Artigo de Reviso

PADRONIZAO DOS FORMATOS DE ARQUIVO: UM CAMINHO

PARA PRESERVAR DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS

Henrique Machado dos Santos - UFSM

Dhion Carlos Hedlund - UFRG
Daniel Flores - UFSM

Resumo: A preservao de documentos

arquivsticos digitais uma necessidade
que surge conforme estes documentos
vo ganhando relevncia, agregando
valor social, histrico e informativo. Logo,
deve-se pensar em estratgias e polticas
de preservao digital que garantam o
acesso em longo prazo. Neste contexto, a
preservao de muitos documentos
arquivsticos ir depender de estratgias
baseadas na converso de formatos, onde
se escolhe um novo formato para a
transferncia da sequncia de bits. O
momento da escolha do novo formato
tido como um ponto fundamental, isto
porque pode gerar perdas de informao
ou retrabalho de converso futura. Tendo
em vista a falta de critrios para a escolha
dos formatos de arquivo para a
preservao, este artigo tem por objetivo
definir aspectos relevantes para avaliao

1 INTRODUO
Os avanos das tecnologias da
informao
e
comunicao
modificaram os hbitos da sociedade
no que tange a troca de informaes.
Dentro do campo de atuao da
Arquivologia no foi deferente,
documentos comearam a ser
produzidos em meio digital, e, devido
a sua relao orgnica com os demais

e escolha destes formatos. Para isto,

realiza-se um estudo de natureza
aplicada, com abordagem qualitativa,
baseado no levantamento bibliogrfico.
Desta forma, destacam-se entre os
resultados o uso de formatos de cdigo
aberto, amplamente utilizados e no
comprimidos. Por fim, ainda deve-se
chamar a ateno para a qualidade do
conversor utilizado no processo, alm
preservar os metadados do documento
original, bem como incluir os metadados
referentes ao registro da sequncia de
converses realizadas.
Palavras-chave: Documento arquivstico
digital; Preservao digital; Acesso em
longo prazo; Formatos de arquivo.

documentos,
passaram
a
ser
demominados arquivsticos digitais.
A preservao de documentos
arquivsticos
digitais
tornou-se
necessria
conforme
estes
documentos ganharam relevncia
social, histrica e informativa.
Entretanto, este contexto de crescente
proliferao de documentos digitais
vem ameaando a capacidade de
continuar utilizando os arquivos como
fontes confiveis. Tais fatos so
justificados pelos desafios impostos

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pela preservao da integridade e da

autenticidade em longo prazo
(THOMAZ, 2005). Devido a isto h
uma necessidade de se pensar em
estratgias e polticas de preservao
digital que garantam o acesso
contnuo em longo prazo a
documentos arquivsticos digitais
ntegros autnticos, satisfazendo
assim, as expectativas da comunidade
de pesquisa.
Inicialmente a preservao de
documentos arquivsticos digitais ir
depender da definio das polticas
institucionais que prevejam aes e
responsabilidade para a preservao
do patrimnio digital. Em um segundo
momento, vem escolha das
estratgias que sero contempladas
no plano de preservao digital, de
forma que satisfaam os requisitos
diplomticos.
Uma poltica de preservao
ideal deve explicitar de forma clara
quais as estratgias escolhidas para
efetuar a preservao dos documentos
em seus diferentes nveis de abstrao
(fsico, lgico e conceitual). Mas alm
destes, tambm h outros nveis
considerados superiores, que so o
social, o econmico e o organizacional
(FERREIRA,
2006).

preciso
considerar tanto as especificidades
dos documentos, quanto a sua
implicao no contexto onde est
situado.
Logo,
h
diferentes
estratgias
que
podem
ser
implementadas para as variaes nos
nveis
sociais,
econmicos
e
organizacionais.
Dentre as possveis estratgias
que o plano de preservao poder
contemplar, pode-se citar, por
exemplo, a migrao, a emulao, o
encapsulamento, a preservao de

