BAB I

PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang

Kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang dan kegiatan pengedaan pada instansi
pemerintah atau perusahaan selain manufaacture memegang peranan yang sangat
penting, karena dari sinilah proses operasional perusahaan dimulai. Kegiatan
pembelian dapat terus berlangsung baik apabila prosedur pencatatan dan pembayaran
hutang juga terselenggara dengan baik. Untuk itu perlu adanya pemeriksaan terhadap
kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan
perusahaan.
Berdasarkan evaluasi yang dilakukan ditemukan beberapa kelemahan antara lain;
perusahaan tidak memiliki job description secara tertulis, fungsi permintaan pembelian
dilakukan oleh bagian pemasaran, transaksi permintaan pembelian dan pesanan
pembelian dilakukan secara lisan tanpa dokumen tertulis, fungsi penerimaan barang
dilakukan oleh bagian pembelian, tidak dibuatnya check register dan voucher register,
bukti kas keluar tidak dicap Lunas, tidak adanya pemisahan dokumen yang lunas
dengan yang belum lunas.

1.2.

Rumusan Masalah

Didalam makalah ini, penulis akan membahas mengenai fungsi audit pembelian,
diantaranya;
1.
Bagaimanakah audit dalam fungsi Pembelian ?
2.
Apa tujuan dari audit fungsi pembelian ?
3.
Bagaimanakah tahapan-tahapan pembelian dan pengendaliannya ?
4.
Bagaimakah Program Pemeriksaan Kegiatan dalam Audit pembelian ?

1.3.
1.
2.
3.

Tujuan

Agar pembaca mengetahui fungsi dari audit pembelian serta tujuannya

Agar pembaca memahami tahapan tahapan pembelian dan pengendaliannya
Mengetahui program pemeriksaan dalam audit pembelian

BAB II
PEMBAHASAN
2.1.

Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada
unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian
merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan
pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku
yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produkproduk perusahaan. Ini
adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan
layanan yang merupakan tugas utana dn tanggung jawab departemen pembelian.
Dalam sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif pembelian
material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.
2.1.1.

Tujuan Audit Pembelian

Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan
efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan
mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masingmasing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahanbahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung
dari
pemasok.
Sebuah audit manajemen dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang
ditemukan di perusahaan. Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya
menyadari adanya peningkatan biaya dalam proses bisnis, meskipun tak satupun
kompetitor mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya
tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan mengalami ketidakefisienan
biaya dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari Proses audit manajemen
menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan yang
benar-benar
memiliki
fungsi
pembelian
(departemen
pembelian).
Asumsinya, bahwa semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki
departemen pembelian (atau seseorang) yang terpusat dan independen untuk
mengontrol pengeluaran perusahaan.

2.1.2.

Hal-hal Utama Dalam Audit Pembelian

Kegiatan pembelian melibatkan berbagai masalah yang bila tidak ditangani secara
terencana dapat menimbulkan berbagai persoalan yang serius. Hal hal yang perlu
diperhatikan secara khusus dalam mengelola kegiatan pembelian.
1.

Organisasi

Kedudukan bagian pembelian dalam perusahaan akan tergantung kepada jenis usaha,
besarnya perusahaan, dan kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Pada perusahaan
dagang dan perusahaan industry tertentu, dimana banyak dilakukan pembelian barang
dagangan atau bahan baku dan suku cadang, maka bagian pembelian pada umumnya
memperoleh kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi perusahaan.
2.

