Você está na página 1de 6

Banchmarking Pada Birokrasi Pemerintah

Oleh :
Khasman Zaini

Defenisi dan Sejarah


Roger Milleken menamakan benchmarking adalah stealing shamelessly= pencuri
yang tak tahu malu.
Ensiklopedi Wikipedia mendefinisikannya dengan the process of comparing the cost,
cycle time, productivity, or quality of a specific process or method to another that is
widely

considered

to

be

an

industry

(http://en.wikipedia.org/wiki/

standard

or

best

practice

Benchmarking).

David Kearns (CEO dari Xerox) menyatakan bahwa benchmarking adalah suatu proses
pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita
yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik.
Secara

singkat

dapat

dikatakan

bahwa

pada

mulanya

konsep

benchmarking

berkembang di bidang perindustrian. Awal tahun 1950-an banyak pengusaha Jepang


mengunjungi beberapa perusahan di Amerika Serikat dan negara-negara Eropa barat.
Tujuan kunjungan mereka adalah berusaha mendapatkan dua masukan, yaitu
teknologi dan penerapan bisnis atau praktik baik. Masukan itu dikemas dalam bentuk
perjanjian kerja. Dari tahun 1952 hingga tahun 1984 tidak kurang dari 42.000
perjanjian kerja telah ditandatangani. Hampir semua perjanjian itu berkisar tentang
alih teknologi terbaik dan segala sesuatu (know-how) yang dimiliki negara barat.
Jepang menggunakan proses mengambil dan memanfaatkan untuk kemajuan
industrinya. Pada tahun 1960-an industri-industri Jepang telah menyamai industriindustri barat. Keberhasilan Jepang dalam menggunakan teknologi barat untuk
melakukan benchmarking terhadap kinerja mereka sendiri, merupakan bukti reputasi
mereka di dalam kancah perdagangan. (Nuruliman:2010)
Namun istilah benchmarking baru muncul pada permulaan tahun 1980-an dan
menjadi

trend

dalam

manajemen

sebagai

alat

untuk

meningkatkan

kinerja

perusahaan pada tahun 1990-an. Bahkan pada tahun 1990 separuh dari perusahaanperusahaan yang termasuk dalam Fortune 500 menggunakan teknik benchmarking.

Mahasiswa Magister Administrasi Publik Universitas Gadjah Mada.

* Disusun untuk mata kuliah Teori Organisasi dan Manajemen Publik, 30 September 2014

Benchmarking sulit diterapkan di birokrasi pemerintahan


Walaupun dikenal sebagai strategi yang efektif untuk memperbaiki kinerja organisasi
namun benchmarking sulit diterapkan pada birokrasi pemerintahan, hal ini disebabkan
oleh beberapa faktor yaitu:
Pada awalnya benchmarking disetting untuk organisasi yang berorientasi laba.
Akibatnya teori yang berkembang menekankan pada maximum expetation to
goal bukannya maximum expetation to process. Alasan utama dilaksanakannya
benchmarking adalah memperbaiki kinerja organisasi dengan cara meniru pada
organisasi lain hingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan optimal.
Konflik kepentingan terhadap tujuan instansi oleh stakeholder utama.
Berbeda dengan instansi swasta yang mempunyai budaya, visi dan misi yang
jelas dan kaku, instansi pemerintah masih menerapkan budaya fleksibelitas.
Artinya tujuan sebuah instansi pemerintah tidak hanya ditetapkan oleh instansi
tersebut namun kadangkala juga juga dipengaruhi oleh stakeholder utama. Hal
ini