tecnologia e o refrescamento.
Delimita-se o tema deste artigo para
as estratgias de migrao, abordando
aspectos como a necessidade de
converso de formatos, migrao de
verso e os formatos escolhidos para a Pgina | 159
preservao em longo prazo.
Entende-se que a preservao de
uma quantidade considervel de
documentos
arquivsticos
ir
depender
das
estratgias
fundamentadas na converso de
formatos, onde se escolhe um novo
formato para a transferncia da
sequncia de bits, procedimento que
ocorre, por exemplo, quando o
formato atual encontra-se sob o risco
de
obsolescncia
tecnolgica.
Ressalta-se que o momento da escolha
do novo formato para preservao
um ponto fundamental, pois qualquer
falha
no
conversor
utilizado,
converso para um formato com
compactao ou converso para
formato com tendncia obsoleta, pode
gerar perdas de informao ou
retrabalho em converses futuras.
Tendo em vista a falta de
critrios para a escolha dos formatos
de arquivo na preservao de longo
prazo, este artigo tem por objetivo
realizar uma reflexo sobre as
caractersticas
relevantes
para
avaliao e escolha destes formatos.
Do ponto de vista metodolgico, este
estudo se caracteriza como sendo de
natureza
aplicada,
abordagem
qualitativa, com base no levantamento
bibliogrfico
de
materiais
previamente publicados. Desta forma,
apresenta uma breve reviso de
literatura sobre o tema buscando
embasar os principais entraves
tericos (GIL, 1991; LUNA, 1997;
SILVA; MENEZES, 2005).

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2 PRESERVAO DIGITAL
Desde que a informao
comeou a ser registrada, seja no
desenho ou na escrita, houve tambm
o nascimento de novos suportes para
registro da memria. A partir desse
momento, mais facilmente poderiam
surgir
s
lembranas
e
permaneceriam fixadas na memria
por muito mais tempo. Graas a esses
suportes, grandes acontecimentos
polticos, sociais e culturais das mais
diversas civilizaes puderam ser
preservados.
Porm, muitos desses registros
se perderam ao longo do tempo, ou
esto
em
fase
terminal
de
deteriorao
devido

despreocupao e/ou a inexistncia

de mtodos cientficos adequados de
preservao,
aplicados
aos
documentos, de acordo com o material
que constitudo. Assim tambm
acontece nos dias de hoje com os
documentos digitais em suportes
eletrnicos.
Essas so algumas das causas de
deteriorao e at mesmo da perda da
informao contida no documento.
Sendo assim, a preservao de
documentos tem por objetivo
assegurar a integridade, autenticidade
e acessibilidade em longo prazo dos
suportes
documentais
e
da
informao contida neles.
A
expresso
Preservao
Digital, que vem sendo utilizada
desde os anos 90 deste sculo
(THOMAZ, 2004), enfoca tanto
documentos nato-digitais, aqueles
gerados diretamente em meio digital,
quanto queles convertidos para o
formato digital. Desta forma, as
atividades de preservao digital tm
como base a elaborar o planejamento,
a fim de alocar recursos e aplicar os
mtodos de preservao e as

tecnologias necessrias para garantir

o acesso em longo prazo informao
digital (HEDSTROM, 1998).
Os problemas que envolvem a
preservao
digital
crescem
rapidamente nos dias de hoje. A Pgina | 160
fragilidade
intrnseca
do
armazenamento
digital,
mais
especificamente a degradao fsica
do suporte umas das principais
ameaas ao documento digital.
Contudo, no basta preservar apenas
o
suporte/mdia
onde
esto
armazenados os documentos digitais,
pois tal atitude no garante a
acessibilidade deste em longo prazo.
Outros
fatores
dificultam
a
preservao desses documentos,
como por exemplo, o formato de
arquivo utilizado. Assim, percebemos
que a rpida obsolescncia da
tecnologia
digital,
quanto
ao
hardware, software e formatos de
arquivos, coloca em risco a
acessibilidade e a integridade do
documento. Dessa forma, pode-se
questionar: quem ir garantir que o
software
decodificador
deste
documento permanecer estvel ao
longo do tempo possibilitando a
leitura do documento? Ou se no
houver mais suporte a esse software
ou
formato
de
documento
armazenado? E se o sistema
operacional utilizado no estiver mais
disponvel no mercado?
Tanto a urgncia, quanto as
dimenses do problema no envolvem
somente a comunidade arquivstica.
Deve-se ressaltar que os produtores
de informao e os fabricantes de
software
precisam
levar
em
considerao mtodos de garantir a
preservao
em
longo
prazo
(THOMAZ, 2005). H a necessidade de
tratar o problema em sua raiz, fazendo
assim, que a preservao seja