Sentralisasi dan Desentralisasi Kegiatan Pembelian

Perusahaan - perusahaan besar yang mempunyai bebrapa unit operasi sering kali
mmempunyai kebijaksanaan pembelian terpusat (sentraisasi). Hanya ada satu bagian
pembelian yang bertugas menangani semua pembelian untuk keperluan perusahaan.
Keuntungan yang diperoleh dari kebijaksanaan pembelian yang disentralisasikan,
adalah :
o
Mengurangi duplikasi kegiatan yang timbul pada desentralisasi.
o
Riset dan tenga ahli dapat disediakan secara efisien.
o
Pesanan dari berbagai unit organisasi dapat digabungkan sehingga dapat
memperoleh harga yang lebih murah karena membeli dalam jumlah yang besar.
o
Lebih mudah mengikuti perkembangan pasar.
o
Diterapkan kebijaksanaan tunggal dalam bidang pembelian sehingga
pengndaliannya mudah.
Kerugian dari system Sentralisasi :
o
Petugas pembelian sulit untuk menjadi ahli (specialist), mengenai semua barang
yang harus dibeli lebih lebih barang tersebut banyak jenisnya.
o
Bagian pembelian sering kurang memperhatikan kepentingan unit organisasi
yang dilayaninya.
3.
Kewenangan Pembelian
Kewenangan bagian pembelian perlu ditetapkan secara wajar khususnya kewenangan
yang menyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada bagian ini. Tentunya
permasalahan tidak hanya ditangani oleh bagian pembelian saja, tapi menurut dengan
kebutuhannya masing masing.
4.
Pembelian pembelian Darurat
Pembelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja. Tidak
perlu mengada ada, Menyadari bahwa pembelian darurat sering kali tidak dapat
dihindarkan, maka perlu dibuatkan ketentuan yang menetapkan siapa pejabat yang
harus memberikan persatujuan pembeliannya untuk mengurangi timbulnya kerugian
pada perusahaan.
5.
Pembelian untuk Fasilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan
Mungkin jika ada pegawai satu atau dua orang pegawai yang melakukan tindak
kecurangan itu tidak akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan berulang kali

itu akan berakibat fatal untuk perusahaan. Maka dari itu perlu diadakan penjagaan ketat
agar tidak menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan sendiri.
6.
Kemampuan Analisis dalam Pembelian
Bagian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat
melaksanakan fungsinya dengan sebaik baiknyadan memberikan keuntungan
maksimal bagi kepentngan perusahaan.
7.
Godaan Rekanan
Godaan ini bias berasal dari teman kerja atau teman disekitanya. Biasanya dalam
bentuk rakaan misalnya bingkisan lebaran, bonus dan amplop pada karyawannya. Hal
ini perlu juga diperhatikan dan mendapatkan pengamatan yang focus agar tidak terjadi
kebangkrutan, atau segala rekanan yang dikeluarkan harus mendapat persetujuan dan
pertimbangan oleh pihak perusahaan.
2.2.

Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya

Langkah langkah kegiatan pembelian meliputi :

1. Penentuan kebutuhan.
Aspek aspek pengendalian ini pada dasranya diperlukan untuk menjawab pertanyaan
apakah penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang layak dan dikomuniksikan secara
tepat kepada bagian pembelian. Penentuan itu dapat didasarkan pada :
o
Jadwal Produksi
o
Sistem Persediaan minimum/maksimum
o
Sistem Just In Time
o
Proyek proek perusahaan
o
Rencana Kebutuhan Operasional lainnya
o
Tanggung Jawab Penentuan Kebutuhan
o
Prosedur penentuan Kebutuhan

2.
Otorisasi Pembelian
Dalam Otorisasi Pembelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan menjadi
tanggung jawab dari pihak yang menentukan kebutuan, melainkan tanggung jawab dari
bagian pembelian. Pertimbangan pertimbangan yang dimaksud antara lain
didasrakan factor factor sebagai berikut :
o
Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan?
o
Apakah barang barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau harus
dibeli?
o
Apakah pembelian bisa dilakukan?
o
Apakah anggaranya mengizinkan?
o
Apakah konsekuensi konskuensi keuangan?

Yang terpenting adalah ada persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang
dan bagian pembelian telah menginformasikan semua persoalan yang terkait dalam
peleksanaan pembelian kepada pejabat tersebut.
3.
Pelaksanaan Pembelian
Mendapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembeian yang akan
dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam memilih ekanan harus
mempertimbangkan :
o
Luasnya Usaha pencarian rekanan
o
Luasnya kontak langganan dengan rekanan
o
Kendala masing masing rekanan
o
Penawaran yang diajukan rekanan
o
Kesesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah.
4.
Tindak Lanjut
Prosedur Tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis pembeliannya
dan panjangnya periode dari jadwal pengiriman atau penyerahannya.
5.
Penyelesaian Pengiriman
Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan
perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan.
6.
Penyelesaian Keuangan
Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan
begian keuangan. Yang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian dokumen
dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran kepada rekanan
dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan pembayaran kepada
rekanan dapat dilakukan tepat waktu untuk dapat memanfaatkan potongan potongan
pembelian.

2.3.

Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian

Adapun program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian terdiri dari ;

1.
Pemeriksaan Pengelolaan Resiko
2.
Pemeriksaan Pengendalian
Diantaranya ;
Penentuan Kebutuhan
Otorisasi Pembelian
Pelaksanaan Pembelian
Tindak Lanjut Proses Pembelian
Penerimaan Barang
Penyelesaian Pembayaran

2.3.1.