bisa

menghalangi

tujuan

yang

hendak

dicapai

dari

pelaksanaan

benchmarking.
Umumnya aparat pemerintahan yang sudah mapan enggan untuk melakukan
perubahan.
Salah satu kelemahan sistem pengelolaan organisasi yang minimal sanksi
seperti instansi pemerintahan adalah menyebabkan turunnya kinerja dan
motivasi pegawai yang terlibat di dalamnya untuk melakukan pekerjaan dengan
optimal. Akibatnya pola pikir yang berkembang adalah menjalankan perkerjaan
sesuai arahan pimpinan tanpa perlu melakukan sebuah inovasi demi perbaikan
organisasi.
Pola pikir seperti ini makin diperparah dengan sikap mapan dari pegawai yang
ingin mempertahankan status quo dalam menjalankan pekerjaannya. Mereka
merasa tidak mampu menerima perubahan ataupun takut akan menerima efek
buruk dari perubahan yang bisa terjadi sebgaai akibat dilaksanakannya
benchmarking.
Perbedaan masalah dan kebijakan.
Perbedaan permasalahan dan penekanan kebijakan antara satu daerah dengan
daerah lain sulit untuk menetapkan standar keberhasilan benchmarking
Tidak adanya analisa SWOT sebelum melakukan benchmarking.
Benchmarking sulit diterapkan pada instansi pemerintahan karena belum
seluruh instansi melakukan analisa terhadap Strenght, Weakness, Oppurtunity
dan Treat masing-masing instansinya. Akibanya banyak yang tidak mengetahui
bahwa organsasinya telah menerapkan kebijakan yang keliru atau tidak mampu
memberikan maximum satisfaction kepala seluruh masyarakat yang harus
dilayaninya.
Tidak adanya SOP, TOR dan KAK baku untuk pelaksanaan benchmarking.

Satu lagi kesalahan elementer instansi pemerintah adalah tidak adanya


Standard Operating Procedures, Term of Reference dan Kerangka Acuan Kerja
dalam pelaksanaan benchmarking hingga timbul bermacam interprestasi dan
standar

penerapan

hasil

benchmarking

yang

berbeda

pada

instansi

pemerintahan.

Kesulitan penerapan benchmarking


Kesulitan penerapan benchmarking pada instansi pemerintah disebabkan oleh:
Fokus Internal
Untuk memberikan hasil yang diharapkan, maka sebuah organisasi harus
memahami bahwa ada organisasi lain yang memiliki proses yang lebih baik.
Apabila organisasi terlalu berfokus internal dan mengabaikan kenyatan bahwa
proses yang terbaik dalam kelasnya dapat menghasilkan efisiensi yang jauh
lebih tinggi, maka visi organisasi menjadi sempit. Kepuasan terhadap diri
sendiri ini dapat mengakibatkan kehancuran organisasi tersebut.
Tujuan Benchmarking Terlalu Luas
Tujuan benchmarking yang terlalu luas dapat mengakibatkan kegagalan.
Benchmarking membutuhkan tujuan yang lebih spesifik dan berorientasi pada
bagaimana (proses), bukan pada apa (hasil).
Skedul Yang Tidak Realistis
Benchmarking
membutuhkan
kesabaran,

karena

merupakan

proses

keterlibatan yang membutuhkan waktu. Sedangkan skedul yang terlampau


lama juga tidak baik, karena mungkin ada yang salah dalam pelaksanaannnya.
Komposisi Tim Yang Kurang Tepat
Dalam proses ditetapkannya benchmarking, orang-orang yang berhubungan
sehari-hari dan akan menjalannya harus dilibatkan. Merekalah yang dianggap
paling memahami proses operasi yang dilaksanakan dan paling siap untuk
mendeteksi setiap perbedaan yang ada antara proses organisasi dan mitra
benchmarking. Dengan tidak melibatkan mereka bisa mengakibatkan hasil
yang diharapkan tidak dapat tercapai.
Bersedia Menerima OK-in-Class
Seringkali organisasi bersedia memilih mitra yang bukan terbaik dalam
kelasnya. Hal ini dikarenakan pertimbangan diantaranya adalah:
a. Orang-orang yang terbaik di kelasnya tidak berminat untuk berpartisipasi.
b. Riset mengidentifikasi mitra yang keliru.
c. Instansi yang akan melakukan benchmarking malas berusaha dan hanya
memilih mitra yang lokasinya dekat.
Penekanan Yang Tidak Tepat
Jika tim terlalu memaksakan aspek pengumpulan dan jumlah data, maka hal
tersebut dapat menyebabkan kegagalan. Padahal aspek yang paling penting
adalah proses itu sendiri. Data dan angka-angka hanyalah faktor pendukung.
3

Kekurangpekaan Terhadap Mitra


Kepekaan terhadap mitra merupakan

faktor

penting

dalam

hubungan

kemitraan. Mitra benchmarking memberikan akses untuk mengamati prosesnya


dan juga menyediakan waktu dan personil kuncinya untuk membantu proses
benchmaking kepada organisasi sehingga mereka harus dihormati dan dihargai.
Pimpinan Yang Tidak Mendukung
Setiap tahapan benchmarking membutuhkan dukungan pimpinan. Dukungan
total tersebut dibutuhkan untuk memulai benchmarking, membantu tahap
persiapan

dan

menjamin

tercapainya manfaat

yang

diharapkan.