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vislumbrada desde a produo dos

contedos digitais.
Essas discusses tm sido
impulsionadas pelos gestores da
informao que, habituados a
trabalharem com esse tipo de
documentao, viram-se obrigados a
encontrar uma soluo, no mnimo
para suprir as necessidades do
momento. Para isso, a utilizao de
metadados e padres abertos tm-se
mostrado eficiente, proporcionando
flexibilidades na gesto documental e
facilitando a adoo de estratgias
para
a
preservao
digital.
Igualmente, se torna um recurso
acessvel para as instituies, tendo
em vista a complexidade e custos da
preservao digital. Todavia,
necessrio
que
os
sistemas
incorporem os conceitos arquivsticos
e suas implicaes na construo e
utilizao desses, visando assegurar
as caractersticas fundamentais de
confiabilidade e autenticidade dos
documentos.
Diante dessa problemtica,
muitas instituies preocupadas em
salvaguardar
seus
acervos
documentais e rgos do governo
federal responsveis pela criao e
divulgao de polticas de gesto e
preservao de documentos, vm
desenvolvendo e auxiliando inmeras
pesquisas, onde procuram abranger
tambm o universo dos documentos
digitais.
Entretanto, h de se considerar a
falta de preparo das organizaes, que
de maneira geral, no esto
habituadas a preservar documentos
digitais ou analgicos. Tendo em vista
a exceo de bibliotecas, arquivos e
centros de documentao, ainda
difcil imaginar quais as organizaes
que esto preparadas para preservar
documentos digitais em longo prazo. A
princpio, no um exagero realar

que as prprias organizaes

responsveis pela preservao da
memria esto com dificuldades de
adaptao realidade digital.
imprescindvel reformular conceitos e
desenvolver novas teorias que Pgina | 161
contemplem os documentos de
natureza digital (SANTOS; FLORES,
2015a).
Antes de se fazer qualquer
aprofundamento
terico,
a
necessidade
da
sociedade
contempornea
reconhecer
as
dimenses
do
problema
da
preservao digital. Neste sentido, o
Conselho Nacional de Arquivo
(CONARQ) aprovou e divulgou em
2004, a Carta para a Preservao do
Patrimnio Arquivstico Digital Preservar para garantir o acesso, que
tem por objetivo alertar os produtores
de informao e pesquisadores da
rea para a urgente necessidade de
salvaguardar
o
patrimnio
arquivstico digital. Desta forma,
objetiva-se garantir o acesso contnuo
aos
contedos
dos
registros
eletrnicos,
considerado
uma
condio
fundamental
para
democratizar
a
informao
arquivstica no Brasil, bem como
preservar sua memria (CONARQ,
2004).
2.1 POLTICAS DE PRESERVAO
DIGITAL
Para enfrentar os problemas em
relao acessibilidade e
manuteno da integridade do
documento digital em longo prazo, se
faz necessrio estabelecer polticas de
uso e manuteno de hardware e
software, alm de adotar estratgias
de preservao digital.
Entende-se por poltica de
preservao digital, o conjunto de
normas, procedimentos e estratgias

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que devem ser seguidas para alcanar

uma estrutura tcnica capaz de
manter os documentos digitais
ntegros, autnticos e acessveis em
longo prazo, garantindo a sua
confiabilidade. Ao mesmo tempo, deve
estabelecer como estes mtodos sero
implementados.
A poltica de preservao digital
deve envolver todos os setores da
instituio que sejam afetados pelo
processo de preservao, isto
compreende as unidades de gesto
documental, as administrativas e de
tecnologia da informao. Dentre as
definies a serem consideradas,
destacam-se
algumas
questes
pertinentes como a necessidade de
avaliar e selecionar os materiais
utilizados; identificar os padres de
metadados apropriados; definir as
estratgias de preservao para cada
classe de objeto digital; criar planos de
sucesso caso as atividades de
preservao sejam interrompidas; e
utilizar modelos sustentveis para
financiamento
do
projeto
de
preservao
(FERREIRA,
2006).
Acredita-se que atravs destes pontos
seja possvel articular o planejamento
da preservao digital de forma
segura e eficaz.
Aps a definio da poltica de
preservao digital, possvel
elaborar o plano de preservao
especificando as estratgias com
eficcia
comprovada
e
de
conhecimento do acervo. Durante a
elaborao do plano devem-se
considerar
as
propriedades
significativas dos documentos que
precisam ser preservadas. Desta
forma, atenta-se para a conformidade

com os conceitos de forma fixa1 e

contedo estvel2, considerados
fundamentais para a preservao de
documentos
digitais
fidedignos
(SANTOS; FLORES, 2015d).

Documento arquivstico o qual assegura a

mesma apresentao quando recuperado
(INTERPARES, 2007).
2 Documento arquivstico que torna imutveis
as informaes e os dados nele contidos,

exigindo assim, que eventuais alteraes

sejam feitas por meio do acrscimo de
atualizaes ou atravs da produo de uma
nova verso (INTERPARES, 2007).

