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Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por
Arquivo Nacional
Resumo de Arquivologia
Assunto:
ARQUIVOS E DOCUMENTOS
CONCEITOS E CARACTERSTICAS
Autor:
ARQUIVO
NACIONAL
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3 GESTO DE DOCUMENTOS
3.1 - Conceituao
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente. A gesto de documentos operacionalizada atravs do
planejamento, da organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do
espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo
documental.
3.2 - Objetivos
A gesto de documentos tem os seguintes objetivos :
assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao
de documentos;
garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja
necessria ao governo e aos cidados;
assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal,
legal ou para a pesquisa cientfica;
assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados
e outras tcnicas avanadas de gesto da informao;
contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda
permanente por seus valores histrico e cientfico.
3.3 - Fases
As trs fases bsicas da gesto de documentos so : produo, utilizao e destinao.
1 Fase - Produo de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo
das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de
documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser
manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos
recursos de reprografia e de automao.
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guia-fora em substituio do documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor
ou a que outro processo foi juntado.
4.3 - Mtodos de Arquivamento
A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos a
serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento mais freqentemente
consultado. Os mtodos bsicos de arquivamento mais comumente utilizados so os
seguintes :
alfabtico :
geogrfico :
numrico simples :
numrico-cronolgico :
ideogrfico :
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5.2 - Objetivos
Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessrio para o
cumprimento das atividades que o geraram, assim a racionalizao do ciclo documental ser
alcanada com o seguintes objetivos :
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atos
referentes
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processos
de
eliminao
efetuados
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fontes
com
as
mesmas
informaes
(documentos
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guarda temporria :
guarda permanente :
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Concludas estas atividades, os dados referentes aos assuntos e seus respectivos prazos de
guarda e destinao devero ser esquematizados em uma Tabela de Temporalidade, de
forma a orientar o trabalho dos tcnicos na prtica da avaliao de documentos.
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6.4 - Vantagens
Os depsitos de arquivamento intermedirio devem ser simples e funcionais, permitindo a
guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando :
FIM
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