(www.

Pdambandarmasih.com)
Perlunya benchmarking dalam birokrasi pemerintahan
Guna mengidentifikasi SWOT instansi dibandingkan dengan locus benchmarking
Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk
mengevaluasi

kekuatan

(strengths),

kelemahan

(weaknesses),

peluang

(opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu


spekulasi bisnis.
Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah
berbagai

hal

yang

mempengaruhi

keempat

faktornya,

kemudian

menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah


bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage)
dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan
(weaknesses)

yang

mencegah

keuntungan

(advantage)

dari

peluang

(opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu


menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara
mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats)
menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.
Teknik ini dibuat oleh Albert Humphrey, yang memimpin proyek riset pada
Universitas

Stanford

pada

dasawarsa

1960-an

dan

1970-an.

(www.wikipedia.org)

Guna mengetahui solusi terhadap permasalahan yang dihadapi instansi.


Setelah instansi yang melaksanakan benchmarking melakukan analisa SWOT
serta mengetahui titik lemah organisasi dan ancaman lingkungan yang bisa
menyebabkan

ketidakefisienan

dalam

pelayanan

maka

organisasi

dapat

memperbaiki diri dengan melakukan langkah dan dan kebijakan strategis yang
bisa membuat organisasi menjadi lebih baik.
Meningkatkan kinerja birokrat dengan standar pelayanan yang optimal kepada
masyarakat.
Peningkatan

kinerja

instansi

merupakan

muara

dari

pelaksanaan

benchmarking. Setelah melakukan benchmarking diharapkan instansi dapat


mengadopsi budaya positif dari locus yang dijadikan tujuan benchmarking.
Mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkan pencegahan sebelum
kesalahan terjadi dan peyederhanaan proses dalam untuk merancang proyek
perubahan
Solusi yang untuk perbaikan birokrasi pemerintah
Melakukan research yang komprehensif sebelum melakukan benchmarking.
Langkah awal yang harus dikerjakan sebelum melaksanakan benchmarking
adalah melakukan kajian yang mendalam terhadap penerapan kebijakan
internal yang akan diperbaiki melalui program benchmarking tersebut.
Membentuk tim advance untuk meneliti kelayakan dan kesesuaian locus
dengan kebutuhan instansi
Setelah melakukan kajian internal terhadap kebutuhan perubahan instansi
langkah selanjutnya adalah membuat tim yang akan melakukan pemilahan dan
penentuan locus sasaran benchmarking. Hingga dapat menghindari kesalahan
dalam pemilihan locus yang sesuai dengan kebutuhan instansi dan diharapkan

instansi asal dapat mengambil sisi positif penerapan best practice yang dapat
diterapkan di instansi locus dengan maksimal.
***

Referensi:
1. Watson, Gregory H. , Strategic Benchmarking, Jakarta, PT. Gramadia Pustaka
Utama, 1996
2. http://www.ciputraentrepreneurship.com/rencana-bisnis/mengenal-strategibenchmarking, diakses tanggal 28 September 2014
3. Azizi, A. Qodri, Change Management dalam reformasi dan birokrasi, diakses
tanggal 28 September 2014.
4. Harsasto, Priyatno, Manajemen Dan Pengukuran Kinerja Pemerintahan, diakses
tanggal 28 September 2014.
5. Nuruliman,
2010,
Benchmarking
http://nuruliman1972.

Dan

Pemberdayaan

Wakaf,

blogspot.com/2010/12/benchmarking-dan-

pemberdayaan-wakaf.html, diakses tanggal 28 September 2014.


6. Thoha, Miftah , 2009, materi Mata Kuliah Teori Organisasi dan Manajemen
Publik, MAP UGM, Yogyakarta
7. http://en.wikipedia.org/wiki/ Benchmarking, diakses tanggal 28 September
2014.
8. http://id.wikipedia.org/wiki/Analisis_SWOT, diakses

tanggal

28

September

2014.