2.2 ESTRATGIAS DE PRESERVAO

DIGITAL
As
estratgias
para
a
preservao digital representam as
aes concretas a serem executadas
no mbito das organizaes com
vistas preservao de documentos
em longo prazo. Podem-se dividir as
estratgias de preservao digital em
duas
categorias:
estratgias
estruturais e estratgias operacionais
(THOMAZ, 2004).
As estratgias estruturais dizem
respeito s polticas da instituio,
estabelecendo um ambiente para a
criao de documentos arquivsticos
digitais. As aes que essa categoria
abrange so: aderncia a padres;
elaborao de manuais; adoo de
metadados;
investimento
em
infraestrutura; e formao de rede de
relaes.
J
as
estratgias
operacionais se referem s atividades
concretas para a preservao do
documento digital. As aes que essa
categoria abrange so: seleo do
meio adequado de armazenamento;
aplicao da migrao; aplicao da
emulao; impresso em papel ou
microfilme;
conservao
da
tecnologia; aplicao da arqueologia
digital (MRDERO ARELLANO, 2004;
THOMAZ, 2004).
O foco de preservao das
estratgias se concentra nos nveis
fsico, lgico ou conceitual do objeto

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digital (THIBODEAU, 2002). Mesmo

assim, nenhuma estratgia se mostrou
eficaz a ponto ser aplicada a todos os
tipos de documentos digitais (CONAR,
2004; FERREIRA, 2006). Isto vem
reforando
a
necessidade
de
empreender e explorar as estratgias
existentes para estabelecer um
conhecimento
slido
de
suas
aplicabilidades (SANTOS; FLORES,
2015b).
Haver casos em que os
documentos no esto nos formatos
desejados o mais comum se
proceder a converso de formatos,
caracterizada como uma espcie de
migrao. Desta forma possvel
adotar padres para a preservao em
longo prazo.

da possibilidade de transposio de
um objeto criado em um contexto
do passado para a atualidade. Alm
disso, um sistema que implemente
padres de metadados, para
documentar a sua custdia, e ainda
possibilite retroceder ao objeto Pgina | 163
digital
original,
aumentar
significativamente os nveis de
confiana nesta estratgia, sendo
possvel a sua implementao em
longo prazo (SANTOS; FLORES,
2015c, p. 248).

As estratgias de migrao, embora

no possam ser aplicadas para
todos
os
objetos
digitais3,
configuram-se como a melhor
alternativa para a preservao
digital. Isso porque possibilitam
que os objetos digitais oriundos de
plataformas antigas possam ser
migrados e interpretados em
plataformas atuais. Mesmo que
apresente
perdas,
a
migrao/converso
possui
vantagens relevantes, como o caso

Por muitas vezes os termos

migrao e converso so empregados
como sinnimos, porm h uma
pequena diferena a fim de adotada
neste
trabalho.
Estes
so
procedimentos muito semelhantes em
termos de preservao digital, ambas
consistem em atualizar os objetos
digitais para tecnologias atuais a fim
de
que
possa
interpretar
corretamente o documento.
A
migrao
consiste
na
atualizao sistemtica dos objetos
digitais que integram o documento
digital. Consiste na atualizao das
verses dos documentos produzidos
por um determinado software,
podendo variar o formato do objeto
lgico, desde que este continue
vinculado ao mesmo software o qual o
originou o documento pioneiro. A
migrao poder se manifestar de
duas formas: mudando a verso ou o
formato. No caso da mudana de
verso pode-se citar a migrao do
formato (.doc) na verso do Word
1997 para o (.doc) na verso do Word
2003, a verso do software mudar,
mas o formato continuar sendo o
mesmo. J no caso migrao do (.doc)
para (.docx) formato e a verso do
software mudaro, mas o software

Definio genrica que corresponde a todos os

tipos de materiais representados em meio digital.

Desta forma abrangem os documentos e os seus

componentes digitais.

2.2.1 Estratgias de migrao

As
estratgias
migrao
consistem em transferir de forma
peridica os objetos digitais de uma
dada
configurao
de
hardware/software para outra, ou de
uma gerao de tecnologia para uma
subsequente (TASK FORCE ON
ARCHIVING
OF
DIGITAL
INFORMATION,
1996
apud
FERREIRA, 2006).

