Manual

Aplikasi

Computerizerd Maintenance
& Management System












Indonesian Association of Clinical Engineers

Instalasi CMMS

Installer CMMS
File instalasi CMMS berupa file zip yang harus di ekstrak terlebih dahulu. File instalsi ini terdiri dari 3
folder didalamnya yang mencakup source code aplikasi, database script dan paket portable yang bisa
langsung dijalankan.

Instalasi pada server
Aplikasi CMMS merupakan aplikasi berbasis web. Proses instalasi sebetulnya cukup sederhana yaitu
hanya dengan memindahkan source code aplikasi pada folder yang sudah tersaedia pada server web.
Proses berikutnya dilanjutkan dengan mengekstrak database script data server database mysql.
Untuk mempermudah proses kita assusmsikan web servernya adalah apache, dengan paket nama
XAMP, yaitu Apache Mysql PHP.
Tahap pertama pindahkan folder amms dan folder Yii framework yang ada didalam folder source code
ke dalam folder htdocs milik web server.

Tahap kedua yaitu mengekstrak database kedalam server database. Assumsikan menggunakan aplikasi
PHPmyadmin yang juga tersedia di paket xamp.

Buka
halaman
phpmyadmin
pada
browser kita, awali
dengan menambahkan
database baru mislanya
dengan nama amms.








Extract database dari script yang tersedia pada folder
databasescript, lakukan satu persatu dimulai dengan file
1tables.sql








Pilih file yang pertama
1tables.sql, kemudian
eksekusi
dengan
menakan tombol GO

Proses extract dilanjutkan untuk script yang kedua yaitu file 2views.sql dengan metode yang
sama. Import->browse->open->GO.

Tahap ketiga adalah dengan mengganti konfigurasi untuk mengakses database kita. Database memiliki
beberapa item koneksi yaitu alamat (host), user, password, dan port. Keempat informasi ini harusnya
sudah kita ketahui saat melakukan proses ekstraksi database. Dan akan kita gunakan untuk men-set
konfigurasi program.
-

File konfigurasi ini ditemukan didalam folder protected/config, dengan nama main.php

Mengganti informasi konfigurasi dengan informasi akses database.

Contoh gambar tersebut adalah konfiguasi akses database dengan komponen koneksi sebagai
berikut:

Host
: localhost
Port
: 8806
User
: root
Password
: kosong
Setelah melewati proses konfigutrasi ini maka proses instalasi selesai, selanjutkan aplikasi bisa diakases
melalui browser.

Instalasi Portable
Aplikasi CMMS sebenarnya tealh disediakan dalam paket portable yang didalamnya tersedia web server,
database mysql server, source code aplikasi dan juga konfigurasi yang telah disediakan. Paket portable
ini bisa langsung digunakan dengan cara menjalankan aplikasi portable dengan nama usbwebserver.exe

Kemudian dilanjutkan dengan membuka browser dengan meng-klik menu localhost.

Kelemahan dari paket portable ini adalah :
1. Hanya berjalan pada system operasi windows
2. Pada beberapa kasus mengalami crash dengan hak akses dan antivirus.

Pengelolaan Data Dasar CMMS

User akses
Pengelolaan user akses untuk menambahkan user-user baru yang bisa mengakases aplikasi CMMS ini.
Menu pengelolaan data user akses bisa ditemuakn di bawah menu properties.
Pada menu user akses ini kita bisa melihat seluruh user yang memiliki
hak akses ke system aplikasi CMMS ini. Dari menu ini memungkinkan
untuk memodifikasi informasi user hingga menghapus keseluruhan hak
aksesnya




Menambahkan user baru

Menambahakn user baru harus dengan melengkapi data-data untuk mengakses system

Mengelola data type WO

Menu berikutnya sebagai data dasar adalah pengelolaan data Type WO. Data ini akan digunakan untuk
jenis penenntuan jenis Work order nantinya.

Mengelola data Skill Engineer

Data skill merupakan data dasar yang mendefenisikan skill dari engineer.

Mengelola Data Engineer

Data engineer diperlukan untuk penanganan work order. Data engineer merupakan data petugas yang
mengerjakan perawatan, dan pada laporan nantinya akan dikompilasi menjadi data kinerja dan
performa.

Mengelola data status asset

Data status asset digunakan untuk pengelolaan data inventory asset.

Mengelola data Asset Brand

Data asset brand digunakan sebagai merk/brand pada data inventory.

Mengelola data supplier

Data suppier adalah data yang dipakai pada pengelolaan inventory. Data supplier dilangkapi beberapa
data lainya seperti kontak person, dan kontak lainnya. Data berguna untuk operasional perawatan.

