkan borang soal selidik dan mengembalikannya
kepada pengurus.

(e) Semua jawapan akan diringkaskan dan digabung dalam bentuk laporan. Ia
kemudiannya dikembalikan kepada ahli-ahli panel bersama dengan borang soal
selidik yang lebih spesifik dan terperinci yang telah dikaji semula.
(f) Ahli-ahli panel membaca laporan tersebut untuk mengetahui pendapat dan
cadangan-cadangan ahli yang lain berkenaan masalah tersebut. Di samping itu,
mereka juga melengkapkan borang soal selidik yang kedua.
(g) Proses ini diulang sehinggalah ahli-ahli mencapai keputusan sebulat suara tentang
penyelesaian yang terbaik.
3.4

KELEBIHANPEMBUATAN KEPUTUSAN BERKUMPULAN

Pembuatan keputusan secara berkumpulan menawarkan beberapa kelebihankelebihan

berbanding dengan pembuatan keputusan secara individu. Pada dasarnya, kumpulankumpulan ini dibentuk untuk menumpukan pengalaman dan kemahiran yang dimiliki
oleh kumpulan-kumpulan individu tertentu terhadap masalah atau situasi tertentu.
Ini bermakna kumpulan tersebut mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang lebih
berbanding dengan individu. Dengan maklumat tambahan ini, kumpulan tersebut mampu
untuk menangani sesuatu masalah dengan lebih baik dan punca masalah yang sebenar
juga dapat diketahui. Pada masa yang sama, lebih banyak penyelesaian alternatif boleh
dihasilkan.
Ahli-ahli kumpulan pula datang dari pelbagai latar belakang, misalnya ada ahliahli
daripada bahagian pemasaran, bahagian operasi, bahagian latihan dan sebagainya. Ini
membolehkan masalah dilihat daripada pelbagai perspektif yang berbeza.
Penglibatan dalam kumpulan biasanya memberikan kepuasan kepada semua ahli yang
terlibat. Mereka merasa puas hati kerana keputusan yang dibuat adalah yang telah
dicadangkan oleh mereka. Maka, mereka akan menerima keputusan yang telah dibuat dan
komited untuk menyempurnakan pelaksanaannya.
3.5

KELEMAHAN PEMBUATAN KEPUTUSAN BERKUMPULAN

Walaupun pembuatan keputusan secara berkumpulan ada banyak kelebihannya, ia juga

mempunyai kelemahan-kelemahan yang tertentu. Kelemahan yang paling ketara ialah ia
biasanya mengambil masa yang lama. Ini termasuklah masa yang sesuai untuk
bermesyuarat bagi semua ahli kumpulan, masa yang digunakan untuk perbincangan,
masa yang terbazir akibat daripada masalah atau konflik yang mungkin timbul dalam
kumpulan tersebut dan lain-lain.
Di samping itu, terdapat kemungkinan perbincangan tersebut dikuasai oleh individuindividu tertentu. Ini akan membataskan penglibatan ahli-ahli lain dan memberi kesan
kepada kualiti keputusan yang dibuat.
Kadang kala, keputusan/objektif kumpulan akan diketepikan oleh kumpulan tersebut
sekiranya objektif yang dicadangkan merupakan objektif peribadi.
Pemikiran secara berkumpulan merupakan satu lagi masalah berkumpulan yang kerap
berlaku semasa bekerja dalam satu kumpulan. Pemikiran merujuk kepada situasi di mana
ahli-ahli panel cuba untuk tidak mencadangkan idea-idea yang berbeza daripada ahli-ahli
kumpulan yang lain kerana pelbagai sebab, mungkin demi mengekalkan persahabatan,
untuk mengelakkan konflik, bimbang dipulaukan oleh orang lain dan sebagainya.
Akhirnya, perbincangan tidak boleh dibuat secara rasional dan ini menjejaskan proses
pembuatan keputusan.
Semua ini adalah sebahagian daripada kelebihan-kelebihan dan kelemahankelemahan
pembuatan keputusan berkumpulan. Pengurus perlu tahu kelebihankelebihan dan
kelemahan-kelemahan sebelum beliau boleh menentukan sama ada untuk menggunakan
pembuatan keputusan berkumpulan atau individu.