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interpretador continuar sendo o

mesmo.
A converso por sua vez,
entendida como o procedimento de
atualizao de formato, onde ocorrer
obrigatoriamente a mudana do
formato do objeto digital e do software
utilizado para interpretao. Um
exemplo ser a converso do formato
(.docx) originado e interpretado no
software Word para o formato (.odt)
para ser interpretado no software
Writer, assim o formato e o software
interpretador mudaro sua base
tecnolgica.
2.2.2 O papel dos metadados na
preservao de longo prazo
A implementao de estratgias
uma condio para preservar de
documentos digitais em longo prazo.
Porm no podem ser executadas de
maneira arbitrria, preciso conhecer
as especificidades dos documentos e
dos respectivos mtodos a serem
empregados. Neste sentido, salientase o uso de padres de metadados, os
quais vo auxiliar na manuteno do
contexto
de
preservao
dos
documentos.
Ao implementar estratgias de
preservao digital, de natureza
operacional, como a migrao, tornase prudente combin-la com uma
estratgia estrutural: a adoo de
metadados. Durante a atualizao de
verses ou converso dos formatos
ser
necessrio
preservar
informaes referentes a todos os
componentes digitais que integram o
documento.
Os metadados exercem um papel
importante em qualquer estratgia de
migrao para obteno de bons
resultados. A migrao depender dos
metadados criados para registrar a
histria das aes realizadas sobre os

componentes do documento digital.

Alm disso, h necessidade de
preservar a informao do contexto
para que no futuro, para que assim, os
usurios compreendam o ambiente
tecnolgico em que o documento Pgina | 164
digital
e
seus
respectivos
componentes
foram
criados
(MREDRO ARELLANO, 2008).
Pode-se afirmar que a adoao de
padroes de metadados e fundamental
nas atividades de preservaao digital,
isto porque possibilitam a verificaao
da integridade e a garantia de
autenticidade,
uma
vez
que
documentam toda e qualquer
alteraao
realizada
sobre
os
documentos e seus respectivos
componentes digitais.
Metadados, portanto, se constituem
em componentes do documento
eletrnico arquivstico e em
instrumentos para sua anlise
diplomtica. atravs do domnio
desse tipo de anlise que ser
possvel estabelecer mtodos que
garantam a fidedignidade e a
autenticidade
do
documento
eletrnico arquivstico. [...], alm
disso, tanto a decomposio
analtica
dos
documentos
arquivsticos, como os mecanismos
de garantia de sua integridade
pressupem uma estrutura de
procedimentos que gera outros
metadados e que se constitui no
chamado sistema de gerenciamento
arquivstico
de
documentos
(RONDINELLI, 2005, p. 2).

Desta forma, entende-se que os

sistemas de gesto e preservao
devem contemplar e preservar os
metadados dos componentes que
integram os documentos arquivsticos
digitais. A migrao de verso ou a
converso para novos formatos
implica
na
preservao
dos

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metadados, desta forma, objetiva-se a

comprovao da autenticidade.
3
FORMATOS
RECOMENDADOS
PRESERVAO

DE

ARQUIVO
PARA

As atividades de preservaao
digital pressupoem a implementaao
de estrategias, dentre elas as
estrategias
operacionais.
Como
consequencias destas aoes, deve-se
identificar e avaliar, as proprias
estrategias escolhidas, o software, o
suporte e os respectivos formatos de
arquivo para preservaao.
Neste contexto, o Conarq (2004)
manifesta
explicitamente
o
compromisso de
definir e/ou
recomendar o uso de padroes e
protocolos abertos e sua ampla
aceitaao
para
criaao,
uso,
transmissao e armazenamento de
documentos digitais (CONARQ, 2004).
Os padroes abertos, sejam eles
formatos de arquivos ou softwares, sao
aqueles que possuem que suas
especificaoes
publicadas
e
disponibilizadas
gratuitamente.
Podendo
significar
que
sao
amplamente utilizados e/ou livres de
patentes. (INTERPARES, 2007). Logo,
chama-se a atenao para que tanto o
software originador quanto o formato
de arquivo originado possuam codigo
aberto.
Dentre a variedade de formatos
de arquivo disponveis, devem-se
escolher formatos que tenham uma
expectativa de acesso em longo prazo,
exemplo disto sao os formatos
utilizados
em
larga
escala.
Recomenda-se tambem os formatos
de arquivo de codigo aberto, isto se
deve a possibilidade de reconstruao
do formato em caso de obsolescencia.
Utilizar softwares especficos
como padroes fechados torna-se um

problema para a preservaao digital.