Mengelola Data Departemen dan Lokasi

Data lokasi merupakan data unit untuk manajemen posisi asset. Mengingat lokasi pada institusi Rumah
sakit bisa jadi sangat banyak, sehingga untuk pengelolaan data dibagi menjadi departemen dan lokasi.
Data lokasi adalah semua data posisi yang menjadi lokasi penempatan asset pada RS baik penembatan
secara administrasi ataupun penempatan fisik.

Menambahkan department
Menambahkan departemen dilakukan dengan memilih tombol tambah department. Untuk menghapus
dan meng-update data departemen bisa menggunakan menu hapus dan update. Pastikan departemen
yang akan diubah dalam kondisi terpilih.

Menambahkan lokasi
Lokasi bisa dianalogikan sebagai sub folder dari departemen. Hal sering terjadi adalah user lupa untuk
memilih departemen sebelum menambahkan lokasi. Menambahkan lokasi dengan cara meng-klik
tombol tambah lokasi.

Pengelolaan Data Assets dan Kelengkapan

Data Assets library
Data asset merupakan data daftar alat kesehatan yang mungkin dimiliki oleh rumah sakit. Data alat
kesehatan ini disesuaikan dengan standar alat kesehatan yang dimiliki oleh BUK.

Data kategori
Data asset terbagi berdasarkan data kategori yang bisa dianalogikan sebagai folder dan file.
Penambahan kategori bisa dilakukan dengan menggunakan tombol tambah kategori.

Data asset
Pemilihan data kategori akan membuka daftar asset yang memiliki kategori tersebut. Dengan memilih
data kategori tombol asset akan berkorelasi dengan kategori tersebut.

Dari menu ini tersedia shortcut untuk mengelola task dan spare part. Penjelasan ini akan ditemukan
pada menu pengelollan registrasi dan task.

Penambahan asset

Mengelola Data Inventory
Data Inventory adalah daftar asset-asset yang dimiliki oleh instansi Rumah sakit, mengacu pada daftar
asset yang sudah tersedia pada aplikasi CMMS.

Menu inventory dilengkapi fitur pencarian untuk mengantisipasi jumlah inventory asset yang dimiliki
oleh RS.
Pencairan daftar asset ini tersedia dengan pilihanb lokasi, yaitu lokasi penempatan asset, pencarian
dengan nomor dan juga dengan nama asset.

Menambahakan Inventory asset

Nama asset
Isian pertama dari Data inventory adalah nama asset, nama asset ini mengacu pada daftar asset yang
sudah ada. Pilihan nama asset ini menggunakan meote autocomplete untuk memilih daftar nama asset.
Saat mengetikkan sebagian dari nama asset maka akan muncul beberapa pilihan asset yang memiliki
nama mirip. Item pilihan ini harus dipilih untuk menentukan assetnyanya.

Nomor internal
Nomor internal ini merupakan penomoran asset yang dikelola secara mandiri oleh rumah sakit.
Penomoran ini bebas sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan yang digunakan oleh rumah sakit.

Brand name
Nama brand diproleh dari daftar band yang diinput pada data dasar.

Supplier
Dari data supplier pada data dasar

Lokasi/Department
Pemilihan lokasi berdasarkan data lokasi pada data dasar. Data lokasi ini digunakan pada beberapa
pelaporan data.

Engineer
Data enginer mengacu pada data engineer. Data ini digujakan juga untuk mengukur performas dari
engineer.

Gambar/Image
Data ini berupa file gambar untuk disimpan, file gambar bisa berupa foto dari alat sebagai acuan visual.
Data gamabr akan tersimpan deserver sehingga juga bisa dimanfaatkan untuk menguploap file gambar
yang berhubungan.

Kelengkapan Lainya
Kelengkapan lainnya merupakan isian yang hrus dilengkapi sebagai data Work order yang penting.
Seperti Serial number, type alat, harga dll.

Eksport daftar Inventory
Daftar inventory tersedia fitur untuk export kedalam format excel.

Shortcut lainya
Masing-masing inventory adalah merupakan data alat kesehatan yang menjadi focus dari aplikasi
CMMS. Pada setiap data inventory tersedia shortcut yang mempersingkat pemanggilan fitur-fitur utama
pada CMMS. Fitur tersebut antara lain :
-
-
-

Pembuatan jadwal Work order

Pembuatan WO instant
Pengelolaan data task

Part Library

Part library merupakan tempat
penyimpanan daftar spare part yang
akan digunakan dalam proses work
order. Daftar daftar spare part harus
dikenali oleh system sebelum memulai
transaksi apapun.