Penentuan Kebutuhan

1)

Tujuan Pemeriksaan, meliputi :

o
Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan barang/ jasa.
o
Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan tujuan menunjang
kegiatan- kegiatan perusahaan secara menyeluruh.
o
Untuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan oleh pejabat
yang berwenag.
2) Langkah langkah kerja
o
Peroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa.
o
Mintakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli.
o
Meneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak.
o
Mintakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari
perusahaan.
o
Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode dan prosedur
yang berlaku.

2.3.2.

1)

Tujuan Pemeriksaan
Untuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian.
Menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.

o
o

2)

Langkah langkah kerja

Review prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada :
Siapa yang mengajukan permintaan pembelian.
Persetujuan.
Formulir apa yang akan digunakan.
Periksa dan lakukan penilaian mengenai :
Tingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan.
Apakah prosedur yang berlaku cukup memadai.

o
o
o
o
o
1.
2.

2.3.3.

1)
o

Otorisasi Pembelian

Pelaksanaan Pembelian

Tujuan Pemeriksaan
Untuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan
pembelian yang dutetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada
umumnya.

Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.

Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi
kegiatan pembelian.
2)
Langakah langkan kerja
o
Lakukan secra sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk
memastikan ketaatan terhada kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian
yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan umum, pelelangan terbatas,
penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung.
o
Meneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah Kerja atau Surat
perjanjian kontrak.
o
Meneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan mampu.
o
Teliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian.
o
Pastiak bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi dengan
persyaratan dan kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang beraku.
o
o

2.3.4.

Tindak Lanjut Proses Pembelian

1) Tujuan Pemeriksaan
Untuk mengetahui apakah tedapat langkah langkah untuk memastikan agar produk
produk yang dipesan benar benar dikerjakan sesuai dangan persetujuan pesanan
pembelian.
2)
o
o
o

Langkah langkah kerja

Meminta dokumen dokumen yang berhubungan dengan tanggal penerimaan
serta spesifikasi barang barang yang dipesan.
Melakukan penilaian terhadap cara- cara petugas pembelian memantau pesanan
pembelian.
Meneliti apakah dilakukanlangkah langkah untuk memastikan dipenuhinya
pesanan seperti mengunjungi dan mengamati pengerjaan barang barang yang
dipesan serta mengadakan kontak regular dengan para penjual.

2.3.5.

1)

Penerimaan Barang

Tujuan Pemeriksaan
o
Untuk memastikan apakahpetugas atau bagian yang menerima barang secara
organisatoris bebas dari petugas atau bagian pembelian.
o
Untuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah
melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang- barang yang diterima
sesuai prosedur yang ditentukan.
2) Langkah langkah kerja
o
Meneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian yang
menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan pembelin.

o
o
o

Meneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang

mendukung terlaksananya pemeriksaan yang memedaiterhadap penerimaan barang
Melakukan pengujian terhadap sebagian barang barang tersebut telah
diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak.
Memperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana klaim itu
ditetakan.

2.3.6.

Penyelesaian Keuangan

1)

Tujuan Pemeriksaan
o
Untuk mengetahui apakh telah dilakukan langkah langkah pengendalian yang
perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan.
o
Untuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian pembelian
dangan keuangan.
2) Langkah langkah kerja
o
Meneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan pembelian yang asli
dengan data peneimaan barang.
o
Meneliti mengenai potongan potongan yang diberikan apakah telah memenuhi
prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak.
o
Melakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian keuangan
di ikut sertakan apa tidak.
2.4.

Pemeriksaan Substansi

Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan
pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode
pemeriksaan dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian
pengendalian diatas. Pemeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi tentang
efektivitas, efisiensi dan membantu manajemen mencapai tujuannya.
Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat
diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2
hal sebagai berikut.
1.
Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar.
Berbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang
pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan
dan dimanfaatkan dengan baik.
2.
Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui
pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu
penawaran yang diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk
sampai dengan proses penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian
pembayaran faktur.

BAB III
KESIMPULAN

Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada
unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian
merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan
pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku
yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produkproduk perusahaan. Ini
adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan
layanan yang merupakan tugas utana dn tanggung jawab departemen pembelian.
Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan
efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan
mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masingmasing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahanbahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung
dari pemasok

DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. Manajemen Audit Prosedur dan Implementasi. Salemba

Empat. 2010
2.
Hamilton, Alexander,Ph.D.Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan
efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.
3.
B.Sawyer, Lawrence.Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.
1.