Tal fato se justifica, pois o padrao
fechado transforma o documento em
uma caixa preta, nao havendo
nenhuma possibilidade de acesso as
suas especificaoes por parte acervo. Pgina | 165
Neste sentido, devem-se eliminar as
dependencias especficas, em especial
os softwares proprietarios de codigo
fechado. Optar por softwares de
padroes abertos reduzira o risco da
perda de documentos digitais nos
momentos crticos de migraao
tecnologica (INNARELLI, 2007). Logo,
emuladores, conversores, padroes de
metadados, softwares de produao,
gestao, repositorios digitais e demais
softwares utilizados no acervo, devem
ser prioritariamente de codigo aberto.
Estudos e iniciativas estao
surgindo no mundo todo, com estes,
conclui-se que devem ser usados
padroes e converter os documentos
para formatos livres, para que sejam
acessados apos a obsolescencia de
hardware e software em que foram
criados. O uso de padroes abertos
permite seu estudo e sua conversao
para novos padroes (MARDERO
ARELLANO, 2004). Este e um ponto
que aumenta as chances de sucesso da
migraao para novas tecnologias.
Dentre
os
estudos
em
preservao digital, com relao aos
formatos de arquivo, destaca-se o
Arquivo da Web Portuguesa (AWP),
uma iniciativa da Fundao para a
Computao
Cientfica
Nacional
(FCCN), de acesso gratuito com
objetivo de preservar o acesso em
longo prazo da informao na Web de
interesse comunidade portuguesa.
Este apresenta uma lista de formatos
de arquivo, classificados de acordo
com um grau de recomendao (alta,
mdia e baixa), para documentos na
forma de texto, imagem, udio, vdeo e
outros formatos (AWP, 2007).

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De acordo com AWP (2007) um

formato
adequado
para
preservao deve ser:
Livre de quaisquer direitos que
restrinjam sua utilizao;
Uma norma emitida por
organismo oficial;
Documentado com o seu
respectivo cdigo fonte aberto;
Amplamente utilizado;
Multiplataforma
com
os
respectivos cdigos abertos;
Um formato sem compresso
ou de compresso sem perdas.
De tal forma, um formato com
caractersticas fracas de preservao
ser aquele que:
Possui direito proprietrio com
especificao fechada;
pouco usado/difundido;
lido e escrito atravs de
poucas plataformas de software
de cdigo fechado;
Possui compresso com perda
de informao;
Seja composto por elementos
internos
como,
por
exemplo, macros.
Desta forma, identificou-se que
os critrios utilizados so de extrema
relevncia para a recomendao de
formatos.
Embora
sejam
recomendados para a preservao do
contedo de sites, podem ser
adotados, por exemplo, para a
preservao de documentos pessoais
e institucionais. Dentre os fatores a se
destacar esto o cdigo aberto, a
multiplataforma, a ampla utilizao, a
compresso sem perdas e as normas,
entende-se que estes devem ser
requisitos para a definio de
qualquer padro. Alm disso, h de se

entender que a Web possui as suas

especificidades, e para seu melhor
desempenho necessita de formatos
leves, fator que em alguns aspectos
pode deixar a preservao em
segundo plano, priorizando o acesso. Pgina | 166
Em linhas gerais, a proposta de
formatos recomendados para a
preservao do AWP (2007), vai de
encontro ao recomendado por
Mrdero Arellano (2004), Innarelli
(2007), projeto Interpares (2007) e
Conarq (2004). A preservao em
longo prazo necessita de padres
abertos, usados em larga escala, sem
compresso ou de compresso sem
perdas,
acessveis
em
multiplataformas e normalizados.
Este o perfil de formatos de arquivo
que
os
administradores
dos
repositrios digitais devem solicitar
aos produtores de contedos.
4 PRODUO DE DOCUMENTOS
DIGITAIS
VISLUMBRANDO
A
PRESERVAO
A preservao digital envolve
todo o ciclo de vida dos documentos,
desde a sua produo, passando pela
tramitao at a sua guarda
permanente. Logo, nestas cadeias de
custdia, de fase corrente e
intermediria, e fase permanente,
devero
ser
implementados
procedimentos para a preservao
dos objetos digitais.
As
fases
corrente
e
intermediria devem ser gerenciadas
por um Sistema Informatizado de
Gesto Arquivstica de Documentos
(SIGAD), este dever contar com
ferramentas
que
garantam
a
manuteno da integridade e da
autenticidade
dos
documentos
digitais. O SIGAD deve ser um sistema
integrado com o repositrio digital,
desta forma, chama-se a ateno para