Mengelola kategori
Pengelolaan part library dikelompokkan oleh kategori untuk memudahkan navigasi pengelolaannya.
Analogi untuk kategori menyerupai pengelolaan file dan folder.

Penambahan kategori, update dan pengelolaan standar lainnya dilakukan melalui tombol-tombol yang
tersedia dibagian atasnya.

Penambahan sparepart
Pengelolaan data sparepart di tambahkan dengan memilih salah satu kategori terlebih dahulu
dilanjutkan dengan memilih menu tambah part.

Pengelolaan data part ini perlu

menginput
beberapa
data
seperti yang terlihat pada form
isian berikut




Shortcut register part
Fitur ini digunakan untuk menghubungkan anatara daftar spare part dengan data asset yang dimiliki
oleh RS. Tujuannya adalah membuat acuan agar saat pengelolaan work order nantinya bisa menarik
relasi dengan data spare part terkait.
Register part dari menu ini merupakan kebalikan dari menu part register pada menu utama.

Mengelola Part Register

Menu ini untuk mengelola data spare part yang menjadi akan
didartarkan sebagai sparepart dari asset tertentu. Setelah asset
memiliki daftar spare part, maka saat perawatan/perbaikan
maka daftar spare part yang sudah di set akan muncul pada
opsi pilihan.



Pengaturan part register dilakukan dengan memilih data asset yang akan dikelola kemudian
mendaftarkan sparepart dengan meng-klik tombol tambah part.
Daftar asset dilengkapi dengan pencarian untuk menemukan asset yang dimaksud.

Mengelola data part stok

Gambar yang ditampilkan diatas adalah daftar sparepart yang sudah didaftarkan berikut dengan jumlah
stok saat ini. Jumlah stok ini merupakan kumulasi data dari pengadaan spare part dan part removal.

Daftar penambahan Stok part

Menu lain yang menjadi perhatian adalah tombol detail, tombol detail ini akan membuka menu data
penambahan part selama kurun waktu penggunaan aplikasi.

Menambahkan stok part
Menambahkan stok dilakukan melalui tombol tambah data, tombol ini bisa ditemukan pada menu part
stok dan juga pada menu detail part.

Penambahan stok dielnagkapi dengan fitur autocomplete pada pencarian data sparepart. Yang perlu
diperhatiakan adalah data quantity yang akan menjadi factor penambah data stok yang ada saat ini.
Untuk penambahan stok pertama kali nilai quantity ini akan menjadi data stok.

Export stock part
Fitur ini akan meng-eksport data stok terakhir kedalam forma excel.

Mengelola Spare part yang rusak/hilang

Tidak selamanya spare part yang sudah didaftarkan akan
terawat dengan baik. Kemungkinan untuk hilang atau
rusak tetap ada. Untuk menangani berkuranganya stok
akibat hal-hal yang tidak diinginkan tersedia menu part
removal.




Penambahan data part removal akan
mengurangi jumlah stok part tanpa
memperhatikan tanggal kejadian dan
ketengan lainnya.

Data S/N dan tanggal digunakan
sebagai data oerasional, bersama
dengan data petugas maka
pertanggungjawaban kedepannya
lebih mudah untuk ditelusuri.


Task Library

Task adalah daftar item maintenance yang memungkinkan untuk
dikerjakan pada perawatan (WO) asset tertentu. Tindakan-
tindakan (task) ini harus didaftarkan dulu menjadi task library
sebelum bisa di jadikan daftar tindakan.

Penambahan task library

Task library memiliki attribute data
dengan fungsi yang penting sebegai
berikut.

-
-
-

Title sebagai pengenal yang mudah dan intuitif.

Frequency, ini adalah frequency dilaksanakannya perawatan. Semisal data frekuency 15 hari
berarti tindakan tersebut akan diulangi lagi setiap 15 hari.
Set as Global, jika pilihan ini diaktifkan maka, task ini akan berlaku untuk semua jenis asset. Jika
tidak diaktifkan maka task ini hanya berlaku untuk asset yang didaftarkan nantinya.

Mengelola Task register
Sebagaimana telah disinggung sebelumnya task akan terhubung kepada asset tertentu sehingga perlu
untuk mendaftarkan task yang ada.

Menambahkan data task dilakukan dengan memilih asset terlebih dahulu dilanjutkan dengan meng-klik
tombol tambah .
PAda form pengaturan task register sudah
disediakan data asset dan data task libray.
Perlu diperhatikan task library yang sudah
diset untuk Global task tidak perlu lagi
diatur pada task register.