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a necessidade de garantir a
interoperabilidade
entre
estas
tecnologias. Alm disso, deve-se
entender que os documentos de fase
corrente e intermediria possuiro
um
determinado
perodo
de
permanncia no SIGAD at serem
recolhidos ao repositrio. Este
perodo poder ser o suficiente para
que ocorra algum problema de
obsolescncia tecnolgica, desta
forma, chama-se a ateno para a
implementao
de
repositrios
digitais
em
fase
corrente/intermediria.
Ressalta-se que os documentos
digitais no podem ser armazenados
em formatos obsoletos, para serem
transferidos para os repositrios
digitais
somente
aps
longos
perodos. Tal fato se justifica, pois h o
risco da tecnologia ser incompatvel e
assim no conseguir recuperar as
informaes. Esta uma preocupao
que envolve tanto os produtores de
contedos digitais,
quanto os
responsveis pela sua preservao de
longo prazo (MRDERO ARELLANO,
2008).
A obsolescencia tecnologica e
um reflexo da constante evoluao, a
qual influencia diretamente os
documentos digitais. Logo, com
intervalos de evoluao tecnologica,
cada
vez
menores,
torna-se
fundamental a aao imediata a cada
alteraao dos componentes do sistema
de arquivamento digital (THOMAZ;
SOARES, 2004). Desta forma, pode-se
dizer que a implementaao de
repositorios
digitais
na
fase
corrente/intermediaria e altamente
recomendavel,
adicionando
confiabilidade
aos
documentos
digitais.
Alem disso, grande parte do
sucesso
das
atividades
de
preservaao digital dependera dos

formatos de arquivo utilizados na

produao. Nesta fase, deve-se atentar
para o uso de padroes abertos,
normalizados, sem compressao, ou de
compressao sem perdas e que sejam
amplamente utilizados.
Pgina | 167
Para assegurar a gestao de
documentos digitais e o seu acesso em
longo prazo, padroes de formatos
devem
ser
planejados
e
implementados. Estes padroes, alem
de garantirem a gestao e o acesso aos
documentos de guarda permanente,
garantirao a autenticidade dos
documentos digitais no seu ambiente
ou nos processos de migraao
(INNARELLI, 2007; 2012). A partir do
momento em que os documentos sao
produzidos de acordo com os
formatos recomendados para a
preservaao, diminuem-se os riscos de
obsolescencia, perda ou corrupao de
dados.
Partindo das recomendaoes
analisadas, identificou-se que o
formato (.odt) e um dos ideais para a
preservaao de documentos textuais
(AWP, 2007). Sendo assim, e a
produao de documentos textuais for
padronizada para este formato,
teoricamente,
diminuem
as
necessidades de migraao e de outras
estrategias que sejam necessarias. A
partir do momento em que se faz a
submissao de um documento que ja
esta em conformidade com o plano de
preservaao do repositorio, procedese o seu armazenamento, sem
necessidade de converte-lo para outro
formato, diferentemente do que
aconteceria com um documento em
formato (.doc). A mesma linha de
pensamento se propoe para os
documentos de outras naturezas como
audio, vdeo, imagem, entre outros.
Alem de produzir documentos
em formatos adequados para a
preservaao,
e
fundamental

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implementar padroes de metadados

que documentem toda e qualquer
estrategia envolvida no processo de
preservaao digital (SARAMAGO,
2004).
Entretanto,
deve-se
compreender que os padroes podem
mudar, e desta forma, sera preciso
converter os formatos. Logo, a criaao
de padroes de metadados de
preservaao, e a sua adaptaao, se
configura como um componentechave para a implementaao de
grande parte das estrategias de
preservaao
digital
(THOMAZ;
SOARES, 2004).
Tudo esta em
constante mudana: os softwares, os
formatos de arquivos e os padroes de
metadados.
Por fim, a produo de
documentos digitais deve ser
projetada em conformidade com os
padres de preservao. Desta forma,
minimizam-se as atividades tcnicas e
os esforos financeiros para a
preservao destes documentos.
Entretanto, preciso compreender
que estes formatos podem mudar com
o tempo, ento o monitoramento das
tendncias se torna fundamental, a fim
de evitar a produo em formatos
potencialmente obsoletos. Por isso,
altamente recomendvel o uso de
formatos
abertos,
amplamente
utilizados ou padres ISO, estes
formatos
proporcionaro
maior
chance de recuperao em caso de
obsolescncia tecnolgica.
5 CONCLUSO
Tendo em vista as necessidades
de
preservar
o
patrimnio
arquivstico em meio digital, fazem
necessrios procedimentos de ordem
estrutural e operacional. Dentre estes,
destaca-se a importncia da definio
de uma poltica de preservao que
satisfaa os requisitos arquivsticos e

diplomticos. Estratgias como a

migrao, baseadas na converso de
formatos e atualizao de verso, tm
por necessidade a adoo de
metadados para garantir a sua
autenticidade. Da mesma forma, Pgina | 168
precisam ser executadas por um
conversor eficaz e um profissional
qualificado. Alm disso, a definio
dos formatos de arquivo a serem
utilizados no acervo uma questo
fundamental na preservao em longo
prazo.
A adoo de software livre e
formatos de arquivo abertos so
fundamentais ao se implementar
estratgias de preservao digital. A
guarda de documentos digitais est
implicitamente ligada utilizao de
padres, entre eles, os formatos de
arquivo
recomentados
para
preservao e os softwares que geram
estes formatos. Logo, a adoo de
padres abertos garante o acesso ao
cdigo fonte de ambos, o que torna
possvel a sua reconstruo caso seja
necessrio. Padres recomendados
por normas, ou amplamente utilizados
possibilitam acesso ao contedo
documento, alm da perspectiva de
longevidade.
Na medida em que se produzem
documentos
arquivsticos,
a
instituio dever pensar na sua
preservao em longo prazo e adotar
formatos padronizados desde a
produo. Desta forma, ao se produzir
documentos seguindo os padres de
preservao,
simplifica-se
substancialmente as atividades de
preservao dos documentos digitas.
Logo, a produo dever ser voltada
para a preservao, podendo adotar
os mesmos formatos recomendados
para a preservao. No contexto dos
repositrios, os preservadores devem
solicitar
formatos
padronizados
juntamente
aos
produtores,

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potencializando
as
aes
de
preservao.
Em
linhas
gerais,
as
comunidades de preservao digital,
as instituies e pessoas envolvidas,
devem estar cientes de que a
preservao digital necessita de
polticas que contemplem requisitos
arquivsticos e diplomticos definidos
a priori. Pode-se afirmar que o uso da
tecnologia
isoladamente
no
resolver
os
problemas
de
preservao digital, por isto, deve
haver o equilbrio, uma sincronia
entre as polticas de preservao
digital e a implementao de
tecnologias. Na preservao de
documentos arquivsticos digitais, a
tecnologia da informao apenas um
meio para atingir os objetivos, a base
se encontra nos referenciais da
Arquivologia e da Diplomtica, ambos
apresentam os requisitos necessrios
para preservar a fidedignidade dos
documentos.

for the choice of file formats for

preservation, this article is to define
relevant to evaluation and choice of these
formats. For this, we make a study of
applied research, with a qualitative
approach, based on the literature. Thus, we
highlight the results of the use of open Pgina | 169
source formats, widely used and
uncompressed. Finally, I must draw
attention to the quality converter used in
the process, and preserve the metadata of
the original document and include the
metadata for the record of the sequence of
conversions performed.

STANDARDIZATION OF FILE
FORMATS: A WAY TO
PRESERVING THE DIGITAL
ARCHIVAL DOCUMENTS

Dhion Carlos Hedlund

dhion.hedlund@gmail.com
Graduado em Arquivologia pela UFSM
Mestre em Patrimnio Cultural pela
Universidade Federal de Santa Maria
Professor Assistente do Curso de
Arquivologia da Universidade Federal do
Rio Grande

Abstract: The preservation of digital

archival documents is a need that arises as
these documents are gaining relevance,
adding value social, historical and
informative. Therefore, one should think of
digital preservation strategies and policies
that guarantee access in the long term. In
this context, the preservation of archival
documents will depend on many strategies
based on conversion format, which is
choosing a new format for the transfer bit
sequence. The moment of choice of the new
format is seen as a key point, because this
can cause loss of information or rework
future conversion. Given the lack of criteria

Keywords: Digital archival document;

Digital preservation; Access in long-term;
File formats.

Sobre os autores
Henrique Machado dos Santos
henrique.hms.br@gmail.com
Graduado em Arquivologia pela
Universidade Federal de Santa Maria

Daniel Flores
dfloresbr@gmail.com
Professor Associado do Departamento de
Documentao da Universidade Federal
de Santa Maria. Docente do Mestrado
Profissional em Patrimnio
Cultural/PPGPPC-UFSM, Docente
Colaborador do Mestrado Profissional
em Gesto de Documentos e Arquivos PPGARQ UNIRIO
Doutor em Cincia da Informao

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