Task Scheduler

Pembuatan scheduler atau jadwal pelaksanaan task, akan
berdampak pada terbitnya Work order (WO). Pembuatan
jadwal (scheduler) mengacu pada data frequency dari
sertiap task yang terlibat.
Setiap frequency ini akan dikompilasi untuk menghasilkan
jadwal pelaksanaan task.



Setelah pembuatan jadwal, akan muncul item-item jadwal pemeliharanaan yang muncul. Jadwal-jadwal
ini bisa diupdate dan dihapus sesuai dengan kebutuhan dari Rumah sakit.

Pembuatan Scheduler
Untuk membuat jadawal terlebih dahulu memilih data inventory asset yang tersedia pada sisi sebelah
kanan. Data inventory asset ini adalah data asset real yang dimiliki Rumah sakit.
Data ini dilengkapi filter pencarian untuk memudahkan pencarian datanya.



Pembuatan schedule meliputi pilihan task.
Task yang tersedia merupakan task yang sudah
didaftarkan pada menu task register.
Task yang bersifat globat juga akan muncul sebagai
pilihan task.
Perlu diperhatikan dengan memilih task-task yang
terlibat, maka system akan mempertimbangakan
frequensi dari setiap task tersebut. Frequesncy ini akan
menjadi patron untuk mengenerate schedule perawatan.
Faktor berikutnya yang menjadi perhatian adalah tanggal
mulai dan tanggal berakhirnya jadwal. Kedua tanggal ini
akan menjadi awal dan akhirnya dari jadwal pelaksanaan task perawatan.
Berhati-hati tanggal ini bisa diset selama kurun waktu yang lama, (bulan, tahun dsb) akan tetapi proses
generasi akan memakan waktu yang juga semakin lama.
Penugasan kepada Engineer akan menjadi tugas engineer tersebut sebagai beban kerja. Pada akhirnya
akan terbentuk data performa masing-masing engineer berdasarkan data schedule yang ditugaskan
kepadanya.

Mengelola data jadwal

Data jadwal yang sudah di terbitkan bisa dilakukan perubahan akan tetapi terbatas pada data tertentu
saja. Data scheduler juga bisa dihapus secara total.

Pengelolaan data Work Order

Data Work Order

Data Work order adalah data schedule perawatan yang degenerate dari menu task scheduler dan
Instant WO. Data work order akan banyak sekali karena berisi seluruh WO asset di rumah sakit. Untuk
itu tersedia sejumlah filter untuk memininalkan dan memudahkan menemukan wo yang dimaksud.

Mengerjakan Work order
Dari daftar Work order yang tersedia, bisa dipilih salah satu untuk dikerjakan atau hanya untuk dicetak
saja. Mengerjakan work order dilakukan dengan memilih salah stu WO dan click pada tombol yang
bersangkutan.

Melengkapi work order sesuai dengan data yang bersesuaian. Task yang harus dikerjakan akan muncul
sebagai item chek list pada work order untuk dikerjakan, task ini akan sesuai dengan jadwal yang
generate.
Pilihan spare part jug akan muncul sesuai dengan part yang telah didaftarkan pada part register. Setiap
penggunaan part, akan mengurangi jumlah stok alat tersebut.

WO schedule

Menu ini untuk melihat daftar WO secara lebih menyeluruh. Daftar WO disajikan dalam format calendar
dalam satu bulan tertentu. Dari menu ini bisa langsung mengkases data WO yang bersangkutan dengan
mengklik pada kolom warna calendar.

Saat membuka WO dari menu Wo schedule akan mendapatkan halaman yang sama dengan membuka
WO dari menu Work order. Demikian juga jika membuka wo dari short cut lainnya.

Instant WO

Pelaksanaan perawatan memang sebaiknya terjadwal,
alkan tetapi akan terjadi juga permintaan perawatan yang
sifatnya dadakan, tidak terjadwal. Perminta



Pembuatan ionstan WO didukung dengan navigasi data inventory asset, dengan model pencarian
autocomplete. Pilihan pencarian lainya tersedia pada menu more.
Ketika memilih salah satu data inventory asset, maka akan muncul isian untuk membuat task schedule,
lengkap dengan pilihan task dan tanggal pelaksanaan task. Perbedaan yang mendasar disini adalah tidak
adanya proses generasi data jadwal, karena WO ini bersifat instan, jadi pelaksanaannya pun hanya satu
kali saja.
Hasil dari Instan WO akan menyatu pada daftar task scheduler dan WO yang terencana dan tidak
dibedakan.